Leitfaden. für die LAG Tennengau. zur Abrechnung eines Projektes im Rahmen von LEADER Stand:

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1 Leitfaden für die LAG Tennengau zur Abrechnung eines Projektes im Rahmen von LEADER Stand: Kontaktdaten LAG-Management Tennengau Regionalverband Tennengau GF Christian Steiner Mauttorpromenade 8 (TennengauHaus) 5400 Hallein Tel: Fax: regionalverband@tennengau.at Fa. Terra Cognita Mag. Claudia Schönegger Schallmooser Hauptstr. 85A 5020 Salzburg Tel.: Fax: c.schoenegger@terracognita.at Mag. Lydia Lampelmaier Tel.: l.lampelmaier@terracognita.at

2 Inhalt 1. Schritte zur Projektabrechnung Allgemeine Informationen zur Projektabrechnung Aufbereitung der Abrechnungsunterlagen Förderfähige Kosten Checkliste zur Prüfung der Vollständigkeit der Abrechnungsunterlagen Rechnungen Skonto Einholung von Vergleichsangeboten Zwischen bzw. Endbericht Publizitätspflichten Genehmigung und Auszahlung... 9 Abkürzungsverzeichnis _AMA: Agrarmarketing Austria _LAG: Lokale Aktionsgruppe _SVL: Schwerpunktverantwortliche Landesstelle für LEADER (Referat 4/23) Seite 2

3 1. Schritte zur Projektabrechnung Der vorliegende Leitfaden gibt einen Überblick über die wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Abrechnung Ihres LEADER Projektes, um den Arbeitsaufwand möglichst gering zu halten und möglichen Verzögerungen durch Probleme bei der Abrechnungskontrolle vorzubeugen. Für zusätzliche Informationen steht Ihnen das Team des LAG Managements Tennengau gerne zur Verfügung. Folgende Schritte sind für eine erfolgreiche Abwicklung der Förderabrechnung erforderlich: 1. Zusammenstellung und Aufbereitung der Abrechnungsunterlagen durch den Projektträger 2. Übermittlung der Unterlagen an das LAG Management 3. Prüfung der Unterlagen auf Vollständigkeit durch das LAG Management 4. Übermittlung der vollständigen Unterlagen an die SVL (LAG Management) 5. Genehmigung der Abrechnung durch die SVL und Auszahlung der Fördermittel 2. Allgemeine Informationen zur Projektabrechnung _Die Projektabrechnung erfolgt auf Basis eines mit Excel bearbeitbaren Formulars der SVL (Zahlungsantrag). Dieses wird auf Basis der vom Projektträger übermittelten Unterlagen vom LAG Management ausgefüllt und dem Projektträger zur Unterschrift übermittelt. _Informationen über wichtige Vorgaben für die Projektabrechnung seitens der SVL (Stichtage, förderfähige Gesamtsumme, ) finden Sie im Projektgenehmigungsschreiben. _Für die Abrechnung werden eine tabellarische Aufstellung der projektbezogenen förderfähigen Kosten, die jeweiligen Originalrechnungen inkl. der dazugehörenden Kontoauszüge, Vergleichsangebote, Stundenaufzeichnungen bei Personalaufwendungen, Belegmaterial (Presseartikel, Folderexemplare, Fotos bei Investitionen und Veranstaltungen etc. mit dokumentierten Publizitätsmaßnahmen) benötigt. _Die Schlussabrechnung ist ehest möglich nach Projektende zu erstellen und muss beim zuständigen Sachbearbeiter der SVL spätestens 3 Monate nach Projektende einlangen. WICHTIG: Anerkennungsstichtag beachten! Kosten sind erst ab dem von der SVL festgelegten Stichtag (siehe Projektgenehmigungsschreiben) anrechenbar (maßgeblich sind der Leistungszeitraum und das Rechnungsdatum). Rückwirkend können keine Kosten angerechnet werden! Seite 3

4 _Die Unterlagen sind vom Projektträger / von der Projektträgerin chronologisch gemäß Rechnungsdatum geordnet zur Prüfung an das LAG-Management zu übermitteln. Dieses leitet die Unterlagen nach der Prüfung an die SVL weiter (postalisch und elektronisch). _Die Projektaktivitäten sind grundsätzlich entsprechend dem eingereichten Antrag durchzuführen. Jede Abweichung von den im Antrag gemachten Angaben ist der SVL im Vorhinein bekannt zu geben und bedarf einer schriftlichen Zustimmung durch das Referat 4/23. Geringfügige Kostenverschiebungen innerhalb der Kostenpositionen werden bis max. 20 % toleriert, wenn sich daraus keine inhaltliche Änderung des Projektes ergibt. Es besteht jedoch eine prinzipielle Meldepflicht, auch bei geringfügigen Abweichungen. _Von der SVL erhält der Projektträger die Information über die Genehmigung der Abrechnungsunterlagen und die genehmigte Fördersumme. Die Auszahlung erfolgt durch die AMA. _Die Originalrechnungen und Kontoauszüge werden von der SVL mit einem Fördervermerk versehen und dem Projektträger wieder rückübermittelt. WICHTIG: Bitte Abrechnungskosten mit beantragten und bewilligten Kosten (siehe Antragsformular bzw. Genehmigungsschreiben) überprüfen! 3. Aufbereitung der Abrechnungsunterlagen Um den Arbeitsaufwand für alle Beteiligten möglichst gering zu halten und eine vereinfachte und zeitsparende Abrechnungskontrolle zu ermöglichen, sollten bei der Aufbereitung der Abrechnungsunterlagen folgende Vorgaben beachtet werden. Das LAG Management ist bei Fragen zur Aufbereitung der Unterlagen gerne behilflich. 1. Alle dem Projekt zuordenbaren förderfähigen Rechnungen sind chronologisch nach dem Rechnungsdatum mit dem entsprechenden Kontoauszug und den erforderlichen Vergleichsangeboten und Verwendungsnachweisen als Beilage zu ordnen und abzuheften. 2. Diese sollten in einer Belegliste mit folgenden Informationen aufgeschlüsselt werden: Rechnungsleger, Ware, Rechnungs- und Zahlungsdatum, Betrag brutto/netto 3. Wichtig ist der Nachweis über die sachgemäße Verwendung des LEADER Logos (Fotos, Belegexemplare bei Drucken, ) 4. Jeder Abrechnung muss ein kurzer Bericht über die Projektumsetzung und die Ergebnisse beigelegt werden (2-4 Seiten) Seite 4

5 4. Förderfähige Kosten _Förderfähig sind die im Projektantrag aufgeführten, dem Projekt einwandfrei zuordenbaren Kosten, die im genehmigten Projektzeitraum angefallen sind. Der genehmigte Projektzeitraum ist im Genehmigungsschreiben aufgeführt und bezieht sich sowohl auf das Rechnungsdatum als auch auf den Leistungszeitraum. _Folgende Kosten sind in LEADER unter keinen Umständen förderfähig: Kosten, die vor dem Anerkennungsstichtag entstehen. Öffentliche Abgaben und Gebühren Verfahrenskosten Finanzierungs- und Versicherungskosten Lizenzgebühren, Mitgliedsbeiträge Steuerberatungs-, Anwalts- und Notariatskosten Leasingraten Kosten für Investitionen die nicht dem Stand der Technik entsprechen Skonto/Rabatte (auch wenn dieses nicht in Anspruch genommen wurde) Laufende (Betriebs-) Kosten Geldverkehrs- und Mahnspesen Speisen, Getränke Geschenke Kosten des Projektträgers für die Förderabwicklung Postgebühren Werkzeug Kosten die bei Förderung unter den "Tatbestand" der Doppelförderung fallen Kosten die dem Projekt nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können Rechnungen/Honorarnoten unter 50,-- Rechnungen/Honorarnoten die nicht auf den Förderwerber lauten Kosten ohne Zahlungsnachweis (außer bei Eigenleistung und Maschinenstunden) Kosten für Öffentlichkeitsarbeit ohne Publizitätsnachweis (LEADER Logoleiste) Eigenleistungen und Maschinenstunden werden nur bei Investitionen anerkannt Bei bestimmten Förderwerbern ist die Erbringung von Eigenleistung ausgeschlossen (z.b. Gemeinden, Tourismusverbände) Seite 5

6 5. Checkliste zur Prüfung der Vollständigkeit der Abrechnungsunterlagen 1. Zahlungsantrag (wird vom LAG Management ausgefüllt und vom Projektträger unterschrieben) 2. Originalrechnungen (inkl. erforderliche Rechnungsmerkmale) 3. Originalkontoauszüge zum Nachweis der Zahlungen 4. Belegexemplare (Flyer, Druckwerke, ) und Fotos inkl. LEADER Logoleiste 5. Vergleichsangebote, die noch nicht bei der Antragstellung beigelegt wurden: Ab 2.500,01 bis inkl ,00 => 1 Angebot bzw. Preisauskunft Ab 5.000,0 bis inkl ,000 => 2 Vergleichsangebote /Preisauskünfte Ab ,00 => 3 Vergleichsangebote /Preisauskünfte 6. Zwischen- bzw. Endbericht 6. Rechnungen Alle Rechnungen, die zur Förderung eingereicht werden, müssen gemäß Umsatzsteuergesetz 11 folgende Merkmale aufweisen: Bei Rechnungen bis 150,00 (inkl. Ust., sogenannte Kleinbetragsrechnungen), sind folgende Angaben erforderlich: 1. Name und Anschrift des Lieferanten / Leistungserbringers 2. Beschreibung der Lieferung / Leistung (Menge und Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung) 3. Tag der Lieferung bzw. Zeitraum der Leistung 4. Entgelt für die Lieferung / Leistung (brutto, inkl. Ust.) 5. Steuersatz (10% oder 20%) bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung oder Übergang Steuerschuld 6. Ausstellungsdatum der Rechnung Bei Rechnungen über 150,00 sind zusätzlich folgende Angaben erforderlich: 7. Name und Anschrift des Empfängers 8. Entgelt Netto, Steuersatz, Steuerbetrag in Euro, Gesamtsumme inkl. Ust. 9. UID-Nr. des Lieferanten bzw. Leistungserbringers 10. Fortlaufende Rechnungsnummer Bei Rechnungen über ,00 zusätzlich erforderlich: 11. UID Nummer des Empfängers Seite 6

7 _Die Rechnungen sollten weiters wenn möglich im Betreff den Titel des jeweiligen Projektes aufweisen um eine eindeutige Zuordnung zu gewährleisten. _Bei Barzahlung muss die Rechnung den Vermerk Betrag dankend erhalten am inkl. Firmenstempel oder Unterschrift enthalten. _Wenn keine Mehrwertsteuer verrechnet wird, muss ein entsprechender Vermerk auf der Rechnung enthalten sein (z.b. Steuerbefreiung auf Grund der Kleinstunternehmerregelung gemäß 6 Abs 1 Z 27 UStG) _Rechnungen, die die erforderlichen Merkmale nicht aufweisen, können nicht anerkannt werden und verlieren dadurch ihre Förderfähigkeit. _Bitte verlangen Sie daher bei allen Rechnungen in Ihrem Projekt die ordnungsgemäße Rechnungslegung durch Ihre Leistungspartner. Das erspart zusätzliche Arbeit und Zeit im Rahmen der Abrechnung Ihres Projektes. WICHTIG: Auch Rechnungen von Privatpersonen müssen folgende Rechnungsmerkmale verpflichtend enthalten: Name & Anschrift LeistungserbringerInnen Name & Anschrift LeistungsempfängerInnen Titel LEADER-Projekt, für das die Leistung erbracht wurde Menge & Bezeichnung der Leistung (was wurde gemacht, Anzahl der Stunden, Kosten pro Stunde, Gesamtkosten) Die Rechnung muss den Hinweis inkl. Begründung enthalten, dass keine USt. in Rechnung gestellt wird (z.b. wegen Kleinstunternehmerregelung gemäß 6 Abs 1 Z 27 UStG), sollte dies für die Rechnung zutreffen. 7. Skonto Bei der Abrechnung müssen sämtliche Nachlässe berücksichtigt werden, unabhängig davon ob sie in Anspruch genommen wurden. 8. Einholung von Vergleichsangeboten _Für alle LEADER Projekte müssen Preisvergleiche angestellt und dokumentiert werden: Ab 2.500,01 bis inkl ,00 => ein Angebot bzw. Preisauskunft Ab 5.000,0 bis inkl ,000 => zwei Vergleichsangebote /Preisauskünfte Ab ,00 => drei Vergleichsangebote /Preisauskünfte Liegt der Rechnungsbetrag unter der oben genannten Grenze sind keine Vergleichsangebote erforderlich. Seite 7

8 _Grundsätzlich sind die Angebote bzw. Preisauskünfte bereits bei der Antragstellung beizulegen. Sollte dies aus verschiedenen Gründen nicht möglich sein, sind diese Angebote bei der Abrechnung nachzureichen. _Es ist immer das günstigste Angebot zu wählen. Falls nicht das wirtschaftlich günstigste gewählt wird, ist dies schriftlich zu begründen. _Ist die Einholung von Vergleichsangeboten nicht möglich (z.b. geistige Dienstleistungen) muss dies schriftlich und nachvollziehbar begründet werden. 9. Zwischen bzw. Endbericht _Jeder Abrechnung muss ein kurzer Bericht (2-4 Seiten) über die Projektumsetzung und Projektergebnisse beigelegt werden. 10. Publizitätspflichten _Als Voraussetzung für die Förderung sind ProjektträgerInnen, die Projekte im Rahmen des LEADER Programms umsetzen, verpflichtet die Publizitätspflicht des LEADER Programms Österreich einzuhalten. _Dies betrifft im Wesentlichen im Rahmen des Projektes gestaltete Broschüren, Plakate und Zeitschriften, Homepages, Informationstafeln,. Bei der Abrechnung sind der SVL Beispielexemplare aller Broschüren, Plakate, zu übermitteln. _Bei geförderten Homepages sollten Ausdrucke der Homepage beigelegt werden. _Auch bei Massenaussendungen, Presseinformationen, Werbeeinschaltungen und ähnlichen Publikationen und PR-Maßnahmen sind die entsprechenden Logos anzuführen und Beispiele an die SVL zu übermitteln. _Bei baulichen Maßnahmen müssen Hinweistafeln angebracht werden (Foto als Belegexemplar für die Abrechnung). _Die entsprechende Logoleiste wird Ihnen vom LAG Management gerne zur Verfügung gestellt. Beispiel: Logo und Begleittext Das Logo erhalten Sie vom LAG-Management. WICHTIG: Kann die Einhaltung der Publizitätspflichten nicht nachgewiesen werden, wird die betroffene Rechnung von der Förderung ausgeschlossen! Seite 8

9 11. Genehmigung und Auszahlung _Nachdem die Abrechnungsunterlagen vom LAG-Management an den zuständigen Sachbearbeiter beim Amt der Salzburger Landesregierung übermittelt wurden und die Unterlagen vollständig sind, erfolgt die Abrechnung des Projektes. _Vor allem bei der Förderung von Investitionen wird vom zuständigen Sachbearbeiter eine Vor-Ort-Kontrolle durchgeführt. _Etwa 3 Monate nach Fertigstellung der Abrechnung durch den Sachbearbeiter beim Amt der Salzburger Landesregierung erfolgt die Auszahlung über die Agrarmarkt Austria. _Vor Auszahlung werden 5% aller Förderfälle von der AMA kontrolliert. _Vor Auszahlung erhalten Sie ein Auszahlungsschreiben samt den eingereichten Originalunterlagen, sowie ein Beiblatt wie die Förderung berechnet wurde. _Bewahren Sie alle Unterlagen die die Förderung betreffen für den Fall einer Prüfung durch Organe des Landes, des Bundes oder der Europäischen Union 10 Jahre ab Ende des Jahres der Letztauszahlung sicher und überprüfbar auf. Kontrollen durch EU, Bund und Land sind auch nach Auszahlung möglich. _Sollten auch Investitionen gefördert worden sein, sind diese mindestens 5 Jahre ab Letztzahlung ordnungsgemäß instand zu halten und den Zielen der Maßnahme entsprechend zu nutzen. Seite 9