InCaTec AXXERION CAFM STANDARD VON MORGEN REFERENZEN. exclusive reseller GARANTIERTE SICHERHEIT

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1 solution InCaTec exclusive reseller GARANTIERTE SICHERHEIT REFERENZEN Die Die Axxerion Cloud ist ist durch bauliche Maßnahmen physisch, als als auch durch ein ein umfangreiches Software-Sicherheitskonzept vor vor Datenverlust und und Missbrauch geschützt. Tägliche Datensicherungen sorgen für für ein ein hohes Maß an an Integrität. Durch AES-verschlüsselte Datenspeicherung auf auf den den Axxerion Servern und und mittels gesicherter Übertragungsprotokolle den den auch höchste Anforderungen an an den den Datenschutz wer- erfüllt. Im Im Einsatz in über Organisationen, mittelständischen Betrieben und und Konzernen aus aus den den verschiedensten Branchen. ZERTIFIZIERUNGEN AXXERION CAFM STANDARD VON MORGEN IHRE GRÖSSTEN VORTEILE DURCH DIE DIE AXXERION CLOUD ü ü Optimiert Ihre Ihre Arbeitsabläufe ü ü Passt sich sich flexibel Ihren Anforderungen an an ü ü Maximale Datensicherheit ü ü Ist Ist immer auf auf dem neuesten Stand ü ü Schnelle Implementierung InCaTec Solution GmbH Mendelstraße Münster Fon: 0800 / 440 / Mail: info@incatecsolution.de Web: incatecsolution.de

2 PROZESSAUTOMATISIERUNG STANDARD VON MORGEN TRANSPARENTES PREISMODELL ü Zeitersparnis durch Automatisierung von Abläufen in der Gebäudebewirtschaftung ü Erhöhung der Effizienz durch Standardisierung ü Verbesserung der Servicequalität ü Erhöhung der Durchsatzleistung von Servicetickets, Aufträgen, Rechnungen etc. ü Flexibel anpassbare Workflows BETREIBERVERANTWORTUNG FLEXIBEL ANPASSBAR ü Umfangreicher Funktionsumfang ü Hohe Benutzerfreundlichkeit ü Nach Maß einzurichten und stets State of the art ü Voll integrierbar in die bestehende IT Infrastruktur EINSATZSCHWERPUNKTE ü Im Facility Management (CAFM) ü Im Immobilienmanagement (CREM) ü In der Industriellen Wartung und Instandhaltung ü Im Help- & Servicedesk TECHNOLOGIE ü 100% von Anfang an webbasiert! ü Mehr als Nutzer weltweit ü SaaS (Software as a Service) ü Automatisierungsoftware VERRINGERN SIE IHRE IT KOSTEN ü Keine Anschaffungskosten in Hard- und Software ü Keine laufenden IT Kosten für Backup und Serverbetrieb ü Keine zusätzlichen Kosten für einen Wartungsvertrag ü Keine gesonderten Kosten für Updates, Upgrades ü Keine separaten Kosten für einen Servicevertrag ü Keine weiteren Kosten pro Modul IHRE VORTEILE ü Klares Verständnis aller all-inclusive Kosten ü Transparentes Preismodell, durch Bezahlung je Nutzer pro Jahr Axxerion Herkömmlicher Anbieter ü Sicherheit bei Haftungsfragen ü Termingerechte Wiedervorlagen ü Hinterlegte Entscheidungsvorschriften ü Automatische Erinnerung an Kündigungsoder Gewährleistungsfristen Lizenzkosten Implementierung Wartungsvertrag Updates Hardwarekosten IT Personal Helpdesk HELPDESK WARTUNG BERICHTE FLÄCHEN VERTRÄGE GEBÄUDE EINKAUF ENMS FINANZEN

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4 Ihr Benutzername Passwort (3 Versuche ) Einloggen:

5 Ihr Benutzername Passwort (3 Versuche ) Einloggen:

6 Funktion Log-In Passwort Antragsteller / Melder abcmelder abcd12 Technischer Objektleiter Handwerker / Hausmeister abcobjektleiter abchausmeister abcd12 abcd12.

7 Aktives Modul Modulleiste Menüoption Funktionen Ausloggen Suchschirm Benutzername.

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9 solution InCaTec exclusive reseller 10 Jahre Innovation. Standard von morgen. Axxerion.

10 Axxerion Verehrter Leser, wir freuen uns sehr, dass unsere Software Axxerion und die Dienstleistungen der InCaTec Solution Ihr Interesse geweckt haben. Was genau ist Axxerion? Axxerion ist eine modulare Software, die es Ihnen ermöglicht, über das Internet und somit auch standortunabhängig, als integrierte Applikation oder Komplettlösung, jederzeit und überall auf die Betriebsdaten zuzugreifen. Ursprünglich als Software für die Wartung und Instandhaltung gestartet, hat sich Axxerion in den vergangenen zehn Jahren zu einem CAFM, ERP, Immobilienverwaltungs-, betrieblichen Informations-, Dokumentenmanagement- sowie Prozess- und Workflow-System entwickelt und bietet damit eine Fülle von Funktionen. Inhalt Axxerion Standard von Morgen Unternehmen Anforderungen an CAFM Implementierung SaaS versus nicht SaaS Vorteile Systemübersicht Usecases Module Axxerion Workflow-Engine Berichtswesen und Einkauf Kontakte CRM Finanzen und Umfragen Reservierungen Energie-, Flächen- und Gebäudemanagement Vorrats-, Schlüsselverwaltung und Inventar Dokumente, Wartung und Verträge Webshop Arbeitsaufträge und Meldungen Mobile Lösungen und ITIL Kontakt Standard von morgen Wie flexibel muss ein zukunftssicheres IT-System sein? Wir sind davon überzeugt, es sollte hochflexibel sein. Axxerion erfüllt genau diese Anforderung an eine Software umfassend. Durch ihre in dieser Form einzigartige und kosteneffiziente Software as a Service (SaaS)-Architektur bietet Axxerion eine Verfügbarkeit von 99,7 % und erspart Ihnen Investitionen für die IT-Hardware. Kernstück von Axxerion ist die herausragende Workflow- Engine, die es Ihnen ermöglicht, schnell und unkompliziert Prozesse und Abläufe abzubilden und sofort auf Änderungen zu reagieren. Unternehmen Hervorgehend aus dem deutschen Büro der Axxerion Facility Services B.V., wurde Mitte 2012 die InCaTec Solution GmbH als exklusiver Reseller der Axxerion Software gegründet. Aus dem westfälischen Münster betreut das Team seither in enger Zusammenarbeit mit den Kollegen aus den Niederlanden die Kunden und den deutschen Markt von Axxerion. In Deutschland ist InCaTec Solution GmbH an den Standorten Münster und Neu-Ulm aktiv. Darüber hinaus gibt es Vertriebsbüros von Axxerion in Russland (Moskau), den USA (San Rafael, Kalifornien) und Saudi-Arabien (Jeddah) sowie in den Niederlanden (Heteren). 2 3

11 Anforderungen an CAFM Implementierung SaaS versus nicht SaaS Die Anforderungen an ein CAFM-System sind vielfältig und komplex. Für die Gewährleistung einer schnellen Informationsbereitstellung muss das System mehrbenutzerfähig sein und einen zeitgleichen Zugriff erlauben. Zusätzlich sollen Benutzerrechte nach Benutzergruppen festgelegt werden können. Da viele Unternehmen bereits über eine ausgeprägte und heterogene IT-Landschaft verfügen, bedarf ein CAFM-System nutzerspezifischer Schnittstellen. Das System muss sich in die vorhandene IT-Struktur integrieren und eine möglichst offene Kommunikation mit anderen Systemen zulassen. Durch diverse Customizing -Optionen muss das System an die spezifischen Strukturen und Prozesse eines Unternehmens bestenfalls durch den Nutzer selbst anpassbar sein. Schwerpunkte im Customizing sind die Modifizierung des Reportings, die Veränderung des Datenmodells, die Erweiterung der Standardeingabemasken sowie die Konfiguration weiterer Schnittstellen. Hinsichtlich der Sicherheitsanforderungen bieten wir Ihnen ein Hosting in einem ISO 9001 und ISO zertifizierten Rechnungszentrum. Darüber hinaus ist Axxerion GEFMA 444 und ISAE 3402 Type II zertifiziert. Mit der steigenden Anzahl von High-Speed-Internetanschlüssen bieten sich völlig neue Möglichkeiten, IT-Technologien zu nutzen. Eine dieser Möglichkeiten stellt SaaS (Software as a Service) und damit Axxerion dar. Welche konkreten Vorteile bietet SaaS gegenüber einer klassischen IT-Installation? Für die klassische Variante benötigen Sie in der Regel Kapital und müssen Ressourcen binden. Es muss kostspielig Rechenleistung in Form von neuen Servern, Festplatten oder Kapazitätserweiterungen angeschafft werden, möglicherweise müssen Sie sogar Ihre Lizenzierung erweitern, und natürlich benötigen Sie Personal, das die notwendigen Arbeiten durchführt. All das führt zu hohen Investitions- und steigenden Betriebskosten. Zusätzlich müssen Aufwände betrieben werden, um die Applikation an allen Betriebsstandorten verfügbar zu machen, und schließlich muss eine Verfügbarkeit des Systems gewährleistet sein. SaaS bietet Ihnen im Vergleich dazu eine Vielzahl von Vorteilen. Im Gegensatz zu den hohen Investitionskosten der klassischen Variante, gibt es bei SaaS keine Notwendigkeit von Investitionen. Sie zahlen einzig die jährliche Nutzung der Software. Auch die Bindung von Personal wird minimiert. Es ist nicht notwendig, dass Sie einen eigenen Administrator für die Anwendung abstellen oder schulen, damit dieser regelmäßig Updates der Software durchführt. Updates werden automatisch und kostenneutral durch den Serviceanbieter durchgeführt. Natürlich wird bei der Einführung einer SaaS-Lösung auch Personal benötigt, das den Prozess begleitet. Dieses kann sich jedoch auf seine eigentliche Aufgabe, die optimale Darstellung der betriebseigenen Prozesse, konzentrieren und muss sich nicht mit den technischen Details auseinandersetzen. Infolge dieser Erleichterung beschleunigt sich die Implementierungsphase signifikant. 4 5

12 Einstieg ü schnelle Implementierung ü sofortiger Projekteinstieg ü schnelles Anpassen von Funktionen ü jederzeit flexibel ausbaubar ü leichte Bedienung Anbindung ü integrierbar ins Intranet ü Anbindung an externe Datenquellen ü mobil einsetzbar (native App) ü gleichzeitig mehrsprachig ü nutzbar ohne zusätzliche Hardware Kosten ü Kostenermittlung und -verwaltung ü keine Hardwarekosten ü keine jährlichen Wartungskosten ü keine Investitionen ü planungssichere Kosten Usecases Unsere Kunden kommen aus den verschiedensten Branchen und setzen Axxerion in allen Bereichen ein. Um Ihnen einen Eindruck davon zu vermitteln, wie sie von der Nutzung der Axxerion Software profitiert haben, sprachen wir mit ihnen. CinemaxX Entertainment GmbH & Co. KG NORDSEE Holding GmbH VION Zeven AG Axxerion ist für uns das ideale FM-Programm, Für uns ist Axxerion bei dem parallelen Axxerion ist für uns sehr da es sich in allen Bereichen ohne großen Auf- und Ausbau des Facility Managements wichtig, weil keine Aufgaben Vorteile Systemübersicht Programmierungsaufwand an unsere speziellen Ansprüche anpassen lässt. Die Firma InCaTec hilft in Form eines operativen ein hervorragendes Instrument. Um die stetig sich wandelnden Anforderungen an einen modernen Gastronomie- und und Wartungsintervalle abhandenkommen. Es ist zudem sehr übersichtlich Die Nutzung von Axxerion versetzt Sie in die Lage, schnell, Axxerion ist ein IWMS (Integrated Workplace Management Beraters bei der Erarbeitung der grundlegen- Handelsbetrieb zu meistern, bedarf es einer und erleichtert die tägliche zuverlässig und ohne Investition ein CAFM-System in Ihrem System). Die wesentlichen Komponenten eines IWMS sind den Voreinstellungen und Grundlagen. hochflexiblen und schnell adaptierbaren Arbeit ungemein, da es Haus zu etablieren. Die Vorteile sind neben dem strukturierten entsprechend der Gartner-Group-Definition: Projekt- CAFM Software. In Axxerion haben wir eine sehr logisch angelegt ist. und einheitlichen Abarbeiten von Prozessen sowie von An- management, Immobilien-Portfolio- und Mietmanagement, Dipl. Ing. Robert Wendker (Leiter FM) hochanpassungsfähige, zuverlässige und Nachweise über erledigte fragen auch eine transparente Darstellung sämtlicher Daten. Flächenmanagement, Instandhaltung und Wartung sowie moderne Lösung für unsern Bedarf bei Aufgaben können beim Da Axxerion nach Zahlung einer jährlichen Nutzungsgebühr Nachhaltigkeit und Betreiberverantwortung. der technischen Betriebsführung für mehr Audit immer sofort vor- genutzt wird, amortisieren sich die Kosten für die Software- Ziel eines IWMS ist es, Sie in die Lage zu versetzen, mit Ihren als 300 Restaurant- und Handelsobjekte gelegt werden. lösung sehr kurzfristig (i.d.r. in weniger als zwei Jahren). Kollegen, Partnern, Kunden und Lieferanten über das Internet gefunden. Über das Internet wird ohne technische Projektierung eine zu arbeiten, ohne vorher zusätzliche Software installieren Willy Neums (Technischer zügige Einführung realisiert. Eine flexible Anpassung und zu müssen. Damit sind Sie im Stande, Anfragen, Aufträge, Dipl.-Oec.-troph. (FH), B.B.A. FM Peter Schmidt Leiter VION Food Group Erweiterung der Betriebsabläufe kann über das Web jederzeit Berichte, Bestellungen und Rechnungen in einer einheitlichen, (Leiter Facility Management) Standort Zeven) zeitnah und konform sämtlicher QM-Vorgaben durchgeführt geordneten Art und Weise zu verarbeiten. werden. Die Software von Axxerion ist integrierbar an Standard- Für einen weiteren Ausbau der Software (z.b. für eine An- lösungen und arbeitet mit Betriebssystemen von Microsoft bindung weiterer Standorte oder neuer Einsatzbereiche) sind Windows, Apple OS X oder Linux zusammen. Axxerion bietet bereits alle Funktionen in Axxerion enthalten und müssen bei Ihnen dabei einen bisher unbekannten Komfort. Bedarf lediglich konfiguriert werden. 6 7

13 Axxerion Workflow-Engine Workflow-Management ist die effiziente und präzise Verwaltung von Geschäftsprozessen. Jedes Unternehmen hat bestimmte Prozesse, um Aufgaben, Aufträge, Anträge und Beschwerden zu behandeln. Ein Workflow stellt sicher, dass die richtigen Informationen von einer Abteilung oder einer Person zur anderen weitergegeben werden. Axxerion enthält bereits eine Vielzahl von Workflows, die auf den Best Practices unserer vielen hundert Kunden formuliert wurden. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie eine perfekte Übereinstimmung in einem dieser Arbeitsabläufe finden. Somit ist allenfalls die Anpassung von ein paar kleinen Details erforderlich. Darüber hinaus sind Sie im Stande, eigene Workflows einfach und schnell zu ermitteln, festzustellen und ohne aufwändige Programmierung zu implementieren. Sie sind somit in der Lage, notwendige Veränderungen in Ihren Geschäftsabläufen direkt zu implementieren. Mit der modulübergreifenden Workflow Engine können Sie für jeden Prozess einen spezifischen Ablauf festlegen. Die flexibel anpassbaren Workflows ermöglichen eine Modulation sämtlicher Geschäftsprozesse, ohne hierfür programmiertechnisch tätig werden zu müssen. Über eine grafische Benutzeroberfläche erfolgt eine Anpassung der Prozesse. Aufgaben werden so automatisch den entsprechenden Personen zugewiesen. Verantwortliche können den Status der jeweiligen Anfrage verfolgen und die korrekte Ausführung kontrollieren. Durch die Erteilung von Zugangsrechten für Felder und Funktionen kann das Modul an jede Benutzergruppe schnell und einfach angepasst werden. Das Modul unterstützt folgende Funktionen: Rollen: Bei der Definition eines Workflows für eine Anfrage werden Aufgaben Benutzergruppen (z. B. zentrale Dienste, Verkauf, etc.) zugewiesen. Den Personen dieser Gruppen wird bei einem neuen Auftrag automatisch vom System eine Aufgabe zugeteilt. Übersichten: Personen, die Anfragen gestellt haben, können diese in einem zentralen Ordner vollständig einsehen. Durch Anklicken einer Anfrage wird der aktuelle Bearbeitungsstatus in einem Diagramm dargestellt. Führungskräfte können den Status aller Anfragen einsehen, um dafür zu sorgen, dass alle entsprechenden Anfragen zeitgerecht abgearbeitet werden. Aufgaben: Der Empfänger einer Aufgabe erhält automatisch eine und kann seine noch offenen Aufgaben betrachten. Sie können im Workflow angeben, welche Personen mit welchen Rollen bestimmte Aufgaben ausführen müssen. Prozess Diagramme: Ersteller und Empfänger von Anfragen können jederzeit den Status einer Anfrage einsehen und grafisch in einem Diagramm darstellen lassen. Der aktuelle Status wird in schwarz, der vorherige und nachfolgende Status in grau angezeigt. Eskalation: Zeitgebundene Trigger können an eine Phase im Workflow gekoppelt werden. Wenn beispielsweise ein bestimmter Status zu einer definierten Zeit nicht erreicht wird, wird automatisch eine Erinnerung verschickt oder andere Eskalationsmaßnahmen werden aktiviert. Parallele Pfade: Das Workflow-System unterstützt parallele Pfade, die sich gegenseitig beeinflussen und zu einem festgelegten Zeitpunkt synchronisiert werden. Teilprozesse: Jeder Workflow kann als Bestandteil eines anderen Workflows genutzt werden. Entscheidungsvorschriften: Es können einfache oder komplexe Entscheidungsvorschriften für den Workflow an definierten Stellen hinterlegt werden. 8 9

14 Berichtswesen und Einkauf Kontakte CRM Finanzen und Umfragen Reservierungen Axxerion verfügt über eine Fülle von vorab eingestellten Standard-Berichten. Darüber hinaus können auch spezifische Reports erstellt werden. Gerne übernehmen wir dies für Sie. Nach einer Teilnahme an unserer Report-Schulung sind Sie aber auch eigenständig in der Lage, Berichte zu erstellen bzw. kontinuierlich weiterzuentwickeln. Reports können für diverse Benutzergruppen erstellt werden. Für jede Benutzergruppe kann eingestellt werden, welche Reports sichtbar und welche Reports verborgen bleiben. Mit dem Einkaufmodul bleiben Sie bei Produkten und Dienstleistungen, die Sie anbieten oder selbst beschaffen möchten, immer auf dem aktuellen Stand. Neben allgemeinen Informationen über Preise, Spezifikationen und Lieferanten können Sie Dokumente oder Fotos im System hinterlegen. Ihre Einkaufsprozesse werden standardisiert und effizienter. Präzise Informationen über Kunden, Lieferanten und Partner sind die Grundlage für eine erfolgreiche geschäftliche Kommunikation. Per Customer-Relationship-Management (CRM)-Modul können Sie alle relevanten Informationen zentral, orts- und geräteunabhängig, auch per Smartphone und Tablet, bearbeiten. Mit diesem Modul von Axxerion können Sie schnell und leicht s an Kunden versenden, Berichtspflichten festlegen oder nachschlagen, welche Dienstleistungen und Produkte ein Betrieb anbietet. Das Modul kann für jede Benutzergruppe schnell und einfach durch die Vergabe spezifischer Zugangsrechte für Felder und Funktionen angepasst werden. Mittels des Workflowmoduls können Sie Ihre eigenen Verfahren für Änderungen und die Erstellung von Daten definieren. Das Finanzmodul von Axxerion wird für die Bearbeitung von Budgets, Umsatz und Kosten von Projekten, Gebäuden oder Inventar eingesetzt. Sie können Rechnungssysteme erstellen, Budget-Codes anlegen und verschiedene Mehrwertsteuersätze im System einpflegen. Mit Hilfe des Finanzmoduls werden Rechnungen und Bestellungen genehmigt. Rechnungsnummern werden für die weitere Bearbeitung im Hauptbuch zugewiesen. Sie können sämtliche Informationen in ein Finanzsystem exportieren oder direkt eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Mit dem Umfragemodul können Sie sehr einfach und automatisch Online-Umfragen durchführen. Marktuntersuchungen oder (Kunden-) Zufriedenheitsanalysen erhalten hierdurch eine fundierte Datenbasis. Umfragen können durch eine Einladung per online und falls gewünscht auch anonym ausgefüllt werden. Mit dem Reservierungsmodul können Sie schnell und einfach Reservierungen für Räume, Technik, Zubehör, Speisen und Getränke, Fuhrparks oder weitere Extras vornehmen. Bei der Suche können Sie mehrere Kriterien eingeben, wie z.b. Sitzungsraum für mindestens zehn Personen. Ein leistungsfähiges Reporting erstellt Ihnen Übersichten über Kosten, Verfügbarkeiten und Aufwände. Reservierungen beinhalten eine Fülle von komplexen, aufeinander abzustimmenden Prozessen und sind immer wieder Anlass für (zeitraubende) Diskussionen innerhalb einer Organisation. Das Reservierungsmodul von Axxerion erleichtert Ihnen die Organisation

15 Energie-, Flächen- und Gebäudemanagement Vorrats-, Schlüsselverwaltung und Inventar Bewirtschaftungskosten für Gebäude bilden im Lebenszyklus einer Immobilie mit ca. 80 % den größten Kostenblock. Das Modul Gebäudemanagement versetzt Sie in die Lage, alle wichtigen Daten Ihrer gemieteten und/oder eigenen Gebäude zu überblicken. Hierdurch sparen Sie Kosten ein und nutzen Ihre Immobilien effektiver. Im Gebäudemodul von Axxerion legen Sie Etagen und Räume fest und weisen diesen Inventar bzw. Personen zu. So können Sie jederzeit nachverfolgen, welcher Raum durch wen belegt ist. Eine Verknüpfung mit CAD-Plänen optimiert den Flächenverbrauch. Die Suche nach bestimmten Objekten wird erheblich vereinfacht. Wenn Sie z. B. in der CAD auf eine Person oder ein Objekt klicken, werden automatisch alle entsprechenden Informationen dargestellt. Das Flächenmanagement in Axxerion zeigt Ihnen auf, wo sich Mitarbeiter, die Produktion oder Liegenschaften befinden, und bildet jeweils den konkreten Flächenbedarf ab. Kosten lassen sich durch Minimierung von Flächenverbrauch optimieren, verfügbare Flächen werden (grafisch) angezeigt, und Prozesse wie z. B. Umzüge oder Materialflusswege werden effizient umgesetzt. Sie haben jederzeit eine Echtzeitinformation darüber, welche Flächen durch welche Mieter bzw. Mitarbeiter etc. belegt werden. Mittels CAD-Plan erfolgt eine grafische Darstellung. Flächenverbräuche lassen sich so reduzieren, und eine Planung bzw. Ausführung von Umzügen wird erheblich vereinfacht. Axxerion bietet Ihnen für den Auf- und Ausbau eines Energiemanagements eine Fülle von Möglichkeiten. Neben dem (automatischen) Ablesen von Verbräuchen unterschiedlicher Medien lassen sich Reports (online) versenden oder Daten für eine Kostenverteilung aufstellen. Axxerion unterstützt Sie bei der Einführung eines normierten Energie-Managements (beispielsweise nach DIN ISO EN 50001). In vielen Betrieben werden oftmals unnötige Kosten durch die Anschaffung von Inventar verursacht. Dabei steht dieses bereits in anderen Teilen des Unternehmens (ungenutzt) zur Verfügung. Es kommt auch häufig vor, dass Leasingverträge ungewollt verlängert werden, obwohl diesbezügliches Inventar gar nicht mehr benötigt wird. Mit dem Inventarmodul können Sie Ihr gesamtes physisches und digitales Inventar verwalten, wie zum Beispiel Möbel, PCs, Software-Lizenzen, Technische Anlagen oder PKW aus dem Fuhrpark. Sie können die Betriebskosten überwachen und einsehen, wer das Inventar nutzt. Durch die Vergabe von Zugangsrechten für Felder und Funktionen kann das Modul für jede Benutzergruppe schnell und einfach angepasst werden. Mittels des Workflowmoduls können Sie Ihre eigenen Verfahren für Änderungen und die Erstellung von Daten festlegen. Mit der Vorratsverwaltung in Axxerion lassen sich automatische Bestellungen für Ihre unterschiedlichen Lieferanten erstellen und für jedes Produkt entsprechende Transaktionen nachvollziehen. Diese Daten unterstützen Sie bei der Optimierung von Lagerbeständen und Bestellmengen und ermöglichen somit erhebliche Prozessverkürzungen bzw. Kosteneinsparungen. Mit dem Schlüsselverwaltungs-Modul können Sie den physischen Zugang von Personen zu Räumen, Gebäuden und Inventar steuern. Sie können je Objekt einen oder mehrere Schließzylinder definieren. Dabei können verschiedene Zylinder auch über denselben Zugangscode (Zylindernummer) verfügen. Sie können je Schlüssel festlegen, zu welchen Zylindern bzw. Räumen dieser Schlüssel Zugang ermöglicht und an wen entsprechende Schlüssel wann ausgegeben worden sind. Das Schlüsselverwaltungsmodul verfügt über alle Funktionalitäten des Inventarmoduls. Somit können Sie auch Fotos hinzufügen und Ihre Lieferanten verwalten

16 Dokumente, Wartung und Verträge Webshop Arbeitsaufträge und Meldungen Mobile Lösungen und ITIL Eine gängige Methode für den Austausch von Dokumenten ist die Nutzung gemeinsamer Mappen oder Publikationen im Intranet. Das Dokumentenmodul geht hier aber noch einen Schritt weiter: Es bietet Funktionalitäten für eine Versions- und Revisionsverwaltung, Zugangskontrolle, Betrachtung ( Wer hat das Dokument wann eingesehen? ) und das Einfügen von Kommentaren. Das Wartungsmodul beinhaltet neben dem flexibel anpassbaren Workflowmanagement auch eine Arbeitsauftrags-, Kontakt- und Inventarverwaltung. Sie können Ihre Wartungs- und Instandsetzungsmaßnahmen anhand von (Störungs-) Meldungen organisieren und dokumentieren sowie vorbeugende Wartungen anhand von Wartungsplänen organisieren. Der Einkauf über den Webshop bietet folgende Funktionen: Internet: Der Einkauf kann anhand eigener Arbeitsprozesse direkt über den Webshop Ihres Anbieters erfolgen. Kategorien: Für die Gliederung von Inventar und Katalog können eigene Kategorien erstellt werden. Felder: Für jede Kategorie können Sie Informationsfelder festlegen. Suchen: Sie können nach Produkten und Dienstleistungen bequem auf der Basis selbst hinterlegter Produkteigenschaften suchen. Vorrat: Durch Anbindung an das Modul Vorratsverwaltung können Sie u.a. sehen, wo sich ein Produkt im Vorrat befindet Mit dem Arbeitsauftragsmodul steuern Sie sämtliche Arbeitsaufträge und deren Fortschritt innerhalb und außerhalb Ihres Betriebs. Arbeitsaufträge lassen sich mit Gebäuden, Räumen und Inventar verknüpfen. Arbeitsaufträge können auch in Verbindung mit (Wartungs-) Verträgen automatisch ausgeführt werden. Mittels Smartphone oder Tablet-PC können Service-Techniker von überall aus auf Arbeitsaufträge zugreifen. Ein Arbeitsauftrag kann einem einzelnen Mitarbeiter oder einem Team von Mitarbeitern zugewiesen werden. Dabei kann es sich um interne Mitarbeiter (technischer Dienst) oder externe Mitarbeiter (Unternehmer, Dienstleister) handeln. Es besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Kategorien von Arbeitsaufträgen zu erstellen, wobei jede Kategorie über einen Mobile Lösungen von Axxerion ermöglichen eine Bearbeitung von Aufgaben, wie Arbeitsaufträge, Instandhaltungen, Serviceberichte, Störungsmeldungen, etc. von überall aus. Durch das Workflowmanagement stehen Ihnen alle Prozesse, wie Sie sie definiert haben, auch mobil und damit unterwegs zur Verfügung. Sie sind in der Lage, für jede Art von Auftrag und Aufgabe Ihren Verbrauch von Material, Arbeitskosten und (zeitlichen) Aufwand nachzuhalten. Sie erhalten eine direkte Rückmeldung und Einsicht in abgemeldete Aufträge und Aufgaben und können somit Ihre Ressourcen optimal planen und nutzen. Auch eine Nutzung für den Vertrieb (Kontakte CRM) bietet sich an. Mittels Mit dem Axxerion-Modul Verträge schaffen Sie eine zentrale Datenübersicht, die Sie bei der Bearbeitung der vertraglichen Verpflichtungen auch über viele Abteilungen hinweg unterstützt. und welche Menge bestellt wurde. Schnittstelle: Um einen reibungslosen Im- und Export von Daten mit einem bestehenden Webshop zu ermöglichen, können Katalogartikel über die OCI-Schnittstelle von SAP ausgetauscht werden. eigenen Workflow verfügt. Mit dem Modul Meldungen können Sie für jede Form von Anfragen einen spezifischen Workflow festlegen. Aufgaben werden so automatisch den entsprechenden Personen zugewiesen. des ITIL-Moduls in Axxerion können anhand von Best- Practice -Lösungen unserer Kunden unterschiedliche Helpdesk-Prozesse unterstützt werden. Die verschiedenen Prozesse werden dabei so miteinander verknüpft, dass der entsprechende Zusammenhang leicht erkennbar wird

17 InCaTec Solution GmbH Mendelstraße Münster +49 (0) 251 / info@incatecsolution.de