Personal- und Organisationsreferat Aus- und Fortbildung

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1 Telefon Telefax Herr Lendner Personal- und Organisationsreferat Aus- und Fortbildung Konzept für die Englisch- Qualifizierung städtischer Dienstkräfte Sitzungsvorlage Nr / V Anlagen Beschluss des Verwaltungs- und Personalausschusses vom (VB) Öffentliche Sitzung I. Vortrag des Referenten 1. Vorbemerkung Das Referat für Arbeit und Wirtschaft hat am die Beschlussvorlage Europapolitische Strategie der Landeshauptstadt München in den Ausschuss für Arbeit und Wirtschaft eingebracht. U.a. sah der Beschluss vor, ein Programm für die Englisch- Qualifizierung städtischer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzurichten. Das Personal- und Organisationsreferat sollte beauftragt werden, die Einzelheiten zu regeln. In diesem Zusammenhang hat die SPD-Stadtratsfraktion einen Änderungsantrag (Anlage 1) gestellt, wonach die geplanten Qualifizierungsmaßnahmen zwar begrüßt wur den, die Finanzierung aber nicht aus zusätzlichen, sondern aus Mitteln des Personal- und Organisationsreferats erfolgen sollte. Die Beschlussfassung wurde daraufhin in die VV am vertagt. In der VV wurde die ursprüngliche Ziffer 6 dahingehend abgeändert, dass das Referat für Arbeit und Wirtschaft gebeten wird, gemeinsam mit dem Personalund Organisationsreferat dem Stadtrat das vorgeschlagene Konzept für eine Erhöhung der Fremdsprachenkompetenz in der Münchner Stadtverwaltung detailliert darzustellen und dabei auch die Frage der Finanzierung zu behandeln. Aufgrund der fachlichen Nähe der Angelegenheit zu den Aufgaben des Personal- und Organisationsreferats wurde nun in Abstimmung mit den Stadtratsfraktionen entschieden, die Beschlussfassung nicht im Ausschuss für Arbeit und Wirtschaft, sondern im Verwaltungs- und Personalausschuss herbeizuführen.

2 Seite 2 In seiner VV am hat der Münchner Stadtrat dem Bericht über die europapolitische Strategie und den damit zusammenhängenden Zielen und Maßnahmen zugestimmt. Mit dem Beschluss hat der Stadtrat die Grundlagen geschaffen, die Europafähigkeit der Münchner Stadtverwaltung nachhaltig zu sichern und zu erhöhen. Hierbei kommt es aber nicht alleine auf geeignete Strukturen und Prozesse an. Auch die europapolitischen Kompetenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen aufgebaut und erweitert werden. Hierzu gehören neben Wissen über europäische Institu tionen, Rechtsetzungsabläufe und Mitwirkungsmöglichkeiten zunehmend auch gute Fremdsprachenkenntnisse, um sich im internationalen Kontext sicher zu bewegen und aktiv auf europäischer Ebene für die Landeshauptstadt München mitarbeiten zu können. Nach Erfahrungen des städtischen Arbeitskreises Europa stellen mangelnde Sprachkenntnisse in der Verwaltung ein großes Hemmnis für eine aktive Europaarbeit dar. Daher hat sich die Landeshauptstadt München als ersten Schritt zur Europaquali fizierung aller mit Europaangelegenheiten betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräften das Ziel gesetzt, Englischkurse mit EU-spezifischem und fachbezogenem Vokabular anzubieten. Als weiterer Schritt zur Sprachqualifizierung soll das Thema Hospitation im europäi schen Ausland in die Stadtverwaltung implementiert werden. Hierfür hat das Referat für Arbeit und Wirtschaft zwischenzeitlich einen Antrag im EU-Förderprogramm Leonardo da Vinci eingereicht, um eigene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rahmen eines Pilotprojektes für einen zweiwöchigen Zeitraum kofinanziert von der EU in die englischsprachige Partnerstadt Edinburgh zu einer Hospitation in einem ähnlichen bzw. gleichen Arbeitsbereich zu entsenden. Über den Antrag wird seitens der EU im Mai 2011 entschieden. Nach Auswertung des Pilotprojektes soll entschieden werden, das Programm auch auf andere Referate auszudehnen. Aufgrund seiner fachlichen Expertise hat das Personal- und Organisationsreferat die Federführung übernommen, referatsübergreifend ein Konzept für die Englisch- Qualifi zierung der städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Führungskräfte auszuarbeiten, das im Folgenden vorgestellt wird. 2. Konzept zur Erhöhung der Fremdsprachenkompetenz Vor dem eben dargestellten Hintergrund hat das Personal- und Organisationsreferat im Oktober und November 2010 die spezifischen Bedarfe der Beschäftigten erhoben. Grundlage hierfür waren zum einen typische, im Kreis der Europabeauftragten der Referate entwickelte Anwendungssituationen und zum anderen Selbsteinschätzun gen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über ihr bereits vorhandenes Sprachniveau. Hierfür wurde ihnen ein Raster zur Selbstbeurteilung von Sprachkompetenzen zur Verfügung gestellt, wie es auch beim europass Sprachenpass- System Anwendung findet. Dieses Raster basiert auf dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen (GER) und liefert fundierte Informationen über Art und Umfang von Sprachkompeten zen. Ergebnis der Bedarfsermittlung war, dass etwa 220 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in den jeweiligen Referaten entweder direkt oder indirekt mit der Bearbeitung von Europaangelegenheiten betraut sind, auf unterschiedlichen Niveaustufen mittelfristig zu qualifizieren sind. Hierzu wurde mit der Münchner Volkshochschule (MVHS) ein Konzept für Beschäftig te mit Vorkenntnissen im Bereich von A 2 bis C 1/C 2 des Europäischen Referenzrah mens entwickelt, mit dem mehrere Ziele verfolgt werden können:

3 Seite 3 Entsprechend der Sprachstrategie der Europäischen Kommission (Beherrschung von zwei Fremdsprachen auf B 1- Niveau neben der Muttersprache) ist anzustreben, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die bei der Stadtverwaltung im Rahmen der Europaarbeit Englischkenntnisse benötigen, über Sprachkompetenzen der Stufe B 1 verfügen. Dies stellt das sprachliche Fundament dar, auf dem sich die Beschäftigten angemessen in internationalen Zusammenhängen bewegen können. Europafähig zu bleiben, heißt für die Landeshauptstadt München aber auch, die Sprachkompetenzen auf o.g. Basis zu erhalten, aufzufrischen und funktionsbezogen zu erweitern und zu vertiefen. Hinzu kommen mit zunehmender sprachlicher Ausdrucksfähigkeit weitere Fertigkeiten, die über die reine Sprachbeherrschung hinausgehen und interkulturelle Kompetenz, Verhandlungskompetenz und Sicherheit z.b. im Rahmen von Meetings und Präsentationen vermitteln. Die hierdurch gewonnene sprachliche Kompetenz unterstützt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei, sich jederzeit auf Gesprächsinhalte konzentrieren und sich so auch in herausfordernden Situationen entsprechend des Leitbildes einer europapolitisch hochkompetenten Verwaltung sicher bewegen zu können. Diese Zielrichtungen spiegelt das nachfolgend dargestellte Konzept wider (Anlage 2), das sich an den Ergebnissen der Bedarfsermittlung orientiert. Die konkreten Bedarfe, die Zahl der hierfür notwendigen Kurse und die erforderlichen Finanzmittel sind in einer Übersicht in der Anlage 3 dargestellt. Auf der Niveaustufe A 2 erhalten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein allgemeinsprachliches Training English for the Office mit ausgewählten berufsbezogenen Inhalten (z.b. Englisch am Telefon, Korrespondenz, Besucherbetreuung). Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Sprachkompetenz der Stufe B 1 bekommen ebenfalls die Möglichkeit, zuerst an einem, an diesem Sprachniveau orientierten Kurs English for the Office teilzunehmen. Darüber hinaus können sie ihre Kenntnisse und Fertigkeiten je nach beruflicher Anwendungssituation in speziellen Telefontrainings ( Telephoning ), Kursen zum Verfassen von s ( You ve got mail: English for s ) und Artikeln ( Writing an article in English ), Trainings zur Betreuung von Kunden ( English for Customer Care ) und zum Auftritt bei Messen ( Marketing your city ) erweitern und vertiefen. In dieser Niveaustufe sind auch Kurse zur Bewerbung um EU-Fördermittel ( Applying for EU funding ), zur Arbeit in EU-Projekten ( Working in EU projects ) oder Fremdsprachentrainings für spezielle Berufsgruppen angesiedelt ( English for architects ). Die Basis der Niveaustufe B 2 bildet wiederum der Kurs English for the Office. Darüber hinaus zielt das Konzept darauf ab, die spezifischen Anforderungen dieser Zielgruppe mit speziellen Präsentationstrainings ( Presenting with impact ), Seminaren zum Geschäftsenglisch ( Business Communication ), zur Bewältigung schwieriger Situationen ( When Things go Wrong.. ), einem Feedback- Training ( Feedback that works ), einem Kurs zu Wirtschafts- Englisch ( Financial English ) und speziellen Verhandlungstrainings ( Negotiating ) zu unterstützen. Außerdem findet sich auch in dieser Zielgruppe der diesem Sprachniveau angepasste Kurs Working in EU projects. In den Niveauebenen C 1/C 2 gilt es das hohe Sprachniveau der Teilnehmerinnen und Teilnehmer vor dem Hintergrund spezieller beruflicher

4 Seite 4 Anforderungen weiter zu verfeinern und das Augenmerk auf die Bewältigung komplexer Situationen und die Förderung interkultureller Kompetenz zu legen. Das Konzept umfasst Kurse wie Business Communication, Global Business Ettiquette & Networking, Meetings and Mini- Presentations sowie Managing Challenging Situations. 3. Kosten und Finanzierung Die beigefügte Übersicht (Anlage 3), die auf der Grundlage eines Angebotes der MVHS erstellt wurde, zeigt, dass für eine vollständige Deckung des ermittelten Qualifizierungsbedarfs ca ,- notwendig wären. Der im Beschluss vom genannte Betrag von ,- basierte auf einer Schätzung, die davon ausging, dass in den Referaten ca. 150 Personen mit der Bearbeitung von Europaangelegenheiten in unterschiedlichen Ausprägungen und Zusammenhängen befasst sind. Pro Mitarbeiter wurden 500,- - an Fortbildungsmitteln veranschlagt. Die differenzierte Bedarfserhebung ergibt nun eine Zielgruppe, die rund 220 Personen umfasst. Eine umfassende Deckung des Erstbedarfs, der sich inhaltlich im beigefügten Konzept widerspiegelt und in der Anlage 3 auf Basis der direkten Kosten durchgerechnet wurde, würde Finanzmittel in Höhe von ,- erfordern. Um den ursprünglichen Kostenrahmen für das Jahr 2012 einzuhalten, ist es erforderlich, bei der Umsetzung des Konzepts Prioritäten zu setzen und sich vorrangig auf die wichtigsten Zielgruppen zu konzentrieren. Diese werden vom Personal- und Organisationsreferat und vom Referat für Arbeit und Wirtschaft noch gemeinsam festgelegt. Zum anderen zeigen die Erfahrungen, dass nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sämtliche in einem Jahr angebotenen Maßnahmen in Anspruch nehmen können oder müssen. Insofern wird sich eine zeitliche Streckung ergeben, für die die ursprünglich angesetzten Mittel in Höhe von ,- ausreichen dürften. Mit dem o.g. Beschluss zur europapolitischen Strategie der Landeshauptstadt München wurde beantragt, das Budget des Personal- und Organisationsreferats dauerhaft aufzustocken. Mit Fortschreibung und Ausweitung der Europaarbeit werden künftig mehr als die o.g. 220 Personen Englisch- Kenntnisse benötigen. Zudem haben bereits jetzt 85% der gemeldeten Personen einen Mehrfachbedarf gemeldet, da sie Fremdsprachenkompetenz in mehr als drei Anwendungssituationen benötigen, für die ein jeweils unterschiedlicher Sprachschatz notwendig ist. Nach der Deckung des o.g. Erstbedarfs wird es darauf ankommen, die Sprachkompetenz nachhaltig zu erhöhen und zu festigen. Dies erfordert, die Maßnahmen nicht nur einmalig, sondern im Hinblick auf die natürliche Fluktuation und die Notwendigkeit, Kenntnisse und Fertigkeiten immer wieder aufzufrischen, laufend anzubieten. Um die Stadtverwaltung auf Dauer europafit zu halten, sollte ein laufendes Angebot im Umfang von 50% des Erstbedarfs vorgehalten werden, mit dem ca. 100 Personen pro Jahr geschult werden können. Geht man von Durchschnittskosten von 500,- pro Person aus, die sich auch in der Bedarfserhebung bestätigt haben, müssten pro Jahr ,- für die Englisch- Qualifizierung aufgewendet werden. Eine Finanzierung aus Mitteln des Produktbudgets der Fortbildung (Produkt 5708) ist weder 2011 noch in den Folgejahren möglich. Eine wie im Änderungsantrag der SPD-Fraktion vorgesehene Kompensation aus Mitteln der fachübergreifenden Fortbildung hätte zur Folge, dass

5 Seite 5 zugunsten der Englisch- Kurse im gesamtstädtischen Fortbildungsangebot Kürzungen vorgenommen werden müssten. Die Vorjahre haben gezeigt, dass von geringen Ausgaberesten zwischen und abgesehen, die bereitgestellten Mittel dringendst benötigt werden, um die gemeldeten Fortbildungsbedarfe decken zu können. Überdies wird sich die die Lage im zentralen Fortbildungsbuget ohnehin weiter verschärfen. Nach den bereits konsolidierten Meldungen der Referate wären zur Deckung des Fortbildungsbedarfs im Jahr 2011 Haushaltsmittel in Höhe von erforderlich gewesen, denen aber lediglich an verfügbaren Mitteln gegenüberstehen. Um von unverhältnismäßigen Streichungen im offenen Fortbildungsprogramm absehen zu können, wurde im Einvernehmen mit den Referaten entschieden, dass mit den im Jahr 2011 zur Verfügung stehenden Ausgabemitteln voraussichtlich nur 60 % der gemeldeten Bedarfe nach dienststellen- bezogenen Fortbildungsmaßnahmen finanziert werden. 4. Begründung für die verspätete Vorlage: Aufgrund von Abstimmungsnotwendigkeiten mit dem Referat für Arbeit und Wirtschaft und der Stadtkämmerei konnte eine termingerechte Auflieferung der Sitzungsvorlage leider nicht erfolgen. Dem Korreferenten des Personal- und Organisationsreferates, Herrn Stadtrat Amlong, sowie dem zuständigen Verwaltungsbeirat, Herrn Stadtrat Liebich ist ein Abdruck der Sitzungsvorlage zugeleitet worden. II. Antrag des Referenten 1. Entsprechend dem Vortrag wird ein Programm für die Englisch- Qualifizierung städti scher Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Basis des vorgestellten Konzepts eingerichtet. Das Personal- und Organisationsreferat unterstützt die Referate mit einem zentralen Angebot, das auch die finanzielle Abwicklung der Maßnahmen umfasst. Das Personal- und Organisationsreferat wird ermächtigt, die Einzelheiten sowie sich zukünftig ergebenden Anpassungsbedarf im Büroweg zu regeln. Die Stadtkämmerei wird gebeten, die erforderlichen Finanzmittel in Höhe von ,- für das Haushaltsjahr 2012 und von ,- für die Jahre 2013 ff. ansatzerhöhend in den Haushalt des Personal- und Organisationsreferats bei Finanzposition im Produkt 5708 einzustellen. 2. Über die Finanzierung entscheidet abschließend die Vollversammlung des Stadtrates am Dieser Beschluss unterliegt nicht der Beschlussvollzugskontrolle III. Beschluss nach Antrag.

6 Seite 6 Die endgültige Beschlussfassung über den Beratungsgegenstand obliegt der Vollversammlung des Stadtrats. Der Stadtrat der Landeshauptstadt München Der/Die Vorsitzende Der Referent Ober- /Bürgermeister/in Ehrenamtliche/ - r Stadtrat/rätin Stadtrat Dr.Böhle Berufsmäßiger IV. Abdruck von I. mit III. über den Stenographischen Sitzungsdienst an das Direktorium Dokumentationsstelle an das Revisionsamt an die Stadtkämmerei zur Kenntnis V. Wv. Personal- und Organisationsreferat, P 6.2 zur weiteren Veranlassung 1. Die Übereinstimmung vorstehenden Abdrucks mit der beglaubigten Zweitschrift wird bestätigt. 2. An das Direktorium GL An das Baureferat An das Kommunalreferat An das Kreisverwaltungsreferat An das Kulturreferat An das Referat für Arbeit und Wirtschaft An das Referat für Bildung und Sport An das Referat für Gesundheit und Umwelt An das Referat für Stadtplanung und Bauordnung An das Sozialreferat An die Stadtkämmerei An das Personal- und Organisationsreferat - GL 2 zur Kenntnis Am I.A.

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