GATEngineering GmbH. Dieses Management-Handbuch beschreibt den Aufbau des. Management-Systems gemäß EN ISO 9001:2000 der

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1 Dieses Management-Handbuch beschreibt den Aufbau des Management-Systems gemäß EN ISO 9001:2000 der GATEngineering GmbH Dieses Management-Handbuch bleibt Eigentum der GATEngineering GmbH und darf ohne Genehmigung der Geschäftsführung weder vervielfältigt, noch Dritten zur Einsichtnahme überlassen werden.

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3 Inhaltsverzeichnis Freigabe... II Inhaltsverzeichnis... III Abbildungsverzeichnis... III Abkürzungsverzeichnis... III 1 Einführung und Grundsätze Vorstellung GATEngineering GmbH Kernkompetenzen des Unternehmens Organisation Organigramm Stellenbeschreibungen Managementsystem Management-Dokumentation Normative Verweisungen Leitgedanke Politik Ziele Prozesslandkarte GATE Verfahrensanweisungen... 9 Abbildungsverzeichnis Abbildung 2-1: Organigramm der Firma GATEngineering... 2 Abbildung 3-2: Dokumentenstruktur des GATE-Managementsystems... 3 Abbildung 3-3: Struktur des Prozessmodells... 4 Abkürzungsverzeichnis CAE FB GF GMS NL QM QB TL VA Computer Aided Engineering Formblatt Geschäftsführung GATE-Management-System Niederlassungsleiter Qualitätsmanagement Qualitätsbeauftragter Teamleiter Verfahrensanweisung Erstellt von: Sönke Schillig Freigegeben von: Sönke Schillig Seite III

4 1 Einführung und Grundsätze 1.1 Vorstellung GATEngineering GmbH Die am 1. Dezember 2007 gegründete Firma GATEngineering GmbH ist ein Ingenieur-Dienstleistungsunternehmen mit Firmensitz in Hamburg sowie einer Niederlassung in Braunschweig. Das Tätigkeitsfeld erstreckt sich vorwiegend im konstruktiven Bereich. Die Schwerpunkte liegen im Fahrzeug- und Flugzeugbau sowie dem allgemeinen Maschinen- und Anlagenbau. Der Wertschöpfungsprozess der GATE Engineering GmbH findet seinen Ursprung im hochqualifizierten Umgang mit CAE-Werkzeugen. 1.2 Kernkompetenzen des Unternehmens Wir, die GATEngineering GmbH, sind der kompetente Partner für unsere Kunden. Wir erarbeiten Komplettlösungen von der Bauteilentwicklung über die Werkzeugkonstruktion, den Prototypenbau bis hin zur Serienproduktion. Die Konstruktion und Entwicklung sowie die Optimierung von Prozessen und Methoden bei Projektabwicklungen im Anlagen- und Apparatebau, Schiffbau, Fahrzeugbau, allgemeinen Maschinenbau, und Flugzeugbau sind unsere Kernkompetenzen. Bei allen unserer Aktivitäten steht der Kunde mit seinen Zielen und Anforderungen im Mittelpunkt. Hierbei erschließen wir neue Technologien, beschleunigen und verbessern jede einzelne Phase des Gesamtprozesses und schaffen somit eine spürbare wirtschaftliche Effizienz. Von der Konzeptphase bis zum Serienprodukt steht unseren Kunden das Engagement, das Wissen, die Erfahrung, die Kreativität, und die Kommunikationsfähigkeit unserer Mitarbeiter zur Verfügung. So schaffen wir kreative Lösungen und bringen unsere Projekte erfolgreich zum Abschluss. Erstellt von: Sönke Schillig Freigegeben von: Sönke Schillig Seite 1

5 2 Organisation Wir sind ein junges wachsendes Unternehmen mit einer flexiblen Unternehmensorganisation. Zwei Dinge stehen bei dem Aufbau unserer Organisation im Vordergrund und werden durch die Geschäftsführung stets berücksichtigt. Zunehmend komplexer werdende Aufgabenzusammenhänge verlangen Organisationsstrukturen, welche die Beteiligten und deren Know-how in Teams zusammenfassen und integrieren. Weiterhin soll der Grundgedanke der kundenorientierten Prozessoptimierung durch das gesamte Unternehmen gelebt und weiterentwickelt werden. 2.1 Organigramm Das aufgeführte Organigramm in Abbildung 2-1: Organigramm der Firma GATEngineering zeigt die derzeitige Aufbaustruktur der Firma GATEngineering GmbH. Im Unternehmen existiert ein stets aktuelles Organigramm mit Zuordnungen der Zuständigen Mitarbeiter. Abbildung 2-1: Organigramm der Firma GATEngineering 2.2 Stellenbeschreibungen Für alle Funktionen innerhalb der Organisation existieren Stellenbeschreibungen, die von der Geschäftsführung bei Bedarf aktualisiert werden. Jeder Mitarbeiter hat die Pflicht sich über seine Aufgabenbereiche zu informieren. Die Position jedes Mitarbeiters findet sich im Arbeitsvertrag unter 1 Tätigkeit wieder. Alle Stellenbeschreibungen sind auf dem Firmenserver im Unterverzeichnis GMS für alle Mitarbeiter frei zugänglich. Erstellt von: Sönke Schillig Freigegeben von: Sönke Schillig Seite 2

6 3 Managementsystem Der Anforderung des Marktes nach höheren Qualitätsstandards für Produkte und Dienstleistungen stellt sich das Unternehmen. Diese Marktanforderungen sind fester Bestandteil der Qualitätspolitik. Zur Umsetzung ist dieses prozess- und unternehmensorientierte Managementsystem nach EN ISO 9001:2000 konzipiert und eingeführt worden. Das Managementsystem wird im gesamten Unternehmen praktiziert. Die Umsetzung der Qualitätsziele sowie die Weiterentwicklung des Systems wurde zur Maxime der Geschäftsleitung erklärt. Zudem sind alle Mitarbeiter des Unternehmens dazu aufgerufen, diese Herausforderung anzunehmen und ihren Beitrag zu leisten, diese Vorgaben mit Leben zu erfüllen. 3.1 Management-Dokumentation Die komplette Management-Dokumentation der GATEngineering GmbH liegt in elektronischer Form im Verzeichnis GMS auf dem Firmenserver vor. Die einzelnen Dokumente wie Verfahrensanweisungen (VA) und Formblätter (FB) sind in den entsprechenden Unterverzeichnissen auf dem EDV-Server im Hauptverzeichnis hinterlegt. Eine Druckversion der gesamten Dokumentation existiert in den Räumen der Geschäftsleitung / Niederlassungsleitung. Die nachfolgende Abbildung zeigt die Dokumentenstruktur des gesamten GATE-Managementsystems. Steigender Detaillierungsgrad Managemnt- Handbuch Verfahrensanweisungen Formblätter Vorlagen Freigegebene Normen und Regelwerke Abbildung 3-2: Dokumentenstruktur des GATE-Managementsystems Erstellt von: Sönke Schillig Freigegeben von: Sönke Schillig Seite 3

7 Aus der Erkenntnis heraus, dass ein Management-System lebt und sich ständig immer wieder an den neuen Anforderungen orientieren muss, verfolgt das Handbuch den Zweck, eine angemessene Beschreibung der Grundlagen unseres jetzigen Managementsystems bereitzustellen. Es bietet damit die Ausgangsbasis für die Realisierung, Aufrechterhaltung und Fortentwicklung unseres Managementsystems. Die Struktur des Prozessmodells richtet sich nach folgender Abbildung: Ständige Verbesserung des Managementsystems Verantwortung der Leitung Kunden Kunden Management von Ressourcen Messung Analyse und Verbesserung Zufriedenheit Anforderungen Produktrealisierung Produkt / Ergebnis Abbildung 3-3: Struktur des Prozessmodells Der wichtigste Regelkreis dieses Prozessmodells geht über das Unternehmen hinaus und schließt den Kunden mit ein (dünne Pfeile). Die Forderungen unserer Zielgruppen ergeben die wesentlichen Vorgaben für die unternehmensspezifischen Prozesse. Die Qualität unserer Kernprozesse bestimmt in wesentlichen Anteilen die Zufriedenheit der Kunden. Diese Zufriedenheit wird von den Analyseprozessen des GMS kontinuierlich und systematisch erfasst und dem Management berichtet. Resultierende Korrekturmaßnahmen zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit und zur Erhöhung der Wirksamkeit des Management-Systems stoßen einen erneuten Durchlauf des Regelkreises an. Es resultiert eine kontinuierliche Verbesserung. Erstellt von: Sönke Schillig Freigegeben von: Sönke Schillig Seite 4

8 Der innere Regelkreis (dicke Pfeile) symbolisiert den Zusammenhang der Prozesse innerhalb der GATEngineering GmbH. Managementprozesse steuern unter Förderung der internen Kommunikation das gesamte System. Darüber hinaus stellt das Management alle erforderlichen Mittel für den reibungslosen Ablauf aller Kernprozesse (Produktrealisierung) zur Verfügung. Dazu gehört ausreichend qualifiziertes und motiviertes Personal und eine angemessene Arbeitsumgebung (Infrastruktur). Mit diesen Mitteln werden die Kernprozesse entsprechend der Kundenanforderungen realisiert. Alle Teilprozesse werden durch messende und überwachende Tätigkeiten unterstützt. Aus Datenanalysen leiten sich sowohl Verbesserungen für die einzelnen Teilprozesse als auch verdichtete Informationen für das Management zur Lenkung der gesamten Kernprozesse und zur Verbesserung des Gesamtsystems ab. 3.2 Normative Verweisungen Dieses Handbuch basiert auf der internationalen Qualitätsmanagement-Norm EN ISO 9001 : 2000 Folgende Forderungen der Norm EN ISO 9001:2000 finden in unserer Organisation keine Anwendung und werden daher ausgeschlossen: 7.6 Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln Im Bereich unserer Dienstleistungen sind keine physischen Prüfmittel vorhanden. Sollten im Bereich der EDV Prüfmechanismen, die eigenständige Prüfungen durchführen und eine Fehlerausgabe bereitstellen (z.b. Q-Checker) auftreten, so müssen diese vor ihrem Einsatz validiert werden. 3.3 Leitgedanke Alle Bereiche und Mitarbeiter sind bei der Schaffung hoher Qualität unserer Produkte beteiligt und mitverantwortlich. Qualifikation und Motivation unserer Mitarbeiter sind Vorraussetzungen unseres Erfolges. Der folgende Leitgedanke steht daher im Mittelpunkt unserer Geschäftspolitik. Leitsatz: Das Kapital unserer Unternehmung sind motivierte Mitarbeiter. Nur mit ihnen können wir den Qualitätsanforderungen des Kunden, sowie unseren eigenen Erwartungen entsprechen. Erstellt von: Sönke Schillig Freigegeben von: Sönke Schillig Seite 5

9 3.4 Politik Die Qualitätspolitik der GATEngineering GmbH wurde von der Geschäftsführung formuliert und wird regelmäßig im Rahmen der Managementbewertung auf Angemessenheit und Effektivität überprüft und erforderlichenfalls überarbeitet. Die Qualitätspolitik ist die Basis der Aktivitäten aller Mitarbeiter. Sie wird jedem Mitarbeiter bekannt gemacht bzw. im Rahmen ihrer Einarbeitung und Einweisung in unser GMS vermittelt. Der wirtschaftliche Erfolg unseres Unternehmens hängt wesentlich vom Faktor Qualität ab. Qualität bedeutet, die Erwartungen unserer Kunden in vollem Umfang zu erfüllen und somit ein Höchstmaß der Kundenzufriedenheit zu erreichen. Hierbei steht insbesondere die vorbeugende Fehlervermeidung im Vordergrund. Der Mitarbeiter trägt im Wesentlichen hierzu bei, denn mit seiner Motivation, seinem Engagement sowie der Bereitstellung seiner Kompetenz und Qualifikation können wir erfolgreich am Markt agieren und unser Ziel, die erstklassige Dienstleistung zu liefern, erreichen. Die Kompetenz und Qualifikation der Mitarbeiter wird durch intensive Personalplanung, -auswahl und -entwicklung aufrecht erhalten und weiterentwickelt. Durch ein geeignetes und anforderungsgerecht ausgestattetes Arbeitsumfeld wird jedem Mitarbeiter die Möglichkeit gegeben, sich engagiert und motiviert den Aufgaben zu stellen. Mit Verbesserungsvorschlägen und Anregungen kann er sich aktiv an der Weiterentwicklung unseres Managementsystems beteiligen. Nur der laufende Beitrag eines jeden Mitarbeiters zur Qualitätssicherung ermöglicht es, ausschließlich fehlerfreie Leistungen für den Kunden abzuliefern. Als modernes Dienstleistungsunternehmen handeln wir kundenorientiert, d.h. Kundenwünsche und Probleme werden schnell und zuverlässig analysiert und bearbeitet. Um unserer gesellschaftlichen Verantwortung gerecht zu werden, liegen die Anforderungen mindestens im Rahmen der gesetzlichen und behördlichen Bestimmungen. Um den hohen Qualitätsmaßstab garantieren zu können, haben wir unser Managementsystem aufgebaut und integriert. Wir erfüllen damit die Forderungen an ein Qualitätsmanagementsystem gemäß der internationalen Norm EN ISO 9001: Erstellt von: Sönke Schillig Freigegeben von: Sönke Schillig Seite 6

10 3.5 Ziele Die Geschäftsführung der GATEngineering GmbH stellt sicher, dass Qualitätsziele grundsätzlich definiert sind. Diese Ziele sind zur Erfüllung der Anforderungen an die Dienstleistungen erforderlich. Sie sind messbar und stehen mit der Qualitätspolitik im Einklang. Detaillierte Zielsetzung und Überwachung der Zielerreichung sind u.a. Bestandteil der Management-Reviews. Bei der Festlegung der Ziele sind alle damit verbundenen Prozesse/ Verfahrensanweisungen zu berücksichtigen. Bei der Zielsetzung stehen im Vordergrund: Umsatz/Umsatzsteigerung Mitarbeiterzufriedenheit und Minimierung der Mitarbeiterfluktuation Kundenzufriedenheit Neukundengewinnung Fehlerreduktion Die beschriebenen Ziele werden den Mitarbeitern nach den Management-Reviews bekannt gegeben. Die Mitarbeiter werden regelmäßig über den Stand der Zielerreichung informiert. Eine erstmalige Quantifizierung der Ziele wurde auf dem ersten Management-Review vorgenommen. Erstellt von: Sönke Schillig Freigegeben von: Sönke Schillig Seite 7

11 3.6 Prozesslandkarte GATE In der Prozessübersicht werden die Management-, Operativen und Unterstützenden Prozesse und deren Zusammenhänge dargestellt. Der Stand der Übersicht entspricht dem Revisionsstand des vorliegenden Managementhandbuches. VA 402 Lenkung von Dokumenten Managementprozesse VA 403 Lenkung von Aufzeichnungen VA 602 Mitarbeiterführung und Bewertung VA 804 Durchführung interner Audits VA 501 Managementbewertung VA 704 Risikobetrachtung VA 708 Produktentwicklung VA 701 Vertragsprüfung VA 702 Projektbearbeitung VA 710 Änderungsprozess VA 802 Lenkung fehlerhafter Produkte VA 703 Beschaffung Operative Prozesse VA 401 Erstellung und Aufbau einer VA VA 601 Ermittlung Schulungsbedarf VA 803 Korrektur und Vorbeugungsmaßnahmen VA 705 Lieferantenfreigabe und Bewertung VA 801 Ermittlung der Kundenzufriedenheit VA 406 Anlage und Pflege von Projektordnern Unterstützende Prozesse Erstellt von: Sönke Schillig Freigegeben von: Sönke Schillig Seite 8

12 3.7 Verfahrensanweisungen Die Verfahrensanweisungen werden vom Qualitätsbeauftragten in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und den sachkundigen Mitarbeitern erstellt. Ein Verfahren hierzu gibt die VA 401 Erstellung und Aufbau einer VA. Managementprozesse Als Managementprozesse bezeichnen wir das Ermitteln Planen, Einrichten, Aufrechterhalten und Optimieren von Strukturen, die das gesamte System sowie seine Prozesse in die Lage versetzten, im Sinne der Kundenzufriedenheit und des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zu wirken. Ziel des Manangements ist darüber hinaus eine, bezüglich aller Unternehmensziele, optimierte Struktursetzung. VA 402 Lenkung von Dokumenten Beschreibt die Lenkung von notwendigen Dokumenten und Daten VA 403 Lenkung von Aufzeichnungen Beschreibt die Lenkung der notwendigen Aufzeichnungen und Daten VA 501 Managementbewertung Prozess der Bewertung der Systemleistung hinsichtlich der Wirksamkeit der Umsetzung von Leitgedanken, Politik, Strategien sowie der festgelegten Ziele VA 602 Mitarbeiterführung und Bewertung Rechtzeitige erforderliches Personal ermitteln und planen sowie Überprüfung der Eignung des vorhandenen Personals durchführen. Planung und Nomenklatur von Kommunikationen. VA 804 Durchführung interner Audits Planung und Durchführung der internen Audits nach ISO 9001:2000 Erstellt von: Sönke Schillig Freigegeben von: Sönke Schillig Seite 9

13 Operative Prozesse Als operative Prozesse bezeichnen wir Abläufe, die unmittelbar durch den Eingang einer einzelnen Kundenanfrage oder eines einzelnen Kundenauftrags angestoßen werden. Im Rahmen dieser Prozesse wird konkrete Leistung für den Kunden erzeugt, die daher Wirkung auf die Kundenzufriedenheit hat. VA 701 Vertragsprüfung Prüfung von Projekten auf Realisierbarkeit und Herstellung vollständiger Einigkeit hinsichtlich des Vertragsinhaltes zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber. VA 702 Projektbearbeitung Planung und Durchführung der Produktrealisierung. VA 703 Beschaffung Sicherstellung der Qualität beschaffter Produkte. Dies beinhaltet termingerechte und kostenoptimale Beschaffung aller Produkte VA 704 Risikobetrachtung Prozess der Identifikation von Risikosituationen für Projekte und deren Produkte. Eine systematische Dokumentation geeigneter Vorbeugungsmaßnahmen und Schnelllösungen für den Fall des Fehlereintritts. VA 708 Produktentwicklung Prüfung Validierung und Dokumentation des Produktes bis zur endgültigen Freigabe VA 710 Änderungsprozess Schaffung und Erhaltung von Produktqualität auch während Änderungen innerhalb eines Projektes. VA 802 Lenkung fehlerhafter Produkte Fehlerhafte Produkte kennzeichnen und vor ihrer weiteren Verwendung schützen, bis die zuständige Stelle die Freigabe zur weiteren Verwendung erteilt. Unterstützende Prozesse Als unterstützende Prozesse bezeichnen wir Abläufe, die mittelbar der Unterstützung von Managementprozessen oder operativen Prozessen dienen. VA 401 Erstellung und Aufbau einer Verfahrensanweisung Aufbau und gewünschtes Erscheinungsbild von Verfahrensanweisungen sowie deren Prüfung und Freigabe. VA 601 Ermittlung Schulungsbedarf Sicherstellung und Aufrechterhaltung der Personalqualifikation für eine dauerhafte Erhaltung der Motivation der Mitarbeiter und der Qualität unserer Produkte. VA 705 Lieferantenfreigabe und Bewertung Auswahl, Zulassung und regelmäßige Beurteilung von quantitativ und qualitativ geeigneten Lieferanten. VA 801 Ermittlung Kundenzufriedenheit Sammeln von Informationen über Kundenwünsche und Zufriedenheit. VA 803 Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen Planung der Abläufe von Korrektur und Vorbeugungsmaßnahmen VA 406 Anlage und Pflege von Projektordnern Beschreibt die Projektordner in Papier- und Datenform Erstellt von: Sönke Schillig Freigegeben von: Sönke Schillig Seite 10