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Transkript

1 Erste Schritte und Übungen Bitte gehen Sie die folgenden Seiten in Ruhe einmal durch. Sie erhalten einen schnellen und einfachen Einstieg in die Benutzung des BANKETTprofi. Präsentationsfilm BANKETTprofi Der Präsentationsfilm ist der ideale Einstieg in den BANKETTprofi. Als Grundlage dient ein Beispiel aus der Praxis (z.b. die Organisation einer Geburtstagsfeier), welche im Film realistisch nachgestellt wird. Zum Anschauen des Filmes benötigen Sie keine Zusatzsoftware, der Film kann direkt mit einem Doppelklick von der DVD gestartet werden und ist auf jedem Windows Rechner lauffähig. Der Film ist komplett vertont, d.h. ein Kommentator erläutert jede Bewegung im Programm. Aber auch ohne Soundkarte bzw. Lautsprecher werden Sie durch kleine Hinweistafeln auf alle wichtigen Schritte aufmerksam gemacht. Die Filme können Sie über den Startbildschirm der DVD (erscheint beim Einlegen in das DVD-Rom Laufwerk) oder über das Verzeichnis Kurzfilme auf der DVD starten. Bitte schauen Sie sich zur Einführung in den BANKETTprofi den Film Bankett an. Film Bankett Dieser Film beschreibt die Organisation eines Geburtstages mit dem BANKETTprofi. Von dem ersten Anruf des Gastes, über die Erstellung eines Angebotes, des Vertrags und der Menükarte bis zur fertigen Rechnung werden alle Schritte praxisnah erläutert. Dieser Film eignet sich ideal als Einstieg in den BANKETTprofi. Dauer des Films: ca. 13 min Übungsversion Bitte benutzen Sie für die folgenden Ersten Schritte und die Übungsaufgaben immer die Übungsversion! In der Datenbank dieser Übungsversion sind schon Beispiele für Adressen, Artikel und Veranstaltungen angelegt. Zum einfachen Einstieg in den BANKETTprofi empfehlen wir Ihnen folgende Schritte: - Schauen Sie sich den Kurzfilm Bankett an. - Probieren Sie die nachfolgenden Ersten Schritte direkt in der Übungsversion aus. - Gehen Sie die Übungsaufgabe 25. Geburtstag durch. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Erste Schritte und Übungen - Seite 1

2 Übungsversion starten Doppelklicken Sie zum Start der Übungsversion des BANKETTprofi auf die Verknüpfung BANKETTprofi 800Übungsversion auf Ihrem Desktop. Oder benutzen Sie das Startmenü Start Programme BANKETTprofi800 BANKETTprofi800_Übungsversion Benutzer In der Übungsversion des BANKETTprofi gibt es zwei Benutzer, den Administrator und den Demo-Benutzer, die sich folgendermaßen unterscheiden: Administrator: Der Administrator hat alle Rechte im BANKETTprofi. Er darf als einziger unter Funktionen > Profil Administration Einstekllungen vornehmen. Hier werden die Stammdaten wie Räume und Benutzer gepflegt sowie globale Einstellungen im BANKETTprofi vorgenommen. Sie sollten nur als Administrator angemeldet sein, wenn Sie Stammdaten und Standardeinstellungen ändern wollen. Für die Bearbeitung der Übungsaufgaben sollten Sie wieder als Demo-Benutzer angemeldet sein, da Ausdrucke im BANKETTprofi (z.b. Angebote, Verträge) als Administrator anders ausgegeben werden. Benutzername: Passwort: Administrator Profi Achten Sie bitte auf die Groß- und Kleinschreibung. Demo-Benutzer : Der Demo-Benutzer ist für Sie später der alltägliche Benutzer. Dieser Benutzer darf Veranstaltungen, Adressen und Artikel anlegen und bearbeiten. Benutzername: Passwort: demo demo Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Übungsversion - Seite 2

3 Startbildschirm Funktionsleiste Aktuell geöffnete Programmfenster Versionsnummer des BANKETTprofi Alle wichtigen Programmfunktionen werden über die Funktionsleiste (links) aufgerufen. Die Funktionsleiste kann jeder Benutzer anpassen und bei einem Neustart werden diese Einstellungen beibehalten. Beendet wird der BANKETTprofi über Menü Ablage Beenden oder über die Tastenkombination Strg+Q. Handbuch Zusätzlich zu diesem Starterpaket enthält der BANKETTprofi ein umfangreiches Handbuch. Zum Öffnen des Handbuchs klicken Sie einmal auf das Das Handbuch in der Funktionsleiste. Sie können dashandbuch auch über das Menü Hilfe Über BANKETTprofi..durch einen Klick auf die Schaltfläche Handbuch unten rechts öffnen. Nach kurzer Zeit öffnet sich der Acrobat Reader mit dem Handbuch. Im linken Bereich befindet sich das Inhaltsverzeichnis als Baumstruktur dargestellt. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Handbuch - Seite 3

4 Veranstaltungen Adressen Artikel Der BANKETTprofi baut auf einer Datenbank auf. Es gibt also kein Dateisystem sondern alle Veranstaltungen, Adressen und Artikel werden zentral in dieser Datenbank gespeichert. Dieses System hat den großen Vorteil, dass der Benutzer im BANKETTprofi alles zentral unter einem Dach findet und keine Dateien öffnen muss. Zusätzlich sind alle Daten untereinander verknüpft. Öffnet man zum Beispiel die Adresse Lieselotte Mustermann kann man direkt auch alle Briefe die an Frau Mustermann geschrieben worden sind und alle Veranstaltungen, die für Frau Mustermann ausgerichtet wurden, öffnen. Im Folgenden erhalten Sie jeweils einen kurzen Einblick in die drei wichtigsten Säulen des BANKETTprofi: Veranstaltungen, Adressen und Artikel. Veranstaltungen Zum Anzeigen der Veranstaltungen in der Datenbank der Übungsversion drücken Sie die Taste F12 oder klicken Sie auf der Funktionsleiste den Button Veranstaltung und anschließend den Button Suchen. Geben Sie für den Zeitraum von und bis ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf das grüne Häkchen. Sie erhalten nun eine Liste mit allen Veranstaltungen die in der ausgewählten Woche stattfinden. Wählen Sie mit einem Doppelklick die Veranstaltung von Herrn Schmidt am aus. Die Veranstaltung öffnet sich mit der Basisseite. Hier sind Informationen wie Uhrzeit, Personenzahl und Räume hinterlegt. Veranstaltungsdetails, Angebot, Bestellung und Rechnung erreichen Sie über die linke Navigation. Klicken Sie einfach mal durch jedes Fenster und schauen Sie sich die hinterlegten Informationen an. In der Übungsaufgabe 25. Geburtstag (Kapitel 6) werden Sie selbständig eine ähnliche Veranstaltung anlegen. Sie können die Veranstaltung jederzeit wieder über einen Klick auf das rote unten rechts oder durch die Esc-Taste beenden. Die Sicherheitsabfrage Veranstaltung speichern bitte mit Nein ablehnen. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Handbuch - Seite 4

5 Adressen Klicken Sie in der Funktionsleiste auf Adressen und anschließend auf das Fernglas um die Suche zu öffnen (oder Tastatur F11). Geben Sie als Suchname bank ein und bestätigen Sie mit einem Klick auf. Doppelklicken Sie auf die Adresse BANKETTprofi GmbH. Alle wichtigen Kontaktdaten erhalten Sie direkt auf einem Blick. Über die oberen Reiter (Basis bis Termine) erhalten Sie weitere Details. Sie können die Adresse jederzeit mit einem Klick auf das rote Esc-Taste wieder verlassen. unten rechts oder durch die Artikel Jede Veranstaltung und spätere Auswertung greift auf die Artikel (z.b. Menü 1 oder Spätburgunder Rotwein) zu. Zum Anzeigen eines Artikels klicken Sie in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Artikel und anschließend auf die Schaltfläche um die Suche zu öffnen (oder Tastatur F9). Geben Sie als Suchbegriff Chard ein und bestätigen Sie die Suche mit einem Klick auf. Doppelklicken Sie in der Artikelliste auf den folgenden Wein: Chardonnay Vall Ventos. Es öffnen sich die Stammdaten des Artikels wie Preis und ausführliche Artikelbeschreibung. Sie können den Artikel jederzeit durch Klick auf das rote Taste wieder verlassen. unten rechts oder durch die Esc- Weitere Möglichkeiten Neben den drei Säulen Veranstaltungen, Adressen und Artikel gibt es im BANKETTprofi noch viele andere Programmeigenschaften wie: - Erstellung des gesamten Schriftverkehrs vom Angebot bis zur Rechnung - Versenden von Serienbriefen und s direkt aus dem Programm - Statistik und Auswertung (Renner-Penner Artikel, Umsatz je Kunde, Auslastung der Räume, usw.) - Erstellung einer Menükarte direkt aus einer Veranstaltung - und noch Vieles mehr! Bearbeiten Sie einfach die folgenden Aufgaben um die Funktionalität des BANKETTprofi praxisnah kennen zu lernen. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Handbuch - Seite 5

6 Übungsunterlagen Die Übungsunterlagen sind speziell für das einfache und direkte Kennenlernen des BANKETTprofi und für Selbstschulungen entwickelt worden. Alle Übungen lassen sich mit der Übungsversion nachstellen. Alle Übungen sind als pdf-datei auf der Starter-DVD abgespeichert (Verzeichnis Uebungsunterlagen) und dürfen beliebig oft ausgedruckt und vervielfältigt werden. Die Mehrheit der Übungen sind mit der Basisversion ohne Zusatzmodule nachstellbar. Nur die Übung 6.2 Tagung benötigt das Modul Serien- und Mehrtagesveranstaltung. In der Übungsversion sind beispielhaft alle Module freigeschaltet. Stellen Sie bitte die Übungen mit der Übungsversion (nicht mit Ihrer freigeschalteten Basisversion, diese enthält noch keine Artikel) nach! Zur Vorbereitung auf die weiteren Kapitel empfehlen wir Ihnen die Übungsaufgaben: 25.Geburtstag zum Anlegen einer Veranstaltung Blumenbestellung zum Anlegen einer Adresse Jubiläum zum Anlegen einer Briefvorlage Übung Veranstaltung 25. Geburtstag Diese Übung ist der ideale Einstieg in den BANKETTprofi. Als Grundlage wird der Geburtstag eines Kunden von der ersten Anfrage bis zur Erstellung der Rechnung nachgestellt. Alle Schritte sind detailliert erläutert und können ohne Vorwissen bearbeitet werden. Optionsbestätigung schreiben Detailliertes Angebot schreiben Bestellung anlegen und Vertrag erstellen Menükarte erstellen interne Laufzettel / Funktions für Küche und Service Rechnungsadresse anlegen / Rechnung erstellen, Begleitbrief Schwierigkeit: Dauer: Version: Dateiname: Einsteiger ca min Basisversion ohne Zusatzmodule 25_Geburtstag_Anleitung.pdf Die Übung kann an mehreren Stellen / Sinnabschnitte für Pausen unterbrochen werden. Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Handbuch - Seite 6

7 Übung Veranstaltung Tagung Vergleichbar mit der Übung zum 25. Geburtstag wird hier der Schwerpunkt im Tagungsbereich gesetzt. Neben Ablaufdetails wie Uhrzeiten für Kaffeepausen wird auch die Verwaltung der Tagungsräume sowie der Umgang mit Tagungspauschalen einfach und detailliert erläutert. Angebot mit Tagungspauschale Bestellung anlegen und Vertrag erstellen Wiedervorlage Detailabsprache Status Vertrag Ablaufdetails hinzufügen Übersichten / Funktions / Läufer für alle Abteilungen Rechnung erstellen Veranstaltung abschließen Schwierigkeit: Dauer: Version: Dateiname: Einsteiger ca min Basisversion mit den Zusatzmodulen Ablaufsteuerung und Serien- und Mehrtagesveranstaltung Tagung_Anleitung.pdf Die Übung kann an mehreren Stellen / Sinnabschnitte für Pausen unterbrochen werden. Übung Adresse Blumenbestellung Im Laufe dieser Übung wird die Adresse eines Blumengeschäftes angelegt und diesem Geschäft anschließend eine Blumenbestellung für einen Gast übermittelt. Adresse Blumengeschäft mit Ansprechpartner anlegen Adresssuche Brief über eine Briefvorlage erstellen Kundenadresse einfügen Schwierigkeit: Einsteiger Dauer: ca min Version: Basisversion ohne Zusatzmodule Dateiname: BlumenbestellungNotizen.pdf (Adressen) BlumenbestellungAnleitung.pdf (eigentl. Anleitung) Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Handbuch - Seite 7

8 Übung Korrespondenz Jubiläum Ein Privathotel feiert sein 50 jähriges Bestehen und möchte alle Stammgäste zu einer Jubiläumswoche einladen. Dieser Serienbrief wird über eine Briefvorlage erstellt. Kopieren einer vorhandenen Briefvorlage Anpassen der Vorlage Einfügen eines fertigen Mailingtextes Kundenadressen auswählen Serienbrief drucken Schwierigkeit: Einsteiger Dauer: ca min Version: Basisversion ohne Zusatzmodule Dateiname: Serienbrief_Mailingtext.pdf (Text, der für Mailing kopiert wird) Serienbrief_Anleitung.pdf (eigentl. Anleitung) Übung Auswertung Statistik Alle Daten im BANKETTprofi wie verkaufte Artikel, vermietete Räume oder Umsatz je Kunde können über Listen ausgewertet werden. In dieser Übung werden nach einer kurzen Einführung in die Veranstaltungssuche 6 verschiedene Auswertungen aufgezeigt. Hintergrund Auswertungen, Veranstaltungssuche Raumauslastung Status Auswertung Anlassauswertung Top 20 Kunden Mahnliste 1. Mahnung Artikel-Renner Schwierigkeit: Dauer: Version: Dateiname: Einsteiger insgesamt ca. 30 min, Auswertungen auch jederzeit einzeln möglich Basisversion ohne Zusatzmodule Auswertungslisten.pdf Copyright 2009 BANKETTprofi GmbH Handbuch - Seite 8