dievereinssoftware Die Software für jeden Verein :: Hilfreiche Module :: Durchdachte Tools :: Zeitsparend :: Zukunftsorientiert

Transkript

1 Die Hauptziele von INSIEME Die Vereinssoftware INSIEME soll ein Hilfsinstrument sein, um den Verein noch besser zu organisieren. Dank der vielen nützlichen Module soll der Vereinsführung mehr Zeit für das Wesentliche zur Verfügung stehen. Dank INSIEME gehen bei einem Wechsel in der Vereinsführung keine wichtigen Daten verloren. Listen/Berichte/Stammdaten Verschiedenste Listen und Berichte können individuell durch den jeweiligen Verein zusammengestellt und ausgedruckt werden. In der Vereinsstammdatenverwaltung werden alle Angaben zum Verein erfasst. Diese Angaben werden anschliessend bei den entsprechenden Dokumenten eingesetzt. So bleibt der individuelle Vereinsauftritt mit Vereinsnamen, Logo und Anschrift bestehen. Benutzerverwaltung In der Benutzerverwaltung können verschiedene anwenderspezifische Einstellungen vorgenommen werden. So können für die Benutzergruppe und deren Benutzer verschiedene Rechte vergeben sowie Module und Listen freigeschaltet werden. Softwarelizenzierung Einplatzversion: Installation PC / Notebook Mehrorteversion: Datenabgleich: Update: Betriebssysteme Windows OS X mit Windows Emulator Installation auf mehreren PC / Notebook (Präsident, Kassier, Aktuar, Dirigent, Noten- und Materialverwalter) Der Datenabgleich bei der Mehrorteversion erfolgt über das Internet. Durch Download Die Software für jeden Verein :: Hilfreiche Module :: Durchdachte Tools :: Zeitsparend :: Zukunftsorientiert INSIEME : Eine Software der Curion Informatik AG Die Vereinssoftware: Mehr als nur eine Mitgliederverwaltung Curion Informatik AG Bahnhofstrasse 3 CH-7000 Chur Telefon Fax +41 (0) (0) insieme@curion.ch www. Während 30 Tagen gratis testen dievereinssoftware.ch

2 INSIEME - Die Vereinssoftware - Mehr als nur eine Mitgliederverwaltung Mit INSIEME werden Vereine verwaltet, organisiert und geführt. Bei der Software INSIEME steht der Adressstamm im Zentrum. Es können verschiedenste Personengruppen, wie zum Beispiel Aktivmitglieder, Passivmitglieder oder Lieferanten, erfasst und mit den entsprechenden Zusatzinformationen ergänzt werden. So zeigt etwa die Chronik, in welchem Zusammenhang die einzelne Person mit dem jeweiligen Verein steht. Rund um den Adressstamm bilden mehrere Module hilfreiche Planungs- und Administrationsunterstützungen. Alle Module sind optimal mit der zentralen Mitgliederverwaltung verknüpft. So werden Redundanzen vermieden und alle Daten sind stets aktuell geführt. Das Grundmodul Erfassung und Verwaltung von Adressdaten (Aktivmitglieder, Spender, Lieferanten etc.) Inventarverwaltung Chronik von Adressen und Material Anlassplaner Jahresprogramm Absenzenkontrolle Dokumentenverwaltung Fakturierungsmodul Export Sammelbuchung der Konten Mahnwesen Spendenverwaltung/Mitgliederbeitragsverwaltung Norm- und Serienbrief Serienbriefe aus INSIEME in Word erstellen Einzel- und Serienmail Listengenerator Berichte/Auswertungen/Listen (Telefonliste, Geburtstagsliste etc.) Alle Etikettenformulare von AVERY und Zweckform sind enthalten Import- und Exportfunktionen Filterfunktionen Spezielle Suchfunktionen Zusatzmodul Musik-Gesang Notenverwaltung Archivierung von Notenmaterial und mp3-files Veteranenmeldung Repertoire Erstellung Verwaltung des Notenmaterials Im Modul Notenverwaltung wird das gesamte Notenmaterial des Vereins erfasst und verwaltet. Damit das Notenmaterial richtig archiviert werden kann, können entsprechende Notenetiketten gedruckt werden. Um einen Überblick über das vorhandene Notenmaterial zu erhalten, kann eine Notenmaterialliste nach der gewünschten Sortierung generiert und ausgedruckt werden. Erstellung des Repertoires Aus dem Notenmaterial kann das Jahresrepertoire zusammengestellt werden. Bei der Zusammenstellung des Repertoires kann der entsprechende Einreihungsort der Stücke in der Notenmappe angegeben werden. Integration und Import von bestehenden Vereinsdaten Über ein ausgeklügeltes Importmodul können bestehende Vereinsdaten einfach in unsere Vereinssoftware INSIEME importiert werden. Vorhandene Vereinsdaten können aus Excel-, Text oder CSV-Dateien über das Importmodul direkt importiert werden. So können Sie schnell, direkt und ohne Datenverluste mit INSIEME arbeiten. Vorhandene Vereinsdaten müssen nicht neu erfasst werden.

3 Zusatzmodul Einsatzplanung Das Zusatzmodul Einsatzplanung wird für die Personalplanung und zur Abrechnung von geleisteten Arbeitsstunden während eines Anlasses oder über das ganze Jahr eingesetzt. Adressen/Unteradressen In der zentralen Adressverwaltung werden alle persönlichen Informationen (Vorname, Name, Adresse, Telefon etc.) zu den einzelnen Personen erfasst. Aus der zentralen Adressverwaltung können die zur Verfügung stehenden Personen ausgewählt und dem Anlass hinzugefügt werden. In einem nächsten Schritt werden das Datum, die Einsatzzeiten sowie die Beschreibung der zu erledigenden Arbeiten eingetragen. Die erfassten Personen können in Haupt- oder Unteradressen eingeteilt werden. Dadurch besteht die Möglichkeit, Adressen miteinander zu verknüpfen. Mögliche Unteradressen sind Eltern, Mitarbeiter verknüpft mit der Firma oder die Rechungsadresse als Hauptadresse und die Lieferadresse als Unteradresse. Adresstypen/Zusatzinformationen Bis zu 60 verschiedene Adresstypen/Zusatzinformationen können in den Stammdaten erfasst und den jeweiligen Adressen zugeordnet werden. Eine Grunddefinition an erfassten Adresstypen ist als Vorschlag in den Stammdaten enthalten. Die Einträge können einfach an die eigenen Bedürfnisse angepasst und erweitert werden. Über die zugeordneten Adresstypen/Zusatzinformationen werden die Adressen gefiltert. Nach Fertigstellung der Planung können Einsatzpläne sortiert nach Person, Datum/Zeit und die entsprechenden Leistungsblätter für den gewünschten Zeitraum ausgedruckt werden. Nach Wunsch können Adresstypen mit der Chronik gekoppelt werden. Wurde zum Beispiel der Adresstyp Aktivmitglied mit Eintrag in die Chronik gewählt, können Eintritte und Austritte in der Datumsmaske erfasst werden. So besteht die Möglichkeit verschiedene Auswertungen wie Anzahl Jahre im Verein, Berechnungen für Veteranenmeldung oder die Erreichung der Ehrenmitgliedschaft zu generieren.

4 Chronik/Gaben - Persönliches Inventar Finanzbuchhaltung (FIBU) mit Budget In der Rubrik Chronik/Gaben werden alle Informationen zur Person erfasst. So ist nach Jahren noch ersichtlich, welche Vereinsfunktion ausgeübt wurde, welche Briefe gesendet und welche Rechnungen gestellt wurden. Das Zusatzmodul FIBU ist eine einfache Finanzbuchhaltungslösung für Vereine und KMU. Ebenfalls sind alle Ehrungen und abgegebenen Gaben/Geschenke in dieser Rubrik erfasst. Unter der Rubrik Inventar ist ersichtlich, welches Material leihweise im Besitz des Mitgliedes ist oder war. Ein wichtiges Element der FIBU ist der mehrstufige Kontenplan. Dieser kann einfach an die eigenen Bedürfnisse angepasst und erweitert werden. Über die Eingabemaske können Buchungen manuell erfasst oder direkt aus dem Modul Fakturierung übernommen und verbucht werden. Verschiedene Dokumente und Listen können ausgedruckt oder ausgewertet werden. Beiträge/Spenden Zu jeder Adresse können in den Rubriken Beiträge und Spenden die einbezahlten Beträge erfasst werden. Vorhandene Listen und Berichte mit Eingabemöglichkeiten des Zeitraumes verschaffen Ihnen einen Überblick über erhaltene Spenden und Gaben. Kontenplan Buchungsliste Buchungsliste Faktura FIBU Sammelbuchung Kontoauszug Erfolgsrechnung Bilanz Budget

5 Fakturierung Aus der zentralen Adressverwaltung können per Knopfdruck Rechnungen für Mitgliederbeiträge, Sponsoren, Spender etc. erstellt werden. Dokumente Es kommt immer wieder vor, dass gespeicherte Dokumente nur durch lange Suchaktionen gefunden werden. Mit dem Modul Dokumente sollen aufwendige Suchaktionen vermieden werden. Ebenfalls wird bei einem Vorstandswechsel der Überblick über vorhandene Dokumente gewährleistet. Dem jeweiligen Dokument (z. B. Briefe, Aktennotizen, Verträge) können zusätzliche Angaben wie Dokumentenart, Dokumentenname und eine verständliche Beschreibung hinzugefügt werden. Vor dem Drucken kann gewählt werden, ob die Rechnungen mit oder ohne Einzahlungsschein oder ESR-Referenznummer ausgedruckt werden sollen. Im Modul Fakturierung werden alle Rechnungen verwaltet. Für einen raschen Überblick können wahlweise alle oder nur die offenen Rechnungen in einem bestimmten Zeitraum aufgelistet werden. Über die Filterfunktion können rasch die gewünschten Dokumente gefunden werden. Serienbriefe aus INSIEME im Word erstellen Aus dem Modul Adressen können einfach Serienbriefe im Word erstellt werden. Die gewünschten Adressen werden gefiltert und anschliessen in die ausgewählte Wordvorlage integriert. Nachdem die Serienbriefe erstellt wurden, kann ein Eintrag in die INSIEME - Chronik hinzugefügt werden. Die Erfassung der Zahlungseingänge kann manuell oder über ein ESR-Importfile erfolgen. Wird eine Zahlung nicht termingerecht bezahlt, kann per Knopfdruck die Zahlungserinnerung oder eine Mahnung ausgelöst werden. Mails erstellen Im Weiteren können aus dem Modul Adressen Mails an die ausgewählten Adressen versendet werden. Es besteht die Möglichkeit, den Inhalt des s direkt in der Mailmaske zu erfassen oder eine der vordefinierten Mailvorlagen zu verwenden. Sobald ein Mail verschickt wurde, wird eine Notiz in der INSIEME -Chronik hinzugefügt.

6 Anlassplaner Im Modul Anlassplaner können einzelne Proben, Trainings, Auftritte und Veranstaltungen erfasst werden. Über die Datumsmaske können ganze Datenserien eröffnet werden. Bei jedem Anlass wird angegeben, zu welcher Zeit und an welchem Ort dieser durchgeführt wird. Im Weiteren werden Angaben zur Führung einer Absenzenkontrolle und zur Erfassung im Modul Einsatzplanung ausgewählt. Inventar Im Modul Inventar wird sämtliches Material erfasst und verwaltet. In den einzelnen Feldern können die wichtigsten Informationen zum Anschaffungsjahr, zum Preis und Angaben zu den Spendern hinterlegt werden. Aus der Inventarverwaltung wird die Verknüpfung zwischen Inventar und Lagerort bew., an welche Person das entsprechende Material als Leihgabe abgegeben wurde, erstellt. Durch vordefinierte Berichte können das Jahresprogramm und einzelne Anlasslisten gedruckt werden. Absenzenkontrolle Anlässe mit Angabe für die Erfassung einer Absenzenkontrolle werden in diesem Modul aufgelistet. In der Erfassungsmaske erscheinen alle Mitglieder mit Anwesenheitspflicht. Auf einfachste Weise kann im Modul Absenzenkontrolle das Ergebnis notiert werden. Reparatur/Service In der Rubrik Reparatur/Service ist ersichtlich, welche Reparaturen bzw. Service an dem jeweiligen Artikel vorgenommen wurden. Per Knopfdruck können Anwesenheitsblätter und Kontrolllisten für die Erfassung der Absenzen ausgedruckt werden. Zum gewünschten Zeitpunkt können Auswertungen der geführten Absenzenkontrolle prozentual nach Anwesenheit erstellt werden. Über die Funktion Drucken können die verschiedensten Listen und Berichte erstellt und gedruckt werden.