Workshop Medienarbeit professionell gestalten

Transkript

1 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Workshop Medienarbeit professionell gestalten Das Jugendamt. Unterstützung, die ankommt. Ermöglicht durch:

2 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Agenda am Vormittag Uhr Begrüßung und Einstieg Uhr Arbeitsweise von Journalisten und Themensetting Uhr Strategische PR-Planung Uhr Übung: PR-Plan für Aktionswochen Uhr Pause Uhr Instrumente der Medienarbeit Uhr Das Interview Uhr Übung: Interviewsituation Uhr Mittagspause

3 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Agenda am Nachmittag Uhr Übung: Interview Uhr Krisenkommunikation Uhr Erfahrungsaustausch und Diskussion Uhr Übung: Interview in Krisensituation Uhr im Rahmen der Kampagne Uhr Schlussrunde und Feedback Uhr Ende der Veranstaltung

4 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Vorstellungsrunde Werfen Sie ein Blitzlicht auf Ihre Arbeit: Stellen Sie sich kurz vor. Was hat bei Ihnen im letzten Jahr in der Medien- und Öffentlichkeitsarbeit gut funktioniert, was waren Highlights? Was war verbesserungswürdig? Was waren für Sie besondere Herausforderungen im Umgang mit Medien?

5 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Arbeitsweise von Journalisten und Themensetting

6 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Arbeitsabläufe in Redaktionen Die Menge der verfügbaren Informationen nimmt zu. Nie gab es so viele Nachrichten, so viel Wissen wie heute. Das bedeutet für die Redaktionen: - Bewältigung der Informationsflut - Selektion der Nachrichten - Immer weniger Personal in den Redaktionen Das bedeutet für den einzelnen Redakteur: - Es bleibt wenig Zeit, selbst Themen zu recherchieren. - Es bietet sich an, vorgefertigtes Material zu nutzen.

7 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Konsequenzen für die Medienarbeit Mein Thema muss eine Nachricht wert sein. Meine Botschaft muss prägnant sein. Die Information muss aktiv an die Medien gebracht werden. Mein Thema muss den Anforderungen des Mediums entsprechen, gut aufbereitet und schnell erfassbar sein. Mein Thema muss die Zielgruppe des Mediums ansprechen.

8 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Journalisten erwarten... so früh wie möglich, informiert zu werden. schnelle, vollständige, klare Auskünfte: Fakten, Fakten, Fakten. Wahrheit statt Kosmetik. präzise und verständlich formulierte Pressetexte. einen zentralen Ansprechpartner. die Einhaltung gemachter Zusagen (z.b. Rückrufe). keine Verzögerungstaktik aus Angst vor kritischer Berichterstattung!

9 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Die Nachrichtenfaktoren Aktualität Nähe Nutzwert und Service Betroffenheit Konflikt Human interest Prominenz

10 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Das Jugendamt im Spiegel der Medien Von besonderem öffentlichen Interesse und daher medienwirksam sind bad news: sensible und emotional hoch besetzte Themen wie Kindesmisshandlung und -vernachlässigung Das tote Kind hat mit den höchsten Nachrichtenwert überhaupt. Das Jugendamt steht immer im Licht der Öffentlichkeit!

11 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Das Jugendamt im Spiegel der Medien Regionale Medien berichten kontinuierlich über das Jugendamt. Überregionale Medien reagieren eher auf den Einzelfall. Botschaften der Medien zum Fall Kevin : - Das Jugendamt, das nichts tut - Das überforderte Jugendamt

12 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Das Jugendamt im Spiegel der Medien Bsp.-Artikel einfügen

13 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Aufhänger für die Medienarbeit zur Kampagne Termine als Anlässe nutzen: - Kampagnenstart - Aktionen vor Ort - Internationaler Tag der Familie (15. Mai 2011) - /Fazit der Kampagne Themen nutzen: - Lokale Entwicklungen und Veränderungen (z.b. Einweihung einer neuen Kita) - Lokale Termine (z.b. Neugeborenenempfang im Rathaus) - Lokale Geschichten (z.b. die erfolgreiche Begleitung eines Jugendlichen)

14 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Zusätzliche Aufhänger Leistungen der Jugendämter nutzen: - Unterhaltsvorschuss: Jugendamt als Anwalt der Kinder - Adoptionsvermittlung: Wunschkind - Pflegefamilien: Eltern auf Zeit - Tagesmütter: Mutter von Beruf - Erzieherische Hilfen: Jugendamt als Familien-Manager - Jugendgerichtshilfe: Hilfe beim Konflikt mit Justitia - Neues Kinderschutzgesetz: Was ändert sich zum 1. Januar 2012? Redaktionsbüro Röhr:Wenzel erstellt Muster-Pressemitteilungen

15 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Maßnahmen für die Aktionswochen Themenserien Service Interviews Reportagen

16 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Strategische PR-Planung

17 Einstieg Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Strategie schafft Orientierung Was soll kommuniziert werden und mit welchem Zweck? Erfolgreiche Medienarbeit beantwortet folgende Fragen: 1. Welche Informationen sollen über 2. welche Medien 3. welche Zielgruppen ansprechen, um damit 4. welches Ziel zu erreichen?

18 Einstieg Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Strategie schafft klare Ziele Formulieren Sie eindeutige Ziele. Sie sind Ihr Ariadne-Faden im Labyrinth der täglichen Medienarbeit. Angestrebte Ziele können sein: Bekanntheit schaffen und steigern einseitiger/negativer Berichterstattung entgegen wirken Themen aktiv auf die Medienagenda setzen Kompetenz für ein Thema sichtbar machen um Unterstützer/innen und Partner/innen werben Vertrauen aufbauen Image festigen

19 Einstieg Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Strategie gibt den Weg vor Wie können Sie Ihre Ziele erreichen? Stellen Sie sich folgende Fragen: Für wen ist Ihr Thema interessant? Wo hat Ihr Thema die größte Bedeutung (lokal, überregional)? Welche Medien werden von den für Sie wichtigen Zielgruppen rezipiert? Welche Themen, Geschichten, Nachrichten aus Ihrem Arbeitsalltag sind interessant für die Medien? Ereignisse, Informationen und Themen sind Ihre Bausteine für ein strategisches PR-Programm!

20 Einstieg Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Ziele der Kampagne Positives Bild der Jugendämter in der Bevölkerung fördern Öffentlichkeit über die Vielzahl von Hilfe-, Betreuungs- und Bildungsangeboten der Jugendämter informieren Hemmungen gegenüber der Nutzung der Angebote abbauen Differenzierte Medienberichterstattung erzielen Wissen um die Bedeutung der Jugendamtsarbeit bei Kooperationspartnern verankern

21 Einstieg Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Zielgruppen der Kampagne Öffentlichkeit - Kinder - Jugendliche und junge Erwachsene - Eltern und Erziehungsberechtigte Multiplikatoren - Medien Kooperationspartner, politische Entscheider - Träger der freien Kinder- und Jugendhilfe - Akteure im kommunalpolitischen Raum

22 Einstieg Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Kernbotschaften der Kampagne Die Jugendämter in Deutschland unterstützen professionell und engagiert Familien, Kinder und Jugendliche. In den Aktionswochen informieren die Jugendämter über die Vielfalt ihrer Leistungen, über aktuelle Projekte und laden zur Diskussion und zum Kennenlernen ein.

23 Einstieg Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Weitere Botschaften der Kampagne Das Jugendamt fördert Kinder und junge Menschen in ihrer individuellen und sozialen Entwicklung und schützt sie vor Gefahren für ihr Wohl. Das Jugendamt berät und unterstützt Eltern und Erziehungsberechtigte bei der Erziehung. Dabei setzt es auf vorbeugende familienunterstützende Angebote. Das Jugendamt schafft und gestaltet positive Lebensbedingungen für Kinder, Jugendliche und ihre Familien. Das Jugendamt sichert die Qualität seiner Leistungen durch professionelles Qualitäts- und Beschwerdemanagement.

24 Einstieg Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Strategische Empfehlungen Positive Emotionalisierung mithilfe personalisierter Erfolgsgeschichten Versachlichung der Berichterstattung/der Diskussion über die Jugendämter durch konkrete Fakten und Hintergründe

25 Einstieg Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Übung: Aufhänger für die Medienarbeit in den Aktionswochen Aufgabe Überlegen Sie sich Themen für die Medienarbeit in den Aktionswochen. Wie bereiten Sie diese Themen mediengerecht auf?

26 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Der Kontakt mit den Medien: Die wichtigsten Instrumente

27 Einstieg Einstieg Themen Strategie Instrumente Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Die Pressemitteilung Kompakte Überschrift: Was ist Ihre News? Klare, verständliche, aktive Sprache Sachlicher Stil, aber nicht bürokratisch Zuerst die W-Fragen beantworten: Wer? Was? Wann? Wo? Warum? Wie? Zitate einbauen Ansprechpartner/in angeben Maximal 2 Seiten Versand per bis 10 Uhr an die Redaktionen

28 Einstieg Einstieg Themen Strategie Instrumente Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Das Pressefoto Ein Bild sagt mehr als Worte Bilder emotionalisieren und erzählen Geschichten Bildrecht klären Bildunterschrift und -quelle nicht vergessen Pressefotos digital auf der Website zur Verfügung stellen

29 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Das Pressefoto

30 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Das Pressefoto

31 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Pressefotos zur Kampagne

32 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Pressefotos zur Kampagne

33 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Der Medienverteiler Auswahl Ihrer Zielmedien Behalten Sie alle Medien vor Ort im Blick Recherche passender Rubriken und Ansprechpersonen Systematische Erfassung der Kontaktdaten Unterteilung nach Medienarten Regelmäßige Aktualisierung

34 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Die Pressemappe Nutzen Sie die Basispressemappe der Kampagne und individualisieren Sie die Inhalte! Pressemappen bei jedem Pressetermin bereit halten Inhalt: - aktuelle Pressemitteilung - Hintergrundtexte - Fotos auf CD - ggf. Flyer, Broschüre Zum Download auf der Website anbieten Die Pressemappe sollte nur die wichtigsten Informationen beinhalten!

35 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Das Kamin- oder Hintergrundgespräch Der kleine und informative Bruder der Pressekonferenz Liefert Informationen aus erster Hand: - bietet Interviewpartner - präsentiert live, was ein Text nicht liefern kann - kann Bildmotiv bieten

36 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Der Presserundgang bzw. die Presserundfahrt Bietet Journalisten die Möglichkeit, verschiedene Institutionen/ Angebote kennen zu lernen Interviewmöglichkeiten und Bildmotive an jeder Station

37 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Die Website Ihre Visitenkarte im Netz! Für viele Menschen der schnellste Informationsweg Regelmäßige Aktualisierung erforderlich Pressebereich für Journalisten Abdruck der URL auf allen Materialien und in der -Signatur Verlinkung mit möglichst vielen Internetseiten (z.b. von Partnern, Institutionen) Verlinkung per Onlinebanner zur Kampagnen- Website

38 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Das Interview Foto einfügen: Interviewsituation

39 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Erster Kontakt Spontan-Interviews vermeiden Vorgespräch führen Ort und Zeit mitbestimmen Thema klären Veröffentlichungsart klären Autorisierung absprechen

40 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Vorbereitung ist das A & O Ausreichend Zeit für die Vorbereitung einplanen Thema für sich definieren Eigene Tabus klären Zentrale Botschaften formulieren Medien-/Journalisten-Image recherchieren Eigene Schwachstelle klären Setting/Warm-up-Szenarien? Kleidung (locker, förmlich)

41 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Strategie Komplexität reduzieren Wichtiges wiederholen Beispiele, Beispiele, Beispiele Positiv formulieren Authentisch sein Emotionen zeigen Gelassen bleiben

42 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Taktik Unwissen eingestehen Durch Rückfragen Zeit gewinnen Bei Mehrfachfragen auswählen Verständnis sicherstellen Mimik und Gestik kontrollieren Freundlich lächeln Blickkontakt halten

43 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Nachbereitung Feedback einholen Systematisch auswerten

44 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Übung: Das Interview vor laufender Kamera Aufgabe Ein regionaler Fernsehsender möchte mit Ihnen ein 3-minütiges Interview zur Kampagne führen. Das Interview findet im Studio statt und wird live übertragen.

45 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Übung: Interview vor laufender Kamera Aufgabe Ein regionaler Fernsehsender möchte mit Ihnen ein 3-minütiges Interview zur Kampagne führen. Das Interview findet im Studio statt und wird live übertragen. Sie wissen, dass der Journalist häufig kritisch nachhakt und bereiten sich entsprechend vor.

46 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Krisenkommunikation Foto einfügen

47 Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Krisenkom- Zusammen- Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview munikation arbeit Phasen einer Krise Schreckmoment Verzögerungstaktik Vorfall leugnen Unschuld beteuern Zögerliche Eingeständnisse/Salami-Taktik Rechtfertigung Konsequenzen

48 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Schwierigkeiten Parallelität der Ereignisse Lückenhafte Informationen Vielzahl an Konflikten Emotionen herrschen vor Unberechenbarkeit der Beteiligten Organisationsprobleme Vertrauensverlust Loyalitätskonflikte

49 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Vorsorge Interne Krisenpotenziale erkennen Medienbeobachtung Stakeholder-Analyse Alarmplan mit Zuständigkeiten und Informationsketten Geschulte Sprecher

50 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Medienarbeit in der Krise Öffentliche Krisen haben absolute Priorität Glaubwürdigkeit zählt mehr als Informationsfülle Sachverhalt klären Verbündete suchen Alle Sprecher verfolgen die gleiche Linie/Sprachregelung Informationsführerschaft übernehmen Informationstermine ankündigen Schnell und umfassend nach innen informieren Kein Kommentar macht misstrauisch Medienresonanz beobachten, Fehler korrigieren

51 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Umgang mit falschen Berichten Ruhig bleiben, mit Außenstehenden sprechen Sachfehler oder unliebsame Meinung? Journalisten kontaktieren Bei Vorgesetzten beschweren Presse-/Rundfunkrat hinzuziehen Gegendarstellung Klage

52 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Mögliche Aktionen von Jugendamtskritikern Aktion Jugendamtskritiker geben persönliche Geschichten an eine Tageszeitung/einen Radiosender, es erfolgt eine einseitige Berichterstattung aus Sicht der Betroffenen Reaktion Termin-Vereinbarung (Interview, Hintergrundgespräch) mit den zuständigen Journalisten, Darstellung der Perspektive des Jugendamts

53 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Mögliche Aktionen von Jugendamtskritikern Aktion Jugendamtskritiker stören Veranstaltungen oder verbreiten negative Informationen vor Ort Reaktion In die Planung miteinbeziehen: Gibt es vor Ort aktive Gruppen, sollten diese im Vorfeld angesprochen werden (z.b. Veranstaltung einer Podiumsdiskussion) Sind Kritiker nicht ansprechbar: Ort wählen, wo das Jugendamt Hausrecht hat

54 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Übung: Kriseninterview vor laufender Kamera Aufgabe Krisen-Szenario: Kampagne kollidiert mit Versäumnis

55 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation mit der Pressestelle Stimmen Sie Ihre Aktivitäten mit der kommunalen Pressestelle ab! Machen Sie Vorschläge für die Medienarbeit. Stellen Sie Textbausteine bereit. Vereinbaren Sie, dass Sie Pressetexte vor dem Versand gegenlesen dürfen. Klären Sie die Beteiligung von Amtsträgern, z.b. bei Presseterminen. Halten Sie die Pressestelle auf dem Laufenden.

56 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit mit dem Servicebüro Das Servicebüro ist Anlaufstelle für Ihre Fragen rund um die Medienarbeit wie zum Beispiel: Wie kommt man mit Journalisten ins Gespräch? Welche Themen eignen sich für die Medienansprache? Wie geht man mit kritischer Berichterstattung um?

57 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkom- Zusammenmunikatioarbeit Servicebüro/Servicehotline Zentrale Anlaufstelle für Fragen rund um die Kampagne Täglich Montag bis Freitag von 09:00 bis 18:00 besetzt Servicehotline:

58 Einstieg Themen Strategie Instrumente Interview Krisenkommunikation Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!