3. Vergabearten. 1. Geltungsbereich. 2. Rechtsgrundlagen. oder Wiederverwertbarkeit zu berücksichtigen ( 2 Abs. 1 Satz 1 Landesabfallgesetz NW).

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1 Dienstanweisung der Stadt Mechernich für das Vergabe- und Bestellwesen (Die in dieser Dienstanweisung verwendeten Funktionsbezeichnungen umfassen auch weibliche Beschäftigte.) 1. Geltungsbereich Die Dienstanweisung gilt für die Vergabe von Aufträgen über Bauleistungen und Leistungen sonstiger Art durch die Stadt Mechernich. Sie findet keine Anwendung für die Vergabe von Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen von Gewerbebetrieben angeboten werden. Rechte Dritter werden durch diese Dienstanweisung nicht begründet. 2. Rechtsgrundlagen 2.1 Grundlagen für die Vergabe der Stadt Mechernich einschließlich der Stadtwerke mit Ausnahme der Schulbuchlieferungen sind in der jeweils gültigen Fassung Vergabeverordnung (VgV). die Verdingungsordnung für Bauleistungen (VOB). die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL). die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF). die Gemeindeordnung (GO-NW) die Verordnung über die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplanes der Gemeinden (Gemeindehaushaltsverordnung) (GemHVO). das Vergabehandbuch für die Durchführung von kommunalen Bauaufgaben in Nordrhein- Westfalen (KV HB NW). das Vergabehandbuch für die Durchführung der Vergaben von Leistungen nach der VOL. die Honararordnungen (HOAI, KoöbV, BRAGO). Erlass der Landesregierung vom (Az.: /02), der bis zum gültig ist. 2.2 Die in Abs. 1 genannten Gesetze, Verordnungen und Richtlinien werden durch diese Dienstanweisung nur verbindlich ergänzt bzw. konkretisiert. 2.3 Bei der Auswahl von Erzeugnissen sind neben dem Preis auch die Kriterien Langlebigkeit, Reparaturfreudigkeit und Wiederverwendbarkeit oder Wiederverwertbarkeit zu berücksichtigen ( 2 Abs. 1 Satz 1 Landesabfallgesetz NW). 3. Vergabearten 3.1 Grundsätzliches Ausschreibungen sind grundsätzlich unter Beachtung der Regelung des 15 Hauptsatzung erst vorzunehmen, wenn die erforderlichen Haushaltsmittel zur Verfügung stehen oder ihre Bereitstellung gesichert ist (z.b. durch Verpflichtungsermächtigungen). 3.2 Aufspaltungsverbot Aufträge dürfen nicht gespalten oder aufgeteilt werden, um die Wertgrenzen zu umgehen. Für wiederkehrende Leistungen ist der Jahreswert zugrunde zu legen. Die Wertgrenzen der EG-Richtlinien, die Bestandteil der VOL / VOB sind, sind entsprechend anzuwenden. 3.3 Vergabehöhe und Vergabeverfahren Grundsatz der öffentlichen Ausschreibung Grundsätzlich sind alle Ausschreibungen als öffentliche Ausschreibungen durchzuführen, es sei denn 3 VOB lässt eine freihändige Vergabe (siehe 3.3.4) oder beschränkte Ausschreibung (siehe 3.3.5) zu. Besondere Beachtung findet dabei die Vereinfachung des Vergaberechts zur Beschleunigung von Investitionen bis zum (siehe 3.6) Kleinaufträge Aufträge mit einer Kostenanschlagssumme bis zu Euro können ohne Preisvergleich vergeben werden Freihändige Vergabe Aufträge mit einer Kostenanschlagssumme von über Euro bis zu Euro können freihändig vergeben werden. Zum Preisvergleich können vorliegende vergleichbare Angebote oder Rechnungen herangezogen werden. Liegen solche nicht vor, sind formlose Angebote bei mindestens zwei Anbietern einzuholen. von über Euro bis Euro sind mindestens drei Angebote im Rahmen einer Angebotsbeiziehung einzuholen Beschränkte Ausschreibung von Euro bis maximal Euro bei Ausbaugewerken im Hochbau und bis Euro 1

2 bei allen übrigen Gewerken erfolgt die Vergabe aufgrund einer beschränkten Ausschreibung. Es sollen mindestens fünf Anbieter zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden (z.b. VOB / 8 / Teil A). Die Auftragsbegründung ist grundsätzlich aktenkundig zu machen Öffentliche Ausschreibung über Euro ist eine öffentliche Ausschreibung durchzuführen. 3.4 Vier-Augen-Prinzip Zur Sicherstellung des Vier-Augenprinzips wird bestimmt für a) freihändige Vergabe: Die Festlegung der Bietervorschlagsliste erfolgt durch den Sachbearbeiter sowie den Team- oder Fachbereichsleiter b) Beschränkte Ausschreibung: Die Festlegung der Bietervorschlagsliste erfolgt durch den Sachbearbeiter. Es ist hierzu das Rechnungsprüfungsamtes zu beteiligen. Der Fachbereichsleiter bzw. das Rechnungsprüfungsamt sind im Beteiligungsverfahren berechtigt, die Bewerbervorschlagslisten zu ergänzen oder abzuändern und im Rahmen des Vier-Augen- Prinzip insbesonders die Zulässigkeit der gewählten Vergabeart zu prüfen. 3.5 Sonderregelung für den Bauhof Die bedarfsorientierten Materialbeschaffungen des Bauhofes haben bei Unternehmen zu erfolgen, mit denen vorab eine Preisvereinbarung vereinbart wurde. Solche Materialbeschaffungen können maßnahmebezogen ohne Einzelbestellschein erfolgen. Bis zu einem vorab geschätzten Auftragswert in Höhe von ohne Umsatzsteuer kann eine Freihändige Vergabe durchgeführt werden. Bis zu einem vorab geschätzten Auftragswert in Höhe von ohne Umsatzsteuer kann eine Beschränkte Ausschreibung durchgeführt werden. Teilnahmewettbewerbe, Einholung von Angeboten, Beschränkte Ausschreibungen und Freihändige Vergaben nach Ziffer und können ohne öffentliche Aufforderung, sich um Teilnahme zu bewerben (Teilnahmewettbewerb), durchgeführt werden. Bei Beschränkten Ausschreibungen sind mindestens drei Angebote einzuholen Veröffentlichungspflicht Bei Beschränkten Ausschreibungen und Freihändigen Vergaben nach den Ziffern und sind nach der Zuschlagserteilung auf der Internetseite nach Maßgabe des o.a Erlasses zu veröffentlichen, sofern der Auftragswert des abgeschlossenen Vertrages für Bauaufträge, die im Wege der Beschränkten Ausschreibung vergeben werden, ,-- ohne Umsatzsteuer, im Übrigen für abgeschlossene Verträge den Wert in Höhe von ,-- ohne Umsatzsteuer übersteigt und Sicherheitsinteressen nicht tangiert werden. 4. Bekanntmachung der öffentlichen Ausschreibungen Öffentliche Ausschreibungen sind in geeigneter Form bekannt zu machen, so daß die Vorgaben der VOB / VOL gewährleistet sind (z.b. VOB / 17 / Teil A). Öffentl. Ausschreibungen sind bekanntzumachen im 3.6 Sonderregelung durch Vereinfachung des Vergaberechts zur Beschleunigung von Investitionen Submissionsanzeiger (Volltext), Verlag Hintze & Sachse GmbH, Emilienstr. 14 a, Hamburg Gemäß Erlass der Landesregierung vom (Az.: /02) gilt bis zum nachstehende Regelung: Vergaben nach Abschnitt 1 der Verdingungsordnung für Leistungen, Teil A (VOL/A) Bis zu einem vorab geschätzten Auftragswert in Höhe von ohne Umsatzsteuer kann wahlweise eine Freihändige Vergabe oder eine Beschränkte Ausschreibung durchgeführt werden Vergaben nach Abschnitt 1 der Vergabeund Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil A (VOB/A) Subreport (Volltext), Verlag Ewald Schawe, Buchheimer Str , Köln Sie sollen bekanntgemacht werden dem / im Bürgerbrief der Stadt Mechernich (Volltext) Tageszeitungen Rundschau und Stadtanzeiger- Verlag M. Dumont Schauberg (Kurztext), Köln, Fax-Nr / Ausschreibungen, die aufgrund der Betragshöhe nach den EG-Richtlinien durchzuführen sind, sind ferner dem Amt für öffentliche Veröffentlichun- 2

3 gen der EG, 2, Rue Mercier, L-2986 Luxemburg, zuzuleiten. 5. Bedarfsmeldungen Die Bedarfsanmeldungen sind durch den FB 5 den Vergabedienststellen so rechtzeitig zuzuleiten, daß Mittelanmeldung, Angebotseinholung und Auftragsvergabe rechtzeitig durchgeführt werden können. Die Bedarfs- und Massenermittlungen haben so sorgfältig zu erfolgen, daß Nachträge und Änderungen möglichst vermieden werden. 6. Vergabedienststellen, Zeichnungsbefugnis 6.1 Vergabedienststellen sind die im Haushaltsplan ausgewiesenen budgetbewirtschaftenden Fachbereiche. 6.2 Die Beschaffung von Hard- und Software erfolgt auf der Grundlage der Bedarfsanmeldungen der Fachbereiche zentral durch die EDV-Abteilung (Kompatibilitätsprüfung mit dem Netzwerk). 6.3 Die Rechnungslegung erfolgt getrennt nach den jeweiligen Haushalts- bzw. Kostenstellen. 6.4 Die Schulleitungen und die Büchereileitung sind in ihren Bereichen zur Erteilung von Aufträgen im Rahmen der Budgetierung bis zu einem Wert von Euro ermächtigt. Ausgenommen hiervon ist der allgemeine Verwaltungsbedarf, dessen Beschaffung zur Erzielung günstigerer Konditionen dem FB 5 (Büromaterialien) bzw. der Schulbuchbedarf, dessen Beschaffung dem FB 6 (zentrale Schulbuchbestellung) vorbehalten ist. 6.5 Die Hausmeister und Schulhausmeister sind befugt, Material für kleine Wartungs- und Unterhaltungsarbeiten gem. Ziffer in eigener Regie zu beschaffen. Der Umfang der kleineren Wartungs- und Unterhaltungsarbeiten richtet sich nach den einschlägigen Regelungen der Dienstanweisungen für Hausmeister der Stadtverwaltung sowie für Schulhausmeister der Stadt Mechernich in der jeweils geltenden Fassung. 6.6 Entscheidung über die Vergabe, Zeichnungsbefugnis Die Entscheidung über alle Vergaben richtet sich nach 15 der Hauptsatzung der Stadt Mechernich. Es wird folgende Zeichnungsbefugnis festgelegt Unbeschränkte Zeichnungsbefugnis Bürgermeister und / oder Erster Beigeordneter und / oder Kämmerer (2 Unterschriften) Beschränkte Zeichnungsbefugnis Schulsekretärinnen, HausmeisterInnen, MitarbeiterInnen im sozialpädagogischen Bereich (1 Unterschrift) Aufträge kleiner 1000 Euro. SachbearbeiterInnen bis zu FachbereichsleiterInnen, SchulleiterInnen, stellv. SchulleiterInnen, LeiterIn der Stadtbücherei (1 Unterschrift) Aufträge bis Euro. FachbereichsleiterInnen, TeamleiterInnen (1 Unterschrift) Aufträge größer Euro bis Euro. FachbereichsleiterInnen oder TeamleiterInnen mit Dezernent (2 Unterschriften) Aufträge größer Euro. 7. Öffnung der Angebote 7.1 Die Submission soll getrennt von der Sachbearbeitung durch einen Verhandlungsleiter und einen Schriftführer erfolgen. 7.2 Bei einer Angebotssumme des Billigstbietenden/ Wirtschaftlichsten von mehr als Euro, wird vom billigstbietenden und wirtschaftlichsten Angebot eine Sicherungskopie gefertigt. Diese Kopie wird in einem Umschlag verschlossen und versiegelt. Auf dem Umschlag sind vom Verhandlungsleiter und vom Schriftführer mit handschriftlich folgende Angaben zu vermerken und mit Unterschrift zu bestätigen: Maßnahmebezeichnung Namentliche Bezeichnung des Angebotes Datum und Uhrzeit des Submissionstermins und der Fertigung der Sicherungskopien 7.3 Nach Fertigung der Sicherungskopien werden im Abschluß an die Verhandlung alle zu den Angeboten gehörenden Unterlagen perforiert Die Sicherungskopien werden am Submissionstag vom maßnahmebetreuenden Fachbereich beim FB 5/ Finanzen abgegeben und dort in einem fortlaufend geführten Sicherungskopienverzeichnis 3

4 eingetragen und unter Verschluß fünf Jahre aufbewahrt, sofern nicht vor Ablauf dieser Frist die Prüfung der Schlussrechnung erfolgt ist. Zur Prüfung der Schlussrechnung erfolgt die Öffnung des Umschlages der Sicherungskopie durch den jeweiligen Prüfer. Nach der Prüfung wird die Sicherungskopie dem jeweiligen Vorgang beigefügt. 7.5 Maßnahmebetreuende Fachbereiche haben bei Unstimmigkeiten in der Angebotsabwicklung jederzeit die Möglichzeit, die Sicherungskopien zusammen mit einem Vertreter des Rechnungsprüfungsamtes zu öffnen und einzusehen. Hierüber ist eine schriftliche Niederschrift zu fertigen, aus der das Datum und die Uhrzeit der Öffnung sowie die Vor- und Familiennamen der beteiligten Mitarbeiter hervorgehen müssen. Nach Einsichtnahme sind die Sicherungskopien erneut zu verschließen und zu versiegeln. Die Öffnungsniederschrift ist der jeweiligen Sicherungskopie beizuheften. 8. Auswertung der Angebote Die Wertung der Angebote hat unter Beachtung des 25 VOB Teil A bzw. des 25 VOL Teil A zu erfolgen. Bei beschränkten und bei öffentlichen Ausschreibungen ist ein Preisspiegel anzufertigen. Soll nicht das niedrigste Angebot berücksichtigt werden, so ist in den Vergabeunterlagen eine schriftliche Begründung zu geben. 9. Form der Auftragserteilung 9.1 Aufträge sind unter Beachtung der VOB / VOL in der Regel schriftlich zu erteilen; das gilt auch für Nachtragsvereinbarungen. Sofern in begründetem Ausnahmefall (z.b. Heizölbestellung) eine mündliche oder fernmündliche Auftragserteilung erfolgt, ist der mündlich oder fernmündlich erteilte Auftrag unverzüglich schriftlich zu bestätigen. 9.2 Bei Kleinaufträgen bis Euro kann auf die Schriftform verzichtet werden. Für die Auftragserteilung bei einer Kostenanschlagssumme über Euro sind einheitliche Auftragsvordrucke zu verwenden, und zwar für alle Aufträge bis Euro und für allgemeine Beschaffungsaufträge (ausgenommen Bauaufträge) über Euro (z.b. Schuleinrichtungsgegenstände, PC, Heizöl usw.) fortlaufend numerierte Bestellscheine mit zwei Durchschriften (Muster 1). Das Original erhält der Auftragnehmer. Die Zweitschrift ist vorläufig zum Beschaffungsvorgang zu nehmen und später zusammen mit der Rechnung der Kassenanordnung beizufügen. Die Drittschrift ist nach lfd. Nummer geordnet bei den auftraggebenden Stellen zu sammeln und für die Dauer von 3 Jahren aufzubewahren. für Bauaufträge über Euro Auftragschreiben mit zwei Durchschriften (Muster 2). Das Orginal erhält der Auftragnehmer. Die Zweitschrift kann dem Auftragnehmer ggf. zum Zwecke der Auftragsbestätigung übersandt werden und ist später zusammen mit der Rechnung der Kassenanordnung beizufügen. Die Drittschrift verbleibt beim Vorgang. für Einzelaufträge eines Baurahmenauftrages (Muster 3) fortlaufend numerierte Abrufaufträge (Muster 4) mit zwei Durchschriften. Das Original ist vorläufig zum Beschaffungsvorgang zu nehmen und später zusammen mit der Rechnung der Kassenanordnung beizufügen. Die Zweitschrift verbleibt beim Vorgang. 10. Nachtragsvereinbarungen 10.1 Die Massen- und Mengensätze sowie der kalkulierte Arbeitsaufwand von Aufträgen sind laufend zu überprüfen. Bei einer Änderung der Massen- und Mengensätze bzw. des kalkulierten Arbeitsaufwandes sind Nachtragsvereinbarungenn zu erteilen, wenn gem. 2 VOB/B bzw. 2 VOL/B eine neue Preisvereinbarung zu treffen ist Zusatzaufträge sind zu erteilen, wenn Lieferungen / Leistungen erforderlich sind, die im Leistungsverzeichnis nicht oder nicht in ausreichendem Maße vorgegeben worden sind, notwendig werden Änderungsaufträge sind zu erteilen, wenn einzelne Lieferungen / Leistungen des erteilten Auftrages durch andere ersetzt werden sollen, und zwar ohne Übertragung zusätzlicher Leistungen Über Nachtragsvereinbarungen entscheidet die Stelle, die über den Erstauftrag entschieden hat. Sofern das neue Auftragsvolumen den in 16 der Hauptsatzung festgelegten Betrag überschreitet, ist ein entsprechender Vergabebeschluß des nach der Hauptsatzung zuständigen politischen Gremiums herbeizuführen. 4

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