Erfolg ist planbar. BusinessGUIDE - Controlling für den Mittelstand

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1 Erfolg ist planbar BusinessGUIDE - Controlling für den Mittelstand

2 Über Andreas Kijak Managementberatung Warum BusinessGUIDE? Wir sind eine dynamische Unternehmensberatung mit den Unternehmerische Erfolge sind NICHT Zufalls bedingt, sondern Schwerpunkten das Ergebnis nachhaltiger Umsetzung und der richtigen strategischen Ausrichtung. Strategie Unternehmenssteuerung Zukunftssicherung Unsere Kunden sind kleine und mittelständische Unternehmen. In diesem Segment herrschen ganz eigene Regeln. Im Zentrum unserer Beratung stehen keine langwierigen Analysen, sondern kurzfristige Lösungen aktuell bestehender Probleme in Harmonie mit Ihrer strategischen Ausrichtung. Die Ausnahmesituationen in Ihrem betrieblichen Ablauf sind unser Tagesgeschäft. In schwierigen Situationen bewahren wir die Ruhe und unterstützen Sie professionell und zielgerichtet. Ausgewählte Partner aus verschiedenen Fachrichtungen bieten Ihnen ein breit gefächertes und erprobtes Netzwerk. Doch was passiert wenn ein wichtiger Kunde die Geschäftsbeziehung beendet, sich der Markt unverhofft wandelt oder das eigene Wachstum zu schleichenden Problemen führt? Mit BusinessGUIDE können detaillierte Überblicke auf der Ebene von Leistungsbereichen und/oder Standorten ausgewertet werden. Oftmals reichen Auswertungen aus bestehenden internen Systemen nicht aus, da die Komplexität der Wirkzusammenhänge sehr individuell ist. ERFOLG IST PLANBAR! Mit unserem Controlling- und Reportingtool werden Leistungsbereiche für Sie erheblich transparenter dargestellt und somit ein erweitertes Handeln Ihrer Strategie ermöglicht. In Verbindung mit Benchmarks der Branche, erhalten Sie einen besseren Überblick über Ihre Leistungsfähigkeit, unabhängig von Ihrer eigenen Einschätzung oder Ihrer aktuellen Finanzlage. Aus den Ergebnissen der Analyse werden Maßnahmen abgeleitet bzw. mit Ihnen entwickelt, die mit Ihrer Umsetzung den langfristigen Unternehmenserfolg sichern oder Sie noch erfolgreicher machen. Über Kijak Managementberatung / Warum BusinessGUIDE 2

3 Eine Planung OHNE Maßnahmen verdient KEIN Geld Planung / Zielsetzung Maßnahmen Ist-Entwicklung Plan- / Ist- Abweichung Die Herauforderungen liegen in der fehlenden oder unzureichenden Umsetzung der geplanten Maßnahmen. Die Berater von Andreas Kijak & Partner unterstützten Sie dabei! Bereich Maßnahmen Verantw. Termin ok Zuzahlungen Dienstleistungsportfolio vor dem Hintergrund der Zuzahlungen neu strukturieren NN Kooperationen Kooperationen mit anderen Branchenunternehmen prüfen NN Finanzierung Gespräch mit Hausbank über Umfinanzierung NN II. Quartal Mietkostenquote zu hoch Anpassung räumliche Kapazitäten oder Umzug Untervermietung von Teilen Nachverhandlung Mietkonditionen Nebenkostenreduktion durch Anbieterwechsel NN NN NN NN NN... Unsere Beratung hat Ihren dauerhaften Erfolg im Fokus. Im Ergebnis erhalten Sie einen betriebswirtschaftlichen Kompass. Sie wissen, was bis wann zu tun ist und erzielen mit Ihrem Unternehmen eine bessere Rendite! Wie funktioniert Reporting durch Andreas Kijak Managementberatung? Ziele setzen Wir setzen mit Ihnen die kurzfristigen und langfristigen Ziele Ihres Unternehmens fest und planen damit die Unternehmensentwicklung Überprüfen: Ziele erreicht? Bei dem Controlling des Erreichten werden gleichzeitig die Gründe für Abweichungen aufgedeckt Maßnahmen planen Nur mit der Erarbeitung der Maßnahmen für die Zielerreichung wird die Planung rund. Mit der Umsetzung der Maßnahmen beginnt unsere eigentliche Arbeit. Ziele und Maßnahmen anpassen Zum Controlling gehört die unternehmerische Entwicklung immer wieder zu hinterfragen und ggf. anzupassen Finanzplanung im Soll-Ist Vergleich Der Finanzplan einer integrierten Planung beantwortet folgende Fragen: Wie ist die Auftragslage in den kommenden Monaten? Reicht der Umsatz um die Kosten zu begleichen? Welche Maßnahmen müssen ergriffen werden? Wie sieht das Ergebnis und die Liquidität am Ende des Jahres aus? Sind meine Preise ausreichend? Planung als Basis für Maßnahmenentwicklung 3

4 Leistungsspektrum BusinessGUIDE Controllingtool Definitionen Vorjahresdaten Planungsdaten Istdaten Vergleiche Auswertungen Angabe Planjahr Erfassung Personal Erfassung Personal Erfassung SuSa-Daten Soll-Ist Monat Cockpit Angabe Kostenstellen Personalsaison Personalsaison Angabe Summenkonten Erfassung SuSa- Konten Erfassung SuSa- Konten Funktionen Mitarbeiter Erfassung SuSa-Daten Erfassung SuSa-Daten Arbeitsbereiche Mitarbeiter Vorjahr nach Kostenstellen Vorjahr nach Monaten Planjahr nach Kostenstellen Planjahr nach Monaten Finanzplan Planbilanz Istjahr nach Kostenstellen Soll-Ist Kostenstelle Das Ganze ist mehr als die Summe der Teile Grafiken Istjahr nach Monaten Dauerschuldverhältnisse Tools zur Unternehmensplanung Umsatzplanung Wareneinsatzplanung Personalkostenplanung Gemeinkostenplanung Finanzplanung Szenariorechnungen Automatische Auswertungen Liquiditätsplanung Ergebnisplanung (Plan-GuV) Planbilanz Bilanzkennzahlen Kapitalflussrechnung Cash Flow Controlling-Cockpit Automatisch berechnet Umsatzsteuer Für das Controlling Bilanzanalyse Monatliche Istwerte Plan/Ist-Vergleiche auf Ebene des Gesamtunternehmens und von Leistungsbereichen Auswertungen auf BWA oder SuSa-Ebene Hochrechnungen Leistungsspektrum BusinessGUIDE 4

5 Integrierte Finanzplanung - ein MUSS Integrierte Finanzplanung Umsatz- / Absatzplan Produktionsplan Personalplan Sonst. Pläne des Aufwandsbereichs Investitionsplan / Abschreibungen Zinsplanung Steuerplanung Debitorentage / Lagerdauer Kreditorentage Plan GuV... Erträge / Aufwendungen Plan Bilanz Aktiva / Passiva Vermögen / Schulden Cash Flow Planung die Komplexität der Wirkzusammenhänge macht eine Planungshilfe, mit BusinessGUIDE, unumgänglich durch die Abstimmung zwischen GuV, Bilanz und Finanzplanung wird eine Planung erst rund die Planung von Zinsen, Steuern und Investitionen werden dabei in Nebenrechnungen erstellt für das schnelle Planungsergebnis ist die Planung auf Basis der Quotienten des Vorjahres möglich. Die Saisonkurven werden hierbei automatisch berücksichtigt Integrierte Finanzplanung Ausschüttungspolitik Einnahmen / Ausgaben Über- / Unterdeckung Tilgungsplan 5

6 Planung und Controlling auf Ebene der Leistungsbereiche Konto 2010 IST-Daten Bezeichnung Summenkonto Aufwendungsart Kostenstellenzuordnung (in %-Verteilung) (auswählen!) Handel Bereich I Handel Bereich II Handel Bereich IIII Vertrieb Fremdpordukte GESAMT Handel Bereich I Handel Bereich II Handel Bereich IIII Verwaltung PLAN in % PLAN in % PLAN in % PLAN in % PLAN in % Umsatzerlöse 100% ,0% ,0% ,0% ,0% 0 - Mat./Wareneinkauf ,4% ,0% ,0% ,0% 0 - DB I = Rohertrag ,6% ,0% ,0% ,0% 0 - So. betr. Erlöse ,6% ,5% ,8% 799 0,6% #DIV/0! Betrieblicher Rohertrag ,2% ,4% ,8% ,6% #DIV/0! Personalkosten ,3% ,7% # ,9% ,0% #DIV/0! DB II ,9% ,7% ,9% ,4% #DIV/0! Forderungsverluste Zinsen kurzfristig ,4% ,4% ,2% 395 0,3% #DIV/0! 2010 IST-Daten Zinsen langfristig ,5% ,4% ,6% ,1% #DIV/0! Raumkosten ,8% ,2% ,0% ,5% #DIV/0! Betriebl. Steuern ,1% ,1% ,1% Sonstige betriebliche 186 0,1% Aufwendungen #DIV/0! 600 0,2% 600 0,2% # 90 0,2% Versich./Beiträge ,4% ,4% ,4% Porto 814 0,6% ,3% 850 0,3% # 128 0,2% Kfz-Kosten ,1% ,8% Telefon ,4% ,6% # 225 0,4% ,8% ,4% #DIV/0! Telefax und Internetkosten Werbe-/Reisekosten ,1% ,1% ,0% Bürobedarf ,6% ,4% ,5% # 225 0,4% Kosten Warenabgabe ,4% ,5% ,3% Gebühren ,0% ,1% 216 0,1% # 32 0,1% Kosten Software 600 0,2% 600 0,2% # 90 0,2% Abschreibungen ,8% ,5% ,0% ,3% Zeitschriften, Bücher #DIV/0! 40 0,0% 40 0,0% # 6 0,0% Reparatur/Instandh ,2% ,2% ,2% Rechts- und Beratungskosten 351 0,3% ,1% 350 0,1% # 53 0,1% Wartung Buchführungskosten Abschluss- und Prüfungskosten Leasing ,9% ,8% Mieten für Einrichtungen beweglicher WG 150 0,0% 143 0,1% # 23 0,0% Mietgebühren Gebühren Abrechnung ,1% ,1% # 570 1,1% Sonstige Kosten ,2% ,6% ,0% Aufwand Abraum-/Abfallbeseitigung ,0% ,2% 650 0,2% # 98 0,2% Nebenkosten des Geldverkehrs 850 0,3% 850 0,3% # 128 0,2% Summe Kostenblock ,1% ,9% ,4% ,0% #DIV/0! Gebühren II DB III = Betriebsergebnis ,8% ,8% ,5% ,5% #DIV/0! Betriebsbedarf 850 0,3% 765 0,3% # 128 0,2% Kostenumlage (Belast.) ,2% ,5% # ,6% Werkzeuge # und Kleingeräte -12,1% # Kostenumlage (Entlast.) ,2% 0 - # 0 - # 0 - # #DIV/0! Verwaltung 0 frei Mietgebühren kreditorisch 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0 frei Sonstige Kosten kreditorisch 80,0% 15,0% 4,5% 0,5% 0,0% 100,0% Sonstige betriebliche Aufwendungen Sonstige Kosten kreditorisch 80,0% 15,0% 4,5% 0,5% 0,0% 100,0% Porto Sonstige Kosten kreditorisch 80,0% 15,0% 4,5% 0,5% 0,0% 100,0% Telefon Sonstige Kosten kreditorisch 80,0% 15,0% 4,5% 0,5% 0,0% 100,0% Telefax und Internetkosten Sonstige Kosten kreditorisch 80,0% 15,0% 4,5% 0,5% 0,0% 100,0% Bürobedarf Sonstige Kosten kreditorisch 80,0% 15,0% 4,5% 0,5% 0,0% 100,0% mip-gebühren Sonstige Kosten kreditorisch 100,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 100,0% Kosten Sanivision Sonstige Kosten kreditorisch 100,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 100,0% Zeitschriften, Bücher Sonstige Kosten kreditorisch 100,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 100,0% Rechts- und Beratungskosten Sonstige Kosten kreditorisch 100,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 100,0% Buchführungskosten Sonstige Kosten kreditorisch 100,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 100,0% Abschluss- und Prüfungskosten Sonstige Kosten kreditorisch 100,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 100,0% DB IIIa = Betriebsergebnis nach Uml ,8% ,3% ,2% ,6% 0 - Verteilung der KST Kontrolle Verteilschlüssel Bildung von Verteilschlüsseln auf SuSa-Ebene sofern gewünscht Basis der Umsatzsteuerberechnung ist die detaillierte Trennung nach kreditorischen und nicht kreditorischen Aufwendungen Darstellung der Leistungsbereiche Darstellung der Rentabilität bis zum DB IIIa nach Umlage der Verwaltungskosten Einblendung der SuSa-Ebene für jede BWA-Position möglich GESAMT Handel Bereich I Handel Bereich II PLAN in % PLAN in % PLAN in % Planung und Controlling für die Leistungsbereiche 6

7 Controlling-Cockpit für den schnellen Überblick Controlling-Cockpit Umsatz Wareneinkauf Kostenblock Ergebnis 50 % 50 % 50 % 50 % 25 % 75 % 25 % 75 % 25 % 75 % 25 % 75 % 0% 100 % 0% 100 % 0% 100 % 0% 100 % 2010 Jan. Feb. Mrz. Apr. Mai. Jun. Trend Jul. Aug. Sep. Okt. Nov. Dez Betriebswirtschaftliche Kennzahlen IST Plan Plan Plan Plan Plan Plan Plan Plan Plan Plan Plan HR Umsatz in gelieferte nicht berechnete Leistungen in Gesamtleistung in Wareneinsatz in Wareneinsatzquote in % 32,5% 42,7% 43,8% 46,7% 35,5% 38,2% 39,7% 45,3% 40,5% 41,8% 39,7% 42,9% 40,8% DB I Rohertrag in Personalkosten in Personalkosten in % 39,2% 28,1% 28,0% 27,3% 33,1% 22,9% 22,6% 23,4% 24,2% 23,2% 31,7% 23,8% 27,0% 2010 Jan. Feb. Mrz. Apr. Mai. Jun. Tendenz Jul. Aug. Sep. Okt. Nov. Dez Kennzahlen Cash-Management IST Plan Plan Plan Plan Plan Plan Plan Plan Plan Plan Plan HR OP Werte Debitoren in OP Werte Kreditoren in Tilgungsleistungen in Neufnahme in Investitionen in Privatentnahmen in Über-/Unterdeckung in Liquireserve in Umsatzentwicklung Gesamt Entwicklung Personal- und übriger Kostenblock Liquiditätsentwicklung. Standard Gesamtunternehmen Darstellung der betriebswirtschaftlichen Eckdaten Darstellung der finanzwirtschaftlichen Eckwerte Individuelle Kennzahlen durch Ersetzung der Plan durch Ist- Zahlen ist die Hochrechnung auf das Gesamtjahr ablesbar Standard Leistungsbereiche Umsatzentwicklung Entwicklung DB III Grafiken für die Leistungsbereiche Standard Grafiken Umsatzentwicklung Entwicklung der Kosten Stand Liquidität und Vorausschau auf Planbasis Grafiken für die Leistungsbereiche Controlling-Cockpit Tausende Jan. Febr. März April Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov Plan 2010 Ist 2009 Dez. Tausende Jan. Ist Febr. März April Mai Juni Plan Plan Plan Plan Plan Personalkosten Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Plan Plan Plan Plan Plan übriger Kostenblock Dez. Plan Tausende Ergebnis Saldo 7

8 Abgestuftes Controlling auf Ebene BWA-Positionen oder SuSa Vorjahresvergleich Monat 1 Vergleich 2010 KST Handel Bereich I Bitte auswählen! Bitte auswählen! Bitte auswählen! Januar Januar-Januar Januar-Januar VORJAHR in % BWA in % Abw. in VORJAHR in % BWA in % Abw. in Abw. in % Umsatzerlöse 100% ,0% ,0% ,0% ,0% ,1% Mat./Wareneinkauf ,8% ,8% ,8% ,8% ,1% DB I = Rohertrag ,2% ,2% ,2% ,2% ,4% So. betr. Erlöse ,8% ,0% ,8% ,0% ,5% Betrieblicher Rohertrag ,0% ,2% ,0% ,2% ,0% Personalkosten ,1% ,9% ,1% ,9% ,4% DB II ,9% ,3% ,9% ,3% ,3% Forderungsverluste ,0% ,0% 13 - Zinsen kurzfristig 24 0,0% 85 0,0% ,0% 85 0,0% ,0% Zinsen langfristig ,6% ,7% ,6% ,7% ,7% Raumkosten ,0% ,6% ,0% ,6% ,0% Betriebl. Steuern Versich./Beiträge ,8% ,2% ,8% ,2% ,6% Kfz-Kosten ,4% ,1% ,4% ,1% ,9% Werbe-/Reisekosten 962 0,3% ,4% ,3% ,4% ,0% Kosten Warenabgabe ,7% ,5% ,7% ,5% ,9% Abschreibungen ,3% ,9% ,3% ,9% ,0% Reparatur/Instandh ,1% ,2% ,1% ,2% ,6% Wartung Leasing ,1% ,5% ,1% ,5% 0 - Mietgebühren Sonstige Kosten ,2% ,5% ,2% ,5% ,5% Standard Gesamtunternehmen Controlling auf Ebene des Gesamtunternehmens und auf die der Leistungsbereiche das Aufblenden der SuSa-Ebene ist auch hier für alle BWA-Positionen möglich Detaillierung nur da, wo es sinnvoll erscheint Vergleich zum Plan oder zum Vorjahr auf SuSa-Ebene Abgestuftes Controlling Summe Kostenblock ,7% ,6% ,7% Januar 22,6% ,9% Januar-Januar Januar-Januar DB III = Betriebsergebnis ,8% ,7% ,8% PLAN in % BWA 34,7% in % Abw. in 754,1% PLAN in % BWA in % Abw. in Abw. in % Neutraler Ertrag ,1% Zeitschriften, Bücher ,2% ,1% 0,0% ,2% 0,1% ,8% 480 0,2% 95 0,0% ,2% Neutraler Aufwand 200 0,1% Rechts- und Beratungskosten 350 0,1% ,2% ,3% 519 0,2% ,6% ,7% ,1% ,7% ,5% Buchführungskosten ,4% 806 0,3% ,8% Neutrales Ergebnis ,0% ,4% Abschluss- und Prüfungskosten ,0% ,4% ,5% Steuern Eink.u.Ertr Mieten für Einrichtungen beweglicher WG ,1% ,1% ,4% ,8% ,5% Gebühren ,1% ,6% ,1% 172 0,1% ,4% Ergebnis ,8% ,2% Aufwand Abraum-/Abfallbeseitigung ,8% ,2% 31,2% 508 0,2% ,3% 600 0,2% 925 0,4% ,2% Nebenkosten des Geldverkehrs 850 0,3% 296 0,1% ,3% 296 0,1% ,2% Gebühren II Betriebsbedarf 765 0,3% ,5% ,3% ,5% ,1% Werkzeuge und Kleingeräte ,0% ,0% Gebühren ebay 10 0,0% ,0% ,0% Gebühren III frei frei frei frei Sonstige Kosten ,5% ,9% ,6% ,7% ,1% 8

9 Detaillierte Finanzplanung und Controlling - in TEUR - Jan 10 Mai 10 Jun 10 Jul 10 Aug 10 Sep 10 Okt 10 Nov 10 Dez (+) Mittelzufluss, (-) Mittelabfluss IST PLAN PLAN PLAN PLAN PLAN PLAN PLAN PLAN Ergebnis nach Steuern /- Afa/Zuschreibung /- nicht cash-wirksames a.o. Ergebnis /- Rückstellungen /- unterjährige Rückstellungen /- SoPo mit Rücklageanteil Vorläufiger operativer Gewinn /- Vorräte /- Forderungen LuL /- Sonstige Forderungen /- Forderungen Vorsteuer /- Forderungen KK-Zinsen 0 +/- Sonstiges Umlaufvermögen 0 +/- Aktive RAP 0 0 +/- Verbindlichkeiten aus LuL /- Sonstige Verbindlichkeiten /- Verbindlichkeiten Umsatzsteuer /- Verbindlichkeiten KK-Zinsen 0 +/- Passive RAP 0 Saldo Working Capital Operativer Cash-Flow /- Investitionen Cash-Flow vor Finanzierung /- Darlehen /- Neuaufnahme Cash-Flow vor Eigentümerebene /- Einlagen/Entnahmen (inkl. Ges.darl.) = Überdeckung/Unterdeckung Kontokorrent Inanspruchnahme KK-Linie XYZ Bank KK-Linie übrige Banken KK-Linie Gesamt Liquiditätsreserve/Liquiditätsbedarf KK-Linie Gesamt Detaillierte Finanzplanung die Entwicklung der finanziellen Mittel wird im Detail berechnet (die nebenstehende Abbildung ist das Substrat) die Zahlungsziele der Debitoren und Kreditoren werden berücksichtigt die Umsatzsteuer wird berechnet durch fortschreitende Ersetzung des Plans durch die Ist-Zahlen erhalten Sie eine genaue Hochrechnung auf Planbasis eine übersichtliche Bilanzplanung bzw. Hochrechnung ergänzt das Tool Detaillierte Finanzplanung und Controlling Jan 10 Feb 10 Mrz 10 Apr 10 Mai 10 Jun 10 Jul 10 Aug 10 Sep 10 Okt 10 Nov 10 Dez 10 KK-Linie Gesamt KK-Linie XYZ Bank Kontokorrent Inanspruchnahme 9

10 Herr Andreas Kijak Geschäftsführer Diplom Betriebswirt Andreas Kijak Managementberatung GmbH Breider Straße Köln/Rösrath Tel.: ( ) Fax: ( ) Kontaktdaten info@kijak-mb.de www: kijak-managementberatung.de 10