Version 6 Die nächste Generation Employee Self Service

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1 Version 6 Die nächste Generation Employee Self Service

2 WebRoster integriert und vereinfacht unternehmensweite Workflows zwischen HR, Personaleinsatzplanung, Management und Mitarbeitern. Verschiedene Workflows werden dem Benutzer über ein einfach zu bedienendes, modernes und intuitives Web Interface angeboten. Offene Schnittstellen ermöglichen die Integration von WebRoster mit beliebigen Fremdsystemen. Manager, Supervisoren und Teamleiter erhalten Zugang zu Funktionalitäten, die es ihnen ermöglichen, die Planung ihrer Abteilungen und Teams auf einfachste Weise zu administrieren. Von klein bis gross WebRoster ist eine praxiserprobte Lösung für Firmen und Arbeitsgruppen, flexibel skalierbar und ausgelegt für eine Nutzung mit mehreren tausend Mitarbeitern. WebRoster basiert auf akzeptierten Industriestandards und kann auf einfachste Weise in bestehende IT-Landschaften integriert werden. Interessante Fakten Weltweit bearbeiten über Anwender täglich ihre Einsatzplanung mit WebRoster verarbeitete Schichttauschanfragen, davon effektiv durchgeführte Schicht tausche seit 2007 sprechen für sich! Bei 15 Minuten manuellem Aufwand für Mitarbeiter und Planer für einen herkömmlichen Schichttausch entspricht dies mindestens eingesparten Arbeitsstunden. 2

3 Die 6 flexiblen Basismodule Dashboard Einsatzpläne werden auf eine transparente und klar verständliche Weise im Intranet oder Internet publiziert. Zusätzliche Informationen aus Drittsystemen können zusammen mit Schichtdienstinformationen angezeigt werden. Das Dashboard visualisiert alle relevanten Informationen auf einem Bildschirm und gibt dem Mitarbeiter einen raschen Überblick inklusive Kontensalden, Messageboard und Einsatzplan. Verlässliche aktuelle Informationen jederzeit auf Abruf verfügbar Alle relevanten Daten transparent auf einen Blick Über Web von überall her Zugriff Kein administrativer Aufwand Wunschdiensterfassung Der frühzeitige Einbezug von Mitarbeiterwünschen, bekannten Abwesenheiten und Verfügbarkeiten führt zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und zu robusten und belastbaren Einsatzplänen. Das vereinfacht das Tagesgeschäft für Planer und bezieht den Mitarbeiter in die Gestaltung der Schichtplanung mit ein. Die Präferenzen der Mitarbeiter können als Profil oder «Lifestyle» hinterlegt werden, was die wiederkehrende Eingabe erleichtert oder unnötig macht. Flexible Workflows in WebRoster ermöglichen einen auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittenen Prozess. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Reduktion des administrativen Aufwandes durch frühzeitigen und papierlosen Einbezug der Mitarbeiter in die Planung Bessere Planungsqualität durch zeitnahe Information über Verfügbarkeiten Mehr Struktur im Planungsprozess Diensttausch Regelbasierter autonomer Diensttausch zwischen Mitar beitern entlastet die Planungsabteilung nach Publikation des Einsatzplans massiv. Eine beliebige Anzahl von einfachen und komplexen Diensttauschanfragen können vom System ohne Eingriff durch den Planer bei gleichbleibender Planqualität verarbeitet werden. Optionen wie Diensttausch zum Ausgleich von Über-/Unterbesetzung, mehrtägige Anfragen, Anfragen an mehrere Mitarbeiter, Dienst-/Freitagstausch, Diensttausch mit Gegenvorschlag etc. sind im Modul enthalten. Alle Transaktionen werden protokolliert und können vom Mitarbeiter und Planer eingesehen werden. Massive Entlastung der Planer Automatisierte Verarbeitung und damit verlässliches und zeitnahes Feedback Validierung der Anfragen durch hinterlegte Regelwerke Verbesserung der Planqualität 3

4 Messaging Sämtliche Workflow-Ereignisse in WebRoster werden in Form von strukturierten Nachrichten behandelt und können auf einfache Weise mit Fremdsystemen ausgetauscht und eingesehen werden. Zusätzlich ermöglicht das Messaging-Modul Planern, Managern, Supervisoren, Teamleadern und Mitarbeitern den Austausch von Textnachrichten komplementär zu -Systemen oder wenn für die betreffenden Mitarbeitergruppen nicht verfügbar ist. Notwendige und kritische Infos sowie sensible Daten werden im geschützten Rahmen ausgetauscht und stehen rechtzeitig zur Verfügung Informationen schnell verfügbar, auch ohne Outlook Mitarbeiter wird proaktiv über Planänderung informiert Orientierung zu Änderungen durch z. B. SMS und s Zeit- und Leistungserfassung Die Integration von der Planung und Zeit-/Leistungserfassung nutzt Synergiepotentiale und eröffnet neue Möglichkeiten beim Abgleich von Planung und Zeiterfassung. Integrierte flexible Workflows erleichtern den Genehmigungsprozess durch Vorgesetzte über ein einheitliches Genehmigungsmodul sowie das Feedback an die entsprechenden Mitarbeiter. Der Mitarbeiter hat alle Funktionen über ein Portal im Zugriff: Einsatzplan, Erfassung von Arbeitszeit/ Leistungszeit/Spesen. Delegation von Erfassung und Korrektur von Zeit und Leistung an Mitarbeiter reduziert den administrativen Aufwand für die Planer In Verbindung mit Zeiterfassungsterminals und Zutrittskontrollen einsetzbar Integriert mit Schichtplanung oder unabhängig als reine Zeit-/Leistungserfassung einsetzbar Reporting Über ein integriertes Reporting-Modul können Mitarbeitern und Managern zusätzliche Reports zur Verfügung gestellt werden, welche auch Informationen aus Drittsystemen beinhalten können. Reports können mit verfügbaren Standardwerkzeugen auch durch Kunden erstellt werden. Zusätzlich können die meisten in WebRoster visualisierten Informationen nach Excel exportiert oder als PDF-Report dargestellt werden. Export der Daten nach Excel möglich Weiterverwendung bestehender Daten ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand Reports kundenspezifisch erweiterbar Dokumentiertes Datenmodell für Reporting mit bestehender Reportinginfrastruktur bzw. Übernahme von Daten in bestehende Data- Warehouse-Infrastruktur 4

5 Abwesenheitsmanagement Die 5 flexiblen Zusatzmodule Strukturierte Abwesenheits- und Freizeitanfragen über einen einheitlichen Kanal vereinfachen den Genehmigungsprozess für Mitarbeiter, Planer und Manager in erheblichem Masse. Das System ermöglicht die Anfrage von Kurzabwesenheiten innerhalb eines Tages, von tageweisen sowie von mehrtägigen Abwesenheiten. Die integrierte Regelprüfung (z. B. Prüfung von Zeitkontenwerten) ermöglicht ein direktes Feedback bereits zum Zeitpunkt der Erfassung und verhindert damit bereits bei der Erfassung durch den Mitarbeiter unzulässige Anfragen. Strukturierte Abwesenheits- und Freizeitanfragen entlasten Planer erheblich Möglichkeit, Anfragen regelbasiert automatisiert zu beantworten Protokollierung aller Transaktionen stellt Transparenz und Fairness sicher WebRoster Mobile WebRoster ist als mobile Applikation für iphone, ipad und Android verfügbar und ermöglicht den mobilen Zugriff auf Einsatzpläne via Smartphones und Pads. Die meisten Funktionen aus WebRoster-Modulen sind in der Mobile Version verfügbar. Mitarbeiter oder Teams im Ausseneinsatz können so problemlos in die Planungsstruktur eingebunden werden. Online-Zugriff von überall Kostenfreie Application Notification anstelle von SMS für zeitnahe Information an Mitarbeiter Kurvenbasierter Diensttausch Diensttausch auf Basis von Bedarfskurven eröffnet ein komplett neues Feld von kurz- und mittelfristiger Optimierung des Einsatzplans. Tauschvorschläge werden nur angeboten, wenn diese die Planungsqualität also die Abdeckung der Bedarfskurve verbessern. Die entsprechenden Funktionen und Algorithmen sind als Erweiterungen zu Diensttausch und Tauschbörse verfügbar. Ermöglicht erweiterte Optimierung des Einsatzplans nach Publikation Erhalt der vollen Diensttauschfunktionalität für den Mitarbeiter Permanente Optimierung des Einsatzplans bei jedem Tausch 5

6 Urlaubsplanung Die jährliche Urlaubsplanung kann in erheblichem Masse vereinfacht werden, wenn Mitarbeiter ihre Urlaubspräferenzen und -optionen über WebRoster erfassen. Eine konfigurierbare Regelprüfung erlaubt eine Validierung der Urlaubswünsche bereits zum Eingabezeitpunkt. Für eine automatische Urlaubsplanung auf Basis von unternehmensspezifischen Regeln stehen entsprechende Algorithmen zur Verfügung. Die Publikation des genehmigten Urlaubs via WebRoster vereinfacht die Kommunikation zwischen HR, Planung und Mitarbeitern. Papierlose Erfassung von Urlaubspräferenzen reduziert den administrativen Aufwand massiv Export von Präferenzen zu Drittsystemen möglich Aktueller Stand der Urlaubspräferenzeingabe jederzeit einsehbar Protokollierung aller Transaktionen stellt Transparenz und Fairness sicher Tauschbörse (ab 2014) Die Tauschbörse stellt eine funktionale Erweiterung des Diensttauschmoduls dar. Tauschanfragen werden nicht mehr online bearbeitet und an eine Anzahl Kollegen verschickt, sondern werden an ein elektronisches schwarzes Brett übergeben. Hintergrundprozesse verarbeiten die Informationen kontinuierlich und reichen die Anfragen an geeignete Mitarbeiter weiter. Flexible Workflows und dynamische Regelwerke entlasten Mitarbeiter und Planer. Lösungsorientierter Ansatz bei Diensttausch und der Optimierung des persönlichen Einsatzplans Erhöhte Flexibilität für Planer durch die Möglichkeit, neue oder unterbesetzte Schichten anzubieten Personalisierte Präferenzen Logische transparente Erweiterung des Diensttauschmoduls 6

7 Die 5 Vorteile der neuen Web Roster 6 Features auf einen Blick: Veränderungsprozesse werden in den Bereichen Arbeitszeitgestaltung, Personalplanung, Zeit- und Leistungsdatenerfassung durch uns weiterentwickelt und optimiert. Massive Entlastung der Planer Gesteigerte Fairness durch Einhaltung unternehmensweiter Diensttauschregeln Mehr Transparenz im Planungsprozess Verbessertes Planungsergebnis Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit Technische Eckdaten WebRoster ist eine moderne webbasierte Lösung, aufbauend auf einer flexiblen und hochskalierbaren Architektur. J2EE-kompatible Architektur Unterstützung von Tomcat 6/7, Websphere und Weblogic. Weitere Systeme auf Anfrage Datenbankunterstützung ab Oracle 10gR2 und MS SQL Server 2008 R2 Unterstützung aller gängigen Browser (ab Internet Explorer 8, Mozilla Firefox 4, Google Chrome 8 und Safari 5) Integration in bestehende Single-Sign-On- Infrastruktur möglich Nutzung im Intranet und Internet möglich 7

8 Nehmen Sie doch einfach Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns darauf! Axedo Solutions AG Grabenstrasse 3 CH-8952 Schlieren T +41 (0) F +41 (0) info@axedo.com