Dienstvereinbarung Teleworking

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1 Bearbeitender Bereich: Organisationsberatung I/3 (1) Az.: Veröffentlichung im Intranet am: Termin für die Überprüfung der Aktualität: Rechtsgrundlage: Verteiler: Deutsche Rentenversicherung Braunschweig-Hannover Die Geschäftsführung Dienstvereinbarung Teleworking zwischen der Geschäftsführung der Deutschen Rentenversicherung Braunschweig-Hannover und dem Gesamtpersonalrat der Deutschen Rentenversicherung Braunschweig-Hannover Seite 1 von 11

2 Inhaltsverzeichnis 1. Präambel Geltungsbereich Regelungsgegenstand Definition Teleworking Ausschließliches Teleworking Alternierendes Teleworking Mobile Telearbeit Teilnahmevoraussetzungen Status Rechte der Personalvertretung Arbeitszeit Krankheit, Urlaub oder sonstige Arbeitsfreistellung Kontakt zum Betrieb Sachmittel, Kosten Hard- und Software, Büromöbel Onlineverbindung Privater Telefonanschluss Aktentransport Datenschutz Aktentransport Bearbeitung Aufbewahrung Mithören Rückgabe Zugangskontrolle Aktenvernichtung Beendigung und Unterbrechung der außerbetrieblichen Arbeit sowie beruflicher Aufstieg Inkrafttreten Anpassung / Kündigung Anlage Seite 2 von 11

3 1. Präambel Geschäftsführung und Gesamtpersonalrat sind sich darüber einig, dass auch außerhalb der Diensträume der Deutschen Rentenversicherung Braunschweig-Hannover Arbeitsleistungen (Teleworking) im Rahmen von Dienst- / Beschäftigungsverhältnissen erbracht werden können. Beschäftigte mit außerbetrieblichen Arbeitsplätzen dürfen wegen dieser Tätigkeit weder benachteiligt noch bevorzugt werden und sind auf der Grundlage ihrer Fachkenntnisse in Maßnahmen der Fortbildung und des beruflichen Aufstiegs mit einzubeziehen. Ziel von Teleworking ist unter anderem, durch die zeitliche und räumliche Flexibilisierung der Arbeitsorganisation den beteiligten Mitarbeitern eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu ermöglichen, durch mehr Selbstverantwortung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Gestaltung und Durchführung der Arbeit eine höhere Arbeitszufriedenheit zu erreichen, eine erhöhte Attraktivität des Unternehmens für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schaffen, durch den Wegfall von Fahrten zum betrieblichen Arbeitsplatz einen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten. 2. Geltungsbereich Persönlich: für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Deutschen Rentenversicherung Braunschweig-Hannover Räumlich: für alle Dienststellen der Deutschen Rentenversicherung Braunschweig-Hannover 3. Regelungsgegenstand Diese Dienstvereinbarung legt die Rahmenbedingungen für die Errichtung und den Betrieb von Teleworkingarbeitsplätzen fest. 4. Definition Teleworking Teleworking wird für den Geschäftsbereich der Deutschen Rentenversicherung Braunschweig-Hannover als Erledigung übertragener Arbeitsaufgaben an einer dezentralen Arbeitsstätte definiert. Seite 3 von 11

4 Teleworking im Sinne dieser Dienstvereinbarung ist: 4.1 Ausschließliches Teleworking Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter werden ausschließlich im eigenen Wohnbereich oder an einem anderen durch den Arbeitgeber / Dienstherrn bestimmten Ort tätig und verfügen in der Regel über keinen Arbeitsplatz im Betrieb des Arbeitgebers / Dienstherrn. 4.2 Alternierendes Teleworking Die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter ist nur zeitweise im Betrieb und daneben an einem Teleworkingarbeitsplatz im eigenen Wohnbereich oder an einem anderen durch den Arbeitgeber / Dienstherrn bestimmten Ort tätig. 4.3 Mobile Telearbeit Die Aufgabenerledigung wird an verschiedenen Orten geleistet (z.b. Betriebsprüfer, Einzugsstellenprüfer). (Für erforderliche Vor- / Nacharbeiten können bezüglich des Arbeitsortes die Ziffern 4.1 und 4.2 in Betracht kommen) 5. Teilnahmevoraussetzungen Die Teilnahme am Teleworking ist für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter freiwillig (ggf. Ausnahme: Betriebs- / Einzugsstellenprüfdienst) und unterliegt folgenden Voraussetzungen: Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter, deren Arbeitsaufgabe ohne Beeinträchtigung des Betriebsablaufs und des Kontaktes zum Betrieb eine (zeitweilige) Abwesenheit vom betrieblichen Arbeitsplatz zulässt und deren individuelle häusliche Arbeitsumgebung für die Einrichtung einer außerbetrieblichen Teleworkingarbeitsstätte geeignet ist, können sich für die Teilnahme am Teleworking bereit erklären. Die organisatorische Einbindung erfolgt fachbereichs- und funktionsabhängig. Aufgabenspektrum und Arbeitsmenge richten sich nach der jeweiligen Funktion und der vereinbarten Arbeitszeit / Wochenstundenzahl. Im Sinne einer ergebnisorientierten Mitarbeiterführung beschränkt sich die fachliche Dienstaufsicht auf die Ergebniskontrolle. Die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter muss die erforderliche persönliche und fachliche Qualifikation für die Wahrnehmung ihrer / seiner Aufgaben im Rahmen eines Teleworkingarbeitsplatzes besitzen. Soweit erforderlich können Qualifizierungsmaßnahmen, z.b. im Bereich Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz, Datenschutz, Informationssicherheit, Zeitmanagement vereinbart werden. Teleworking sollte bei der Erstbewilligung einen Zeitraum von drei Jahren nicht überschreiten. Die Bewilligung erfolgt im Einvernehmen mit der Fachabteilung. Seite 4 von 11

5 Die Teilnehmer am Teleworking erhalten eine schriftliche Zusatzvereinbarung durch die Abt. I/2 (Personalverwaltung). Wenn auf Grund technischer Probleme die Aufgabenerledigung nicht am außerbetrieblichen Arbeitsplatz erfolgen kann, ist unverzüglich die Abteilung I/3 (1) (Fachbereich Organisation) zu informieren. Der Vorrang der Aufgabenerledigung kann dazu führen, dass vorübergehend der Verzicht auf die Anwesenheitspflicht im Dienstgebäude aufgehoben wird; die Entscheidung hierüber trifft die Abteilung I/2 (Personalverwaltung) in Abstimmung mit der Abteilung I/3 (1) (Fachbereich Organisation) und dem Gesamtpersonalrat. Die nach dieser Vereinbarung beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verpflichten sich, Beauftragten der Deutschen Rentenversicherung Braunschweig- Hannover oder sonstigen rechtlich befugten Personen bei berechtigtem Interesse (insbesondere Wartung, Wahrnehmung von Aufgaben im Rahmen der Arbeitssicherheit und des Arbeitsschutzes) nach vorheriger Ankündigung Zutritt zum Teleworkingarbeitsplatz zu gewähren. Das Zutrittsrecht ist auch sicherzustellen, wenn der Teleworker nicht Hauptmieter / Eigentümer der Immobilie ist. Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ( 69 SGB IV) sind zu wahren. Betriebskosten für den häuslichen Arbeitsplatz (z.b. Kosten für Heizung, Elektroenergie, anteilige Mietkosten) werden nicht übernommen. Soweit ein betrieblicher Arbeitsplatz nicht zur Verfügung gestellt werden kann wird eine Aufwandspauschale in Höhe von EURO 75,- monatlich gezahlt. Die Deutsche Rentenversicherung Braunschweig-Hannover kann in Abstimmung mit der Personalvertretung die Teilnahme am Teleworking anregen. 6. Status Der Arbeitnehmerstatus von Angestellten bzw. das Dienstverhältnis von Beamten und der entsprechenden arbeitsrechtlichen Regelungen (Arbeitsverträge nach TVöD der TgDRV bzw. dienstrechtliche Regelungen für Beamte) mit einem außerbetrieblichen Arbeitsplatz bleiben unverändert bzw. gelten sinngemäß weiter. Dies gilt auch für einzelvertragliche Regelungen. Zur Wahrung tarifvertraglicher und sonstiger Rechte erfolgt Teleworking bei Angestellten nicht unterhalb der Grenze für sozialversicherungspflichtige Beschäftigungen. 7. Rechte der Personalvertretung Die zuständige Personalvertretung bleibt im Rahmen ihrer personalvertretungsrechtlichen Aufgaben in vollem Umfang zuständig. Die zuständige Personalvertretung ist auf Wunsch über die in Teleworking befindlichen Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter zu informieren. Seite 5 von 11

6 8. Arbeitszeit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit außerbetrieblichem Arbeitsplatz können ihre Arbeitszeit in Anlehnung an die betriebliche Arbeitszeit flexibel gestalten. Eine Erfassung / Dokumentation der Arbeitszeit erfolgt jedoch nicht. Auch bei Teleworking gelten die gesetzlichen, tarifvertraglichen und betrieblichen Regelungen mit Ausnahme der Arbeitszeiterfassung / Dokumentation sinngemäß. Die Verteilung der Arbeitszeit auf den Telearbeitsplatz und den betrieblichen Arbeitsplatz erfolgt bei alternierender Telearbeit in Abstimmung zwischen der Fachabteilung und den Beschäftigten unter Berücksichtigung betrieblicher Erfordernisse und persönlicher Interessen. Der Teleworker ist verpflichtet, am häuslichen Arbeitsplatz in einem individuell mit dem Arbeitsbereich zu vereinbarenden Zeitraum für dienstliche (Telefon-) Kontakte mit der Dienststelle zur Verfügung zu stehen (Präsenzzeit). Nachtarbeiten (von 20:00 Uhr bis 06:00 Uhr) und Arbeit an Samstagen, Sonntagen, Feiertagen und Vorfesttagen (24. und 31. Dezember jeden Jahres) ist auf außerbetrieblichen Arbeitsplätzen untersagt. Im Rahmen der persönlichen Arbeitszeitplanung besteht kein Anspruch auf Zuschläge zu der Vergütung / Besoldung bei Verschiebung der individuellen Arbeitszeiten in zuschlagspflichtige Zeiten. Bei angeordneter Mehrarbeit finden die tarifvertraglichen und betrieblichen Regelungen Anwendung. 9. Krankheit, Urlaub oder sonstige Arbeitsfreistellung Auf Grund dieser Dienstvereinbarung ergeben sich hierzu keine Änderungen hinsichtlich der Meldung von Krankheit, der Inanspruchnahme von Urlaub oder von sonstiger Arbeitsfreistellung. 10. Kontakt zum Betrieb Zur Sicherung qualitativ hochwertiger Arbeit bei ausschließlicher bzw. mobiler Telearbeit ist das persönliche Gespräch mit Vorgesetzten und Kolleginnen / Kollegen erforderlich. Es finden daher regelmäßig mindestens einmal monatlich Dienstbesprechungen im Betrieb zum fachlichen und persönlichen Erfahrungsaustausch statt. Die Teilnahmemöglichkeit an betrieblichen Veranstaltungen, insbesondere an Betriebs- und Abteilungsversammlungen, besteht uneingeschränkt. Seite 6 von 11

7 11.1 Hard- und Software, Büromöbel 11. Sachmittel, Kosten Die für den außerbetrieblichen Arbeitsplatz erforderlichen Sachmittel (Hard- und Software, Büromöbel) werden von der Deutschen Rentenversicherung Braunschweig-Hannover kostenfrei zur Verfügung gestellt, eingerichtet und gewartet. Die Sachmittelausstattung entspricht der eines vergleichbaren Arbeitsplatzes in den Dienststellen. Eigene geeignete Möbel können genutzt werden. Soweit der Teleworker eigene Sachmittel verwendet, hat er deren jederzeitige Nutzbarkeit in der Arbeitszeit sicherzustellen. Ausfälle von eigenen Sachmitteln führen nur dann zur Anrechnung der Arbeitszeit, wenn dies auch bei Stellung durch die Deutsche Rentenversicherung Braunschweig-Hannover der Fall wäre. Die gesetzlichen Regelungen für Arbeitssicherheit und Ergonomie sind anzuwenden. Die Koordination der Einrichtung von Teleworkingarbeitsplätzen obliegt Abt. I/3 (1) (Fachbereich Organisation). Die zur Verfügung gestellten Sachmittel verbleiben im Eigentum der Deutschen Rentenversicherung Braunschweig-Hannover, die einen jederzeitigen Herausgabeanspruch besitzt. Für den Fall einer Pfändung und für den Fall der Ausübung des Vermieterpfandrechts sind alle der Deutschen Rentenversicherung Braunschweig- Hannover gehörenden Sachmittel der Gegenseite zu bezeichnen. Der Deutschen Rentenversicherung Braunschweig-Hannover ist unverzüglich Mitteilung zu machen Onlineverbindung Die Onlineverbindung ist nur für die Dauer der Aufgabenerledigung am System zu halten. Bei längeren Arbeitspausen ist die Verbindung zu unterbrechen Privater Telefonanschluss Durch die Nutzung einer Softwarelösung (Alcatel 4980) können die dienstlichen Gespräche mit dem privaten Telefon über die Telefonanlage der Deutschen Rentenversicherung Braunschweig-Hannover geführt werden. Gebühren für den Teleworker entstehen hierbei nicht Aktentransport Ein evtl. erforderlicher Aktentransport erfolgt grundsätzlich durch den Teleworker selbst. Der Transport kann durch andere Mitarbeiter erfolgen. Ein Anspruch auf den Aktentransport durch die Deutsche Rentenversicherung Braunschweig-Hannover besteht nicht. Die Abt. I/1 (2) (Betriebsverwaltung) stellt für den Transport geeignete verschließbare Behältnisse zur Verfügung. Beim Transport durch andere Mitarbeiter wird die Regelung zum Aktentransport durch die Abt. I/2 (Personalverwaltung) mit dem betreffenden Mitarbeiter vereinbart. Die Erklärung zum Datenschutz - Transport - (s. Anlage 1) ist Bestandteil dieser Dienstvereinbarung; sie gilt auch bei dem Aktentransport durch den Teleworker. Seite 7 von 11

8 Der mit dem Transport durch andere Mitarbeiter verbundene Aufwand im Rahmen einer geringfügigen Nebenbeschäftigung bzw. im Rahmen von Nebentätigkeit wird mit einer steuerpflichtigen Pauschale entsprechend der folgenden Darstellung vergütet: Transporthäufigkeit mtl. Aufwandsentschädigung 2x pro Woche EURO 50,00 3x pro Woche EURO 60,00 4x pro Woche EURO 70,00 5x pro Woche EURO 75,00 Eine schriftliche Erklärung des Transporteurs bezüglich der Transporthäufigkeit ist erforderlich. Eine Aufwandsentschädigung wird grundsätzlich nicht gezahlt, wenn der Ehegatte oder eine im gemeinsamen Haushalt lebende Person bei der Deutschen Rentenversicherung Braunschweig-Hannover beschäftigt ist oder eine verwandte oder verschwägerte Person bei der Deutschen Rentenversicherung Braunschweig-Hannover beschäftigt ist und in der Nähe des Teleworkers wohnt. Ausnahmen werden in Absprache mit dem Gesamtpersonalrat geregelt. Die Kontrolle der Transportvereinbarung erfolgt durch den Dienstvorgesetzten, z. B. durch den Servicecenter-Leiter (kann die Aufgabe delegieren). Bei Unregelmäßigkeiten hat eine schriftliche Mitteilung, z.b. durch den Servicecenter-Leiter, an die Abt. I/3 (1) (Fachbereich Organisation) zu erfolgen. Die Zahlung der Aufwandspauschale entfällt, wenn der Transport > 1 Kalendermonat nicht ausgeführt wird (diese Regelung vermeidet Verwaltungsaufwand bei kurzfristigen Arbeits- / Dienstunfähigkeits- / Urlaubszeiten). Der Grund des fehlenden Transports ist unerheblich; er kann in der Person des Teleworkers wie auch des Transporteurs begründet sein. 12. Datenschutz Auch am Teleworkingarbeitsplatz werden Belange des Datenschutzes und der Informationssicherheit im Rahmen der gesetzlichen und betrieblichen Regelungen gewahrt. Im Sinne von 78a SGB X sind für Aktentransport, Bearbeitung und Aufbewahrung folgende Maßnahmen zu treffen: 12.1 Aktentransport Beim Transport von Akten ist höchste Sorgfalt und Sicherheit zu gewährleisten. Die Akten sind in verschlossenen Behältnissen auf direktem Wege an ihren Bestimmungsort zu befördern (keine Liegezeiten im unbeaufsichtigten Fahrzeug). Der Zugriff durch andere Personen ist auszuschließen. Seite 8 von 11

9 12.2 Bearbeitung Bei der Bearbeitung ist die Einsichtnahme durch Dritte in die Akten oder über PC in die Versicherungskonten oder Anwendungen zu verhindern Aufbewahrung Außerhalb der Bearbeitung ist das anvertraute Aktenmaterial unter Verschluss zu halten. Das gilt auch für Arbeitspausen, wenn kein Arbeitszimmer zu Verfügung steht bzw. Dritte während der Arbeitspausen Einsicht nehmen könnten. Für Unbefugte ist die Möglichkeit zur Einsicht auszuschließen Mithören Das Mithören dienstlicher Telefonate durch Dritte ist auszuschließen Rückgabe Vor Beginn eines Urlaubs oder bei Eintritt von Arbeits- bzw. Dienstunfähigkeit sind sämtliche Akten unverzüglich in Absprache mit dem zuständigen Bereich zurückzugeben bzw. ist der Rücktransport zu veranlassen Zugangskontrolle Der Zugang zum PC und - soweit möglich - den Anwendungen ist jeweils mit Passwort zu sichern Aktenvernichtung Zu vernichtende Unterlagen, Fehldrucke und Datenträger sind zur Vernichtung in die Hauptverwaltung bzw. den Sitz Braunschweig bzw. Auskunfts- und Beratungsstelle oder Ärztliche Untersuchungsstelle zu geben. Zur Prüfung, ob bei Teleworking das Sozialgeheimnis im häuslichen Bereich in gleicher Weise gewahrt wird wie in den Dienstgebäuden der Deutschen Rentenversicherung Braunschweig-Hannover, haben nach vorheriger Ankündigung der Datenschutzbeauftragte und / oder ein von ihm Beauftragter sowie die Aufsichtsbehörde der Deutschen Rentenversicherung Braunschweig-Hannover das Recht, Besichtigungen und Prüfungen vorzunehmen. Hierfür ist während der Dienstzeit der Deutschen Rentenversicherung Braunschweig-Hannover ein Zugangsrecht zum Teleworkingarbeitsplatz zu gewähren. Die zur Verfügung gestellten Arbeits- und Kommunikationsmittel werden von den jeweiligen Beschäftigten nur für ihre Arbeitsaufgaben genutzt. Jegliche Nutzung durch Dritte ist auszuschließen. Eigene Software darf nicht verwendet werden. Seite 9 von 11

10 13. Beendigung und Unterbrechung der außerbetrieblichen Arbeit sowie beruflicher Aufstieg Sowohl die Deutsche Rentenversicherung Braunschweig-Hannover als auch der Teleworker haben das Recht, im Fall von ausschließlichem bzw. alternierendem Teleworking durch einseitige Erklärung den Verzicht auf die Anwesenheit im Dienstgebäude zu widerrufen. Die Erklärung ist mit einer Frist von 14 Tagen zum Quartalsende auszusprechen. Sie kann bei Vorliegen eines wichtigen Grundes auch ohne Einhaltung einer Frist erfolgen. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn dem Kündigenden unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalles und unter Abwägung der Interessen beider Vertragsteile die Fortsetzung des Teleworkingarbeitsverhältnisses bis zum Ablauf der Kündigungsfrist oder bis zu der vereinbarten Beendigung des Teleworkingarbeitsverhältnisses nicht zugemutet werden kann. Einvernehmliche Absprachen bleiben davon unberührt. Wechselt der Teleworker auf einen anderen Arbeitsplatz, der Teleworking nicht mehr zulässt, verliert die Zusatzvereinbarung am Arbeitstag des Wechsels ihre Gültigkeit. 14. Inkrafttreten Diese Dienstvereinbarung tritt am in Kraft und hebt die vorherigen Dienstvereinbarungen der LVA Hannover und LVA Braunschweig auf. 15. Anpassung / Kündigung Bei Änderung der Rahmenbedingungen wird die Dienstvereinbarung auch in Einzelelementen in Abstimmung zwischen den Vertragsparteien angepasst. Diese Dienstvereinbarung kann unter Einhaltung einer Frist von drei Monaten zum Schluss eines Kalenderjahres gekündigt werden. Die Regelungen sind bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung weiter anzuwenden (Nachwirkung), sofern die Arbeitsform Teleworking nicht vollständig beendet wird. Laatzen, Für die Geschäftsführung gez. Dr. Manfred Benkler Für den Gesamtpersonalrat gez. Rudolf Klussmann Seite 10 von 11

11 Anlage 1 Abt. I/2 Laatzen,... E r k l ä r u n g - Transport - zum Datenschutz im Rahmen außerbetrieblicher Arbeitsstätten Im Rahmen außerbetrieblicher Arbeitsstätten sind beim Transport von Akten, einschließlich zu vernichtender Unterlagen / Fehldrucke und Datenträger für in Teleworking tätige Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter der Deutschen Rentenversicherung Braunschweig-Hannover folgende Maßnahmen im Sinne von 78a SGB X zu treffen: Beim Transport ist höchste Sorgfalt und Sicherheit zu gewährleisten. Der Zugriff durch andere Personen ist auszuschließen. Die Unterlagen / Datenträger sind auf direktem Wege an ihren Bestimmungsort zu befördern (keine Liegezeiten im unbeaufsichtigten Fahrzeug). Von den o. a. Sicherungsmaßnahmen habe ich Kenntnis genommen und versichere deren Beachtung. Laatzen,... Unterschrift Seite 11 von 11