Unter dem Register Datei können Sie bei Optionen viele Standardeinstellung für Word definieren, die das tagtägliche Arbeiten erleichtern.

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1 Datei, Optionen Unter dem Register Datei können Sie bei Optionen viele Standardeinstellung für Word definieren, die das tagtägliche Arbeiten erleichtern. Hier sind unsere Empfehlungen mit den jeweiligen Anpassungen auf Ihre Firma. Sichern kann man die gesamten Office Einstellungen mit dem kostenlosen Microsoft Tool Windows Easy Transfer (im Zubehör unter Systemprogramme). Für Windows XP muss dieses erst installiert werden, bei Vista und Windows 7 ist dies im Betriebssystem bereits erhalten. Sie sollten diese Einstellungen bei einem leeren neuen Dokument vornehmen, wenn es für alle zukünftigen neuen Dokumente gelten soll. Manche Einstellungen können auch separat für ein einzelnes geöffnetes Dokument gesetzt werden. Dies sieht man jeweils an der Auswahlmöglichkeit. Wenn möglich können diese in die Gruppenrichtlinien integriert werden bzw. mit dem Office Customization Tool eingestellt werden. Zum Beispiel beim Benutzernamen werden diese normalerweise vom Active Directory direkt in die Gruppenrichtlinie übernommen. Dies wird nach Wunsch von Ihrem Informatikverantwortlichen realisiert. Das Register Datei wird auch der Backstage-Bereich genannt. Da hier alles zu den Dateien gesteuert wird. Weitere Details ersehen Sie im Dokument: Schnelleinstiegskarte_Office_Backstage_2010.pdf 1 / 14

2 immer wenn man ein rot unterstrichenes Wort zum Wörterbuch hinzufügt, wird es in der Datei, welche unter Benutzerwörterbücher angegeben ist, gespeichert. 2 / 14

3 Auch wenn die Sprache Deutsch (Schweiz) eingestellt ist, wird für die Autokorrektur die Deutsch (Deutschland) Datei verwendet. Störende Einträge wie z.b. mfg = Mit freundlichen Grüßen (mit dem ß) kann man suchen und Löschen --- oder wil = will sonst kann man nicht den Ort Wil normal schreiben. Die AutoKorrektur-Einträge werden in ACL Dateien gespeichert. Diese gab es schon unter Office Der Pfad für die ACL Dateien ist: Windows XP LW:\Dokumente und Einstellungen\%user%\Anwendungsdaten\Microsoft\Office Windows Vista / Windows 7 LW:\Users\%user%\AppData\Roaming\Microsoft\Office Wenn man viele AutoKorrektur Einträge erfasst und diese anderen Usern zur Verfügung stellen will oder auf einen neuen PC wechselt, dann kann man diese Datei speichern und neu übertragen. Somit gehen dann die Einträge nicht verloren. 3 / 14

4 Jedoch die Option Geraden Anführungszeichen durch typografische muss deaktiviert werden, sofern man mit dem dezimalen Tabulator arbeiten möchte. Nur bei Einstellung Deutsch (Deutschland) in der Systemsteuerung ist ein korrektes Arbeiten mit aktivierter Option möglich. Deshalb generell deaktivieren. Manche User vor allem im Buchhaltungsbereich stört die Option "Bindestriche (--) durch Geviertstrich ( ). Das kann man natürlich dann deaktivieren. 4 / 14

5 Falls noch viel Dokumente mit Anderen im Office Format ausgetauscht werden muss, sollte man bei Dateien in diesem Format speichern. Dadurch können aber nicht alle Funktion von Office 2010 vollumfänglich angewandt werden. Damit Office 2003 Benutzer die neuen Dateiformate problemlos bearbeiten können, gibt es das Kompatibilitätspack Microsoft Office Compatibility Pack für Dateiformate von Word, Excel und PowerPoint 2010 welches unter obigen Link heruntergeladen werden kann. Mit diesem kostenlosen Programm von Microsoft können auch User mit älteren Microsoft Versionen, Ihre neuen Dokumente problemlos lesen und bearbeiten. Selbstverständlich sind die neuen Funktionen nicht nutzbar oder es kann zu Darstellungsdifferenzen kommen. 5 / 14

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7 Feldschattierung immer einschalten, damit die Dokumentvorlagen mit Formularfeldern einfach ausgefüllt werden können. Bzw. dass Sie immer erkennen, wann in Dokumenten Felder verwendet werden, die eventuell nicht automatisch aktualisiert werden sollen. (Ctrl+Shift+F9 = für Feldfunktion umwandeln zu normalem Text) 7 / 14

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9 Speicherort für Dateien Ursprüngliche Pfade Die Originalpfade der normal.dotx (wird bei Nichtexistenz automatisch angelegt) und der Building Blocks.dotx (generell für Schnellbausteinverwaltung), wobei die normal.dotx bzw. normal.dotm zu bevorzugen ist. Windows XP: Normal.dotx(m) LW:\Dokumente und Einstellungen\%user%\Anwendungsdaten\Microsoft\Templates Building Blocks.dotx LW:\Dokumente und Einstellungen\%user%\Anwendungsdaten\Microsoft\Document Building Blocks\1031 Windows Vista: Normal.dotx(m) LW:\Users\%user%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates Building Blocks.dotx LW:\Users\%user%\AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks\1031 Windows 7: Normal.dotx(m) LW:\Users\%user%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates Building Blocks.dotx LW:\Users\%user%\AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks\1031 Speicherort für die vorinstallierten Templates C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1031 Die Nummer ist immer sprachabhängig 1031 = Deutsch 1033 = Englisch US 9 / 14

10 Schnellzugriffleiste Die Schnellzugriffleiste kann auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Diese aktuellen Einstellungen sind derzeit aktiviert und können falls Sie mal verloren gegangen sind wieder importiert werden. Unter Z:\Verwaltung\Sekretariat\IT-Dokumentation sind die Standardeinstellungen gespeichert. Zum Herunterladen und Importieren, falls mal etwas verstellt wurde. 10 / 14

11 Hintergrundinfo -- Speicherpfad der officeui-dateien Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\Username\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Office Windows Vista: C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Office Windows 7: C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Office Die Dateien sind gemäss der Anwendung bezeichnet (in 2007 hiessen diese noch qat-dateien) Word.officeUI Excel.officeUI PowerPoint.officeUI Outlook unterscheidet zwischen verschiedenen Dateien olkexplorer.officeui olkmailitem.officeui olkmailread.officeui olktaskitem.officeui olkapptitem.officeui generell Outlook für s, die geschrieben werden für s, die gelesen werden für Aufgabeneinträge für Kalendereinträge Würde die officeui-datei gelöscht werden, wird der Microsoft Word Urzustand der Schnellzugriffsleiste wiederhergestellt. Sobald eine Änderung gemacht wird, wird die Datei automatisch wieder angelegt. 11 / 14

12 Unter Sicherheitscenter - Einstellungen für das Sicherheitscenter finden Sie bei Datenschutzoptionen 12 / 14

13 Statuszeile Die Statuszeile kann auch individuell angepasst werden Wobei dies sehr abhängig von dem Tätigkeitsfeld des Users ist. Wichtige sind die hervorgehobenen. 13 / 14

14 NORMAL.DOTM In der Normal.dotm (dotm weil mit Makros ansonsten dotx) werden nicht nur die Makros, Formatvorlagen, sondern auch gewisse Standardformatierungen gespeichert, wie Standardzeichen (Arial 11), Standardabsatz und Standardseitenlayout, sowie Standardsprache Deutsch(Schweiz). Ferner ist über Ansicht, das Lineal noch zu aktivieren. Schnellbausteine der NORMAL.DOTM von generell noch zu definieren AdressLayout Für die Adressübergabe von Outlook (Adressbuch) Adressfelder Für die Serienbriefe, Seriendruckfelder mit Wenn-Dann-Bedingungen Logo Logo Grafik von Arbeitsgruppenvorlagen Vorlagen Allgemein Noch keine definiert Serienbriefe Noch keine definiert Vorlagen Noch keine definiert Etiketten: Noch keine definiert 14 / 14