Internetbasierte Kontaktverwaltung für Marketing und Vertrieb. Kurz-Anleitung. akwiso, alle Rechte vorbehalten Seite 1 von 20

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2 akwiso - Internetbasierte Kontaktverwaltung für Marketing und Vertrieb akwiso wurde in einer mehr als zweijährigen Entwicklungszeit von einer Gruppe von Vertriebs- und Marktingexperten realisiert. Ziel war es, ein benutzerfreundliches, effektives und leistungsfähiges Kontaktverwaltungs-Tool für die Bereiche Marketing und Vertrieb zu entwickeln. Dabei lag es nahe, als Plattform das Internet zu wählen und die Lösung nicht als installierbare Lizenzlösung, sondern als internetbasierten Online-Dienst anzubieten, der je nach Bedarf gemietet werden kann. Schwerpunkte des Einsatzes von akwiso sind Vertriebssteuerung Abwicklung und Kontrolle von Marketing-Kampagnen Nachbearbeitung von Messekontakten Darüber hinaus nutzen Call Center und Marketing-Dienstleister akwiso als Basis-Plattform für ihre Kunden. Die vorliegende Kurzanleitung bietet Ihnen einen Überblick über die Funktionen von akwiso und unterstützt Sie dabei, die wichtigsten Aufgaben in akwiso durchzuführen. Inhaltsverzeichnis: akwiso - Einführung... 3 akwiso - Anmelden und Hauptmenü... 5 Adressen anlegen... 7 Adressen suchen/ändern... 9 Der Wiedervorlagekalender...13 Der Aktionsplan...15 Sonstige Funktionen...18 Weiterführende Hilfe...20 akwiso, alle Rechte vorbehalten Seite 2 von 20

3 akwiso - Einführung Um mit akwiso arbeiten zu können, benötigen Sie Zugangsdaten, die Sie über die folgenden Wege erhalten 1. Sie beantragen einen 14-tägigen Test-Account 2. Sie abonnieren akwiso für einen Mindestzeitraum von drei Monaten 3. Sie werden von einem akwiso-abonnenten als Mitbenutzer für akwiso angelegt. (In diesem Fall erhalten Sie die Benutzerdaten vom akwiso-abonnenten) So gelangen Sie zu Ihren Zugangsdaten: Test-Account auf der akwiso-webseite beantragen. akwiso abonnieren. Als akwiso-mitbenutzer angelegt werden akwiso, alle Rechte vorbehalten Seite 3 von 20

5 akwiso - Anmelden und Hauptmenü Der Zugang zu akwiso erfolgt über ein verschlüsseltes (128-bit SSL) Anmeldeformular. Geben Sie bitte dort Ihre Zugangsdaten ein. Sie gelangen zum Hauptmenü von akwiso, dem Ausgangspunkt für alle Ihre Tätigkeiten. Das akwiso Hauptmenü akwiso, alle Rechte vorbehalten Seite 5 von 20

6 Sie können im Hauptmenü Adressen anlegen Adressen suchen und in einer Ergebnisliste anzeigen Mitbenutzer verwalten Darüber hinaus finden Sie im Hauptmenü Ihren Wiedervorlagekalender und Ihren Aktionsplan. Unten im Hauptmenü finden Sie zwei Eingabefehler "Callcenter" und "Lettershop", die nur eine Bedeutung haben, wenn Sie die entsprechenden Branchenversionen einsetzen. akwiso, alle Rechte vorbehalten Seite 6 von 20

7 Adressen anlegen Um neue Kontakte in akwiso einzugeben, klicken Sie bitte auf den Menüpunkt "Adressen anlegen". Es öffnet sich das folgende Fenster. Geben Sie die Daten in die entsprechenden Felder ein. Wenn Sie mit der Maus über die Feldbeschriftungen fahren, erhalten Sie kurze Hilfetexte. In der unteren Hälfte des Eingabeformulars haben Sie dann die Möglichkeit, einen Bericht zur Kontaktperson zu erstellen und kontinuierlich weiterzuführen. (vgl. nachfolgende Abbildung) Wenn Sie auf den Link "Text einfügen" am oberen Rand des Eingabefeldes klicken, werden automatisch Ihr Name und das aktuelle Datum eingefügt. Zum Abschluss der Eingabe legen Sie dann noch einen Termin für die Wiedervorlage fest. Der von Ihnen eingegebene Wiedervorlagetermin wird automatisch im Wiedervorlagekalender rot markiert. akwiso, alle Rechte vorbehalten Seite 7 von 20

8 Wenn Sie auf den Termin klicken, zeigt Ihnen akwiso automatisch die für diesen Tag auf Wiedervorlage gelegten Kontakte an. Weitere Informationen zum Wiedervorlagekalender finden Sie auf Seite 12. Selbstverständlich können Sie den Datensatz jederzeit ändern bzw. mit neuen Informationen erweitern. Bitte achten Sie bei der Eingabe darauf, das Feld Status auf "aktiv" zu setzen, damit der Datensatz angezeigt wird. Das Feld dient Ihnen dazu, Datensätze vor dem Export in eine Excel-Datei von einer Selektion auszuschließen. In diesem Fall setzen Sie den Datensatz dann auf "inaktiv". Im Feld "Bericht" können Sie alle mit dem Datensatz verbundenen Berichte, Gesprächsnotizen oder Hintergrundinformationen eingeben. Aus Gründen der Übersichtlichkeit sollten Sie den jeweils aktuellsten Status eines Datensatzes im Feld "Bemerkung zu Status" eingeben. Sie müssen damit nicht den gesamten Bericht herunterscrollen, was insbesondere bei einem umfassenden Bericht Zeit spart. akwiso, alle Rechte vorbehalten Seite 8 von 20

9 Adressen suchen/ändern Um Adressen aus der akwiso Kontaktdatenbank zu selektieren, klicken Sie bitte auf den Link "Adressen suchen/ändern" im Hauptmenü. Es öffnet sich das nachfolgende Fenster. Entsprechend Ihrer Selektionsmerkmale erstellt akwiso eine Suchtrefferliste. Wenn Sie das Feld "Ausgabe" ganz unten auf "html" belassen, erscheint die Liste auf dem Bildschirm, wechseln sie auf "csv", wird die Suchtrefferliste im csv-format exportiert und kann in andere Datenbankprogramme importiert werden. akwiso, alle Rechte vorbehalten Seite 9 von 20

10 Um sich rasch eine Detailinformation (z.b. Postanschrift, -adresse, etc.) zu einem Datenbank- Eintrag anzeigen zu lassen, bewegen Sie einfach die Maus über den Eintrag "Details" in der entsprechenden Zeile. Die Details werden in einem Vorschaufenster angezeigt, ohne dass Sie den Eintrag selbst öffnen müssen. Um einen Eintrag zu bearbeiten, klicken Sie auf das entsprechende "Bearbeiten"-Feld. akwiso, alle Rechte vorbehalten Seite 10 von 20

11 Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, können Sie die Bearbeitung speichern, zum nächsten oder vorherigen Datensatz springen oder zurück zur Auswahlliste gehen. Im Bearbeitungs-Modus können Sie darüber hinaus einen Filter bearbeiten. Die Filter werden vorab eingestellt und bieten Ihnen die Möglichkeit, kennzahlenübergreifend Kontaktdaten zu selektieren, z.b. nach ihrer Herkunft, ihrer Zugehörigkeit zu einzelnen Vertriebsbüros, oder für eine Versandaktion. Die Filter werden beim Abonnieren von akwiso nach Ihren Wünschen vorgegeben. akwiso, alle Rechte vorbehalten Seite 11 von 20

12 Darüber hinaus zeigt Ihnen die Suchtrefferliste an, wann Sie den Kontakt auf Wiedervorlage gelegt haben. In der Regel erfolgte dies erstmals beim Anlegen des Kontakts (vgl. Seite 7). Eine Einführung in die Funktionsweise des Wiedervorlagekalenders erhalten Sie im nächsten Kapitel. Die Spalte "Mail ist für Sie nur von Bedeutung wenn Sie die Branchenlösung "Call Center" oder "Lettershop" einsetzen. akwiso, alle Rechte vorbehalten Seite 12 von 20

13 Der Wiedervorlagekalender Bei jedem Zugriff auf akwiso wird im Hauptmenü automatisch der aktuelle Wiedervorlagekalender angezeigt. Die rot gekennzeichneten Daten zeigen Termine an, an denen Sie Kontakte auf Wiedervorlage gelegt haben. Dies kann geschehen sein: 1.) Bei der ersten Anlage des Kontakts in der Kontaktverwaltung 2.) Bei der Bearbeitung des Kontakts zu einem späteren Zeitpunkt akwiso, alle Rechte vorbehalten Seite 13 von 20

14 Jede Veränderung wird automatisch in den Wiedervorlagekalender aufgenommen. Der Kalender zeigt dabei stets die Zeitperiode zwischen dem ältesten Wiedervorlagetermin und dem Wiedervorlagetermin, der am weitesten in der Zukunft liegt an. Durch einen Klick auf den rot markierten Termin gelangen Sie wiederum zurück auf die Auswahlliste der für diesen Tag auf Wiedervorlage gelegten Kontaktdaten. akwiso, alle Rechte vorbehalten Seite 14 von 20

15 Der Aktionsplan Der Aktionsplan bietet Ihnen anhand von Kennzahlen einen Überblick über den Bearbeitungsstatus eines jeden Kontakts in Ihrer Kontaktdatenbank. Die Kennzahlenliste finden Sie im Hauptmenü von akwiso. Die Kennzahlen werden von akwiso vorgegeben und decken den gesamten Lebenszyklus eines Kontakts von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Auftragsabgabe bzw. Absage ab. Über die Rubrik "Adressen suchen/ändern können Sie jedem Kontakt eine Kennzahl vergeben bzw. die bestehende Kennzahl dem aktuellen Status anpassen. akwiso, alle Rechte vorbehalten Seite 15 von 20

16 Darüber hinaus bietet Ihnen der Aktionsplan ein wichtiges Instrument zur Analyse und zum Controlling Ihrer Vertriebsaktivitäten. Sie können nämlich anhand der Kennzahlveränderungen die Art und Dauer der Bearbeitung eines Kontakts überprüfen. Gehen Sie dazu wie folgt vor. 1. Wählen Sie im Hauptmenü die Rubrik "Adressen suchen/ändern" 2. Wählen Sie als Selektionskriterium "Kennzahlwechsel" (vgl. nächste Abbildung) akwiso, alle Rechte vorbehalten Seite 16 von 20

17 akwiso listet Ihnen nun die Kontaktdaten auf, bei denen sich in der von Ihnen gewählten Zeitperiode Änderungen ergeben haben, d.h. die bearbeitet wurden. Umgekehrt listet Ihnen akwiso z.b. bei der Auswahl "Kennzahlwechsel > 30 Tage" die Kontakte auf, die seit mehr als einem Monat nicht mehr bearbeitet wurden, oder bei denen sich nichts getan hat. Sie erhalten so einen wichtigen Überblick über die Veränderungen in Ihren Kontakten und die Arbeit Ihres Vertriebsteams. akwiso, alle Rechte vorbehalten Seite 17 von 20

18 Sonstige Funktionen Mitbenutzer verwalten Im Hauptmenü finden Sie die Rubrik "Mitbenutzer verwalten". Als akwiso-abonnent haben Sie hier die Möglichkeit, weitere Mitbenutzer anzulegen. Die Anzahl hängt vom gebuchten akwiso-abonnement ab. Gehen Sie dabei bitte wie folgt vor. 1. Legen Sie die Mitbenutzer mit Namen und Passwort an (Bitte achten Sie darauf, jedem Benutzer ein anderes Passwort zu geben) 2. Senden Sie die eingegebenen Zugangsdaten an die Mitbenutzer. 3. Bitten Sie die Mitbenutzer, sich mit den übermittelten Zugangsdaten einzuloggen und ihr Passwort zu ändern, um ein höchst mögliches Maß an Datensicherheit zu gewährleisten. Importieren von Daten Um Ihnen das Importieren größerer Datenmengen zu erleichtern und Ihnen größtmögliche Datenintegrität zu ermöglichen, bieten wir Ihnen für eine geringe Service-Gebühr einen Einlese-Service an. Gehen Sie dazu wie folgt vor. 1.) Klicken Sie auf die Rubrik "Datenimport" in der Kopfzeile 2.) Laden Sie sich die Datenstruktur-Vorlage von der Seite 3.) Importieren Sie Daten, die Sie in akwiso einlesen möchten, in die Datenstruktur-Vorlage (Leerfelder sind möglich) 4.) Verpacken und verschlüsseln Sie die Date mit WinZip (folgen Sie der Beschreibung auf der Seite) 5.) Versenden Sie die Datei an die dort angegebene -adresse. Drucken von Kontaktdatensätzen Zum Drucken von Kontaktdatensätzen verwenden Sie die Druckfunktion Ihres Internet-Browsers. akwiso, alle Rechte vorbehalten Seite 18 von 20

20 Weiterführende Hilfe Sollten Sie Fragen zu akwiso haben, die nicht in der Anleitung beschrieben sind, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team Support-Hotline Hinweis: Alle in diesem Dokument genannten Firmen und Personen sind frei erfunden. Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten mit lebenden Personen sind rein zufällig und vom Autor nicht beabsichtigt. akwiso, alle Rechte vorbehalten Seite 20 von 20