Benefits Management Success

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1 Jessica Braun Kunal Mohan Frederik Ahlemann

2 Inhaltsverzeichnis. Fragen zu Ihrer Person Ihre Rolle Allgemeines Projektnutzenmanagement Praktiken der Organisation Kommunikation zwischen Projektauftraggeber und Projekt Team Kenntnis der Geschäftsprozesse des Auftraggebers Integration von Nutzenmanagement und Anreizsystemen Unterstützung durch das Top Management Nutzenmessung.... Planung der Nutzenrealisierung Durchführung der Nutzenrealisierung Transparenz über die Nutzenmessung Transparenz über die Planung der Nutzenrealisierung Nutzenrealisierungserfolg Projektnutzenmanagement Praktiken der Organisation Wirkung und Bewertung des Projektnutzenmanagements

3 Fragen zu Ihrer Person DEM: Wie alt sind Sie? DEM4a: Über wie viele Jahre Erfahrung im Projektmanagement verfügen Sie? DEM5: Wie viele Schulungstage haben Sie in Hinblick auf Projektmanagement absolviert? <2 3 keine 2 keine % % 2% < %3% keine % keine 3 ## % % 33% ## ## % 3% 8% > >5 ## 6 9 > % 5 5 >6 25% 7% 37% >5 >5 DEM2: Was ist Ihr Geschlecht? DEM4b:Über wie viele Jahre Erfahrung im Nutzenmanagement verfügen Sie? DEM6: War Nutzenmanagement dabei ein Bestandteil der Schulung? weiblich 49 3% keine ## Ja 7% männlich ## 2 69 keine nein 3% % ## 3% 2 Keine Angabe 49 28% weiblich 5 8% männlich > % 25% 7% >5 59% Ja nein Keine Angabe DEM3a: Wie schätzen Sie Ihre Projektmanagement Kenntnisse ein? DEM3b: Wie schätzen Sie Ihre Nutzenmanagement Kenntnisse ein? ## ##

4 Ihre Rolle Was ist Ihre primäre Rolle im Projekt gewesen? Sonstiges Projektleiter / Projektmanager Projektcoach (extern) Projektleiter / 269 5% Projektverantwortlicher vertrieblich Projektteamm 36 6% Projektteammitglied, IS/IT Bereich Vertriebsbeauftragter Projektteamm 2 6% Projektteammitglied, Fachbereich Projektleiter auf Dienstleisterseite Projektauftrag 3 Projektauftraggeber Projektsicherung Controlling 8 4% Multiprojektmanager Controlling Programmma 36 Teilprojektleiter Portfoliomana 24 5% Programmmanager SAP Business Process Manager 52% Mitglied der G 2 Portfoliomanager Coach des PL Linienmanage 33 7% Leiter Projektbüro Mitglied der Geschäftsführung Mitglied Proje 3 Vorgesetzter des Projektleiters Sonstiges 25 2% 2% 4% 7% Linienmanager (Projekte werden in meiner Abteilung durchgeführt) Mitglied Project Management Office / Projektbüro / Kompetenzzentrum Projektmanagement Sonstiges Welchem Typ lässt sich das Projekt am ehesten zuordnen? Sonstiges Fertigungstechnologie Informationst 38 2% 5% Vertriebsprojekt Kommunikati 34 6% Informationstechnologie (IT) Projekt Prozessentwicklung Organisations 9 Customer Relationship Management Kommunikationstechnologie (KT) Projekt Rationalisieru 28 EAM 8% Forschung & E Organisationsprojekt IT Outsourcingprojekt Sonstiges 25 Rationalisierungsprojekt IT Outtasking 62% Acquise Forschung & Entwicklungsprojekt Produkteinführung 7% Sonstiges Kostensenkungsprojekt 4

5 Allgemeines ORG: Welcher Branche ist Ihre Organisation zuzuordnen? ORG4: Wie viele Projekte werden in Ihrer Organisation/Ihrem Unternehmen zu einer Zeit typischerweise parallel durchgeführt? Automobilbranche 29 Automobilbranche keine 53 Banken Banken Baugewerbe % 68 2% Baugewerbe Bergbau 59 keine 27% Bergbau 9 Bildung & Erziehung 4 Bildung & Erziehung Beratung Beratung Chemie 6 Dienstleitung, Chemie 59 sonstige 55 Dienstleitung, sonstige 48% Einzelhandel 6 Einzelhandel Elektroindustrie 7 Energiewirtschaft / Elektroindustrie Versorgung 3 Energiewirtschaft / Versorgung 5% Finanzdienstleistung Finanzdienstleistung 7 5% Gesundheitswesen 7% ORG6: Haben Sie eine Projektmanagement Software in Ihrer Organisation? Gesundheitswesen 8 % 7% Groß und Außenhandel Groß und % % Außenhandel 2 % Land und Forstwirtschaft, Fischerei Keine Keine 68 8% Land und Informations und PlanView % Kommunikationstechnologie Forstwirtschaft, Konsumgüter Fischerei 2% MS Excel PlanView % Logistik, Transport, Verkehr Informations und 2% Eigenentwicklung Kommunikationstech % % Maschinen und Anlagenbau nologie % % ## MS Excel 2 MS Project Medien, Verlage 3% 35% Konsumgüter 3 Eigenentwicklun % Rational Portfolio Manager Metallindustrie Logistik, Transport, 9% Verkehr 49 Nahrungsmittel MS % Project Clarity Maschinen und % % % Öffentlicher Dienst HP PPM Anlagenbau 4 Rational % Portfolio Manager Medien, Verlage 6 2% Pharmaindustrie Clarity 4 In Step 3% % Metallindustrie % Telekommunikation HP % PPM 2 Omnitracker Nahrungsmittel % Tourismus In Step % % % % % % RPlan Versicherung % 6% Öffentlicher Dienst 3 Omnitracker % 2% EMC Pharmaindustrie Sonstiges RPlan 2% Augeo Telekommunikation 45 EMC 2 CanDo Tourismus Augeo Versicherung CanDo Keine Angabe Sonstiges 26 Keine Angabe 62 ORG3: Wie viele Projekte werden in Ihrer Organisation/Ihrem Unternehmen zu ORG2a: Wie viele Mitarbeiter hat Ihre Organisation/Ihr Unternehmen in Deutschland? einer Zeit typischerweise parallel durchgeführt? % 4% 99 23% 83 5% 49 3% 9 5% ## % % % > > % % > > 38% ORG7: Haben Sie eine Nutzenmanagement Software in Ihrer Organisation? Keine 28 PlanView 23% EMC Keine SAP basiert % MS Excel 2 PlanView Eigenentwicklun % EMC Clarity % SAP basiert % Keine Angabe 83 MS Excel % Eigenentwicklung % Clarity 76% Keine Angabe ORG2b: Wie viele Mitarbeiter hat Ihre Organisation/Ihr Unternehmen Weltweit? ORG8: Wie wird in Ihrer Organisation ein Projekt definiert? > >6 Tage Aufwand % % Personentage % 3 IT change mit mehr als 75., Euro / >= 75 MT 5% keine Definition PRINCE II konform > PLanbar, Steuerbar und in Verantwortung d. PMs % 24% 5 Kundenauftrag > 25 Tage Aufwand einmaliges Ereignis mit Anfang und Ende > Investition > 5. Euro 2 Tage aufwnad nach Projektmanagementmethode gemäß PMI Definition größer 5. Euro Nach Auftragserteilung ist alles ein Projekt. Nicht Liniengeschäft bzgl. Geld/Zeit/Resourcen Jede Anfrage / jeder Auftrag = Projekt. individueller Kundenauftrag Projektdefinition ca. Jahr bei strategisch. P Beauftragung durch Kunden Kategorisierung anhand mehrerer Kriterien Alle Vorhaben mit mehr als eine Person 5

6 Projektnutzenmanagement Praktiken der Organisation BMP2: Gibt es in Ihrer Organisation eine eigene Organisationseinheit, die sich mit BMP: Wer ist in Ihrer Organisation für die Nutzenrealisierung innerhalb von Projekten verantwortlich? Nutzenmanagement auseinandersetzt und Projekte unterstützt? Ja 7 Auftraggeber ## 8% Nein 287 8% Process Owner 79 3% 9% Auftraggeber Process Owner keine Angabe 3 Projektmanager## 28% Ja Linienmanager 44 % Projektmanager Linienmanager Projektteam 66 Nein Sonstiges 8 7% keine Angabe Projektteam Sonstiges Management 6 2% 74% 3% Management BMP3: Wenn es eine eigene Organisationseinheit gibt, die sich mit Nutzenmanagement auseinandersetzt: Sind Nutzenmanagement und Projektportfolio Management getrennte BMP5: Welche Risiken sehen Sie im Zusammenhang mit Nutzenmanagement? Funktionen? Ja 48 Bürokratisierun ## 4% Nein 69 Zu großer Aufw ## 4% 6% keine Angabe 223 Zahlengläubigke## 3% 9% Ja Überbewertung ## % 2% Vernachlässigun79 Nein Sonstiges 49 6% keine Angabe 66% Keine 34 keine Angabe 25 2% 2% Bürokratisierung Zu großer Aufwand Zahlengläubigkeit Überbewertung monetärer Erfolgsmetriken Vernachlässigung der IT Infrastruktur (weil der Nutzen der Infrastruktur schwer messbar ist) Sonstiges Keine keine Angabe BMP4: Planen Sie für die nächsten Jahre Investitionen in Nutzenmanagement? Ja 5 3% Nein 34 keine Angabe 99 Ja 52% Nein 35% keine Angabe 6

7 Kommunikation zwischen Projektauftraggeber und Projekt Team BITC: Zwischen dem Projektauftraggeber und dem Projektteam haben regelmäßige Meetings stattgefunden. BITC4: Der Auftraggeber war für das Projektteam leicht erreichbar. Maximum 7, 25 6 Maximum Minimum, 2 2 Minimum 4 8 Mean 5, Mean 4, Standardabweichung, Standardabweichung, Stimme überhaupt nicht zu () Stimme vollständig zu (7) Häufigkeit BITC2: Zwischen dem Projektauftraggeber und dem Projektteam gab es einen regelmäßigen BITC5: Insgesamt bewerte ich die Kommunikation zwischen dem Projektteam und dem und aktiven Austausch. Projektauftraggeber als gut. Maximum 7, 2 5 Maximum Minimum, 6 Minimum 7 5 Mean 5,7 3 Mean 5,4 2 Standardabweichung,5 39 Standardabweichung, BITC3: Das Projektteam war für den Auftraggeber leicht erreichbar. Maximum 7, 25 6 Minimum, 2 6 Mean 6, 5 Standardabweichung,

8 Kenntnis der Geschäftsprozesse des Auftraggebers BPK:Das Projektteam hatte eine gute Kenntnis aller Aktivitäten innerhalb der vom Projekt betroffenen Geschäftsprozesse. BPK3: Das Projektteam verstand die Sprache des Auftraggebers (Fachbegriffe, Schlüsselbegriffe, Jargon,, etc.). Maximum 7 Maximum 7 5 Minimum 2 2 Minimum 2 Mean 5, Mean 5,7 8 Standardabweichung, Standardabweichung, BPK2: Das Projektteam kannte die Schnittstellen zu anderen Geschäftsprozessen, welche BPK4: Insgesamt bewerte ich die Kenntnis des Projektteams über die vom Projekt durch das Projekt mittelbar betroffen waren. betroffenen Geschäftsprozesse als hoch. Maximum 7 2 Maximum 7 2 Minimum 2 5 Minimum 5 Mean 5 8 Mean 5,4 6 Standardabweichung, Standardabweichung,

9 Integration von Nutzenmanagement und Anreizsystemen IIMS: Das Anreizsystem vergab Prämien auf Basis der Nutzenrealisierung. IIMS4: Das Anreizsystem beinhaltete individuelle Mitarbeiterbewertungen, in denen auch die Nutzenrealisierung berücksichtigt wurde. Maximum 7, 8 58 Maximum 7, Minimum, 2 36 Minimum, Mean, 3 7 Mean 2, Standardabweichung,7 4 3 Standardabweichung, IIMS2: Anreize zur Nutzenrealisierung wurden während und nach Abschluss des Projektes IIMS5: Insgesamt bewerte ich die Integration von Anreizsystem und Nutzenmanagement innerhalb des Projektes gegeben. als sehr hoch. Maximum 7, Maximum 7, Minimum, Minimum, Mean 2,8 Mean 2, Standardabweichung,8 3 Standardabweichung, IIMS3: Die am Projekt beteiligten Akteure (Projektteam, PMO, Projektcontrolling, etc.) kannten die Anreize zur Nutzenrealisierung. Maximum 7, Minimum, 2 35 Mean 2,4 5 6 Standardabweichung 2,

10 Unterstützung durch das Top Management TMS4: Das Top Management hat ausreichende Ressourcen für die Identifizierung, Bewertung, Planung, Realisierung und TMS: Das Top Management war zu jeder Zeit über den Projektstatus informiert. Messung des Nutzens bereitgestellt. Maximum 7 8 Maximum 7 3 Minimum Minimum 8 33 Mean 5, Mean 4, Standardabweichung, Standardabweichung, TMS2: Das Top Management war für wichtige projektbezogene Entscheidungen verfügbar. TMS5: Insgesamt bewerte ich die Unterstützung des Nutzenmanagement durch das Top Management innerhalb des Projektes als sehr hoch. Maximum Maximum Minimum 29 Minimum 9 Mean 5, Mean 4, Standardabweichung,6 53 Standardabweichung, TMS3: Das Top Management hat aktives Interesse am Projekt gezeigt. Maximum 7 3 Minimum 8 34 Mean Standardabweichung,

11 Nutzenmessung BMC: Die am Projekt beteiligten Akteure haben Kompetenz bewiesen bei der Definition BMC6: Die am Projekt beteiligten Akteure haben Kompetenz bewiesen bei der von Messgrößen/Kennzahlen, um Nutzen zu messen. Festlegung von Maßnahmen/Konsequenzen nach Projektabschluss in Hinblick auf nicht erreichte Nutzenpotenziale. Maximum Maximum 7 57 Minimum 43 Minimum Mean 4, Mean 3,9 48 Standardabweichung,7 4 4 Standardabweichung, BMC2: Die am Projekt beteiligten Akteure haben Kompetenz bewiesen bei der Auswahl und Bereitstellung der notwendigen Daten, um Nutzen zu messen. BMC7: Insgesamt bewerte ich die Kompetenz des Nutzencontrollings innerhalb des Projektes als hoch. Maximum 7 26 Maximum 7 53 Minimum 8 49 Minimum 8 52 Mean 4,3 6 Mean 3, Standardabweichung,7 86 Standardabweichung, BMC3: Die am Projekt beteiligten Akteure haben Kompetenz bewiesen bei der Nutzung von BMC5: Die am Projekt beteiligten Akteure haben Kompetenz bewiesen bei der Messung des Nutzens nach Software für die Nutzenmessung (z.b. Projektmanagement Software, MS Excel, etc.).. Projektabschluss (Nutzeninkasso). Maximum Maximum Minimum 35 Minimum 59 6 Mean 4,6 8 3 Mean 3, Standardabweichung,8 69 Standardabweichung, BMC4: Insgesamt bewerte ich die Kompetenz der Nutzenmessung innerhalb des Projektes als hoch. Maximum 7 3 Minimum 8 5 Mean 4,2 6 4 Standardabweichung,

12 Planung der Nutzenrealisierung BPC: Die am Projekt beteiligten Akteure haben Kompetenz bewiesen bei der Planung BPC3: Die am Projekt beteiligten Akteure haben Kompetenz bewiesen bei bei der der Planung, wie der Nutzen erreicht werden soll. Planung, welche Ressourcen für eine Nutzenrealisierung benötigt werden. Maximum 7 2 Maximum 7 5 Minimum Minimum 8 37 Mean 4, Mean 4, Standardabweichung, Standardabweichung, BPC2: Die am Projekt beteiligten Akteure haben Kompetenz bewiesen bei der BPC4: Insgesamt bewerte ich die Kompetenz der Planung der Nutzenrealisierung Planung, wann der Nutzen erreicht werden soll. innerhalb des Projektes als hoch. Maximum 7 2 Maximum 7 2 Minimum 35 Minimum 2 Mean 4, Mean 4,6 8 6 Standardabweichung,6 67 Standardabweichung,

13 Durchführung der Nutzenrealisierung BRC: Die am Projekt beteiligten Akteure haben Kompetenzen bewiesen bei der BRC3: Die am Projekt beteiligten Akteure haben Kompetenzen bewiesen bei der Steuerung und Umsetzung der Maßnahmen zur Nutzungsrealisierung systematischen Umsetzung des Nutzungsrealisierungplans Maximum Maximum 7 34 Minimum 27 Minimum 8 42 Mean Mean Standardabweichung Standardabweichung BRC2: Die am Projekt beteiligten Akteure haben Kompetenzen bewiesen bei der Implementierung eines Reportings für die Nutzungsrealisierung BRC4: Die am Projekt beteiligten Akteure haben Kompetenzen bewiesen bei der Anwendung geeigneter Methiden und Verfahren zur Nutzungsrealisierung (Prozesse, Rollen, Berichte, ) Maximum 7 25 Maximum 7 3 Minimum 8 32 Minimum 8 37 Mean Mean Standardabweichung 2 77 Standardabweichung BRC5: Insgesamt bewerte ich die Kompetenz der Nutzungsrealisierung innerhalb des Projektes als sehr hoch. Maximum 7 3 Minimum 8 3 Mean Standardabweichung

14 Transparenz über die Nutzenmessung BMT: Die am Projekt beteiligten Akteure hatten Transparenz darüber, welcher Nutzen mit BMT3: Insgesamt bewerte ich die Transparenz über den zu realisierenden Nutzen vor dem Projekt realisiert werden sollte. Projektbeginn als hoch. Maximum 7, 2 7 Maximum 7, 2 6 Minimum, 7 Minimum, 3 Mean 5, Mean 4, Standardabweichung, Standardabweichung, BMT2: Die am Projekt beteiligten Akteure hatten Transparenz darüber, wie der Nutzen BMT4: Die am Projekt beteiligten Akteure hatten Transparenz über den Grad der gemessen werden sollte. Nutzenerreichung. Maximum 7, 27 Maximum 7, 34 Minimum, 8 42 Minimum, 8 45 Mean 4, Mean 4, Standardabweichung,8 77 Standardabweichung, BMT5: Die am Projekt beteiligten Akteure hatten Transparenz darüber, dass der Nutzen BMT6: Insgesamt bewerte ich die Transparenz über den realisierten Nutzen nach fortlaufend gemessen wurde. Projektabschluss als hoch. Maximum 7, 7 49 Maximum 7, 44 Minimum, 6 42 Minimum, Mean 4, 32 Mean 4, Standardabweichung, Standardabweichung,

15 Transparenz über die Planung der Nutzenrealisierung BPT: Die am Projekt beteiligten Akteure hatten Transparenz darüber wie sie gemäß der Planung zu einer BPT4: Insgesamt bewerte ich die Transparenz über die Planung der Nutzenrealisierung innerhalb des Projektes als Nutzenrealisierung beitragen sollten hoch. Maximum Maximum Minimum 9 Minimum 35 Mean 4, Mean 4, Standardabweichung, Standardabweichung, BPT2: Die am Projekt beteiligten Akteure hatten Transparenz darüber wann gemäß der Planung der Nutzen realisiert werden sollte Maximum Minimum 32 Mean 4, Standardabweichung, BPT3: Die am Projekt beteiligten Akteure hatten Transparenz darüber welche Ressourcen gemäß der Planung für die Nutzenrealisierung notwendig waren. Maximum Minimum 35 Mean 4, Standardabweichung,

16 Nutzenrealisierungserfolg BRS: Der Projektnutzen wurde gemäß der Planung realisiert (inkl. Veränderungen an der BRS3: Die für eine Nutzenrealisierung notwendigen Veränderungen innerhalb der Organisation konnten ursprünglichen Planung) erfolgreich umgesetzt werden. Maximum Maximum 7 4 Minimum 28 Minimum 8 29 Mean 4, Mean 4, Standardabweichung, Standardabweichung, BRS2: Die am Projekt beteiligten Akteure waren mit der Nutzenrealisierung zufrieden BRS4: Insgesamt bewerte ich den Nutzenrealisierungserfolg innerhalb des Projektes als sehr hoch Maximum Maximum Minimum 26 Minimum 2 Mean 4, Mean 4, Standardabweichung,7 6 Standardabweichung,

17 Projektnutzenmanagement Praktiken der Organisation BMP6: Für alle Projekte wird Nutzen identifiziert und bewertet. BMP: In allen Projekten werden Nutzenziele in hohem Maße erreicht. Maximum 8 7 Maximum Minimum 8 2 Minimum 47 8 Mean 4, Mean 4, 6 6 Standardabweichung, Standardabweichung, BMP7: Für alle Projekte sind die geplanten Nutzeffekte entscheidend für die BMP2: Für alle Projekte wird die Nutzenerreichung auch nach Projektende abgefragt und kontrolliert. Projektfreigabe. Maximum 8 28 Maximum 8 54 Minimum 8 32 Minimum 8 73 Mean 4,8 6 3 Mean 3, Standardabweichung,9 73 Standardabweichung BMP8: Für alle Projekte fließt der erwartete Projektnutzen in die Projektpriorisierung / in BMP3: Projektziele und Fachbereichs bzw. Geschäftsziele sind aufeinander abgestimmt. das Projektportfolio Management ein. Maximum 8 26 Maximum 8 5 Minimum 8 29 Minimum 8 39 Mean 4, Mean 4, Standardabweichung,9 84 Standardabweichung, BMP9: Für alle Projekte wird die Nutzenrealisierung geplant. BMP4:Strategische Fachbereichs bzw. Geschäftsziele und strategische IT Ziele werden aufeinander abgestimmt. Maximum Maximum 8 4 Minimum 6 35 Minimum 8 4 Mean 4,3 6 Mean 4, Standardabweichung 2 75 Standardabweichung, BMP: In allen IS/IT Projekten ist klar, wie die Projektergebnisse zur Erreichung von Nutzeffekten verwendet werden. Maximum 8 3 Minimum 8 47 Mean 4,3 6 5 Standardabweichung

18 Wirkung und Bewertung des Projektnutzenmanagements BMI: In meiner Organisation wird bei allen Projekten das Bewusstsein für die Notwendigkeit der Nutzenrealisierung gefördert. BMI6: Nutzenmanagement hat in meiner Organisation eine strategische Bedeutung. Maximum 8 5 Maximum Minimum 46 Minimum Mean Mean 4 5 Standardabweichung Standardabweichung BMI2: In meiner Organisation wird das Projektportfolio effektiv umgesetzt. BMI7: einer Organisation planen wir das Nutzenmanagement weiter auszubauen. Maximum 8 8 Maximum 8 53 Minimum 8 32 Minimum 8 6 Mean Mean Standardabweichung 2 7 Standardabweichung g g g BMI3: In meiner Organisation werden strategische Unternehmensziele in hohem Maße erreicht. von Projekten unverzichtbar. Maximum 8 4 Maximum Minimum 8 28 Minimum 44 6 Mean Mean 4 44 Standardabweichung 2 9 Standardabweichung BMI4: In meiner Organisation wird in Nutzenmanagement investiert. Maximum 8 68 Minimum 8 85 Mean Standardabweichung