DGQ. Methode (Lego) zur Gestaltung von Geschäftsprozessen unter Einbeziehung der Betroffenen

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1 DGQ Methode (Lego) zur Gestaltung von Geschäftsprozessen unter Einbeziehung der Betroffenen

2 CPC Unternehmensmanagement AG Gegründet 1993 Aktiengesellschaft in Mitarbeiterhand seit 1997 Hauptsitz in Frankfurt am Main Unser Beratungsschwerpunkt: Change Management People Projects People Processes Projects CPC Processes 80 festangestellte Berater Durchschnittliches Wachstum von 20% pro Jahr Great Place to Work Top-Arbeitgeber Internationale Projekte in Deutschland, Frankreich, Spanien, Schweiz, Österreich, China, Türkei, Niederlande, Südafrika, UK und USA 2

3 1. Auswahl Formate Prozesswerkstatt Prozesssimulation Reality Training Erarbeitung / Durchspielen der Prozesse im Workshop- Format Erarbeitung / Durchspielen der Prozesse im Rahmen eines Erlebnisformat Erleben / Prüfung der Prozesse, Rollen, Zusammenarbeit in realistischer Umgebung Theoretische Erarbeitung Realitätscheck Realitätsgrad/Komplexität 3

4 2. Prozesssimulation Was kann man damit machen? Schulung von Mitarbeitern Verifizierung von Prozessen und Zusammenarbeitsmodellen Optimierung von Prozessen und Zusammenarbeitsmodellen Und warum mit Lego? Bekannt Haptisch Positiv belegt Flexibel anpassbar, vielseitig einsetzbar Wichtig: Es handelt sich um ein flexibles Format, mit dem viele Fragestellungen beantwortet werden können. Es ist wichtig, im Vorfeld die Ziele zu definieren, auf die das Format ausgerichtet sein soll. 4

5 2. Prozesssimulation Kooperationspartner/Kunde und Auftrag > 400 Mitarbeiter Neue Prozesse wurden definiert und eingeführt Wurde vor einem Jahr zu einer GmbH umfirmiert Geschäftsfelder: Personnel Development IT-Schulungen Qualifizierung Veränderungsprozesse Standorte über ganz Deutschland verteilt Über Trainingsteilnehmer pro Jahr Der Auftrag: Verständnis der neuen Prozesse Sinnvoller Umgang mit Prozessen Identifikation von Maßnahmen zur Optimierung der Prozesse Verbesserung der Zusammenarbeit Erkennen der Wirkmechanismen des Gesamtsystems Meine Entscheidungen und das Ergebnis sichtbar machen 5

6 Kunde Auftrag Eingangstor Angebot und Konzeption Programme/Projekte WM Kümmerer/ Projektleiter Kunde Auftrag Eingangstor TS Angebot und Konzeption Programme/Projekte WM Kümmerer/ Projektleiter TS Einzelbedarf Einzelbedarf Einzelplatzbedarf Einzelplatzbedarf 2.2 Prozesssimulation im Detail Ablauf der zweitätigen Veranstaltung (Ausgestaltung entsprechend des konkreten Auftrags s. Folie 5) 1 Simulationsdurchgang 1 (anhand der IST-Prozesse) Mitarbeiterbefragung Auswertung und Ergebnispräsentation ( Aha-Effekt ) 2 Reorganisationsphase (völlig freie Anpassung des Systems) Aufbau des reorganisierten Systems vs. 2 Simulationsdurchgang 2 (nach neuen Abläufen, Rollen, Verantwortlichkeiten) Mitarbeiterbefragung Auswertung und Ergebnispräsentation Vergleich der beiden Systeme Sammlung der Erfolgsfaktoren der beiden Systeme Praxis-Transfer Was können wir mit in die Realität übernehmen? Was kann ich direkt ändern? Was können wir im Team ändern? Was kann vom Management geändert werden? 6

7 2.2 Prozesssimulation im Detail Schematischer Raumplan Tischgruppe je Rolle (4-5 Personen pro Rolle) Tisch der Steuerung Metaplanwand Projektionsleinwand Postausgang Posteingang Stuhl 7

8 2.2 Prozesssimulation im Detail Regeln der Simulation Vorbemerkungen Jede Rolle erhält eine bestimmte Kapazität pro Spielrunde (verdeutlicht durch Legosteine) Jeder platzierte Legostein steht für eine bestimmte Bearbeitungszeit Es ist eine rundenbasierte Simulation, jede Runde dauert eine bestimmte Zeit. Jeder Rolle ist eine andere Farbe zugeordnet. 8

9 2.2 Prozesssimulation im Detail Verdeutlichung einer Gruppenecke Rollenbeschreibung an Metaplanwand geheftet Prozessdarstellung an Metaplanwand Kapazitäten als Legosteine auf dem Tisch Posteingang und -ausgang als Ablagefächer auf dem Tisch Flipchart 9

10 2.2 Prozesssimulation im Detail Die Auftragsmappe xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx des Kunden mit den Angaben zum Auftrag xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Laufzettel als Kommunikationsmittel zwischen den Rollen xxx Lego-Steckplatte zur Bearbeitung des Auftrags 10

11 2.2 Prozesssimulation im Detail Die Legoplatte Nummer des Auftrags Trainereinteilung für Konzeption und Durchführung Durchgeführte Prozessschritte zeigen die eingesetzte Kapazität der einzelnen Rollen sowie die Schnittstellen zwischen den Rollen an Eingespielter Umsatz des Auftrags 11

12 2.2 Prozesssimulation im Detail Was wurde abgebildet Alle relevanten Unternehmensbereiche xxx IT-Systeme zur Auftragsbearbeitung Anzahl Schnittstellen, Ressourceneinsatz und Aufwand je Abteilung Betriebswirtschaftliches Gesamtergebnis Renommee und Kundenzufriedenheit 12

13 2.3 Ergebnispräsentation 13

14 2.3 Ergebnispräsentation KPI Simulationsdurchgang 1 prozesskonform Simulationsdurchgang 2 redesign Ziel Messung Ergebnis 1 Ergebnis 2 Wirtschaftlicher Erfolg Erreichter Umsatz / Möglicher Umsatz / / Gewinn Gesamt Erreichte Renommee-Punkte 21 / / 168 Effektivität Anzahl durchgeführte / eingespielte Aufträge 9 / / 36 Anzahl gehaltener Trainingstage Effizienz Ø Anzahl Schnittstellen pro Auftrag 13 9 Ø administrativer Aufwand je Auftrag 14 h 12 h Kundenzufriedenheit Mitarbeiterzufriedenheit korrekte Leistungserbringung Termintreue Preis/Leistung Kundenführung 8 / / 36 Mitarbeiterbefragung 24,3 / 36 28,5 / 36 14

15 2.3 Ergebnispräsentation Mitarbeiterbefragung 15

16 3. Ergebnisse Top 3 Ergebnisse Akzeptanz / Verständnis Einheitliches Prozess- und Rollenverständnis über alle Bereiche geschaffen Wirkzusammenhänge wurden persönlich erfahren (Auswirkungen des eigenen Handelns, Erwartungshaltung an Schnittstellen, Angebote von Querschnittsbereichen) Neue Prozesse werden gelebt (Akzeptanz) Qualitätsverbesserung / Prozessoptimierung Dezentrales Know-how wurde in Prozessoptimierung eingebracht Dialog zwischen Mitarbeitern und Management wurde intensiviert Zentrale Verbesserungsmaßnahmen wurden umgesetzt Zusammenarbeit Mitarbeiterzufriedenheit wurde gesteigert Zusammenarbeit wurde verbessert (besseres Serviceverhalten, da Mitdenken auf Basis des gegenseitigen Verständnisses möglich) Teamgefühl wurde geschaffen (Kunde ist im Fokus, eigener Wertbeitrag ist transparent) 16

17 4. Kontaktdaten Gunnar Schultze Manager Mobil: / g.schultze@cpc-ag.de Tobias Orta Senior Consultant Mobil: / t.orta@cpc-ag.de CPC Unternehmensmanagement AG Dreieichstraße Frankfurt Tel: +49 (0)