2 Portfoliomanagement mit SAP RPM

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1 Dv 2 Portfoliomanagement mit SAP RPM Im ersten Kapitel,»Überblick über das Projektportfolio-Management mit SAP«, haben wir ein typisches Anforderungsszenario für das Projektportfolio-Management skizziert und vor diesem Hintergrund einen allgemeinen Überblick über die Funktionen von SAP RPM und cprojects gegeben. In diesem und dem folgenden Kapitel 3,»Projekt- und Ressourcenmanagement mit cprojects«, zeigen wir Ihnen im Detail die einzelnen Konfigurationsoptionen beider Produkte. Zunächst wenden wir uns SAP RPM zu und erläutern, welche Einstellungen Sie zur funktionalen Unterstützung Ihres Portfolioprozesses vornehmen können. 2.1 Grundlegende Konfiguration und Stammdatenpflege Um ein neu installiertes RPM-System nutzen zu können, müssen Sie vorab einige grundlegende Einstellungen vornehmen. Diese tätigen Sie sowohl innerhalb der Konfiguration als auch direkt in RPM, indem Sie zur Unterstützung Ihres Projektinitialisierungsprozesses Portfoliostammdaten definieren, Ihre Portfoliostruktur ausprägen und Ihre Portfolioelemente klassifizieren. Dadurch können Sie die ersten Anpassungen am System vornehmen und dabei die Benutzeroberfläche kennen lernen. Außerdem schaffen Sie die Voraussetzungen, um die in den folgenden Abschnitten beschriebenen Konfigurationseinstellungen und deren Auswirkungen sofort am System nachvollziehen zu können. Customizing-Abgleich und IMG-Struktur Sowohl RPM als auch cprojects werden mit Standard-Customizing ausgeliefert. Beim Aufsetzen eines neuen Systems kopiert die Systemadministration dieses in Ihren Arbeitsmandanten. Damit haben Sie die Möglichkeit, die ausgelieferten Vorschlagswerte als Vorlage zu verwenden, um Ihr spezifisches Customizing im Arbeitsmandanten auszuprägen. Wir empfehlen Ihnen, die so befüllten Tabellen über einen Mandantenabgleich auf ihre Vollständigkeit hin zu überprüfen. Sie finden die hierfür notwendige Funktion unter dem Menüpfad Hilfsmittel Abgleich direkt im Pflegedialog der jeweiligen Customizing-Tabelle. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie sicherstellen, dass eine geeignete RFC- Verbindung zum Abgleich vorhanden ist. Die IMG-Struktur des RPM-Systems unterstützt nur bedingt das typische Vorgehen, das wir in zahlreichen Implementierungsprojekten angetroffen haben. Dieses orientiert sich üblicherweise an Teilprozessen, mitunter auch Prozessschrit- 61

2 2 Portfoliomanagement mit SAP RPM ten, und deren Abbildung im System. Daraus folgt, dass Sie häufig zwischen mehreren IMG-Knoten von RPM springen müssen, um Einstellungen zu einem spezifischen Prozessbereich vorzunehmen. Wir geben daher bei Prozessbereichen (und damit Abschnitten dieses Kapitels), die sich nicht eindeutig einem einzigen IMG-Knoten zuordnen lassen, die IMG-Aktivität immer mit Bezug zum übergeordneten IMG-Knoten an. So verweist z. B. der Pfad Globale Einstellungen Maßeinheiten definieren zur Definition der Maßeinheiten, die Sie unter dem IMG-Knoten Globale Einstellungen finden. Wir hoffen, mit dieser Vorgehensweise die Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Einstellungen sicherstellen zu können. Verwendete Begriffe Die Abkürzung IMG steht für die englische Bezeichnung Implementation Guide. Sie bezeichnet den Einführungsleitfaden beliebiger SAP-Komponenten, mit dessen Hilfe Sie sich einen Gesamtüberblick über die vorhandenen Einstellungsoptionen verschaffen und diese an Ihre Anforderungen anpassen können. Sie erreichen den Einführungsleitfaden in jedem SAP-System über die Transaktion SPRO (Customizing: Projektbearbeitung). Unter IMG-Knoten verstehen wir eine Pfadangabe innerhalb des IMG, die Sie zu einem semantisch zusammengehörenden Teilbereich des Einführungsleitfadens führt. Er enthält auf einer weiteren untergeordneten Stufe die einzelnen IMG- Aktivitäten, die Sie durchführen müssen. Der Knoten selbst ist nicht ausführbar, sondern dient lediglich der besseren Gliederung des Einführungsleitfadens. Ein Beispiel hierfür wäre die Pfadangabe SAP RPM Globales Customizing Globale Einstellungen. Der Begriff IMG-Aktivität bezeichnet hingegen einen ausführbaren Absprung zur direkten Pflege der einzelnen Customizing-Tabellen. Er kann darüber hinaus auch auf andere Werkzeuge wie Transaktionen oder weiterführende Dokumentation verweisen. Die IMG-Aktivität ist immer einem IMG-Knoten untergeordnet (Baumstruktur). Ein Beispiel hierfür wäre die Aktivität Allgemeine Einstellungen prüfen, die dem zuvor genannten IMG-Knoten Globale Einstellungen zugeordnet ist. Eine IMG-Aktivität kann sich bei Bedarf in mehrere IMG-Teilaktivitäten gliedern. Diese kennzeichnen mehrere semantisch zusammengehörende Einstellungsoptionen, die Sie im Regelfall gleichzeitig zur IMG-Aktivität pflegen. Die Teilaktivität finden Sie nicht direkt im Einführungsleitfaden, sondern immer nur mit Bezug zur IMG-Aktivität, die in diesem Sinne als Klammer dient. Im genannten Beispiel wäre die Option Standardeinstellungen (SAP) eine derartige Teilaktivität innerhalb der IMG-Aktivität Allgemeine Einstellungen prüfen. Innerhalb der Tabellenpflege selbst, aber auch in jeder anderen SAP GUI-basierten Anwendung, stehen Ihnen verschiedene Menüpfade zur Verfügung. Diese gliedern die Funktionsvielfalt der jeweiligen Anwendung: So erreichen Sie etwa im oben genannten Beispiel über den Menüpfad Hilfsmittel Abgleich die Funktion zum mandantenübergreifenden Tabellenabgleich. Die Funktionen sind sowohl über die übliche Menünavigation als auch teilweise über den Objektkontext (rechter Mausklick) erreichbar. 62

3 Grundlegende Konfiguration und Stammdatenpflege 2.1 Mithilfe einer Transaktion können Sie SAP GUI-basierte Anwendungen (Backend- Anwendungen) direkt aufrufen. Alternativ steht Ihnen die Möglichkeit offen, diese über das SAP-Menü zu starten. Wir verwenden im Weiteren zur Vereinfachung jeweils den direkten Einstieg, sofern wir auf SAP GUI-basierte Anwendungen referenzieren. Reports stellen in diesem Zusammenhang ausführbare Programme dar, die über die Transaktionen SA38 (ABAP-Programmausführung) bzw. SE38 (ABAP- Editor) gestartet werden. Da das Portal nicht transaktionsorientiert arbeitet, können Sie hier ausschließlich mithilfe der Portalnavigation die einzelnen Anwendungen erreichen. Hierzu stellt Ihnen die Portalanwendung in Form von Portalrollen den jeweiligen Funktionsumfang rollenbasiert zur Verfügung. So navigieren Sie z. B. über Portfoliomanagement Meine Portfolio-Objekte zu einer Liste verfügbarer Dashboards, die Ihre Portfolioobjekte darstellen. Sie rufen die einzelnen Dashboards dann über die dynamische Objektnavigation auf der linken Bildschirmseite auf. Generell betrachten wir im vorliegenden Kapitel Customizing-Einstellungen, die Sie zum IMG-Knoten SAP RPM Globales Customizing finden. Da RPM als Portalanwendung konzipiert ist, existiert hier, im Gegensatz zu klassischen SAP GUI-Anwendungen oder auch cprojects, eine RPM-spezifische Caching-Technik für Customizing-Einträge. Sofern Sie RPM-relevante Einstellungen anpassen oder anlegen, müssen Sie nach jeder Änderung die im Portal gepufferten Einstellungen explizit invalidieren. Folgen Sie hierfür der Portalnavigation Portfoliomanagement Administration Cache-Verwaltung: Das System zeigt Ihnen eine Liste der aktuell gepufferten Datenobjekte, die Sie über den Button Gesamten Cache invalidieren löschen können. Beim nächsten Aufruf der RPM-Anwendung werden die relevanten Customizing-Tabellen dann erneut gelesen. Allgemeine Einstellungen pflegen Bevor Sie die ersten Stammdaten im System anlegen, sollten Sie verschiedene allgemein gültige Einstellungen überprüfen und, falls notwendig, anpassen. Die Liste der ausgelieferten Währungsschlüssel bedarf normalerweise keiner besonderen Anpassung. Sie finden das Standard-Customizing hierzu unter dem IMG- Knoten SAP NetWeaver Allgemeine Einstellungen Währungen. Mithilfe der IMG-Aktivität Globale Einstellungen Maßeinheiten definieren können Sie neue Maßeinheiten definieren bzw. bereits existierende Maßeinheiten mit Einschränkungen an Ihre Bedürfnisse anpassen. Diese Funktion ist auch über die Transaktion CUNI (Maßeinheiten bearbeiten) verfügbar. Damit können Sie z. B. problemlos die Bezeichnung existierender Maßeinheiten verändern, jedoch nur eingeschränkt die Anzahl an Dezimalstellen anpassen. Eine eigene Maßeinheit ist immer dann notwendig, wenn Sie in einer Einheit planen möchten, die im Standard nicht ausgeliefert wird. Abbildung 2.1 zeigt am Beispiel der Einheit Personentag die dann zu treffenden Einstellungen. 63

4 2 Portfoliomanagement mit SAP RPM Abbildung 2.1 Maßeinheit definieren Legen Sie die neue interne Einheit Personentag (PDA) zur Dimension TIME an. Setzen Sie den Zähler auf Sekunden, was einem Personentag von acht Arbeitsstunden entspricht. Achten Sie darauf, die Pflege in allen verwendeten Anmeldesprachen zu wiederholen, denn obwohl die interne Maßeinheit zwar sprachunabhängig ist, gilt dies nicht für die kaufmännische und technische Darstellung. Diese hängt von der Anmeldesprache ab. Da Sie in den wenigsten Fällen alle im Standard ausgelieferten Währungsschlüssel und Maßeinheiten gleichermaßen für Ihre Finanz- und Kapazitätsplanung verwenden, können Sie die Währungsschlüssel und Maßeinheiten auf eine gewünschte Teilmenge einschränken. Diese Aktion führen Sie in der IMG-Aktivität Portfoliounabhängige Einstellungen Kapazitätseinheiten definieren bzw. Portfoliounabhängige Einstellungen Währungseinheiten definieren durch. Hiermit werden die Auswahllisten für beide Attribute gekürzt, was die Werteauswahl vereinfacht (siehe Abbildung 2.2). Abbildung 2.2 Teilmenge der Kapazitätseinheiten 64

5 Grundlegende Konfiguration und Stammdatenpflege 2.1 Weiterhin überprüfen Sie mithilfe der IMG-Aktivität Portfoliounabhängige Einstellungen Periodenarten definieren die verfügbaren Periodenarten. Es handelt sich hierbei um Steuerungsinformationen, die das System zur fehlerfreien Arbeit bei der Finanz- und Kapazitätsplanung benötigt. Periodenarten sollten daher nur hinzugefügt, jedoch nicht gelöscht werden; in der Regel ist die Standardeinstellung ausreichend. Verschiedenste Vorschlagswerte, die RPM zur globalen Steuerung der Anwendung verwendet, sind in einer mandantenunabhängigen Tabelle hinterlegt, die gleichermaßen für alle Benutzer gültig ist. Sie finden die entsprechende IMG- Aktivität unter Globale Einstellungen Allgemeine Einstellungen prüfen. Stimmen diese Vorschlagswerte nicht mit Ihren Prozessanforderungen überein, können Sie die Vorgaben mittels der IMG-Aktivität Globale Einstellungen Allgemeine Standardeinstellungen außer Kraft setzen anpassen. Tabelle 2.1 gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Parameter. Parametergruppe Kapazitätsverwaltung Projektintegration HR-Integration Benutzerverwaltung Benutzerpflege Parameter Überschrift Wochenkalender Überschrift Monatskalender Standardzuordnungseinheit Kalendereinteilung (Woche/Monat) Vorschlagskalender Standardeinheit für Stunde Ressourcenpools Upload des Echtzeitbedarfs aus cprojects Mitarbeiterrolle Geschäftspartner Standardrolle Standardbenutzergruppe Rolle Währung Maximale Anzahl Elemente, die im Dashboard angezeigt werden sollen Nur Keine-Berechtigungen berücksichtigen Rollenbasierte Super-ACL-Berechtigung zu Testzwecken umgehen Feste Anzahl an Tagen pro Monat für Finanzplanung Feste Anzahl an Tagen pro Monat für Kapazitätsplanung Tabelle 2.1 Überblick über die wichtigsten RPM-Parameter 65

6 2 Portfoliomanagement mit SAP RPM Parametergruppe Benutzerpflege Szenario-Modellierung Projektintegration für Portfolioelemente Parameter Maximale Anzahl Initiativen, die im Dashboard angezeigt werden sollen Bearbeitung von inaktiven Entscheidungspunkten ermöglichen Planungskategorien und -gruppen bei Elementerstellung anlegen Budgetkosten Jahr kumuliert bis aktueller Monat Plankosten Jahr kumuliert bis aktueller Monat Ist-Kosten Jahr kumuliert bis aktueller Monat Zeitrahmen Vergangenheit Zeitrahmen Zukunft Standard-cProjects-Projektart Standard-cProjects-Aufgabenart Standard-cProjects-Checklistenart Standard-cProjects-Phasenart Standard-cProjects-Rollen Tabelle 2.1 Überblick über die wichtigsten RPM-Parameter (Forts.) Portfolio anlegen Sie definieren ein Portfolio immer mit Bezug zu einem Portfoliotyp, den Sie mittels der IMG-Aktivität Portfolioabhängige Einstellungen Portfoliotypen definieren einstellen können. Der Portfoliotyp ermöglicht es, global vorgegebene Feldeigenschaften oder Einstellungen zur Finanz- und Kapazitätsplanung zu übersteuern. Zusätzlich legen Sie über den Portfoliotyp die verfügbaren Reviewund What-If-Status mit ihren jeweiligen Folgestatus fest. Details zu den möglichen portfoliotypabhängigen Einstellungen betrachten wir in den Abschnitten»Reviews«und»What-If-Szenarien«in Kapitel 2.3. Sie legen ein neues Portfolio über die Portalnavigation Portfoliomanagement Administration Neues Portfolio anlegen mit Referenz zum Portfoliotyp an. Alternativ können Sie auch den Button Anlegen verwenden, den Sie im Portfolio-Dashboard finden. Wie Sie in Abbildung 2.3 sehen, sind die Standardattribute auf mehrere Registerkarten verteilt. Einige Attribute müssen dabei zwingend gepflegt werden; dies ist an der Auszeichnung mit einem roten Sternchen ersichtlich. Sie haben auch die Möglichkeit, das Portfolio um Kundenfelder zu erweitern, die dann auf der Registerkarte Zusätzliche Informationen angezeigt werden. Die Technik hierzu beschreiben wir näher in Abschnitt 5.3,»Kundenfelder definieren«. 66

7 Grundlegende Konfiguration und Stammdatenpflege 2.1 Abbildung 2.3 Neues Portfolio anlegen Objektberechtigungen können Sie über die Berechtigungsliste zu jedem Portfolio individuell vergeben (Register Berechtigungen). Sie erteilen Berechtigungen für einzelne Benutzerkennungen oder Benutzerrollen. Die dabei zugewiesenen Berechtigungen werden hierarchisch vererbt: Hat ein Benutzer Leserechte auf Portfolioebene, werden seine Rechte automatisch auch auf Bereichs- bzw. Portfolioelementebene gesetzt. Allerdings können Sie diese dort bei Bedarf manuell übersteuern. Standardportfolio SAP RPM ermittelt die relevanten Navigationsoptionen immer mit Bezug zu Ihrem aktuell gesetzten Standardportfolio (auf Details zur Navigation gehen wir in Abschnitt»Dynamische Navigation anpassen«in Kapitel 4.2 ein). Das Standardportfolio setzen Sie über die Portalnavigation Portfoliomanagement Benutzereinstellungen. Sofern Sie noch kein Portfolio angelegt haben, kann es vorkommen, dass RPM Sie nicht automatisch zur Anlage eines neuen Portfolios auffordert. Der entsprechende Menüpunkt in der Portalnavigation Portfoliomanagement Administration ist jedoch nicht erreichbar, da die Portalnavigation vom Portfoliotyp Ihres nicht gesetzten Standardportfolios abhängt (Deadlock). In diesem Fall überführen Sie mithilfe des Reports /RPM/MIGRATION_CATEGORIES eine vorhandene Portfolioelementkategorie in ein Dummy-Portfolio. Nach einem Neustart des Portals können Sie dann das Dummy-Portfolio vorübergehend als Ihr Standardportfolio setzen. Portfoliobereichsstruktur Sie legen die Portfoliobereichsstruktur der Portfoliobereiche immer mit Bezug zu genau einem Portfolio an. Dabei gliedern Sie die einzelnen Portfoliobereiche z. B. hierarchisch gemäß Ihrem Produktportfolio und ermöglichen so eine Aggregation der Finanz- und Kapazitätsdaten Ihrer Produktentwicklungsvorhaben. Sie pflegen die Bereichsstruktur über die Portalnavigation Portfoliomanagement Administration Bereichs-Dashboard als flache Liste. Über die dynamische Navigation Portfoliostruktur der Bereiche erhalten Sie auch eine hierarchi- 67

8 2 Portfoliomanagement mit SAP RPM sche Darstellung (siehe Abbildung 2.4). Beachten Sie bei der Konzeption Ihrer Hierarchie, dass jeweils nur die unterste Stufe eines Teilbaums Portfolioelemente aufnehmen kann. Abbildung 2.4 Portfoliobereichsstruktur Sie erzeugen einen neuen Bereich über den Button Neu anlegen bzw. die dynamische Navigation Neuen Bereich anlegen. Sie können mehrere Bereiche mittels der Option Direkt unter Portfolio anlegen auf der obersten Ebene anlegen. Wir empfehlen Ihnen aber, einen einzigen Top-Knoten vorzugeben und die weitere Strukturierung mittels untergeordneter Ebenen zu realisieren. Neben der bereits erwähnten Möglichkeit, Finanz- und Kapazitätsdaten bis hin zum Gesamtportfolio zu aggregieren, können Sie somit auch Ihr Gesamtportfolio selbst beplanen. Die Attribute des Portfoliobereichs verteilen sich auf mehrere Registerkarten (siehe Abbildung 2.5): Auf der Registerkarte Allgemeine Informationen pflegen Sie vor allem den Bereichsnamen mit externer ID und den aktuellen Status, der entweder aktiv oder inaktiv sein kann und rein informativen Zwecken dient. Zudem ist hier ersichtlich, wie viele abhängige Objekte dem Bereich zugeordnet sind (z. B. Portfolioelemente oder Initiativen). Auf der Registerkarte Einstellungen für Finanz- und Kapazitätsplanung legen Sie die wichtigsten Steuerungsparameter für die Finanz- und Kapazitätsplanung fest. Diese umfassen u. a. den Start- und Endtermin Ihrer Planung auf Portfoliobereichsebene; gleichzeitig wirken diese Termine als Vorgabeplanungszeitraum innerhalb der Finanz- und Kapazitätsplanung auf Portfolioelementebene. Weiterhin geben Sie den jeweiligen Periodenaufriss sowie die zu verwendende Währung und Kapazitätseinheit vor. Die Parameter vererben sich an neu angelegte Portfolioelemente oder Initiativen, die dem Bereich zugeordnet werden. Auf der Registerkarte Berechtigungen ist es möglich, die vom Portfolio vererbten Berechtigungen manuell zu übersteuern oder die Rechtevergabe weiter zu verfeinern. 68

9 Grundlegende Konfiguration und Stammdatenpflege 2.1 Die Registerkarte Notizen stellt eine einfache Möglichkeit dar, Freitext in Form eines Notizenprotokolls direkt zum Objekt zu erfassen. Über die Registerkarte Feldservicekonfiguration ordnen Sie schließlich entsprechend gekennzeichneten Feldern entweder einen Fragebogen oder ein Bewertungsmodell aus der Liste aller verfügbaren Feldservices zu. Dies ist für Portfolioelementfelder, aber auch Entscheidungspunkte und Initiativen möglich. Die zum Portfoliobereich definierten Feldservicekonfigurationen werden bei der Anlage eines Portfolioelements auf dieses vererbt. Abbildung 2.5 Details zum Portfoliobereich Objektstatus definieren Möchten Sie den Lebenszyklus Ihrer Portfolioobjekte dokumentieren und bei Bedarf steuern, ist es notwendig, den Status der Objekte im Zeitablauf genau zu kennen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, beim Eintritt entscheidender Ereignisse (Statuswechsel) entsprechende Aktivitäten, wie etwa eine automatische Versionisierung, anzustoßen. Die RPM-Stammdatenobjekte Portfolioelement, Entscheidungspunkt, Review und What-If-Szenario sind nicht an die zentrale SAP-Statusverwaltung angeschlossen. Daher kennen diese Objekte auch keine Systemstatus mit einer vordefinierten Statusabfolge, sondern ermöglichen es Ihnen, eigene Objektstatus mittels der IMG-Aktivität Portfoliounabhängige Einstellungen Objektstatuswerte definieren zu definieren. Es handelt sich bei diesen um eine zentral gepflegte Liste von Statuskennungen mit entsprechend ausgeprägter Bezeichnung. Die Initiative und ihre Entscheidungspunkte sind hingegen vollständig in die SAP-Statusverwaltung eingebunden und unterstützen daher ein anderes Konzept zur Statusverfolgung. Wir verweisen an dieser Stelle auf Abschnitt»Statusschema für Anwenderstatus anlegen«in Kapitel 3.1, in dem wir auf die Details der Statusdefinition eingehen. Das Portfolio sowie die Portfoliobereiche schließlich sind weder an die RPM-eigene noch an die SAP-Statusverwaltung angebunden, da sie in ihrer Funktion als strukturierende Objekte Ihres Portfolios keinen detailliert ausgeprägten Lebenszyklus kennen. Sie können die Objekte daher lediglich zu informativen Zwecken als aktiv bzw. inaktiv kennzeichnen. 69

10 2 Portfoliomanagement mit SAP RPM Statusnummerierung Im Laufe der Implementierung Ihres PPM-Prozesses zeigt sich, dass Sie Status häufig in mehreren Schritten iterativ definieren. Dies kann unterschiedliche Gründe haben, wie z. B.: Der Objektlebenszyklus wird schrittweise detailliert und verlangt daher auch nach einer verfeinerten Statusabfolge. Objektstatus sollen mehrere Folgeaktionen wie etwa Workflows oder sonstige allgemeine Statusereignisse auslösen und müssen daher in Einzelschritte unterteilt werden. Die Statusabfolge muss auch nach Produktivstart an geänderte Rahmenbedingungen Ihres Portfoliolebenszyklus angepasst werden. Um die spätere Erweiterbarkeit der Statusabfolge zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen daher, eine sinnvolle Namenskonvention für Ihre Statuskennungen zu etablieren, indem Sie die Statusnummerierung anfänglich mindestens in Zehnerschritten vergeben. Somit können Sie spätere Detailstatus weiterhin semantisch korrekt einordnen. Abbildung 2.6 Statusauswahl über sortierte Dropdown-Liste Dies ist insofern wichtig, da Sie Folgestatus am Bildschirm, wie in Abbildung 2.6 gezeigt, immer über eine entsprechende Dropdown-Liste auswählen. Die Sortierreihenfolge der Listeneinträge orientiert sich an den zuvor beschriebenen Statuskennungen. Möchten Sie die Statussemantik auch bei der Anzeige wahren, ist eine Abstimmung der technischen Statuskennungen mit der angestrebten semantischen Reihenfolge unumgänglich. Beachten Sie hierbei, dass der aktive Ausgangsstatus aus technischen Gründen immer auch als möglicher Folgestatus definiert sein muss. Portfolioelementtyp definieren Einem Portfoliobereich können Portfolioelemente unterschiedlichster Art zugeordnet sein. Die Portfolioelemente unterscheiden sich vor allem in der Ausgestal- 70

11 Grundlegende Konfiguration und Stammdatenpflege 2.1 tung ihrer Entscheidungspunkte und den möglichen Ausprägungen der Elementstatus. Entscheidungspunkte sind im Sinne von Elementphasen zu verstehen, ohne jedoch zwangsläufig an ein entsprechendes Phasenvorgehensmodell gekoppelt zu sein. Sie stellen den Portfolioelementtyp mittels der IMG-Aktivität Portfoliounabhängige Einstellungen Portfolioelementtypen definieren ein. Sofern Sie ein neues Portfolioelement anlegen, müssen Sie dieses zwingend angeben. Außerdem erfordert die Konsistenzprüfung des Elements, dass dem Portfoliotyp mindestens ein Entscheidungspunkt zugewiesen wurde. Sie müssen die folgenden Einstellungen vornehmen: Portfolioelementbeschreibung Sie sollten jeden Portfolioelementtyp sprechend bezeichnen. Die Beschreibung wird hierbei mit Bezug zur aktuellen Anmeldesprache gesichert. Möchten Sie mehrere Sprachen unterstützen, können Sie die Originalbeschreibung über den Menüpfad Springen Übersetzen direkt in die Zielsprache übersetzen. Steuernde Eigenschaften des Elementtyps Der Elementtyp steuert verschiedene Funktionen, die für das Element verfügbar sind. Über das Kennzeichen Anwendungsbereich können Sie zu informativen Zwecken kenntlich machen, mit welchem Basissystem vorwiegend Daten ausgetauscht werden. Für die Integration mit cprojects können Sie hinterlegen, welche Projektart bei der automatischen Anlage verwendet werden soll. Allerdings können Sie diesen Automatismus unterbinden, sofern Sie das Kennzeichen cprojnauto setzen. Handelt es sich bei dem anzulegenden Portfolioelement lediglich um einen Projektvorschlag, setzen Sie das entsprechende Kennzeichen. Beachten Sie jedoch, dass in diesem Fall die Klassifizierung als Vorschlag unabhängig vom Phasenfortschritt erhalten bleibt. Entscheidungspunkte Sie müssen mindestens einen Entscheidungspunkt definieren (IMG-Teilaktivität Verknüpfung von Elementtyp und Entscheidungspunkten). Nach oben ist die mögliche Anzahl nicht beschränkt. Beachten Sie, dass die Reihenfolge, in der die Entscheidungspunkte am Bildschirm dargestellt und auch durchlaufen werden, sich an der Sortierung ihrer Kennungen orientiert. Wir empfehlen daher wiederum, die Entscheidungspunkt-Kennungen analog zu den Statuskennungen ebenfalls in Zehnerschritten zu erhöhen. Damit können Sie spätere Erweiterungen mit entsprechend angepasster Sortierung vornehmen. Das Vorschlagskennzeichen auf Entscheidungspunktebene steuert, in welche Dashboard-Sicht die Portfolioelemente einsortiert werden. Sie können damit Portfolioelemente geeignet filtern und über die Sichten ein einfaches Projektvorschlagswesen umsetzen. Sofern Sie das Vorschlagskennzeichen am Entscheidungspunkt setzen, können Sie durch die Abfolge der Entscheidungspunkte einen Vorschlag automatisch in ein Projekt überführen. Diese Mög- 71

12 2 Portfoliomanagement mit SAP RPM lichkeit fehlt Ihnen, wenn das Vorschlagskennzeichen global am Elementtyp festgemacht wird. In diesem Fall bleibt die Klassifizierung als Vorschlag unabhängig vom Phasenfortschritt immer erhalten. Entscheidungspunktstatus und Statusabfolge Sie ordnen jedem Entscheidungspunkt die zu durchlaufenden Status zu (IMG- Teilaktivität Entscheidungspunktstatus). Dabei kann jeder Status durch ein eigenes Statusicon am Bildschirm visualisiert werden. Über die Kennzeichen Start- bzw. Endstatus legen Sie fest, welcher Status zu Beginn des Entscheidungspunktes aktiv ist bzw. welcher zum Verlassen erreicht werden muss. Über die Auswahl der Zugehörigkeit zu einer Statusgruppe steuern Sie, auf welchen Sichten des Dashboards das jeweilige Portfolioelement einsortiert wird. Sie geben die Statusabfolge durch die jeweiligen Folgestatus vor (IMG-Teilaktivität Entscheidungspunktstatus Nächste Status). Jedem dieser möglichen Statuswechsel können Sie eine Workflow-ID zuordnen. Diese steuert im Standard den Versand entsprechender Benachrichtigungen an die betroffenen Projektbeteiligten, sofern der Statuswechsel eintritt. Da am Bildschirm nur die Auswahlliste der möglichen Folgestatus erscheint, müssen Sie auch bei den Entscheidungspunkten den aktuellen Status in die Liste erlaubter Folgestatus aufnehmen, da andernfalls das Statusfeld an der Benutzeroberfläche leer bleibt. Portfolioelementstatus und Statusabfolge Neben den Entscheidungspunkten ist auch das Portfolioelement selbst an die RPM-eigene Statusverwaltung angeschlossen. Die zulässigen Elementstatus und ihre jeweiligen Statusabfolgen definieren Sie analog zur bereits beschriebenen Vorgehensweise auf Entscheidungspunktebene mithilfe der IMG- Teilaktivitäten Elementstatus und Nächster Elementstatus. Elementtyp/-vorlage mit Projektart/-vorlage verknüpfen Jedes Portfolioelement kann mit einem Projekt in cprojects verknüpft werden. Soll dies automatisch geschehen, muss das System ein entsprechendes Projekt anlegen. Dies ist sinnvoll, um die strategischen und operativen Planungsebenen bei Bedarf verzahnen zu können. Sie legen Projekte in cprojects immer mit Bezug zu einer Projektart an, so wie dies bei der Elementanlage immer mit Referenz zum Elementtyp erfolgt. Es liegt daher nahe, beide Steuerungsprofile gemeinsam vorzugeben. Damit stellen Sie sicher, dass beide Objekte mit dem richtigen Satz an Steuerparametern erzeugt werden. Sie finden die notwendige Einstellung als IMG-Teilaktivität Elementtyp zu Projektart innerhalb der IMG-Aktivität Portfoliounabhängige Einstellungen Elementtyp einer cprojects-projektart oder Projektvorlagen zuordnen. Hier erstellen Sie eine Zuordnung des Portfolioelementtyps zur Projektart, die Sie in cprojects verwenden möchten. Zusätzlich können Sie auch die Projektvorlage festlegen, mit der ein neues Projekt angelegt werden soll. Dies geschieht über die IMG-Teilaktivität Elementtyp zu cprojects-vorlagen innerhalb der IMG-Aktivität Portfoliounabhängige 72

13 Detaileinstellungen zum Portfolioelement 2.2 Einstellungen Elementtyp einer cprojects-projektart zuordnen. Ordnen Sie hierbei eine passende Projektvorlage dem verwendeten Elementtyp zu. Daraus leitet sich implizit auch die Projektart ab. Bei Bedarf können Sie sogar die Entscheidungspunkte des Elementtyps auf die Phasen des Vorlageprojekts abbilden (IMG-Teilaktivität Entscheidungspunkte zu cprojects-phasen). Dieser Schritt ist insbesondere im Zusammenspiel mit dem Entscheidungsprozessmanagement wichtig (siehe Abschnitt 4.4,»Entscheidungsprozessmanagement«). Dadurch legen Sie bereits zu diesem frühen Zeitpunkt die Grundlage für eine spätere Integration der Projektdaten in Ihr Portfolio. Durch die Zuordnung der Projektart zum Elementtyp werden in erster Linie die verwendeten Steuerungsprofile gekoppelt. Möchten Sie darüber hinaus auch eine semantische Verbindung zwischen RPM und cprojects herstellen, können Sie Objektvorlagen beider Komponenten mittels der IMG-Aktivität Portfoliounabhängige Einstellungen Elementvorlage einer cprojects-vorlage zuordnen assoziieren. Dadurch verzahnen Sie die Entscheidungspunktabfolge Ihres Portfolioelements mit der Phasensequenz Ihres operativen Projektplans und schaffen damit die Grundlage, um Daten zwischen der strategischen Portfoliosicht und der operativen Projektplanung automatisch austauschen zu können. Selbstverständlich müssen Sie zuvor die notwendigen Vorlagen sowohl auf RPMals auch cprojects-seite ausgeprägt haben. Objekttyp SAP RPM und cprojects werden seit Release 4.0 als eine gemeinsame Softwarekomponente CPRXRPM konzipiert und ausgeliefert. Zuvor wurden beide Teile eigenständig entwickelt. Von Anfang an waren RPM und cprojects zwei Applikationen, die mit der CGPL-Engine (Campaign Planning) auf einem gemeinsamen Kern aufsetzten, der anfänglich in SAP CRM entwickelt und dann in die anwendungsübergreifende SAP_ABA-Komponente übernommen wurde. Sie stellt beiden Anwendungen grundlegende Funktionen zur Verfügung, die von einem rudimentären Datenmodell über verschiedenste Objektmanager bis hin zu Transaktionsabwicklung und Datenpersistenz reichen. Datenobjekte werden dabei durch ihren Objekttyp eindeutig identifiziert, um so die CGPL-Engine jeweils geeignet parametrisieren und ihre Programmlogik wiederverwenden zu können (siehe auch Tabelle im Anhang B). Neben der Anwendungslogik ist auch eine Vielzahl an Customizing-Einstellungen objekttypabhängig ausgeprägt. 2.2 Detaileinstellungen zum Portfolioelement Mit den im letzten Abschnitt beschriebenen Customizing-Einstellungen sind Sie nun in der Lage, die ersten Schritte am System zu tätigen und dabei die Benutzeroberfläche kennen zu lernen. Auf Basis dieser Grundlagen beschreiben wir in diesem und dem folgenden Abschnitt weitere Konfigurationseinstellungen, die Ihnen zur Detaillierung Ihrer Stammdatenobjekte dienen. Hierbei ist das Portfo- 73

14 2 Portfoliomanagement mit SAP RPM lioelement von zentraler Bedeutung, da es Ihnen alle Attribute und Funktionen bereitstellt, die Sie benötigen, um z. B. Ihre Projektvorhaben zu initiieren. Gleichzeitig können Sie aber auch laufende Projekte überwachen und diese in Ihre Portfoliosteuerung integrieren. Abhängige Feldattribute definieren Das Portfolioelement bietet Ihnen eine Vielzahl an Standardattributen, mit denen Sie Detailinformationen erfassen können. Sie haben dabei die Möglichkeit, die auf den Feldern verfügbaren Wertelisten im Customizing vorzugeben. Einige dieser Attribute sind dabei von anderen Attributen abhängig. So ist die Kategorie federführend und gibt die möglichen Feldwerte der Attribute Unterkategorie, Portfolioelementgruppe und Technologietyp vor. Die Abhängigkeit wird Ihnen in Form eines Informationsicons verdeutlicht (siehe Abbildung 2.7). Sie nehmen die Definition über die IMG-Aktivität Portfolioelementeinstellungen Portfolioelementkategorien definieren vor. Abbildung 2.7 Abhängige Feldattribute Neben der Kategorie mit ihren abhängigen Attributen bietet auch das Attribut Gebiet die Möglichkeit, Standorte hiervon abhängig zu definieren. Sie finden die Attribute ebenfalls auf der Registerkarte Allgemeine Informationen zum Portfolioelement. Hierbei modellieren Sie als Gebiet zumeist die regionale Zugehörigkeit des Elements, etwa Europa, Amerika, Afrika oder Asien. Es ist aber durchaus auch denkbar, dieses Feld semantisch umzuwidmen, um Informationen zur Produktfamilie abzulegen (IMG-Aktivität Projekteinstellungen Gebiet definieren). Der Standort bezieht sich in aller Regel auf die organisatorische Zuordnung des Portfolioelements. Er kann sich aber auch an disziplinarischen Zuständigkeiten bzw. Verantwortlichkeiten orientieren. Neben einer Untergliederung des Gebiets geben Sie mit dem Standortbegriff als wichtigste Eigenfunktion vor, welcher Fabrikkalender je Portfolioelement verwendet werden soll. Die genaue Ausprägung des Standorts ist von der zuvor gewählten Gebietssemantik abhängig (IMG-Aktivität Projekteinstellungen Standort definieren). Intervalle zu Portfolioelement-Alerts einstellen Sind die Elementattribute gepflegt, definieren Sie in aller Regel entsprechende Portfolioelement-Alerts. Darunter sind Attribute zu verstehen, deren Ausprägung automatisch durch das System abgeleitet wird und die Sie in Ihrer täglichen Portfoliosteuerungsfunktion unterstützen sollen. Abbildung 2.8 zeigt eine mögliche Ausprägung. 74

15 Detaileinstellungen zum Portfolioelement 2.2 Abbildung 2.8 Portfolioelement-Alerts Sie finden diese IMG-Aktivität im Einführungsleitfaden unter Projekteinstellungen Portfolioelement-Alerts definieren. Der Standard liefert insgesamt fünf Iconfelder mit hinterlegter Berechnungslogik aus: Priorität Das Icon zur Priorität leitet sich direkt aus den Werten ab, die Sie für das Attribut Prioritätengruppe (Register Allgemeine Informationen) auf der Ebene des Portfolioelements eingeben. Die zugehörige Werteliste pflegen Sie mittels der IMG-Teilaktivität Prioritätengruppen, indem Sie eine Kennung mit passender Beschreibung vergeben und ein Icon zuordnen. Die Gruppierung ist sinnvoll, um mehrere gegebenenfalls zu detaillierte Einzelprioritäten in einem gemeinsamen Icon zusammenzufassen. Nur diese zeigt Ihnen RPM im Dashboard an. Risikostatus Der Risikostatus basiert auf der Wahrscheinlichkeit des technischen und wirtschaftlichen Erfolgs. Er wird ebenfalls im Portfolioelement-Dashboard als Icon symbolisiert. Sein Wert wird als arithmetisches Mittel der beiden Einzelwahrscheinlichkeiten gebildet. Die beiden Einzelwerte Wahrscheinl.techn.Erfolg und Wahrscheinl.wirtsch.Erfolg sind auf dem Register Allgemeine Informationen hinterlegt. Über zugeordnete Fragebögen und Bewertungsmodelle können Sie die Eingabe der Werte standardisieren. Die den Icons zugrunde liegenden Werteintervalle definieren Sie mittels der IMG-Teilaktivität Risikogruppen. Budgetstatus Das Icon zum Budgetstatus ermittelt das System aufgrund des Verhältnisses von Ist-Kosten zu Plankosten des laufenden Jahres. Diese Daten werden mithilfe der Finanzdatenüberleitung (siehe Abschnitt 4.9,»Finanzdatenüberleitung aus SAP ERP«) aus dem ERP-System transferiert und im Elementdetailbild in den Attributen Plankosten YTD und Istkosten YTD unter der Registerkarte Finanzübersicht als Summe dargestellt. Sie definieren die Intervalle zum Budgetstatus mithilfe der IMG-Teilaktivität Budgetgruppen. Die Istkosten YTD sind die Summe aller Ist-Kosten, die im ERP-System für das laufende Jahr auf die Kostenträger des Portfolioelements gebucht wurden. Ihnen werden die Plankosten YTD gegenübergestellt, die ebenfalls auf den Kostenträgern geplant oder in RPM als Finanzplanung hinterlegt wurden. Bei der Finanzdatenübertragung wird entschieden, welche Plansichten in RPM 75