Leitfaden für die Durchführung eines doppischen Jahresabschlusses

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1 newsystem kommunal Programmdokumentation Leitfaden für die Durchführung eines doppischen Jahresabschlusses

2 Copyright by Infoma Software Consulting GmbH Für diese Dokumentation beansprucht Infoma Software Consulting GmbH Urheberrechtsschutz. Diese Dokumentation darf ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Infoma Software Consulting GmbH weder abgeändert, erweitert oder vervielfältigt, noch sonst im Widerspruch zu deren berechtigten Interessen verwendet werden. Infoma lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in dieser Publikation ab. Die beschriebenen Programme dürfen nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden Zuständig für den Inhalt Infoma Software Consulting GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Fritz & Macziol GmbH und Infoma GmbH Seite 2 von 19

3 Vorwort Die Anwendungsdokumentation ist als Referenz konzipiert, in der die notwendigen Informationen für die Erledigung des doppischen Jahresabschlusses mit "newsystem kommunal" beschrieben sind. Es ist nicht notwendig, ein Spezialist der kameralen bzw. der doppischen Buchhaltung zu sein, es wird jedoch vorausgesetzt, dass generelle Kenntnisse in der Kameralistik und der Datenverarbeitung vorhanden sind. Aufgrund des ablauforientierten Aufbaus zeigt dieses Handbuch nicht alle Einzelheiten der Anwendung. Genauere Angaben über einzelne Felder oder Fenster können über die Online-Hilfe aufgerufen werden. Diese führt in alle Teile der Applikation wie Tabellen, Berichte, Fenster, Felder, Menüs und Stapelverarbeitungen. Grundlegend kann in "newsystem kommunal" die Maus oder die Tastatur verwendet werden, um einen Befehl auszuwählen oder um eine Funktion auszuführen. Gibt es für einen Befehl eine Zugriffstaste, wird der entsprechende Buchstabe unterstrichen dargestellt. Mehr über Zugriffsverfahren sind in dem Handbuch "Bedienungsgrundlagen" erläutert. Grundsätzlich sollte beachtet werden, dass Datensätze standardmäßig nach Nummern sortiert werden. Darüber hinaus sollten die Symbole und die typografischen Konventionen des Handbuchs für jeden Benutzer vertraut werden. Diese Dokumentation basiert auf dem Navision Dokumentationsstand Release 4.03 SP3 Technische Voraussetzungen: 32-Bit-Betriebssystem min. 32 MB Hauptspeicher (RAM) Darstellung von mindestens 800 x 600 Bildpunkten Maximale Datenbankgröße 64 Gigabyte. Für weitergehende Informationen verweisen wir auf die technischen Manuals von Navision. Systemsprache: Die auf der gesamten Benutzeroberfläche von newsystem kommunal verwendete Sprache ist deutsch. Wartung und Weiterentwicklung: Das Programm "newsystem kommunal" unterliegt einer ständigen Angleichung an technische Neuerungen und kann sich dadurch im Bereich der Masken optisch verändern. Die Grundfunktionen bleiben erhalten und bei Fragen zu den Änderungen wenden Sie sich bitte an unseren Service. Bei gravierenden Änderungen in der Benutzeroberfläche oder bei Änderungen der Funktionen werden Sie von uns bei der Auslieferung des Updates informiert und alle notwendigen Ergänzungen zu dem Benutzerhandbuch werden mitgeliefert. Die Auslieferung von neuen Programmständen erfolgt im Rahmen der Softwarepflegeverträge. Updates werden generell im Internet zur Verfügung gestellt. Fritz & Macziol GmbH und Infoma GmbH Seite 3 von 19

4 Begriffsbestimmungen und Schaltflächen: <F6> Darstellung einer Funktionstaste. Buttons Tool-Tip zu einem Eingabefeld durch einfaches Positionieren des Mauszeigers über dem Feld. Bemerkungsfelder Funktions-Schaltflächen Nummernserien Feld Look-Up Über eine Schnittstelle zu Ihrem Standard Programm wird eine neue generiert. Erstellung einer Telefonverbindung. Im Browser-Fenster kann direkt eine Verbindung zur Homepage geschaffen werden. Optionsschaltfläche. Neuer Datensatz. Verknüpfung von Datensätzen. Im System gespeicherter Datensatz. Fritz & Macziol GmbH und Infoma GmbH Seite 4 von 19

5 Inhaltsverzeichnis 1 Vorarbeiten für den doppischen Jahresabschluss Buchen von Saldovorträgen Buchen von Kasseneinnahmeresten (Debitoren-OP's/Rechnungen) Buchen von Kasseneinzahlungsresten (Überzahlungen Debitoren) Eröffnungsbilanzwerte Anlagevermögen Buchen vom Bankeröffnungsalden Einrichtung neuer Sachkonten im Kontenplan Buchen der Bankeröffnungssalden Jahresabschlussarbeiten Buchhaltungsperioden abschließen (Schritt 1) GuV-Konten Nullstellung (Schritt 2) Abschluss der Finanzrechnung (Schritt 3) Abschluss der Bilanzkonten (Schritt 4) Abstimmung aller Konten (Schritt 5) Fritz & Macziol GmbH und Infoma GmbH Seite 5 von 19

6 1 Vorarbeiten für den doppischen Jahresabschluss Um in newsystem kommunal einen doppischen Jahresabschluss durchzuführen, müssen Sie als erstes ihre Jahresabschlussbuchungen durchführen. Dies sind zum Beispiel: AfA-Läufe Wertkorrekturen aktive und passive Rechnungsabgrenzung Aufrechnungsläufe Stundung, Niederschlagung, Erlässe Rückstellungen bei Lager: Inventur etc. Es gibt 3 Möglichkeiten, die Kassenreste zum des Vorjahres zu erfassen: über die Migration (Umstieg von der Kameralistik auf die Doppik) über die variable Buchungsschnittstelle (aus Vorverfahren) oder eine manuelle Erfassung über das Buch.-Blatt (sinnvoll ist ein Buch.-Blatt ohne Mehrstufige Belegverarbeitung). Fritz & Macziol GmbH und Infoma GmbH Seite 6 von 19

7 2 Buchen von Saldovorträgen 2.1 Buchen von Kasseneinnahmeresten (Debitoren-OP's/Rechnungen) Über das Modul Finanzbuchhaltung / Debitoren & Verkauf im Verkaufs Buch.-Blatt (ID 253) einen separaten Buch.-Blattnamen (z.b. Vortrag) mit separater Nummernserie (z.b. Vortrag001) anlegen und die Buchungen wie folgt erfassen (zu füllende Felder im VK-Buch.-Blatt): Buchungsdatum: immer XX angeben (Stichtag Bilanz) Belegdatum: Belegdatum der Rechnung (Ursprungsbelegdatum) Belegart: Rechnung Belegnummer: wird aus Buch.-Blattnamen gezogen Ext. Belegnummer: Kassenzeichen des Vorgangs Kontoart: Debitor Kontonr.: Debitorennr. (FAD-Nummer) Beschreibung: Buchungstext Betrag: positive Betragseingabe oder Eintrag im Feld Sollbetrag Gegenkontoart: Sachkonto Gegenkontonr.: hier muss das "normale" GuV-Konto angegeben werden, z.b. Mieteinahmen Kostenstelle Code: z.b. Finanzabteilung Kostenträger Code: z.b. Produktnummer Fälligkeitsdatum: muss angegeben werden, da dies Grundlage für die Berechnung der späteren Mahnstufe in den Debitorenposten ist Abgabenart: Nummer der Abgabenart Gemeindenr.: z.b. Gemeinde "01" Bitte beachten Sie: Sollten Daten maschinell übernommen werden, bedenken Sie auch, dass die Mahnstufen und das Mahndatum mit integriert werden. Abbildung 1: Erfassung Kasseneinnahmereste "manuell" Wichtige Information: Da im neuen Buchungsjahr (20XX) Zahlungen zu den Kasseneinnahmeresten (Debitoren-OP's) erfolgen werden, ist es notwendig, hinter dem jeweiligen GuV-Konto (z.b. Mieterträge) eine Finanzbuchungsgruppe mit dem "richtigen" Einzahlungskonto (Finanzkonto z.b. Einzahlungen aus Miete und Pachten) zu hinterlegen bzw. bei Bedarf von unterschiedlichen Forderungskonten je Geschäftsvorfall auch eine Sachkonto-Buchungsgruppe (z.b. Gebührenforderungen) zuzuordnen. Durch diese Buchungen ergeben sich Salden in den Forderungskonten der Bilanz, sowie in den GuV-Konten der Ergebnisrechnung zum Stichtag XX. Die GuV-Konten sind im später aufgeführten Kapitel 4.2 über eine GuV-Konten-Nullstellung abzuschließen, damit diese in einem Saldovortagskonto "ausgebucht" werden können und die Ergebnisrechnung zum Bilanzstichtag keinen Saldo mehr ausweist. Fritz & Macziol GmbH und Infoma GmbH Seite 7 von 19

8 2.2 Buchen von Kasseneinzahlungsresten (Überzahlungen Debitoren) Für die Kasseneinzahlungsreste können Sie mit einer Migrations-Bank buchen, die ausschließlich für die Buchungen der Kassenreste verwendet wird. Abbildung 2: Anlage Migrations-Bank mit Bankkontobuchungsgruppe Diese Bank benötigt eine Bankkontobuchungsgruppe, in der das entsprechende Bilanzkonto hinterlegt ist. Beim Abschluss der Finanzrechnung haben Sie dann die Möglichkeit, die Nullstellung über die hinterlegte Bankkontobuchungsgruppe automatisch vom System erzeugen zu lassen. Abbildung 3: Maske "Bankkontobuchungsgruppe" (ID 373) Fritz & Macziol GmbH und Infoma GmbH Seite 8 von 19

9 Bei Überzahlungen und Vorrauszahlungen, die erst einen Ertrag im neuen Jahr ergeben, müssen Sie wie folgt vorgehen: Erfassen Sie im FiBu-Buch.-Blatt Ihre Debitoren gegen die Bank (zu füllende Felder im FiBu-Buch.- Blatt) Buchungsdatum: immer XX angeben (Stichtag Bilanz) Belegdatum: Belegdatum des Postens (Ursprungsbelegdatum) Belegart: Zahlung Belegnummer: wird aus Buch.-Blattnamen gezogen Ext. Belegnummer: Kassenzeichen des Vorgangs Kontoart: Debitor Kontonr.: Debitorennr. (FAD-Nummer) Beschreibung: Buchungstext Betrag: negative Betragseingabe oder Eintrag im Feld Habenbetrag Gegenkontoart: Bank Gegenkontonr.: Bankkonto, z.b. Bank-111 (Migrations-Bank) Kostenstelle Code: z.b. Finanzabteilung Kostenträger Code: z.b. Produktnummer Fälligkeitsdatum: z.b XX Abgabenart: Nummer der Abgabenart Gemeindenr.: z.b. Gemeinde "01" Abbildung 4: Erfassung negative Kasseneinnahmereste (Überzahler) "manuell" Wichtige Information: Werden Überzahlung aus Vorjahren über die Migrations-Bank erfasst, benötigen alle anderen Zahlwege auch eine Bankkontenbuchungsgruppe, um hier dann zukünftig einen Jahresabschluss über die Buchungsgruppen durchzuführen. Fritz & Macziol GmbH und Infoma GmbH Seite 9 von 19

10 2.3 Eröffnungsbilanzwerte Anlagevermögen Bevor das Anlagevermögen im Buch.-Blatt erfasst wird, wird ein Anlagespiegel gedruckt, um den Buchwert zum XX zu ermitteln (Eröffnungsbilanzwert zum Stichtag). Abbildung 5: Beispiel Anlagenspiegel Der Eröffnungsbilanzwert der Anlagen wird im Buch.-Blatt über das jeweilige Sachkonto (Bilanzbestandskonto der Anlage) erfasst. Gegenbuchung ist das Sachkonto "Saldovortrag Sachkonto". Abbildung 6: Buchen der Eröffnungsbilanzwerte Anlagevermögen Fritz & Macziol GmbH und Infoma GmbH Seite 10 von 19

11 3 Buchen vom Bankeröffnungsalden 3.1 Einrichtung neuer Sachkonten im Kontenplan Ehe mit den Buchungen der Bankbestände begonnen wird, sind neue Sachkonten im Kontenplan anzulegen, da bei den Buchungsvorgängen Finanz- und Bilanzkonten gebucht werden. Über die Finanzbuchhaltung / Kontenplan / "Sachkontokarte" (ID 17) legen Sie ein neues Finanzkonto für den Saldo der Liquiden Mittel an. Füllen Sie die Felder im Register "Allgemein" wie in Abbildung 7 ersichtlich aus (die Register Buchung, Konsolidierung, Berichtswesen, Haushalt können leer bleiben). Abbildung 7: Anlage Bilanzkonto "Saldovorträge liquide Mittel" Über die Finanzbuchhaltung / Einrichtung / "Finanzbuchungsgruppe" (ID ) legen Sie eine neue Finanzbuchungsgruppen (z.b ) an und wählen dann Ihr zuvor angelegtes Finanzkonto in den Feldern "Kontoeinzahlung" und "Kontoauszahlung" aus. Abbildung 8: Anlage "Finanzbuchungsgruppe" (ID ) Über die Finanzbuchhaltung / Kontenplan / Sachkontokarte (ID 17) legen Sie ein neues Finanzkonto für den Saldovortrag der Liquiden Mittel Finanz an. Abbildung 9: Finanzkonto "Saldovorträge liquide Mittel Finanz" Fritz & Macziol GmbH und Infoma GmbH Seite 11 von 19

12 3.2 Buchen der Bankeröffnungssalden Öffnen Sie dazu über die Finanzbuchhaltung ein "Fibu-Buch.-Blatt" (ID 39) mit separatem Buch.- Blattnamen (z.b. Vortrag anlegen) inkl. separater Nummernserie (z.b. VORBA001 anlegen) und erfassen die Buchungen wie folgt: Buchungsdatum: Belegdatum: Belegart: Belegnummer: Kontoart: Kontonr.: Beschreibung: Betrag: Gegenkontoart: Gegenkontonr.: immer XX angeben (Stichtag Bilanz) Belegdatum (identisch dem Buchungsdatum) Zahlung wird aus dem Buch.-Blattnamen gezogen Sachkonto hier muss das zuvor angelegte Bilanzkonto "Saldovortrag der Liquiden Mittel" angegeben werden, dadurch wird die angelegte Finanzbuchungsgruppe im Feld "Finanzbuchungsgruppe" gezogen Buchungstext positive oder negative Betragseingabe (je nach Banksaldo) Bankkonto Bankkonto-Nummer Abbildung 10: Einbuchung Bankeröffnungssaldo Das Ergebnis aus diesen Buchungen ist, dass die Bankkonten in der Nebenbuchhaltung den Eröffnungssaldo zu Abstimmungszwecken haben, das Saldovortragskonto bebucht wurde und die Finanzrechnung zum XX den kumulierten Saldo der liquiden Mittel darstellt. Fritz & Macziol GmbH und Infoma GmbH Seite 12 von 19

13 4 Jahresabschlussarbeiten 4.1 Buchhaltungsperioden abschließen (Schritt 1) Haben Sie ihre Buchungen durchgeführt, gehen Sie in der Finanzbuchhaltung auf "Periodische Aktivitäten" und öffnen dort über den Menüpunkt "Geschäftsjahr" die "Buchhaltungsperioden" (ID 100). Bitte beachten Sie: Ein Jahresabschluss kann nur in einer geschlossenen Periode durchgeführt werden. Es ist aber jederzeit möglich, auch in ein geschlossenes Jahr rückwirkend zu buchen. Diese Posten werden als Nachbuchungen gekennzeichnet, ein Jahresabschluss muss danach noch einmal durchgeführt werden. Über die Schaltfläche "Jahr abschließen" wird vom System die nächste offene Periode geschlossen. Hierzu werden Sie vom System darauf hingewiesen, dass ein abgeschlossenes Geschäftsjahr nicht mehr geöffnet werden kann. Bestätigen Sie diese Meldung mit "Ja". Abbildung 11: Geschäftsjahre, offene und geschlossene Perioden Fritz & Macziol GmbH und Infoma GmbH Seite 13 von 19

14 4.2 GuV-Konten Nullstellung (Schritt 2) Gehen Sie nun erneut in die Periodischen Aktivitäten / Geschäftsjahr und öffnen den Bericht "GuV- Konten Nullstellung" (ID 94). Im Register "Optionen" dieser Maske müssen Sie im Feld "Geschäftsjahr Enddatum" das letzte Datum ihrer abzuschließenden Periode eintragen, eine Fibu Buch.-Blattvorlage, einen Buch.- Blattnamen, eine Belegnummer und das Abschlusskonto GuV hinterlegen (Einträge in Abbildung 12 sind nur beispielhaft). Abbildung 12: Bericht "GuV-Konten Nullstellung" (ID 94) Im Feld "Dimensionen" greifen Sie durch und kennzeichnen die Dimensionen, die auf den Sachkonten als pflichtig eingestellt sind und bestätigen Sie mit "OK". Abbildung 13: Bericht "GuV-Konten Nullstellung" (ID 94), Auswahl Dimensionen Fritz & Macziol GmbH und Infoma GmbH Seite 14 von 19

15 Nachdem Sie alle Einstellungen hinterlegt haben, bestätigen Sie diese über die Schaltfläche "OK". Hierauf werden vom System in dem von Ihnen hinterlegten Buch.-Blatt Gegenposten zu den einzelnen GuV- Konten pro Kostenstellen-/Kostenträgerkombination erstellt. Als letzte Position wird hier der errechnete Saldo auf dem von Ihnen hinterlegten Abschlusskonto gebucht (je Gemeindenummer). Nach Prüfung der Posten müssen Sie das Buch.-Blatt noch buchen. Abbildung 14: GuV-Konten Nullstellung, erstellte Posten im Buch.-Blatt Fritz & Macziol GmbH und Infoma GmbH Seite 15 von 19

16 4.3 Abschluss der Finanzrechnung (Schritt 3) Um zum Jahresende Ihre liquiden Mittel (Summe aller Geldbestände auf Banken) darzustellen, müssen Sie die Finanzrechnung analog zur GuV Nullstellen/Saldieren. Gehen Sie hier nochmals über die Periodischen Aktivitäten der Finanzbuchhaltung / Geschäftsjahr auf den Bericht "Finanzrechnungskonten Nullstellung" (ID ). Sie haben 2 Möglichkeiten, um eine Nullstellung der Finanzkonten zu erzielen: Über die Option "Nullstellung nach Bankkontobuchungsgruppe". Die Bankkontobuchungsgruppen werden jeweils aus dem Bankkonto gezogen (Empfehlung). Direkt über die liquiden Mittel in der Bilanz, z.b. "liquide Mittel" (nur, wenn der Differenzsaldo Bankbestände über eine Bank, also ohne Migrations-Bank gebucht wurde). Abbildung 15: Bericht "Finanzrechnungskonten Nullstellung" (ID ) Bitte beachten Sie: Die Nullstellung der Finanzkonten nach Bankkonten sollte nur 1x durchgeführt werden. Sie liefert in weiteren Läufen bei den Gegenbuchungen (Bankbuchung) immer den Gesamtsaldo der Bank. Dies liegt daran, dass die Bankposten, die bereits "abgeschlossen" wurden, nicht gekennzeichnet werden. Hingegen müssten nach der 1. Nullstellung lediglich Umbuchungen zwischen Finanzrechnungskonten erfolgen. Das bedeutet, dass auf der Bilanzseite (Konto Liquide Mittel) keine Veränderung mehr stattfindet. Die Nullstellung lässt sich verbuchen, wenn Sie die Gegenbuchungen aus dem Buchungsblatt löschen. Fritz & Macziol GmbH und Infoma GmbH Seite 16 von 19

17 Abbildung 16: Finanzkonten Nullstellung, erstellte Posten im Buch.-Blatt In dieser Maske machen Sie dieselben Einstellungen, analog der GuV-Konten Nullstellung (die Einstellungen in Abbildung 16 sind nur beispielhaft). Nach bestätigen der Schaltfläche "OK" werden die Zahlungsposten der Finanzrechnung in das hinterlegte Buch.-Blatt übertragen, in dem die Posten anschließend noch gebucht werden müssen. Fritz & Macziol GmbH und Infoma GmbH Seite 17 von 19

18 4.4 Abschluss der Bilanzkonten (Schritt 4) Zum Jahresende werden die Zu- und Abgangskonten auf die Bestandskonten umgebucht (mit Dimensionen, da die Anlagen-Bewegungen auf Kostenstellen und Kostenträger gebucht wurden). Dazu müssen auf der Maske "Sachkontokarte" (ID 17) der Zu- und Abgangskonten im Feld "Konto für Nullstellung" die jeweiligen Bestandskonten im Register "Konsolidierung" eingetragen werden. Abbildung 17: Maske "Sachkontokarte" (ID 17), "Konto für Nullstellung" im Register "Konsolidierung" Die Umbuchungen können dann maschinell erfolgen, über den Menüpunkt "Bilanz-Konten Nullstellung" (ID ). Abbildung 18: Bericht "Bilanzkonten Nullstellung" (ID ) Fritz & Macziol GmbH und Infoma GmbH Seite 18 von 19

19 4.5 Abstimmung aller Konten (Schritt 5) Die GuV-Konten und die Finanzkonten sind leer. Im Menüpunkt Fibu-Allgemein / Kontenplan (ID 16) setzen Sie bitte einen Filter auf: Alle Konten Bewegungen: <>0 FlowFilter: Datum filtern auf XX..U31.12.XX Somit dürfen nur noch die Bilanzkonten erscheinen, die mit den Eröffnungsbilanzkonten in Summe 0 ergeben. Fritz & Macziol GmbH und Infoma GmbH Seite 19 von 19