- Ausbildungskonzept - Wegweiser für die erfolgreiche Ausbildung bei der. StädteRegion Aachen

Transkript

1 - Ausbildungskonzept - Wegweiser für die erfolgreiche Ausbildung bei der StädteRegion Aachen Stand: Herausgeber: StädteRegion Aachen Der Städteregionsrat Zollernstraße Aachen Verantwortlich: Janine Püttmann Tel.: 0241/ mail: ausbildung@staedteregion-aachen.de Ausbildungsleiterin 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Rahmenbedingungen 3 Seite 2. Gewinnung und Auswahl von 4 Auszubildenden 2.1 Gewinnung von Auszubildenden Auswahl der Auszubildenden 5 3. Beurteilungen Einheitlicher Beurteilungsstandard Beurteilung der Ausbildungsabschnitte durch die Auszubildenden 6 4. Qualitätssichernde Maßnahmen Verbindlichkeit der 7 Ausbildungsrahmenpläne 4.2 Praxisreflexionsgespräche 7 5. Angebote zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung 5.1 Fortbildungsangebote für Ausbilder/innen 5.2 Fortbildungsangebote für Auszubildende - Unterstützende Schulungen während der praktischen Ausbildung 5.3 Aufstieg in den gehobenen Dienst bzw. Teilnahme am Angestelltenlehrgang II Handlungsempfehlungen und 9 Leitfaden 6.1 Handlungsempfehlungen für 9 Ausbilder/innen 6.2 Leitfaden für Auszubildende Anerkennung der Ausbildertätigkeit Einführung eines Dankeschöns für 10 Ausbilder/innen 2

3 1. Rahmenbedingungen Die Auszubildenden von Heute sind die Beschäftigten von Morgen! Qualifizierte und engagierte Nachwuchskräfte sind wichtiger Bestandteil einer innovativen und leistungsorientierten Verwaltung. Durch eine fachlich fundierte Ausbildung von Nachwuchskräften wird sichergestellt, dass kontinuierlich qualifiziertes Fachpersonal vorhanden ist. Eine fundierte Ausbildung ist unverzichtbare Grundlage für eine erfolgreiche Berufsausübung, damit die Aufgaben der StädteRegion Aachen zum Wohle der Bürgerinnen und Bürger zeitnah, fachlich kompetent und wirtschaftlich erledigt werden können. In diesem Konzept für die erfolgreiche Ausbildung bei der Verwaltung der StädteRegion Aachen werden Maßnahmen vorgestellt, die den praktischen Teil der Ausbildung verbessern und vereinheitlichen sollen. So kann eine bestmögliche Förderung und Motivation der Nachwuchskräfte erreicht werden und deren berufliche Möglichkeiten nach Ende der Ausbildung verbessert werden. Wir finden die Balance zwischen Fachwissen, Teamfähigkeit und persönlicher Entwicklung indem wir Potenziale erkennen, weiterentwickeln und fördern! Das nachfolgende Konzept soll verdeutlichen, welche Handlungsfelder die Ausbildungsleitung bereits verwirklichen und abschließen konnte, welche sich derzeit noch in Bearbeitung befinden und welche bislang nur als Vision bezeichnet werden können. Im nachfolgenden sind die einzelnen Projekte deshalb mit folgenden Symbolen versehen: geplant in Bearbeitung umgesetzt Bei den geplanten Maßnahmen werden nach ersten Vorüberlegungen Informationen gesammelt. In Bearbeitung sind Handlungsfelder, die sich bereits in der Umsetzungsphase befinden. Hier liegen die aktuellen Schwerpunkte der konzeptionellen Arbeit der Ausbildungsleitung. Die umgesetzten Maßnahmen wurden bereits eingeführt. Es handelt sich um laufende Aufgaben der Ausbildungsleitung, welche im Rahmen einer positiven Weiterentwicklung ständig angepasst werden. 3

4 2. Gewinnung und Auswahl von Auszubildenden 2.1. Gewinnung von Auszubildenden Für die StädteRegion Aachen ist die vorausschauende Personalgewinnung elementarer Bestandteil der Personalentwicklung. Hierbei gilt es, den zum Teil unterschiedlichen Interessen und Erwartungen der Behördenleitung, der Beschäftigen, der Personalvertretung und der Ausbildungsleitung gerecht zu werden. Da zukünftig immer weniger externes Bewerberpotenzial zur Verfügung stehen wird, hat Ausbildung von Nachwuchskräften einen hohen Stellenwert. Hierbei wird die Auswahl der Nachwuchskräfte von besonderer Bedeutung sein. Insbesondere im Rahmen des demographischen Wandels wird sich die StädteRegion Aachen vermehrt dem Wettbewerb mit den großen Industrie- und Wirtschaftsunternehmen (vor allem Banken und Versicherungen) aber auch mit den anderen Verwaltungen stellen müssen. Die StädteRegion Aachen muss auf sich als potenziellen Arbeitgeber aufmerksam machen. Er muss für sich werben, damit auch in Zukunft genügend ansprechende Bewerbungen eingehen, um aus einem ausreichend großen Bewerberpool, die Besten zu gewinnen. Als erste Werbemaßnahme wurde 2008 ein professioneller Messestand beschafft, mit dem seit längerer Zeit erstmals wieder an Ausbildungsmessen teilgenommen wurde. Insbesondere die ZAB in Aachen war ein guter Ort, sich mit jungen, interessierten Menschen über die beruflichen Möglichkeiten in der Kreisverwaltung Aachen auszutauschen. Einige Bewerber/innen nahmen auch in ihren Bewerbungsanschreiben Bezug auf die Informationen, welche sie auf der ZAB erhalten hatten. Des Weiteren ist es angedacht, Informationsveranstaltungen in Schulen zu initiieren (ggfs. gemeinsam mit der Geschäftsstelle Städteregion ). In diesen sollen die Schüler dann zum einen über das neue Konstrukt der Städteregion Aachen informiert werden. Zum anderen sollen die Ausbildungsmöglichkeiten und späteren Berufschancen in der Städteregionsverwaltung vorgestellt werden Auswahl der Auszubildenden Das Auswahlverfahren für die Nachwuchskräfte wurde in den vergangenen Monaten seitens A 10.4 in Zusammenarbeit mit der Auszubildenden- Auswahlkommission kontinuierlich ausgebaut und angepasst. Es wurde ein standardisiertes Verfahren als Grundlage zur Entscheidungsfindung der Auswahlkommission zur Nachwuchsauswahl erarbeitet. Auch wird die Vorauswahl der Bewerber auf breite Füße gestellt; so werden nunmehr neben den Ergebnissen des Einstellungstests des Studieninstituts erstmals auch Schulnoten, Erfahrungen bei Praktika und soziales Engagement mit berücksichtigt. Die Berücksichtigung erfolgt anhand eines einheitlichen 4

5 Punktesystems, so dass eine objektive Vorauswahl der Bewerberinnen und Bewerber erfolgen kann. Erst beim persönlichen Vorstellungsgespräch, werden dann auch bewusst subjektive Eindrücke der Auswahlkommission ( Passt der Bewerber zu uns? Wie wirkt die Bewerberin auf mich persönlich? ) mit berücksichtigt. Auch Präsentationsgeschick, kommunikative Kompetenz und der Wissensstand in Sachen Städteregion Aachen werden mittels eines Skalensystems bewertet. Viele verschiedene Aspekte werden bei der Bewerberauswahl berücksichtigt, so dass auch Schüler mit mittlerem Bildungsabschluss im Bereich der auszubildenden Verwaltungsfachangestellten Einstellungschancen haben. Für die Zukunft plant 10.4 eine Quotierung, so dass bei der Vergabe der Ausbildungsstellen im Bereich der Verwaltungsfachangestellten die verschiedenen Schulformen getrennt betrachtet werden. 3. Beurteilungen 3.1. Einheitlicher Beurteilungsstandard In der Vergangenheit wurde sowohl auf den Ausbilderbesprechungen als auch in den Praxisgesprächen mit Ausbildern und Auszubildenden immer wieder deutlich, dass beim Kreis Aachen kein einheitlicher Standard bezüglich der Beurteilung von Auszubildenden gegeben ist. Als problematisch haben sich insbesondere die aus rechtlichen Gründen fest vorgeschriebenen Beurteilungsvordrucke erwiesen, die zwar auf der einen Seite die Beurteilungen scheinbar neutral und objektiv machen, die allerdings auch auf der anderen Seite vom Beurteiler relativ wenig persönliche Begründungen oder genaue Beobachtung verlangen. Es hat sich erwiesen, dass meist "Einheitsnoten" vergeben werden, d.h. z.b., dass im Bereich des gehobenen Dienstes nahezu standardmäßig ein Punktwert von Punkten erreicht wird, wo hingegen die Klausuren an der Fachhochschule meist deutlich schlechter ausfallen. Insbesondere im Bereich des gehobenen Dienstes hat dies zu der Konsequenz geführt, dass die Fachhochschule bei der letzten Studienreform darauf bestanden hat, dass die Noten der praktischen Ausbildung nicht mehr mit in die Abschlussnote des Examens einfließen, da es sich aus Sicht der FH um Gefälligkeitsbeurteilungen handelt, die dem Qualitätsstandard der FH nicht entsprechen. Umgekehrt besteht im Bereich der auszubildenden Verwaltungsfachangestellten häufig die Schwierigkeit, dass die Vordrucke aufgrund der gewählten Formulierungen (der oberste Punktwert muss mit sehr weit über den Anforderungen beurteilt werden) häufig schlechter ausfallen bzw. viele Ausbilder bemängeln, dass sie bei der gewählten Formulierung "sehr weit über den Anforderungen" Bedenken hätten, diesen Punktwert anzukreuzen. Im Vergleich zu 5

6 den Beurteilungsvordrucken des gehobenen Dienstes, der Punktwerte von 1-15 vorsieht und jeweils im obersten und untersten Punktwert 2 Beurteilungsstufen, in den übrigen 3 zulässt, sind bei den Verwaltungsfachangestellten nur die Wertungen "entspricht den Anforderungen" sowie nach oben und unten 3 Abweichungsmöglichkeiten gegeben. Auch die Abweichungen nach unten werden im Regelfall nur sehr ungern angekreuzt. Insgesamt hat dies zur Folge, dass der Spielraum, der bei der Notenvergabe im praktischen Ausbildungsbereich tatsächlich genutzt wird, sehr gering ist. Diesbezüglich werden zukünftig Fortbildungen speziell zum Thema Beobachten und Wahrnehmen unter dem Gesichtspunkt Beurteilung von A 10.4 angeboten. So sollen die Ausbilder/innen zum einen auf die oben dargestellte Problematik hingewiesen werden und zum anderen sollen sie theoretischen Input bekommen und die Gelegenheit nutzen, sich untereinander auszutauschen (siehe auch unter Punkt 7) Beurteilung der Ausbildungsabschnitte durch die Auszubildenden Damit eine qualitativ hochwertige Ausbildung in der Zukunft weiterhin sichergestellt werden kann, müssen die Ausbildungsleitung, die Ausbilder/innen und Auszubildenden Hand in Hand zusammen arbeiten. Derzeit findet bereits anhand der regelmäßig stattfindenden Praxisreflexionsgespräche sowie der jährlichen Ausbilderforen ein intensiver und fruchtbarer Austausch zwischen den zuvor Genannten statt. In den Praxisreflexionsgesprächen informieren die Nachwuchskräfte und die jeweiligen Ausbilder/innen die Ausbildungsleitung über den aktuellen Ausbildungsstand. Auch Schwächen und Stärken der Auszubildenden werden seitens der Ausbilder/innen benannt. Diese spiegeln sich dann letztlich auch in der Beurteilung des Auszubildenden wieder. Auch die Auszubildenden haben die Möglichkeit, ihren persönlichen Eindruck des Ausbildungsabschnitts (Amt, Ausbilder/in, Ausbildungsinhalte) zurück zu melden. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass die Auszubildenden diese Chance des Feedbacks nur selten gänzlich ausschöpfen. Um dem entgegenzuwirken und die Auszubildenden bei der Übung von Kritik (positiv und negativ) zu unterstützen, wird es zukünftig auch Beurteilungen der Ausbildungsabschnitte seitens der Auszubildenden geben. Hierzu können die Auszubildenden nach Erhalt ihrer Beurteilung den vergangenen Ausbildungsabschnitt auf einem Vordruck bewerten (siehe Anlage 1). Damit würde das bereits vorhandene umfangreiche Beurteilungs-/Qualitätssicherungssystem der Städteregionsverwaltung Aachen (Vorgesetzten-/Mitarbeiterbeurteilung, Feedbackbögen bei Seminaren, Mitarbeitergespräche etc.) weiter ausgebaut. Die Ausbildungsleitung wird die Beurteilungen der Ausbildungsabschnitte auswerten und auf ggfs. vorgebrachte Änderungsvorschläge oder negative Rückmeldungen reagieren. 6

7 4. Qualitätssichernde Maßnahmen 4.1. Verbindlichkeit der Ausbildungsrahmenpläne Um eine qualitativ hochwertige Ausbildung zu gewährleisten, haben alle Ausbildungsämter Ausbildungsrahmenpläne erstellt. Diese geben die einzelnen Lernfelder der Organisationseinheiten wieder. Aufgaben, die in den einzelnen Fachbereichen anfallen, werden in kleine Arbeitschnitte unterteilt, so dass die Nachwuchskräfte im Laufe eines Ausbildungsabschnitts die gesamten Arbeitsabläufe kennen lernen. Die Dokumentation der Einhaltung der Ausbildungsrahmenpläne ist bislang unverbindlich. Um zukünftig sicherzustellen, dass die Auszubildenden sämtliche Aufgabengebiete tatsächlich durchlaufen, sollen die Ausbildungsrahmenpläne verbindlich gestaltet werden. Das heißt, dass die Ausbilder/innen und Auszubildenden diese vor Beginn eines jeden Ausbildungsabschnitts gemeinsam durchgehen. Hierbei soll auf die individuellen Bedürfnisse (Ausbildungsstand, Persönlichkeit) der Nachwuchskräfte eingegangen werden. Bei den jeweiligen Praxisreflexionsgesprächen (siehe Punkt 6) wird der aktuelle Sachstand (welche Punkte wurden bereits bearbeitet) besprochen und am Ende des Ausbildungsabschnitts bestätigen Ausbilder/in und Auszubildender mit ihren Unterschriften, dass der Ausbildungsrahmenplan abgearbeitet worden ist bzw. sie vermerken, welche Punkte noch offen geblieben sind. So wird sichergestellt, dass alle Azubi in den jeweiligen Fachämtern das gleiche Wissen vermittelt bekommen Praxisreflexionsgespräche Die Ausbildungsleitung hat die Aufgabe, positive und ggfs. verbesserungswürdige Kenntnisse und Fähigkeiten in der Ausbildung frühzeitig zu erkennen, um hier Hilfestellung geben zu können. Hierzu ist es erforderlich, dass die notwendigen Informationen kurzfristig weitergegeben werden. Nur so kann bei Schwierigkeiten in der theoretischen und praktischen Ausbildung frühzeitig gegengesteuert werden. Eine weitere Aufgabe der Ausbildungsleitung ist es, einen fundierten Übernahmevorschlag für die Nachwuchskräfte zum Ausbildungsende vorzubereiten. Hierzu ist es notwendig, dass nicht nur die Schwächen und Defizite der Nachwuchskräfte, sondern insbesondere auch ihre Stärken bekannt sind. Deshalb wurden im Oktober 2005 so genannte Praxisreflexionsgespräche etabliert. Es handelt sich hierbei um Gespräche, die jeweils zur Mitte eines Ausbildungsabschnittes und zum Ende des Ausbildungsabschnittes zwischen der Ausbildungsleitung, dem jeweiligen Ausbilder/der jeweiligen Ausbilderin und der betroffenen Nachwuchskraft geführt werden. 7

8 Die Ausbildungsleitung erfährt in den Gesprächen den aktuellen Ausbildungsstand der Nachwuchskraft und erfragt seine/ihre Stärken und Schwächen. Auch das Wohlbefinden der Nachwuchskraft im jeweiligen Ausbildungsamt ist Thema des Gesprächs, ebenso werden die schulischen Leistungen erörtert. Die Gesprächsergebnisse werden jeweils kurz protokolliert und von der Ausbildungsleitung aufbewahrt. In den vergangenen 3 Jahren konnten folgende, positive Aspekte beobachtet werden: Veränderungen des Ausbildungsverlaufs können kurzfristiger vorgenommen werden, weil Schwächen und Defizite früher angesprochen werden. Die Ausbildungsleitung erhält einen besseren Einblick in das, was die Ausbildungsämter tatsächlich vermitteln. Die Zusammenarbeit mit den Ausbildern/innen vor Ort wurde verbessert. Durch die regelmäßige Teilnahme eines festen Teilnehmers (Ausbildungsleitung oder Stellvertretung) an den Terminen wurde ein einheitlicherer Qualitätsstandard für den Bereich Ausbildung in die Ämter transportiert. Es findet ein regelmäßiger Austausch zwischen der Ausbildungsleitung, Ausbildern und Ausbilderinnen und den Nachwuchskräften statt. Dadurch wird eine vertrauensvolle Zusammenarbeit unterstützt. 5. Angebote zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung 5.1. Fortbildungsangebote für Ausbilder/innen - Qualitätsmanagement Der Erfolg und die Qualität der Ausbildung hängen wesentlich von der Qualität unserer Ausbilder/innen ab. Unsere Ausbilderinnen und Ausbilder sollen die Nachwuchskräfte als Lernbegleiter, Berater und Vermittler von Kenntnissen und Fähigkeiten im jeweiligen Ausbildungsbereich/-amt auf den Weg bringen. Deshalb wird A 10.4 spezielle Fortbildungsangebote für Ausbilder/innen anbieten und ihnen so z.b. Unterstützung in den Bereichen Beobachten und Wahrnehmen, Beurteilen, Anleitung von Nachwuchskräften oder Umgang mit jungen Menschen geben. Hier soll zukünftig eine Art Qualitätssicherung - ähnlich wie in der Medizin - eingeführt werden. Dazu kommt ein modulares Qualifizierungsprogramm für Ausbilder/innen in Betracht, so dass die Ausbilder/innen an einer bestimmten Anzahl von Seminaren/Modulen pro Jahr teilnehmen müssen, um weiterhin aktiv auszubilden. Ein entsprechendes Konzept wird demnächst von A 10.4 entwickelt. 8

9 5.2. Fortbildungsangebote für Auszubildende unterstützende Schulungen während der praktischen Ausbildung Die Auszubildenden sollen neben dem Fachwissen, welches ihnen an der Fachhochschule, der Berufsschule oder dem Studieninstitut vermittelt wird, weiteren praxisorientierten Theorieinput bekommen, welcher insbesondere die persönliche Weiterentwicklung der Auszubildenden fokussiert. So werden zum einen Seminare im Fortbildungskatalog speziell für Auszubildende angeboten, zum anderen werden bereits unmittelbar nach der Einstellung für alle neuen Auszubildenden Hilfestellungen zum Thema Krea(k)tives Lernen angeboten. Auch zur Prüfungsvorbereitung gibt es regelmäßig Angebote zum Thema Prüfungsangst/Stress. Daneben organisiert die Ausbildungsleitung bei Bedarf Nachhilfeunterricht in bestimmten Themenbereichen bei Fachleuten aus dem Hause Aufstieg in den gehobenen Dienst bzw. Teilnahme am Angestelltenlehrgang II Auch die Fortbildungsmöglichkeiten der Nachwuchskräfte stellen einen wichtigen Aspekt im Rahmen der Personalentwicklung dar. Den seinerzeit ausgebildeten Anwärterinnen/Anwärterin im mittleren nichttechnischen Dienst, sowie den ausgebildeten Verwaltungsfachangestellten soll weiterhin die Möglichkeit der Fortund Weiterbildung anhand des Aufstiegs in den gehobenen nichttechnischen Verwaltungsdienst bzw. die Teilnahme am Angestelltenlehrgang II ermöglicht werden. 6. Handlungsempfehlungen und Leitfaden 6.1. Handlungsempfehlungen für Ausbilder/innen Die Ausbildungsleitung hat in Zusammenarbeit mit den Ausbilderinnen und Ausbildern und einigen Nachwuchskräften Handlungsempfehlungen für die Ausbilder/ innen der Kreisverwaltung Aachen entwickelt. Diese sind nur dann zweck- und zieltauglich, wenn sie von allen Ausbildern/ Ausbilderinnen gleichermaßen angenommen und getragen werden. Ziel der Handlungsempfehlungen ist es, möglichst einheitliche Voraussetzungen in den einzelnen Ausbildungsbereichen zu schaffen. Gleiche Ausbildungsstrukturen und Bewertungsstandards tragen zu einer gerechten Bewertung bei. Hierdurch kann die Übernahme der Auszubildenden anhand vergleichbarer Maßstäbe geplant werden. Auch diese Handlungsempfehlungen sollen dazu dienen, den Rahmen für die Ausbildung bei der Städteregionsverwaltung Aachen einheitlich zu gestalten und 9

10 die Anforderungen an Ausbilder/innen und Nachwuchskräfte zusammen zu fassen. Die Handlungsempfehlungen sind als Anlage 2 beigefügt Leitfaden für Auszubildende Auch für die Auszubildenden gibt es einen Leitfaden, der von A-Z sämtliche Stichworte zum Thema Ausbildung bei der StädteRegion Aachen erklärt und so viele Fragen in einer handlichen Broschüre kurz und verständlich beantwortet. Der Leitfaden ist als Anlage 3 beigefügt. 7. Anerkennung der Ausbildertätigkeit 7.1. Einführung eines Dankeschöns für Ausbilder/innen Die Ausbildertätigkeit stellt für die Ausbilderinnen und Ausbilder eine zusätzliche Aufgabe und große Herausforderung dar. Wer seiner Ausbildereigenschaft ordnungsgemäß nachkommen möchte, muss einiges an Arbeitszeit in die Ausbildung der Nachwuchskraft investieren. Leider wird die Ausbildertätigkeit bislang kaum honoriert. Um die Ausbilderinnen und Ausbilder weiterhin in ihrer Arbeit zu motivieren und diese zu unterstützen, soll zukünftig einmal jährlich eine Veranstaltung mit der Behördenleitung und der Ausbildungsleitung stattfinden. Hier soll den Ausbilderinnen und Ausbildern Lob und Anerkennung für ihre Ausbildertätigkeit ausgesprochen werden, um so ein Signal für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu setzen, dass die Ausbildung bei der Kreisverwaltung groß geschrieben wird. Gleichzeitig soll jede/r aktive Ausbilder/in einen Gutschein (z.b. Mayersche Buchhandlung, Galeria Kaufhof) im Wert von 15 als Dankeschön erhalten. Hierfür müsste ein Betrag in Höhe von ca. 750,00 zur Verfügung gestellt werden. 10