BG/BRG/BORG Eisenstadt - Seite 1 - EXCEL

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1 BG/BRG/BORG Eisenstadt - Seite 1 - EXCEL Inhalt: 1 Werte eingeben, korrigieren und formatieren Formeln eingeben Formeln übertragen Beispieltabellen ( Startbeispiele ) Schularbeitsnoten Verkäufe Autohaus VauWeh! Diagramm einfügen: Farben der Datenpunkte: Datenbeschriftung hinzufügen: Skalierung der y-achse (senkrechte Skala links) ändern: Dezimalstellen in der Skala (y-achse) entfernen: Gitternetzlinien: Diagrammtitel einfügen: Beschriftung unten (x-achse) ändern: Bilder einfügen: Saldo Liniendiagramm Linie glätten: Datenpunkt-Beschriftung nur zum höchsten und niedrigsten Wert: Bezugslinien Position der Beschriftung unten (x-achse) Linie nach links versetzen Die Funktion WENN Beispiel Positiv-Negativ Beispiel Rabatt... 10

2 BG/BRG/BORG Eisenstadt - Seite 2 - EXCEL 1 Werte eingeben, korrigieren und formatieren In Zelle klicken und Text eintippen, danach Enter. Zum Korrigieren in die Zelle doppelklicken (oder F2 drücken). Dann kann der Cursor mit der Maus oder den Pfeiltasten in der Zelle beliebig gesetzt werden. Paßt der Text nicht mehr in die Spalte, auf die Trennstelle zwischen den Spalten im (grauen) Spaltenkopf klicken und bei gedrückter Maustaste verschieben. Mit Doppelklick auf diese Stelle wird die Spaltenbreite genau an den Inhalt angepaßt. Mehrere Zellen selektieren: mit gedrückter Maustaste über die gewünschten Zellen fahren (Achtung: der Mauszeiger muss die Form eines dicken Kreuzes haben! Klickt man auf den Rand der Zelle, wird sie verschoben, nicht selektiert (Mausform ändert sich zu vier gekreuzten Pfeilen)). Selektieren mit der Tastatur: in die erste dieser Zellen klicken, Umschalttaste + Pfeiltaste drücken. Überschriften über mehrere Spalten zentrieren: die Zellen selektieren, über die sich die Überschrift erstrecken soll, danach Mausklick im Menü (Menüband Start ) auf Symbol zentriert über Spalten (die selektierten Zellen werden zu einer einzigen, breiten Zelle verbunden und zentriert. Sie können über das Menü Format - Zellen - Ausrichtung - Zellen verbinden wieder getrennt werden). Jede Zelle ist durch ihre Koordinaten (die Zelladresse, z.b. A1 ) eindeutig gekennzeichnet (wird links oben angezeigt). Für jede Zelle können Hintergrund- und Textfarbe sowie verstärkte Linien gewählt werden: Mausklick auf den Pfeil neben dem jeweiligen Symbol im Menü (Menüband Start ). Linien Textfarbe Symbol für zentriert über Spalten Bearbeitungsleiste Hintergrundfarbe Zelladresse auf die Trennstelle zwischen den Spalten klicken, um Spaltenbreite zu ändern; Doppelklick, um genau anzupassen Standardmäßig sieht man zwar auf dem Bildschirm Linien um alle Zellen, gedruckt werden aber nur diejenigen, die man selbst gesetzt hat! Monatsnamen und Wochentage kann EXCEL automatisch ausfüllen: den ersten Monat bzw. Tag eingeben, die rechte untere Ecke der Zelle anklicken (der Mauszeiger wird zu einem dünnen Kreuz) und über die anderen Zellen ziehen (mit welchen Wörtern dies funktioniert, ist im Menü Datei Optionen Erweitert Benutzerdefinierte Listen bearbeiten aufgelistet und kann erweitert werden): hier klicken und nach unten ziehen, um automatisch die übrigen Monatsnamen eintragen zu lassen

3 BG/BRG/BORG Eisenstadt - Seite 3 - EXCEL 2 Formeln eingeben Formeln beginnen immer mit einem = - Zeichen. Der Tabellenbereich, auf den sich die Formel bezieht ( von Zelle A4 bis A7 ), wird durch Doppelpunkt angegeben. Für die Grundrechnungsarten können wir folgende Zeichen ( Operatoren ) verwenden: Rechnungsart Zeichen ( Operator ) Beispiel Addition: + =B2+B3 Subtraktion: - =B2-B3 Multiplikation: * =B2*B3 Division: / =B2/B3 Für viele Berechnungen gibt es vorgefertigte Formeln (sog. Funktionen ). Additionen z.b. erledigt die Funktion SUMME : =SUMME(B2:B5) errechnet die Summe der Zellen von B2 bis B5 (Bereich durch Doppelpunkt angeben). Im Menü (Menüband Start ) gibt es dafür ein eigenes Symbol (betroffene Zellen selektieren, dann Mausklick auf dieses Symbol): Alle in EXCEL vorhandenen Funktionen findet man im Menüband Formeln. 2.1 Formeln übertragen Sollen Formeln auch auf benachbarte Zellen angewendet werden, können sie mit der Maus übertragen werden: in die Zelle klicken, in der die Formel steht; Maus über die rechte untere Ecke der Zelle bewegen (sie wird zu einem dünnen Kreuz) und mit gedrückter Maustaste auf die gewünschten Zellen ziehen. 3 Beispieltabellen ( Startbeispiele ) Die Beispiele verteilen sich über mehrere Tabellenblätter. Ihre Namen stehen auf den Registerkärtchen am unteren Ende des Fensters. Mit Mausklick darauf kann zwischen ihnen hin- und hergeschaltet werden. Mit Doppelklick läßt sich ihr Name ändern. Klick mit der rechten Maustaste öffnet ein Popup- Menü, in dem das komplette Tabellenblatt gelöscht oder ein neues eingefügt werden kann: Name des aktuellen Tabellenblatts. Doppelklick: Namen ändern, Mausklick rechts: löschen oder neues Blatt einfügen Mausklick hierher, um zum Tabellenblatt Saldo zu wechseln =MITTELWERT(D10:S10) =ZÄHLENWENN(D10:S10;4)

4 BG/BRG/BORG Eisenstadt - Seite 4 - EXCEL 3.1 Schularbeitsnoten Die Anzahl der Noten wird mit der Formel =ZÄHLENWENN ermittelt: in Klammer zuerst der Bereich (z.b.: D10:S10, d.h. von D10 bis S10), hinter dem Strichpunkt die Note (z.b.: 4 ), deren Häufigkeit gezählt werden soll. Um den Notendurchschnitt auszurechnen, verwenden wir die Formel =MITTELWERT(D10:S10), in Klammer steht der Bereich. In unserem Beispiel sollen Zellen mit der Note 5 oder einem Notenschnitt, der über 4 liegt, rot formatiert werden. Solche bedingte Formatierungen (abhängig vom Inhalt) sind über das Menü Bedingte Formatierung (Menüband Start ) möglich ( Regeln zum Hervorheben von Zellen ): Zweite Möglichkeit: im Menü Format Zellen formatieren (Menüband Start ) Klick auf Zahlen Benutzerdefiniert : In eckigen Klammern steht zuerst die Bedingung ( falls die Zahl kleiner 5 ist ), dahinter das Zeichen # für Ziffer. Durch Strichpunkt getrennt folgt die Anweisung für Zahlen, die nicht dieser Bedingung entsprechen (also nicht kleiner als 5 sind): in eckiger Klammer die Farbe, schließlich wieder das Zeichen für Ziffer (#). Außerdem lässt sich verhindern, dass in unsere Tabelle irrtümlich ungültige Zahlen (d.h. größer als 5) eingetippt werden: über das Menü Datenüberprüfung (Menüband Daten ) erreicht man ein Formular, in dem der Gültigkeitsbereich (hier: zwischen 1 und 5) und die Fehlermeldung eingetragen werden:

5 BG/BRG/BORG Eisenstadt - Seite 5 - EXCEL 3.2 Verkäufe Autohaus VauWeh! =F3/$F$15 oder: =F3/Gesamtverkauf =SUMM(B5:E5) =SUMME(F3:F14) Wir wollen unter % (Spalte G) soll der Prozentsatz berechnet werden: Prozente werden bekanntlich mit der Formel Anteil dividiert durch Grundwert * 100 errechnet: p = a G 100 Der Anteil (= die Verkäufe eines Monats) steht in Spalte F (z.b. Jänner in F3), der Grundwert = Gesamtverkäufe des ganzen Jahres (steht in F16). Die Excel-Formel, die wir in G3 eintragen, lautet daher: =F3/F16. Danach im Menü auf das Symbol Prozentformat klicken. EXCEL multipliziert automatisch mit 100 und hängt das Prozentzeichen an. Die Anzahl der Dezimalstellen kann mit Mausklick auf die Symbole Dezimalstelle hinzufügen - löschen (oder über das Menü (Menüband Start ) Format Zellen formatieren Zahlen Dezimalstellen ) geändert werden: Symbole für Anzahl der Dezimalstellen erhöhen/verringern Symbol für Prozentformat Achtung! Wenn wir die Formel, wie üblich, mit der Maus von F3 auf die anderen Zellen (F4 bis F14) übertragen, werden die Zellenbezüge automatisch angepasst (aus =F3/F16 wird =F4/F17). Diese Automatik war uns bisher sehr willkommen, aber in diesem Beispiel stehen die Gesamtverkäufe nur in F16, dieser Zellbezug soll daher nicht geändert werden! Solche fixen Zellbezüge nennt man absolute Bezüge (die normalen heißen relative Bezüge ). Sie müssen durch Dollarzeichen markiert werden: die Formel in G3 lautet nun richtig =F3/F$16. Erst jetzt können wir sie über die darunterliegenden Zellen kopieren. Um einen absoluten Bezug herzustellen, könnte man der betroffenen Zelle auch einen Namen geben, z.b. Gesamtverkauf statt $F$16 : Klick links oben in das Feld mit der Zelladresse, Namen eintippen und mit Enter bestätigen (Zellnamen können im Menü Namesmanager (Menüband Formeln ) wieder gelöscht oder geändert werden). Bezüge in benannten Zellen sind immer absolut! Diagramm einfügen: Zu jedem einzelnen Modell (Golf, Polo, Passat, Sharan) soll ein Diagramm mit den Monatsverkäufen eingefügt werden: zuerst die Spalten selektieren, die im Diagramm berücksichtigt werden sollen (z.b. Monatsnamen = Spalten A3 bis A14 und Verkäufe Golf = B3 bis B14), Klick auf Menü Diagramm (Menüband Einfügen ). Spalten, die nicht nebeneinander liegen, können selektiert werden, indem die Strg Taste gedrückt wird (nachdem die erste Spalte (ohne Strg) selektiert wurde!), z.b. die Spalen A und C:

6 BG/BRG/BORG Eisenstadt - Seite 6 - EXCEL Diese beiden Spalten liegen nicht nebeneinander um auch B zu selektieren, muss die Steuerung-Taste gedrückt werden (nachdem A selektiert wurde) ein einzelner Datenpunkt Alle Datenpunkte = Datenreihe Legende - überflüssig, wenn es nur eine Datenreihe gibt Diagramm und Tabelle sind miteinander verknüpft, d.h. Änderungen in der Tabelle werden sofort und automatisch auch im Diagramm übernommen. Alle Elemente des Diagramms (Beschriftung, Farben,... ) können geändert werden: die meisten, indem mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Element geklickt wird, einige Änderungen finden sich im Menüband Layout Farben der Datenpunkte: Standardmäßig haben alle Säulen eines Säulendiagramms die gleiche Farbe. Ist das nicht erwünscht, klickt man mit rechter Maustaste auf eine beliebige Säule (= sog. Datenpunkt ) und wählt im Popup- Menü Datenreihen formatieren - Füllung - Punktfarbunterscheidung. EXCEL sucht sich automatisch verschiedene Farben aus. Soll aber nur ein einzelner Balken anders gefärbt sein, muss er zuerst selektiert werden: Mausklick (links) auf Datenpunkt alle Datenpunkte sind selektiert, danach zweiter Mausklick (links) auf denselben Datenpunkt nur mehr dieser ist selektiert. Danach wie üblich mit der rechten Maustaste das gewünschte Menü aufrufen.

7 BG/BRG/BORG Eisenstadt - Seite 7 - EXCEL Datenbeschriftung hinzufügen: Mauklick (rechts) auf beliebigen Datenpunkt - Datenbeschriftungen hinzufügen Skalierung der y-achse (senkrechte Skala links) ändern: Mausklick (rechts) auf die Skala - Achse formatieren - Achsenoptionen - Hauptintervall: Fest Dezimalstellen in der Skala (y-achse) entfernen: Meistens sind Kommastellen in der Skala unerwünscht: Mausklick (rechts) auf die Skala - Achse formatieren - Zahl - Dezimalstellen. Diagrammtitel Skala mit geänderter Skalierung der y-achse (hier: Hauptintervall = 50) Gitternetzlinien Datenbeschriftungen Gitternetzlinien: Die Gitternetzlinien im Inneren des Diagramms werden über das Menü Gitternetzlinien im Menüband Layout ein-/ausgeschaltet: Primäre horizontale Gitternetzlinien - Hauptgitternetz. Mit Mausklick (rechts) auf eine dieser Linien - Gitternetzlinien formatieren können Farbe, etc. angepasst werden Diagrammtitel einfügen: Diagramm selektieren (Mausklick (links) ins Diagramm), Menü Diagrammtitel im Menüband Layout - Über Diagramm. Grafik frei beweglich Hintergrundgrafik ( Karte Österreich, innerer Bereich des Diagramms ( Zeichnungsfläche ) wurde durchsichtig gemacht, damit die Grafik nicht von der Füllfarbe der zeichnungsfläche (normalerweise weiß) verdeckt wird Beschriftung der x-achse gedreht Beschriftung unten (x-achse) ändern: Manchmal ist die Beschriftung zu lang und muss gedreht werden, damit sie ins Diagramm passt: Mausklick (rechts) auf Beschriftung - Achse formatieren - Ausrichtung - Benutzerdefinierter Winkel

8 BG/BRG/BORG Eisenstadt - Seite 8 - EXCEL Bilder einfügen: a) Hintergrundbild, das die gesamte Diagrammfläche ausfüllt: Mausklick (rechts) in eine Ecke des Diagramms (nicht in die Mitte, sonst füllt das Hintergrundbild nur den inneren Bereich aus!), Diagrammbereich formatieren - Bild- oder Texturfüllung - Datei. Der innere Bereich muss anschließend transparent gesetzt werden, damit das Bild in der gesamten Diagrammfläche sichtbar wird: Mausklick (rechts) in die Mitte des Diagramms (der innere Bereich (= die Zeichnungsfläche ) ist jetzt selektiert) - Zeichnungsfläche formatieren - Füllung - keine Füllung. b) Frei verschiebbare Grafik: Mausklick (links) außerhalb des Diagramms (damit das Diagramm nicht selektiert ist). Menü Einfügen - Grafik (Wenn man Bilder einfügt und gleichzeitig ein Diagramm selektiert ist, lässt es nicht nicht aus diesem Diagramm hinausbewegen!) 3.3 Saldo Die Berechnungen sind einfach: Saldo = Einnahmen - Ausgaben. Sollen negative Ergebnisse rot angezeigt werden, wählt man am besten das Zahlenformat Währung : Spalten selektieren - Menü Format im Menüband Start - Zellen formatieren - Zahlen - Währung. Rechts unter negative Zahlen die gewünschte Formatierung aussuchen Liniendiagramm Linie glätten: Mausklick (rechts) auf die Linie - Datenreihe formatieren - Linienart - Linie glätten Datenpunkt-Beschriftung nur zum höchsten und niedrigsten Wert: Mausklick auf den Datenpunkt mit dem höchsten Wert (alle Datenpunkte = die gesamte Datenreihe ist selektiert), zweiter Mausklick (rechts) auf denselben Datenpunkt (jetzt ist nur mehr dieser eine Datenpunkt selektiert) - Datenbeschriftung hinzufügen Bezugslinien Bezugslinien nennt man senkrechte Linien unterhalb der Datenreihe. Sie werden über das Menü Linien im Menüband Layout eingefügt Position der Beschriftung unten (x-achse) Wenn ein Diagramm zu negativen und positiven Werten erzeugt werden soll, muss die Beschriftung (in unserem Beispiel: die Monatsnamen) nach unten versetzt werden (standardmäßig wird sie nämlich direkt unter die 0-Achse gesetzt und gerät dort in die negativen Werte des Liniendiagramms). Es gibt zwei Möglichkeiten: a) Mausklick (rechts) auf die senkrechte Beschriftung (y-achse) - Achse formatieren - horizontale Achse schneidet: - neben Achsenwert den niedrigsten Wert der senkrechten Beschriftung (in unserem Beispiel: -200) eintippen. Die Bezugslinien reichen von diesem niedrigsten Wert hinauf bis zur Linie der Datenreihe (s.abb. unten) b) Mausklick (rechts) auf die senkrechte Beschriftung (y-achse) - Achse formatieren - Achsenbeschriftungen: niedrig. Bezugslinien reichen in diesem Fall von der 0-Achse bis zur Linie der Datenreihe (hinauf- bzw. hinunter, je nachdem, ob positiv oder negativ)

9 BG/BRG/BORG Eisenstadt - Seite 9 - EXCEL Linie geglättet Datenpunkt-Beschriftung nur zum höchsten und niedrigsten Wert Bezugslinien Die Bezugslinien treffen genau auf die Monate, nicht dazwischen y-achse schneidet bei -200 y-achsenbeschriftungen niedrig Linie nach links versetzen Standardmäßig treffen sich die Bezugslinien nicht mit den Monatsnamen, sondern liegen dazwischen. Damit sie übereinstimmen, Mausklick (rechts) auf die Monatsnamen - Achse formatieren - Achsenoptionen - Achse positionieren - Auf Teilstrichen. 4 Die Funktion WENN Manchmal sind Berechnungen von Bedingungen abhängig. Wenn z.b. Preisnachlass auf eine Ware nur dann gewährt werden soll, falls einen bestimme Mindestmenge bestellt wurde, oder wenn Schularbeitsnoten abhängig von einer erreichten Punktezahl in eine Zelle geschrieben werden sollen. 4.1 Beispiel Positiv-Negativ

10 BG/BRG/BORG Eisenstadt - Seite 10 - EXCEL Abhängig von der erreichten Punktezahl (B4 bis B6) wird in die Spalte D entweder Ja oder Nein geschrieben werden. Die mindestens zu erreichende Punktezahl steht in B2. =WENN(B4>=B$2;"Ja";"Nein") Die Funktion WENN erwartet drei Parameter, durch Strichpunkt getrennt: 1. Die Bedingung (erreichte Punktezahl (B4) ist größer oder gleich ( >= ) der Mindestpunkteanzahl für eine positive Note (steht in B2). Damit die Formel übertragbar ist, wird die Zeile B2 mit dem Dollarzeichen fixiert (absoluter Bezug). 2. Was soll geschehen, wenn die Bedingung erfüllt ist? In diesem Fall soll der Text Ja in die Zelle geschrieben werden, in der die Formel steht - deshalb Anführungszeichen! 3. Was soll andernfalls geschehen? In diesem Beispiel der Text Nein in die Zelle geschrieben werden 4.2 Beispiel Rabatt In der Zelle E4 steht die Mindestmenge, ab der Rabatt gewährt wird. In Zelle F4 der Rabatt in %, falls diese Bedingung zutrifft. B8 bis B13 sind Bestellungen mit unterschiedlicher Bestellmenge aufgelistet. In H8 bis H13 soll der endgültige Gesamtpreis unter Berücksichtigung des möglichen Rabatts stehen. Die Zwischenschritte werden in den Spalten D bis H berechnet: Spalte D: welchen Rabatt gibt es? Kann nur 0% sein, wenn zu wenig bestellt wird, oder der in F4 stehende Prozentsatz, falls die in E4 stehende Mindestbestellmenge erreicht wurde: =WENN(B8>=E$4;F$4;0) Diese Formel bedeutet: falls B8 (= Bestellmenge der ersten Bestellung) größer oder gleich E4 (= Mindestbestellmenge für Rabatt), dann schreibe in die Zelle D8 (in der diese Formel steht) den Prozentsatz aus F4, andernfalls schreibe in diese zelle den Prozenzsatz 0. Natürlich muss der Spalte D das Zellformat Prozent zugewiesen werden, damit auch ein korrekter Prozentsatz sichtbar wird. Damit die Formel übertragbar wird, müssen die beiden Zellbezüge auf E4 und F4 absolut sein! Spalte E: Spalte F: =C8*D8 In Spalte E soll der Prozentanteil (in ) stehen, um den eine einzelne Ware reduziert wird, d.h. Einzelpreis der Ware (steht in C8) * Prozentsatz des Rabatts (steht in D8). =C8-E8

11 BG/BRG/BORG Eisenstadt - Seite 11 - EXCEL Der Preis einer einzelnen Ware unter Berücksichtigung des Rabatts: Entweder identisch mit dem normalen Einzelpreis C8 (falls kein Rabatt gewährt wird) oder Einzelpreis minus Rabatt in (steht in E8) Spalte G: Spalte H: =B8*C8 Zum Vergleich mit dem endgültigen Preis (wird in Spalte H berechnet) wird hier der Gesamtpreis der Bestellung ohne Rabatt berechnet, d.h. Anzahl bestellter Waren (steht in B8) * Einzelpreis der Ware ohne Berücksichtigung eines eventuellen Rabatts (steht in C8). =B8*F8 Der endgültige Gesamtpreis unter Berücksichtigung des Rabatts. Der Preis einer einzelnen Ware minus eventuellem Rabatt wurde in Spalte F berechnet (Einzelpreis * Prozentsatz des Rabatts), die Anzahl der bestellten Waren steht in Spalte B.