Wissensmanagement Tool für Verwaltungsreformer?

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1 Wissensmanagement Tool für Verwaltungsreformer? 5. Kongress Modernisierung der Ministerialverwaltung Willi Kaczorowski Berlin, 7./8. September KPMG W. Kaczorowski Wissensmanagement - 1

2 Agenda Notwendigkeit von Informations- und Wissensmanagement Elemente des Wissensmanagements Anwendungsbeispiel Verwaltungsreform Vorgehensweise 2000 KPMG W. Kaczorowski Wissensmanagement - 2

3 Kennen Sie diese Situation? Bereiten Sie mal einen Sprechzettel für den Minister vor! Haben wir da nicht einmal ein Projekt durchgeführt? Besorgen Sie einmal Vergleichsdaten aus Hessen! Vertreten Sie mal den Kollegen in der Arbeitsgruppe! 2000 KPMG W. Kaczorowski Wissensmanagement - 3

4 Vier Tendenzen begründen die Notwendigkeit von Informations- und Wissensmanagement Strategischer Auftrag öffentliche Verwaltung Auswirkung informationstechnologische Revolution Schnelle Entscheidungen mit Bindungswirkung für Bürger und Unternehmen Informationen müssen den jeweiligen Stand der wissenschaftlichen, technischen und politischen Erkenntnis reflektieren Wissen kann überall jederzeit aktuell abgerufen werden Wissen wird auch außerhalb des Büros verfügbar sein Anforderungen Personalmanagement Wissensverluste bei Ausscheiden von Beschäftigten Freisetzung von Kreativpotenzial Steigerung der Effizienz und Effektivität Kenntnisse und Erfahrungen übertragbar machen Benchmarking/Best Practice 2000 KPMG W. Kaczorowski Wissensmanagement - 4

5 Portale, Telearbeit und allgegenwärtige öffentliche Dienstleistungen prägen die Verwaltung der Zukunft Verwaltung heute Aufgaben- und Zuständigkeitsabgrenzungen auf allen Ebenen Beschäftigte sind physisch in ihren Büros erreichbar Daten, Informationen und Wissen sind im Büro abrufbar Verwaltung der Zukunft Portale für öffentliche Dienstleistungen Zunahme von Telearbeitsplätzen Daten, Informationen und Wissen sind überall und jederzeit abrufbar 2000 KPMG W. Kaczorowski Wissensmanagement - 5

6 Es ergibt sich somit die Notwendigkeit für ein Management des Wissens Wissensmanagement umfasst alle Verfahren und Instrumente zur Wissensbeschaffung, -verteilung und -nutzung in der Organisation individuelle und kollektive Wissenstatbestände Wissen der Organisation und Externer Kultur, Aufbauorganisation, Controlling, IT, Prozesse Wissensmanagement hat das Ziel vorhandenes Wissen optimal zu nutzen und anderen zugänglich zu machen Wissen weiterzuentwickeln und in neue Produkte, Prozesse und Aufgabenfelder umzusetzen 2000 KPMG W. Kaczorowski Wissensmanagement - 6

7 Durch die Wissens-Wertschöpfungskette wird das Zusammenspiel einzelner Komponenten deutlich Was gibt es? Wer weiß was? Wo finde ich Wissensquellen? Übertragbarkeit vorbereiten: Lessons Learned, Best & Bad Practices, Meta-Daten Kultur, Strategie Controlling Organisation, Führung IT/Systeme (Be-) Schaffung von Wissen Aufbereitung von Wissen Übertragung von Wissen Nutzung von Wissen Verfügbarkeit von Lösungen ermöglichen; innovative Übertragungswege schaffen Anwendung und Weiterentwicklung des übertragenen Wissens fördern 2000 KPMG W. Kaczorowski Wissensmanagement - 7

8 Die Einführung eines Wissensmanagements stellt verschiedene Anforderungen Inhalt in Kontext stellen Technologie bereitstellen Organisation und Prozesse gestalten Mitarbeiter motivieren 2000 KPMG W. Kaczorowski Wissensmanagement - 8

9 Die Einführung von Wissensmanagement ist ein längerer Prozess Je näher zum Kern, umso zeitaufwendiger 4. Kultur der Wissensteilung, Verhalten 3. Mitarbeiterführung 2. Instrumente der Führung, Organisationsstruktur 1. Technologie 2000 KPMG W. Kaczorowski Wissensmanagement - 9

10 Anwendungsbeispiel Verwaltungsreform Merkmale von Verwaltungsreformen Vielzahl von Beschäftigten und Behörden ist beteiligt Hoher Koordinationsaufwand Hochkomplexe Materie Viele Erfahrungen liegen bereits vor Verwaltungsreformen sind ein gutes Feld für ein ganzheitliches Wissensmanagement 2000 KPMG W. Kaczorowski Wissensmanagement - 10

11 Wissensmanagement-Baukasten Internes Wissen Wissensmemo Dokumente aus Projekten (Protokolle, Bericht, Handbücher) Interne und externe Veröffentlichungen Best Practices/Lessons learned Benchmarking-Ergebnisse Projektorganisation 2000 KPMG W. Kaczorowski Wissensmanagement - 11

12 Wissensmanagement-Baukasten Internes Wissen Wissensmemo Dokumente aus Projekten (Protokolle, Bericht, Handbücher) Interne und externe Veröffentlichungen Best Practices/Lessons learned Benchmarking-Ergebnisse Projektorganisation Externes Wissen Newsfeed für Mitarbeiter Externe Internet-Links Forschungsberichte Graue Literatur Homepage 2000 KPMG W. Kaczorowski Wissensmanagement - 12

13 Wissensmanagement-Baukasten Internes Wissen Wissensmemo Dokumente aus Projekten (Protokolle, Bericht, Handbücher) Interne und externe Veröffentlichungen Best Practices/Lessons learned Benchmarking-Ergebnisse Projektorganisation Externes Wissen Newsfeed für Mitarbeiter Externe Internet-Links Forschungsberichte Graue Literatur Homepage Wissensgemeinschaften Communities of practice Diskussionsforen Chat-Räume 2000 KPMG W. Kaczorowski Wissensmanagement 13

14 Nutzen für Verwaltungsreformen Wissen ist jederzeit strukturiert abrufbar Wissen ist stets auf dem neuesten Stand Innovationskraft und Problemlösungsfähigkeit werden nachhaltig gefördert Lernkurven werden flacher Inhalte können gut für PR verwendet werden 2000 KPMG W. Kaczorowski Wissensmanagement - 14

15 Wissensmanagement muss schrittweise aufgebaut werden Relevantes Wissen identifizieren Wissensstruktur aufbauen IT-Struktur aufbauen Wissensprozesse integrieren Vor- phase Nach- Berei- tungs- phase Kontaktaufnahme Mandanten - ziele und Projektpotenzial ermitteln Workshop Identifikation der strateg. Wissensziele Anforderunge n der Benutzer Ist-Analyse Strategieplanung Standardisierun g Taxonomie Wissensbeschaffung Wissensredaktion Wissenslandkarten IT-Systeme für Wissensgenerierung und -aufbereitung IT-Infrastruktur IT-Wissensplattform Integration in die Arbeitsabläufe Kultur der Wissensteilung Anreizsysteme Netzwerke, Communities of Practice Weitere Projektpotenziale ermitteln Erfahrunge n dokumentieren KM- Organisation 2000 KPMG W. Kaczorowski Wissensmanagement - 15

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