Priorisiertes E-Government Vorhaben B1.15 Businessplan eoperations Schweiz

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1 Bundesamt für Justiz Priorisiertes E-Government Vorhaben B1.15 eoperations Schweiz Auftraggeber Projektleiterin Autorin Klassifizierung Status Daniel Gruber, EJPD Marianne Fraefel, BJ Marianne Fraefel Intern Genehmigt Änderungsverzeichnis Datum Version Änderung V.01 Struktur (Marianne Fraefel) V.02 Version für Workshop III (Marianne Fraefel) V.03 Version für Workshop IV (Marianne Fraefel) V.04 Ergänzungen / Korrekturen (Lukas Fässler) V.05 Einarbeitung Rückmeldungen Workshop IV (Marianne Fraefel) V.06 Ergänzung Kapitel Finanzen (Stephan Bolliger) V.07 Version für Plenarsitzung Arbeitsgruppe (Marianne Fraefel) V1.0 Schlussfassung Inhaltsverzeichnis Management Summary Ausgangslage Bedarf Vorarbeiten Vorgehensstrategie Zielsetzung Business Plan Organisation Zweck Abgrenzung Tätigkeitsbereich Rechtsform Organisation Nutzen Strategie SWOT-Analyse Organisationsstrategie Gründungsvorgehen Dienstleistungen Markt... 25

2 5.1 Kunden Geschäftsumfeld Leistungserbringung Voraussetzungen Beauftragung Vertragsbeziehungen Finanzen Annahmen Auftragsvolumen Finanzielle Ausgangslage Weitere Parameter der Finanzplanung Planerfolgsrechnungen Planbilanzen Plangeldflussrechnungen Steuerliche Beurteilung Steuerpflicht Mehrwertsteuer Schlussbemerkungen Abbildungsverzeichnis ABBILDUNG 1. ERFORDERLICHE RECHTSGRUNDLAGEN EOPERATIONS SCHWEIZ... 7 ABBILDUNG 2: ORGANIGRAMM ABBILDUNG 3: WIRKUNGSMODELL ABBILDUNG 4: PHASEN LEBENSZYKLUS SERVICE (IT-LÖSUNG) / KOOPERATION ABBILDUNG 5: BILDUNG SERVICEORGANISATIONEN BEAUFTRAGUNG ALLGEMEIN ABBILDUNG 6: MANDAT MIT VOLLMACHT ZUM VERTRAGSABSCHLUSS ABBILDUNG 7: MANDAT OHNE VOLLMACHT ZUM VERTRAGSABSCHLUSS ABBILDUNG 8: AUFTRAGSFORM ÜBERTRAGUNG BETRIEBSVERANTWORTUNG (MANDAT MIT VOLLMACHT) ABBILDUNG 9: VERTRAGSGESTALTUNG AUFTRAGSFORM BEZUG SELEKTIVE UNTERSTÜTZUNGSLEISTUNGEN ABBILDUNG 10: VERTRAGSGESTALTUNG MANDAT BESCHAFFUNG DURCHFÜHREN ABBILDUNG 11: ENTWICKLUNG DIENSTLEISTUNGSERTRAG (EIGENLEISTUNGEN) (IN TCHF) ABBILDUNG 12: ENTWICKLUNG PERSONALAUFWAND (IN TCHF) ABBILDUNG 13: ENTWICKLUNG ERTRAGS- UND AUFWANDSTRUKTUREN (NUR ERTRÄGE AUS EIGENLEISTUNGEN) (IN TCHF) Tabellenverzeichnis TABELLE 1: ART DER BEAUFTRAGUNG TABELLE 2: SWOT-ANALYSE TABELLE 3: ZEITPLAN GRÜNDUNG (PROVISORISCH) TABELLE 4: DIENSTLEISTUNGEN EOPERATIONS SCHWEIZ TABELLE 5: PARAMETER PERSONALRESSOURCEN TABELLE 6: ENTWICKLUNG PERSONALRESSOURCEN TABELLE 7: CHARAKTERISIERUNG SERVICETYPEN TABELLE 8: JÄHRLICH UMSETZBARE PROJEKTE (NACH SERVICETYPEN) TABELLE 9: ERÖFFNUNGSBILANZ Beilagenverzeichnis I. Finanzplan 2/41

3 Management Summary eoperations Schweiz steht für die Idee, eine von Bund und Kantonen gemeinsam getragene Organisation einzusetzen, die als Organisationsgefäss und kompetente Dienstleisterin für die Umsetzung von IT-Kooperationen der Verwaltung auftritt. eoperations Schweiz bündelt Kompetenzen in den Bereichen IT-Kooperationsmanagement sowie IT-Projekt- und Servicemanagement. Hinter dem Einsatz von eoperations Schweiz steht das Ziel, vorhandene Mittel möglichst effizient und nachhaltig einzusetzen. Über die Zusammenarbeit lassen sich die Kosten für die Entwicklung und den Betrieb von IT-Lösungen für die Verwaltung erheblich senken und die Qualität der Leistungserbringung verbessern. Eine konsequente Nutzung von Synergien setzt voraus, dass die Zusammenarbeit trotz steigender Komplexität möglichst einfach auf- und ausgebaut werden kann. Eine übergreifende Organisation, die für Verwaltungen aller föderalen Ebenen bestimmte Aufgaben bei der Abwicklung von IT-Kooperationen übernehmen kann und auf diese Weise vereinfacht existiert heute nicht. Mit dem Konzept eoperations Schweiz sind die konzeptionellen Grundlagen da, um eine solche Organisation aufzubauen. Der vorliegende ergänzt das Konzept eoperations Schweiz. Gegenüber dem Entwurf des Organisations- und Realisierungskonzepts wurde insbesondere das Gründungsvorgehen präzisiert und ergänzend eine Finanzplanung basierend auf in der Praxis anerkannten Werten bzw. Marktgegebenheiten erstellt. Die Hauptresultate sind in die finale Fassung des Schlussberichts Konzept eingeflossen. eoperations Schweiz soll als öffentlich-rechtliche Organisation mit eigener Rechtspersönlichkeit gegründet werden. Basis für die Gründung ist eine entsprechende Vereinbarung zwischen Bund und Kantonen. Die Organisation setzt sich zusammen aus der Trägerversammlung (an der Vereinbarung beteiligte Parteien), der strategischen Führung (nicht mehr als 5 Fachleute aus Recht, Finanzen, Informatik, Betriebswirtschaft) und einer Geschäftsleitung. Der Leistungsschwerpunkt von eoperations Schweiz liegt auf koordinierenden und fachlichen Aufgaben zur Unterstützung von IT-Kooperationen. eoperations Schweiz dient nicht dazu, technische Leistungen bei der Bereitstellung von IT-Systemen und Anwendungen zu erbringen, sondern arbeitet hierfür mit bestehenden (privaten und öffentlichen) IT-Dienstleistern zusammen und kauft entsprechende Leistungen nach öffentlichem Beschaffungsrecht ein. eoperations Schweiz unterstützt IT-Kooperationen rund um Systeme und Anwendungen, die von den Verwaltungen zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben eingesetzt werden, in deren Besitz sind und als Service gemeinschaftlich genutzt werden. Damit sind Lösungen gemeint, die a) gemeinsam mit anderen Verwaltungen realisiert und/oder betrieben werden oder b) von anderen Verwaltungsstellen bezogen und für die eigene Leistungserbringung genutzt werden. Behörden als Auftraggeber können eoperations Schweiz die Betriebsverantwortung für eine bestimmte IT- Lösung übertragen oder lediglich selektive Beratungs- und Unterstützungsleistungen beziehen. Das Dienstleistungsangebot umfasst folgende Bereiche: Beratung (Kooperationskonzepte, etc.), Koordination / Kommunikation (Partnermanagement, Servicemarketing, etc.), Administration (Finanzplanung, Verrechnung, etc.), Projekt- und Servicemanagement (Projektplanung, kooperative Beschaffung, Change Management, Dienstleistersteuerung, etc.), Qualitätsmanagement (Analyse, Reporting, etc,), Beschaffung (kooperative Submissionen) und Support. Als Träger profitieren der Bund und beteiligte Kantone v.a. dann, wenn Kooperationsvorhaben über eoperations Schweiz abgewickelt werden, an denen sie zugleich als Auftraggeber beteiligt sind. Eine Abwicklung gemeinschaftlich genutzter Lösungen über eoperations Schweiz bietet für Auftraggeber insbesondere folgenden Nutzen: - Aufbaukosten für Kooperationen senken und Abwicklung vereinfachen. 3/41

4 - Diesbezügliche Kompetenzen nicht selber aufbauen müssen. - Kooperationen einfacher ausweiten können. - Personelle Synergien mit anderen Auftraggebern von eoperations Schweiz erschliessen. - Professionalisierung der Leistungserbringung erreichen. - Fachpersonen in der Verwaltung administrativ entlasten. - Kosten für gemeinschaftlich genutzte Lösungen glätten und Planungssicherheit erhöhen. - Auf neue Anforderungen flexibler reagieren können - Leistungserbringung zuverlässig sicherstellen. - Möglichkeit der Vorfinanzierung von wirtschaftlich tragfähigen Lösungen nutzen. Das Gründungsvorgehen sieht vor, eoperations Schweiz über ein strategisches Projekt im Rahmen von E- Government Schweiz zu realisieren. Folgende Aufgaben werden umgesetzt: 1. Akquise Träger und Auftraggeber (Grundfinanzierung sicherstellen) 2. Rechtsgrundlagen und Vereinbarung (Rechtliche Voraussetzungen für Gründung schaffen) 3. Pilotbetrieb und Personalakquise (Nutzen demonstrieren und Kompetenzen aufbauen) 4. Formelle und organisatorische Voraussetzungen (Governance ausarbeiten und Betriebsaufnahme vorbereiten) Die grösste Chance ist die bestehende Nachfrage. Der Nutzen von eoperations Schweiz ist dort unbestritten, wo heute konkrete Fragen und Probleme bei der Abwicklung von IT-Kooperationen schlecht adressiert, bzw. Verbesserungsmöglichkeiten nicht genutzt werden können. Das grösste Risiko für den erfolgreichen Aufbau von eoperations Schweiz ist, dass die Bereitschaft zur Veränderung fehlt. Sind die Verwaltungen nicht bereit, bestehende Praktiken in der IT-Kooperation zu überdenken, wird eoperations Schweiz keine Aufträge bekommen. eoperations Schweiz verfolgt die Strategie, mit wenigen Auftraggebern zu starten und dabei kontinuierlich weitere Dienstleistungen und Kompetenzen aufzubauen und neue Kunden zu gewinnen. Die Finanzplanung verdeutlicht, dass die Betriebsmittelausstattung (CHF 3 Mio.) den Aufbau des Geschäftsfeldes ermöglicht. Auf Basis der getroffenen Annahmen ist davon auszugehen, dass nach 5 Betriebsjahren erstmals positive Ergebnisse erwirtschaftet werden. 4/41

5 1 Ausgangslage 1.1 Bedarf Hinter dem Einsatz von eoperations Schweiz steht das Ziel, vorhandene Mittel möglichst effizient und nachhaltig einzusetzen. Über die Zusammenarbeit lassen sich die Kosten für die Entwicklung und den Betrieb von IT-Lösungen für die Verwaltung erheblich senken und die Qualität der Leistungserbringung verbessern. Eine konsequente Nutzung von Synergien setzt voraus, dass gemeinschaftliche Lösungen über territoriale Grenzen und föderale Ebenen hinweg aufgebaut und genutzt werden. Wie zeigt sich die Situation heute? Es ist unbestritten, dass über IT-Kooperationen Kosten- und Qualitätsvorteile erzielt werden können. Als Faustregel gilt: 50% mehr Nutzer = 30% weniger Kosten. IT-Lösungen werden bereits heute gemeinschaftlich genutzt, das Potential aber noch nicht konsequent ausgeschöpft. Die Gründe dafür sind vielfältig. Kooperationen entwickeln sich oft organisch und bleiben auf eine begrenzte Zahl von Nutzern beschränkt, um die Komplexität in Grenzen zu halten. In zahlreichen Anwendungsbereichen gibt es daher mehrere gemeinschaftlich genutzte Lösungen und Netzwerke. Sind Investitionen einmal getätigt worden, erschweren getroffene Entscheidungen einen Wechsel auf andere Systeme und Anwendungen und damit die Zusammenführung bestehender Kooperationen. Die Entwicklung von schweizweit nutzbaren Lösungen, wird zwar von verschiedenen Stellen vorangetrieben. Oft fehlt diesen aber die Zuständigkeit, um später als Leistungserbringer für andere aufzutreten. Um den rechtlichen und organisatorischen Anforderungen an die IT- Zusammenarbeit zu begegnen, werden vor dem Übergang in den Betrieb oft neue Trägerschaften aufgebaut. Das ist nicht nur mit Kosten, sondern auch mit viel Zeit verbunden. Aus diesen und weiteren Gründen werden IT-Lösungen nicht selten parallel entwickelt und Investitionen somit mehrfach geleistet. Wo soll es hingehen? Für die weitere Entwicklung ist es zentral, dass die Zusammenarbeit im Bereich IT / E-Government möglichst gut funktioniert. Für eine zeitgemässe und effiziente Leistungserbringung ist es unerlässlich, dass die Verwaltungen ihre Systeme noch stärker vernetzen. Es werden neue und komplexere Kooperationsbeziehungen entstehen. Nicht auszuschliessen ist dabei auch, dass das Bedürfnis nach zentralen Lösungen im Zuge dessen wächst. IT-Lösungen durchlaufen typische Lebenszyklen; sie werden laufend weiterentwickelt und von Zeit zu Zeit durch neue Systeme ersetzt. Für die IT-Kooperation bestehen darin sowohl Herausforderung als auch Chancen. Einerseits ist eine laufende Abstimmungen zwischen den Beteiligten nötig, andererseits eröffnet jede Ablösung Gelegenheit auf ein günstigeres oder besseres Produkt umzusteigen und neue Kooperationen einzugehen. Aus dieser Sicht lauten die Handlungsmaximen: - Unnötige Mehrfachinvestitionen vermeiden - Skalenvorteile durch Kooperationen konsequenter nutzen - Kooperationen effizient organisieren und umsetzen - Bei der Ablösung von IT-Lösungen das Kooperationspotential nutzen - Bei der Entwicklung neuer, übergreifend nutzbarer IT-Lösungen eine zentrale Leistungserbringung prüfen. Was bringt eoperations Schweiz? Der Einsatz einer Organisation, die betriebliche und organisatorische Aufgaben kompetent und zum Nutzen der beteiligten Akteure übernimmt, stiftet gegenüber der heutigen Situation einen Mehrwert, wenn Kooperationen schneller aufgebaut und nachhaltiger organisiert werden können. Erreicht wird dies, wenn nicht pro neuem Kooperationsvorhaben umfassende Organisationsstrukturen aufgebaut werden müssen, wenn fachliche Kompetenzen für die Abwicklung behördenübergreifender IT-Vorhaben gebündelt und einfach bezogen werden können und wenn Finanzierungsmechanismen zum Einsatz kommen, die eine solide Basis für die Weiterentwicklung gemeinschaftlicher Lösungen schaffen. 5/41

6 Über eine gemeinsame, auf diesen Bereich spezialisierte Organisation, können die Herausforderungen der behördenübergreifenden IT-Zusammenarbeit besser adressiert werden. Zu den typischen Problemstellungen gehören: Überführung von Projekten in den kooperativen Betrieb, Definition der Betriebsverantwortung, Aufbau geeigneter Betriebsstrukturen für die Abwicklung der Kooperation, Finanzierung der Weiterentwicklung von Lösungen, gemeinsame Beschaffungen, etc. Warum gibt es eine solche Organisation bisher nicht? Organisationen, die nach einer ähnlichen Logik funktionieren wie eoperations Schweiz, existieren auf kantonaler Ebene schon seit längerer Zeit. Ihr Fokus liegt auf einem breiten IT-Dienstleistungsangebot für einen fokussierten Kundenkreis. Dazu gehört auch die Abwicklung von Kooperationen zwischen einem Kanton und seinen Gemeinden oder über die kantonalen Grenzen. Die Bereitstellung von Lösungen, die von Bund und Kantonen bzw. Gemeinden gemeinschaftlich genutzt werden gehört hingegen nicht zu den Geschäftsfeldern dieser Organisationen. Organisatorisch sind sie dafür auch nicht aufgestellt. Bestehende Organisationen für die IT-Zusammenarbeit auf der nationalen (E-Government Schweiz, Schweizerischen Informatikkonferenz, SIK), kantonalen (interkantonale Fachgruppe E-Government) oder der kommunalen Ebene (SSGi) wirken hauptsächlich koordinierend. Die betriebliche Abwicklung von übergreifenden Vorhaben liegt nicht in ihrem Fokus. Eine übergreifende Organisation, die für Verwaltungen aller föderalen Ebenen bestimmte Aufgaben bei der Abwicklung von IT-Kooperationen übernehmen kann, nicht über Mitgliederbeiträge finanziert wird, sondern über ein Kapital verfügt und sich wirtschaftlich behaupten muss, ist Neuland. Wie kann der Bedarf für eoperations Schweiz eingeschätzt werden? Dass bei der betrieblichen Abwicklung von IT-Kooperationen organisatorische Defizite bestehen, wird im Umfeld von E-Government bereits seit längerer Zeit diskutiert. Die Resultate zur Anhörung über die Entwicklungsszenarien zur künftigen Zusammenarbeit im E-Government Schweiz zeigen folgendes Bild. 1 Die überwiegende Mehrheit der befragten Stakeholder: - messen dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit eine hohe Bedeutung zu. - unterstützen das Ziel, E-Government-Lösungen und Services wo möglich und sinnvoll gemeinsam umzusetzen bzw. zu betreiben. - unterstützen das Ziel, den Betrieb von definierten Diensten zentral und nachhaltig sicherzustellen. - befürworten, dass hierfür eine zuständige Organisation aufgebaut wird. 1.2 Vorarbeiten Die konzeptionellen Grundlagen für eine Umsetzung sind im Rahmen des E-Government Vorhabens B1.15 eoperations Schweiz erstellt worden. Das Organisationskonzept ist in Zusammenarbeit mit den wichtigsten Anspruchsgruppen der künftigen Organisation erarbeitet worden und berücksichtigt praktische und rechtliche Anforderungen. 2 Auf Grundlage eines Bundesratsbeschlusses vom wird das Vorhaben derzeit vom Bundesamt für Justiz (BJ) umgesetzt und in den Strukturen von E-Government Schweiz geführt. Es gilt mit Freigabe der Konzeptphase aus Sicht BJ als abgeschlossen. Die Realisierung erfolgt unter neuer Federführung. 1 E-Government Schweiz (2015). E-Government Schweiz ab 2016 Resultate der Anhörung bei den Fachstellen ( ), veröffentlicht am Online: 2 Vgl. Die aktuellste Fassung des Berichts kann unter folgendem Link bezogen werden: 6/41

7 1.3 Vorgehensstrategie eoperations Schweiz kann auf Basis einer zwischen Bund und interessierten Kantonen geschlossen Vereinbarung gegründet werden. Für die Inbetriebnahme und den erfolgreichen Aufbau sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen: 1. Bund und Kantone benötigen ausreichende gesetzliche Grundlagen, um sich an eoperations Schweiz beteiligen zu können. 2. Um das benötigte Grundkapital zu sichern, müssen ausreichend viele Kantone der Vereinbarung über die Gründung von eoperations Schweiz beitreten. 3. Um den Betrieb aufnehmen zu können, benötigt eoperations Schweiz ein minimales Auftragsvolumen. Abbildung 1. Erforderliche Rechtsgrundlagen eoperations Schweiz Für die Umsetzung von eoperations Schweiz wird folgende Strategie verfolgt: 1. Die Gründung von eoperations Schweiz wird als strategisches Ziel in der erneuerten Rahmenvereinbarung über die E-Government Zusammenarbeit in der Schweiz verankert. 3 Die politische Diskussion und Entscheidungsfindung kann so über bestehende Strukturen geführt werden. 2. Im Rahmen des Schwerpunktplans von E-Government Schweiz ab 2016 wird der Aufbau von eoperations Schweiz als strategisches Projekt geführt. 4 Über das Projekt werden alle erforderlichen Vorarbeiten für die Inbetriebnahme von eoperations Schweiz umgesetzt. 3. Ab dem Zeitpunkt der Gründung agiert eoperations Schweiz als eigenständige Organisation. Sie kann Aufträge von E-Government Schweiz umsetzen, wird aber nicht über E-Government Schweiz gesteuert oder finanziert. eoperations Schweiz nimmt den Betrieb auf, wenn das nötige Grundkapital aufgebaut ist und muss sich wirtschaftlich behaupten. 3 Vgl. E-Government Schweiz (2015). E-Government Schweiz ab Online: (Stand: ). 4 Bis Ende 2015 entscheidet die SIK, ob sie die Verantwortung für das strategische Projekt übernimmt. 7/41

8 1.4 Zielsetzung Business Plan Der vorliegende Business Plan ergänzt die bestehende Dokumentation zu den konzeptionellen Grundlagen. Er fokussiert sich auf die Geschäftstätigkeit eoperations Schweiz als selbständige Organisation ab Andere Szenarien wie der Aufbau eines erweiterten Dienstleistungsangebots im Rahmen bestehender Organisationsstrukturen (z.b. E-Government Schweiz, SIK) werden nicht behandelt. 5 In erster Linie dient der Business Plan als Grundlagendokument für die Akquise der Träger und künftigen Auftraggeber von eoperations Schweiz. Bund und Kantone Der Business Plan richtet sich somit an politische Entscheidungsträger bei Bund und Kantonen in ihrer Rolle als potentielle Investoren (Aufbau Grundkapital). Ziel ist es, die Geschäftsidee von eoperations Schweiz zu transportieren, die Chancen und Risiken von eoperations Schweiz darzustellen und mögliche Entwicklungsszenarien mit Blick auf eine selbsttragende Geschäftstätigkeit aufzuzeigen. Dabei muss das Bewusstsein dafür geschärft werden, dass das Erreichen der Organisationsziele nicht nur von den initial eingebrachten finanziellen Mitteln abhängt, sondern wesentlich auch von der Bereitschaft, IT-Kooperationen einzugehen und über eoperations Schweiz abzuwickeln. Auftraggeber Der Business Plan richtet sich daher schwerpunktmässig auch an Verwaltungsstellen als potentielle Auftraggeber von eoperations Schweiz. Ziel ist es, den Nutzen von eoperations Schweiz aufzuzeigen und mögliche Formen der Zusammenarbeit zu erläutern. Management Mit Blick auf die angestrebte Organisationsgründung dient der Business Plan zudem als Leitfaden für ein künftiges Management. Das Dokument liefert die Basis für die Erarbeitung einer detaillierten Organisationsstrategie und deren Umsetzung. 2 Organisation 2.1 Zweck eoperations Schweiz dient als Unterstützungsorganisation für die Abwicklung von IT-Kooperationen zwischen Verwaltungen und erbringt diesbezügliche Dienstleistungen. 2.2 Abgrenzung Tätigkeitsbereich eoperations Schweiz setzt dort an, wo in der heutigen Organisation Lücken bestehen. Das Tätigkeitsgebiet wird nachfolgend beschrieben und mittels Abgrenzung geschärft Art der Dienstleistungen Fokus Der Leistungsschwerpunkt von eoperations Schweiz liegt auf koordinierenden und fachlichen Aufgaben zur Unterstützung von IT-Kooperationen. Dazu gehört das Ausarbeiten von Kooperations- und Geschäftsmodellen zuhanden der beteiligten Partner, das Vertragsmanagement mit den beteiligten Partnern und den Subdienstleistern, die finanzielle Abwicklung zwischen allen Beteiligten, die Durchführung gemeinsamer 5 Die Umsetzung als eigenständige Organisation hat sich im Rahmen der Vorarbeiten als bevorzugte Variante herauskristallisiert. 8/41

9 Beschaffungen, die Konzeption für und Umsetzung von Betriebsorganisationen mit den beteiligten Partnern sowie Supportleistungen. Abgrenzung eoperations Schweiz dient nicht dazu, technische Leistungen bei der Bereitstellung von IT-Systemen und Anwendungen zu erbringen. eoperations Schweiz betreibt keine eigenen Rechenzentren und entwickelt selber keine IT-Lösungen. Für die Erbringung entsprechender Leistungen arbeitet eoperations Schweiz mit bestehenden (privaten und öffentlichen) IT-Dienstleistern zusammen und sorgt dafür, dass Entwicklungs- und Betriebsleistungen in der definierten Qualität erbracht werden Art der unterstützten IT-Lösungen (Services) und Kooperationen Fokus Im Vordergrund stehen Systeme und Anwendungen, die von den Verwaltungen zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben eingesetzt werden, in deren Besitz sind und gemeinschaftlich genutzt werden. Damit sind Lösungen gemeint, die c) gemeinsam mit anderen Verwaltungen realisiert und/oder betrieben werden oder d) von anderen Verwaltungsstellen bezogen und für die eigene Leistungserbringung genutzt werden. Es kann sich dabei um Fachanwendungen, Standardkomponenten oder Lösungen im Bereich Basisinformationen handeln (vgl. dazu Kapitel 5.1.2). eoperations Schweiz kann auch Unterstützungsleistungen im Kontext von kooperativ genutzten IT-Lösungen erbringen, die im Besitz von kommerziellen Anbietern sind. Der Fokus liegt hier auf der organisatorischen Unterstützung von entsprechenden Interessengemeinschaften. Abgrenzung eoperations Schweiz besitzt und vermarktet keine eigenen IT-Lösungen, sondern stellt sicher, dass gemeinsame Entwicklungsprojekte der Verwaltung bzw. die gemeinsame Nutzung von Lösungen reibungslos funktionieren. Die Abwicklung von Kooperationen rund um den Einsatz von Standardsoftware steht nicht im Vordergrund Art der Aufträge eoperations Schweiz übernimmt zwei Typen von Aufträgen. Diese unterscheiden sich teilweise in der inhaltlichen und zeitlichen Intensität der Kooperationsbeziehung zwischen eoperations Schweiz und seinen Auftraggebern und bezüglich der erforderlichen Rechtsgrundlagen für die Beauftragung (vgl. dazu Kapitel 6.2). Betriebsverantwortung Service Behörden als Auftraggeber übertragen eoperations Schweiz die Betriebsverantwortung für eine bestimmte IT-Lösung. eoperations Schweiz nimmt diese Aufgabe längerfristig wahr, erbringt nachgefragte Dienstleistungen in den Bereichen Servicemanagement und Kooperationsmanagement und übernimmt die Verantwortung für die Leistungserbringung seitens Dritter. Die Auftraggeber werden so insbesondere auch in den Bereichen Beschaffung und Vertragsmanagement entlastet. Gegenübern den Nutzern des Service übernimmt eoperations Schweiz die Rolle des Serviceanbieters (vgl. dazu auch 6.2.2). Beratungs- und Unterstützungsleistungen Behörden übertragen eoperations Schweiz nicht die gesamte Betriebsverantwortung für eine IT-Lösung, benötigten aber Unterstützungsleistungen in einzelnen Aufgabenbereichen. Beispielsweise, wenn der technische Betrieb bereits mit einem IT-Dienstleister vereinbart ist, sich die beteiligten Partner aber als Interessensgemeinschaft neu organisieren möchten. Diesbezügliche Aufgaben kann eoperations Schweiz ebenfalls längerfristig übernehmen. Hinzu kommen punktuelle Beratungsleistungen in fachlichen Fragen, 9/41

10 die eoperations Schweiz analog zu einem Beratungsunternehmen im Auftrag erbringt (vgl. dazu 6.2.3). Tabelle 1: Art der Beauftragung Art des Auftrags Auftragsverhältnis Fokus eoperations Schweiz Betriebsverantwortung Service Unterstützungsleistungen langfristig langfristig kurzfristig Kooperationsmanagement (diverse Aufgaben) Projekt- und Servicemanagement (diverse Aufgaben) Kooperationsmanagement (diverse Aufgaben) Projekt- und Servicemanagement (diverse Aufgaben) Projektmanagement Beschaffungen Beratungsleistungen kurzfristig Konzeptionelle Aufgaben (diverse) 2.3 Rechtsform eoperations Schweiz wird als öffentlich-rechtliche Organisation mit eigener Rechtspersönlichkeit gegründet. Öffentlich-rechtlich vs. privatrechtlich Rechtsform Prinzipiell könnte eoperations Schweiz auch als privatrechtliche Organisation gegründet werden. Dagegen spricht, dass viele Bestimmungen des OR auf die Zusammenarbeit zwischen Behörden schlecht anwendbar sind, privatrechtliche Rechtsformen (AG, Genossenschaft) aufgrund der Besonderheiten von Gemeinwesen einen Bedarf nach speziellen Regeln nach sich ziehen und eine Konfliktbeilegung vor Zivilgerichten vorgesehen ist. Demgegenüber bietet die öffentlich-rechtliche Konstruktion mehr Flexibilität bei der Schaffung einer massgeschneiderten Organisationsform. Die Ausgestaltung geeigneter und klarer Regeln für die Zusammenarbeit kann sich dabei an privatrechtlichen Rechtsformen orientieren. Konflikte können auf politischem Weg bzw. über eine öffentlich-rechtliche Klage ausgetragen werden. Eine öffentlich-rechtliche Rechtsform ist auch mit Blick auf beschaffungsrechtliche Anforderungen vorzuziehen. Rechtspersönlichkeit eoperations Schweiz könnte auch als Einheit ohne Rechtspersönlichkeit konzipiert werden. Die Vorteile einer Gründung als juristische Person bestehen darin, dass eoperations Schweiz ein eigenes Vermögen hat, bedarfsgerechte finanzielle Methoden anwenden kann (Kredite aufnehmen, Rückstellungen bilden, Vorinvestitionen leisten) und in der Zusammenarbeit mit öffentlichen oder privaten Leistungserbringern (Subunternehmer) vertragsfähig sowie verbindlich verpflichtend handlungsfähig ist. 10/41

11 2.4 Organisation Nachstehende Abbildung zeigt die Organisation von eoperations Schweiz. Die Organe, ihre Besetzung und Zuständigkeiten werden nachfolgend erläutert. Trägerversammlung Bund, Kanton 1-n Strategische Führung (max. 5 Mitglieder) Revisionsstelle Serviceorganisation Geschäftsleitung (1 Mitglied) Serviceorganisation Projekte Administration Serviceorganisation Abbildung 2: Organigramm Trägerversammlung Die Trägerversammlung ist das oberste Organ von eoperations Schweiz. Sie übt die Aufsicht über eoperations Schweiz aus und stellt über ihre Mitglieder die Information zu den politischen Instanzen sicher. Alle an der Vereinbarung beteiligten Parteien (Bund, Kantone) sind in der Trägerversammlung vertreten. Sie soll schlank besetzt werden und pro unterzeichnendem Kanton ein Mitglied bzw. für den Bund fünf bis acht Mitglieder zählen. Die Ernennung erfolgt durch die beteiligten Gemeinwesen. Es wird vorgeschlagen, dass sich das Stimmgewicht nach dem Anteil am Grundkapital bestimmt. Bei einem Einstieg neuer Träger wird die Stimmverteilung auf 100% normiert. Die Trägerversammlung fasst ihre Beschlüsse und vollzieht ihre Wahlen mit der absoluten Mehrheit der anwesenden Stimmen. Für bestimmte Entscheidungen können Quoren und/oder Minderheitenrechte definiert werden. Die Trägerversammlung nimmt folgende Aufgaben wahr: - wählt die strategische Führung - wählt die Revisionsstelle und definiert den Prüfungsstandard - genehmigt den Jahresbericht und die Jahresrechnung - entscheidet über die Gewinnverwendung - entlastet die strategische Führung - verabschiedet das Organisationsreglement - entscheidet über die Aufnahme neuer Träger - beschliesst die Normierung der Stimmverteilung bei Ein-/Austritten - entscheidet über die Vorfinanzierung von gemeinschaftlichen IT-Vorhaben Strategische Führung Die strategische Führung entspricht der Rolle eines Verwaltungsrats und steuert eoperations Schweiz. Sie soll ausschliesslich durch Fachleute besetzt werden (Recht, Finanzen, Informatik, Betriebsökonomie) und nicht mehr als fünf Mitglieder zählen. Die Wahl der Mitglieder erfolgt durch die Trägerversammlung, d.h. durch die an eoperations Schweiz finanziell beteiligten Gemeinwesen (Bund, Kantone). Die strategische Führung konstituiert sich selbst. Sie gibt sich ein Organisationsreglement, das von der Trägerversammlung 11/41

12 verabschiedet wird. Dieses regelt die Beschlussfassung, die Zeichnungsberechtigung und die Entschädigung der Mitglieder. Die strategische Führung nimmt folgende Aufgaben wahr: - legt die Organisation von eoperations Schweiz fest - erstellt das Organisationsreglement - bestimmt die Ausgestaltung des Rechnungswesens, der Finanzkontrolle und der Finanzplanung - wählt die Geschäftsleitung - führt die direkte Aufsicht über die Geschäftsleitung - erstellt den Geschäftsbericht sowie die Jahresrechnung und behandelt den Revisionsbericht z.h. der Trägerversammlung - bereitet die Trägerversammlung vor und führt die Beschlüsse der Trägerversammlung aus - definiert Anforderungen an Serviceorganisationen und entscheidet über die Annahme neuer Aufträge - beschliesst alle Angelegenheiten, die nicht der Trägerversammlung zugeordnet sind Geschäftsleitung Die Geschäftsleitung ist für die Geschäftsführung von eoperations Schweiz verantwortlich und erfüllt die im Organisationsreglement umschriebenen Aufgaben. Sie wird von der strategischen Führung eingesetzt. Die Geschäftsleitung ist insbesondere für die Umsetzung der von der strategischen Führung definierten Ziele sowie die Einhaltung des Budgets zuständig und sorgt für die Leistungserbringung gegenüber den Auftraggebern von eoperations Schweiz. Die Geschäftsleitung schliesst die Leistungsverträge mit den Serviceorganisationen (Auftraggeber) und den Sublieferanten (Rechenzentren, Softwareentwickler, etc.) ab und führt im Auftrag Submissionen durch (vgl. auch Kapitel 6). Die Geschäftsleitung nimmt insbesondere folgende Aufgaben wahr: - ist für die Geschäftsführung von eoperations Schweiz verantwortlich - erfüllt die von den Serviceorganisationen erteilten Aufträge an eoperations Schweiz - schliesst die Verträge mit den Auftraggebern und Auftragnehmern ab - sorgt für das Controlling und das Berichtswesen - schliesst Anstellungsverträge mit den Mitarbeitenden ab - legt der strategischen Führung Rechenschaft ab - bereitet die Geschäfte der strategischen Führung vor - etc Revisionsstelle Die Revisionsstelle wird von der Trägerversammlung ernannt. Die Revisionsstelle nimmt folgende Aufgaben wahr: - prüft die Jahresrechnung und erstattet Bericht Serviceorganisationen Serviceorganisationen bilden die unterschiedlichen Konstellationen von Auftraggebern ab. Sie repräsentieren zum einen die Vertragspartner von eoperations Schweiz und werden zum anderen abhängig von der Art des Auftrags zu einem Gremium über das die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Verwaltungen und mit eoperations Schweiz organisiert wird. Im zweiten Fall ernennen die beteiligten Kooperationspartner die von ihrer Seite in der Serviceorganisation vertretenen Mitglieder und definieren zusammen mit eoperations Schweiz die Betriebs- bzw. Projektorganisation für ein jeweiliges Vorhaben. Die Steuerung 12/41

13 eines von eoperations Schweiz betreuten Services (IT-Lösung) obliegt der dafür explizit eingesetzten Betriebs- oder Projektorganisation. Eine Serviceorganisation nimmt unabhängig von der Art des Auftrags folgende Aufgaben wahr: - ist Vertragspartner von eoperations Schweiz - definiert die Anforderungen an die Auftragserfüllung - nimmt die Leistungen von eoperations Schweiz ab Eine Serviceorganisation nimmt je nach Art des Auftrags zusätzlich folgende Aufgaben wahr: - definiert die Servicestrategie - ernennt die Mitglieder der Betriebs- bzw. Projektorganisation - definiert zusammen mit eoperations Schweiz die Rollen 2.5 Nutzen Der übergeordnete Nutzen von eoperations Schweiz liegt darin, dass die Abwicklungen von Kooperationen zwischen Verwaltungen vereinfacht und die Zusammenarbeit im Bereich E-Government / IT damit gefördert wird. Dabei ist klar, dass eoperations Schweiz in allen Bereichen, in denen spezielle Kompetenzen aufgebaut werden müssen, seine volle Wirkung erst über die Zeit entfaltet Träger von eoperations Schweiz Was bringen die Träger ein? Bund und Kantone sind als Investoren gefragt, um eoperations Schweiz mit einem Grundkapital auszustatten, damit die Organisation ihre Geschäftstätigkeit aufnehmen kann. Nach der Gründung braucht es die Bereitschaft, den Aufbau der Organisation finanziell, projektmässig und zeitlich so mitzutragen, dass sie die reelle Erfolgschance erhält, längerfristig selbsttragend zu arbeiten. Voraussetzung hierfür ist eine positive Entwicklung der Auftragslage. Die Beteiligten Gemeinwesen sind somit auch als Auftraggeber gefragt (vgl ). Welchen Nutzen ziehen die Träger aus der Beteiligung? Als Träger profitieren der Bund und beteiligte Kantone v.a. dann, wenn Kooperationsvorhaben über eoperations Schweiz abgewickelt werden, an denen sie zugleich als Auftraggeber beteiligt sind. Für die Gemeinwesen bietet eoperations Schweiz insbesondere folgenden Nutzen: - Synergien durch Kooperation nutzen und IT-Kosten senken. - Portfolio Kooperationen besser steuern können (Schwerpunkte Gemeinweisen) - Für die Abwicklung mehrerer IT-Kooperationen künftig eine darauf spezialisierte Trägerschaft nutzen. - Ko-Nutzung einfacher über bestehende Netzwerke hinaus organisieren können. - Nicht für jede Lösung eine eigene Organisationen aufbauen, steuern und kontrollieren müssen. - Somit Transaktionskosten senken und Aufbau Kooperationen beschleunigen. - Eine höhere Rechtssicherheit erlangen (Kooperation, Beschaffungen) - Eine höhere Planungssicherheit erreichen (Glättung von Kosten) Auftraggeber von eoperations Schweiz Was bringen die Auftraggeber ein? Die Auftraggeber finanzieren die Leistungen, die sie von eoperations Schweiz beziehen. Je nach Art des Auftrags ist wie bereits skizziert, eine weitergehende Zusammenarbeit erforderlich (vgl ). Dies ist immer dann der Fall, wenn die an einem Service beteiligten Partner bzw. deren Fachstellen einen Beitrag zur Koordination und Entscheidungsfindung liefern oder Rückmeldungen zum laufenden Betrieb abgeben (Nutzungsplanung, Anforderungsmanagement, Change Management, Problem Management, etc.). 13/41

14 Warum ist eine Beauftragung von eoperations Schweiz für Verwaltungen interessant? Eine Abwicklung gemeinschaftlich genutzter Lösungen über eoperations Schweiz bietet für Auftraggeber insbesondere folgenden Nutzen: - Aufbaukosten für Kooperationen senken und Abwicklung vereinfachen. - Diesbezügliche Kompetenzen nicht selber aufbauen müssen. - Kooperationen einfacher ausweiten können. - Personelle Synergien mit anderen Auftraggebern von eoperations Schweiz erschliessen. - Professionalisierung der Leistungserbringung erreichen. - Fachpersonen in der Verwaltung administrativ entlasten. - Kosten für gemeinschaftlich genutzte Lösungen glätten und Planungssicherheit erhöhen. - Auf neue Anforderungen flexibler reagieren können - Leistungserbringung zuverlässig sicherstellen. - Möglichkeit der Vorfinanzierung von wirtschaftlich tragfähigen Lösungen nutzen Servicetypen Es gibt unterschiedliche Arten der Serviceerbringung bei gemeinschaftlich genutzten Lösungen. Die Zusammenarbeit mit anderen Behörden stiftet für die Beteiligten unterschiedliche Vorteile. Analog dazu siedelt sich das Nutzenpotential der Zusammenarbeit mit eoperations Schweiz auf verschiedenen Ebenen an. Typ Skalierung Typischerweise gemeinsam genutzte Fachanwendungen oder modulare Services. - Anwendungsfall: Mehrfachverwendung von Lösungen - Logik: Je mehr Beteiligte (gemeinsame Nutzer), desto tiefer die Kosten für den Einzelnen - Fokus: Entwicklungs- und Betriebskosten Hauptnutzen eoperations Schweiz: - Kooperationsgemeinschaften erweitern Typ Vernetzung Typischerweise schweizweit genutzte Fachanwendungen oder Basisservices. - Anwendungsfall: zentral bereitgestellte Lösungen - Logik 1: Je professioneller die Organisation, desto höher die Qualität der Leistungserbringung - Logik 2: Je stärker die Harmonisierung, desto tiefer die Prozesskosten - Fokus: Koordinationskosten Hauptnutzen eoperations Schweiz: - Management Kooperationsgemeinschaften verbessern Wirkungsmodell Nachstehende Abbildung zeigt die Rollen der Zusammenarbeit im Rahmen von eoperations Schweiz und gibt eine Übersicht zu Ergebnissen und Wirkung aus Sicht der Beteiligten. 14/41

15 Bundesamt für Justiz Fokus Anliegen Mission Ziele Input Ressourcen Aktivitäten Strukturen / Prozesse Output Produkte / Leistungen Outcome Wirkung / Ergebnis Impact Wirkung (übergeordnet) Gemeinwesen Eigner Grundkapital Steuerung eoperations Schweiz Organisationsstrategie Kontrolle Nutzung Synergien Kostentransparenz Glättung Kosten Rechtssicherheit Verwaltungsmodernisierung Zusammenarbeit E-Gov / IT Kooperation vereinfachen Synergien nutzen Kosten senken eoperations Schweiz Umsetzung IT-Kooperationen Projekt- und Servicemanagement Kooperationsmanagement Spezialwissen Generierung Synergien Wirtschaftlichkeit Verwaltungen Serviceorganisationen Mittel Personal Anforderungen IT-Lösung IT-Service Servicestrategie Planungssicherheit Professionalisierung Entlastung Kostensenkung Aufgabenerfüllung Effizienz Wirtschaftlichkeit Abbildung 3: Wirkungsmodell Effektivität Zielerreichung

16 Bundesamt für Justiz 3 Strategie 3.1 SWOT-Analyse Die SWOT-Analyse für die neu zu gründende Organisation eoperations Schweiz zeigt folgendes Ergebnis: Tabelle 2: SWOT-Analyse Stärken - Unterstützt unterschiedliche Konstellationen von Kooperationen: - Kann die Betriebsverantwortung für ebenenübergreifende Vorhaben übernehmen - Fördert und vereinfacht die Vernetzung über Verwaltungsebenen - Erschliesst Synergien über mehrere Vorhaben - Erleichtert Zugang zu spezialisiertem Wissen - Dienstleistungen können von Verwaltungen vergaberechtsfrei bezogen werden - Beteiligung und Leistungsbezug sind freiwillig - Organisation muss sich wirtschaftlich behaupten - Erzeugt Kostentransparenz von Kooperationen - Erleichtert sprachregional übergreifende Kooperationen. Chancen Bund Kantone Gemeinden - Kostendruck in der Verwaltung / Informatik steigt - Interesse an IT-Kooperationen nimmt zu - Aufbau lösungsbezogener Trägerschaften für Abwicklung einzelner IT-Kooperationen ist mit Risiken verbunden - Bestehende Trägerschaften stossen an organisatorische Grenzen - Bestehende Betriebsstrukturen (verwaltungsintern) erreichen Grenze der Professionalisierung - Betriebsverantwortung bei priorisierten E- Government Vorhaben ist teilweise nicht definiert - Komplexität behördenübergreifender Zusammenarbeit steigt - Harmonisierung von strategisch relevanten IT- Projekten, die mehrere Verwaltungsebenen tangieren ist erstrebenswert - Spezialisierte Dienstleistungen sind heute nur beschränkt verfügbar. - Nachfrage neue Kompetenzen kann gebündelt werden Schwächen - Bund (und z.t. Kantone) benötigen Rechtsgrundlagen für die Beteiligung - Freiwillige Beteiligung ermöglicht Trittbrettfahren - Innovationen können nur per Auftrag angestossen werden (keine eigenen Lösungen) - Lösungsbezogenes Wissen muss aufgebaut / überführt werden - Zusammenarbeit mit eoperations Schweiz kann bei Verwaltungsstellen (Auftraggeber) zu Reorganisationen führen - Opportunitätsfenster für grundlegende Veränderungen sind zeitlich begrenzt (Attraktivität Zusammenarbeit) Risiken - Bereitschaft, bestehende Strukturen aufzubrechen ist nicht vorhanden. - Kantone beteiligen sich nicht ausreichend. Das Grundkapital kann nicht aufgebaut werden. - Organisation steht nicht rechtzeitig zur Verfügung. Es werden weitere Alternativlösungen aufgebaut die Ablösung ist schwierig - Aufbau erfordert Phase der Kompetenzentwicklung. Auftraggeber tragen Aufbauphase nicht mit - Start mit wenigen Kunden erhöht Risiken beim Wegfall eines einzelnen Kunden - Erbringung Leistungsangebot erfordert Fachpersonal. Kann in der Aufbauphase nicht ausgelastet werden - Nachfrage Dienstleistungen übersteigt Leistungsfähigkeit der Organisation

17 3.1.1 Gewichtung und Massnahmen Chancen Die grösste Chance ist die bestehende Nachfrage. Der Nutzen von eoperations Schweiz ist dort unbestritten, wo heute konkrete Fragen und Probleme bei der Abwicklung von IT-Kooperationen schlecht adressiert, bzw. Verbesserungsmöglichkeiten nicht genutzt werden können. M1 M2 Mögliche Auftraggeber erkennen und Akquiseplanung erstellen - Informationen über laufende und neue Vorhaben gewinnen und à jour halten - Auftragswahrscheinlichkeit ermitteln Überzeugte Unterstützer als Multiplikatoren und Auftraggeber gewinnen - In Kommunikationsaktivitäten einbinden - Als Startservices gewinnen Der zunehmende Kostendruck und damit einhergehend, der Wille zur Kooperationen sind ebenfalls eine wesentliche Chance. Die Kostenvorteile der Zusammenarbeit mit eoperations Schweiz zu beziffern, ist allerdings schwierig bzw. sind diese seriös nur pro einzelnem Service bestimmbar. Welche Kostenvorteile erzielt / ausgewiesen werden können ist abhängig von der jeweiligen Ausgangslage, z.b. - Servicetyp: Skalierung vs. Vernetzung, - Organisation aktuell: mit vs. ohne Gemeinkosten (Trägerschaften, Dienstleister) - Kostenstruktur: Sichtbare vs. versteckte Kosten (Infrastruktur, admin. Leistungen Verwaltung etc.) M1 Kosten-Nutzen-Analyse für Startservices durchführen - Wirkungszusammenhänge konkret aufzeigen. Risiken Das grösste Risiko für die Gründung und den erfolgreichen Aufbau von eoperations Schweiz ist, dass die Bereitschaft zur Veränderung fehlt. Sind die Verwaltungen nicht bereit, bestehende Praktiken in der IT-Kooperation zu überdenken, wird eoperations Schweiz keine Aufträge bekommen. Was es heute braucht, ist eine Auseinandersetzung mit den Möglichkeiten, die sich über eoperations Schweiz in der Zukunft eröffnen. Sofern diese nicht positiv bewertet werden, dürfte es auch schwierig werden, die Entscheidungsträger/-innen auf der politischen Ebene für die Sache zu gewinnen. M1 M2 Startservices von möglichst nationaler Bedeutung gewinnen - Bestehende Koordinationsorganisationen (Geschäftsstelle E-Government, SIK) einbinden - Startservices identifizieren - Nutzen konkretisieren Auseinandersetzung innerhalb Gemeinwesen / Verwaltungsstellen anstossen - Bedarf (heute / künftig) erfragen 3.2 Organisationsstrategie Vision eoperations Schweiz ist als Drehscheibe für die Abwicklung von IT-Kooperationen zwischen Verwaltungen aller föderaler Ebenen etabliert und erreicht für die Auftraggeber eine wesentliche Optimierung und Effizienzsteigerung durch und bei der gemeinschaftlichen Nutzung von IT-Lösungen. 17/41

18 3.2.2 Strategie eoperations Schweiz verfolgt die Strategie, mit wenigen Auftraggebern zu starten und dabei kontinuierlich weitere Dienstleistungen und Kompetenzen aufzubauen und neue Kunden zu gewinnen. Wesentlicher Orientierungspunkt ist der Bedarf seitens der öffentlichen Hand. Es geht nicht darum, sämtliche IT-Kooperationen der Verwaltung über eoperations Schweiz abzuwickeln, sondern dort einen Mehrwert zu schaffen, wo mögliche Skaleneffekte aufgrund organisatorischer Grenzen heute nicht realisiert werden oder Kooperationen nicht effizient umgesetzt werden können. eoperations Schweiz muss dementsprechend eine hohe Kundenzufriedenheit erreichen, durch Qualitätsvorteile überzeugen und in der Lage sein, Dienstleistungen zu marktüblichen Preisen zu erbringen Organisations- und Aufbauziele In der Aufbau- und Etablierungsphase ist das organisatorische Handeln danach auszurichten, dass eine steigende Nachfrage nach den Dienstleistungen von eoperations Schweiz gedeckt werden kann. Kurzfristig (bis Ende 2017): Voraussetzungen - Erforderliche Voraussetzungen für die Gründung und Inbetriebnahme von eoperations Schweiz sicherstellen. - Pilotbetrieb aufnehmen. - Professionelle Strukturen aufbauen. - Grobevaluation initialisieren Mittelfristig ( ): Aufbau - Organisation gründen und Betrieb aufnehmen. - Pilotbetrieb in Auftragsbeziehung überführen. - Kompetenzen auf- resp. ausbauen - Professionelle Leistungserbringung sicherstellen. - Lücken im Dienstleistungsangebot schliessen. - Hohe Kundenzufriedenheit erreichen. - Organisationsentwicklung sicherstellen. Langfristig (ab 2022): Etablierung - Organisationserfolg und -strategie überprüfen. - Zum bevorzugten Partner für die Abwicklung von IT-Kooperationen werden Marktziele In der Aufbau- und Etablierungsphase ist das organisatorische Handeln danach auszurichten, dass eoperations Schweiz selbsttragend wird. Kurzfristig (bis Ende 2017): Voraussetzungen - Geeignete Services für den Pilotbetrieb identifizieren. - Zusammenarbeit vereinbaren und umsetzen. Mittelfristig ( ): Aufbau - Stabilen Kundenstamm aufbauen. - Marketing ausbauen. - Neue Kunden akquirieren. 18/41

19 Langfristig (ab 2022): Etablierung - Markterfolg und -strategie überprüfen. - Auftragslage erfüllt Voraussetzungen für den selbsttragenden Betrieb. 3.3 Gründungsvorgehen Die Gründung von eoperations Schweiz wird über ein strategisches Projekt im Rahmen von E-Government Schweiz vorbereitet. Das Projekt dient dazu, die kurzfristigen strategischen Ziele zu erreichen. Nachstehende Tabelle gibt eine Übersicht zu den Gründungsvoraussetzungen und liefert einen groben Zeitplan. Dabei ist zu berücksichtigen, dass der Zeitpunkt der Gründung von eoperations wesentlich davon abhängt, wie schnell notwendige gesetzliche Grundlagen geschaffen werden können. Tabelle 3: Zeitplan Gründung (provisorisch) Q1 Q2 Q3 Q4 Phase Konzept Realisierung & Einführung Betrieb Rahmen Projekte E-Government Schweiz Eigenständige Organisation Priorisiertes Vorhaben Strategisches Projekt Verantwortung BJ noch offen (evtl. SIK) eoperations Schweiz Fokus / Ziele Lösungskonzept Akquise Träger & Auftraggeber Betriebsaufnahme Rechtsgrundlagen & Vereinbarung Dienstleistungen Vertragsentwurf Pilotbetrieb & Personalakquise Formelle & organisatorische Voraussetzungen Die Ziele und Aufgaben des strategischen Projekts werden nachstehend beschrieben und mit Massnahmen konkretisiert. Einzelne Massnahmen (M) unterstützen die Zielerreichung in mehreren Aufgabenfeldern. Sie dienen dazu, dass eoperations Schweiz seine Arbeit direkt nach der Gründung aufnehmen kann Akquise Träger und Auftraggeber Ziel: Grundfinanzierung sicherstellen und erste Aufträge akquirieren eoperations Schweiz wird gegründet, wenn das erforderliche Grundkapital gesichert ist. Dazu müssen der Bund und ausreichend viele Kantone vom Nutzen von eoperations Schweiz überzeugt sein. eoperations Schweiz soll als eigenständige Organisation gegründet werden und mittelfristig selbsttragend arbeiten. Voraussetzung hierfür ist eine positive Auftragsentwicklung. Es ist daher entscheidend, dass die künftigen Träger nebst der Grundfinanzierung auch geeignete Projekte einbringen. Die Beitrittsabsichten von Bund und Kantonen sollen im Rahmen des strategischen Projekts bereits im Vorfeld des politischen Prozesses ermittelt und ein Serviceportfolio erstellt werden. Erste Interessenten für die Zusammenarbeit sind bereits bekannt. M1 M2 Entscheidungsträger/-innen regelmässig informieren: - Projektergebnisse in relevanten Gremien präsentieren. - Services mit hohem Potential aufzeigen. Marketing aufbauen: - Über bestehende Netzwerke Austausch mit interessierten Vorhaben intensivieren. 19/41

20 M3 M4 Pilotbetrieb aufbauen: - Siehe dazu Nutzen der Idee eoperations Schweiz an konkreten Fällen aufzeigen. Portfolio definieren: - Vorverträge mit Startservices abschliessen (Pilotvorhaben und weitere) Rechtsgrundlagen und Vereinbarung Ziele: Rechtliche Voraussetzungen schaffen und Gründungsvereinbarung abschliessen eoperations Schweiz wird auf Basis einer Vereinbarung zwischen Bund und Kantonen geschlossen. Da eoperations Schweiz mit eigenem Kapital ausgestattet wird, ist für den Beitritt des Bundes eine gesetzliche Grundlage nötig. 6 Bei welchen Kantonen eine entsprechende gesetzliche Grundlage bereits vorhanden bzw. noch zu schaffen ist, ist im Rahmen des strategischen Projekts zu klären. Wo nötig, werden Rechtssetzungsprojekte für eine Beteiligung an eoperations Schweiz lanciert. 7 Der politische Prozess kann bereits vor Abschluss derselben lanciert werden. Es wird eine Konsultation zur Vereinbarung über die Gründung von eoperations Schweiz durchgeführt und die Vereinbarung anschliessend abgeschlossen. Wann die Vereinbarung in Kraft treten kann, hängt davon ab, wie schnell sich ausreichend viele Träger beteiligen (können). M1 M2 M3 M4 Rechtssetzungsprojekt auf Ebene Bund anstossen: - Z.B. über E-Government Schweiz Antrag an Bundesrat stellen. Analyse zum Rechtsetzungsbedarf auf Ebene Kantone durchführen: - Rechtsgrundlagen sichten / mit kantonalen Rechtsdiensten Bedarf klären. Rechtssetzungsprojekte auf Ebene Kantone anstossen: - Prozess mit interessierten Kantonen abklären. - Nach Möglichkeit Mustererlass resp. Formulierungsvorschlag für die Kantone erarbeiten. Politischen Prozess definieren und umsetzen - Vorgehen mit möglichen Entscheidungsgremien (KdK, FDK) abstimmen. - Entwurf Vereinbarung finalisieren und Begleitdokumente erstellen. - Konsultation durchführen. - Rückmeldungen zur Konsultation bereinigen und Vereinbarung abschliessen Pilotbetrieb und Personalakquise Ziele: Nutzen von eoperations Schweiz demonstrieren und personelle Voraussetzungen für die Betriebsaufnahme schaffen. Der Nutzen einer übergreifenden Organisation gemäss Zweck von eoperations Schweiz kann am besten am praktischen Fall aufgezeigt werden. Im Rahmen des strategischen Projekts wird daher geprüft, ob über bestehende Strukturen (SIK und/oder E-Government Schweiz) ein Pilotbetrieb installiert werden kann. Übergreifend benötigte Kompetenzen sollen so bereits im Vorfeld zur Gründung aufgebaut und den am Pilot beteiligten Vorhaben zur Verfügung gestellt werden können. Es ist denkbar, bestehende Personalressour- 6 Diese kann über die Aufnahme eines entsprechenden Artikels (46b) im Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetz (RVOG) geschaffen werden. Vgl. Bundesamt für Justiz (2014). Priorisiertes E-Government Vorhaben B1.15. Entwurf Schlussbericht Konzept, V.04, S eoperations Schweiz wird gegründet, wenn das benötigte Grundkapital erreicht wird. Verzögerungen bei laufenden Gesetzgebungsprozessen führen somit nicht in jedem Fall dazu, dass die Betriebsaufnahme verhindert wird, da ein späterer Beitritt möglich ist. 20/41

21 cen aus einzelnen Vorhaben zu poolen und/oder entsprechendes Fachpersonal neu anzustellen. Der Pilotbetrieb wird evaluiert, um Erkenntnisse für die optimale Leistungserbringung von eoperations Schweiz abzuleiten. Das Personal und damit Lösungs- und fachbezogenes Wissen sollen nach der Gründung von e- Operations Schweiz soweit möglich in die neue Organisation überführt werden. Die Besetzung der Organe von eoperations Schweiz erfolgt unabhängig vom Pilotbetrieb. Zu diesem Zweck werden Vorgespräche mit geeigneten Fachleuten geführt. M1 M2 M3 M4 Möglichkeit Pilotbetrieb abklären - Rahmenbedingungen bestehender Organisationen (SIK, E-Government Schweiz) klären, insbesondere bezüglich Anstellung Personal und Leistungsverrechnung mit beteiligten Vorhaben. Pilotvorhaben identifizieren - In Zusammenarbeit mit E-Government Schweiz den Bedarf seitens weiterer E-Government Projekte abklären (Interessenten: A1.12, B1.14, B2.06, B2.13). - In Zusammenarbeit mit SIK mögliche kantonale Vorhaben identifizieren (Interessenten: Sigare). Pilotbetrieb aufbauen - Anforderungen an Zusammenarbeit bestimmen und Pilotbetrieb regeln. - Erste Leistungen zentral erbringen. - Personal poolen bzw. anstellen. Personal akquirieren - Personalüberführung aus Pilotbetrieb klären. - Bestehendes Netzwerk nutzen und Vorgespräche zur Besetzung der strategischen Führung führen. - Stellenausschreibungen zur Besetzung der Geschäftsleitung und weiteren Mitarbeitenden von eoperations Schweiz vorbereiten Formelle und organisatorische Voraussetzungen Ziele: Governance ausarbeiten und infrastrukturelle Voraussetzungen für die Betriebsaufnahme schaffen. Um eoperations Schweiz gründen zu können, müssen die formellen Grundlagen ausgearbeitet werden. Dazu gehören insbesondere das Organisationsreglement, das Personalstatut und das Preismodell. Die Betriebsaufnahme wird in der zweiten Phase des Projekts soweit als möglich vorbereitet, indem etwa mögliche Räumlichkeiten sondiert, die Beschaffung der betrieblichen Infrastruktur vorbereitet und der Aussenauftritt konzipiert wird. M1 M2 Organisationsspezifische Dokumente erstellen - Fachexperten mit der Ausarbeitung beauftragen. Betriebsaufnahme vorbereiten - Bedarf und Möglichkeiten Raummiete ermitteln. - Bedarf Infrastruktur planen und Offerten einholen. - Konzept Aussenauftritt erstellen und Offerten einholen. 21/41

22 4 Dienstleistungen eoperations Schweiz dient als Unterstützungsorganisation für die Abwicklung von IT-Kooperationen zwischen Verwaltungen und erbringt diesbezügliche Dienstleistungen Kernkompetenzen eoperations Schweiz weist folgende Kernkompetenzen auf: 1. Spezialisiertes Kooperationsmanagement mit Fokus auf die IT-Zusammenarbeit von Verwaltungen 2. Professionelles Projekt- und Servicemanagement mit Fokus auf gemeinschaftlich genutzte IT-Lösungen eoperations Schweiz bietet spezialisiertes Know-How in folgenden Bereichen: - Kooperationsmodelle der öffentlichen Verwaltung (Rechtsgrundlagen Zusammenarbeit, Finanzhaushaltsgesetze, etc.) - IT-Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung (öffentliches Beschaffungswesen, Sicherheitsanforderungen, IT-Betriebsmodelle etc.) Dienstleistungen Die Dienstleistungen von eoperations Schweiz orientieren sich an den Lebenszyklen von IT-Kooperationen und IT-Lösungen (vgl. Abbildung 3). Im Fokus stehen Unterstützungsleistungen a) beim Aufbau, bei der Umsetzung und bei der Anpassung von Kooperationen, b) bei der Evaluation und Beschaffung, bei der Entwicklung und Einführung sowie beim Betrieb und der Weiterentwicklung (bzw. Ablösung) von gemeinschaftlichen IT-Lösungen, c) bei der Koordination zwischen Kooperations- und Projekt- bzw. Servicemanagement. 22/41

23 Kooperationsmanagement Konzeption - Kooperationsmodell - Finanzierungsmodell - Vereinbarung Abwicklung - Partnermanagement - Serviceorganisation - Finanzmanagement - Planung - Verrechnung / Inkasso - Verwaltung - Servicemarketing - Reporting Vereinbarung / Steuerung Planung Weiterentwicklung / Ablösung IT- IT-Kooperation IT-Lösung Betrieb Entwicklung Serviceerbringung / Nutzung Beschaffung Einführung Projekt- und Servicemanagement Konzeption - Projektplanung - Betriebsorganisation - Evaluation Abwicklung - Beschaffung - Projektmanagement - Servicemanagement - Anforderungsmanagement - Release Management - Change Management - etc. - Partnermanagement - Betriebsorganisation - Nutzermanagement - Dienstleistermanagement - Support Abbildung 4: Phasen Lebenszyklus Service (IT-Lösung) / Kooperation Je nach Art und Phase der Kooperation bzw. der IT-Lösung sind unterschiedliche Unterstützungsleistungen gefragt. Beim Aufbau und bei grösseren Reorganisationen von Kooperationen sowie bei der Neuentwicklung von Lösungen stehen konzeptionelle Aufgaben im Vordergrund. Bei bereits etablierten Kooperationen und Services liegt der Fokus auf diversen Management-Aufgaben. Die Dienstleistungen von eoperations Schweiz können daher modular bezogen werden. eoperations Schweiz erbringt Dienstleistungen in folgenden Bereichen: Tabelle 4: Dienstleistungen eoperations Schweiz Schwerpunkt Beratung Koordination / Kommunikation Administration Tätigkeiten (Beispiele) Konzepte und Vereinbarungen ausarbeiten - Kooperationsmodelle (Organisationskonzepte, etc.) - Finanzierungsmodelle (Kostenteiler etc.) - Betriebsorganisationen (Aufbau- / Ablauforganisation, Rollen etc.) - interkantonale / föderal übergreifende Vereinbarungen (Entwurf), - etc. Partnermanagement sicherstellen Koordination organisieren und stellvertretend ausüben - Serviceorganisationen Betriebsorganisationen - Arbeitsgruppen - Einsitz Fachgruppen - etc. Services vermarkten - Präsentationen, etc. Administrative Tätigkeiten übernehmen 23/41

24 Projektmanagement Servicemanagement Qualitätsmanagement Beschaffung Support - Budgets - Finanzplanung - Rechnungsstellung - etc. Projektleitung übernehmen - Projektplanung - Projektfinanzierung - Projektcontrolling - etc. Betriebsverantwortung übernehmen - Anforderungsmanagement - Release Management - Change Management - etc. Dienstleistersteuerung übernehmen - Verträge - Controlling - Etc. Servicequalität überprüfen - Reporting - Etc. Beschaffungen durchführen - Ausschreibung, - Evaluation - Zuschlag - Verträge - etc. Support leisten bzw. sicherstellen - Hotline / Helpdesk - etc. Für die Erfüllung eines Auftrags wie der Übernahme der kompletten Betriebsverantwortung werden Dienstleistungen aus mehreren Bereichen benötigt. Die Nutzung einzelner Leistungen, wie beispielsweise die einmalige Durchführung einer Beschaffung ist ebenso möglich Benötigtes Personal Ausgehend vom Dienstleistungsangebot von eoperations Schweiz müssen folgende Personalressourcen sichergestellt werden: a) Geschäftsführung Geschäftsleiter/-in b) Kooperationsmanagement / IT-Projekt- und Servicemanagement Projektleiter/-innen c) Administration / Koordination / Koordination Projektassistent/-innen Sourcing Für die Erbringung der genannten Dienstleistungen startet eoperations Schweiz mit dem minimal erforderlichen Personalbestand. Prioritär werden jene Kompetenzen aufgebaut, die bezogen auf die von eoperations Schweiz betreuten Startservices benötigt werden (vgl. dazu Kapitel 3.3). Mit der Zunahme von Aufträgen wird eoperations Schweiz sukzessive weitere Kompetenzen aufbauen und kann die skizzierten Dienstleistungsbereiche ausweiten. 24/41

25 4.1.5 Preisgestaltung Das Tarifmodell ist noch nicht definiert. eoperations Schweiz erbringt seine Dienstleistungen jedoch zu marktüblichen Preisen. 5 Markt eoperations Schweiz richtet seine Dienstleistungen an Verwaltungen aller föderalen Ebenen und fokussiert sich dabei auf IT-Kooperationen zwischen mehreren Verwaltungen. 5.1 Kunden Potentielle Nutzer sind der Bund, mit 7 Departementen und knapp 90 Ämtern, die 26 Kantone mit ebenfalls mehreren Departementen und einer grossen Zahl von Ämtern sowie die rund Gemeinden. Zwischen den Verwaltungsstellen aller föderalen Ebenen kann eine Vielzahl von Kooperationsbeziehungen entstehen. Die nachstehende Einschätzung zum Marktpotential von eoperations Schweiz berücksichtigt zwei Perspektiven, eine lösungsbezogene und eine organisatorische Perspektiven auf das Marktpotential Eine systematische Übersicht zum Stand der IT-Kooperation in der Schweizer Verwaltung existiert heute nicht. 8 Eine solide Marktanalyse ist dementsprechend schwierig, eine Annäherung aber möglich. Aus einer technischen Perspektive kann eine grobe Schätzung zur Zahl an IT-Lösungen mit Kooperationspotential, d.h. Services, die von eoperations Schweiz betreut werden könnten, vorgenommen werden. Ausgangspunkt hierfür ist die Landkarte der Geschäftsfähigkeiten der Behörden gemäss der E-Government Architektur Schweiz. 9 Aus einer organisatorischen Perspektive geht es um die Frage, wie IT-Kooperationen innerhalb und über die föderalen Grenzen hinweg umgesetzt werden. Die verschiedenen Schwerpunkte der Zusammenarbeit sind generell von unterschiedlich hoher Relevanz für die Geschäftstätigkeit von eoperations Schweiz. Im spezifischen Fall eines jeweiligen Service ist zum einen relevant, ob dieser von privatwirtschaftlicher Seite oder von der Verwaltung selbst bereitgestellt wird und im zweiten Fall, welche Reife die Kooperation aufweist IT-Lösungen mit Kooperationspotential Es gibt drei Kategorien von gemeinschaftlichen IT-Lösungen: Fachanwendungen (aufgabenbezogene Services), Standardkomponenten (modular einsetzbare Services) und Basisinformationen (datenbezogene Services). Fachanwendungen Fachanwendungen werden benötigt, um in einem bestimmten Aufgabenbereich der Verwaltung Online- Dienstleistungen (Transaktion) zu erbringen. IT-Kooperationen können vertikal und horizontal stattfinden. Einerseits können bzw. müssen IT-Lösungen zur Erbringung bestimmter Services von Verwaltungen mehrerer föderaler Ebenen genutzt werden (z.b. e- Voting Lösung für Abstimmungen auf kommunaler, kantonaler und nationaler Ebene). Andererseits gibt es 8 Die Frage, welche IT-Lösungen von welcher Stelle heute eingesetzt werden, welche in näherer Zukunft benötigt werden und welche davon gemeinschaftlich genutzt werden (sollen) kann nicht klar beantwortet werden. Entsprechende Informationen sind nur beschränkt verfügbar und lassen sich auch nicht ohne weiteres erheben. Vgl. dazu Bundesamt für Justiz (2014). Priorisiertes E-Government Vorhaben B1.15. Entwurf Schlussbericht Konzept, V.04, Kapitel ech-0122: Architektur E-Government Schweiz: Grundlagen, Version 1.0 vom Online: 25/41

26 eine Vielzahl von Aufgaben, die aufgrund der Zuständigkeit von mehreren Verwaltungen im Prinzip gleichförmig erbracht werden. Entsprechende IT-Lösungen für die Geschäftsabwicklung können von mehreren Verwaltungen kooperativ genutzt werden (z.b. Lösung für die elektronische Abwicklung von Baubewilligungen). Nachstehende Übersicht zu den Aufgaben der Behörden mit Vollzugscharakter zeigt, dass potentiell eine grosse Zahl von gemeinschaftlich nutzbaren IT-Lösungen im Einsatz ist bzw. künftig noch aufgebaut wird. - Arbeit (Arbeits- und Berufsbewilligungen, Arbeitslosenunterstützung und -vermittlung, Selbständigkeit) - Bauen (Bau- und Energieversorgungsbewilligungen, Raumplanung und Ordnung) - Bildung (Obligatorische Schule, Gymnasium, Tertiäre Bildung, Berufsausbildung, Weiterbildung und Erwachsenenbildung, Stipendien, Darlehen, Hilfsunterricht, Forschung). - Aussenbeziehungen (Konsularischer Schutz, Entwicklungszusammenarbeit, Kulturaustausch, Mitarbeit in internationalen Organisationen) - Gerichtsbarkeit (Gerichtswesen, Strafregister) - Gesellschaft (Sozialhilfe, Pflege, Vormundschaft, Konsumentenschutz, Sport und Freizeit) - Politische Aktivitäten (Demokratische Beteiligung, Parlamentstätigkeit) - Kultur (Kulturförderung, kulturelle Einrichtungen, Denkmalpflege, Medien, Bibliotheken) - Landwirtschaft (Land- und Forstwirtschaft, Tierhaltung, Jagd, Fischerei, Boden- und Pachtrecht) - Infrastruktur (Wasser, Abwasser, Strom, Strassen, Netzwerk, usw.) - Sicherheit (Polizei, Armee, Feuerwehr, Grenzschutz, Zivilschutz, Strafvollzug) - Steuern (Bundes-, Kantonale und Gemeindesteuern, Zölle) - Umwelt (Abfälle, Luft und Klima, Boden, Landschaft, Sanierungen) - Gesundheit (Prävention, Arbeitssicherheit, Medizinische Infrastruktur, Lebensmittel- und Hygiene-kontrollen, Behinderung, medizinische Produkte und Verfahren) - Wirtschaft (Industrie, Gewerbe, Handel, Banken/Versicherungen, Energiewirtschaft, Tourismus, Wirtschaftsförderung und -aufsicht) - Mobilität (Strassenverkehr, Schiene, Luftfahrt, Seilbahnen, Lifte etc.) Entsprechende Lösungen werden sowohl von privatwirtschaftlicher als auch von öffentlicher Seite her angeboten. In beiden Bereichen besteht ein Geschäftspotential im ersten Fall bei der Unterstützung von Nachfragegemeinschaften, im zweiten Fall für eine breite Palette an Dienstleistungen. Standardkomponenten Bestimmte Bausteine und generische Services werden für einzelne Schritte der Geschäftsabwicklung in verschiedenen Online-Dienstleistungen benötigt. IT-Kooperationen können unabhängig von Aufgaben und Zuständigkeiten stattfinden. Einmal entwickelte Lösungen können in verschiedenen Anwendungskontexten wiederverwendet werden (z.b. Bezahldienst für Baubewilligung, Umzug, Registerauszug, etc. oder Sedex für den Datenaustausch). Ausgehend von den Geschäftsfähigkeiten von Behörden und Leistungsbezügern können grob folgende Bereich unterschieden werden. - Information (Portale, standardisierte Webseiten) - Geschäftsabwicklung (Erfassen, Signieren, Übermitteln, Validieren, Bezahlen, Archivieren) - Sicherheit (Identifizieren, Funktion prüfen, Authentifizieren) Entsprechende Lösungen werden sowohl von privatwirtschaftlicher als auch von öffentlicher Seite her angeboten. Entsprechend dem Organisationszweck liegt das Geschäftspotential auf letzteren. In verschiedenen Bereichen werden neue Lösungen und Kooperationen hinzukommen (Bürgerportale, Identitätsvermittlung, Funktionsnachweise). 26/41

27 Basisinformationen Für die Realisierung verschiedener Online-Dienstleistungen werden bestimmte Stammdaten benötigt. Über entsprechende Abfragedienste werden diese aus Registern bezogen und wiederverwendet. IT-Kooperationen können vertikal und horizontal stattfinden. Register, die Referenzdaten zur Verfügung stellen, können von mehreren Stellen gespiesen (z.b. Zivilstandsregister) oder zentral gepflegt werden (z.b. Unternehmensregister). Ausgehend von den Kernaufgaben der Verwaltung mit Voraussetzungscharakter können folgende Bereiche unterschieden werden. - Personen (Einwohner-, Zivilstands- und Ausländerwesen) - Unternehmen (UID, Handelsregister) - Behörden (Zuständigkeiten) - Objekte (Gebäude, Grundstücke) - Geoinformationen (Koordinaten, Ortsnamen, Adressen) Entsprechende Lösungen werden fast ausschliesslich durch die öffentliche Hand bereitgestellt. Es handelt sich hierbei um jene Lösungen, die sich mit einer zunehmenden Vernetzung wesentlich weiterentwickeln werden. Das Geschäftspotential liegt hier insbesondere im Bereich der koordinierenden Aufgaben. Ausgehend von den Kernaufgaben der Verwaltung, den diesbezüglichen Behördenleistungen (ca. 800) 10 und den für die Geschäftsabwicklung benötigten Systemen und Komponenten kann von einer grösseren Zahl an IT-Lösungen mit Kooperationspotential ausgegangen werden. Als grober Schätzwert kann von 150 Lösungen ausgegangen werden, die für eine Abwicklung über eoperations Schweiz in Frage kämen. Die Zahl potentieller Kooperationen vervielfacht sich um den Faktor 2-4, wenn man berücksichtigt, dass in der Regel mehr als eine Lösung eingesetzt wird und dementsprechend pro Tätigkeitsgebiet mehrere Kooperationen aufgebaut werden. Innerhalb dieser Grundmenge von IT-Kooperationen kann von einem ausreichenden Bedarf für die Dienstleistungen von eoperations Schweiz ausgegangen werden Schwerpunkte der IT-Zusammenarbeit Ausgehend von der Frage, wie die IT-Zusammenarbeit heute organisiert ist, ergeben sich drei Schwerpunkte, mit unterschiedlicher Relevanz für die Geschäftstätigkeit von eoperations Schweiz. Zusammenarbeit Kantone und Gemeinden. Die Zusammenarbeit mit den Gemeinden wird innerhalb der Kantone vorangetrieben und im Normalfall über die bestehenden Strukturen organisiert. Mehrere Kantone haben zu diesem Zweck bereits spezialisierte Organisationen aufgebaut, die entsprechende Unterstützungsleistungen erbringen (z.b. AR, OW/NW, SH, SG). In diesem Umfeld wird von einer beschränkten Nachfrage ausgegangen. Interkantonale Zusammenarbeit Einen zweiten Schwerpunkt bildet die interkantonale Zusammenarbeit. Die gemeinschaftliche Entwicklung und Nutzung von Fachanwendungen steht hier im Zentrum. Mehrere Kooperationen wurden bereits aufgebaut oder werden angestrebt. Die Frage, wie die Zusammenarbeit organisiert wird, ist dabei zentral. Wie sich zeigt, stossen auch bereits aufgebaute Betriebsstrukturen (Vereine etc.) bei grösseren Veränderungen (Personalwechsel, Ausweitung Partner, Weiterentwicklung Lösung) an organisatorische Grenzen. Die Dienstleistungen von eoperations sind daher nicht nur beim Aufbau neuer IT-Kooperationen, sondern auch bei bereits etablierten Kooperationen zur Sicherung ihres Weiterbestandes interessant. 10 ech-0070: Leistungsinventar egov CH. Version 4.0 vom Online: 27/41

28 In diesem Umfeld wird von einer steigenden Nachfrage ausgegangen. Der konkrete Bedarf wird sich nach der Phase eines Projekts, dem Lebenszyklus einer Lösung oder dem Entwicklungsstand der Kooperation richten. Eine Zusammenarbeit mit eoperations Schweiz ist dann interessant, wenn eine konkrete Problemstellung gelöst werden muss (z.b. Übergang in die Betriebsphase, Systemwechsel, Reorganisation der Kooperation). Nationale Zusammenarbeit Im Rahmen dieses Schwerpunkts stehen zwei Bereiche im Vordergrund. Zum einen findet die IT-Zusammenarbeit auch ebenenübergreifend zwischen Bund und Kantonen bzw. Bund und Gemeinden statt. Im Vordergrund stehen hier v.a. nationale Register und entsprechende Austausch- und Abfragedienste für die Weiterverwendung bereits erhobener Daten. Entsprechende IT-Lösungen können vom Bund alleine oder gemeinschaftlich mit anderen föderalen Ebenen finanziert werden. Die Organisation der Zusammenarbeit und die finanzielle Abwicklung sind in der Regel mit einem verhältnismässig hohen administrativen Aufwand verbunden. In diesem Umfeld wird ähnlich wie bei der interkantonalen Zusammenarbeit von einer steigenden Nachfrage ausgegangen. Insbesondere erhöht die zunehmende Vernetzung zwischen bestehenden Systemen die Komplexität der Organisation, was zu einem Bedarf nach professionalisierten Strukturen führt. Zum anderen fallen in diesen Schwerpunkt auch weitere Basisdienste, die für die Geschäftsabwicklung auf allen föderalen Stufen genutzt werden können. Neue Entwicklungen in diesem Bereich werden oft über E- Government Schweiz gesteuert. Dabei stellt sich regelmässig die Frage, welche Stelle, nach Projektabschluss, die Betriebsverantwortung übernimmt. eoperations Schweiz kann in diesem Bereich bestehende Lücken schliessen. In diesem Umfeld kann davon ausgegangen werden, dass die Zahl neuer Vorhaben nur noch punktuell steigt, dass bei dieser Art von Vorhaben aber eine hohe Nachfrage besteht Marktentwicklung Es ist davon auszugehen, dass die Zahl der von der Verwaltung entwickelten und eingesetzten IT-Lösungen in absehbarer Zeit noch zunimmt. Das Thema IT-Zusammenarbeit gewinnt klar an Bedeutung und damit auch die potentielle Nachfrage für die Dienstleistungen von eoperations Schweiz. Treiber sind die steigenden Kosten bei gleichzeitigem Spardruck Interessenten Im Rahmen des E-Government Vorhabens B1.15 hat mit verschiedenen Vorhaben ein Austausch stattgefunden, um das Interesse an einer Beauftragung von eoperations Schweiz auszuloten. In der nächsten Projektphase müssen die Akquisegespräche sowohl mengenmässig ausgeweitet, als auch konkretisiert werden. Je nach Vorhaben werden unterschiedliche Leistungen nachgefragt. Dazu einige Beispiele: eumzug (prioriertes Vorhaben A1.12) - Fokus: elektronische Adressänderung (Behörden / Dritte) - Verantwortung: aktuell VSED geplante Trägerschaft - IT-Lösung: Fachanwendung (Schnittstellen) - Eigner: verteilt - Interesse Leistungen: Betriebsverantwortung (diverse Leistungen wie Partnermanagement / Finanzmanagement / Servicemarketing, Support) Sigare - Fokus: Datenmanagement kantonale Laboratorien - Verantwortung: mehrere Kantone gemeinsam - IT-Lösung: Fachanwendung (Software) 28/41

29 - Eigner: privater Anbieter - Interesse Leistungen: Betriebsverantwortung (Partnermanagement, Dienstleistersteuerung, Servicemarketing, Finanzmanagement, Support, etc.) Landkarte (priorisertes Vorhaben B1.14) - Fokus: Informationsplattform E-Government (Behörden / Private) - Verantwortung: ISB (Geschäftsstelle E-Government) - IT-Lösung: Hilfsmittel (Pilot Software) - Eigner: ISB - Interesse Leistungen: Betriebsverantwortung (Dienstleistersteuerung, Partnermanagement, Support, etc.) eschkg - Fokus: Betreibungs- und Konkurswesen - Verantwortung: BJ - IT-Lösung: Fachanwendung (Standard) - Eigner: BJ - Interesse Leistungen: Betriebsverantwortung (Partnermanagement, Nutzermanagement, Finanzmanagement, Support) 5.2 Geschäftsumfeld Bestehende Organisationen Wie erwähnt, existieren verschiedene Organisationen, die die behördenübergreifende Nutzung von IT-Lösungen unterstützen. Zu nennen sind hier z.b. - Bund: BIT (gesamte Bundesverwaltung in Ausnahmefällen 11 Kantone Gemeinden verwaltungsnahe Organisationen) - Kantone: ILZ (Kantone OW/NW Gemeinden), KSD (Kanton SH und Stadt Schaffhausen), ARI (Kanton AR Gemeinden), VRSG (Kantone SG, ZH, TG, AR Gemeinden, auch GR) - Gemeinden: LGI (Luzerner Gemeinden), IGGI (Zuger Gemeinden) IGGI Mitte (Gemeinden mehrerer Kantone) etc., diverse technische Dienstleister (z.b. RIZ AG, Zimmerberg Informatik AG, Rechenzentrum der Gemeinden Deutschfreiburgs RZGD). Es handelt sich dabei um IT-Dienstleister der Verwaltung bzw. im Besitz der öffentlichen Hand. Sie erbringen für diese typischerweise technische Leistungen (Entwicklung, Betrieb Systeme und Anwendungen) und sind dafür zuständig, die jeweiligen Verwaltungen mit Standardlösungen zu versorgen. Eigene Entwicklungen werden teilweise auch als kooperativ nutzbare Lösungen angeboten. Daneben gibt es wie erwähnt zahlreiche Trägerschaften, die zwecks IT-Kooperation in ganz bestimmten Bereichen gegründet wurden (z.b. Bund Kantone: Verein Simap; interkantonal: Viacar AG, Verein KISTRA, ARGE Terris) Unterschiede Die genannten Organisationen unterscheiden sich von eoperations Schweiz v.a. in folgenden Punkten: - Kundensegment (Fokus auf primären Kundenstamm / Ausweitung in einzelnen Fällen) - Leistungen (föderal übergreifende Kooperationen (Bund Kantone/Gemeinden) werden nicht bzw. nur in einzelnen Fällen unterstützt). 11 Für Kantone, Gemeinden, bundesnahe Institutionen mit öffentlicher Zweckbestimmung und weitere verwaltungsnahe Organisationen erbringt das BIT dann Dienstleistungen, wenn dazu aus Sicht des Bundes eine Notwendigkeit oder ein Gesamtinteresse besteht. BIT (2012). Leistungsauftrag Online: 29/41

30 6 Leistungserbringung 6.1 Voraussetzungen Beauftragung Rechtliche Aspekte Submissionsrecht eoperations Schweiz kann unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen Leistungen gestützt auf die Quasi-in-house-Ausnahme vergaberechtsfrei an ihre Träger erbringen (die Quasi-in-house-Ausnahme gilt allerdings nicht für die Nicht-Träger daher ist es für die öffentlichen Kunden zentral, dass sie sich möglichst insgesamt an eoperations Schweiz kontrollierend beteiligten). 12 Bund, Kantone und Gemeinden (zu welchen auch Nicht-Träger gehören können) können sich unter Einhaltung sehr ähnlicher Voraussetzungen auf die In-state-Ausnahme berufen, um von eoperations Schweiz vergaberechtsfrei Leistungen zu beziehen. 13 Übertragung Aufgaben Je nach Auftragsform müssen die an einem gemeinschaftlichen IT-Vorhaben beteiligten Partner sicherstellen, dass ihre rechtlichen Grundlagen für eine Übertragung bestimmter Aufgaben an eoperations Schweiz ausreichen. Bei der Klärung dieser Frage kann eoperations Schweiz auf Mandatsbasis Unterstützung leisten Strategische Aspekte eoperations Schweiz soll die Wirtschaftlichkeit im Bereich der IT-Zusammenarbeit befördern und die Risiken der jeweils Beteiligten (eoperations Schweiz und einzelne Vorhaben) minimieren. Der Abschluss einer Leistungsvereinbarung zwischen den Auftraggebern und eoperations Schweiz kann daher an weitere Anforderungen geknüpft werden (z.b. bzgl. Finanzierung und Vertragsdauer oder Beteiligungsmöglichkeiten weiterer Kooperationspartner, Verrechnungsmodelle, Vertragsbeendigungen). 6.2 Vertragsbeziehungen Nachfolgend wird beschrieben, bei welchen Auftragsformen rechtliche Grundlagen für die Beauftragung von eoperations Schweiz erforderlich sind und welche Verträge zwischen einem Auftraggeber und eoperations Schweiz bzw. einem dritten Dienstleister im jeweiligen Fall geschlossen werden müssen Beauftragung von eoperations Schweiz allgemein Damit eoperations Schweiz Unterstützungsleistungen für ein gemeinschaftliches Vorhaben erbringen kann, benötigt die Organisation immer einen Auftrag. Dies gilt auch für Vorhaben, die seitens der Träger 12 Bund, Kantone oder Gemeinden, die eoperations Schweiz gemeinsam kontrollieren, können bei dieser gestützt auf die Quasi-in-house-Ausnahme vergaberechtsfrei Leistungen beziehen, sofern eoperations nicht mehr als 20% ihres Umsatzes mit nicht-kontrollierenden Kunden erzielt. Öffentliche Kunden, die keine Kontrolle über eoperations Schweiz ausüben, können sich nicht auf die Quasi-in-house-Ausnahme berufen und dürfen öffentliche Aufträge nur unter Anwendung des Beschaffungsrechts an eoperations Schweiz erteilen. Die Quasi-in-house-Ausnahme fällt insgesamt dahin, wenn eoperations Schweiz über 20% ihres Umsatzes mit nicht kontrollierenden Kunden erwirtschaftet. Vgl. Wettbewerbskommission (WEKO) (2014). Gutachten vom 1. Dezember 2014 zuhanden des Bundesamtes für Justiz zum Projekt eoperations Schweiz. In: Recht und Politik des Wettbewerbs (RPW), Nr. 4. Online: Rz Bund, Kantone oder Gemeinden (zu welchen auch Nicht-Träger gehören können) können von eoperations Schweiz vergaberechtsfrei Leistungen beziehen, wenn sich eoperations Schweiz an die Voraussetzungen der In-state-Ausnahme (a: eigene Bezüge nach Vergaberecht beschaffen; b: rein öffentliche Beteiligte; c: ausschliesslich Tätigkeiten für öffentliche Auftraggeber entfalten; d: Tätigkeiten im öffentlichen Interesse stattfinden; e: auf nicht-kommerzieller Basis abwickeln) hält. eoperations Schweiz hat dabei insbesondere darauf zu achten, dass sie keine Leistungen an private Kunden erbringt und ihre eigenen Beschaffungen ausschreibt. Zudem dürfen sich keine privaten Akteure an eoperations Schweiz beteiligen. Vgl. WEKO (2014: Rz 89). 30/41

31 von eoperations Schweiz angestossen werden. Pro Vorhaben schliesst eoperations Schweiz mit der jeweiligen Konstellation von auftraggebenden Partnern (Bund, Kantone, Gemeinden, aus ihnen gebildete Organisation) einen Mandatsvertrag. Dieser definiert, welche der modular angebotenen Dienstleistungen zu welchen Konditionen von eoperations Schweiz bezogen resp. erbracht werden. Die Auftraggeber bilden aus Sicht von eoperations Schweiz eine Serviceorganisation (vgl ). Je nach Art des Auftrags wird darüber auch die Betriebsorganisation aufgebaut. Die Kontrolle über eine jeweilige Lösung bleibt bei den Auftraggebern. Unabhängig von der Art des Auftrags gibt es somit immer ein Vertragsverhältnis Auftraggeber-Auftragnehmer. Im Vordergrund für diese Leistungsart steht das Auftragsrecht (Art. 394 ff. OR) oder das Werkvertragsrecht (Art. 363 ff. OR). 14 Abbildung 5: Bildung Serviceorganisationen Beauftragung allgemein Zusammenarbeit zwischen Gemeinwesen Wer seitens der Gemeinwesen Vertragspartner von eoperations Schweiz ist, hängt davon ab, wie die gemeinschaftliche Nutzung einer IT-Lösung zwischen den beteiligten Partnern organisiert ist. Folgende Formen können unterschieden werden. 1. Eine Verwaltung ist alleinige Serviceeignerin mehrere Verwaltungen sind Nutzer der Lösung 2. Mehrere Verwaltungen sind gemeinsam Serviceeigner sind gleichzeitig Nutzer der Lösung Die Ko-Nutzung der Lösung ist in beiden Fällen zwischen den Beteiligten vertraglich zu regeln. Folgende Varianten sind möglich: Die Beteiligten vereinbaren die Kooperation a) mittels Zusammenschluss zu einer juristischen Person (Verein, Aktiengesellschaft, etc.). b) mittels Zusammenarbeitsvertrag (einfache Gesellschaft). c) über einen Vertrag mit eoperations Schweiz ( Zusammenarbeitsvertrag). Dabei ist zu berücksichtigen, dass bei der Auftragsform Übertragung der Betriebsverantwortung zwei separate Verträge (Kooperation vs. Auftrag) klar vorzuziehen sind (Flexibilität Anpassungen). Daraus ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an die Vertragsunterzeichnung. Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern und eoperations Schweiz Im ersten oben skizzierten Fall ist die Serviceeignerin zugleich auch Vertragspartnerin von eoperations Schweiz. Bei juristischen Personen vertreten die Zeichnungsberechtigten die beteiligten Gemeinwesen als Vertragspartner gegenüber eoperations Schweiz. Folglich braucht es nur einen Vertrag. Wird die Kooperation mittels Zusammenarbeitsvertrag vereinbart, ist es schwieriger, Verantwortlichkeiten zu delegieren Im Gegensatz zum Auftragsrecht sind die vertragstypischen Bestandteile im Werkvertragsrecht die Verpflichtung zum Herbeiführen eines bestimmten Erfolges und die Vereinbarung einer Vergütung. 15 Die Vertretungsmöglichkeiten richten sich dann nach dem allfälligen Gesellschaftsvertrag, sonst nach OR 530ff. 31/41

32 Sofern keine Vertretung definiert ist, unterschreibt jedes beteiligte Gemeinwesen einen (identischen) Mandatsvertrag mit eoperations Schweiz. Gleiches gilt für die dritte Variante. In Mandatsvertrag mit eoperations Schweiz werden die Anforderungen an die Leistungserbringung durch eoperations Schweiz definiert und die Konditionen festgelegt. Zusammenarbeit zwischen eoperations Schweiz und Subdienstleistern Wie die Vertragsbeziehungen mit weiteren Dienstleistern gestaltet werden, hängt davon ab, ob eoperations Schweiz im Rahmen des Mandats von den Auftraggebern (Serviceorganisationen) die Kompetenz übertragen bekommt, Verträge mit Dritten abzuschliessen oder nicht. Im ersten Fall (Mandat mit Vollmacht zum kooperativen Vertragsabschluss für alle Auftraggeber) müssen die an einem Service beteiligten Partner keine eigenen Verträge mit technischen Dienstleistern unterzeichnen. Die Anforderungen der Serviceorganisationen wiederspiegeln sich in den jeweiligen Verträgen (inkl. SLAs) zwischen eoperations Schweiz und den Subdienstleistern. Leistungen Dritter beschafft eoperations Schweiz für ihre Auftraggeber nach den Vorgaben des öffentlichen Beschaffungswesens. Abbildung 6: Mandat mit Vollmacht zum Vertragsabschluss Im zweiten Fall (Mandat ohne Vollmacht zum kooperativen Vertragsabschluss für alle Auftraggeber) übernimmt eoperations Schweiz für ihre Kunden nur das Vertragsmanagement gegenüber den externen technischen Dienstleistern. Die an einer Serviceorganisation beteiligten Partner schliessen selbständig standardisierte gleichlautende Verträge auf der Basis der von eoperations vorbereiteten Mustervertragsgrundlagen. Dadurch werden die Serviceorganisationen zu direkten Auftragspartnern gegenüber den externen Servicedienstleistern. Abbildung 7: Mandat ohne Vollmacht zum Vertragsabschluss Wie ein jeweiliges Mandat ausgestaltet werden soll entscheiden die Serviceorganisationen selbst Übernahme der Betriebsverantwortung für Services Einerseits kann eoperations Schweiz von den Kunden (Serviceorganisationen) damit beauftragt werden, die Betriebsverantwortung für einen gemeinschaftlich genutzten Service zu übernehmen. In dieser Rolle wird eoperations Schweiz für die Kunden zum gesamtverantwortlichen Serviceanbieter, welcher - die Bereitstellung - den Betrieb sowie - die Weiterentwicklung 32/41

33 gesamthaft koordiniert und sicherstellt. Die erforderlichen Regelungen für die Übertragung der Betriebsverantwortung für einen bestimmten Service an eoperations Schweiz können wie folgt skizziert werden. Abbildung 8: Auftragsform Übertragung Betriebsverantwortung (Mandat mit Vollmacht) Zusammenarbeit zwischen Gemeinwesen An der Grundkonstellation auf Seiten Auftraggeber ändert sich nichts. Die gemeinsame Beauftragung von eoperations Schweiz braucht in jedem Fall eine minimale Vereinbarung über die Zusammenarbeit (siehe 6.2.1). Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern und eoperations Schweiz Die Übertragung der Betriebsverantwortung für einen Service an eoperations Schweiz setzt eine ausreichende rechtliche Grundlage voraus. eoperations Schweiz ist in dieser Rolle sogenannter Management-Generalunternehmer für die beauftragende Serviceorganisation, zieht für die Erbringung der notwendigen Teilleistungen öffentliche oder private Dienstleister (Subunternehmer) bei und erbringt typischerweise Dienstleistungen in mehreren Bereichen (z.b. Koordination, Projekt- und Servicemanagement, Administration, Support, etc. vgl. Tabelle 4). eoperations Schweiz verantwortet in dieser Rolle die Beschaffung, den Betrieb sowie die Weiterentwicklung des gesamten Service gegenüber den Kunden des jeweiligen Services gestützt auf die abgeschlossene Servicevereinbarung (Mandatsvertrag). Gegenüber den Nutzern, d.h. die an einem Service Verwaltungspartner und/oder deren Kunden, tritt eoperations Schweiz als Serviceanbieter auf. Zusammenarbeit zwischen eoperations Schweiz und Subdienstleistern Im betrieblichen Bereich dient eoperations Schweiz somit als Bindeglied zwischen den Kunden als Auftraggeber und den externen IT-Dienstleistern, seien dies nun öffentlich-rechtliche oder private Dienstleister. e- Operations Schweiz stellt dabei sicher, dass die Anforderungen der Kunden seitens der IT-Dienstleister in der geforderten Qualität, der geforderten Zeit und zu wirtschaftlichen Konditionen erbracht werden. eoperations Schweiz schliesst daher in der Regel die Rahmenverträge mit den IT-Dienstleistern ab (Mandat mit Vollmacht Vertragsabschluss). Diese Vertragsgrundlagen mit den externen Dienstleistern basieren auf den Vorgaben, wie sie in den Auftragsvereinbarungen zwischen eoperations und den Serviceorganisationen (Ziffer ) definiert worden sind. Eine Mandatierung von eoperations Schweiz ohne Vollmacht zum Vertragsabschluss wäre wie ausgeführt ebenfalls möglich, geht für die Serviceorganisationen als Auftraggeber aber mit einem höheren Aufwand einher. 33/41

34 6.2.3 Erbringung von Beratungs- und Unterstützungsleistungen Andererseits kann eoperations Schweiz von den Kunden (Serviceorganisationen) auch damit beauftragt werden, einzelne Beratungs- oder Unterstützungsleistungen in der Abwicklung von IT-Kooperationen zu erbringen. Das können einmalige (z.b. Konzept erstellen, Beschaffung durchführen), wiederkehrende (z.b. jährliche Verrechnung der Nutzung) oder laufende Leistungen (z.b. Support) gemäss Bedarf der Kunden (Serviceorganisationen) sein. Abbildung 9: Vertragsgestaltung Auftragsform Bezug selektive Unterstützungsleistungen Zusammenarbeit zwischen Gemeinwesen An der Grundkonstellation auf Seiten Auftraggeber ändert sich nichts. Die gemeinsame Beauftragung von eoperations Schweiz braucht in jedem Fall eine minimale Vereinbarung über die Zusammenarbeit (siehe 6.2.1). Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern und eoperations Schweiz Anders als bei der Übertragung der Betriebsverantwortung für einen Service braucht es beim Bezug von punktuellen Beratungs- und Unterstützungsleistungen keine spezifische Rechtsgrundlage. Es ist aber auch in dieser Konstellation eine Servicevereinbarung zwischen den Auftraggebern und eoperations Schweiz (Mandatsvertrag) notwendig. Erbringt eoperations Schweiz diese Serviceleistungen alleine, können submissionsrechtlich die Ausnahmebestimmungen gemäss angerufen werden. Zusammenarbeit zwischen eoperations Schweiz und Subdienstleistern Zwecks Auftragserfüllung kann eoperations Schweiz mit anderen Dienstleistern zusammenarbeiten (z.b. Beratung). Dies wird insbesondere in der Aufbauphase verstärkt der Fall sein. Zieht eoperations Schweiz für die Erfüllung dieser Servicevereinbarung externe Dritte als Subunternehmer bei, beschafft sie diese Leistungen nach dem öffentlichen Beschaffungsrecht Mandat Beschaffung Die Dienstleistung Beschaffung wird hier gesondert beleuchtet. 34/41

35 Abbildung 10: Vertragsgestaltung Mandat Beschaffung Durchführen Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern und eoperations Schweiz Für die Beauftragung von eoperations Schweiz wird analog zu den bereits beschrieben Auftragsformen einen Mandatsvertrag zwischen den Auftraggebern und eoperations Schweiz geschlossen. eoperations Schweiz ist für die gesamte Abwicklung der Ausschreibung verantwortlich (Erhebung Anforderungen, Ausschreibung, Evaluation, Zuschlag etc.). Die beschaffungsrechtlichen Vorgaben für die Ausschreibungen (VÖB/IVÖB vs. BÖB) hängen von der Zusammensetzung der beteiligten Partner (Auftraggeber) ab. Gemeinsame Vergaben von Kantonen, Gemeinden und Einrichtungen des öffentlichen Rechts auf kantonaler oder kommunaler Ebene unterstehen dem Recht am Sitz der Hauptauftraggeberin. Vergaben durch gemeinsame Trägerschaften unterstehen dem Recht am Sitz dieser Trägerschaft (Art. 8 Abs. 1, 2 und 3 IVöB). Vertragsunterzeichnung zwischen Auftraggebern und IT-Dienstleistern Abhängig vom Umfang des Mandats (mit oder ohne Vollmacht zum Vertragsabschluss) kann eoperations Schweiz kann z.h. der Auftraggeber die notwendigen Verträge mit dem siegreichen Lieferanten abschliessen oder die Vertragsbeziehung kommt anschliessend direkt zwischen den beteiligten Gemeinwesen und dem Dienstleister zustande, der den Zuschlag erhalten hat. Wie viele Verträge im jeweiligen Fall geschlossen werden müssen hängt wie ausgeführt auch davon ab, wie die Kooperation zwischen den Verwaltungen vereinbart ist (vgl ). 7 Finanzen 7.1 Annahmen Auftragsvolumen Einflussgrössen Eigenleistungen vs. Drittleistungen eoperations Schweiz generiert Einnahmen über die erbrachten Eigenleistungen (Projektleitung, Beratung, Administration, Beschaffung). Fremdarbeiten (Entwicklungs- und Betriebsleistungen) beschafft eoperations Schweiz zu möglichst günstigen Konditionen und verrechnet die Kosten weiter. Zum jetzigen Zeitpunkt berücksichtigt die Finanzplanung ausschliesslich Erträge aus erbrachten Eigenleistungen. Je nach Auftragsform ist es denkbar, dass eoperations Schweiz auch Erträge über die Weiterverrechnung von Fremdarbeiten erzielt. 35/41

36 Personalressourcen Die der Finanzplanung unterliegenden Annahmen betreffend die Einnahmen von eoperations Schweiz basieren auf den geplanten Personalressourcen. Die Annahmen stützen sich auf Praxiserfahrungen und wurden vor dem Hintergrund der Marktgegebenheiten festgelegt. Folgende Funktionen und dazugehörige Parameter dienen dabei als Grundlage: Tabelle 5: Parameter Personalressourcen Geschäftsleiter Projektleiter Projektassistenz Jahres-Nettoarbeitszeit (in Std.) 1'800 1'800 1'800 davon produktive, verrechenbare Arbeitszeit (in Std.) 1'000-1'250 1'400-1' bzw. 1'350-1'550 Auslastung (in %) 56% - 69% 77% - 89% 50-61% bzw. 75% - 86% Kalkulierter Stundensatz (in CHF) Brutto-Jahreslohnband (in TCHF) Die Entwicklung der Personalressourcen in Form der Stellenprozente der einzelnen Funktionen und deren Produktivität ist in nachfolgender Tabelle ersichtlich: Tabelle 6: Entwicklung Personalressourcen Geschäftsleiter 100% 100% 100% 100% 100% 90% Produktivität (in % der Jahresnettoarbeitszeit) 56% 61% 61% 61% 61% 69% Projektleiter 200% 200% 275% 300% 300% 400% Produktivität (in % der Jahresnettoarbeitszeit) 81% 81% 80% 80% 80% 87% Projektassistenz 50% 50% 50% 50% 150% 150% Produktivität (in % der Jahresnettoarbeitszeit) 50% 50% 50% 50% 67% 78% Total Stellenprozente 350% 350% 425% 450% 550% 630% Die obengenannten Personalressourcen werden für die nachfolgend beschriebenen Services bzw. Projekte eingesetzt: Tabelle 7: Charakterisierung Servicetypen Charakteristika (min. mehrere Merkmale gegeben) Service gross Service mittel Service klein - viele Partner - komplexe Verrechnung - viele Nutzer - unterschiedliche Nutzer - viele Supportanfragen - mittel viele Partner - wenige Partner 36/41

37 Jährliches Auftragsvolumen (Annahme, in CHF) - hoher Pflegeaufwand - regelmässige Weiterentwicklungen > ' < Die geplanten Personalressourcen bzw. deren Produktivität begrenzen das jährliche Auftragsvolumen, welches abgearbeitet werden kann. Die untenstehende Tabelle zeigt auf dieser Basis die Anzahl der jährlich umsetzbaren Projekte der jeweiligen Kategorien beispielhaft auf: Tabelle 8: Jährlich umsetzbare Projekte (nach Servicetypen) Anzahl Service gross Service mittel Service klein Schliesslich führt dies zu der in der nachfolgenden Grafik aufgezeigten Ertragsentwicklung des Dienstleistungsertrages aus Eigenleistungen: Abbildung 11: Entwicklung Dienstleistungsertrag (Eigenleistungen) (in TCHF) 7.2 Finanzielle Ausgangslage Investitionen Vor dem Hintergrund der geplanten Personalressourcen sind Startinvestitionen erforderlich. Diese betreffen den Mieterausbau sowie 6 Arbeitsplätze und belaufen sich auf rund TCHF 200. Die Investitionen im weiteren Verlauf der Planungsphase haben den Charakter von Ersatzinvestitionen Kapitalausstattung Die Kapitalausstattung von eoperations Schweiz erfolgt in Form von flüssigen Mitteln im Betrag von CHF 3.0 Mio. Die Kapitalausstattung ermöglicht eoperations Schweiz die Startinvestitionen zu finanzieren sowie die Verluste der ersten Betriebsjahre zu decken. 37/41

38 7.2.3 Bilanz Die Eröffnungsbilanz nach erfolgter Startinvestitionen präsentiert sich wie folgt: Tabelle 9: Eröffnungsbilanz Eröffnungsbilanz eoperations Schweiz per Aktiven TCHF Passiven TCHF Flüssige Mittel 2'798 Verbindlichkeiten aus L. und L. 0 Forderungen aus L. u. L. 0 Andere kurzfr. Verbindlichkeiten 0 Andere kurzfr. Forderungen 0 Passive Rechnungsabgrenzung 0 Ware in Arbeit 0 Kurzfristiges Fremdkapital 0 Aktive Rechnungsabgrenzung 0 Umlaufvermögen 2'798 Lfr. Verbindlichkeiten 0 Lfr. Rückstellungen 0 EDV-Anlage 30 Langfristiges Fremdkapital 0 Kommunikation 10 Büromobiliar 50 Grundkapital 3'000 Mieterausbau 100 Agio 00 Lizenzen 12 Eigenkapital 3'000 Anlagevermögen 202 Total 3'000 Total 3' Weitere Parameter der Finanzplanung Betrachtungszeitraum In der vorliegenden Finanzplanung wird von einem Planungshorizont von 6 Jahren ausgegangen. Des Weiteren wurde das Jahr 2018 als erstes Betriebsjahr definiert. Struktur Ertrag aus Eigenleistungen Der Dienstleistungsertrag aus Eigenleistungen setzt sich aus den nachfolgend aufgelisteten Services zusammen (vgl ). Der Wert in Klammern entspricht dem angenommenen Anteil des jeweiligen Services am Gesamtertrag aus Eigenleistungen. (1) Betriebsverantwortung Service (60%) (2) Selektive Beratungs- und Unterstützungsleistungen (40%) Personalaufwand Die Entwicklung des Personalaufwandes erklärt sich mit der Ressourcenplanung (vgl. Abschnitt 7.1). Der Sozialversicherungsaufwand wurde mit 19% der Bruttolohnkosten angenommen. Im Zusammenhang mit dem übrigen Personalaufwand wurden insbesondere im Jahr 2018 höhere Rekrutierungskosten berücksichtigt. 38/41

39 Abbildung 12: Entwicklung Personalaufwand (in TCHF) Sonstiger Betriebsaufwand Der sonstige Betriebsaufwand ist in der Planungsperiode mit Ausnahme des Rechts- und Beratungsaufwandes, welcher nach dem Gründungsjahr stetig abnimmt, über den Planungszeitraum stabil. Die Buchführungsdienstleistungen werden vor dem Hintergrund der Kosteneffektivität über einen Drittanbieter auf digitalisierter Basis erbracht. Der Beratungsaufwand begründet sich mit dem Initialaufwand für die Erarbeitung/Standardisierung der Vertragsdokumente. Der diesbezügliche Aufwand nimmt folglich im Zeitverlauf ab. Der Aufwand für die strategische Führung, die Durchführung der Trägerversammlung sowie den Revisionsdienstleistungen beinhaltet das Honorar für 5 Mitglieder (TCHF 15 je Mitglied) der strategischen Führung. Inflation In Bezug auf den Ertrag sowie den Personalaufwand wurde die Inflation mit jährlich 1 bis 1.5% (vgl. IMF, lfr. Inflationsrate) berücksichtigt. Abschreibungen Anlagevermögen Die Abschreibungen der Sachanlagen erfolgt gemäss ihren betriebswirtschaftlichen Nutzungsdauern, welche im Folgenden aufgeführt werden: - EDV-Anlagen 3 Jahre - Kommunikation 3 Jahre - Büromobiliar 10 Jahre - Mieterausbau 15 Jahre - Lizenzen 3 Jahre Umlaufvermögen Im Rahmen der Finanzplanung wurde mit den nachfolgend aufgeführten Fristen bei den jeweiligen Positionen ausgegangen: - Debitoren 40 Tage - Ware in Arbeit 30 Tage - Kreditoren 30 Tage 7.4 Planerfolgsrechnungen Ertrags- und Aufwandsentwicklung Auf Basis der erläuterten Annahmen setzen sich die Erträge und Aufwände im Betrachtungszeitraum wie 39/41

40 folgt zusammen: Abbildung 13: Entwicklung Ertrags- und Aufwandstrukturen (nur Erträge aus Eigenleistungen) (in TCHF) 7.5 Planbilanzen Die Planbilanzen sind charakterisiert durch die Abnahme der flüssigen Mittel auf der Aktivseite sowie passivseitig durch den Rückgang des Eigenkapitals. Dies begründet sich mit den Verluste, welche in den ersten 5 Betriebsjahren erwirtschaftet werden. Am Ende des 5. Betriebsjahres ( ) sind von anfänglich TCHF 3'000 noch Eigenmittel von rund TCHF 1'800 vorhanden. Somit ist eine ausreichende Kapitalausstattung im Betrachtungszeitraum jederzeit gegeben bzw. noch wesentliche Reserven diesbezüglich vorhanden. 7.6 Plangeldflussrechnungen Wie bereits erwähnt erwirtschaftet eoperations Schweiz unter den definierten Parametern in den ersten Betriebsjahren Verluste. Der negative operative Cash flow nimmt jedoch mit Fortdauer der Geschäftstätigkeit stetig ab, bis im 6. Betriebsjahr schliesslich erstmals ein positives Ergebnis bzw. ein positiver Cash flow zu beobachten ist. 8 Steuerliche Beurteilung 8.1 Steuerpflicht Unter der Annahme, dass eoperations Schweiz als öffentlich-rechtliche Körperschaft steuerlich wie eine Anstalt des Bundes behandelt wird, ist davon auszugehen, dass sie die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung erfüllt werden (steuerliche Vorabklärungen für die Rechtssicherheit werden dringendst empfohlen). 40/41