Tagungs- und Veranstaltungsmarkt Deutschland Das Meeting- & EventBarometer 2007

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1 Europäisches Institut für TagungsWirtschaft GmbH Tagungs- und Veranstaltungsmarkt Deutschland Das Meeting- & EventBarometer 2007 Management-Info im Auftrag von Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e.v. (EVVC) Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. (DZT) German Convention Bureau e.v. (GCB)

2 Tagungs- und Veranstaltungsmarkt Deutschland: Das Meeting- & EventBarometer Europäisches Institut 2007für TagungsWirtschaft GmbH erstellt durch Europäisches Institut für TagungsWirtschaft GmbH (EITW) Prof. Dr. Michael- Thaddäus Schreiber, Dipl. Kfm. Ralf Kunze Friedrichstraße D Wernigerode Fon: +49 (0) Fax: +49 (0) Internet: eitw.de begleitet durch Fachbeirat August Moderer (EVVC) Joachim König (EVVC) Tina Engert (EVVC) Lutz P. Vogt (GCB) Anke Pruust (GCB) Norbert Tödter (DZT) in Zusammenarbeit mit Association Internationale d Experts Scientifiques du Tourisme (AIEST) Hotelverband Deutschland (IHA) e.v. Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.v. Zeitschrift «events» 2

3 Inhaltsverzeichnis Europäisches Institut für TagungsWirtschaft GmbH Tagungs- und Veranstaltungsmarkt Deutschland: Das Meeting- & EventBarometer Ausgangssituation Zielsetzung Methodik Marktsituation Veranstaltungsstätten, Veranstaltungen, Veranstaltungsteilnehmer... 9 Tagungs- und Veranstaltungsstätten: Kapazitäten...11 Beleg- und Veranstaltungstage (größter Raum)...12 Veranstaltungen: Aufteilung nach Veranstaltungsart...14 Veranstaltungen: Aufteilung nach Veranstalter-Herkunft (Branche)...16 Größenklassen der Veranstaltungsart Tagungen Veranstalter Gesamtbudget von Unternehmen und Verbänden für den Veranstaltungsbereich...22 Veranstalter-Informationsquellen...24 Veranstalter-Anforderungen: Veranstaltungsstätte...25 Kriterien der Veranstalter bei der Wahl des Veranstaltungsortes Länder, Regionen, Orte Bevorzugte Veranstaltungsregionen in Deutschland...27 Bevorzugte Großstadt- und Wirtschaftsregionen in Deutschland...28 Bevorzugte Küsten-, Mittelgebirgs-, und Alpenregionen aus Veranstaltersicht...29 Bevorzugte Veranstaltungs-Bundesländer Deutschlands...30 Top Ten in Europa für Tagungen und Veranstaltungen...31 Bevorzugte Tagungsdestinationen Europas außerhalb Deutschlands...32 Profil des Tagungs- und Veranstaltungslandes Deutschland...34 Profil des Tagungs- und Veranstaltungslandes Deutschland aus Expertensicht Prognosen und Trends für den deutschen Tagungs- und Veranstaltungsmarkt...36 Markttrends aus Expertensicht

4 1 Ausgangssituation Europäisches Institut für TagungsWirtschaft GmbH Deutschlandstudie Vergleichbarkeit Ab dem Geschäftsjahr 2007 erstellen die zentralen Dachorganisationen EVVC, DZT und GCB jährlich ein Meeting- & EventBarometer für den deutschen Veranstaltungsmarkt. Hierbei finden Kongresse/Tagungen, Ausstellungen/Präsentationen sowie Kultur-/Sportveranstaltungen und sonstige Inhouse-Events Berücksichtigung. Damit liegen in den nächsten Jahren vergleichbare Daten über den gesamten Tagungs- und Veranstaltungsmarkt auf Bundesebene vor, deren Erhebungsmodalitäten mit den zentralen Dachverbänden bzw. Marketingorganisationen (EVVC, DZT, GCB) im Vorfeld abgestimmt sind. Über einen Fachbeirat werden die inhaltlichen Interessen der einzelnen Partner sowie die methodischen Vorgehensweisen koordiniert. Das Meeting- & EventBarometer untersucht den gesamten Markt der Inhouse-Veranstaltungen; d.h. neben dem klassischen Kongress- und Tagungsmarkt findet erstmals in einer Grundlagenstudie auch die gesamte Palette der Gesellschafts-, Kultur- und Sportevents Berücksichtigung. Zudem wurde die Grundgesamtheit (Betriebe mit mindestens 100 Sitzplätzen bei Reihenbestuhlung im größten Saal) neu definiert, um die Proportionalität zwischen Veranstaltungszentren und Tagungshotels stärker zu gewichten und darüber hinaus den Fokus auf den professionellen Geschäftsbereich zu richten. Damit schließt sich ein direkter Vergleich mit Vorgängerstudien aus! 4

5 2 Zielsetzung Europäisches Institut für TagungsWirtschaft GmbH Ziele Kontinuierliche Marktdaten im Jahresrhythmus über die deutsche Tagungs- und Veranstaltungsbranche ab 2007 " Das Meeting- & EventBarometer Volumen und Struktur der Angebots- und Nachfragesituation differenziert nach den wichtigsten Veranstaltungsstätten: Tagungshotels, Kongress- und Veranstaltungszentren, Eventlocations " Drei Segmente ein Markt Einführung segmentbezogener Kennzahlen, anhand derer relative Vergleichswerte (2007 = Index 100), marktorientierte Gruppenbildungen (z.b. Besuchertypen) oder spezielle Veranstaltungstrends (z.b. für Veranstaltungsstätten) entwickelt werden. " TagungsIndex, TagungsCluster, TagungsMatrix (ab 2008 möglich, wenn erste Vergleichsdaten zum Meeting- und EventBarometer 2007 vorliegen) Die Stärken und Schwächen des Tagungs- und Veranstaltungslandes Deutschland " Trendanalysen und Zukunftsprognosen 5

6 3 Methodik Europäisches Institut für TagungsWirtschaft GmbH Befragung Die Erfassung des deutschen Tagungs- und Veranstaltungsmarktes basiert auf einer Anbieter-, Veranstalter- und Experten-Befragung. Über web-basierte Fragebögen wurden deutschlandweit über Anbieter, europaweit über Veranstalter und weltweit knapp 700 Experten befragt. Fragebögen Arten der Fragebögen Grundgesamtheit Aussendungen Rückläufer Anbieter TagungsHotels (TH) EventLocations (EL) VeranstaltungsCentren (VC) Veranstalter Experten total Insgesamt wurden fünf verschiedene Fragebögen (drei Anbieterbögen und jeweils ein Veranstalter- und Expertenbogen) eingesetzt, um den spezifischen Ausprägungen und Bedürfnissen der einzelnen Gruppen gerecht zu werden. Besonders bei der Anbieterbefragung ist es wichtig, die Tagungshotellerie, die Eventlocations und die Veranstaltungszentren differenziert anzusprechen. 6

7 Grundgesamtheit Die Grundgesamtheit ist berechnet aufgrund von Angaben bzw. Sonderauswertungen des Statistischen Bundesamtes, der verantwortlichen Marketinggesellschaften der 16 Bundesländer sowie der Datenbanken von GCB und EVVC. Bei der Anbieterbefragung wurden ausschließlich Betriebe mit einer Mindestkapazität von 100 Personen im größten Saal bei Reihenbestuhlung berücksichtigt. Verteilung der Anbieter in Grundgesamtheit und Stichprobe Grundgesamtheit 23,9 51,6 24,5 Rückläufer 28,4 49,5 22,0 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% VeranstaltungsCentren TagungsHotels EventLocations/BildungsZentren Basis: Anbieterbefragung Abgrenzung Zu den Veranstaltungszentren zählen Kongresszentren, Sport- und Mehrzweckhallen sowie Bürgerhäuser mit einer Sitzplatzkapazität von mind. 100 Personen (im größten Raum). In der Gruppe der Eventlocations werden Burgen/Schlösser, Museen, Fabrikhallen/Lokschuppen, Studios, Freizeitparks, Bildungseinrichtungen/Hochschulen und Flughäfen berücksichtigt. 7

8 Befragte Ableitungen Die Anbieterbefragung erfasst das Volumen und die Struktur des deutschen Veranstaltungsmarktes differenziert nach Veranstaltungszentren, Tagungshotels und Eventlocations. Die Veranstalterbefragung deckt sowohl das Meinungsbild der Unternehmen und Verbände (Veranstalter im engeren Sinn) als auch das der professionellen Dienstleistungsagenturen im Eventbereich ab. Komplettiert wird die Marktforschung von nationalen und internationalen Experten aus Fachverbänden, der Fachpresse und Forschungsinstituten, die ihre fachkundige Meinung über den deutschen Meeting- und Eventmarkt einbringen. Aus den gesamten Marktforschungsergebnissen werden im zweiten Schritt Markttrends und Marketingmaßnahmen abgeleitet, die in den Fachgremien der jeweiligen Dachorganisation besprochen werden. Meeting- & EventBarometer 2007: Angebots- und Nachfrageanalyse - Veranstaltungszentren - Tagungshotels - Eventlocations/Bildungsstätten - Unternehmen - Non-Profit-Organisationen - Wissenschaftliche Einrichtungen - Agenturen/PCOs - Fachverbände - Fachzeitschriften - Forschungsinstitute 8

9 4 Marktsituation 4.1 Veranstaltungsstätten, Europäisches Veranstaltungen, Institut Veranstaltungsteilnehmer für TagungsWirtschaft GmbH Marktdaten Der deutsche Tagungs- und Eventmarkt verteilt sich auf knapp Veranstaltungsstätten: rd. die Hälfte davon entfällt auf die Tagungshotellerie, jeweils ein Viertel decken die Kongresszentren und Eventlocations ab. Von den knapp 300 Millionen Teilnehmern, davon ein Drittel Kongress- und Tagungsteilnehmer und zwei Drittel Eventbesucher, kommen rd. 5% aus dem Ausland. Tagungs- und Veranstaltungsmarkt Deutschland 2007: Gesamtüberblick Tagungs- und Veranstaltungsstätten ingesamt Kongress- und Veranstaltungszentren (VC) Tagungshotels (TH) Eventlocations (EL) Veranstaltungen 2,6 Mio. Durchschnittsdauer 1,1 Tage Tagungen 33,8 % Events 66,2 % Teilnehmer insgesamt 291,5 Mio. davon aus dem Ausland 4,9 % Tagungsräume insgesamt Tagungs-Teilnehmer Event-Teilnehmer 98,4 Mio. 193,1 Mio. Basis: Anbieterbefragung 1 Betriebe mit mindestens 100 Sitzplätzen im größten Saal bei Reihenbestuhlung 2 Burg/Schloss, Kloster, Museum, Fabrikhalle/Lokschuppen, Studio, Freizeitpark, Zoo, Bildungseinrichtung/Hochschule, Flughafen 9

10 Wirtschaftsfaktor Aufteilung Ausländ. Teilnehmer Hinzu kommen als weiterer Wirtschaftsfaktor Vollzeitbeschäftigte, die speziell im Veranstaltungs- bzw. Bankettbereich der Kongresszentren, Tagungshotels und Eventlocations arbeiten. Das Meeting- & EventBarometer 2007 registriert insgesamt 2,6 Millionen Kongresse, Tagungen, Präsentationen, Ausstellungen sowie Kultur- und Sportveranstaltungen im Inhouse- Bereich. Von den 2,6 Millionen Veranstaltungen entfallen 61% auf die Tagungshotels, 27% auf die Eventlocations und nur 12% auf die Veranstaltungs- bzw. Kongresszentren. Aber 65% der 291,5 Millionen Veranstaltungsteilnehmer besuchen die Veranstaltungszentren und nur 19% bzw. 16% sind Hotel- oder Eventlocation-Besucher. Auch die differenzierte Betrachtung des Anteils an ausländischen Teilnehmern zeigt große Unterschiede zwischen den einzelnen Betriebsstätten: Während fast zehn Prozent (9,3%) der Veranstaltungsbesucher in der Hotellerie aus dem Ausland kommen, fällt der Wert bei den Veranstaltungs- bzw. Kongresszentren mit 5,4% und bei den Außergewöhnlichen mit 3,2% deutlich niedriger aus. 10

11 Tagungs- und Veranstaltungsstätten: Kapazitäten Marktaufteilung Die Hälfte (50,9%) der Veranstaltungsräume entfallen auf Tagungshotels, Veranstaltungszentren dominieren beim Gesamtflächenangebot (88,6%) und bei den Sitzplatzkapazitäten im größten Raum (73,2%). Während die Tagungshotels eine Fläche von durchschnittlich 352m 2 im größten Raum anbieten und diese Fläche bei Eventlocations schon auf 546m 2 ansteigt, beträgt der Durchschnitt bei den Veranstaltungszentren 1962m 2. Aufteilung der Kapazitäten auf die Veranstaltungsstätten 100% 100% 100% 90% 27,1 90% 90% 80% 80% 80% 70% 60% 50% 50,9 70% 60% 50% 88,6 70% 60% 50% 73,2 40% 40% 40% 30% 20% 10% 0% 22,0 Veranstaltungsräume 30% 20% 10% 0% 5,5 5,9 Gesamtfläche 30% 20% 10% 0% 15,3 11,5 Sitzplatzkapazität größter Raum Basis: Anbieterbefragung 11

12 Beleg- und Veranstaltungstage (größter Raum) Belegung Im Durchschnitt sind die Tagungs- und Veranstaltungsstätten an 165 Tagen im Jahr belegt (Summe aus Veranstaltungs-, Bau- und Probetagen). Veranstaltungstage Auf- und Abbautage Probetage Belegtage (Summe) VeranstaltungsCentren 120,7 32,8 23,1 176,5 TagungsHotels 138,9 17,0 3,7 159,6 EventLocations 112,1 31,5 14,6 158,1 Basis: Anbieterbefragung Differenzierung Belegtage-Faktor Die Tagungshotels mit ihrer stärkeren Konzentration auf das Seminar- und Tagungsgeschäft (tendenziell weniger auf- und abbauintensiv) lassen bei den Veranstaltungstagen mit 139 den höchsten Wert erkennen, während die Veranstaltungs- bzw. Kongresszentren und Eventlocations aufgrund der komplexeren Veranstaltungsarten (mit Ausstellungen, Präsentationen und Shows) deutlich höhere Werte bei den Auf- und Abbautagen sowie bei den Probetagen aufweisen. Im Gesamtdurchschnitt bewirkt EIN Veranstaltungstag 0,3 Tage für Auf-/Abbau sowie für Probe; d.h. in einer Betriebsstätte sind rein rechnerisch bei voller Auslastung maximal 281 Veranstaltungstage möglich, die restlichen 84 Tage werden für Auf-/Abbau und Probe benötigt: der Belegtage-Faktor beträgt 1,3 (Veranstaltungstage x 1,3 = Belegtage). Dieser Faktor variiert nach Veranstaltungsstätten: zwischen 1,5 bei Veranstaltungszentren, 1,4 bei Eventlocations und 1,1 bei Tagungshotels. 12

13 Proportionalität Weiterhin besteht eine Proportionalität zwischen Belegtagen und der Ortsgröße: Veranstaltungsstätten in Orten mit unter Einwohnern weisen durchschnittlich 116 Belegtage auf, diese Belegtage steigen in Orten mit Einwohnern auf 149 Tage und weiter in Orten mit Einwohnern auf 178 Tage; d.h. in den Großstädten führt das umfangreichere Programmangebot zu höheren Belegtagen in den Tagungsstätten. Beleg- und Veranstaltungstage (differenziert) VeranstaltungsCentren 70,9 19,9 9,2 TagungsHotels 87,1 10,6 2,3 EventLocations 68,4 18,6 13,1 0% 20% 40% 60% 80% 100% Basis: Anbieterbefragung 13

14 Veranstaltungen: Aufteilung nach Veranstaltungsart Wichtigste In sämtlichen Betrieben bestimmen Seminare, Tagungen und Kongresse als bedeutendste Veranstaltungsart das Nachfrageaufkommen. Seminare, Tagungen, Kongresse Ausstellungen, Präsentationen Sport- und Kulturevents Festivitäten (Bankette, Jubiläen) Sonstige % VeranstaltungsCentren 39,8 6,8 18,7 15,6 19,1 TagungsHotels 75,2 5,4 1,4 8,1 9,7 EventLocations 48,6 11,5 6,3 15,0 18,6 Basis: Anbieterbefragung Spitzenpositionen Die höchsten Werte der jeweiligen Veranstaltungsart wurden grau gekennzeichnet: bei den Sport- und Kulturevents und den Festivitäten (wenn auch hier nur knapp) führen die Veranstaltungszentren. Bei den Seminaren und Tagungen nehmen die Tagungshotels die Spitzenposition ein, bei Ausstellungen und Präsentationen fällt eine starke Führung der Eventlocations auf. Schlussfolgerung: Während Ausstellungen im Rahmen von Tagungen und Kongressen zum größten Teil in Tagungshotels stattfinden, werden für reine Ausstellungen und Präsentationen ohne angeschlossene Tagung gern die Eventlocations in Anspruch genommen. 14

15 Veranstaltungsarten (differenziert) VeranstaltungsCentren 39,8 6,8 18,7 15,6 19,1 TagungsHotels 75,2 5,4 1,4 8,1 9,7 EventLocations 48,6 11,5 6,3 15,0 18,6 0% 20% 40% 60% 80% 100% Seminare, Tagungen, Kongresse Ausstellungen, Präsentationen Sport- und Kulturevents Festivitäten (Bankette, Jubiläen) Sonstige Basis: Anbieterbefragung Nachfrageschwerpunkte Die verschiedenen Veranstaltungsstätten sind durch unterschiedlichen Nachfrageschwerpunkte gekennzeichnet: Tagungshotels mit klarer Ausrichtung auf Seminar- und Tagungsgeschäft, Eventlocations mit vergleichsweise hohem Anteil im Bereich Ausstellungen und Präsentationen, Veranstaltungs- und. Kongresszentren mit der größten Bedeutung für Sport- und Kulturevents. Veranstaltungszentren sind die multi-funktionalsten Einrichtungen, die in der Regel ein Drittel ihres Geschäftes über Kongresse und Tagungen abwickeln und zwei Drittel ihrer Belegung über Ausstellungen, Events und Festivitäten generieren. 15

16 Veranstaltungen: Aufteilung nach Veranstalter-Herkunft (Branche) Corporate Meetings Das deutsche Meeting- & EventBarometer 2007 zeigt, dass rund die Hälfte (48%) sämtlicher Veranstaltungen Corporate Meetings sind; d.h. Personal- und Kundenschulungen, Produktpräsentationen, Aktionärsversammlungen etc. Aufteilung der Veranstaltungen auf Branchen 15% 6% 48% 5% 7% 3% 16% Basis: Anbieterbefragung Privatveranstaltungen Politik/Wissenschaft Über ein Drittel der Veranstaltungen entfällt auf die privat motivierten Veranstaltungen: Vor allem die gesellschaftlichen Anlässe, wie Bälle und Empfänge, aber auch die Kultur und Unterhaltungsprogramme, z.b. Konzerte und Musicals, spielen eine zentrale Rolle auf dem deutschen Veranstaltungsmarkt. Die politischen und wissenschaftlichen Veranstaltungen liegen deutlich unter der 10-Prozent-Hürde. Während die Anzahl der großen Parteitage insgesamt überschaubar ist, finden die Mehrzahl der wissenschaftlichen Tagungen an Hochschulen und Universitäten statt, deren Aufkommen in der vorliegenden Studie nur in einem kleinen Rahmen über die Eventlocations erfolgte. 16

17 Aufteilung der Veranstaltungen auf Branchen in den Veranstaltungsstätten 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% VC Sonstige 11,4 2,9 7,4 Kultur/Unterhaltung 31,7 1,9 20,9 Sport 9,9 2,1 3,5 Wissenschaft 6,1 7,3 7,1 Politik 4,2 2,8 2,9 Gesellschaft 15,2 14,2 21,6 Wirtschaft 21,5 68,8 36,5 TH EL Basis: Anbieterbefragung Aufteilung Die Dominanz der Wirtschaftsbranche wird besonders bei den Tagungshotels deutlich, wo zwei Drittel der Veranstaltungen auf das Firmengeschäft entfällt. Die Kultur- und Unterhaltungsbranche bevorzugt vor allem die Veranstaltungszentren, der Non-Profit-Bereich mit seinen gesellschaftlichen Anlässen (Empfänge und Galas) aber auch mit seinen klassischen Vereins- und Verbandsveranstaltungen findet besonderes Interesse an den Eventlocations. 17

18 Größenklassen der Veranstaltungsart Tagungen Tagungsarten Die Analyse der Veranstaltungsart Tagungen zeigt, dass über die Hälfte 51% sämtlicher Tagungen von maximal 50 Teilnehmern besucht werden, rd. ein Drittel zwischen 51 und 250 Teilnehmer zählt und nur 6% der Veranstaltungen Kongress-Charakter mit über Teilnehmern besitzt. Aufteilung der Tagungen 8% 4% 2% 2% 2% 51% 14% 17% Basis: Anbieterbefragung 18

19 Tagungen differenziert nach Art der Veranstaltungsstätte 100% 80% 60% 40% 20% 0% VC über 5000 Teilnehmer 4,9 0,0 1, Teilnehmer 6,2 0,1 0, Teilnehmer 7,3 0,4 1, Teilnehmer 10,3 0,9 3, Teilnehmer 18,3 3,5 8, Teilnehmer 21,0 8,5 20, Teilnehmer 14,7 17,8 19, Teilnehmer 17,3 68,8 46,1 TH EL Basis: Anbieterbefragung Veranstaltungsverteilung Der Trend zu kleineren Seminaren, Workshops und Konferenzen wird vor allem bei den Tagungshotels deutlich, während sich die Veranstaltungen mit Tausend und mehr Teilnehmern fast ausschließlich auf die Veranstaltungs- bzw. Kongresszentren konzentrieren. 19

20 Ortsverteilung Bei der Verteilung der Veranstaltungsgröße in Zusammenhang mit der Größe des Ortes ist eine klare Proportionalität erkennbar. Dominieren in Orten mit unter Einwohnern eindeutig Veranstaltungen bis zu einer Größe von 100 Teilnehmern. So nehmen in Orten ab Einwohnern die Veranstaltungen mit bis zu 100 Teilnehmern ab, der Anteil der größeren Veranstaltungen gewinnt jedoch an Bedeutung. Tagungen differenziert nach Größe des Ortes 100% 80% 60% 40% 20% 0% unter Einwohner Einwohner über Einwohner über 5000 Teilnehmer 0,7 0,1 0, Teilnehmer 0,0 0,1 0, Teilnehmer 0,1 1,0 1, Teilnehmer 0,8 1,9 2, Teilnehmer 3,2 4,1 7, Teilnehmer 10,2 11,6 15, Teilnehmer 18,1 19,3 17, Teilnehmer 66,9 61,9 55,3 Basis: Anbieterbefragung 20

21 4.2 Veranstalter Europäisches Institut für TagungsWirtschaft GmbH Heterogenität Veranstalter Die Größe der befragten Veranstalter gestaltet sich sehr heterogen: von Unternehmen mit 8 Mitarbeitern bis hin zum Verband mit über Mitgliedern sind alle Größenklassen in Deutschland vertreten. Als Veranstalter oder Vermittler treten neben den Veranstaltungsagenturen (PCO s) vor allem Unternehmen (Corporate Meetings), Verbände bzw. Vereine (Non-Profit-Organisationen) auf. Entscheider 13% 9% 5% 5% 46% Direktion, Geschäftsleitung Fachabteilung (der Veranstaltung) Marketingabteilung (zentral) Veranstaltungsabt., Reisestelle Sekretariat Sonstige Stellen 22% Basis: Veranstalterbefragung Entscheider Bei Unternehmen und Verbänden entscheiden vor allem die Direktion- bzw. Geschäftsleitung oder die Fachabteilung über den Veranstaltungsort. Die befragten Agenturen bescheinigen der Veranstaltungsabteilung bzw. den Reisestellen einen großen Anteil an Entscheidungsbefugnis. 21

22 Gesamtbudget von Unternehmen und Verbänden für den Veranstaltungsbereich Ausgaben Mit 77% gibt die Mehrheit der Veranstalter in Unternehmen und Verbänden maximal Tausend Euro pro Jahr für Tagungen und Veranstaltungen aus. Dies teilt sich auf in 21%, die sich auf ein Budget von bis zu Euro beschränken, sowie jeweils 28%, die zwischen und beziehungsweise bis Euro ausgeben. Immerhin acht Prozent der Veranstaltungsplaner investieren im Jahr 2007 zwischen einer halben und einer Million Euro in den Meeting- und Eventbereich, weitere 15% sogar mehr als eine Million Euro. Budgets Unternehmen und Verbände 10% 5% 21% 8% bis bis % 28% bis bis bis über Basis: Veranstalterbefragung Großbudget Lediglich bei 5% von sämtlichen befragten Veranstaltern liegt das Gesamtbudget im Veranstaltungsbereich bei über fünf Millionen Euro pro Jahr: Bei inländischen Veranstaltern schwankt dieser Wert je nach Bundesland zwischen 3,2% (Nordrhein-Westfalen) und 9,3% (Hessen), wohingegen 15,4% der ausländischen Veranstalter über fünf Millionen Ausgaben im Meeting- und Eventbereich angeben. 22

23 Budgets differenziert nach Unternehmen und Verbänden 100% 80% 60% 40% 20% 0% Unternehmen Verband über ,5 3, bis ,0 7, bis ,7 7, bis ,5 22, bis ,8 36,8 bis ,5 22,8 Basis: Veranstalterbefragung Differenzierung Generell lässt sich festhalten, dass den Unternehmen höhere Budgets als den Verbänden zur Verfügung stehen. Während die Verbände in den beiden Größenklassen bis Euro stärker vertreten sind, dominieren die Veranstaltungsbudgets der Unternehmen die oberen Ausgabegruppen eindeutig. 23

24 Veranstalter-Informationsquellen Hauptinfoquellen Veranstalter nutzen vor allem persönlich Empfehlungen und Internet-Auftritte von Tagungsbetrieben und Veranstaltungsdestinationen als zentrale Informationsquellen: 96% bzw. 88% der europaweit Befragten haben diese beiden Informationsmöglichkeiten mit sehr wichtig oder wichtig beurteilt. Informationsquellen Mailingaktionen 2,8 Fachzeitschriften 2,6 Printmedien 2,4 Internet-Auftritt 1,7 Internet-Planungstools 2,6 Fachmessen, Tagungsworkshops 2,3 Agenturempfehlungen 2,5 Unternehmens- /Fachverbandsempfehlungen 2,5 Persönliche Empfehlungen 1,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 Skala: 4 (unwichtig) bis 1 (sehr wichtig) Basis: Veranstalterbefragung Interaktives Netzwerk Insgesamt wird deutlich, dass dem Networking in der Veranstaltungsbranche eine wichtige Rolle zukommt. Jeder zweite Veranstalter stuft auch die Agentur- und Fachverbandsempfehlungen als sehr wichtig bzw. wichtig ein. Aufgrund dieses ausgeprägten Weiterempfehlungsverhaltens ist es für die Anbieter wichtig, bereits vorhandene Kunden optimal zu betreuen, da diese als zukünftige Multiplikatoren fungieren. Der persönliche Kontakt auf Fachmessen bzw. Workshops rundet die positive Bedeutung des interaktiven Netzwerkes sowohl zwischen den Anbietern als auch zu den Kunden ab. 24

25 Veranstalter-Anforderungen: Veranstaltungsstätte Wichtigste Neben einem guten Preis-/Leistungsverhältnis und guten Verkehrsanbindungen sind für sämtliche Veranstalter bei der Auswahl einer Veranstaltungsstätte von besonderer Wichtigkeit : variable Räume, moderne Technik und zentraler Ansprechpartner. Anforderungen an die Veranstaltungsstätte Gute Verkehrsanbindung Variable Raumkapazitäten Moderne Veranstaltungstechnik 1,5 1,3 1,5 1,5 1,5 1,7 Ausstellungs-/Präsentationsflächen Gastronomisches Angebot Tagungs-Pauschalen 2,3 1,9 1,8 1,8 2,1 1,9 Erlebnisbausteine 2,5 2,3 Preis-Leistungs-Verhältnis 1,4 1,4 Zentraler Ansprechpartner 1,5 1,6 Fullservice 2,6 2,4 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 Skala: 4 (unwichtig) bis 1 (sehr wichtig) Basis: Veranstalterbefragung Unterschiede Unterschiede zwischen Unternehmen und Agenturen bestehen bei der Wichtigkeit von Präsentationsflächen und Erlebnisbausteinen. Hier haben speziell die Agenturen einen größeren Bedarf. 25

26 Kriterien der Veranstalter bei der Wahl des Veranstaltungsortes Standortwahl Die schnelle Erreichbarkeit der Destination über die wichtigsten Verkehrsträger (Auto, Bahn und Flugzeug) steht eindeutig an erster Stelle bei der Standortwahl seitens der Veranstalter. In der Tagungsdestination selbst zählen die Hotel- und Hallenkapazitäten zu den entscheidenden Kriterien; hier können moderne Kongresszentren mit angeschlossenem Hotelbetrieb überzeugen. Kriterien für Ortswahl Schnelle Erreichbarkeit 1,3 Modernes CongressCentrum 2,3 Hotelkapazitäten 2,0 Firmen-/Verbandsniederlassungen 2,8 Wissenschaftl. Einrichtungen 3,1 Touristische Attraktionen 2,5 Image der Destination 2,2 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 Skala: 4 (unwichtig) bis 1 (sehr wichtig) Basis: Veranstalterbefragung Imageprofilierung Jedoch nicht nur die segmentbezogene Infrastruktur, sondern auch die Softfacts, z.b. das positive Image einer Destination, spielen bei der Wahl des Veranstaltungsortes eine wichtige Rolle. Demzufolge ist im Standortmarketing auf sämtlichen Ebenen (Bundesland, Region und Stadt) die Imageprofilierung des Segments Meetings und Events von zentraler Bedeutung. 26

27 4.3 Länder, Regionen, Orte Europäisches Institut für TagungsWirtschaft GmbH Bevorzugte Veranstaltungsregionen in Deutschland Regionsvergleich Das Meeting- & EventBarometer 2007 bietet auch einen Vergleich der Veranstaltungsregionen in Deutschland aus internationaler Sicht. Veranstaltungsregionen Natur-Regionen Großstädte Wirtschaftsregionen Historische Städte Großstädte (über Einwohner) 35,7% Historische Städte (z.b. Lübeck, Mainz, Regensburg) 27,9% Wirtschaftsregionen (z.b. Rhein-Main-Gebiet) 20,7% Natur-Regionen (Alpen, Mittelgebirge, Fluss- und Seenlandschaften) 15,7% Basis: Expertenbefragung Regionen-Ranking Naturregionen Die weltweit befragten Experten der Meeting- und Eventbranche erkennen demnach eine eindeutige Konzentration des Tagungs- und Veranstaltungsgeschäfts auf (Groß-)Städte und Wirtschaftsregionen: Für knapp zwei Drittel (63,6%) der weltweit Befragten sind die Großstädte sowie die historischen Städte die idealen Meeting- und Event-Destinationen in Deutschland, über 20% favorisieren zusätzlich die Wirtschaftsregionen. Aber auch die Naturregionen werden von rd. 16% der Experten als vierter wichtiger Regionstyp für bevorzugte Veranstaltungsorte anerkannt. Bei den Mittelgebirgs- und Seenlandschaften gilt es, die schwierigere Erreichbarkeit und das noch fehlende Tagungsland-Image zu beachten. 27

28 Bevorzugte Großstadt- und Wirtschaftsregionen in Deutschland Großstadt- und Wirtschaftsregionen Basis: Veranstalterbefragung Fazit Bei den bevorzugten Großstadt- und Wirtschaftsregionen für Meetings und Events aus Sicht der europaweit befragten Veranstalter nimmt Berlin den Spitzenplatz ein. Auf Platz zwei folgt das Rhein-Main-Gebiet, den dritten Platz teilen sich München, Köln/Düsseldorf und Hamburg. Es folgen Stuttgart, das Ruhrgebiet, Dresden und Hannover sowie die Rhein-Neckar-Region mit Mannheim, Heidelberg und Karlsruhe. Aus den neuen Bundesländern wird neben Berlin auch Dresden als Veranstaltungsort genannt. 28

29 Bevorzugte Küsten-, Mittelgebirgs-, und Alpenregionen aus Veranstaltersicht Naturregionen-Ranking Küsten-Regionen und Norddeutsches Tiefland Mittelgebirgs-Regionen Alpen- und Voralpen- Regionen Region Nennungen Region Nennungen Region Nennungen Ostsee/Ostseeküste 41 Schwarzwald 28 Oberbayern 48 Nordsee/Nordseeküste 21 Rheingau 25 Chiemgau/ Chiemsee 35 Mecklenburgische 20 Bayerischer Wald 22 Allgäu 27 Seenplatte Lüneburger Heide 11 Franken 21 Berchtesgadener Land 25 Sylt 11 Harz/Harzvorland 14 Zugspitzregion 24 Rügen/Hiddensee 7 Schwäbische Alb 14 Bodensee Region 22 Nordfriesische Inseln 4 Thüringer Wald 11 Ostbayern 2 Ostfriesische Inseln 1 Odenwald/ Bergstraße 10 Sauerland/ Siegerland 10 Spreewald 7 Erzgebirge 4 Basis: Veranstalterbefragung Schwerpunkte Bei den Mittelgebirgs- und Alpen-Regionen ist ein Schwerpunkt in den alten Bundesländern zu erkennen: Schwarzwald, Rheingau, Bayerischer Wald bei den Mittelgebirgs-Regionen oder Oberbayern, Chiemgau/Chiemsee und Allgäu bei den Alpen- und Voralpen-Regionen. Bei den Küsten-Regionen sind die neuen Bundesländern gefragter: Ostseeküste mit Rügen/Hiddensee und die Mecklenburgische Seenplatte sorgen dafür, dass der Osten auf den vorderen Plätzen vertreten ist. 29

30 Bevorzugte Veranstaltungs-Bundesländer Deutschlands Veranstaltungs-Bundesländer Basis: Veranstalterbefragung Platzierungen Potential Berlin im Nordosten, Bayern im Süden und Nordrhein-Westfalen im Westen führen die Tabelle des Tagungs- und Veranstaltungslandes Deutschland an. Hamburg, Hessen und Baden- Württemberg dominieren das Mittelfeld, Niedersachsen und Rheinland-Pfalz folgen auf den Plätzen. Das Saarland, Bremen und Schleswig-Holstein sowie die neuen Bundesländer werden trotz ihres Potentials noch nicht als bevorzugte Tagungs- und Event-Destinationen wahrgenommen. 30

31 Top Ten in Europa für Tagungen und Veranstaltungen Im Rahmen des Meeting- & EventBarometers 2007 wurden die Experten nach ihrer Einschätzung der europäischen Länder als Tagungsdestinationen befragt. EU-Länder der Experten Basis: Expertenbefragung Experten-Ranking Die Experten setzen Deutschland auf Platz eins gefolgt von Frankreich, Österreich und Spanien. Die Beneluxstaaten sowie Portugal runden die Top Ten der Experten ab. 31

32 Bevorzugte Tagungsdestinationen Europas außerhalb Deutschlands Die Veranstalter in Europa wurden nach den bevorzugten Tagungsdestinationen außerhalb Deutschlands befragt. EU-Länder der Veranstalter Basis: Veranstalterbefragung Veranstalter-Ranking Im Vergleich zu den Expertenmeinungen ergaben sich nur geringfügige Änderungen: Neben Österreich und Spanien ist diesmal auch das Tagungsland Italien mit in der Spitzengruppe vertreten. Ungarn vertritt die osteuropäischen Länder in der Top

33 Vergleich Auf die Frage Wie sehen Sie Deutschland im Vergleich zu den bevorzugten Tagungsdestinationen in Europa? stuften rund 95% der Veranstalter Deutschland als besser oder zumindest gleichwertig ein. Deutschland im Europavergleich 42,6 51,5 5,9 0% 20% 40% 60% 80% 100% besser gleich schlechter Basis: Veranstalterbefragung 33

34 Profil des Tagungs- und Veranstaltungslandes Deutschland Warum stufen die Veranstalter Deutschland als eine führende Meeting- und Eventdestination ein? Deutschland-Profil Verkehrsanbindung Veranstaltungsbezogene Infrastruktur Qualität der Veranstaltungsstätten 1,9 2,0 1,6 Umweltfreundlichkeit Dienstleistungen/Service Freundlichkeit Sprachkenntnisse Professionalität der Veranstaltungsorganisation Sicherheit Preis-Leistungs-Verhältnis Internationalität Touristische Sehenswürdigkeiten Image als Tagungs- und Veranstaltungsdestination 2,3 2,4 2,4 2,4 2,1 2,0 2,5 2,5 2,1 2,2 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 Skala: 5 (sehr schlecht) bis 1 (sehr gut) Basis: Veranstalterbefragung Angebotsprofil Grund für diese positive Einschätzung ist das umfassende Angebotsprofil der Destination Deutschland. Sowohl die Hardware (z.b. Tagungs-Infrastruktur, Sehenswürdigkeiten) als auch die Software (z.b. Sicherheit, Service, Sprachkenntnisse) des Tagungs- und Veranstaltungslandes Deutschland werden von den europaweit befragten Veranstaltern mit sehr gut und gut bewertet. 34

35 Profil des Tagungs- und Veranstaltungslandes Deutschland aus Expertensicht Experten-Differenzierung Das Meeting- & EventBarometer 2007 hat die Kernkompetenzen des Tagungs- und Veranstaltungslandes Deutschland noch weiter differenziert: Aus Expertensicht überzeugen vor allem das Flug- und Straßennetz, die Tagungs- und Ausstellungsmöglichkeiten sowie die Kongresszentren und Tagungshotels. Deutschland-Profil der Experten Verkehrsanbindung Straße 1,5 Bahn Inlandsflüge Internationale Flüge 1,8 1,7 1,7 Veranstaltungs-Infrastruktur Tagungsmöglichkeiten allgemein 1,6 Zimmerkapazität Tagungsräume Ausstellungsmöglichkeiten 1,8 1,8 1,6 Gastronomisches Angebot 2,2 Qualität der Betriebe CongressCentren TagungsHotels 1,9 1,8 EventLocations 2,2 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 Skala: 5 (sehr schlecht) bis 1 (sehr gut) Basis: Expertenbefragung 35

36 5 Prognosen und Europäisches Trends für Institut den für TagungsWirtschaft GmbH deutschen Tagungs- und Veranstaltungsmarkt Zusammenfassung Experten und Veranstalter erstellen positive Prognosen für den deutschen Tagungs- und Veranstaltungsmarkt: vor allem Meeting- und Seminarbereich wird in Zukunft höhere Bedeutung haben. Experten sind noch optimistischer als Veranstalter, insbesondere bei der Bewertung des Event-Sektors. Veranstalter und Experten sehen Incentives als die Veranstaltungsform mit Bedeutungsverlust in der Zukunft. Prognosen Betriebsstätten VeranstaltungsCentren TagungsHotels EventLocations Veranstaltungsformen Meeting/Seminare Incentives Conventions/Tagungen Events Expertenbewertung Veranstalterbewertung 0% 20% 40% 60% 80% 100% 0% 20% 40% 60% 80% 100% höhere unveränderte geringere Bedeutung in Zukunft Basis: Experten- und Veranstalterbefragung 36

37 Markttrends aus Expertensicht % Statement 93 Bei Meetings und Events wird eine professionelle Veranstaltungsdramaturgie immer wichtiger. 86 Virtuelle Kommunikationsmöglichkeiten werden persönliche Kontakte nicht ersetzen. 80 Das Bedürfnis nach interaktiven persönlichen Treffen wird allgemein steigen. 80 Im Veranstaltungsmanagement wird der Umweltaspekt stark an Bedeutung gewinnen. 72 Die Zahl der Tagungen und Veranstaltungen von Unternehmen in externen Veranstaltungsstätten (Kongresszentren, Eventlocations, Tagungshotels) wird zunehmen. 61 Die Zahl der Inhouse-Veranstaltungen in den Unternehmen wird zunehmen. 41 Die Budgets der Unternehmen (Veranstalter) für das MICE-Segment (Meetings, Incentives, Conventions, Events) werden zunehmen. 72 Deutschlands Image als Tagungs- und Veranstaltungsdestination wird immer besser. Basis: Expertenbefragung Expertenmeinungen 93% der Experten gehen davon aus, dass eine professionelle Veranstaltungsdramaturgie bei Meetings und Events immer wichtiger wird. 86% meinen, dass virtuelle Kommunikationsmöglichkeiten persönliche Kontakte nicht ersetzen werden. Dass der Bedarf nach interaktiven persönlichen Treffen steigen und der Umweltaspekt im Veranstaltungssegment stark an Bedeutung gewinnen wird, glauben 80% der Befragten. 37

38 Tagungsmarkt Image Nahezu gleich viele Experten (72%) meinen, dass die Zahl der Tagungen und Veranstaltungen von Unternehmen in externen Locations zunehmen wird und zwar nicht zu Lasten der Inhouse-Veranstaltungen, die laut 61% der Befragten ebenfalls zunehmen werden; d.h. der Tagungs- und Veranstaltungsmarkt wird aus Expertensicht insgesamt weiter zunehmen. Mit 72% erwartet eine deutliche Mehrheit, dass Deutschlands Image als Tagungs- und Veranstaltungsdestination weiter steigen wird! 38