IK Nord. IKK-Seminar zum Jahreswechsel 2009/2010. Unsere Hotline: Alle wichtigen Änderungen in der Sozialversicherung

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1 IKK-Seminar zum Jahreswechsel 2009/2010 Alle wichtigen Änderungen in der Sozialversicherung Gesundheitsreform: es tut sich einiges Bürgerentlastung: mehr im Portemonnaie Entgeltabrechnung: was aktuell beachtet sein will Entgeltdaten: sind monatlich zu übermitteln Wichtiges in Kürze Rechengrößen, Grenzwerte, Fälligkeit 2010 Unsere Hotline: jederzeit gebührenfrei IK Nord

2 Vorwort Inhaltsverzeichnis Liebe Leserinnen und Leser, Ende September hat Deutschland gewählt und sich für eine neue Regierungskoalition entschieden: Schwarz und Gelb sind die Farben der Saison, denn eine Koalition aus CDU/CSU und FDP lenkt in der neuen Legislaturperiode die Geschicke unseres Landes. Wie sich die neuen Machtverhältnisse auf die Kranken- und Pflegeversicherung auswirken werden, lässt sich zu einem so frühen Zeitpunkt kaum beurteilen. Programmatisch setzte die FDP im Wahlkampf unter anderem auf eine Rückkehr zur Beitragsautonomie der Krankenkassen, auf eine Abschaffung des Gesundheitsfonds, auf die Stärkung der pri vaten Krankenversicherung und auf ein Prämiensystem mit Kapitaldeckung, welches auch in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung gelten soll. Alles zusammen würde bedeuten, dass die Versicherungslandschaft komplett umgekrempelt wird. Voraussichtlich werden sich jedoch die Union und die Kanzlerin als ausgleichendes Element erweisen. Der Ausgang der Bundestagswahl tangiert unser Seminar naturgemäß noch wenig. Das, worüber wir Sie aktuell informieren möchten, geht auf die große Koalition aus CDU/CSU und SPD zurück: So wirkt sich die letzte große Gesundheitsreform aus dem Jahr 2007 bis in die Gegenwart aus, zuletzt mit einer Revision beim Krankengeldanspruch. Auf Veranlassung des Bundesverfassungsgerichts senken die Beiträge für eine existenznotwendige Kranken- und Pflegeversicherung ab 2010 stärker die Steuerschuld, in der Folge müssen etwa 60 Prozent der Bürger weniger an den Fiskus abführen. Das Lohnbüro hat mit dem ELENA- Verfahren eine große Aufgabe zu bewältigen, denn das Übermitteln eines multifunktionalen Verdienstdatensatzes jeden Monat für jeden Beschäftigten wird sich erst einspielen müssen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Umsetzen der neu gewonnenen Erkenntnisse. Sollte es dabei an irgendeiner Stelle klemmen, dann wissen Sie: Wir sind immer für Sie da! Ihre IKK Nord Gesundheitsreform: es tut sich einiges 1 Bürgerentlastung: mehr im Portemonnaie 3 Entgeltabrechnung: was aktuell beachtet sein will 7 Entgeltdaten: sind monatlich zu übermitteln 13 Wichtiges in Kürze 18 Der Investivlohn 18 Kurzarbeitergeld plus 20 Aufstieg durch Bildung 21 Generalunternehmerhaftung 22 Auslandsbeschäftigungen 23 Rechengrößen, Grenzwerte, Fälligkeit Impressum Herausgeber: PRESTO Gesundheits-Kommunikation GmbH Stand: 30. November 2009

3 Gesundheitsreform: es tut sich einiges Ob es in der Legislaturperiode, die gerade erst begonnen hat, auch eine Gesundheitsreform geben wird, das bleibt abzuwarten. Die letzte Reform, das GKV-Wettbewerbsstärkungsgesetz vom 26. März 2007, wirkt sich jedenfalls bis in die Gegenwart aus. Die Schlagworte waren und sind Gesundheitsfonds, bundeseinheitliche Beitragssätze und Wahltarife. Warum können bestimmte Arbeitnehmer und Selbstständige seit August wieder gesetzliches Krankengeld bekommen? Wie hoch sind die bundeseinheitlichen Beitragssätze 2010? Was tut sich in Sachen Zusatzbeitrag und was hat die Schweinegrippe damit zu tun? Antworten auf diese Fragen liefern die folgenden Seiten. Gesetzliches Krankengeld Tipp: Die Absicherung über einen Wahltarif ist weiterhin möglich alternativ oder ggf. auch zusätzlich. Nach dem Lebensalter gestaffelte Beiträge gehören dabei der Vergangenheit an. Gern beraten wir Sie individuell in einem persönlichen Gespräch. Im Windschatten der Einführung von Gesundheitsfonds und Bundesbeitragssatz zunächst wenig beachtet, strich der Gesetzgeber kurzzeitig und unständig Beschäftigten sowie Selbstständigen zum 1. Januar 2009 den Kranken geldanspruch. Stattdessen konnten Krankengeld-Wahltarife abgeschlossen werden, die alle Krankenkassen seither anbieten. Die vom Lebensalter abhängigen Beiträge führten dabei zum Teil zu ungerechtfertigten Belastungen. Die aufkommenden Rufe nach einer Korrektur wurden von der Politik jedoch schnell erhört und seit August 2009 gibt es für diesen Personenkreis wieder gesetzliches Krankengeld. Neuregelung im Überblick Den Beschluss, den Krankengeldanspruch noch einmal neu zu ordnen, fasste die Bundesregierung bereits Mitte Februar 2009, also nur wenige Wochen nach Inkrafttreten der Neuregelung. Per Gesetz vom 17. Juli 2009 wurde den versicherungspflichtig Beschäftigten, die bei Arbeitsunfähigkeit nicht für mindestens sechs Wochen Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgelts haben (kurzzeitig und unständig Beschäftigte), sowie den hauptberuflich selbstständig Erwerbstätigen wieder die Möglichkeit eingeräumt, einen gesetzlichen Krankengeldanspruch das sogenannte Optionskrankengeld zu wählen. Die Konsequenz: Seit dem 1. August 2009 zahlt die IKK, sofern eine entsprechende Wahlerklärung abgegeben wurde, Krankengeld ab der siebten Woche einer Arbeitsunfähigkeit. Im Gegenzug gilt der allgemeine anstatt des ermäßigten Beitragssatzes. Wer die Wahl hat Die Wahlerklärung für das gesetzliche Krankengeld erfolgt schriftlich. Sie ist jederzeit zum Beginn des Folgemonats möglich, es kann aber auch ein späterer Zeitpunkt bestimmt werden. Wer sich nach dem Eintritt eines neuen Versicherungstatbestandes rückwirkend zu dessen Beginn für das Optionskrankengeld entscheiden möchte, hat dafür längstens zwei Wochen Zeit. Jede Wahlerklärung löst eine dreijährige Bindung an das gesetzliche Krankengeld aus. Die Bindungswirkung endet, wenn eine Zugehörigkeit zum berechtigten Per sonenkreis nicht mehr gegeben ist. Ein Selbstständiger beispielsweise, der sich für das Optionskrankengeld entschieden hat und seine Erwerbs tätigkeit aufgibt, um einer versicherungspflich tigen Beschäftigung nachzugehen, ist an seine Wahl nicht mehr gebunden. IKK-SEMINAR ZUM JAHRESWECHSEL 2009/2010 1

4 Ansonsten kann die Wahlerklärung immer mit Wirkung zum Ende eines Kalendermonats widerrufen werden, frühestens jedoch zum Ende der Bindungsfrist. Tipp: Einem Krankenkassenwechsel zur IKK steht die Wahl des gesetzlichen Krankengeldes nicht im Wege. Bis zum Verstreichen der drei Jahre geht die Bindungswirkung einfach auf die IKK über. Personenkreis: Arbeitnehmer Die kurzzeitig bzw. unständig Beschäftigten müssen ihren Arbeitgeber über die Wahlerklärung informieren. Eine entsprechende Bescheinigung gibt es von der IKK bzw. zuständigen Krankenkasse. Diese ist zu den Entgeltunter lagen zu nehmen. krankengeldes bestimmt, ist aufgrund des Beitragsgruppenwechsels eine Abund eine Anmeldung zu übermitteln. Eine neue Wahlerklärung bei jeder Beschäftigungsaufnahme ist nicht erforderlich, sofern die Zugehörigkeit zum wahlberechtigten Personenkreis ohne Unterbrechung besteht. An dem höheren Gesamtbeitrag zur Krankenversicherung derzeit in Höhe von 14,9 Prozent des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts hat sich der Arbeitgeber in gewohnter Weise zu beteiligen, also mit aktuell 7,0 Prozent. Das Optionskrankengeld wird nach den üblichen leistungsrecht lichen Vorschrif Beispiel Im Ergebnis ist der Arbeitnehmer hinsichtlich der Krankenversicherung nicht mit der Beitragsgruppe 3, sondern mit der 1 anzumelden. Wurde ein späterer Zeitpunkt für den Beginn des Optionsten berechnet. Die Grundlage bildet das beitragspflichtige Arbeitsentgelt. Personenkreis: Selbstständige Bei den selbstständig Erwerbstätigen richtet sich die Krankengeldhöhe nach dem Einkommensausfall und nicht nach den der Beitragsbemessung zugrunde liegenden Einnahmen. Hierbei wird auf die Angaben im letzten Einkommensteuerbescheid abgestellt. (Beispiel) Weist der letzte Steuerbescheid kein positives Arbeitseinkommen aus, ist davon auszugehen, dass aufgrund der Arbeitsunfähigkeit kein Einkommen ausfällt. Trotz Wahlerklärung dürfte kein Krankengeld gezahlt werden. Aus dem letzten Einkommensteuerbescheid von Tischlermeister Bernd Idler, freiwilliges IKK-Mitglied, ergibt sich ein Arbeitseinkommen in Höhe von 2.200,00 Euro monatlich. Seit dem 1. August 2009 hat Bernd Idler die folgenden Möglichkeiten, sich zu versichern (Wahltarif außen vor): Ohne Krankengeld Mit Krankengeld ab 43. Tag KV-Beitrag 314,60 Euro/Monat 327,80 Euro/Monat Brutto-Krankengeld kein Anspruch 51,33 Euro/Tag Beitragssätze 2010 Mit dem Gesetz zur Sicherung von Beschäftigung und Stabilität in Deutschland ( Konjunkturpaket II ) wurde die GKV-Beitragssatzverordnung zum 1. Juli 2009 geändert. Um die Mitglieder der GKV sowie die Arbeitgeber zu entlasten, sind der allgemeine und der ermäßigte Beitragssatz jeweils um 0,6 Beitragssatzpunkte gesenkt worden: Allgemeiner Beitragssatz 14,9 % Arbeitnehmer 7,9 %* Arbeitgeber 7,0 % Ermäßigter Beitragssatz 14,3 % Arbeitnehmer 7,6 %* Arbeitgeber 6,7 % Diese Sätze gelten bis auf Weiteres auch im Jahr * Die Arbeitnehmer zahlen unverändert einen um 0,9 Prozentpunkte höheren Beitrags anteil. Kleine Kopfpauschale Im letzten Sommer war es dann soweit: Eine BKK mit vergleichsweise wenigen Mitgliedern erhebt als erste Krankenkasse bundesweit einen Zusatzbeitrag. Sie tut dies nicht in Prozent der beitragspflichtigen Einnahmen, sondern in der pauschalen Variante. Mit acht Euro je Mitglied und Monat wird der Rahmen dessen ausgereizt, was ohne Einkommensprüfung möglich ist. Hintergrund dieser Entscheidung war sicher, den aufgrund der Einzelkontenführung je Mitglied ohnehin hohen Verwaltungsaufwand durch die Prüfung des Einkommens nicht noch zu vergrößern. Erhebt eine Krankenkasse einen Zusatzbeitrag, erhöht sie ihren Zusatzbeitrag oder verringert sie ihre Prämienzahlung, dann besteht ein Sonderkündigungsrecht. Die Mitgliedschaft kann bis zur erst maligen Fälligkeit der Beitrags er hebung, der Beitragserhöhung oder der Prämien verringerung gekündigt werden. Wurde wirksam gekündigt, ist der (höhere) Zusatzbeitrag während der Kündigungsfrist nicht zu zahlen. Welche Entwicklung die Finanzsituation der GKV nimmt, das hängt von vielen Faktoren ab: Da wäre zum einen die Frage, wann Deutschland die krisenbedingte Talsohle endgültig hinter sich lassen wird und wie sich Ar beits losenquote und Grundlohnsumme entwickeln. Zum anderen spielt die Aus gabenseite eine entscheidende Rolle, also wie geht es beispielsweise im Arzneimittelbereich weiter und welche Kosten wird die Schweinegrippe am Ende verursacht haben. Nicht zuletzt wird es darauf ankommen, zu welchem Teil der zusätzliche Bundeszuschuss die krisenbedingten Einnahmeausfälle ausgleichen kann. 2 IKK-SEMINAR ZUM JAHRESWECHSEL 2009/2010

5 Bürgerentlastung: mehr im Portemonnaie Das Gesetz zur verbesserten steuerlichen Berücksichtigung von Vorsorgeaufwendungen (Bürgerentlastungsgesetz) sorgt dafür, dass Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge ab 2010 dem Grunde nach vollständig absetzbar sind. Mehr als 16 Millionen Bürger müssen in der Folge weniger Steuern zahlen. Mit rund zehn Mrd. Euro steht das Bürger entlastungsgesetz laut Bundesfinanzminister für die wahrscheinlich größte Steuerentlastung in der Geschichte der Bundes republik Deutschland. Durch Anpassungen beim Lohnsteuerabzugs ver fahren profitieren die Begüns tigten bereits ab der Entgeltabrechnung für Januar 2010 von einem höheren Netto. Darüber hinaus sieht das Gesetz auch Entlastungen für Unternehmen vor. Wohin nur mit dem vielen Geld? Das Bürgerentlastungsgesetz ist nicht allein für die niedrigere Einkommensteuer 2010 verantwortlich. Denn seit dem 1. Januar greift auch die zweite Stufe des Konjunkturpakets II. Damit wurde unter anderem der Grund freibetrag von auf Euro angehoben. Dies entlastet in erster Linie die Steuerzahler im niedrigen Einkommensbereich um insgesamt rund sechs Mrd. Euro. Insbesondere bei den mittleren bis hohen Einkommen entfaltet dagegegen das Bürgerentlastungsgesetz seine Wirkung. Vorgabe aus Karlsruhe Das Bürgerentlastungsgesetz war kein Wahlgeschenk der Politik. Den Anstoß gab das Bundes verfas sungsgericht, als es bereits am 13. Febru ar 2008 den Gesetzgeber zum Handeln aufforderte. Doch was haben die Karlsruher Richter konkret be anstandet? Entschieden wurde über die Klage eines privat versicherten Familienvaters mit sechs Kindern, der die begrenzten Abzugsmöglichkeiten der hohen Krankenund Pflegeversicherungskosten für sich und seine Familie kritisierte. Die Verfassungsrichter gelangten zu der Überzeugung, dass die Steuerfreiheit des Existenzminimums auch die Versicherungsbeiträge für den Krankheits- und Pflegefall umfassen muss, soweit diese der Basisversorgung dienen. Es war einmal Einschließlich 2009 können Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung nur in eingeschränktem Maße steuerlich abgesetzt werden. Ursächlich dafür sind die beim Sonderausgabenabzug maßgeblichen Höchstgrenzen von bzw Euro. Dabei kommt die Grenze von Euro immer dann zur Anwendung, wenn Steuerpflichtige für ihre Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung allein aufkommen müssen (z. B. Selbstständige). Für jede der Höchstgrenzen gilt: Einbe zogen werden auch noch andere Vorsorgeaufwendungen, wie beispielsweise für Arbeits losen-, Berufsunfähigkeits- oder Haftpflichtversicherungen. (Beispiel 1, Seite 4) Die neuen Regeln Für die vollständige Absetzbarkeit der Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge galt es, den Sonderausgabenabzug umzubauen. Dazu wurden zunächst die Höchstgrenzen um jeweils 400 Euro auf bzw Euro aufgestockt. Für die unteren Einkommensgruppen sind dadurch je nach Höhe des übrigen Vorsorgeumfangs in der Regel alle sonstigen Vorsorgeaufwendungen abzugsfähig. Wichtig: Zu den sonstigen Vorsorgeaufwendungen zählen von 2010 an dieselben Versicherungen, die auch schon bis 2009 dazu gehörten. IKK-SEMINAR ZUM JAHRESWECHSEL 2009/2010 3

6 Beispiel 1 Florian Berg (25 Jahre alt) ist sozialversicherungspflichtig beschäftigt, ledig und kinderlos. Er erzielt 2009 ein Bruttoarbeitsentgelt von (12 x 1.400,00 Euro =) ,00 Euro. Florian Berg kann für 2009 sonstige Vorsorgeaufwendungen in Höhe von 1.500,00 Euro (Höchstbetrag) als Sonderausgaben in Abzug bringen (von seinem um die Werbungskosten verminderten Einkommen): KV- und PV-Beiträge (1.352,40 Euro + 205,80 Euro =) 1.558,20 Euro ALV-Beiträge 235,20 Euro Gesamt 1.793,40 Euro Abzugsfähig (Höchstbetrag) 1.500,00 Euro pauschal um vier Prozent gekürzt. Nicht zu den Sonderausgaben gehören außerdem Prämien zu einem Wahltarif. Beitragserstattungen sind von den geleis teten Beiträgen abzuziehen. Sofern gesetzliche Krankenkassen Zusatzbeiträge erheben müssen, so sind diese wie Pflichtbeiträge steuerlich absetzbar. Dies gilt unabhängig davon, ob sie pauschal oder einkommensbezogen berechnet werden. Bei den höheren Einkommen hätte das Aufstocken der Höchstgrenzen allein nicht die vollständige Absetzbarkeit der Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge zur Folge. Aus diesem Grund dürfen die Beiträge in vollem Umfang geltend gemacht werden, also auch, wenn sie die Grenze von bzw Euro überschreiten. Wichtig: Weitere sonstige Vorsorgeaufwendungen können dann aber nicht mehr in Abzug gebracht werden. Der feine Unterschied Die Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge sind auf die existenznotwendige Höhe zu begrenzen. Sie können daher nur insoweit berücksichtigt werden, wie sie der Absicherung einer so zialhilfegleichen Versorgung dienen (Basisversorgung). Zum steuerlich abziehbaren Teil gehören deswegen keine Zusatz- und Ergänzungstarife. Für die Bestandteile, die zur Erlangung eines Krankengeldanspruchs gezahlt werden, wird bei gesetzlich Versicherten der selbst getragene Beitrag Pflegeversicherung Neben den Arbeitnehmerbeiträgen zur gesetz lichen Krankenversicherung mindern auch die zur sozialen Pflegeversicherung die Steuerlast. (Beispiel 2) Der Beitragszuschlag von 0,25 Prozent, den kinderlose Versicherte nach Vollendung des 23. Lebensjahres zu zahlen haben, gehört selbstverständlich dazu. Und die Privatversicherten? Prämien für private Krankenversicherungen dürfen nur mit dem Teil in Ansatz gebracht werden, der in Art, Umfang Beispiel 2 Nicole Fischer verdient im Jahr 2010 als Verkäuferin ,00 Euro. Für Nicole Fischer sind Krankenversicherungsbeiträge in Höhe von 1.456,13 Euro anzusetzen: KV-Beiträge (7,9 %) Abzüglich 4 % für Krankengeld Ansetzbare KV-Beiträge 1.516,80 Euro 60,67 Euro 1.456,13 Euro Nicole Fischer lebt in Niedersachsen, ist verheiratet und hat zwei Kinder. Sie zahlt monatlich 55,00 Euro in eine private Berufsunfähigkeitsversicherung. Nicole Fischer kann sonstige Vorsorgeaufwendungen in Höhe von 1.900,00 Euro (Höchstbetrag) als Sonderausgaben geltend machen: Ansetzbare KV-Beiträge (siehe oben) PV-Beiträge (0,975 %) ALV-Beiträge Private Berufsunfähigkeitsversicherung Gesamt Mindestens KV + PV Abzugsfähig (Höchstbetrag) 1.456,13 Euro 187,20 Euro 268,80 Euro 660,00 Euro 2.572,13 Euro 1.643,33 Euro 1.900,00 Euro 4 IKK-SEMINAR ZUM JAHRESWECHSEL 2009/2010

7 und Höhe mit den Leistungen nach dem Sozial gesetzbuch vergleichbar ist. Für alle über die Basisversorgung hinaus gehenden Tarife ist ein Abschlag zu ermitteln. Hierfür wurde eine spezielle Verordnung erlassen. Darin ist geregelt, in welcher Höhe für die sogenannten Komfortleistungen (z. B. Chefarztbehandlung, Einbettzimmer im Krankenhaus) der Rotstift anzu setzen ist. Eine große steuerliche Entlastung erfahren Privatversicherte ab 2010 dadurch, dass sie neben ihren eigenen Aufwendungen zur Kranken- und Pflegeversicherung auch die für ihre Kinder und ihren nicht erwerbstätigen Ehegatten bzw. gleichgeschlechtlichen Lebenspartner steuerlich absetzen können. Damit wird ganz nach dem Willen des Bundesverfassungs gerichts die bisherige Ungleichbehandlung beseitigt. besondere Grenze, diese beträgt jetzt Euro und ergibt sich damit nicht mehr aus der Verdoppelung des allgemeinen Höchstbetrages. Die Erhöhung der Vorsorgepauschale reicht jedoch nicht immer aus, um im Abzugsverfahren dem späteren Sonderausgabenabzug gerecht zu werden. Daher sind die Krankenversicherungsbeiträge pauschal auf der Grundlage des ermäßigten Beitragssatzes (Arbeitnehmeranteil derzeit: 7,6 Prozent) zu ermitteln; der allgemeine Beitragssatz findet hier aufgrund der Krankengeldproblematik keine Anwendung. Bei den Pflegeversicherungsbeiträgen erfolgt der Ansatz ebenfalls in Höhe des Arbeitnehmeranteils und unter Beachtung der Besonderheiten im Bundesland Sachsen bzw. des Beitragszuschlags Kinderloser. (Beispiel 3) Beispiel 3 Danielle Möller aus Hamburg ist 35 Jahre alt, unverheiratet und kinderlos. Ihr Jahresbruttoentgelt beträgt 2009 und 2010 jeweils Euro. Durch die neuen Abzugsmöglichkeiten steigt bei Danielle Möller der abziehbare Betrag um Euro: Wichtig: In seltenen Einzelfällen gilt das auch für gesetzlich Versicherte. Die Regel ist jedoch, dass die Angehörigen hier beitragsfrei mitver sichert sind. Der Lohnsteuerabzug Alle bisherigen Betrachtungen beziehen sich auf den Sonderausgabenabzug bei der Einkommensteuererklärung und damit auf einen Zeitpunkt nach Die Steuerentlastung soll aber schon mit Beginn des neuen Jahres in den Geldbeuteln spürbar sein. Was eigentlich erst im Veranlagungsverfahren anhand der tatsächlichen Vorsorgeaufwendungen geschieht, wird daher in pauschalierter Form bereits für den Lohnsteuerabzug ab Januar 2010 berücksichtigt. Den höheren Abzugsmöglichkeiten entsprechend, ist die sogenannte Vorsorgepauschale zum 1. Januar 2010 von elf auf zwölf Prozent angehoben worden. Allerdings ist auch beim Lohnsteuerabzug ein Höchstbetrag zu beachten, der von auf Euro erhöht wurde. In der Steuerklasse III gilt eine Wichtig: Die Vorsorgepauschale wirkt sich jetzt, von speziellen Ausnahmen ab ge sehen, auch in den Steuerklassen V und VI bereits beim Lohnsteuerabzug aus. Und die Privatversicherten? Ist dem Arbeitgeber die Höhe der von privat versicherten Arbeitnehmern zu zahlenden Prämien nicht bekannt, dann sind zwölf Prozent des steuerpflichtigen Arbeitslohns bis maximal 1.900/3.000 Euro absetzbar % vom Jahres-Brutto Euro Vergleich Höchstbetrag Euro Vorsorgepauschale Bescheinigungen der Versicherungsgesellschaften dürfen nur die Prämien für eine Basis versorgung ausweisen. Zukünftig sollen diese Daten aus der sogenannten ELStAM-Datenbank (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) abrufbar sein. Voraussetzung dafür ist, dass die privat versicherten Arbeitnehmer eingewilligt haben. Da sich die ELStAM-Datenbank aber noch im Aufbau befindet, wird man sich im Personalbüro zunächst auf Papiernachweise ein stellen müssen: Bis zur Abrufmöglichkeit können die Arbeitnehmer die abzieh baren Prämien mit einer Bescheinigung der Versicherung nachweisen. Diese hat der Arbeitgeber für den Lohnsteuerabzug zu berücksichtigen. Wer sagt Bescheid? Euro % vom Jahres-Brutto Euro Vergleich Höchstbetrag Euro Mindestens KV + PV (8,825 %) Euro Vorsorgepauschale Euro Die Finanzämter benötigen für die endgültige Festsetzung der Einkommensteuer in jedem Fall die tatsächlichen Aufwendungen zur Kranken- und Pflegeversicherung, denn im Veranlagungsverfahren gibt es keine Vorsorgepauschale mehr. Stellt sich also die Frage, woher diese Daten kommen bzw. von wem sie zu melden sind. IKK-SEMINAR ZUM JAHRESWECHSEL 2009/2010 5

8 Bei Arbeitnehmern Ein Teil der Antwort lautet: die Arbeitgeber werden in die Pflicht genommen. Sie haben mit der Lohnsteuerbescheinigung die entsprechenden Werte an die Finanz behörden elektronisch zu übermitteln. Zu diesem Zweck ist die Lohnsteuerbescheinigung erweitert worden. Von 2010 an gibt es für die Arbeitnehmer beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung, zur sozialen Pflegeversicherung und zur Arbeitslosenversicherung sowie für die nachgewiesenen Beiträge zur privaten Krankenversicherung und Pflege-Pflichtversicherung verschiedene Felder bzw. Zeilen: Lohnsteuerbescheinigung 2010 Wichtig: Die Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung sind in voller Höhe zu bescheinigen. Die Kürzung um den Betrag, der auf das Krankengeld entfällt, erfolgt erst durch das Finanzamt. Diejenigen, die ein Entgeltabrechnungsprogramm einsetzen, müssen lediglich das entsprechende Software-Update installieren und ggf. einige Stammdaten einpflegen. Alles Weitere übernimmt das Programm, also auch den modifizierten Lohnsteuerabzug. Bei Selbstständigen Sofern die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung nicht mit der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung den Weg zum Fiskus finden, geht die Verpflichtung zur Datenübermittlung an die gesetzliche Krankenkasse über. Dies betrifft in erster Linie die freiwillig versicherten Selbstständigen. Für das Weiterleiten der Beiträge ist jedoch eine Einwilligung erforderlich. In der Regel wird dies gleich bei der Begründung der freiwilligen Versicherung erledigt. Der Steuerpflichtige sollte hier auch nicht mit seiner Unterschrift geizen, zumal die Finanzämter sonst berechtigt sind, den Sonderausgabenabzug zu verweigern. Abgesehen davon führt die Datenübermittlung durch die Krankenkassen zu einem wesentlich schnelleren und unbüro kratischeren Verfahren. Nicht zuletzt aufgrund dieser Vorteile gilt die Zustimmung ohnehin in den Fällen als erteilt, in denen die Versicherung bereits vor dem 1. Januar 2010 begann. Die Meldung der Krankenkasse erfolgt an die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA), welche die Daten für den Abruf der Steuerbehörden bereit Beispiel 4 Die Trockenbau GmbH aus Köln ( Euro Jahresumsatz 2008) hat im Juli 2009 Ausbauarbeiten für einen Kunden im Umfang von Euro erbracht und in Rechnung gestellt. Die Zahlung ging allerdings erst im Oktober 2009 auf dem Bankkonto der Trockenbau GmbH ein. Die Umsatzsteuer in Höhe von Euro war bereits mit der Voranmeldung am 10. August 2009 fällig. Einen frühzeitigen Antrag und die entsprechende Bewilligung der Ist- Versteuerung vorausgesetzt, wäre die Umsatzsteuer erst mit der Voranmeldung am 10. November 2009 fällig und abzuführen. hält. Die zu übermittelnden Daten für den Veranlagungszeitraum 2010 müssen allerdings erst Ende Februar 2011 bei der ZfA vorliegen. Parallel zur Übermittlung der Daten stellt die IKK ihren freiwilligen Mitgliedern dann Bescheinigungen über die Höhe der gemeldeten Beiträge aus. Für die Einkommensteuervorauszahlungen 2010 wendet das Finanzamt eine Übergangsregelung an. Es erfolgt ein vorläufiger Ansatz auf der Basis der Aufwendungen, wie sie bei der letzten Veranlagung erklärt wurden. Unternehmensentlastung Auf den letzten Metern des Gesetzgebungsverfahrens hat sich das Bür ger entlastungsgesetz auch noch als Trittbrett für Erleichterungen bei der Unternehmensbesteuerung erwiesen. Unter anderem hat die Ist-Versteuerung (Umsatzsteuer nach vereinnahmten und nicht bereits nach in Rechnung gestellten Entgelten) eine Ausweitung erfahren: Die Umsatzgrenze in den alten Bundesländern ist zunächst befristet bis zum 31. Dezember 2011 von bisher Euro auf den im Osten bereits maßgeblichen Wert von Euro verdoppelt worden. (Beispiel 4) Tipp: Prüfen Sie Ihren jährlichen Gesamt umsatz, der für eine Geneh migung der Ist-Versteuerung nicht mehr als Euro betragen darf. Ein BMF-Schreiben vom 10. Juli 2009 mit näheren Erläuterungen zu den Voraussetzungen und zum Antrag finden Sie im Internet unter: 6 IKK-SEMINAR ZUM JAHRESWECHSEL 2009/2010

9 Entgeltabrechnung: was aktuell beachtet sein will In der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist es auch zu dieser Jahreswende alles andere als langweilig. Neben den vermeintlichen Highlights Bürgerentlastungsgesetz und ELENA-Verfahren gibt es noch einiges mehr, das aktuell beachtet und umgesetzt sein will. Angefangen von der Entgeltbescheinigungsrichtlinie über das maschinelle Erstattungsverfahren U1/U2 und die Personengruppe 190 bis hin zum neuen Faktorverfahren bei der Lohnsteuer stellt sich dem reformgeplagten Personaler einiges in den Weg. Damit das Ganze Sie nicht unvor bereitet trifft, weisen wir auf die wichtigsten Neuerungen hin und liefern die Lösungsansätze gleich mit. Richtlinien für den Lohnzettel Die Gewerbeordnung verlangt, dass das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) eine Entgeltbescheinigungsrichtlinie erlässt. Dass sich die eigentlich bereits für das erste Halbjahr 2009 vorgesehene Veröffent lichung der Richtlinie immer wieder verzögert hat, ist auf die enge Verbindung zum ELENA- Verfahren (siehe Seite 13) zurückzuführen. Mit der Entgeltbescheinigungsrichtlinie sind zum einen die Mindest angaben bzw. wesentlichen Inhalte zu bestimmen, die Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern von 2010 an im Lohnzettel bescheinigen sollen. Darüber hinaus regelt die Richtlinie die Darstellung der Entgeltzahlung nach Steuern und Sozial versicherung. Ein Ziel: Die Arbeitnehmer sollen Art und Umfang der jeweiligen Zuwendungen bzw. Abzüge besser nachvollziehen können. (siehe Übersicht Seite 8) Maschinelle Erstattungs - anträge U1/U2 Bereits mit dem sogenannten Flexi II- Gesetz ist eine bisher wenig beachtete Änderung im Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) vorgenommen worden. Sie betrifft die Erstattungsanträge an die IKK bzw. zuständige Krankenkasse oder auch Minijob-Zentrale. Das AAG sieht vor, dass die Arbeitgeber ihre An träge auf Er stattung der Aufwendungen im Krankheitsfall (U1) bzw. in Mutterschaftsfällen oder bei Beschäftigungsverboten (U2) durch gesicherte und verschlüsselte Datenfernübertragung aus systemuntersuchten Entgeltabrechnungsprogrammen oder maschinellen Aus füllhilfen übermitteln können. Im Verlauf der nächsten Monate wird damit ein weiteres Verfahren, das bisher noch durch ein hohes Maß an Papierverbrauch gekennzeich net ist, ins elektronische Zeitalter überführt. Tipp: Setzen Sie sich mit Ihrem Softwareanbieter in Verbindung, sichern Sie sich das erforderliche Update und übermitteln Ihre Erstattungsanträge fortan elektronisch. Für die maschinellen Erstattungsanträge ist der neue Datensatz Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen (DSER) vorgesehen. Ist das Software Update erst einmal installiert, kann es direkt losgehen, denn gesonderte Anträge zur Teil nahme am maschinellen Erstattungsverfahren sind nicht erforderlich. Wichtig: Die Teilnahme ist für die Arbeitgeber 2010 zunächst noch optional. Ab dem 1. Januar 2011 wird sie für alle verpflichtend. Spätestens dann werden Entgeltabrechnungsprogramme und Ausfüllhilfen (wie z. B. sv.net) den DSER zur Ver fügung stellen. IKK-SEMINAR ZUM JAHRESWECHSEL 2009/2010 7

10 Neue Standards für die Entgeltbescheinigung Mindestangaben zum Arbeitgeber und zum Arbeitnehmer nach der Entgeltbescheinigungsrichtlinie sollen sein: Name/Firma und Anschrift des Arbeit gebers, Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers, Versicherungsnummer des Arbeitnehmers, Datum des Beginns der Beschäftigung, Datum des Endes der Beschäftigung, sofern es in den letzten Abrechnungs zeitraum fällt, Abrechnungszeitraum mit Anzahl der Steuer- und Sozialversicherungstage, Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Merkmale für den Kirchensteuerabzug, Steuerfrei- und -hinzurechnungsbeträge nach Jahr und Monat, Beitragsgruppenschlüssel und zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag und Angabe, dass der Beitragszuschlag Kinderloser in der Pflegeversicherung erhoben wird. Der zweite große Block der Richtlinie setzt sich damit aus einander, welche Entgeltbestandteile in welcher Form darzustellen sind. Auch bei diesen Details zu den Bezügen und Abzügen handelt es sich um Mindeststandards. Eine Entgeltbescheinigung der neuen Couleur soll ebenfalls immer nur dann ausgestellt werden müssen, wenn sich zum vor herigen Abrechnungszeitraum inhaltliche Änderungen ergeben haben. Wichtig: Über die Richtlinie hinausgehende Angaben sollen nur zulässig sein, soweit tarif- oder arbeitsvertragliche Vereinbarungen, Betriebsvereinbarungen oder gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen. Wenn der Chef das Studium bezahlt Hatten Sie ein Déjà-vu-Erlebnis beim Lesen dieser Überschrift? Wenn ja, dann kommt das nicht von ungefähr: Über dieses Thema haben wir tatsächlich bereits im letzten Seminar zum Jahreswechsel informiert. Damals war ein Besprechungsergebnis der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung der Anlass. Danach führte die Übernahme von Studiengebühren durch den Arbeitgeber zur Beitragspflicht. Die Praxis der Finanzverwaltung hier wird der geldwerte Vorteil für den Arbeitnehmer regelmäßig nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn angesehen blieb dabei unberücksichtigt. Für eine andere sozialversicherungsrechtliche Beurteilung fehlte die Rechtsgrundlage. Der Gesetzgeber hat zwischen zeitlich Abhilfe geschaffen. Die Sozial ver sicherungsentgeltverordnung (SvEV) wurde ergänzt, so dass vom Arbeit geber getragene oder übernommene Studiengebühren nicht mehr als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt zu bewerten sind. Dies gilt aber nur, soweit es sich steuerrechtlich um keinen Arbeitslohn handelt. Die Änderung der SvEV ist am 21. Juli 2009 im Bundesgesetzblatt verkündet worden und trat am Folgetag in Kraft. Das Besprechungs ergebnis der Spitzenorgani sationen der Sozialversicherung vom 7./8. Mai 2008 hat folglich mit dem 22. Juli 2009 für die Zukunft seine Wirkung verloren. Tipp: Prüfen Sie, ggf. anhand Ihrer Entgelt unter lagen, ob es umzustellende Fälle in Ihrem Unternehmen gibt. Doch wann besteht Steuerfreiheit? Übernehmen Arbeitgeber die vom studierenden Arbeitnehmer geschuldeten Studiengebühren, gilt nach einer Entscheidung der obersten Finanzbehörden auf Bundesebene: Aufgrund des ganz überwiegenden betrieblichen Interesses des Arbeitgebers ist kein Vorteil mit Arbeitslohncharakter anzunehmen, wenn sich der Arbeitgeber arbeitsvertraglich zur Übernahme der Studiengebühren verpflichtet. 8 IKK-SEMINAR ZUM JAHRESWECHSEL 2009/2010

11 Das ganz überwiegende betriebliche Interesse muss dokumentiert sein durch eine Rückzahlungsverpflichtung des Studierenden, wenn er das ausbildende Unternehmen auf eigenen Wunsch innerhalb von zwei Jahren nach Studienabschluss verlässt. Beispiel 1 Ulrich Vogel, als Polier beim Bauunternehmen Müller GmbH beschäftigt, hat am 1. Oktober 2008 ein BWL-Studium aufgenommen. Die Vorlesungen finden abends und am Wochenende statt. Die Müller GmbH unterstützt das Vorhaben, indem sie die monat lichen Studiengebühren in Höhe von 150 Euro übernimmt. Man verspricht sich dadurch bessere Chancen bei Ausschreibungen. Das Ganze wird arbeitsvertraglich festgehalten. Ulrich Vogel verpflichtet sich, die Studien gebühren zurückzuzahlen, sofern er nach Abschluss des Studiums und vor Ablauf von zwei Jahren auf ei genen Wunsch aus dem Unternehmen ausscheidet. Die übernommenen Studiengebühren stellen bis einschließlich 21. Juli 2009 beitragspflichtiges Arbeitsentgelt dar. Vom 22. Juli 2009 an liegt kein Arbeitsentgelt im sozialversicherungsrechtlichen Sinne mehr vor. Dokumentation in den Entgeltunterlagen Parallel zur SvEV wurde auch die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) geändert: Danach ist eine Entscheidung der Finanz behörden, dass die vom Arbeitgeber getragenen oder übernommenen Stu diengebühren für ein Studium des Beschäftigten steuerrechtlich kein Arbeitslohn sind, zu den Entgeltunter lagen zu nehmen. Auf diese Art soll sichergestellt werden, dass sich im Rahmen einer Betriebsprüfung feststellen lässt, ob die Voraussetzungen für die Beitragsfreiheit tatsächlich gegeben waren. Mehrere Minijobs Übt ein Arbeitnehmer mehrere ge ring fügig entlohnte Beschäftigungen aus, dann werden diese zusammen ge rechnet. Wenn das Überschreiten der 400-Euro-Grenze erst im Nachhinein festgestellt wird, tritt nach geltender Rechtslage die Ver sicherungspflicht erst mit Bekanntgabe der Feststellung durch die Einzugsstelle oder einen Träger der Renten versicherung (im Falle einer Betriebsprüfung) ein. Zu der Frage, ob und wenn ja in welchen Fällen Versicherungspflicht auch rückwirkend eintreten kann, trafen nur die Geringfügigkeits-Richtlinien eine Aussage. Folglich wurde trefflich darüber gestritten. Der Gesetzgeber hat daher bereits zum 1. Januar 2009 über eine Ergänzung im Vierten Sozial gesetzbuch für klare Verhältnisse gesorgt: Sofern der Arbeitgeber vorsätzlich oder grob fahrlässig versäumt hat, den Sachverhalt für die versicherungsrecht liche Beurteilung der Beschäftigung aufzuklären, tritt Ver sicherungspflicht auch rückwirkend ein. Tipp: Fragen Sie Ihre Minijobber beim ersten Arbeitsantritt und auch später in regelmäßigen Abständen nach weiteren Beschäftigungen. Dokumen tieren Sie die Be fragung schriftlich in den Entgelt unterlagen. Freigestellte Arbeitnehmer Wurde ein Arbeitnehmer in seinem Beschäftigungsverhältnis unwiderruflich von der Arbeitsleistung freigestellt und bekam dennoch Arbeitsentgelt fortgezahlt, führte dies in der Vergangenheit zur Beendigung der Versicherungspflicht. Der Grund: Es fehlt am Weisungsrecht des Arbeit gebers und der Weisungsgebundenheit des Arbeitnehmers, wenn beispielsweise durch einen Aufhebungsvertrag auf die Arbeitsleistung im gegenseitigen Einvernehmen verzichtet wird. Grund lage für diese Rechtsauffassung waren verschiedene Urteile des Bundessozialgerichts (BSG). Ein neueres BSG-Urteil weist nun aber in eine andere Richtung: Die Beurteilung, wann eine Beschäftigung im sozial versicherungsrechtlichen Sinne endet, muss künftig mit Hilfe des Arbeitsrechts beantwortet werden. Arbeitnehmer sind erst zum tatsächlichen Ende der entgeltlichen Beschäftigung bei der Einzugsstelle abzumelden und nicht bereits mit Ein stellung der Arbeitsleistung. Wichtig: Die Sozialversicherungsträger entscheiden spätestens seit Juli 2009 unter Berücksichtigung dieser Rechtsauslegung. Beispiel 2 Max Franke (IKK-Mitglied) ist seit Jahren als Maler beschäftigt. Aufgrund einiger persönlicher Differenzen spricht Malermeister Josef Schulze ihm am 23. November 2009 eine ordentliche Kündigung zum 31. Dezember 2009 aus und stellt ihn bezahlt und unwiderruflich von der Arbeitsleistung frei. Das sozialversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnis endet am 31. Dezember 2009 und nicht bereits am 23. November. Josef Schulze meldet Max Franke bei der IKK zum 31. Dezember 2009 ab. Neue Personengruppe 190 Seit Beginn des Jahres 2009 erfüllen die Arbeitgeber zusätzliche Meldepflichten. Mit den Meldungen zur Sozialversicherung sind bei allen Entgeltmeldungen (z. B. Ab-, Jahres- und Unterbrechungsmeldungen) Angaben zur gesetzlichen Unfallversicherung (Datenbaustein DBUV) zu machen. IKK-SEMINAR ZUM JAHRESWECHSEL 2009/2010 9

12 Dabei haben die Arbeitgeber auch für solche Beschäftigten Entgeltmeldungen zu erstatten, die ausschließlich in der gesetzlichen Unfallversicherung pflichtversichert sind und für die bisher keine DEÜV-Meldungen übermittelt wurden. In der Praxis kommen dafür unter anderem Studenten in einem vorgeschriebenen Zwischenpraktikum (Beitragsgruppe 0000 ) in Betracht. Denn für die unfallversicherungsrechtliche Beurteilung von Praktika ist es unerheblich, ob diese in der Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschrieben sind oder freiwillig geleistet werden. Es besteht Unfallver sicherungsschutz über den Praktikumsbetrieb. Wichtig: Für diese Sachverhalte gilt die neue Personengruppe 190. Sie steht in den Entgeltabrechnungsprogrammen seit dem 1. Januar 2010 zur Verfügung. Die Arbeitnehmer mit der Personengruppe 190 und der Beitragsgruppe 0000, dazu gehören unter anderem auch noch ganz spezielle Konstellationen beurlaubter Beamter und bestimmte Mitglieder berufsständischer Versorgungseinrichtungen, müssen jetzt also ebenfalls gemeldet werden. Die Anmeldung geht dabei an die Krankenkasse, bei der zuletzt eine Versicherung bestanden hat. Ohne vorherige Versicherung wählt der Arbeitgeber eine Krankenkasse aus. Die Bestandsfälle Die An- und Entgeltmeldungen mit dem Personengruppenschlüssel 190 können nur für Meldezeiträume mit einem Beginn nach dem 31. Dezember 2009 abgegeben werden. In Bestandsfällen übermitteln die Arbeitgeber daher eine Anmeldung mit dem fiktiven Versicherungsbeginn 1. Januar Auf die Art ist sichergestellt, dass die nachfolgenden Entgeltmeldungen verarbeitet werden können. (Beispiel 3) Optional: Änderungsmeldungen Die Änderung des Namens, der Staatsangehörigkeit oder der Anschrift eines Beschäftigten (Abgabegründe 60, 61 und 63) ist seit dem 1. November 2009 grundsätzlich kein eigenständiger Meldeanlass im maschinellen Datenübermittlungsverfahren mehr. Der Hintergrund: Seit diesem Zeitpunkt übermitteln die Kommunalbehörden die aktuellen Daten direkt an die Deutsche Rentenversicherung. Die Rentenkonten der Versicherten sollen so schneller auf den neuesten Stand gebracht werden. Die Deutsche Rentenversicherung leitet diese Daten taggleich auch an die IKK bzw. die übrigen Einzugsstellen weiter. Unter anderem der Tatbestand, dass die deutschen Melde behörden keinen Zugriff auf Änderungen von Auslandsadressen haben, hat zu der Entscheidung geführt, die Änderungsmeldungen über den 31. Oktober 2009 hinaus op tional beizubehalten. Beispiel 3 Tipp: Sie können also für den Fall, dass einer der genannten Melde anlässe eintritt, unverändert Änderungsmeldungen über mitteln. Altersteilzeit Förderung endet Die staatliche Förderung der Altersteilzeit durch die Bundesagentur für Arbeit endete am 31. Dezember Eine Förderung über diesen Stichtag hinaus erfolgt nur, wenn die Altersteilzeitvereinbarung bis spätestens Silvester 2009 geschlossen wurde. Wichtig: Ungeachtet dessen können Arbeitgeber und Arbeitnehmer auch 2010 und später Altersteilzeitvereinbarungen schließen. Die Förderung von der Bundes agentur für Arbeit gibt es jetzt zwar nicht mehr, die Steuerfreiheit von Aufstockungsbeträgen aber schon. Die Studentin Julia Gabel absolviert vom 1. Oktober 2009 bis zum 31. März 2010 ein vorgeschriebenes Zwischenpraktikum bei einer Buchführungsgesellschaft. Sie bekommt ein monatliches Arbeitsentgelt in Höhe von 500 Euro. Die Beschäftigung ist kranken-, pflege-, renten- und arbeitslosenversicherungsfrei. Die Buchführungsgesellschaft hat aufgrund des Zwischenprak tikums die folgenden Meldungen zu erstatten: Anmeldung Grund der Abgabe 10 Beschäftigungszeit von Beitragsgruppenschlüssel 0000 Personengruppenschlüssel 190 Abmeldung Grund der Abgabe 30 Beschäftigungszeit von bis Beitragsgruppenschlüssel 0000 Personengruppenschlüssel 190 SV-Entgelt UV-Entgelt IKK-SEMINAR ZUM JAHRESWECHSEL 2009/2010

13 Übertragung von Wertguthaben Informationen zum sogenannten Flexi II-Gesetz haben wir bereits mit unserem vergangenen Seminar zum Jahreswechsel geliefert. Dazu gibt es nachzutragen, dass seit Juli 2009 die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV Bund) für die Übertragung von Wertguthaben zur Verfügung steht. Als Wertguthaben können beispielsweise Teile des laufenden Arbeitsentgelts, Einmalzahlungen und Überstunden angesammelt werden. In der Ansparphase fallen zunächst keine Steuern und So zialversicherungsbeiträge an. Diese werden erst in der Auszahlungsphase fällig. Vor dem Flexi II-Gesetz mussten solche Wertguthaben bei Beschäf tigungsende als sogenannter Störfall aufgelöst werden. Ist jedoch ein neuer Arbeitgeber vorhanden und zudem bereit, an die Stelle des ehemaligen Arbeitgebers zu treten, kann das Wertguthaben bereits seit Jahresanfang 2009 an diesen übertragen werden. Ist kein neuer Job in Aussicht oder der neue Arbeitgeber mit der Übertragung des Wertguthabens nicht einverstanden, kommt die DRV Bund ins Spiel. Seit Juli 2009 ist es möglich, das Wertguthaben an sie zu übertragen. Bedingung dafür ist, dass das Wertguthaben (einschließlich der Sozialversicherungsbeiträge) den Schwellenwert in Höhe des Sechsfachen der monatlichen Bezugsgröße übersteigt. (siehe Übersicht rechts) Die DRV Bund verwaltet das Wertguthaben als Treuhänderin und zahlt es auf Antrag während einer späteren Freistellungsphase aus. Dabei übernimmt sie auch die Arbeitgeberpflichten, wie zum Beispiel die Meldungen zur Sozialversicherung und die Zahlung von Beiträgen und Lohnsteuer. West Ost Euro Euro Euro Euro Tipp: Weitere Informationen und die Vordrucke zur Übertragung und Auszahlung des Wertguthabens stehen online zur Verfügung: (Zielgruppe: Arbeitnehmer mit Wertguthaben) Optionales Faktorverfahren Sind beide Ehegatten berufstätig, hatten sie bisher die Wahl zwischen den Steuerklassenkombinationen IV/IV und III/V. Je nach Höhe des Arbeitsentgelts ist die eine oder die andere Kombination vorteilhafter: Die Steuerklassenkombination IV/IV geht davon aus, dass beide Ehe gatten ungefähr gleich viel verdienen und die Lohnsteuerabzüge in etwa identisch sind. Im Falle von III/V wird in aller Regel der höher verdienende Ehegatte nach Steuerklasse III besteuert, der andere wird in die Steuerklasse V eingestuft. Das kommt daher, dass insbesondere beide Grundfreibeträge bei der Steuerklasse III berücksichtigt werden, so dass der Ehegatte mit dieser Steuerklasse verhältnismäßig wenig Lohnsteuer zahlt. Die Bundesregierung hatte bereits im Entwurf für das Jahressteuergesetz 2008 mit dem optionalen Anteilsverfahren eine dritte Variante vorgeschlagen. Insbesondere aus datenschutzrecht lichen Gründen ist die Idee seinerzeit aber wieder verworfen worden. Ab 2010 ist auch möglich: IV-Faktor/IV-Faktor Verankert im Jahressteuergesetz 2009, wird die bisherige Be steuerung von Ehegatteneinkommen vom 1. Januar 2010 an um das optionale Faktorverfahren ergänzt und die neue Steuerklassenkombination IV-Faktor/IV-Faktor eingeführt. Damit soll die Ungleichbehandlung der Ehegatten beseitigt werden. Mit dem neuen Verfahren erhält jeder Ehegatte bei der Besteuerung mindestens die persönlichen Entlastungen (insbeson dere Grundfreibetrag) die ihm bei Anwendung der Steuerklasse IV zustünden. Außerdem wird der Splittingtarif berücksichtigt. Hohe Nachzahlungen, wie sie in der Steuerklassenkombination III/V an der Tagesordnung sind, oder Rücker stattungen, wie in der Kombination IV/IV üblich, soll es nicht mehr geben. Stattdessen kommt es lediglich zu geringfügigen Abweichungen. Datenschutzrechtliche Bedenken hegt die Bundesregierung übrigens nun keine mehr, insbesondere weil das Verfahren nicht zwingend ist, sondern von den Ehegatten frei gewählt werden kann. Anders als beim Anteilsverfahren kann die Summe der Arbeitslöhne beider Ehepartner und damit auch der Arbeitslohn des Ehepartners, der nicht beim Arbeitgeber beschäftigt ist nicht mehr ohne Weiteres ermittelt werden. Jetzt wird s kompliziert Unter dem Faktor wird ein auf der Lohnsteuerkarte vom Finanzamt einzutragender und für die Lohnsteuer IKK-SEMINAR ZUM JAHRESWECHSEL 2009/

14 berechnung der Ehegatten maßgebender Multiplikator Y : X verstanden. Im ersten Schritt erfolgt die Berechnung der voraussichtlichen Jahreslohnsteuer für jeden Ehegatten getrennt nach Steuerklasse IV. Dabei werden anders als bei der Steuerklasse V jeweils auch die persönlich zustehenden Freibeträge steuermindernd berücksichtigt. Die auf der Lohnsteuerkarte eintragungsfähigen Freibeträge, z. B. für höhere Werbungskosten, sind auf Antrag ebenfalls vom voraussichtlichen Jahresarbeitslohn abzuziehen. Die Summe der Lohnsteuer, die sich danach für beide Ehegatten ergibt, entspricht X. Hingegen ist Y die voraussichtliche Einkommensteuer, die sich für den Gesamtjahresarbeitslohn beider Ehegatten nach dem Splittingtarif ergibt. Dazu wird das zu versteuernde Gesamteinkommen halbiert, darauf die Steuer nach dem Grundtarif ermittelt und das Er gebnis wieder verdoppelt. Die Ehegatten müssen bei ihrem Finanzamt gemeinsam einen Antrag auf die Besteuerung nach dem Faktorver fahren stellen. Dabei sind die voraussichtlichen Jahresarbeitslöhne aus den ersten Arbeitsverhältnissen anzugeben. Der Faktor Y : X wird vom Finanzamt auf drei Nachkommastellen berechnet und auf den Lohnsteuerkarten neben der Steuerklasse IV eingetragen. (Beispiel 4) Beispiel 4 Das Ehepaar Inge und Jochen Wegner verdient gemeinsam Euro im Jahr, Inge Euro und Jochen Euro. Inge Wegner, Lohnsteuer (IV) Jochen Wegner, Lohnsteuer (IV) Gesamtsteuer Lohnsteuerkarte: Es heißt Abschied nehmen 631 Euro Euro IV/IV Euro (X) nach Splittingverfahren Euro (Y) Faktor (Y : X) : = 0,907 Die Arbeitgeber der Wegners wenden auf den Arbeitslohn die Lohnsteuer- klasse IV Faktor 0,907 an: Inge Wegner: Euro, Lohnsteuer (IV) = 631 Euro 0,907 = 572 Euro Jochen Wegner: Euro, Lohnsteuer (IV) = Euro 0,907 = Euro Die Summe der Lohnsteuer im Abzugsverfahren beträgt Euro. Sie entspricht deutlich genauer der Gesamtsteuer im Splittingverfahren in Höhe von Euro, als die Besteuerung in den Steuerklassenkombinationen III/V (7.223 Euro) oder IV/IV ohne Faktor (9.064 Euro). Quelle: (Stand: 30. November 2009) Tipp: Mit IV-Faktor/IV-Faktor kommen die Ehegatten ihrer Jahressteuerschuld tendenziell näher als mit der Steuerklassenkombination IV/IV. Geht es jedoch darum, unter dem Jahr weniger Steuern zu zahlen, dann fahren viele mit III/V besser, auch wenn später eventuell eine Nachzahlung droht. Wichtig: Der Arbeitgeber muss den Faktor also lediglich in sein Entgelt ab rechnungsprogramm über nehmen. Erst nach Ablauf des Kalenderjahres kann die Jahreseinkommensteuer zutreffend ermittelt werden. An das optionale Faktor verfahren ist daher eine Pflichtveranlagung geknüpft. Und das schließt die Durch führung des betrieblichen Lohnsteuerjahresausgleichs aus. Wussten Sie, dass es die Lohnsteuerkarte auf Papier bereits seit 1925 gibt? Ihren hundertsten Geburtstag wird sie aber nicht mehr erleben, nicht einmal den neunzigsten. Denn schon bald haben die jährlich wechselnden farbigen Pappkarten ausgedient: Steuerkarten sind für das Jahr 2010 letzt malig ausgegeben worden. Ab 2012 werden sie vom vollelektro nischen Verfahren ElsterLohn II ab gelöst. Die Lohnsteuerkarten 2010 werden im Jahr 2011 ihre Gültigkeit behalten, Arbeitgeber dürfen sie also Ende 2010 nicht vernichten. Berufseinsteiger sollen ohne Ersatzbescheinigung nach Steuerklasse I besteuert werden können. Für alle Änderungen und Eintragungen ist ab 2011 das Finanzamt zuständig. Nach dem Start von ElsterLohn II teilen die Arbeitnehmer lediglich noch ihre Steuer-Identifikationsnummer mit. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuerabzugsmerkmale direkt beim Bundeszentralamt für Steuern online abrufen (ELStAM-Datenbank) und ins Entgeltabrechnungsprogramm übernehmen. 12 IKK-SEMINAR ZUM JAHRESWECHSEL 2009/2010

15 Entgeltdaten: sind monatlich zu übermitteln Spätestens seit der Einführung des maschinellen Meldeverfahrens im Jahr 2006, durch das alle Arbeitgeber verpflichtet wurden, Meldungen und Beitragsnachweise auf elektronischem Wege zu übermitteln, ist die Datenübertragung aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht mehr wegzu - denken. Anstatt der Durchschreibesätze für die diversen Meldungen und der Beitragsnachweise in Papierform bestimmen jetzt Software-Updates, Zerti fikate und Datenbausteine das Geschehen. Mit dem ELektronischen Entgelt NAchweis (ELENA) hält nun ein weiteres Übermittlungsverfahren Einzug ins Lohnbüro. Etwas zum Hintergrund Die Vorteile Dank der elektronischen Übermittlung entfallen perspektivisch die Papierbescheinigungen. Darüber hinaus wird die Archivierung der Bescheinigungsdaten beim Arbeitgeber hinfällig, denn diese Aufgabe übernimmt künftig die Zentrale Speicherstelle (ZSS). Das ELENA-Verfahren hilft also, die Personalverwaltungskosten zu senken. Bereits im Jahr 2002 hat die damalige Bundesregierung beschlossen, für alle Arbeitnehmer eine Karte mit qualifizierter elektronischer Signatur (Projektname: JobCard) einzuführen. Mit deren Hilfe sollte die Arbeitsverwaltung auf die Beschäftigungszeiten, die Höhe der gezahlten Arbeitsentgelte sowie die Angaben zur Auflösung von Beschäftigungsverhältnissen elektronisch zugreifen können. Diese Ausgangsidee ist seither stetig weiterentwickelt worden. Zahlreiche Sozialleistungen bemessen sich nach dem Arbeitsentgelt des potenziellen Leistungsbeziehers. Dies betrifft etwa das Kranken-, Arbeitslosen-, Elternoder auch Wohngeld. Hierfür müssen die rund drei Millionen Arbeitgeber in Deutschland Jahr für Jahr etwa 60 Millionen Entgeltbescheinigungen in Papierform ausstellen. Und das, obwohl die Personalverwaltung auf der Arbeitgeberseite und auch die Sachbearbeitung bei den Leistungsstellen elektronisch erfolgt. Dieser Medienbruch zwischen EDV und Papier ist nicht nur zeit- und kostenintensiv, sondern aufgrund der manu ellen Datenüber nahme auch fehler anfällig. Die Arbeitgeber fordern daher seit Jahren die Einrichtung einer zentralen Datenbank zur sicheren Speicherung von Arbeitnehmerdaten. Nur so würden sie dauerhaft vom Ausstellen und Archivieren der Bescheinigungen entlastet. Alle für das Gewähren der Leistungen erforderlichen Daten würden elektronisch abgerufen und direkt verarbeitet. Die berechtigte Forderung nach weniger Bürokratie wurde von der Bundesregierung aufgegriffen und mit dem Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA-Verfahrensgesetz) realisiert. Es trat am 2. April 2009 in Kraft. Das neue System soll spätestens in der letzten Ausbaustufe alle Beteiligten zu Gewinnern machen. Bei der ZSS rufen die Leistungsstellen später im Bedarfsfall die Daten elektronisch ab, so dass auch der bisherige Medienbruch vermieden wird. Wichtig: Bereits mit der ersten Ausbaustufe wird nach einem Gutachten des Normenkontrollrats ein jähr liches Einsparpotenzial von 85,6 Mio. Euro erschlossen. Aber auch die Arbeitnehmer profitieren vom ELENA-Verfahren: Durch die verkürzten Bearbeitungszeiten können Leistungsbescheide zeitnah ausgestellt werden und die Fehlerquote sinkt. Außerdem müssen sie gegenüber ihrem Arbeitgeber ihre persönlichen Verhältnisse nicht mehr offen legen. Bisher erfährt der Arbeitgeber aufgrund der auszufüllenden Bescheinigungen, welche Sozialleistungen beantragt werden. Das lässt Rückschlüsse auf die Einkommenssituation zu. IKK-SEMINAR ZUM JAHRESWECHSEL 2009/

16 Und so funktioniert ELENA Alle Arbeitgeber müssen von Januar 2010 an die Entgelt- und Beschäftigungsdaten ihrer Mitarbeiter monatlich mittels multifunktionalem Verdienst datensatz (MVDS) an die ZSS elektronisch übermitteln. Von der ZSS rufen die Leistungsstellen (z. B. Arbeitsagentur, Wohngeldstelle) vor aussichtlich ab Januar 2012 im Leistungsfall die Daten ab. Wichtig: Nur unter aktiver Mitwirkung des Antragstellers ist ein Datenabruf möglich! Ohne seine Zustimmung kann kein Zugriff erfolgen. noch sonst in irgendeiner Form genutzt werden. (siehe Übersicht Seite 15) Bewährtes Verfahren Das ELENA-Verfahren ist inhaltlich und technisch an das bereits bestehende Datener fassungs- und -übermittlungsverfahren angelehnt. Damit steht auch fest, dass die Arbeitgebermeldungen unter Nutzung des bestehenden ITSG- Zertifikats nur zulässig sind aus systemuntersuchten Entgeltabrechnungsprogrammen und/oder maschinellen Ausfüllhilfen. Die IKK stellt kostenfrei die Ausfüllhilfe sv.net zur Verfügung. Die reine Online- Variante sv.net/online wird aus Datenschutzgründen allerdings über kein ELENA-Modul verfügen. Tipp: Zusätzlich oder alternativ zum Entgeltabrechnungsprogramm kann für das Übermitteln der multifunktionalen Verdienstdatensätze aber das ELENA-Modul von sv.net/classic verwendet werden: Als Schlüssel dient dabei eine elektronische Signatur, die beispielsweise auf einer elektronischen Gesundheitskarte, einer modernen Bankkarte oder einem digi talen Personalausweis aufgebracht werden kann. Die Kosten des qualifizierten Zertifikats werden nach Aussage der Wirtschaft bei rund zehn Euro für drei Jahre liegen. Den Teilnehmern am ELENA-Verfahren, die das Zertifikat nach Aufforderung durch eine Leistungsstelle erwerben, erhalten die Kosten auf Antrag von dieser in angemessener Höhe erstattet. So ist sichergestellt, dass jeder seinen Anspruch auf Sozialleistungen verwirklichen kann. Auch für die Zugangsberechtigung des Sachbearbeiters der Leistungsstelle bedarf es einer elektronischen Signatur, so dass eine doppelte Prüfung der Berechtigung zum Daten abruf stattfindet und er nur in dieser Kombination möglich ist (sog. Zwei-Signaturen-Prinzip). Aus datenschutzrechtlichen Gründen werden die Verfahrens teil nehmer unter einem Pseudonym gespeichert. Durch dieses Vorgehen können die gespeicherten personenbezogenen Daten ohne Zustimmung durch den Verfahrensteilnehmer weder einer Person zugeordnet Für welche Bescheinigungen gilt ELENA zu Beginn? Insgesamt wurden bei der Konzeption mehr als ein Dutzend unterschiedliche Bescheinigungen berücksichtigt. Das ELENA-Verfahrensgesetz sieht für den Start des Regelbetriebs zunächst fünf Beschei nigungen vor: Arbeitslosengeld Arbeitsbescheinigung (6,6 Mio.*) Bescheinigung über Nebeneinkommen (1 Mio.*) Auskunft über die Beschäftigung ( *) Wohngeld Auskunft über den Arbeitsverdienst ( *) Elterngeld Einkommensnachweis (52.000*) * Etwa so häufig hatten die Arbeitgeber im Jahr 2007 diese Bescheinigungen auszustellen. Ausblick: Im Jahr 2015 soll auf der Grundlage der dann gewonnenen Erfahrungen geprüft werden, ob weitere Auskünfte, Bescheinigungen und Nachweise nach dem Sozialgesetzbuch in das Verfahren eingebunden werden. 14 IKK-SEMINAR ZUM JAHRESWECHSEL 2009/2010

17 Welche Stellen sind beteiligt? ELENA das Verfahren Arbeitgeber erstellt monatlich für jeden seiner Arbeitnehmer den multifunk tionalen Verdienstdatensatz, der auf technischer Basis des DEÜV-Verfahrens übermittelt wird. Er sendet diesen verschlüsselt und maschinell signiert an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) und erhält eine Pro tokollmeldung zur Verarbeitung des Daten satzes. Zentrale Speicherstelle speichert die Bestandteile des multifunktionalen Verdienstdatensatzes verschlüsselt und übermittelt die daraus er mittelbaren Entgeltbescheinigungen nur im Bedarfsfall und bei Vorliegen einer Zustimmung an die abrufenden Stellen. Auf einem Berechtigungs server werden die Berechtigungen für die Ver antwortlichen und Sachbearbeiter der abrufenden Stellen verwaltet. Abrufende Stelle ruft, nur mit Zustimmung des Leistungsberechtigten, die entsprechen den Entgeltbescheinigungen von der ZSS ab und verarbeitet diese weiter. Die Zustimmung des Leistungsberechtigten ist auch vom Sachbearbeiter der abrufenden Stelle beglaubigt. Sachbearbeiter (innerhalb der abrufenden Stelle) bearbeitet den Antrag des Leistungsberechtigten (Teilnehmers) und benötigt dazu unter anderem eine oder mehrere Entgelt bescheinigungen. Diese kann er nach erteilter Zustimmung von der ZSS ab rufen. Zuvor hat er von seinem verantwortlichen Vorgesetzten eine Berechtigung dazu erhalten. Verantwortlicher (innerhalb der abrufenden Stelle) hat die Aufgabe, die Berechtigungen der seiner Behörde zugeordneten Sachbearbeiter zu verwalten. Er teilt der ZSS mit, welche Sach bearbeiter Zugriff auf die Bescheinigungen erhalten und welche Be scheinigungen sie abrufen dürfen sowie für welchen Zeitraum sie für diese Abrufe legi timiert sind. Teilnehmer/Leistungsberechtigte erteilen der abrufenden Behörde eine Zustimmung zum Abrufen der relevanten Entgelt daten mit Hilfe der Signatur karte. Registratur Fachverfahren stellt die Verbindung zwischen der Rentenversicherungsnummer und einem Pseudonymisierungscode, der sogenannten vorläufigen ID (vid) her. Kommt es zum Antragsfall, meldet der Leistungsberechtigte eine gültige Signaturkarte mit echter Zertifikats- ID (ZID) an. Jetzt stellt die Registratur Fachverfahren eine Verbindung von vid und ZID des Leistungsberechtigten her und stellt diese der ZSS für legi timierte Abrufe temporär zur Verfügung. Quelle: BMAS IKK-SEMINAR ZUM JAHRESWECHSEL 2009/

18 Jeden Monat für jeden Beschäftigten Auch wenn der Regelbetrieb erst 2012 startet und die papiergebundenen Entgeltbescheinigungen erst dann nicht mehr benötigt werden, müssen die Arbeitgeber bereits von Januar 2010 an für ihre Beschäftigten monatlich Entgeltund Beschäftigungsdaten verschlüsselt an die ZSS übertragen. Unter anderem ausgeklammert wurde der Personenkreis der geringfügig Beschäftigten im Privathaushalt. Unser gut gemeinter Rat lautet: Wer seine Entgeltabrechnung komplett in die Hände eines Steuer- bzw. Lohnabrechnungsbüros gelegt hat, liest an dieser Stelle am besten gar nicht erst weiter. Denn mit den folgenden Details des multifunktionalen Verdienstdatensatzes (MVDS) müssen diejenigen sich nicht belasten. Geklärt werden muss dann eigentlich nur, auf welchem Weg und in welcher Form die zahlreichen zusätz lichen Informationen zum zuständigen Bearbeiter gelangen. Mit dem üblichen Laufzettel zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses ist es künftig nämlich nicht mehr getan. Tipp: Gehen Sie rechtzeitig auf Ihren Bearbeiter im Steuer- bzw. Lohnabrechnungsbüro zu, um das künftige Prozedere abzusprechen. Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes, der Krankenkasse des Beschäftigten und der Abrechnungsstelle (z. B. Steuerberater), Personengruppe, Grund der Abgabe (00 = laufende Beschäftigung, 10 = Beginn der Beschäftigung, 30 = Ende der Beschäftigung, 40 = Beginn und Ende der Beschäftigung in einem Monat, 48 = Ausscheiden bei Eintritt in den Ruhestand oder Altersrentenbezug, 49 = Tod), Anfangs- und Enddatum des Zeitraums im Meldemonat, der durch diese Meldung abgedeckt wird (in der Regel erster und letzter Tag des Monats), Beginn des Arbeitsverhältnisses, Steuerklasse, Faktor der Steuerberechnung und Kinderfreibeträge, Tätigkeits- und Beitragsgruppenschlüssel, vereinbarte Wochenarbeitszeit, laufender sowie sonstiger steuerpflichtiger Bruttoarbeitslohn, laufendes sowie einmalig gezahltes SV-Bruttoarbeitsentgelt, begrenzt auf die (anteilige) BBG-RV, Gesamtbruttoentgelt, gesetzliche Abzüge (Sozialversicherung, Lohn-/Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag), Familienname und Vorname des Arbeit nehmers, Geburtsname, Geburtsdatum, Geschlecht und Geburtsort des Arbeitnehmers, Die einzelnen Datenbausteine Anschrift des Arbeitnehmers, Name/Firma und Anschrift des Arbeitgebers sowie ein Ansprechpartner mit Vor- und Familienname, Telefon nummer und -Adresse. Datenbausteine im Speziellen Die einzelnen Datenbausteine ergeben sich aus der Übersicht unten. Mit dem DBNB (Nebenbeschäftigung Arbeitslose) hat es dabei noch etwas Zeit, denn er ist erst ab 2012 zu übermitteln. Auch für den DBKE (Kündigung/Entlassung) gibt es etwas Vorlaufzeit, er gilt ab Juli 2010: Wurde das Arbeitsverhältnis gekündigt oder ein Aufhebungsvertrag geschlossen, ist der Datenbaustein DBKE bei der nächsten Entgeltabrechnung zu melden. Bei befristeten Arbeitsverhältnissen muss er spätestens drei Monate vor Ende des Beschäftigungsverhältnisses gemeldet werden oder bei kürzerer Befristung sofort. Für geringfügig Beschäftigte (Personengruppen 109 und 110 ) sowie für den Personenkreis mit der neuen Personengruppe 190 (siehe Seite 9), ist der DBKE nicht zu liefern. Und auch das wird Praxis sein: Erfolgt eine Wiedereinstellung im selben Monat, so sind für den entsprechenden Abrechnungszeitraum zwei multifunktionale Verdienstdatensätze an die ZSS zu melden. (Beispiel) Multifunktionaler Verdienstdatensatz Dreh- und Angelpunkt von ELENA ist der MVDS, der über ein Format verfügt, wie es auch im DEÜV-Verfahren genutzt wird. Monat für Monat sind insbesondere solche allgemeinen An gaben wie die folgenden erforderlich: Versicherungsnummer oder, falls diese nicht vorhanden bzw. vergeben ist, Verfahrensnummer des Arbeitnehmers, Die weiteren Inhalte des MVDS ergeben sich aus den Bescheinigungen, die im ersten Schritt abgelöst werden sollen; dabei handelt es sich um die Datenbausteine: Fehlzeiten (DBFZ), Steuerpflichtiger sonstiger Bezug (DBSE), Steuerfreie Bezüge (DBSB), Ausbildung (DBAS), Zusatzdaten (DBZD), Heimarbeiter (DBHA), Kündigung/Entlassung (DBKE) und Nebenbeschäftigung Arbeitslose (DBNB). Wichtig: Diese Datenbau steine muss der MVDS immer nur dann enthalten, wenn der Sachverhalt auf den Arbeit nehmer zutrifft. 16

19 Beispiel Das unbefristete und sozialversicherungspflichtige Arbeits- bzw. Beschäf tigungsverhältnis zwischen der Hochbau GmbH und Dieter Lüdtke endet zum 15. November 2010 durch Kündigung. Aufgrund der milden Witterung entsteht kurz nach der Entlassung neuer Personalbedarf und Dieter Lüdtke wird bereits ab dem 25. November 2010 befristet für zwei Monate wieder eingestellt. Die Hochbau GmbH hat gleichzeitig mit der Entgeltabrechnung für November 2010 zwei multifunktionale Verdienstdatensätze an die Zentrale Speicherstelle zu über mitteln. Der eine umfasst den Zeitraum vom 1. bis 15. und der andere die Zeit vom 25. bis 30. November Den zusätzlichen Datenbaustein Kündigung/Entlassung (DBKE) müssen beide enthalten, denn die neue Beschäftigung ist auf weniger als drei Monate be fristet. Der gleiche Effekt wie bei der Wiedereinstellung im selben Monat ergibt sich, wenn sich die Beitrags- oder Personengruppe ändert bzw. ein Wechsel von einer Betriebsstätte im Beitrittsgebiet zu einer Betriebsstätte im übrigen Bundesgebiet oder umgekehrt erfolgt. Übrigens: In den Entgeltbescheinigungen ( Lohnzetteln ) der Arbeitnehmer muss von Januar 2010 an auf die Datenübermittlung an die ZSS hingewiesen werden. Tipp: Die DRV Bund empfiehlt den folgenden Wortlaut: Wir sind seit 1. Januar 2010 gesetzlich verpflichtet, monatlich die in Ihrer Entgeltabrechnung enthaltenen Daten im Rahmen des Verfahrens ELENA an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln. Wenn sich etwas ändert Werden Daten nach der Übermittlung an die ZSS beim Arbeitgeber für einen Abrechnungszeitraum geändert, gilt der Grundsatz: Die Meldung für diesen Abrechnungszeitraum ist unverzüglich spätestens mit der nächsten Entgeltabrechnung zu stornieren. Es ist eine erneute Meldung mit den geänderten Daten zu erstatten. Der Stornodatensatz ist als solcher durch die Angabe J in dem entsprechenden Feld zu kennzeichnen. Die Stornierung hat im Übrigen inhaltlich dem ursprünglich gemeldeten MVDS zu entsprechen. Rückmeldung von der ZSS Zunächst gibt es von der ZSS pro Datenlieferung eine Annahmequittung, mit der sie dem Absender (Arbeitgeber, Steuerberater) den Eingang der Daten bestätigt. Anschließend erfolgt eine Plausibilitätsprüfung. Bei fehlerfreier Verarbeitung erhält der Absender eine elektronische Verarbeitungsbestätigung, sofern er diese durch entsprechende Schlüsselung im DSKO (Datensatz Kommunikation) angefordert hat. Werden bei der Prüfung Fehler festgestellt, erfolgt keine Datenspeicherung. Die fehlerhaften Daten werden dem Absender vielmehr elektronisch oder per Post zur Verfügung gestellt, den Weg bestimmt der Absender ebenfalls über eine Schlüsselung im DSKO. Die fehlerhaften Datensätze und -bausteine sind zu korrigieren und erneut zu übermitteln. Protokollierung beim Arbeitgeber Die Datenübermittlung an die ZSS ist zu protokollieren. Zu berücksichtigen sind der Absendezeitpunkt der Übermittlung, der Monat für den die Meldung erfolgt, die Versicherungsnummer des Teilnehmers bzw. die Verfahrensnummer (falls keine Versicherungsnummer vorhanden bzw. vergeben ist) und die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Protokollierung nach Ablauf von zwei Jahren zu löschen. Keine Löschung darf erfolgen, solange die Daten darüber hinaus noch zu Beweiszwecken in einem bereits eingeleiteten Verwaltungsverfahren benötigt werden und der Arbeitgeber davon Kenntnis hat. In einem solchen Fall ist die Protokollierung unverzüglich nach Mitteilung der abrufenden Behörde, dass das Verfahren abgeschlossen wurde, zu löschen. Nähere Informationen zur Protokollierung gibt es vom Softwarehersteller. Tipp: Viele weitere Informationen zum ELENA-Verfahren, wie zum Beispiel die Datensatzbeschreibungen, finden Sie im Internet unter: IKK-SEMINAR ZUM JAHRESWECHSEL 2009/

20 Wichtiges in Kürze Der Investivlohn Am 1. April 2009 ist das Mitarbeiterkapitalbeteiligungsgesetz in Kraft getreten. Der Gesetzgeber verfolgt damit zum einen das Ziel, die Arbeitnehmer stärker als bisher am wirtschaftlichen Erfolg ihrer Unternehmen zu beteiligen. Zum anderen soll es dazu beitragen, die Eigenkapitalbasis der Unternehmen zu verbessern. Mit dem Mitarbeiterkapitalbeteiligungsgesetz werden sowohl die Förderung für verschiedene bereits bestehende Be teiligungsmodelle erweitert als auch die Vermögensbildung gestärkt. Wirklich neu ist hingegen, dass nun sogenannte Mitarbeiterbeteiligungsfonds errichtet werden können, die auch kleinen und mittleren Betrieben gute Bedingungen für eine Beteiligung der Mitarbeiter bieten. Die Idee der Mitarbeiterbeteiligung ist indes nicht neu. Debatten um den Investivlohn werden in Deutschland schon seit den 1950er Jahren geführt. Dennoch bieten nur wenige Unternehmen ihren Mitarbeitern Kapitalbeteiligungen an, obwohl sie sich gerade in Krisenzeiten für beide Seiten auszahlen können. Weil Kapitalbeteiligungen zur Stärkung der wirtschaftlichen Position im Wettbewerb beitragen und die Kapitalbasis verbessern, sind solche Unternehmen nachweislich robuster und überlebensfähiger. Gleichzeitig schafft das Bewusstsein bei den Arbeitnehmern, auch Unternehmer zu sein, eine hohe Identifikation mit dem Betrieb und fördert die Eigen initiative. Arbeitnehmer-Sparzulage Das Mitarbeiterkapitalbeteiligungsgesetz verbessert die staatliche Förderung vermögenswirksamer Leistungen: Die Einkommensgrenzen für den Anspruch auf die Arbeitnehmer-Sparzulage sind bei Anlagen in Produktivkapital für Ledige von auf Euro und für zusammen veranlagte Ehegatten von auf Euro erhöht worden. Dies gilt unter anderem für Anlagen in Kapitalbeteiligungen am Unternehmen des Arbeitgebers. Gleichzeitig steigt der Fördersatz für vermögenswirksame Leistungen von 18 auf 20 Prozent, beispielsweise auch, wenn sie in betrieblichen oder außerbetrieblichen Beteiligungen angelegt werden. Der förderfähige Höchstbetrag von 400 Euro jährlich gilt unverändert. Zu den begünstigten Anlageformen zählt nun auch das neue Mitar beiterbeteiligungs-sondervermögen: Mit vermögenswirksamen Leistungen können Arbeitnehmer Anteile an Mitarbeiterbeteiligungsfonds erwerben. 360 Euro im Jahr bleiben frei Der steuer- und beitragsfreie Höchstbetrag für unentgeltlich oder verbilligt dem Arbeitnehmer überlassene Ver mögensbeteiligungen ist von 135 auf 360 Euro pro Jahr angehoben worden. Zudem ist die bisher maßgebliche Begrenzung auf den halben Beteiligungswert weggefallen. Erfasst werden sowohl die Vorteile aus einer direkten Beteiligung am Unter nehmen als auch die aus Beteiligungen an den neuen Mitarbeiterbeteiligungsfonds. Der Freibetrag kommt allerdings nur zum Zuge, sofern folgende Bedingungen erfüllt sind: Die Beteiligung des Mitarbeiters an seinem Unternehmen basiert auf dem Prinzip der Freiwilligkeit. Es gibt weder für das Unternehmen noch für den Mitarbeiter einen Zwang. Die Beteiligung am Unternehmen muss grundsätzlich allen Mitarbeitern des Unternehmens zugänglich gemacht werden, die im Zeitpunkt der Bekanntgabe des Angebots ein Jahr oder länger ununterbrochen in einem Dienstverhältnis zum Unternehmen stehen (Grundsatz der Gleichbehandlung). Die Beteiligungen müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeits 18 IKK-SEMINAR ZUM JAHRESWECHSEL 2009/2010