Informationsverarbeitung mit Funktionsdesign

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1 Informationsverarbeitung mit Funktionsdesign Regionalgruppe Baden Walldorf, Schmeling + Consultants GmbH Heidelberg Telefon +49 (0) / Roland Schmeling r.schmeling@schmeling-consultants.de

2 Agenda Funktionsdesign Sprach- und kommunikationstheoretische Basis Vier Ebenen der Modellierung Redaktionsleitfaden Vorgehensmodell Mit Word Methodenvergleich Vorteile Fragen und Antworten 2

3 Definition und Prinzipien des Funktionsdesigns Was ist das Funktionsdesign? Methode zur Standardisierung und Strukturierung technischer Informationen und Dokumentation Schreibtechnik Ab 1990 entwickelt von Prof. Robert Schäflein-Armbruster und Prof. Jürgen Muthig Wozu ist es besonders geeignet? Technische Dokumentationen planen und effizient, konsistent und anwenderfreundlich erstellen Was sind die Prinzipien? Konsequenter Aufbau der Informationsprodukte aus funktionalen Elementen Klare Definition aller funktionalen Elemente nach einheitlichem Beschreibungsmuster 3

4 Projekt Funktionsdesign als Methode des Funktionsdesign-Entwicklers in 7 Schritten Erfahrung Funktionsdesign in seiner ausgearbeiteten Form als unternehmensspezifischer Standard Redaktionsleitfaden Befähigung Qualitätssicherung Kontinuierliche Anpassung 4

5 Bestandteile des Funktionsdesigns Funktionale Textperspektive als Basis für das Design 4 Ebenen der Modellierung Vorgehensmodell in 7 Schritten Redaktionsleitfaden-Struktur zum funktionalen Schreibprozess 5

6 Funktionale Textperspektive 6

7 Inhalt (Proposition) und Funktion (Illokution) unterscheiden Die Tür ist offen. Feststellen, dass die Tür offen ist. NN vorwerfen, dass NN die Tür offen gelassen hat. NN auffordern zu prüfen, ob die Tür offen ist. NN auffordern, die Tür zu schließen. NN auffordern, zu gehen. NN einladen, hereinzukommen. 7

8 Der funktional-kommunikative Ansatz Das Funktionsdesign wurde aus einer sprachwissenschaftlichen Theorie heraus entwickelt, der Sprechakttheorie*, und nutzt kommunikationstheoretische Ansätze**. Kerngedanke: Reden (auch schreiben!) ist handeln! Charakteristika des Funktionsdesigns: Begrenzung und konsistente Verwendung der zulässigen sprachlichen Handlungen (Maßstab: kommunikativer Bedarf) Festlegungen treffen für jede sprachliche Handlung (Konsistenzsicherung auf hohem Qualitätsniveau im Sinne der Zielerreichung) *Austin, Searle, **Habermas, Shannon/Weaver, Schulz von Thun et al., Watzlawick 8

9 Der funktional-kommunikative Ansatz JEDE sprachliche Handlung hat eine Funktion (Illokution). Informationen und Dokumentationen können darum vollständig funktional beschrieben werden! Die Funktion einer sprachlichen Handlung ist für das Gelingen (und letztlich für den Erfolg) der Kommunikation entscheidend! Die Funktion einer sprachlichen Handlung ist von seinem Inhalt (Proposition) unabhängig. Die Funktionalen Elemente des Funktionsdesigns sind universell einsetzbar unabhängig vom Inhalt, in allen Informationsprodukten 9

10 Funktion (Illokution) und Thema (Inhalt, Proposition) Linguistische Basis Ich behaupte, stelle fest warne fordere auf kündige an beschreibe beschreibe dass etwas passiert dass X aus Y besteht dass S p nicht tun darf p zu tun (oder p zu lassen) dass A kommt den Aufbau der Maschine die Funktion der Maschine Funktion Thema 10

11 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel Originaltext Schalter A auf Position 1 stellen. Die grüne Kontrolllampe leuchtet auf. Dabei sollten Sie darauf achten, dass sich keine Flüssigkeit im Behälter befindet. Damit ist die Pumpe betriebsbereit, Sie können mit dem Absaugen beginnen. 11

12 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel Originaltext Schalter A auf Position 1 stellen. Die grüne Kontrolllampe leuchtet auf. Dabei sollten Sie darauf achten, dass sich keine Flüssigkeit im Behälter befindet. Damit ist die Pumpe betriebsbereit, Sie können mit dem Absaugen beginnen. Originaltext mit funktionaler Kennzeichnung Handlungsaufforderung Schalter A auf Position 1 stellen. Resultat Die grüne Kontrolllampe leuchtet auf. Warnung Dabei sollten Sie darauf achten, daß sich keine Flüssigkeit im Behälter befindet. Resultat Damit ist die Pumpe betriebsbereit. Zielangabe: Absaugen 12

13 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel, optimiert Vorbereiten der Pumpe VORSICHT Verätzungen und Sachschäden durch überlaufende Flüssigkeit! Behälter vor dem Einschalten leeren. Schalter A auf Position 1 stellen. Grüne Kontrolllampe leuchtet. Pumpe ist betriebsbereit. Absaugen... 13

14 Funktionale Struktur und Stilregeln: Stellschrauben Verwendung: Funktion, Inhalt, Abgrenzung Sequenzierung Formulierung/Satzbaumuster Gestaltung: typografische/explizite Kennzeichnung 14

15 Funktionale Struktur und Stilregeln: Stellschrauben Verwendung: Funktion, Inhalt, Abgrenzung Sequenzierung Formulierung/Satzbaumuster Gestaltung: typografische/explizite Kennzeichnung 15

16 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel, Regelvarianten Vorbereiten der Pumpe Imperativ + Artikel VORSICHT Verätzungen und Sachschäden durch überlaufende Flüssigkeit! Leeren Sie den Behälter vor dem Einschalten. Stellen Sie den Schalter A auf Position 1. Die grüne Kontrolllampe leuchtet. Die Pumpe ist betriebsbereit. Formulierung/Satzbaumuster Absaugen... 16

17 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel, Regelvarianten Vorbereiten der Pumpe Infinitiv ohne zu + Verzicht auf Artikel VORSICHT Verätzungen und Sachschäden durch überlaufende Flüssigkeit! Behälter vor dem Einschalten leeren. Schalter A auf Position 1 stellen. Grüne Kontrolllampe leuchtet. Pumpe ist betriebsbereit. Formulierung/Satzbaumuster Absaugen... 17

18 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel, Regelvarianten Vorbereiten der Pumpe Verzicht auf Warnung. Infinitv ohne zu Behälter leeren. Schalter A auf Position 1. Grüne Kontrolllampe leuchtet. Pumpe betriebsbereit. Formulierung/Satzbaumuster Absaugen... 18

19 Standardisierung auf 4 Ebenen 19

20 Standardisierung auf 4 Ebenen Informationen standardisiert auf 4 Ebenen: Informationsprodukte Sequenzmuster Funktionale Einheiten Auszeichnungselemente 20

21 Informationsprodukte Aspekte für Definition und Beschreibung Leitend ist der Informationsbedarf der Zielgruppen in den Anwendungssituationen Zielgruppen/Rollen der Nutzer, Produktstruktur, gesetzliche Anforderungen (z. B. Mindestangaben), Branchen- und Unternehmensanforderungen Beschreibungsmuster Funktion Verwendung im gesamten Informationssystem Medium und Layout Innere Struktur (Kapitelstruktur) und Sequenzmuster Navigation 21

22 Informationsprodukte: Beispiele Arbeitsbuch Schulungsunterlage Aufstellbedingungen Betriebsanleitung Booklet CBT Computer Based Training Datensammlung Ersatzteilkatalog Installationsanleitung Kurzanleitung Online-Hilfe Produktinformation Preisliste Produktkatalog Prozessbeschreibung Service-Handbuch Software-Handbuch Technische Information Umbauanleitung Update-Information 22

23 Sequenzmuster Aspekte für Definition und Beschreibung Leitend ist der Sequenzierungsaspekt Typische Handlungsfolgen, lernlogische und didaktische Prinzipien der Kommunikation, Prozess- und Organisationsstrukturen Beschreibungsmuster Funktion Sequenzierung im Informationsprodukt Innere Struktur: Enthaltene Funktionale Elemente (z.b. Integrierte Sequenzmuster, Funktionale Einheiten) Regeln zur Umsetzung Beispiele 23

24 Sequenzmuster: Beispiele Aufzählung Hilfsmittel, Werkzeuge, Materialien Baugruppenbeschreibung Bedien- und Anzeigeelemente Beispiel Bevor Sie weiterlesen... Checkliste Fehlermeldungen Handlungssequenz Handlungsprogramm Hilfe im Problemfall Inventarbild Sicherheitshinweis Tabelle Technische Daten Referenzsicherndes Bild Schmierplan Störungsbehebung Übersicht Video-Anschauungsbeispiel Warnhinweis Wartungsplan Wartungssequenz 24

25 Sequenzmuster und XML Struktur einer Handlungssequenz (Beispiel) 25

26 Sequenzmuster und Modularisierung Welche redaktionellen Objekte (Dateien, Instanzen, ) verwalten Sie? Modulbildendes Sequenzmuster = Sequenzmuster, nicht in anderen Sequenzmustern enthalten ist wird der Publikationsstruktur von Informationsprodukten zugeordnet beschreibt die funktionale Struktur der redaktionellen Objekte vollständig haben einen Titel sind inhaltlich und funktional abgeschlossen Wie heißen Ihre redaktionellen Objekte? Topic, Modul, Baustein, Knoten, Kapitel,? Integrierte Sequenzmuster = Sequenzmuster, welches nur in anderen Sequenzmustern vorkommt kommt nicht in der Makrostruktur von Informationsprodukten vor Beispiel Modulbildendes Sequenzmuster Handlungssequenz enthält: Warnhinweis, Schritt, Inventarbild als integrierte Sequenzmuster 26

27 Funktionale Einheiten Aspekte für Definition und Beschreibung Kommunikative Funktion Beschreibungsmuster Funktion (Wofür/wofür nicht?) Sequenzierung Innere Struktur und Formulierung Kennzeichnung (Format / Element, Gestaltung) Beispiele Funktionale Einheiten bilden die Basiseinheit, wenn es darum geht, einen bestimmten kommunikativen Zweck im Dokument zu erfüllen. Als Redakteur nennen Sie mit einem Satz oder einem Abschnitt ein Ziel, fordern zu einer Handlung auf, nennen ein Resultat etc. 27

28 Funktionale Einheiten: Beispiele Alternative Bedingung Bildnummer Bildtitel Fußnote Gefahrenstufe Gefahrenfolge Gefahrenmaßnahme Handlungsaufforderung Hinweis Legende Listeneinführung Listeneintrag Orientierung Problemidentifikation Problemdiagnose Problembehebung Querverweis Regieanweisung Resultat Tabelleneintrag Tabellennummer Tipp Überschrift Voraussetzung Warnsymbol Warnstufe Zielangabe 28

29 Formulierungsmuster für Handlungsaufforderungen Sprachliche Vielfalt: Entscheidung tut Not Schalter A auf Position 1 stellen. Imperativischer Infinitiv Stellen Sie den Schalter A auf Position 1. Stellung Schalter A: Position 1. Schalter A auf Position 1. Um... zu..., den Schalter A auf Position 1 stellen. Schalter A auf Position 1 stellen, um... zu.... Den Schalter A muss man auf Position 1 stellen. (Der) Schalter A muss auf Position 1 gestellt werden. (Der) Schalter A ist auf Position 1 zu stellen. Usw. 29

30 Auszeichnungselemente Aspekte für Definition und Beschreibung Kategorie eines Gegenstands, Such- und Änderungsfunktion, Funktion Beschreibungsmuster Funktion/Inhalt, Serialisierung in Funktionalen Einheiten, Formulierung, typographische Kennzeichnung Auszeichnungselemente sind leseunterstützende Signale und nützliche Konventionen, die wir erst durch den konsequenten Einsatz in allen Informationsprodukten etablieren. Das wichtigste Qualitätsprinzip ist Konsistenz. Auszeichnungselemente bilden die unterste Ebene der Konventionen. Grundsätzlich gelten die Festlegungen für Auszeichnungselemente über den gesamten Text hinweg, in allen Funktionalen Einheiten. 30

31 Auszeichnungselemente: Beispiele Auswahlfeld Druckausgabe Eingabe Eingabefeld Hauptmenütitel Hervorhebung Karteikarte Kontextmenü Listenfeld Maske NC-Text Pfad Pulldown-Menü Schaltfläche Schaltglied Softkey Symbol Taste Taster Untermenü 31

32 Ebenen des Funktionsdesigns und DTD Hier: DITA Hilfreich: Funktional sprechende Bezeichnungen der Elemente auf der redaktionellen Oberfläche (Editor) 32

33 Redaktionsleitfaden Schreibtechnischer Kern nach Funktionsdesign 33

34 Festlegungen praxisnah und einheitlich dokumentieren Sequenzmuster, Funktionale Einheiten, Auszeichnungselemente Texte und auch Bilder enthalten kommunikative Handlungen (Äußerungen), die unter den folgenden Aspekten beschrieben werden können: 1. Eine Äußerung hat eine Funktion und einen Inhalt 2. Eine Äußerung hat einen optimalen Zeitpunkt, sie wird an einer bestimmten Stelle platziert Sequenzierung 3. Eine Äußerung hat eine Art und Weise, ein Formulierungsmuster, eine Gestaltungsstruktur innere Struktur und Formulierung 4. So wie der Tonfall der Sprache Bedeutung transportiert, vermitteln auch Typographie und Gestaltung Informationen Kennzeichnung, Typographie und Layout 34

35 Navigationsprinzip im Redaktionsleitfaden Informationsprodukte Betriebsanleitung Kapitel Unterkapitel Sequenzmuster Alphabetisch sortiert Wartung Sicherheit SM Sicherheitshinweis Wartungsplan [Wartungsarbeit] SM Wartungsplan SM Wartungssequenz Funktionale Einheiten Art und Quelle der Gefahr... Folgen bei Nichtbeachtung... Maßnahme... Resultat Zielangabe Sequenzmuster Baugruppenbeschreibung Checkliste... Montagesequenz Sicherheitshinweis Maßnahme Warnhinweis Maßnahme Wartungsplan Wartungssequenz Effizienter Regelzugriff im Schreibprozess Weitgehend redundanzfreie Regelpflege Alphabetisch sortiert 35

36 Optimierter Schreibprozess Klassische Arbeitsweise Der Informationsentwickler entwickelt eine Inhaltsstruktur. Dann füllt er die Inhaltsstruktur mit den recherchierten Informationen. Mögliche Standardisierung: Ähnliche Inhaltsstrukturen, Übergeordnete (allgemeine) Schreibregeln Mit Funktionsdesign Der Informationsentwickler entscheidet sich für eine kommunikative Handlung (z. B. Wartungssequenz, Baugruppenbeschreibung) Dann folgt er den Festlegungen, die für diese kommunikative Handlung standardisiert sind. Mögliche Standardisierung: Universelle Informationsstrukturen Klassifikation der Inhalte (ermöglicht Modularisierung) Grundlegende Schreibregeln Spezifische, von der Funktion abhängige Schreibregeln 36

37 Regeln bei der Arbeit mit Funktionsdesign Selbstverpflichtung des Erstellers, stets sagen zu können: Was leiste ich mit diesem Satz, Abschnitt, Bild für den Anwender? Sind alle relevanten und nur diese Informationen da? Steht der Abschnitt genau an der richtigen Stelle? Habe ich die optimale (und standardverträgliche) Formulierung und Form gewählt? WARUM? Wache Verantwortung Keine Regelungswut: Reflektiertes Abweichen möglich 37

38 Regeln und dokumentieren Sie im RLF Funktionsdesign: Wofür? Wofür nicht? Sequenzierung Innere Struktur Formulierung Beispiele Sequenzmuster Warnhinweis Warnhinweis verwenden, wenn der Anwender vor einer Restgefahr gewarnt werden muss Standard verwenden Warnhinweis NICHT für arbeitserleichternde oder verständnisfördernde Hinweise missbrauchen NICHT Element Hinweis für Warnungen verwenden Warnhinweis VOR bzw. IN der Handlungssequenz Warnhinweis UNBEDINGT VOR dem gefahrbergenden Handlungsschritt Art und Quelle der Gefahr, Folgen, Maßnahmen Formulierung von Art, Quelle und Folgen der Gefahr unter dem Gesichtspunkt der Informativität: Der Anwender soll sein Handeln abschätzen können. Beispiele bzw. Sammlung 38

39 SGML/XML und Funktionsdesign: Beispiel Warnhinweis <!ELEMENT Warnhinweis - - (Piktogramm, ArtUndQuelle,Konsequenzen?,Massnahmen)> <!ATTLIST Warnhinweis Klassifizierung (Lebensgefahr Gefahr Warnung)#REQUIRED > <!ELEMENT Piktogramm - - EMPTY > <!ELEMENT ArtUndQuelle - - (Absatz+) > <!ELEMENT Folgen - - (Absatz+) > <!ELEMENT Massnahmen - - (Handlungsschritt+)> 39

40 Qualitätsforderungen an Redaktionsleitfäden Ein Redaktionsleitfaden ist einfach zu handhaben und somit effektiv und effizient, wenn er sich an folgenden Prinzipien orientiert: Die Leitung unterstützt und lebt die Steuerung der Dokumentation mit dem Werkzeug RLF. Es gibt einen anerkannten Verantwortlichen für den RLF, der hinreichend geschult ist und der Pflege des Leitfadens eine hinreichend große Bedeutung beimisst. Der Redaktionsleitfaden "lebt": Neue geeignete Hilfsmittel und Checklisten werden nicht von Hand zu Hand weitergereicht und lokal verwaltet, sondern in den RLF eingebunden. 40

41 Qualitätsforderungen an Redaktionsleitfäden Struktur und Begrifflichkeit des RLF orientiert sich an den Unternehmensprozessen und ist stabil. Die Informationen im RLF werden von der Redaktion benötigt und berücksichtigt. Die Informationen sind konkret und beispielorientiert Die Information kann mit dem RLF gepflegt werden (andernfalls auslagern und vom RLF verweisen) Navigationselemente erleichtern das Auffinden der benötigten Information. Das Medium muss do gewählt werden, dass die Redaktion einen schnellen Zugriff auf alle Inhalte hat. Optimal: zentral verwalteter elektronischer RLF, beispielsweise als PDF oder HTML. 41

42 Was z. B. TÜV DocCert weiterhin fordert Status, Stand und Datum des RLF müssen erkennbar sein. Ein Änderungsnachweis ist zu führen. Die Redakteure müssen auf Änderungen am RLF aufmerksam gemacht werden. Die Grundlagen des RLF sind zu nennen: Welche Normen und Richtlinien zur Dokumentation sind im Leitfaden bereits berücksichtigt (z. B. DIN EN 62079, VDI 4500, DIN EN 12100). Der Geltungsbereich konkretisierter Teile des RLF ist zu nennen: Produktbereich, Dokumentarten, Medien, Zielgruppen. Der Redaktionsleitfaden muss ggf. mitgeltende Dokumente nennen. 42

43 Vorgehensmodell in 7 Schritten 43

44 Funktionsdesign in 7 Schritten 1. Klärung der Ziele und der Redaktionsund Informationsprozesse 2. Problemtypologische Analyse der bestehenden Informationsprodukte Klassifikation der Informationsprodukte und Zielgruppen Definition der Funktionalen Elemente für alle Informationsprodukte 5. Weisende Dokumentation und Musterdokumentation (Validierung) 6. Technische Umsetzung 7. Implementierung (Schulung) 44

45 Funktionsdesign in 7 Schritten 1. Klärung der Ziele und der Redaktionsund Informationsprozesse 2. Problemtypologische Analyse der bestehenden Informationsprodukte 3. Klassifikation der Informationsprodukte und Zielgruppen 4. Definition der Funktionalen Elemente für alle Informationsprodukte 5. Weisende Dokumentation und Musterdokumentation (Validierung) 6. Technische Umsetzung 7. Implementierung (Schulung) 45

47 Funktionsdesign in 7 Schritten 1. Klärung der Ziele und der Redaktionsund Informationsprozesse 2. Problemtypologische Analyse der bestehenden Informationsprodukte Produkte 3. Klassifikation der Informationsprodukte und Zielgruppen Zielgruppen Anwendungssituation Informationsprodukt Normen 4. Definition der Funktionalen Elemente für alle Informationsprodukte Unternehmen 5. Weisende Dokumentation und Musterdokumentation (Validierung) 6. Technische Umsetzung 7. Implementierung (Schulung) 47

51 Funktionsdesign in 7 Schritten 1. Klärung der Ziele und der Redaktionsund Informationsprozesse 2. Problemtypologische Analyse der bestehenden Informationsprodukte 3. Klassifikation der Informationsprodukte und Zielgruppen 4. Definition der Funktionalen Elemente für alle Informationsprodukte 5. Weisende Dokumentation und Musterdokumentation (Validierung) 6. Technische Umsetzung 7. Implementierung u. Schulung 51

52 Funktionsdesign in 7 Schritten 1. Klärung der Ziele Standardisierer wollen hochstandardisierte modulare Informationen industriell fertigen, um der Produktvielfalt zu begegnen Übersetzungskosten reduzieren mit höherer Qualität mehr Kundennutzen schaffen die Kompetenz in der Redaktion erhöhen die Einarbeitungszeit für neue Redakteure verringern Ihre Lieferanten steuern eine Grundlage für die Modularisierung schaffen den Wiederverwendungsgrad von Informationen erhöhen eine Regelbasis für die Qualitätssicherung schaffen oder einfach effizienter arbeiten! 52

53 Ziehen Sie an einem Strang, mit gemeinsamen Zielen! 53

54 Start Aufgabenstellung definieren Lösungsweg definieren Ziel und Messung definieren Auch Ihr Standard braucht kontinuierliche Verbesserung! Lösungsweg im Redaktionsleitfaden beschreiben Redaktionsleitfaden bereitstellen Änderungen des Redaktionsleitfadens bekannt machen Lösungsweg / Regel anwenden Anwendung und Zielerreichung prüfen NEIN Lösungsweg / Regel anwendbar und Ziel erreicht? Ende 55

55 Redaktionssystem einführen 1. Zielfindung und Abgrenzung 2. Anforderungsrecherche, Analyse der Dokumente und Informationsprozesse Redaktionssystem Bewertung und Projektdefinition, SOLL-Prozesse: Informationslogistik, Grafik, Übersetzung, Terminologie Informationsmodell: Funktionsdesign, Modularisierung, Datenmodell Erfassung Verwaltung Publikation 5. Validieren des Informationsmodells, Lastenheft, technische Schnittstellen 6. Systemauswahl, Pflichtenheft, Technische Umsetzung, Publikation 7. Implementierung, Schulung, Migration 56

56 Redaktionsunterstützung mit einer Word-DOT 59

57 Methoden der schreibtechnischen Standardisierung Dokument Kapitel Funktionsdesign Informationsprodukt mit spez. Struktur Information Mapping Dokument Kapitel Informationsdesign Dokument Abschnitt Absatz Satz Wort Sequenzmuster Funktionale Einheit Auszeichnungselement Map Block Abschnitt Textelement Quelle: Prof.Schäflein-Armbruster/M.Ley 61

58 Wozu Funktionsdesign? Die Vorteile Schmeling + Consultants GmbH Heidelberg Telefon +49 (0) / Roland Schmeling r.schmeling@schmeling-consultants.de

59 Firmen, die mit Funktionsdesign arbeiten (Auswahl) 63

60 Funktionsdesign eine Marke Methode seit 1990 Seit 2004 eingetragene Wortmarke und Wort-Bild- Marke Wozu? Keine Verwässerung der Methode, sondern Weiterentwicklungen der Methode Zentrales Zusammenführen der Erfahrungen und Weiterentwicklungen Bereitstellung des Wissens am Markt Hochschulen Beratung Über 40 ausgewertete Redaktionsleitfäden Profile für funktionale Elemente: Profitieren von der Erfahrung 64

61 Standardisierung und ihr Nutzen Konsistente Dokumente Höhere Wiederverwendbarkeit Erhöhte Automatisierbarkeit im Informationsmanagement Entlastung des Redakteurs Entlastung beim Review und der Qualitätssicherung Vollständigkeit durch Formularcharakter Kürzere und informativere Texte Vermeiden von Redundanzen Höhere Verständlichkeit Akzeptanz und Kundenbindung Geringere Produkthaftungs-Risiken 65