Wie schreiben? Standardisieren mit Methode Funktionsdesign Redaktionsleitfaden. Nürnberg,

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1 Schmeling + Consultants GmbH Heidelberg Telefon +49 (0) / r.schmeling@schmeling-consultants.de info@schmeling-consultants.de Wie schreiben? Standardisieren mit Methode Funktionsdesign Redaktionsleitfaden Nürnberg,

2 2 Was kann, was muss standardisiert werden? Argumente (Folgen unzureichender Standardisierung) Funktionsdesign Know-how, Werkzeug und Methode, um das Camp aufzuschlagen Redaktionsleitfaden Ihr Lageplan und Wegweiser durch das Camp Wiederverwendung kostbarer Ressourcen im Camp überlebensnotwendig!

3 3 Standardisierung ist nötig Was kann, was muss standardisiert werden? Informationsprodukte Informationstypen und Binnenstrukturen Standardtexte Terminologie Schreibregeln Formulierungsmuster Layouts IEC fordert funktionale Formulierungsstandards tekom Leitfaden Regelbasiertes Schreiben Medieneinsatz Grafikgestaltung (Muss: Formate; Kann: Stil) Prozesse Folgen mangelnder Standardisierung: Weniger Wiederverwendung Weniger Qualität Weniger Automatisierbarkeit Weniger Möglichkeiten für einheitliche Prozesse Informationsvarianten, die in der Übersetzung zusätzlich kosten Ständige Diskussionen Mehraufwand im Prozess (Lektorate) Nicht wertschöpfende Anpassungsarbeiten

4 4 80er Jahre Die meisten leben aus heutiger Sicht im Dschungel, mit Schere und Fixogum Methode: Standardisierung von Layout, um den Aufwand in der Repro zu reduzieren Heute Viele Unternehmen arbeiten (noch?) mit Desk Top Publishing (Microsoft Word, FrameMaker) Layout-Standards werden vom Tool unterstützt Mehr und mehr sprachliche Standardisierung vor dem Übersetzungshintergrund Handwerkliche Strukturen herrschen vor wie in einem Camp Der Einsatz eines CMS benötigt jedoch urbane Strukturen in der Redaktion, beispielsweise geregelte Wiederverwendungsmethoden

5 5 Textbausteine für Varianten Ein Beispiel aus einem Hochschulprojekt Das Beispiel zeigt kleine Informationsschnipsel Über die Form der Verwaltung und Wiederverwendung (Modularisierung) muss konzeptionell entschieden werden Wiederverwendung von Fragmenten, oder Textredundanzen in größeren Modulen in Kauf nehmen?

6 6 Textbausteine verwalten: Dimensionen der Verwaltung Information A: Sicherheit Information B: Funktionsbeschr. Information C: Transport Information D: Montage Information E: Wartung

7 7 Systembedarf wächst mit dem Umfang

8 8 Der wichtigste Schlüssel für die Verbindung von Schreibtechnik und Modularisierung liegt in der funktionalen Betrachtung der Information

9 9 Inhalt (Proposition) und Funktion (Illokution) unterscheiden Das Buschmesser ist unscharf. Feststellen, dass das Buschmesser unscharf ist. Vermutungen anstellen, ob das Buschmesser unscharf ist. NN vorwerfen, dass NN das Buschmesser nicht geschärft hat. NN auffordern zu prüfen, ob das Buschmesser scharf ist. NN auffordern, das Buschmesser zu schärfen. NN darauf hinweisen, dass das Buschmesser unscharf ist.

10 10 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel Originaltext Schalter A auf Position 1 stellen. Die grüne Kontrolllampe leuchtet auf. Dabei sollten Sie darauf achten, dass sich keine Flüssigkeit im Behälter befindet. Damit ist die Pumpe betriebsbereit, Sie können mit dem Absaugen beginnen.

11 11 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel Originaltext Schalter A auf Position 1 stellen. Die grüne Kontrolllampe leuchtet auf. Dabei sollten Sie darauf achten, dass sich keine Flüssigkeit im Behälter befindet. Damit ist die Pumpe betriebsbereit, Sie können mit dem Absaugen beginnen. Originaltext mit funktionaler Kennzeichnung Handlungsaufforderung Schalter A auf Position 1 stellen. Resultat Die grüne Kontrolllampe leuchtet auf. Warnung Dabei sollten Sie darauf achten, daß sich keine Flüssigkeit im Behälter befindet. Resultat Damit ist die Pumpe betriebsbereit. Zielangabe: Absaugen

12 12 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel, optimiert Zielangabe Vorbereiten der Pumpe Warnhinweis Art, Quelle, Folgen Maßnahme VORSICHT Verätzungen und Sachschäden durch überlaufende Flüssigkeit! Den Behälter vor dem Einschalten leeren. Handlungsaufforderung Resultat Endresultat Schalter A auf Position 1 stellen. Grüne Kontrolllampe leuchtet. Pumpe ist betriebsbereit. Zielangabe Absaugen...

13 13 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel, optimiert Vorbereiten der Pumpe VORSICHT Verätzungen und Sachschäden durch überlaufende Flüssigkeit! Den Behälter vor dem Einschalten leeren. Schalter A auf Position 1 stellen. Grüne Kontrolllampe leuchtet. Pumpe ist betriebsbereit. Absaugen...

14 14 Funktionale Struktur und Stilregeln: Stellschrauben Verwendung: Abgrenzung nach Funktion und Inhalt Sequenzierung: Struktur und Reihenfolge Formulierung: Satzbaumuster und Wortwahl Gestaltung: typografische / explizite Kennzeichnung

15 15 Funktionale Struktur und Stilregeln: Stellschrauben Verwendung: Abgrenzung nach Funktion und Inhalt Sequenzierung: Struktur und Reihenfolge Formulierung: Satzbaumuster und Wortwahl Gestaltung: typografische / explizite Kennzeichnung

16 16 Formulierungsmuster für Handlungsaufforderungen Sprachliche Vielfalt: Entscheidung tut Not 1. Schalter A auf Position 1 stellen. Imperativischer Infinitiv 2. Stellen Sie den Schalter A auf Position Stellung Schalter A: Position Schalter A auf Position Um... zu..., den Schalter A auf Position 1 stellen. 6. Schalter A auf Position 1 stellen, um... zu Den Schalter A muss man auf Position 1 stellen. 8. (Der) Schalter A muss auf Position 1 gestellt werden. 9. (Der) Schalter A ist auf Position 1 zu stellen. Usw.

17 17 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel, optimiert Imperativ + Artikel Vorbereiten der Pumpe VORSICHT Verätzungen und Sachschäden durch überlaufende Flüssigkeit! Leeren Sie den Behälter vor dem Einschalten. Schalter A auf Position 1 stellen. Grüne Kontrolllampe leuchtet. Pumpe ist betriebsbereit. Absaugen...

18 18 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel, optimiert Imperativ + Artikel, Warnhinweis mit Linien Vorbereiten der Pumpe VORSICHT Verätzungen und Sachschäden durch überlaufende Flüssigkeit! Leeren Sie den Behälter vor dem Einschalten. Schalter A auf Position 1 stellen. Grüne Kontrolllampe leuchtet. Pumpe ist betriebsbereit. Absaugen...

19 19 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel, optimiert Imperativ + Artikel, eingebetteter Warnhinweis Vorbereiten der Pumpe VORSICHT! Verätzungen und Sachschäden durch überlaufende Flüssigkeit! Leeren Sie den Behälter vor dem Einschalten. Stellen Sie den Schalter A auf Position 1. Die grüne Kontrolllampe leuchtet. Die Pumpe ist betriebsbereit. Absaugen...

20 20 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel, optimiert Infinitiv ohne zu + reflektierter Verzicht auf Artikel Vorbereiten der Pumpe VORSICHT! Verätzungen und Sachschäden durch überlaufende Flüssigkeit! Den Behälter vor dem Einschalten leeren. Schalter A auf Position 1 stellen. Grüne Kontrolllampe leuchtet. Pumpe ist betriebsbereit. Absaugen...

21 21 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel, optimiert Vorbereiten der Pumpe Den Behälter leeren. Schalter A auf Position 1 stellen. Grüne Kontrolllampe leuchtet. Pumpe betriebsbereit. Verzicht auf Warnung. Infinitiv ohne zu Absaugen...

22 22 Standardisierung der funktionalen Elemente auf vier Ebenen Informationsprodukte Sequenzmuster Funktionale Einheiten Funktionale Bilder Betriebsanleitung, Kurzanleitung, Schulungsunterlage, usw. Handlungssequenz, Sicherheitshinweise, Funktionsbeschreibung, Aufbaubeschreibung, Bildschirmbeschreibung, Hinweis, Warnhinweis, referenzsichernde Abbildung, inventarische Abbildung, Störungstabelle Zielangabe, Voraussetzung, Maßnahme, Handlungsschritt, Resultat, Ursache, Folge, Zweck, Wirkungsweise Auszeichnungselemente Bildelemente Baugruppe, Auswahlfeld, Eingabefeld, Softkey, Unternehmensbezeichnung

23 23 Bausteingerecht formulieren So allgemein wie möglich, so spezifisch wie nötig

24 24 Ebenen des Funktionsdesigns und DTD Hier: DITA und Funktionsdesign Wichtige Erkenntnis: Funktionsdesign und bestimmte Strukturierungsansätze (DITA, Pimod, herstellerspezifische XML-Schemata) schließen sich nicht aus, sondern ergänzen sich! Sequenzmuster

25 Dokumenten-Redaktion CMS-Redaktion 25 Redaktionsstile Dokumenten-Redaktion versus CMS-Redaktion (idealtypisch) Redakteure sind verantwortlich für Dokumente Redakteure planen ihre Aufgaben individuell Dokumente entstehen auf Basis anderer Dokumente oder Dokumentteile (Copy&Paste) Inhalt und Gestaltung fließt ineinander Formatvorlagen Texte stehen im Kontext eines Dokuments Persönlicher Stil eines Redakteurs in Grenzen akzeptabel Inhalte anpassen Redakteure sind verantwortlich für Aufgaben Informationsentwicklung wird zentral geplant Dokumente bestehen aus Modulen mit geregelten Wiederverwendungsmechanismen Inhalt und Gestaltung weitgehend getrennt Elemente Texte werden für größtmögliche Wiederverwendung formuliert Größtmögliche Standardisierung für nahtlose Wiederverwendung Varianten oder Versionen anlegen

26 26 Standardisierung ist ein zentraler Erfolgsfaktor für die moderne Redaktion! Standards müssen von allen getragen werden: Teamarbeit! dokumentiert sein: Redaktionsleitfaden!

27 27 Redaktionsleitfaden: 5 Bereiche QM und Kommunikation Prozesse Redaktion Qualitätsziele und Leitsätze Organisation Rollen, Verantwortung, Befugnisse Neue Mitarbeiter/innen Lenkung der Dokumente Kontinuierliche Verbesserung Kommunikation und Schnittstellen Tools Arbeitsmittel Material Prozessunterstützende Checklisten Lektoratschecklisten Formulare Management-Prozesse Weiterbildung Interne Projekte Hauptprozesse: Planung und Recherche Risikobeurteilung Erstellung Beschaffung Review Lektorat Freigabe Übersetzung Produktion und Bereitstellung Archivierung Stützprozesse Terminologiemanagement Administration Zielgruppen Formulierungsregeln Schreibregeln Terminologie Sicherheit/Normenkonformität Medien und Orientierungshilfen Informationsprodukte Sequenzmuster Funktionale Einheiten/Visualisierungen Auszeichnungs- und Bildelemente Verweisregeln Indexierungsregeln Grafikerstellung Metadaten Wiederverwendung Standardtexte, Mustertexte Migrationsregeln (CI und Gestaltung)

28 28 Redaktionsleitfaden nach Funktionsdesign Schreibtechnischer Kern des Redaktionsleitfadens was wird geregelt? Zielgruppen Schreibregeln Formulierungsregeln Terminologie Sicherheitsbezogene Informationen und Normenkonformität Medien und Orientierungshilfen Informationsprodukte Modulbildende und integrierte Sequenzmuster Funktionale Einheiten und funktionale Visualisierungen Auszeichnungs- und Bildelemente Verweisregeln Indexierungsregeln Grafikerstellung Metadaten Wiederverwendung Standardtexte, Mustertexte Migrationsregeln (CI und Gestaltung)

29 29 Redaktionsleitfäden müssen nicht lang sein So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

30 30 Ein Redaktionsleitfaden muss nicht neu erfunden werden Funktionsdesign: Über 25 Jahre Erfahrung aus über 60 Redaktionsleitfäden

31 31 Effiziente Erstellung von individuellen Redaktionsleitfäden aus Profilen Projekt Funktionsdesign als Methode der Funktionsdesign-Entwickler Profile kumulierter Erfahrung für alle Funktionalen Elemente Als Methode stellt das Funktionsdesign Fragen an den Funktionsdesign-Entwickler Funktionsdesign in seiner ausgearbeiteten Form als unternehmensspezifischer Standard, bestehend aus: Redaktionsleitfaden Befähigung / Training Qualitätssicherung Kontinuierliche Anpassung Als Standard beantwortet das Funktionsdesign die Fragen des Redakteurs Erfahrung

32 32 Von der Analyse zum Funktionsdesign Analyse der IST-Dokumentation die Methode bei S+C Der Funktionsdesign- Konzeptionist analysiert IST- Dokumente und klassifiziert die Kommentare systematisch und konzeptorientiert. Dadurch können die entscheidenden Potenziale effizient während der Standardisierung gehoben werden! Beispiele für die Standardisierungsdiskussion stehen in den Workshops schnell zur Verfügung.

33 33 Profile: Kumuliertes Standardisierer-Wissen Bausteine für den Redaktionsleitfaden Gliederung der Profile: Identifikation Alternative Benennungen Verwendung Wofür? Wofür nicht? Zielgruppe Struktur Redaktionelle Regeln Mit Beispielen Hintergründe Rechtlich, technisch, Verweise Umsetzung Tipps Beispiele

34 34 Zusammenstellen einer ersten Redaktionsleitfaden-Version aus Profilen Analyse Bestehender Redaktionsleitfaden? Auswahl der passenden Profile 2. Zusammenstellen einer ersten Redaktionsleitfaden- Version 4. Effiziente Workshops für klare Entscheidungen auf gesichterter Basis

35 35 Online-Redaktionsleitfaden in Schema ST4 ST4 Funktionsdesign-Edition Ein Paket mit integrierter Beratung und einem vorbereiteten Redaktionsleitfaden für den Maschinenbau

36 36 Online-Redaktionsleitfaden in Schema ST4 ST4 Funktionsdesign-Edition Ein Paket mit integrierter Beratung und einem vorbereiteten Redaktionsleitfaden für den Maschinenbau

37 37 Erst optimieren, dann ins CMS: Kürzen am Beispiel Originaltext 145 Wörter Optimierung 63 Wörter ERROR 30: Meldungskette 2 geöffnet Sicherungen: Schalter: +L-Q10, +L-F42, +L-F43, +L-Q14, +L-Q15 Türschalter links +L-S19, Türschalter rechts +R-S20 und +A-S18 Wenn Druckschalter vor der Druckluft- Versorgungseinheit ausgelöst hat: Luftdruck prüfen (> 5 bar) Wenn Sicherung ausgelöst hat: Ursache beseitigen, z. B. Kurzschluss. Wenn keine Sicherung ausgelöst hat: Meldekontakte (...) auf Durchgang prüfen. Sicherstellen, dass an Klemmenleiste +L-X1:33 Spannung anliegt (+24 V DC). Ursache beseitigen. Bei Bedarf Meldekontakt austauschen. Meldungskette schließen.

38 38 Authoring Assistance? Wertvolle toolgestützte Autoren-Unterstützungen verfügbar Satzvorschläge aus dem CMS oder dem Translation Memory Vorteil: Bereits geschriebene Sätze können effizient wiederverwendet werden Nachteil: Auch schlechte Sätze werden wiederverwendet Zu bedenken: Formulierungsvarianten senken die Brauchbarkeit des Systems deutlich Maßnahme: Erst standardisieren! Satz-Pool kontinuierlich pflegen! Für die Pflege der Sprachressourcen genügend personelle Ressourcen einplanen! Computerlinguistische Prüfwerkzeuge Bei geeigneter Konfiguration sehr wertvoll für Redaktion, Qualitätssicherung, Analyse, Konzeption und für Pflege und Aufbau sprachlicher Ressourcen Jedoch: Ohne Konzept geht es nicht! Erst standardisieren! Ein White Paper zu Authoring Assistance finden Sie hier:

39 39 Wie vorgehen Klare Ziele Fundierte Analyse Definierte Soll-Informationen, basierend auf dem Informationsbedarf der Zielgruppen und tragfähig für die Zukunft Vorgehensmodell Funktionsdesign

40 (c) 2011, Schmeling + Consultants GmbH 40 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit! Schmeling + Consultants GmbH Wieblinger Weg Heidelberg E: info@schmeling-consultants.de T: +49 (0) / Roland Schmeling E: r.schmeling@schmeling-consultants.de T: +49 (0) / Schreiben Sie mir eine oder eine SMS... oder besuchen Sie uns auf unserer Internet-Seite!