speak with one voice 1

Transkript

1 1 speakwithonevoice

2 Aufbau und Einführung einer Unternehmensterminologie Ines Prusseit & Oliver Collmann Aufbau und Einführung einer Unternehmensterminologie tekom Berlin Brandenburg acrolinx GmbH Rosenstraße 2 D Berlin 2

3 Agenda Wozu dient die Corporate Language? Sprachinseln statt gemeinsamer Sprache Kundensicht Kostensicht Vorteile der Einstimmigkeit Verbreitung Praktische Übung Terminologie identifizieren und extrahieren Terminologie vereinheitlichen und anwenden Sprachmuster, Stil, Rechtschreibung und Grammatik vereinheitlichen 3

4 Agenda Softwareunterstützung für Corporate Language Überblick über Tools und Methoden Notwendige Funktionen acrolinx IQ Rolle der Linguistik Technische Trends Einführung Controlled Language Treibende Kräfte und Rollen Unterstützung des Management und der Bereiche Projektplanung und Erfahrungswerte Aufbau der Terminologie, der Autorensprache, der Wiederverwendung Workflow Anforderungen Referenzprojekte ROI einer Corporate Language In eigener Sache 4

5 Wozu dient die Corporate Language? Wozu dient die Corporate Language? 5

6 Unternehmensbereiche und Sprache Marketing ERP System (SAP) Dokumentation Training Entwicklung 6

7 Beispiele Terminologie Dazu den 4-Wegehahn schließen,... Dazu das Vierwegeventil schließen,... Dazu den 4-Wege-Hahn schließen,... Dazu das 4-Wege-Ventil schließen,... Dazu das 4-Wegeventil schließen,... Das Heizungselement muss vor dem Einbau gereinigt werden. Das Heizungelement muss vor dem Einbau gereinigt werden. Das Heizungs-Element muss vor dem Einbau gereinigt werden. Das Heizelement muss vor dem Einbau gereinigt werden. Das Heiz-Element muss vor dem Einbau gereinigt werden. Der Top-Hifi Verstärker ist ein Verstärker mit Frequenzweichen. Der Hifi-Verstärker ist ein Verstärker mit Frequenzweichen. Der Top-Hifi-Verstärker ist ein Verstärker mit Frequenzweichen. Der Hifi/Top-Hifi Verstärker ist ein Verstärker mit Frequenzweichen. Der Top-Hifiverstärker ist ein Verstärker mit Frequenzweichen. 7

8 Termkonfusion unternehmensweit ERP-System (SAP) Top-Hifi Verstärker Dokumentation Hifi-Verstärker Training Hifi/Top-Hifi Verstärker Marketing Top-Hifiverstärker 8

9 Beispiele Stil Sicherheitsbestimmungen beachten. Beachten Sie die Sicherheitsbestimmungen. Die Sicherheitsbestimmungen müssen beachtet werden. Die Sicherheitsbestimmungen sind zu beachten. Es ist wichtig, die Sicherheitsbestimmungen zu beachten. 9

10 Inkonsistenz ist teuer 10

11 So sieht es für den Kunden aus 11

12 Ursachen der Inkonsistenz Verschiedene Bereiche, die Test erstellen Verteilte Redaktion (örtlich, zeitlich, Module) Terminologie und Stilrichtlinien nicht verfügbar Texte werden angeliefert aus der Entwicklung von Zulieferern Texte in verschiedenen Quellsprachen (DE/EN) Schneller Produktlebenszyklus 12

13 Kosten der Inkonsistenz I Erhöhte Übersetzungskosten Weniger Treffer in der Übersetzungsdatenbank Mehr Nachfragen der Übersetzer Folgekosten unklarer Übersetzungen Kosten der Terminologie-Inkonsistenz Extern: Kunden, Partner, Lieferanten Intern: Andere Abteilungen und Standorte 13

14 Kosten der Inkonsistenz II Supportkosten durch geringere Verständlichkeit Corporate Identity wird unscharf Unzureichende Suchergebnisse in Datenbanken im technischen Support oder in PDM Systemen oder im ERP System 14

15 Kosteneinsparung Vorher Übersetzungskosten Nachher Matches TMS 15

16 Praktische Übung Praktische Übung 16

17 Gruppenarbeit am Beispieltext (15 Minuten erarbeiten, 15 min Diskussion, Terminologieextraktion: Was ist relevant? Welche Synonyme gibt es im Text? Finden Sie Varianten im Recherche- Text? Was kann man in Regeln festhalten? 17

18 Softwareunterstützung für Corporate Language Softwareunterstützung für Corporate Language 18

19 Überblick Redaktionsleitfaden und Excel-Listen Authoring Memory Systeme TMS basiert CMS basiert Regel- und qualitätsbasierte Systeme Integrierte Systeme 19

20 Authoring Memory Systeme Schlagen bereits erstellten Inhalt aus CMS oder TMS während des Schreibens vor Dadurch hohe Wiederverwendung erzielbar Aber: Garbage in, Garbage out Mehraufwand für Redakteur Keine Standardisierung Fuzzy Matching (Zeichenkettenvergleich) erzeugt falsche, gefährliche Vorschläge 20

21 Authoring Memory Systeme 21

22 Regel- und qualitätsbasierte Systeme Neuer Text wird auf Basis hinterlegter Regeln und Terminologie geprüft Dadurch hohe Qualität Wiederverwendungsgrad sinkt zunächst 22

23 Integrierte Systeme Beste aus 2 Welten: Regelbasiert Wiederverwendung Dadurch hohe Qualität und Wiederverwendung 2 Systeme auf dem Markt: acrolinx IQ across CLAT 23

24 acrolinx IQ - So funktioniert unsere Software 24

25 Einführung einer Controlled Language Einführung einer Controlled Language an Hand der Terminologie 25

26 Erfolgreiche Terminologiearbeit: Erkenntnis bei den Anwendern und Entscheidern Bereitschaft zur Abstimmung im Unternehmen Kontinuität beim Terminologiemanagement Technologie, die den Prozess wirkungsvoll unterstützt Der Mut anzufangen 26 26

27 Wie komme ich an Terminologie? Quellen der Terminologie (intern & extern) Dokumentation Marketingliteratur Trainingsmaterial Entwicklung Stücklisten/SAP und PDM Ländergesellschaften Übersetzung Fachwörterbücher / Industriestandards (DIN / Branche) 27 27

28 Terminologie Vorgehensmodell Terminologie gewinnen Terminologie vereinheitlichen Terminologie bereit stellen Terminologie prüfen Termkandidaten entdecken Validierungsschleife 28 28

29 Terminologie vereinheitlichen 29 29

30 Warum sind Kontexte und Definition wichtig? 30 30

31 Terminologieleitfaden Bosch Thermotechnik 31 31

32 Unternehmensweiter Workflow 32 32

33 Terminologie prüfen Anforderungen an Termprüfung Prüfung in den Prozess integriert Automatische Vorschläge Linguistische Intelligenz Feedback zum Terminologie Beauftragten Synchronisierung mit Terminologiedatenbanken Erkennung neuer Termkandidaten 33 33

34 Termvalidierung Anwender validiert Terme Vorschlag / gesperrt / erlaubt 34

35 Corporate Language eine unternehmensweite Aufgabe Corporate Language eine unternehmensweite Aufgabe für die Technische Dokumentation! 35

36 Trend geht zu Unternehmensweitem Ansatz Corporate Language als Teil der Corporate Identity Terminologie über Intranet unternehmensweit ausrollen Neben Produktinformation werden Produktmarketing, Entwicklung und PDM einbezogen Tech Doc ist Treiber der sprachlichen Festlegungen im Unternehmen 36

37 Fragen? Fragen? Web: 37

38 acrolinx IQ - So funktioniert unsere Software 38

39 acrolinx IQ - Plug-in IQ Server Intelligente Wiederverwendung Stapelverarbeitung Terminologie- Management Termbrowser Berichtswesen 39

40 Linguistische Intelligenz: Sprachstil Regel: Vermeiden Sie sollen! Linguistische Intelligenz erkennt Stilfehler und bietet Redakteuren Korrekturen an. Kontext fließt ein: Z. B. nur bei Warnhinweisen. 40

41 Regelsystem TÜV DocCert Klasse Anforderung 1.01 Gleiche Bedeutungen gleicher Begriffe müssen gleich geschrieben werden Abstrakte Substantive sollen vermieden werden Anweisungen müssen einheitlich formuliert werden Die Struktur der Anweisung muss schnell erfassbar sein Anweisungen müssen knapp und handlungsbezogen formuliert sein Gefahren- / Warnhinweise müssen eindeutig formuliert sein Die durchschnittliche Anzahl der Wörter pro Satz muss kleiner/ gleich 14 sein Die durchschnittliche Anzahl der Wörter vor dem ersten Verb soll nicht größer als 7 sein Die durchschnittliche Anzahl von Präpositionen (Beziehungen) soll kleiner/ gleich 2 sein Lange Satzklammern müssen vermieden sein Satzbezüge müssen eindeutig sein Passiv darf wenig verwendet sein Konjunktive sollen nicht verwendet sein. 41

42 Regeln aus dem AK Technisches Deutsch 42

43 Regeln aus dem AK Technisches Deutsch Erlaubte Benennung Heizelement Gesperrte Varianten z. B.: Heiz-Element Heizungselement Heizung-Element Gesperrte Synonyme z. B.: Heizkörper, Heizungskörper, Heiz-Körper Alle falschen Varianten werden automatisch erkannt. 43

44 Linguistische Intelligenz Bereits übersetzter, korrekter Satz: Beachten Sie die Sicherheitsbestimmungen. Bedeutungsgleiche Varianten z. B.: Sicherheitsbestimmungen beachten. Die Sicherheitsbestimmungen müssen beachtet werden. Die Sicherheitsbestimmungen sind zu beachten. Es ist wichtig, die Sicherheitsbestimmungen zu beachten. 44

45 Workflow Intelligente Wiederverwendung Redaktions- System/ Textpool acrolinx IQ Suite Autor Übersetzungs- Datenbank (TMS) Clusterbildung Validierung Prüfung 45

46 Unsere zufriedenen Kunden 46