Terminologieworkflows: Auf dem Weg zu mehr Konsistenz

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1 Terminologieworkflows: Auf dem Weg zu mehr Konsistenz In der Unternehmens- bzw. Produktkommunikation ist eine konsistente Terminologienutzung unabdingbar. Denn sie sorgt für eine verständliche Sprache und eine einheitliche Corporate Identity. Insbesondere für international aufgestellte Unternehmen, die mehrsprachig agieren, ist das Terminologiemanagement notwendig, um die Übersetzungskosten möglichst gering zu halten. Dieses White Paper beschreibt, wie Unternehmen die dafür notwendigen Voraussetzungen schaffen können.

2 1 Terminologieworkflows: Auf dem Weg zu mehr Konsistenz 2015 Inhalt Notwendigkeit und Anforderungen... Seite 2 Normative oder deskriptive Terminologie?... Seite 2 Datenbankbefüllung... Seite 3 Terminologieverwendung... Seite 4 Terminologieworkflows mit Across... Seite 4 Fazit... Seite 4

3 Terminologieworkflows: Auf dem Weg zu mehr Konsistenz Terminologieworkflows: Auf dem Weg zu mehr Konsistenz Notwendigkeit und Anforderungen Schraubenzieher oder Schraubendreher? Turnschuh oder Sportschuh? Terminologie muss konsistent verwendet werden, denn Variantenreichtum bei Quelltexten führt neben häufigeren Verständnisfragen der Kunden zu inkonsistenten Übersetzungen. Wird eine Benennung einheitlich festgelegt, muss diese auch nur einmal übersetzt werden. Für eine konsistente Verwendung von Begriffen sorgt ein Terminologiesystem, in dem der gesamte Fachwortschatz eines Unternehmens definiert und gepflegt wird. In dieser Datenbank können z. B. auch Zusatzinformationen zur Verwendung eines Terms hinterlegt werden. Unabhängig davon, ob Bedienungshandbücher, Schulungsunterlagen oder Displaytexte erstellt werden, wissen damit alle Bearbeiter, welche Benennung in einem bestimmten Kontext korrekt ist bzw. bevorzugt wird. Nutzt ein Redakteur oder Übersetzer einen nicht zugelassenen Term, wird er vom System darauf hingewiesen und bekommt eine Alternative vorgeschlagen. Durch Vergabe von Benutzerrechten werden Funktionen und Aufgaben bestimmter Personengruppen abgebildet. Während zum Beispiel Terminologen und einzelne Mitarbeiter aus den Fachabteilungen Terme bewerten und freigeben können, werden anderen Nutzern nur Vorschlags- oder Leserechte eingeräumt. Der Freigabestatus oder fehlende Informationen können in diesem Fall optisch gekennzeichnet werden. Mögliche weitere Benutzerrechte vieler Terminologiesysteme: Benutzer dürfen Kommentare schreiben. Benutzer können vorschlagen, redundante Einträge zu verschmelzen. Benutzer können den Einträgen Informationen (z. B. Abbildungen) hinzufügen. Benutzer können Verwendungsangaben vorschlagen. Benutzer können Terme vorschlagen, z. B. über ein Online-Formular. Dazu sollte das Terminologiesystem einige Anforderungen erfüllen: Sämtliche Informationen zu einem fachsprachlichen Begriff können einander zugeordnet und in einem terminologischen Eintrag gespeichert werden. Das System sollte auf Begriffs- und Benennungsebene konfigurierbar sein. Auf die Daten sollten involvierte Personen bzw. Abteilungen in Schlüsselprozessen, wie bei der Übersetzung, intuitiv zugreifen und sie nutzen können. Eine Qualitätssicherung sollte sowohl für Quell- als auch Zieltexte möglich sein. Normative oder deskriptive Terminologie? Für den Aufbau und die Pflege einer konsistenten Terminologie gehen Unternehmen unterschiedliche Wege. Während beim normativen Ansatz Terminologen Vorschriften für die Verwendung von Benennungen erarbeiten, lebt eine deskriptive Terminologie von der Beteiligung der Benutzer. Im ersten Fall soll der Anspruch erfüllt werden, alle denkbaren Bezeichnungen für einen Gegenstand oder Prozess möglichst erschöpfend zu erfassen und zu bewerten. Zur Informationssammlung werden hier beispielsweise Quellen wie Fachbücher oder Nachschla-

4 3 Terminologieworkflows: Auf dem Weg zu mehr Konsistenz 2015 gewerke sowie das Know-how entsprechender Fachleute herangezogen. Das Ziel ist eine eindeutige Entscheidung über bevorzugte und zu vermeidende Benennungen. Die Termfreigabe ist mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden, da die Informationen unterschiedlicher Quellen miteinander verglichen werden. Währenddessen stehen wichtige Benennungen für die Nutzung typischerweise nicht zur Verfügung. Die deskriptive Herangehensweise hingegen ist flexibler. Hierbei ist die Terminologiedatenbank offen gestaltet, sodass Übersetzer, Redakteure und andere Benutzer selbstständig Vorschläge eintragen und kommentieren können. Auch die Extraktion von Benennungskandidaten ist denkbar. Auf diese Weise können größere Terminologiebestände in kürzerer Zeit aufgebaut werden. Das Risiko: ohne eine normative Instanz zur Qualitätssicherung besteht die Gefahr eines unkontrollierten Anwachsens irrelevanter oder redundanter Einträge. Es ist daher empfehlenswert, auch bei der Einbeziehung der Benutzer einen oder wenige Terminologieverantwortliche zu benennen, die die Prozesse gestalten und eine moderierende Funktion einnehmen. Datenbankbefüllung Ist eine Terminologiedatenbank implementiert, geht es um die Befüllung. Oftmals haben Unternehmen zuvor die Einträge in Quell- und Zielsprache(n) in Excel gesammelt, was oftmals wenig effizient ist. Bevor diese Bestandsdaten importieren werden, sind einige Schritte notwendig: Es empfiehlt sich, insbesondere bei größeren Datenmengen, zu überprüfen, ob die Einträge korrekt und unerwünschte Synonyme als Unworte gekennzeichnet sind, und Fehler ggf. zu bereinigen. Des Weiteren muss definiert sein, welches das führende System hinsichtlich der Terminologieverwendung ist. Über das Festlegen der Datenbankstruktur wird schließlich definiert, welche Informationen zu einem Eintrag hinterlegt werden sollen. Mit der Erstbefüllung ist es aber nicht getan, denn Terminologiearbeit ist ein fortlaufender Prozess, weil immer neue Terme hinzukommen. Das Extrahieren und Bestimmen von Termen aus Quelltexten kann über eine linguistische oder eine statistische Herangehensweise vorgenommen werden. Bei ersterer werden die Quelltextdokumente durchsucht und neue Terminologie im System zur weiteren Verarbeitung gespeichert. Im Rahmen einer statistischen Terminologieextraktion als Teil des Übersetzungsworkflows wird der gesamte Text in das Terminologiesystem übernommen, das die Begriffe vorschlägt, die häufig im Text vorkommen. Akzeptierte Vorschläge gehen dann an den Terminologieübersetzer, der diese in die jeweiligen Zielsprachen lokalisiert. Eine weitere Möglichkeit, die Terminologiedatenbank zu befüllen, ist der Import aus einem Translation Memory, in dem bereits historisch verwendete Terminologiebegriffe hinterlegt sind. Entweder können diese zusammen mit den vorhandenen Übersetzungen aus dem Translation Memory extrahiert und in der Terminologiedatenbank hinterlegt werden. Oder in dem Translation Memory werden diejenigen Benennungen herausgesucht, für die noch nicht in allen Zielsprachen Übersetzungen vorliegen. Neben diesen Möglichkeiten, das Terminologiesystem zu befüllen, gibt es immer wieder die Situation, dass Terme von Übersetzern oder Mitarbeitern vorgeschlagen werden. Hierbei sollte festgelegt werden, wo diese gespeichert werden und wann sie von Dritten gesehen werden dürfen. Dies kann beispielsweise direkt im Terminologiesystem erfolgen oder über entsprechende Vorschlagsformulare. Der Prozess gestaltet sich am einfachsten so: Ein berechtigter Mitarbeiter reicht einen Terminologievorschlag in der Quellsprache ein und benachrichtigt den Terminologen, der überprüft, ob dieser künftig berücksichtigt werden soll. Falls er in die Terminologiedatenbank mit einfließen soll, wird er vervollständigt und zur Nutzung veröffentlicht. Ein Übersetzer lokalisiert den Vorschlag in die Zielsprache und stellt diesen dann ebenfalls zur Verfügung. Durch eine enge Zusammenarbeit zwischen Terminologen und Fachabteilungen wird sprachliches Wissen mit der Erfahrung bei der Verwendung bestimmter Fachwörter kombiniert. Dies hilft, einen Term bestmöglich zu beschreiben.bei diesem erwei-

5 Terminologieworkflows: Auf dem Weg zu mehr Konsistenz terten Prozess überprüft der Fachspezialist die Vorschläge und schlägt ggf. Alternativen vor. Hier kann es zu mehreren Abstimmungsschleifen zwischen den beiden Akteuren kommen. Terminologieverwendung Die Terminologiepflege ist das eine, sie zu nutzen das andere. Damit Autoren konsistente Quellen erstellen können, sollten sie beim Schreiben Zugriff auf die Terminologiedatenbank haben. So ist sichergestellt, dass sie autorisierte Terme verwenden, zu denen bereits Übersetzungen vorhanden sind. Dadurch werden redundante Übersetzungen vermieden. Im Rahmen der Übersetzung ist die Terminologiedatenbank idealerweise direkt in den Übersetzungseditor eingebettet. Somit sind Qualitätsprüfungen direkt während der Übersetzung möglich. Wird beispielsweise ein definiertes Unwort verwendet, wird dieses dem Übersetzer unmittelbar angezeigt. Darüber hinaus kann die Terminologieverwendung auch als eine Art Prozess-Schranke verwendet werden. Wenn in der bisherigen Übersetzung falsche Begriffe vorhanden sind, wird die weitere Bearbeitung so lange gestoppt, bis diese bereinigt sind. Statistiken und Berichte über die Terminologieverwendung oder Fehler geben schließlich Auskunft über die Übersetzungsqualität. Terminologieworkflows mit Across Across Systems stellt in seinem Translation-Management- System unter anderem zahlreiche Werkzeuge zur Verfügung, die das Terminologiemanagement ganzheitlich unterstützen: Ein zentrales Terminologiesystem für Autoren, Übersetzer und Fachabteilungen unterstützt den gesamten Prozess von der Definition bevorzugter Benennungen über die Redaktion bis hin zu Übersetzung, Lektorat und Qualitätssicherung. Dabei bietet es anpassbare Eintragsstrukturen sowie professionelle Funktionen zur Extraktion und Suche von Termen Es ermöglicht einen standortunabhängigen Zugriff auf das Terminologiesystem via Webbrowser. Schreibrechte erlauben dem Mitarbeiter, eigene Einträge zu generieren oder vorhandene zu ergänzen. Darüber hinaus steht ein konfigurierbares Modul zur Verfügung, mit dem alle berechtigten Nutzer über eine Eingabemaske Vorschläge zur Erweiterung der Terminologiedatenbank einreichen können. Außerdem bietet es die Recherche im Terminologiesystem von mobilen Endgeräten aus. Auch die Suche in Applikationen, bei denen unter Microsoft Windows Text in die Zwischenablage kopiert werden kann z. B. in einer , einer Word- oder PDF-Datei ist in Across möglich. Fazit Eine eindeutige Terminologie bringt nicht nur Vorteile für die Unternehmenskommunikation in der Ausgangssprache. Auch das Anfertigen qualitativ hochwertiger Übersetzungen wird dadurch erleichtert. Die Pflege der fremdsprachigen Terminologie sorgt auch in den übersetzten Texten für mehr Konsistenz. Fehlervererbung und unnötige Kosten werden dadurch vermieden. Über intelligente Werkzeuge, wie sie Across bietet, werden die Prozesse rund um die Befüllung und Nutzung der Terminologien optimiert. Dabei sollte ein individueller Plan erarbeitet werden, der zu den Anforderungen des Unternehmens passt. Across Systems GmbH 2015 Tel info@across.net