Terminologiearbeit als Basis für erfolgreiches Wissensmanagement

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1 Terminologiearbeit als Basis für erfolgreiches Wissensmanagement Qualitätssteigerung für die Technische Dokumentation Ilka Kurfess und Christine Schmacht cognitas GmbH 8. Stuttgarter Wissensmanagement-Tage Stuttgart,

2 Agenda Terminologie und Terminologiearbeit Vorteile für das Wissensmanagement in Technischen Redaktionen Interaktionsfelder der Terminologiearbeit Terminologieverwaltungssysteme Anforderungen an Terminologen

3 1) Terminologie und Terminologiearbeit: Begriffsbestimmung Terminologie ist die Gesamtheit der in einem Fachgebiet üblichen Fachwörter und Fachausdrücke. Die steigende Komplexität der technischen Systeme führt zum zunehmenden Umfang der Fachwortbestände. Folge: Verständigungsschwierigkeiten zwischen Laien, aber auch zwischen Experten aus verschiedenen oder demselben Fachgebiet.

4 1) Terminologie und Terminologiearbeit: Begriffsbestimmung Terminologiearbeit ist das Erfassen aller Fachwörter, die in einem Fachgebiet verwendet werden sowie deren Bedeutungsfestlegung per Definition. Wichtig: Fachwörter möglichst frühzeitig erfassen und ihre exakte Bedeutung festlegen Übersetzung eines Fachwortes in eine oder mehrere Fremdsprachen: Per Definition festgelegte Begriffsbedeutung in der Quellsprache ist Voraussetzung für die Übersetzbarkeit der Benennung.

5 1) Terminologie und Terminologiearbeit: Bedeutung Bedeutung: Vereinheitlichung der Begriffe Jeder weiß, was gemeint ist Terminologie ist bei der Technischen Dokumentation die Basis für Wiederverwendung, Konsistenz und Verständlichkeit.

6 1) Terminologie und Terminologiearbeit: Bedeutung Potenziale einheitlicher Terminologie für ein Unternehmen: Reduzierung der Übersetzungskosten Rechtssicherheit Reduzierung der Arbeitskosten Reduzierung der Fehlerquote (= Belastung Service/Hotline) Einsparungspotenzial: ca. 5% bis 50% (1) (1) Erfahrungswerte aus der tekom-studie zur Terminologiearbeit, 2009

7 2) Vorteile für das Wissensmanagement Zugang der Mitarbeiter zum unternehmensspezifischen Wissen Eindeutigkeit, Verständlichkeit, Qualitätsverbesserung in der Kommunikation und Dokumentation Effiziente Arbeitsprozesse, Einsparung von Arbeits-, Zeit- und Kostenaufwand Welcher Fachwortschatz soll festgelegt werden? Welche Zielgruppen sollen erreicht werden? Soll mit einem Kerngebiet des Unternehmens begonnen werden oder sollen alle Bereiche mit einbezogen werden (Corporate Language)? Wird einsprachig oder mehrsprachig gestartet?

8 2) Vorteile für das Wissensmanagement bessere Textverständlichkeit auf allen Zielmärkten schnellere Informationserfassung weniger Missverständnisse bessere Außenwirkung Beitrag zum Wissensmanagement höhere Wiederverwendungsrate geringere Recherche-, Pflege- und Übersetzungskosten geringere Fehlerbehebungskosten verkürzte Laufzeiten durch weniger Rückfragen früherer Markteintritt

9 2) Vorteile für das Wissensmanagement: Redaktionsinternes Terminologiemanagement

10 2) Vorteile für das Wissensmanagement: Einheitliche Unternehmensterminologie

11 3) Interaktionsfelder der Terminologiearbeit

12 3) Interaktionsfelder der Terminologiearbeit Entwicklungsbereich Werkstattinformation Betriebsanleitungen Dokumentations- und spartenübergreifende Analyse der Fachbereiche Synergien schaffen Frühestmögliche Abstimmung Erhöhung der Akzeptanz und thematische Klärung Expertengremien Erhöhung des Bekanntheitsgrads Schulungen, Newsletter, Monatl. Meeting aller Fachbereiche Sicherung der Qualität Zugang zur Online-Datenbank, Textprüfprogramm

13 3) Interaktionsfelder der Terminologiearbeit Spartenübergreifende Verwendungsstellenrecherche: Dokumente der Werkstattinformation, Betriebsanleitungen, Kataloge des Entwicklungsbereichs, vorhandene Übersetzungen Prüfung von Gesetzen, DIN-Normen, Fachliteratur und Patenten Rücksprache mit Entwickler Ermittlung von Synonymen Definition gemäß Definitionsleitfaden Vorzugsbenennung gemäß Terminologieleitfaden Ziel: Eine funktionale und technisch korrekte Benennung, die auch die Übersetzbarkeit gewährleistet.

14 3) Interaktionsfelder der Terminologiearbeit Festlegen der Vorzugsbenennung: Feststellbremse Festlegen verbotener Synonyme: Handbremse Parkbremse Standbremse Erstellen der Definition: Vorrichtung, die das haltende oder abgestellte Fahrzeug gegen Wegrollen sichert. Sie wird per Hand oder Fuß betätigt und wirkt mechanisch auf die Bremsanlage einer Achse ein. Gleichwertige Benennungen: Handbremse, Parkbremse, Standbremse, Feststellbremse

15 4) Terminologieverwaltungssysteme Verwaltungsformen: Listen (MS Excel, MS Word, ) Datenbanken* *Anforderungen an Eintragsstruktur: Begriffsorientierung: Statusvergabe pro Begriff Benennungsautonomie: Statusvergabe pro Benennung Datenfelder für Definition und weitere Freitexte Datenfelder mit endlichen Werten (Numerus, Genus, Wortart) Datenfelder für Abbildungen

16 4) Terminologieverwaltungssysteme

17 4) Terminologieverwaltungssysteme Begriffsorientierung (ID) Vorzugsbenennung Benennungsautonomie Synonym Statusvergabe pro Begriff

18 5) Anforderungen an Terminologen Sprachliche und sprachwissenschaftliche Kompetenzen Detaillierte, spartenübergreifende Produktkenntnis Ausbildung/Präferenz für Dokumentationsthemen Kenntnis der Arbeitsprozesse Systematische Arbeitsmethoden Problemlösungskompetenz Verhandlungskompetenz Durchsetzungskraft und Fähigkeit zur Selbstkritik

19 5) Anforderungen an Terminologen Redaktionen 50% Betriebsanleitungen 25% Service, Wartung 25% Schulungen Terminologe 1 Terminologe 2 50% Diagnose 25% Marketing 25% Benennungsgrundsätze, Begriffssysteme, Prozesse Terminologe 5 Terminologie Terminologe 3 50% Werkstattinformation 50% Entwicklung Abstimmung 50% Werkstattinformation 50% Entwicklung Anträge Terminologe 4 50% Entwicklung Anträge 50% Entwicklung Abstimmung Konstruktionsbereich

20 Unternehmensspezifisches Wissensmanagement Zu integrierende Fachbereiche analysieren und Qualitätsstandards und Arbeitsschritte festlegen. Einträge in der Terminologiedatenbank bieten personenunabhängiges Wissensmanagement. Verteilung von Wissen im Unternehmen mit Nutzung der Datenbank gewährleistet. Fachsprache (und damit Fachwissen) wird in der Quellsprache bewusst und durchgängig konsistent eingesetzt, unterstützt bei der Optimierung der Textverständlichkeit, hilft bei der eindeutigen Zuordnung des zu übersetzenden Inhalts in die Zielsprachen.

21 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! cognitas. Gesellschaft für Technik-Dokumentation mbh Alte Landstraße 6 D Ottobrunn Tel: cognitas finden Sie auch in Paderborn, Fellbach, Immenstaad (Bodensee), Bad Kreuznach, Dortmund, Kleve, Worms.

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