Übersicht HotelPac und TourisPac e-solutions

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1 Die Firma HotelPac HC System AG bietet im touristischen Bereich folgende Produkte an HotelPac Hotel Management- und Reservations System für Hotels für Ferienwohnungsverwaltungen TourisPac e-solutions Extranet Intranet Info-Platform PointPac Kassensysteme Tiscover Travel Network MailPac: Newsletter HotelPac Hotel Management- und Reservations System Das HotelPac Hotel Management- und Reservations-System ist in 2 Versionen verfügbar HotelPac für Hotels Alle Funktionen welche bei der täglichen Arbeit in einem Hotel anfallen wie : Reservation, Checkin/Check-out, Zimmerverwaltung, Gästebuchhaltung, Stammgäste- und Adresskartei etc. Können mit dieser Software erledigt werden. Diverse Schnittstellen zu Kassensystemen, Telefonzentralen etc. stehen zur Verfügung (für Einzelheiten zur Software und zu den Schnittstellen siehe separate Beschreibung). Web: Mail: info@hotelpac.ch Stand Seite: 1

2 HotelPac für Ferienwohnungsverwaltungen Alle Funktione welche bei der täglichen Verwaltung von Ferienwohnungen anfallen wie Reservation, Anzahlung, Abrechnung mit dem Gast und dem FEWO-Besitzer, Stammgäste- und Adresskartei etc. können mit dieser Software erledigt werden. (für Einzelheiten zur Software und zu den Schnittstellen siehe separate Beschreibung). In beiden Versionen können Tiscover Kontingente, sofern die nötigen technischen Voraussetzungen erfüllt sind, automatisch mit dem System verwaltet werden. Es besteht ebenfalls die Möglichkeit News-Artikel direkt auf dem Info-Web zu präsentieren. Eine Lizenz der Software kann erworben und auf einem eigenen Server installiert werden oder aber besteht die Möglichkeit dieselbe Software inkl. Hosting und Support für eine bestimmte Zeit zu Mieten (ASP). TourisPac e-solutions bestehen aus den 3 integrierten Modulen: TourisPac Intranet (Administrations-System für Tourismusbüros) TourisPac Extranet TourisPac Info-Web sowie einigen Zusatzangeboten wie: PointPac: Kassensystem MailPac: Newsletter TourisPac Intranet (Administrations-System für Tourismusbüros) Das Grundmodul dieser Software beinhaltet alle Stammdaten aller Objekte, Besitzer, Stammgäste, Adressen etc. und dient dem Tourismusbüro bei den täglich anfallenden Arbeiten sowie der Kurtaxenkontrolle, der Debitorenbuchaltung, der Mitgliederverwaltung, TFT Abrechnungen etc. (siehe separate Beschreibung für Einzelheiten). Zusätzlich können die folgenden Funktionen frei geschaltet oder auf Wunsch Neue erstellt werden. Unterkunftsverzeichnis Factsheet externe Meldescheinverwaltung Info-Platform Kleinanzeigesystem Tiscover-Reservationsabrechnung Web: Mail: info@hotelpac.ch Stand Seite: 2

3 Unterkunftsverzeichnis: Zusätzliche Daten welche in einem Unterkunftsverzeichnis benötigt werden, können getrennt nach Art der Unterkunft erfasst werden. Daten welche in einem Verzeichnis publiziert werden sollen, können in einem vordefinierten Format an die Druckerei übergeben werden Web: Mail: Stand Seite: 3

4 Factsheets: Zusätzliche Daten und Bilder welche bei der Erstellung eines Factsheets verwendet werden sollen, können erfasst und dazugehörige Bilder auf dem Server abgelegt werden. Factsheets können mittels variablen WORD-Vorlagen in diversen Formaten (z.b..doc oder.pdf) erstellt und den Leistungsträger zur Verfügung gestellt werden. Web: Mail: Stand Seite: 4

5 Externe Meldescheinverwaltung: Damit die Leistungsträger die Meldescheindaten selbst erfassen können, kann die entsprechende Funktion pro Leistungsträger oder Verwalter frei geschaltet werden. Eine Zuordnung von mehrere Objekten aus versch. Regionen oder Orten an den selben Leistungsträger (Verwalter) ist möglich, so dass dieser alle Objekte mit einem Login verwalten kann. Extern Erfassten Daten können in's Administrationssystem importiert und die entsprechende Abrechnung erstellt werden. Web: Mail: Stand Seite: 5

6 Info-Web: Zur Internen Kommunikation mit den Leistungsträgern können Artikel und Bilder verfasst, gespeichert und veröffentlicht werden. Diese Information werden dem Leistungsträger angezeigt nachdem er sich im TourisPac Extranet angemeldet hat. News-Artikel, Texte, Bilder, Angebote, Veranstaltungen, Informationen etc. können ebenfalls für das öffentliche info-web verfasst und dort publiziert werden. Öffentliche info-webs sind z.b info-wallis.ch., reisen-mit-wir.ch, pauschalen.info etc. Im Auftrag können auch Layouts für spezielle info-web's erstellt werden. News Artikel können Plattformübergreifend publiziert werden. Web: Mail: Stand Seite: 6

7 Kleinanzeigesystem: Um Immobilien anzubieten, Wohnungen in Jahresmiete zu vermieten, Job's zu vermitteln etc. können diese im Kleinanzeigensystem erfasst und via eine info-web Plattform oder via die eigene Homepage publiziert werden. Web: Mail: Stand Seite: 7

8 Tiscover-Reservationsabrechnung: Einzelheiten von Online-Reservationen können importiert werden um die Abrechnung der Anzahlung(en) mit dem Gast, die Schlusszahlung und die Auszahlung an die Leistungsträger via die TourisPac Debitorenbuchhaltung zu erledigen. Web: Mail: Stand Seite: 8

9 TourisPac Extranet* Diese Plattform ist unabhängig von externen Systemen wie dem TourisPac Intranet und/oder Tiscover, ist aber mittels Interface mit den entsprechenden Funktionen dieser Systeme verbunden und basiert gleichzeitig auf derselben Technologie wie TourisPac. Somit können Daten problemlos untereinander ausgetauscht werden. Als separate Dienstleistung unterstützt es den Leistungsträger bei der Verwaltung seiner Objekte und bei der Beratung seiner Gäste wie folgt: Verwaltung der Wohnung(en) Reservationsanfragen Reservationen Gästelisten (An-/Abreise) Dispograph Mietverträge Kontingente Gästekarten und Meldescheine Kurtaxenabrechnung Stammgästekartei Adressenverwaltung mit Datenexport (für Newsletter, Seriendokumente etc.) Interne Kommunikation (News an Leistungsträger) News update info-web Verwaltung der Wohnung(en) Jede Wohnung des Leistungsträgers ist im TourisPac des Ortes erfasst (sofern dieses Modul installiert ist). Um Reservationen machen zu können wird die entsprechende Wohnung ebenfalls im Reservationsmodul frei geschaltet und einem externen Benutzer zugeordnet. Reservationsanfragen: Eingehende Reservationsanfragen können direkt über das Extranet mittels standard Briefen/ s beantwortet werden. * = verfügbar ab dem 1. Quartal 2007 Web: Mail: info@hotelpac.ch Stand Seite: 9

10 Reservationen: Der Leistungsträger macht für jede Reservationsanfrage oder Reservation einen Eintrag im System. Dabei werden neben den An- Abreise-Daten auch die Anzahl der Gäste, der zu verrechnende Tarif, extra Leistungen, Anzahlung, Bestätigungsdatum und die Adresse des Gastes erfasst. Wird eine Reservation über das Tiscover-Reiseportal gemacht, können die Daten automatisch übernommen werden. Je nach Status der Reservation (fixe Buchung, Vertragsanfrage) wird der Status im Kontingent angepasst. Der Wohnungsstatus jeder Wohnung, jedes Tages ist auf einem Dispographen ersichtlich. Reserviert oder offerierte Wohnungen (Vertrag versandt aber noch nicht zurück erhalten) werden im Tiscover Reiseportal als besetzt gemeldet um Doppelbuchungen zu vermeiden. Gästelisten: Es besteht die Möglichkeit eine Liste mit den wichtigsten Angaben des Gastes für jeden beliebigen Zeitraum auszudrucken. Web: Mail: Stand Seite: 10

11 Dispograph: Alle Reservationen sind auf dem Dispographen übersichtlich dargestellt. Dabei hat jede Reservation einen Status wie folgt: gebucht unbestätigt (Vertrag versandt aber noch nicht zurück erhalten) im Haus (Gast ist angereist bzw. Meldeschein/Gästekarte wurde erstellt) abgereist (Kurtaxenabrechnung erstellt und an Tourismusbüro weitergeleitet) Mietveträge: Basierend auf den Reservationsdaten kann ein Mietvertrag mit Begleitbrief erstellt werden. Der Mietvertrag kann pro Leistungsträger individuell zusammengestellt oder aber vom Ort übernommen werden. Kontingentsverwaltung: Die freien und besetzten Wohnungen werden automatisch verwaltet indem die entsprechenden Reservationen im System erfasst werden. Es kann bestimmt werden für welche Zeit ein externes (Tiscover) Kontingent frei geschaltet werden soll. Ist ein externes (Tiscover) Kontingent zu führen erfolgt dieses automatisch durch die Reservation. Web: Mail: Stand Seite: 11

12 Meldescheine und Gästekarten: Vor der Anreise können mittels einem standard Dokument der Meldeschein erstellt werden. Die Daten können von der Reservation übernommen (sofern diese im Extranet verwaltet werden) oder an dieser Stelle neu erfasst werden. Sofern gewünscht kann gleichzeitig mit dem Meldeschein eine Gästekarte gedruckt werden. Das Dokument welches den Meldeschein beinhaltet kann pro Leistungsträger mit einem Text (z.b. für Vergünstigungen) versehen werden. Web: Mail: Stand Seite: 12

13 Kurtaxenabrechnung: Sobald der Gast abgereist ist kann der Meldeschein elektronisch an das Tourismusbüro, welches mit TourisPac arbeitet, übermittelt werden. Das Tourismusbüro muss somit die Daten kein zweites Mal erfassen und kann die Abrechnung direkt aus den übermittelten Daten erstellen. Für Leistungsträger welche die Meldescheindaten nicht mit dem Extranet verwalten besteht eine Import- Funktion mit welcher die Meldescheindaten mittels einer vordefinierten Schnittstelle (Text-Datei) eingelesen und an das Tourismusbüro übermittelt werden können. Web: Mail: Stand Seite: 13

14 Stammgästekartei: Wird eine Reservation erstellt oder ein Meldeschein erfasst, werden die Daten automatisch in die Stammgästekartei übertragen. Wird zukünftig eine neue Reservation gemacht oder ein neuer Meldeschein ausgefüllt, werden die Daten von dort übernommen und müssen nicht mehr neu erfasst werden. Stammdaten können exportiert und für Rundschreiben/ etc. weiterverwendet werden Web: Mail: Stand Seite: 14

15 Adressenverwaltung mit Datenexport (für Newsletter, Seriendokumente etc.): Alle Adressen welche im System gebraucht werden (Reservation, Stammgäste, Meldescheine) sowie weitere Private Adressen können im System gespeichert werden. Adressdaten können exportiert und für Rundschreiben/ etc. weiterverwendet werden. Interne Kommunikation (News an Leistungsträger): Zur Kommunikation mit den Leistungsträgern können Artikel irgendwelche Art via das TourisPac Intranet erstellt werden. Diese Artikel werden auf der Willkommensseite des TourisPac Extranets angezeigt wann immer sich ein Leistungsträger anmeldet. News-update info-web: Leistungsträger können Artikel/Angebote etc. verfassen welche auf der Info-Web Plattform veröffentlicht werden sollen. Das Tourismusbüro sichtet die Artikel, kann diese redigieren und veröffentlichen Web: Mail: Stand Seite: 15

16 TourisPac info-web Info-Web Plattformen dienen dazu Top-Aktuelle Informationen zu einem Ort, einer Region oder einem anderen Thema schnell und einfach zu publizieren. Die einzelnen Artikel können durch die Leistungsträger oder die Tourismusbüros erfasst werden. Die für die entsprechende Info-Web Plattform zuständige Stelle überprüft den Artikel und gibt die Publikation frei. Neben den Info's hat der Internet-Benutzer auch auf jeder Seite, dem Artikel entsprechend, die Möglichkeit nach buchbaren Unterkünften zu suchen. Dazu sind die Info-Web Seiten mit der Schnellbuchungsfunktion von Tiscover ausgerüstet. Zudem kann an jeder Stelle auf den entsprechenden Reiseführer, Veranstaltungskalender, Routenplaner, Wetterdienst zurückgegriffen werden. Diese Dienste werden ebenfalls von Tiscover zur Verfügung gestellt. Web: Mail: Stand Seite: 16

17 PointPac Kassensystem: Diese Software deckt alle Funktionen ab, welche durch eine Registrierkasse erledigt werden müssen. Es stehen dazu verschiedene Versionen (Restaurant, Heim, Retail für Mode und Sport, Lebensmittel, Tourismus) zur Verfügung. Für Tourismusbüros bestehen Sonderfunktionen, damit z.b. Meldescheine gleich über die Kasse erfasst werden können und für Verkaufsartikel gleich die entsprechende Lagerkontrolle geführt werden kann. Für Einzelheiten zur Software und zu den Schnittstellen siehe separate Beschreibung. Tiscover Travel Network: Als Tiscover Service Partner bieten wir unseren Kunden neben Beratung und Datenersterfassung auch die Schulung aller Tiscover Produkte an. Für Einzelheiten zu Tiscover und unseren Dienstleistungen im Bezug auf Tiscover siehe separate Beschreibung. MailPac Newsletter: Unter dem Namen MailPac bieten wir unseren Kunden Dienstleistungen im Bezug auf Gestaltung, Versand, und Nachkontrolle (Statistiken) von und mittels Newsletters an. Für den Bereich Kundenbindung und Werbung mit standartisierten s unterhalten wir für unsere Kunden ebenfalls die entsprechenden Adress-Datenbanken. Für Einzelheiten zu dieser Dienstleistung siehe separate Beschreibung. Web: Mail: Stand Seite: 17