TourisPac Administrations-System für Tourismusbüros

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1 TourisPac Administrations-System für Tourismusbüros Das Kurtaxenverwaltungs- und Administrations-System ist ein mit neuster Technologie entwickeltes Softwarepaket. Es beinhaltet neben der Funktion zur Bearbeitung der Meldescheine eine komplette Debitoren Buchhaltung und eine Adressenverwaltung. Die erfassten Daten werden nicht nur für die Abrechnung der Taxen gebraucht, sondern liefern auch wichtige Statistiken und Marketing Informationen. Alle Funktionen sind vollständig integriert und können lokal oder über das Internet gebraucht werden. TourisPac wurde mit der Philosophie entwickelt, dass mehrere individuelle Tourismusbüros einer Region alle administrativen Arbeiten in Bezug auf die Verwaltung von Meldescheinen, Tourismusförderungstaxen, Vereinsmitglieder etc. auf einem zentralen Server erledigen. Dadurch werden die Kosten für den Unterhalt und die Hardware um einiges geringer bei gleichzeitig höherem Nutzen wie z.b. Marketing. Alle Daten sind strikte nach Tourismusbüros getrennt, können aber für statistische und Marketingzwecke zusammengefasst werden. Die Funktionen sind völlig integriert und einfach zu bedienen. Einmal erfasste Daten werden innerhalb des Systems immer wieder weiterverarbeitet. Arbeiten können rationeller und schneller erledigt werden und Kennzahlen stehen der Organisation jederzeit zur Verfügung. Durch die Verwendung einer offenen Datenbank können die Daten auf einfache Weise von anderen Systemen übernommen oder übergeben werden. Mit Hilfe des Applikationsgenerators können zusätzliche Funktionen erstellt oder speziellen Wünschen der Kunden angepasst werden. Web: Mail: Stand Seite: 1

2 Hauptpunkte: Meldescheinverwaltung Tourismusförderungstaxe Stammdaten: Objekte, Besitzer, Bewohner, Vereinsmitglieder etc. Debitorenbuchhaltung Stammgästekartei Adressenverwaltung mit Direct Mailing Schnittstellen: HotelPac Ferienwohnungsverwaltung Druck von FEWO Verzeichnissen Web-Interface Zusatzmodule: News-Interface Kleinanzeigensystem FEWO-Reservations-System mit Tiscover Kontingentswartung (e-solution für Vermieter) PointPac Kassensystem Zielgebiete: Tourismusbüros Verkehrs- und Kurvereine Beschreibung: Meldescheinverwaltung: Erfassung, Ausgabe und Kontrolle von Meldeschein Formularen On-Line Erfassen von Meldescheindaten durch das Tourismusbüro oder den Leistungsträger Drucken von Gästekarten Inkasso oder Fakturierung der Kurtaxe Abrechnung pro Objekt/Leistungsträger/Verwalter Belegungsstatistik pro Objekt Belegungs,- Anreise,- Logiernächtestatistik Export von Daten zur Weiterverarbeitung in beliebiger MS-Office Software umfangreiche Listen und Statistiken auf Bildschirm oder Drucker. Auf Wunsch können Listen individuell erweitert oder angepasst werden Web: Mail: Stand Seite: 2

3 Beschreibung: Tourismusförderungstaxe/abgabe: Stammdaten für automatischen Verrechnung der Tourismusförderungstaxen für die Wohnungseigentümer und das Gewerbe Automatische oder manuelle Verrechnung der Tourismusförderungstaxe mit Erstellen der entsprechenden Debitoren Rechnungen mit ESR-Einzahlungsschein. Alle standard Funktionen der Debitoren Buchhaltung Historie der verrechneten Taxen/Abgaben zu Kontrollzwecken Export der Daten z.b. für Mailings mit MS-Word und (Abrechnungsformulare etc.) Umfangreiche Listen welche auf Wunsch individuell erweitert oder angepasst werden können Stammdaten: Stammdaten für alle Objekte, Besitzer, Bewohner, Tourismusförderungstaxen pflichtiges Gewerbe, Mitglieder etc. Export von Daten zur Weiterverarbeitung in beliebiger Textverarbeitung oder Tabellenkalkulations Software umfangreiche Listen und Statistiken auf Bildschirm oder Drucker. Auf Wunsch können Listen individuell erweitert oder angepasst werden Debitoren Buchhaltung: Automatisches verbuchen von Tourismusförderungstaxen, Kurtaxenpauschalen, Mitglieder- und Werbebeiträgen etc. und unbezahlten Meldescheinen. Manuelles verbuchen von Tourismusförderungstaxen, Kurtaxenpauschalen, Mitglieder- und Werbebeiträgen, unbezahlten Meldescheinen sowie übrigen Belastungen wie Verkauf von Wanderkarten, Büchern, Souveniers etc. Ausdruck von Rechnungen inkl. ESR-Einzahlungsschein Manuelles erfassen von Zahlungen und/oder ESR Zahlungslauf Automatisches, mehrstufiges Mahnwesen Umfangreiche Listen für Verwaltung und Buchhaltung auf Bildschirm oder Drucker, wie: Kontenauszüge, Buchungsjournale, offene Posten-Listen, Mahnlisten und Briefe in MS-Office Format Auf Wunsch können Listen individuell erweitert oder angepasst werden. Stammgästekartei: Die Stammgästekartei wird automatisch bei jedem Erfassen eines Meldescheines mitgeführt. Gästeehrungen können in der Kartei erfasst werden. Abfrage der Meldescheineinzelheiten der vergangenen Aufenthalte Statistiken können nach Wunsch erstellt werden. Die Stammgästekartei dient als Grundlage für Werbeschreiben und Rundschreiben Integrierte Normbriefe via MS-Office Export von Daten zur Weiterverarbeitung in beliebiger Textverarbeitung oder Tabellenkalkulations Software umfangreiche Listen und Statistiken auf Bildschirm oder Drucker. Auf Wunsch können Listen individuell erweitert oder angepasst werden Web: Mail: Stand Seite: 3

4 Beschreibung: Adressenverwaltung mit Direct Mailing: Adressdatei von Stammgästen, Objekt Besitzern, Dauergästen, Vereinsmitgliedern, Tourismustaxenpflichtigen Betrieben, Reisebüros, Firmen, usw. mit vielen Auswahlmöglichkeiten für Mailings und Rundschreiben (Werbebriefe, Weihnachtskarten, Sonderangebote usw.) Export von Adressen z.b. für Mailings mit MS-Word etc. oder zum Erstellen von zusätzlichen Tabellen via MS-Excel usw. Funktion um Werbe- s zu erstellen und zu versenden Umfangreiche Listen - auf Wunsch können diese individuell erweitert oder angepasst werden. Schnittstellen : HotelPac Ferienwohnungsverwaltung Setzt eine Verwaltungsgesellschaft die HotelPac Ferienwohungsverwaltungs Software ein, so können die Meldescheineinzelheiten von Ferienwohnungsgästen direkt in die Kurtaxenabrechnung übernommen werden. Druck von FEWO Verzeichnissen Objektdaten können in beliebiger Form erweitert werden so dass diese Daten zur automatischen Herstellung von Drucksachen wie FEWO-Verzeichnissen genutzt werden können. Es bestehen standard Schnittstellen für diverse Druckereien. Web-Interface Alle in TourisPac erfassten Daten können in beliebiger Form direkt im Internet veröffentlicht oder zum Druck von Fact-Sheets etc. verwendet werden. Zusatzmodul : News-Interface Um mit den Leistungsträgern direkt kommunizieren zu können, stehen neben den verschiedenen Funktionen eine NEWS-System zur Verfügung. Das Tourismusbüro kann dort wichtige Informationen publizieren welche den Leistungsträgern automatisch beim einloggen angezeigt werden. Kleinanzeigensystem (Immobilien) Für zum Verkauf stehende Immobilien oder Käufer von solchen, steht ein Kleinanzeigensystem zur Verfügung. Die entsprechenden Kleinanzeigen werden in TourisPac erfasst und können parametergesteuert und im "Look and Feel" der Ortsseite publiziert werden. Dieses System kann ebenfalls für andere Arten von Kleinanzeigen wie Stellenanzeigen etc. genutzt werden. Web: Mail: info@hotelpac.ch Stand Seite: 4

5 Zusatzmodul : FEWO-Reservations-System mit TISCOVER Kontingentswartung (e-solution für Vermieter) Den Vermietern von Wohnungen kann über TourisPac ein umfangreiches Reservations-System zur Verfügung gestellt werden. In diese Modul integriert ist ebenfalls eine automatischer Update von Tiscover Kontingenten. Für detaillierte Einzelheiten verlangen Sie bitte die entsprechende Dokumentation. PointPac Kassensystem Kurtaxen- sowie jegliche andere Bareinnahmen können direkt über diese Modul abgerechnet werden. Somit kann auch die Kasse vollständig ins TourisPac Abrechnungssystem integriert werden. Für detaillierte Einzelheiten verlangen Sie bitte die entsprechende Dokumentation. Web: Mail: info@hotelpac.ch Stand Seite: 5

6 Meldeschein erfassen Je nach Konfiguration des Systems und der Leistungsträger folgt die Erfassung der Meldescheindaten Online durch das Tourismusbüro oder über das Internet durch den Vermieter. Wird die Erfassung durch den Vermieter erledigt, wird pro Vermieter eine Stammgäste- und Adresskartei geführt welche durch jeden Vermieter z.b für Mailings etc. genutzt werden kann. Ein Zusatzmodul mit welchem der Vermieter alle seine Reservationen und Kontingente verwalten sowie Verträge drucken kann ist in Vorbereitung Sie sind direkt mit dem Server verbunden. Dies kann über eine gesicherte Internet Verbindung oder eine dedizierte Modem Verbindung geschehen. Gleichzeitig mit dem Erfassen der Meldescheindaten werden diverse Statistiken und Abrechnungen sowie die Stammgästekartei nachgeführt. Werden die Meldescheine durch den Leistungsträger erfasst geschieht dies mit einem Web- Formular. Gleichzeitig mit dem Erfassen der Daten wird eine nur für den Leistungsträger zugängliche Stammgäste- und Adresskartei nachgeführt. Sobald die Erfassung abgeschlossen ist, werden die Daten an das Tourismusbüro übermittelt welches jederzeit Korrekturen und Anpassungen vornehmen kann. Aus den relevanten Informationen der gesamthaft erfassten Meldescheine können Marketing Informationen aufbereitet werden. Diese Informationen stehen für die Einzelnen Orte, jedoch auch für die gesamte Region zur Verfügung. Web: Mail: Stand Seite: 6

7 Stammdaten bearbeiten Alle Daten, welche für die Verwaltung der Wohnobjekte, Vereinsmitglieder, Tourismusförderungstaxen etc. gebraucht werden, können unter dem Menüpunkt Stammdaten bearbeitet werden. Web: Mail: Stand Seite: 7

8 Stammgästekartei Für jeden Gast kann auch eine Stammgästekartei angelegt werden. Je nach Parametrisierung Ihrer Installation ist das Erstellen einer Stammgästekartei bei Erfassen eines Meldescheines Pflicht oder freiwillig. Sofern noch keine entsprechende Kartei vorhanden ist, wird während dem Erstellen der Abrechnung eine solche Angelegt. Wird die Stammgästekartei durch den Leistungsträger selbst bearbeitet geschieht dies mit einem Web-Formular. Web: Mail: Stand Seite: 8