Programm Version 2013 oder höher, ab Windows 98, 8, 7, NT, 2000, XP, Vista, 7, 8 oder höher

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1 HANDBCH Q3 SMALL BSINESS Programm Version 2013 oder höher, ab Windows 98, 8, 7, NT, 2000, XP, Vista, 7, 8 oder höher Handbuch Version Dieses Benutzerhandbuch darf ohne ausdrückliche Genehmigung der Q3 Software AG in keiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder vervielfältigt werden. Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel und Windows sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Q3 Zahlungsverkehr, Q3 Buchhaltung, Q3 Faktura, Q3 Lohn, Q3 Haushalt, Q3 Verein, Q3 Adress, Q3 Business, Q3 Small Business, Q3 Home Office sind Marken der Q3 Software AG. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber. Alle in Beispielen verwendeten Namen von Produkten, Vorgängen, Personen und Ereignissen sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Namen oder Ereignissen ist rein zufällig by Q3 Software AG, alle Rechte vorbehalten.

2 INHALTSVERZEICHNIS Einführung 3 Über Q3 Small Business 3 Über dieses Handbuch 3 Grundlegende Bedienungselemente 4 Installation 7 Installationsvorbereitungen 7 Erster Programmstart 7 Schnittstellen in die Buchhaltung 8 Lizenzierung 8 Investitionsschutz 8 Q3 Small Business deinstallieren 9 Bedienungskonzept 9 Grundkurs 9 Tastaturabkürzungen 9 Tastaturtabelle 11 Handbuch Q3 Small Business 2

3 EINFÜHRNG Über Q3 Small Business In Q3 Small Business sind folgende drei Programme vollständig integriert: Q3 Faktura standard Q3 Buchhaltung standard (nur doppelte Buchhaltung) Q3 Lohn standard Q3 Zahlungsverkehr standard Zusätzlich integriert ist die Mehrwertsteuer-Funktionalität (welche bei obigen Programmen erst in den Advanced-Versionen unterstützt wird). Über dieses Handbuch Dieses Handbuch soll Ihnen helfen, schnell und ohne Kopfzerbrechen den Einstieg in das Programm Q3 Small Business zu finden. Weiterreichende Grundinformationen finden Sie in den Handbüchern zu den Programmen Q3 Faktura, Q3 Buchhaltung, Q3 Lohn und Q3 Zahlungsverkehr! Für Detail-Informationen steht Ihnen im Programm eine umfassende Online-Hilfe zur Verfügung. Sie erreichen Sie jederzeit mit der Taste F1. Wie Sie mit diesem Handbuch arbeiten Dieses Handbuch ist in verschiedene, voneinander unabhängige Kapitel unterteilt: 1 Installation Erstinstallation und Lizenzierung 2 Bedienungskonzept Wie Sie mit Q3 Small Business arbeiten 3 Grundkurs Q3 Small Business kennen lernen Lesen Sie Kapitel 2 bevor sie beginnen mit Q3 Small Business zu arbeiten. Die Installation nehmen Sie am besten wie in Kapitel 1 beschrieben vor. Einen sehr guten Einstieg finden Sie mit dem Grundkurs in Kapitel 3. Benötigen Sie weitergehende Informationen, können sie auf die umfassende Online-Hilfe im Programm zurückgreifen. Ganz gleich, in welchem Kapitel Sie gerade lesen: Wenn Sie auf eine nklarheit stossen oder Ihnen ein Begriff fremd ist, benutzen Sie ganz einfach die Online-Hilfe. Sie finden sie jederzeit mit der Taste F1. Handbuch Q3 Small Business 3

4 Grundlegende Bedienungselemente Konzept und Design sind nebst der eigentlichen Funktionalität massgebend dafür verantwortlich, wie schnell sich der Mensch in eine Software einarbeiten und wie effizient diese im Alltag genutzt werden kann. Wir haben deshalb diesen beiden Punkten besondere Beachtung geschenkt. Q3 Small Business ist ein Windows-Programm. Die Handhabung der einzelnen Bedienungselemente (Menü, Eingabefelder usw.) von Q3 Small Business entspricht deshalb grundsätzlich dem allgemeinen Windows-Standard und wird hier nicht im Detail erklärt. Das Programmfenster Gleich nach Programmstart erscheint das Programmfenster mit der Menüleiste und der Symbolleiste (kleine Schaltflächen für den schnellen Zugriff auf Menüfunktionen). Das Programmfenster hat keine zusätzliche Funktion: Arbeiten werden Sie immer in Arbeits- und Dialogfenstern. Die Menüleiste Der Menüleiste kommt die Rolle der Schaltzentrale zu. Jedes Menü übernimmt dabei eine andere Funktion. Für alle Menüs gilt: Menüs lassen sich mittels der Alt-Taste und dem unterstrichenen Buchstaben direkt öffnen (z.b. A+d für das Menü Datei). Viele Menüpunkte lassen sich mit der Tastatur (Kurzwahltasten) direkt abrufen. Diese Tastenkombinationen erscheinen im Menü rechts. Im Anhang dieses Handbuchs finden Sie eine Übersicht über alle Menüs und alle Kurzwahltasten. Das Menü Datei dient dem Zugriff auf eine ganze Datei (z.b. Journal). Meist kommen die Datei- Menüpunkte in einem Arbeitsfenster in Zusammenhang mit der Liste zum Einsatz. Zudem können Sie mittels Datei+Module die Anwendung wechseln (Auftrag, Buchhaltung, Lohn, Zahlungsverkehr). Noch schneller können Sie die Anwendung wechseln durch Klick auf eine der blauen Schaltflächen beim Menü! Das Menü Bearbeiten... bezieht sich auf einzelne Elemente (Datensätze) einer Datei. Sie werden schnell merken, dass Sie die Funktionen im Bearbeiten-Menü am intensivsten von allen benutzen und sehr bald die rechts notierten Kurzwahltasten einsetzen werden. Das Menü Detail Handbuch Q3 Small Business 4

5 ... enthält Funktionen, die sich ausschliesslich auf das aktuell offene Fenster beziehen (z.b. Detail+Eigenschaften im Adressenfenster). Das Menü Funktion... enthält alle Hauptfunktionen von Q3 Small Business (z.b. Buchen). Das Menü Auswertung... enthält alle Auswertungen in Q3 Small Business (z.b. Adressliste). Das Menü?... führt zur Online-Hilfe und zur Registrierung (Lizenzierung). Das Quick-Menü... hilft, die Arbeitseffizienz zu erhöhen. Sie öffnen es mit der rechten Maustaste. Das Arbeitsfenster dient dem Bearbeiten von Datensätzen in einer Datei (z.b. Adressfenster). Im oberen Bereich sehen Sie die Liste mit allen momentan verfügbaren Datensätzen (Adressen). Ist die Liste aktiv, erscheint ein Balken auf dem aktuellen Element. Sie können sich mit den Cursortasten oder der Maus in der Liste bewegen. Im unteren Bereich sehen Sie die Detailinformation zum gerade aktuellen Datensatz. Der untere Bereich ist gleichzeitig Eingabebereich für das Erfassen eines neuen oder das Ändern des aktuellen Datensatzes. Datei-, Bearbeiten- und Detail-Menü sind unabkömmliche Begleiter bei der Arbeit in einem Arbeitsfenster. Welche Menüpunkte aktiv sind, ist von Arbeitsfenster zu Arbeitsfenster unterschiedlich. Das Dialogfenster... dient dem Erfassen von Feldern, die entweder für die nächste Aktion relevant sind oder aber Konfigurationscharakter haben. Das Konfigurationsfenster (Datei+Konfiguration) ist ein typisches Dialogfenster. Ebenso entspricht das Ändern oder die Neueingabe eines Datensatzes in einem Arbeitsfenster exakt der Bedienung in einem Dialogfenster. Wir werden hier deshalb in den Erklärungen keine nterscheidung machen. Zwei Bedienungselemente sind in Arbeits- und Dialogfenstern häufig anzutreffen: Die Feldauswahl: Ist ein Feld rechts mit einem Pfeil (nach oben oder unten) gekennzeichnet, so verbirgt sich dahinter eine Auswahl. Die Taste oder ein Mausklick auf den Pfeil öffnet die Auswahl. Mit Enter oder Mausdoppelklick wählen Sie den gewünschten Eintrag aus und schliessen die Auswahl wieder. Handbuch Q3 Small Business 5

6 Die Schaltfläche (Button) ( Button): Eine Schaltfläche kann wie jedes andere Feld mit der Tab-Taste erreicht werden. Die Schaltfläche ist kein Eingabefeld, sondern ein Aktionsfeld: Enter oder Mausklick lösen die umschriebene Aktion aus. Handbuch Q3 Small Business 6

7 INSTALLATION Installationsvorbereitungen Auf der Q Software CD befinden sich nebst Q3 Small Business auch alle andern Q Programme. Sobald Sie die CD ins CD-Laufwerk einlegen, wird Ihr Computer für die Installation einer Q Software vorbereitet. Das Installations-Menü sollte automatisch starten. Falls nicht, wählen sie bitte im Windows Datei-Explorer das CD-ROM Laufwerk an und doppelklicken Sie Setup.exe. Das Installationsmenü erscheint. Hier können sie wählen, welches Programm sie installieren möchten. Nach abgeschlossener Installation können Sie Q3 Small Business starten. Das Setup hat unter Start in der Programmgruppe Q3 Software einen Eintag für Q3 Small Business angelegt. Erster Programmstart Q3 Small Business fragt Sie als Erstes nach Ihrer Lizenznummer. Diese Nummer finden Sie auf dem beiliegenden Lizenzschreiben. Sobald Sie die gültige Lizenznummer mit OK bestätigt haben, initialisiert Q3 Small Business die Datenbanken. Wenn Sie das Programm zum ersten Mal starten, werden Sie anschliessend aufgefordert, grundlegende Konfigurationsdaten zu erfassen. Es sind dies: Kontoangaben (für den Zahlungsverkehr, das Bezahlen von Kreditorrechnungen) Stammdaten (erscheinen auf vielen Auswertungen) Mehrwertsteuer (nur nötig, wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind) All diese Konfigurationsangaben können Sie später jederzeit ändern und ergänzen (Menü Datei+Konfiguration). Weiterführende Konfigurationswerte für Lohn und Fibu müssen Sie jeweils erst beim erstmaligen Modulstart erfassen. Handbuch Q3 Small Business 7

8 Schnittstellen in die Buchhaltung Sie können automatisch Buchungen in die Buchhaltung einbuchen lassen aus den Modulen Auftrag, Lohn und Zahlungsverkehr. Sie finden dazu jeweils im Menü Funktionen den Eintrag Einbuchen in Fibu. Lohn-Modul: keine Vorkontierung nötig Auftrag-Modul: Vorkontierung pro Rechnung möglich (im Fenster Rechnungen unten links) Zahlungsverkehr (Kredi): Vorkontierung pro Zahlung zwingend erforderlich (im Fenster Kreditorzahlungen unten links) Sie können ausschliesslich erledigte Kreditorzahlungen in die Buchhaltung übertragen. Lizenzierung Q3 Small Business ist mit einem Lizenzierungsmechanismus ausgestattet. Dieser ermöglicht, dass sich auf der gleichen CD alle Q Programme befinden. Die Lizenznummer ermöglicht Ihnen, das erworbene Programm als Vollversion zu installieren. Alle anderen Q Programme können Sie ebenfalls installieren, allerdings nur als Demoversion. Jede Lizenznummer ist eindeutig mit dem Besitzer verbunden. Legen Sie deshalb besonderen Wert darauf, dass Ihre persönliche Lizenznummer nicht in falsche Hände gerät. Bewahren Sie die Lizenznummer gut auf. Sie werden die Nummer wieder benötigen, sobald Sie Q3 Small Business neu oder auf einem anderen Computer installieren. Sollte Ihre Nummer verloren gehen, können Sie, vorausgesetzte Sie haben sich bei uns registrieren lassen, ihre Nummer per auf lizenz@qsoftware.ch bei uns anfordern. Investitionsschutz Falls eine neuere Version von Q3 Small Business erhältlich ist, als die, die Sie erworben haben, so können wir Sie dank Ihrer Registrierung umgehend darüber informieren. Auf Wunsch senden wir Ihnen dann die neue Version zu. So halten wir Sie immer auf dem neuesten Stand und Sie erhalten Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Ausserdem sichern Sie sich mit der Registrierung Ihre Rechte auf zukünftige pgrades und pdates. Handbuch Q3 Small Business 8

9 Q3 Small Business deinstallieren Wenn Sie Ihren Computer verkaufen oder verschenken, sind Sie verpflichtet, Q3 Small Business zu deinstallieren. Das SETP von Q3 Small Business übernimmt diese Aufgabe: 1 Vergewissern sie sich, dass Q3 Small Business nicht gestartet ist 2 Wählen sie im Windows Start-Menü Einstellungen+ Systemsteuerung 3 Wählen sie den Eintrag Software 4 Suchen sie in der Liste Q3 Small Business und wählen Sie Hinzufügen/Entfernen BEDIENNGSKONZEPT Sie finden in den Handbüchern zu Q3 Faktura, Q3 Lohn, Q3 Buchhaltung und Q3 Zahlungsverkehr jeweils ein ausführliches Bedienungskonzept. Bitte greifen Sie bei Bedarf auf diese Handbücher zurück! GRNDKRS Sie finden in den Handbüchern zu Q3 Faktura, Q3 Lohn, Q3 Buchhaltung und Q3 Zahlungsverkehr jeweils einen modul-spezifischen, leichtverständlichen Grundkurs. TASTATRABKÜRZNGEN Q Software lässt sich sowohl mit der Maus als auch mit der Tastatur bedienen. In diesem Anhang sind die Tastaturabkürzungen doppelt vorhanden. Trennen Sie eine Seite aus dem Handbuch und legen Sie diese bei der Arbeit neben Ihren Computer. Was Sie tun müssen (Beispiel) A+a Halten Sie die A-Taste gedrückt und tippen Sie kurz die a-taste A+a, a Halten Sie die A-Taste gedrückt und tippen Sie kurz die a- Taste, lassen Sie beide Tasten los und tippen Sie noch einmal die a-taste Tastaturabkürzungen bedeuten, dass mit einer Tastenkombination eine bestimmte Verarbeitung direkt gestartet werden kann. Wenn Sie einige der Abkürzungen kennen, kann der Arbeitsablauf deutlich schneller werden. Handbuch Q3 Small Business 9

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11 TASTATRTABELLE Menü öffnen Datei A+d Arbeit mit aktueller Datei, Programm verlassen Bearbeiten A+b Arbeit mit aktuellem Datensatz Detail A+i Spezialfunktionen im aktuellen Fenster Funktion A+f Hauptfunktionen Auswertung A+a Auswertungen Aktion auslösen Datei+Suchen % Bearbeiten+Wählen E Datei+Weitersuchen C+w Bearbeiten+Eingabe Ok C+s Datei+Zurücksuchen C+r Bearbeiten+Sichern C+s Datei+Gehe zu & Bearbeiten+Zurück Datei+Drucken C+p Bearbeiten+Sichern+Neu C+n Datei+Vorschau " Bearbeiten+Ausschneiden C+x Datei+Schnelldruck Bearbeiten+Kopieren C+c Datei+Datenexport A+d, e Bearbeiten+Einfügen C+v Bearbeiten+Neu C+n Bearbeiten+Ändern C+a Bearbeiten+Löschen C+l Bearbeiten+Rückgängig C+z Datei+Beenden A+$ Bearbeiten+Notizen C+t Handbuch Q3 Small Business 11