FÜHRENDE PARTNER FÜR IHR UNTERNEHMEN

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1 Jörg Hossenfelder Thomas Lünendonk (Hrsg.) HANDBUCH WIRTSCHAFTS- PRÜFUNG UND STEUER- BERATUNG FÜHRENDE PARTNER FÜR IHR UNTERNEHMEN Haufe Gruppe Freiburg München

2 Lünendonk Handbuch Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung 2015 Christoph Tönsgerlemann und Jürgen Funke Compliance Management Bremse oder Motor des Mittelstandes aus Kartell-, Steuer-, Straf- und Ordnungswidrigkeitenrecht kein Unternehmen beziehungsweise kein Unternehmer vorbei. hängten Bußgelder und Strafen und die Abschöpfung wirtschaftlicher Vorteile, insbesondere bei Korruptions- und Kartellverstößen, stark angestiegen. Auch das Unterlassen von Aufsichtsmaßnahmen, stärker verfolgt. Ausschreibungen von der Vergabe ausgeschlossen werden, wenn sie in der Ver- Nordrhein-Westfalen wurde zum Beispiel mit dem so genannten Korruptionsbe- über Vergabeausschlüsse und Hinweise auf Verfehlungen, die nicht zu einem Vergabeausschluss geführt haben, enthält. Damit wirkt ein Verstoß in die Zukunft und kann zur Existenzbedrohung führen. 138

3 AKTUELLE B2B-SERVICES FÜR DIE PRAXIS Wie die jüngste drastische Verschärfung der Sanktionen im OWiG durch die 8. GWB-Novelle 1 mit unter anderem einer Verzehnfachung des Bußgeldrahmens auf bis zu 10 Mio. Euro und der Ausdehnung Sanktionen noch weiter zu verschärfen. men können solche Bußgelder existenzbedrohend sein. 2 weile selbstverständlich. Was aber ist mit - Definition und Abgrenzung Compliance ist nicht neu und keine Na- haltung von Regeln zu verstehen (zum tungen und interne Regelungen oder Richtlinien). 3 Entscheidend ist ferner, wie ter einem Compliance-Management-System sind die auf der Grundlage der von nahmen eines Unternehmens zu verstehen, die auf die Sicherstellung eines regel- 1 BGBl. I 2013, S Altenburg/Peukert, BB 2014, S IDW PS 980, Rdn. 5; so auch Moosmayer, Compliance Praxisleitfaden für Unternehmen, C.H. Beck, München, 2.Auflage, S. 1 und der Deutscher Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 13. Mai 2013, Tz Vertreter und der Mitarbeiter des Unternehmens sowie gegebenenfalls von Dritten abzielen, das heißt auf die Einhaltung bestimmter Regeln beziehungsweise die Verhinderung von wesentlichen Verstößen (Regelverstöße). 4 Damit gibt es natürlich auch Berührungen und Überschneidungen zu anderen Bereichen, wie zum der internen Revision. CM als integraler Unternehmensteil im Mittelstand CM ist aber nicht nur Zwang, sondern auch im Eigeninteresse der verschiedenen Beteiligten, um nachhaltig erfolgreich zu kere Werteorientierung vorhanden, die die Beziehung Unternehmer, Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunde prägt. Die Sicht des Unternehmers Jedes Unternehmen, also auch und ins- umhin, abstrakt generelle Betriebsabläufe läufe traditionell entwickelt worden, ohne geln des Unternehmens spiegeln sich die higkeit, Know-how und Preis wider. Die Einhaltung der Vorgaben entscheidet über den Erfolg des Unternehmens. Sobald aber die Zahl der Mitarbeiter steigt, er- 4 IDW PS 980, Rdn

4 Lünendonk Handbuch Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung 2015 Gezielte Einhaltung von Compliance-Regeln sorgt für Vertrauen höht sich das Risiko, dass die Regeln nicht eingehalten werden und Fehler auftreten. Bereits in diesem Stadium kommt der Kontrolle der Einhaltung der Regeln besondere Bedeutung zu. Werden Verstöße aufgedeckt, kommt es neben der möglichen Haftung zu einem Reputationsschaden. Vertrauensverlust bei Geschäfts- damit neben der Vermeidung von Sanktionen auch dazu, gewonnenes Vertrauen zu erhalten und die Transparenz im Unternehmen zu steigern. Von der Akquise bis zur Faktura muss es standardisierte und kommunizierte Prozesse geben, die werden. Damit ist CM Teil der Unternehmenssteuerung. Das berühmte»vier-au- rung bis zur Buchhaltung reicht, dient der Fraud- und der Fehlervermeidung. Ein funktionierendes CM ist damit auch trauen in die Mitarbeiter. Unternehmen achten vermehrt darauf, ob sich ihr Vertragspartner»Compliance- beim Geschäftspartner. Einige Unterneh- dokumentierten Einhaltung aller Arbeitsprozesse zu werben. Manche müssen dies sogar, weil sie Prozesse als Dienstleister fung des Outsourcers der Dienstleister mitgeprüft wird. 5 sourcer für größere Unternehmen, muss er regelmäßig deren Regeln beachten und Due Diligence ist ein funktionierendes CM ein wertbildender Faktor. Durch die auf die Gesamtrechtsnachfolger muss gerade bei Unternehmensübernahmen auch geprüft werden, ob nicht aufgedeckte Verstöße vorliegen, die noch zu einer Bußgeldahndung führen können, für die der Gesamtrechtsnachfolger haftet. 6 CM ist damit aus Sicht des Unternehmers/Shareholders essenziell. 5 Vgl. IDW PS Altenburg/Peukert, BB 2014, S

5 AKTUELLE B2B-SERVICES FÜR DIE PRAXIS Die Sicht des Mitarbeiters Mitarbeiter müssen wissen, dass be- den können. Dies gilt für den eigenen Jeder Mitarbeiter weiß, dass eine echte Unrechtsvereinbarung bei der Annahme von Geld, Sachwerten oder Gefälligkeiten sanktioniert wird. Ein besonderes Prob- Geschenke. Die Grenze zwischen Beste- ßend. Ebenso problematisch ist die Bewirtung. Auch hier bleibt die Unsicherheit, wann die Grenze zur Vorteilsannahme ten, dass feste Wertgrenzen hier Auf- Kriterien bemüht 7, die aber das Risiko ei- grenze ist ein objektives Kriterium. Aus der Grauzone wird auch für den Mitarbeiter Schwarz oder Weiß. Die gesamte Kontrollfunktion von Berechtigungskonzepten wird unterlaufen, wenn beispielsweise Passwörter und Zugangscodes von den Mitarbeitern ausgetauscht werden. Das Vier-Augen-Prinzip dient auch der Feh- des Arbeitnehmers. Der Arbeitnehmer braucht klare Regeln, die Sicherheit geben. Die Führungspositionen, die das Compliance aktiv leben, haben dabei eine Vor- ter des Unternehmens stellt es eine Herausforderung dar, Akzeptanz für das CM 7 S. Grützner/Jakob, Compliance von A-Z, C.H.Beck, München 2010, Stichwort»Bewirtungen«. Bei Geschenken ist die Grenze zwischen Bestechung und bloßer Freundlichkeit ist Compliance und CM eine wichtige Leitplanke im Unternehmen. Die Sicht des Wettbewerbers Die marktwirtschaftlichen Regularien - Korruption und Kartellverstößen außer sich bewusst sein, dass ein Unternehmer oder ein Unternehmen nicht nur Täter, sondern auch Opfer von Compliance-Ver- - - grüßt werden. 141

6 Lünendonk Handbuch Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung 2015 Die Sicht des Kunden Werden Unregelmäßigkeiten aufgedeckt, führt dies immer zu Reputations- tragspartners sind bei Kauf und Auftragserteilung regelmäßig Gründe, die Berück- schluss führen. Aufgedeckte Verstöße führen zu einem Vertrauensverlust. Da tungsportfolien der Großunternehmen verfügt, kann der Vertrauensverlust in das Unternehmen oder ein Produkt zu er- chen führen. Aus allen Blickwinkeln ergibt sich, unverzichtbar ist. Die Frage, ob CM Motor oder Bremse ist, entscheidet sich aber erst, Gestaltung der CM-Systeme Jeder Verantwortliche muss darüber nachdenken, wie er in seinem Unternehmen die Beachtung aller internen und externen Regeln angemessen managt. Er muss die Maßnahmen ergreifen,»die er- 8 Die Bandbreite der CM- Systeme ist groß. Eine zu geringe Compliance-Kontrolle ist wirkungslos, eine zu umfangreiche kann schnell ein kostenintensives Hemmnis, eben eine Bremse bedeuten. CM-Systeme müssen daher unternehmens- und aufgabenadäquat sein. Der Abs. 1 OWiG. Der Kontrolle der Einhaltung der Regeln kommt besondere Bedeutung zu fung von CM-Systemen. - Compliance-Gesichtspunkten zu analysieren und jeweils angemessen zu berücksichtigen. Das Compliance-Risiko richtig zu beschreiben und zu kommunizieren, ist wesentliche Aufgabe um Akzeptanz ERP-Systemen durch Berechtigungskonzepte kontrolliert und beherrscht werden. Das ist der einfachste Weg. Andere Risiken können nur durch Kontrollhandlun- - geschaltet werden. Je mehr die Kontrolle standardisiert werden kann, desto weniger fällt sie im Unternehmen auf. 142

7 AKTUELLE B2B-SERVICES FÜR DIE PRAXIS Fazit Compliance und Compliance-Management sind zentrale Aufgaben des Unternehmens. Wird das CM als Teil der Unternehmenssteuerung akzeptiert, hilft es, den nachhaltigen Erfolg zu sichern. Entscheidend ist die richtige Ausprägung. Fehlendes CM gefährdet den Bestand, überdimensioniertes oder falsches CM ist eine kostenintensive Belastung. Das rich- nehmensführung und gibt dem Unternehmer und dem Arbeitnehmer Sicherheit. Ein richtiges CM hilft, das Vertrauen von Kunden und Banken zu erhalten und zu fördern. Richtiges Compliance-Management ist stand. Christoph Tönsgerlemann leitet als Vorstandsvorsitzender der ETL AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für die ETL-Gruppe den Bereich»Wirtschaftsprüfung«mit 35 Niederlassungen und über 50 Wirtschaftsprüfern. Er verfügt als Wirtschaftsprüfer und Steuerberater über mehr als 20 Jahre Berufserfahrung in der Beratung und Prüfung von mittelständischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen. Ein Schwerpunkt seiner Tätigkeit ist die Modellierung und Optimierung von finanzrelevanten Prozessen und internen Kontrollsystemen. Jürgen Funke leitet bei der ETL AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft als Vorstand den Bereich öffentlicher Sektor. Er verfügt als Rechtsanwalt und Bürgermeister a. D. über langjährige Berufserfahrung im Bereich öffentlicher Verwaltungen, war unter anderem hauptamtlicher Bürgermeister der Gemeinde Windeck sowie Bereichsleiter im Finanz- und Rechnungswesen des Bau- und Liegenschaftsbetriebs NRW. Er ist ausgewiesener Spezialist für die Rechnungslegung, das Risikomanagement und den Bereich Compliance öffentlicher Organisationen. 143