Suchen von Nachrichten

Transkript

1 Suchen von Nachrichten Mithilfe der Option "Suchen" können Sie nach Nachrichten suchen, die den von Ihnen angegebenen Kriterien entsprechen. Im Register "Suchen anhand Beispiel" können Sie nach Nachrichten suchen, die einem in einem Feld angegebenen Beispiel entsprechen. "Suchen anhand Beispiel" ist insbesondere hilfreich für die Suche nach Dokumenten. Die Ergebnisse können in einem Suchordner gespeichert werden. Die Ergebnisse können jederzeit aus dem Ordner abgerufen werden, wenn Sie den Ordner öffnen. Die im Register "Suchen" eingegebenen Informationen werden nicht im Register "Suchen anhand Beispiel" angezeigt und umgekehrt. Suchen von Nachrichten anhand eines Beispiels 1. Klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Suchen" und dann auf das Register "Suchen anhand Beispiel". 2. Klicken Sie in der Dropdown-Liste "Nachrichtenkategorie" auf die zu suchende Nachrichtenkategorie. 3. Wenn Sie in Schritt 2 "Dokument" ausgewählt haben, klicken Sie in der Dropdown-Liste "Bibliothek" auf die zu durchsuchende Bibliothek. 4. Geben Sie die gesuchten Informationen in die einzelnen Felder ein. 5. Klicken Sie auf "OK", um mit der Suche zu beginnen.

2 Suchen von Nachrichten mit Suchkriterien Suchen einer Nachricht 2. Um nach bestimmten Texten zu suchen, wählen Sie in der Dropdown-Liste "Vollständiger Text" oder "Betreff" aus und geben Sie anschließend im Textfeld den Suchtext ein. 3. Um nach einem bestimmten Namen zu suchen, wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option "Von/Autor" oder "An/CC" aus und geben Sie anschließend im Textfeld den Namen ein. 4. Wählen Sie alle Nachrichtenkategorien aus, nach denen Sie suchen. Wählen Sie anschließend alle Nachrichtenquellen aus, nach denen Sie suchen. 5. Um einen Datumsbereichs festzulegen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen "Erstellt oder zugestellt zwischen" und geben Sie anschließend die Daten ein bzw. wählen Sie diese aus. 6. Klicken Sie im Listenfeld "Suchen in" auf die Ordner und/oder Bibliotheken, in denen gesucht werden soll. Sie müssen unter Umständen auf das Pluszeichen (+) neben Ihrem Benutzerordner klicken, um die Ordnerstruktur zu erweitern. 7. Klicken Sie auf "OK", um mit der Suche zu beginnen. Verwenden Sie "Erweiterte Suche", um die Suche weiter einzuschränken. Sie können beispielsweise nach Nachrichten von mehreren Benutzern gleichzeitig suchen. Markieren Sie das Kontrollkästchen "Nur offizielle Dokumentversion suchen", um nur die offizielle Dokumentversion eines Dokuments zu ermitteln, das mehrere Versionen enthält. Ihre Ordner und Bibliothek sind standardmäßig mit einem Häkchen für die Suche markiert. Zum Beschleunigen der Suche heben Sie die Auswahl der Ordner auf, in denen Sie nicht suchen möchten.

3 Einschränken der Suche In der folgenden Liste wird erläutert, wie Sie die Suchkriterien mithilfe der Option "Suchen" einschränken können. Im ersten Textfeld des Dialogfelds "Suchen" geben Sie seltener vorkommende Wörter ein, die Ihnen in der Nachricht aufgefallen sind. Wenn Sie für die Suche häufig vorkommende Wörter verwenden, werden die Suchergebnisse wahrscheinlich so umfangreich sein, dass sie kaum noch von Nutzen sind. Zum Beschleunigen der Suche heben Sie die Auswahl der Ordner und/oder Bibliotheken auf, in denen die gesuchte Nachricht mit Sicherheit nicht enthalten ist. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass das Dokument nicht in Bibliothek C enthalten ist, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben "Alle Bibliotheken" und anschließend auf "Bibliothek C", um die Auswahl aufzuheben. Wenn Sie nach mehr als einem Wort suchen oder nach Wörtern in einem bestimmten Feld der Nachricht suchen möchten (beispielsweise im Feld "Betreff"), klicken Sie auf "Erweiterte Suche", um die Suche entsprechend vorzubereiten. Die von Ihnen eingegebenen Wörter können mit Operatoren kombiniert werden, um die Suche weiter einzugrenzen. Wenn Sie das Dokument oder die Nachricht nicht finden können, überprüfen Sie, ob Ihnen in Ihren Suchkriterien irgendwelche Rechtschreibfehler unterlaufen sind. Überprüfen Sie außerdem die Syntax der Suche, um sicherzustellen, dass die Suchbedingungen korrekt sind. Speichern von Suchergebnissen 2. Führen Sie einen Suchvorgang durch. 3. Klicken Sie im Dialogfeld "GroupWise-Suchergebnisse" auf "Datei" und anschließend auf "Als Ordner speichern". 4. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein und klicken Sie auf "Nach oben", "Nach unten", "Nach rechts" oder "Nach links", um den Ordner an dem Standort zu platzieren, an dem er in der Ordnerliste angezeigt werden soll. Geben Sie eine Beschreibung des Ordners ein und klicken Sie anschließend auf "Fertig stellen". Sie können die Suchergebnisse jederzeit einsehen, indem Sie den Ordner auswählen. Weitere Informationen zu Suchergebnisordnern finden Sie unter Suchergebnisordner. Sie können einen Suchordner bei jedem Öffnen aktualisieren. Stellen Sie sicher, dass die Option "Neue entsprechende Nachrichten bei jedem Öffnen des Ordners suchen" ausgewählt ist.

4 Suchen von Dokumenten und Hinzufügen von entsprechenden Dokumentverweisen zu Ihrer Mailbox 1. Klicken Sie auf "Datei" > "Neu" > "Dokumentverweis". 2. Klicken Sie auf "Suchen". 3. Klicken Sie im Register "Suchen anhand Beispiel" in der Dropdown-Liste "Nachrichtenkategorie" auf die Option "Dokument". 4. Geben Sie die Informationen für das gesuchte Dokument an. 5. Klicken Sie auf "OK", um mit der Suche zu beginnen. 6. Klicken Sie im Dialogfeld "GroupWise-Suchergebnisse" auf das Dokument, für das Sie einen Dokumentverweis erstellen möchten. Klicken Sie anschließend auf "OK". Im Dialogfeld "GroupWise-Suchergebnisse" werden nur die Dokumente angezeigt, für die Sie mindestens Anzeigerechte haben. GroupWise erstellt einen Dokumentverweis im aktuellen Ordner. Suchen von Nachrichten mit der erweiterten Suche 2. Klicken Sie auf "Erweiterte Suche". 3. Wählen Sie in der ersten Dropdown-Liste ein Feld aus. Klicken Sie auf einen Operator und geben Sie anschließend eine Bedingung ein oder markieren Sie diese. 4. Klicken Sie auf die letzte Dropdown-Liste und anschließend auf "Und", "Oder", "Reihe einfügen" oder "Neue Gruppe". Fügen Sie weitere Filterkriterien hinzu. Klicken Sie in der letzten Dropdown-Liste auf "Ende" und anschließend auf "OK". Mit der Option "Reihe einfügen" wird die Spezifizierung des Filters erhöht. Durch zusätzliche Reihen können Sie die Suche noch weiter eingrenzen. Wenn beispielsweise nach Nachrichten gesucht werden soll, die als Carbon Copy von Johannes Schmitt an Maria Schubert gesendet wurden, dient die erste Reihe zur Suche nach "Johannes Schmitt" und die zweite Reihe zur Suche nach "Maria Schubert". Mit der Option "Neue Gruppe" wird eine neue Reihe für einen Filter erstellt, dessen erste Reihengruppe mehrere Parameter für eine Spalte enthält. Um beispielsweise einen Filter zu erstellen, der alle geöffneten Nachrichten von Johannes Schmitt und Maria Schubert anzeigt, klicken Sie in der ersten Dropdown-Liste auf "Von" und anschließend auf den Operator "=Entspricht". Geben Sie als Parameter "Johannes Schmitt" ein und klicken Sie anschließend in der letzten Dropdown-Liste auf "Oder". Eine zweite Reihe wird angezeigt. Klicken Sie auf "Von" in der ersten Dropdown-Liste und anschließend auf den Operator "=Entspricht". Geben Sie als Parameter "Maria Schubert" ein und klicken Sie auf "Neue Gruppe". Klicken Sie in der ersten Dropdown-Liste auf "Nachrichtenstatus" und anschließend auf den Operator "[ ] Enthält". Klicken Sie im dritten Feld auf "Geöffnet" und anschließend auf "OK". Mit der Option "Reihe löschen" wird eine Reihe aus der Filterdefinition gelöscht. Einen Filter, der aus einer einzigen Reihe besteht, können Sie nicht löschen. 5. Klicken Sie auf "OK", wenn der Filter fertig gestellt ist. Die Suche erstreckt sich auf alle Ordner und Bibliotheken, die im Feld "Pfad" markiert wurden. Wenn Sie die Suche weiter eingrenzen möchten, heben Sie die Auswahl nicht benötigter Ordner und Bibliotheken auf.

5 Eingrenzen der erweiterten Suche mit Filteroperatoren Wenn Sie auf "Erweiterte Suche" klicken, wird das Dialogfeld "Erweiterte Suche" angezeigt. Wählen Sie in der Dropdown- Liste den Operator aus. Die Liste der verfügbaren Operatoren wird in Abhängigkeit von der getroffenen Auswahl geändert. Einige Operatoren, beispielsweise [ ], haben mehrere unterschiedliche Namen. Obwohl sich der Name des Operators ändern kann, bleibt seine Funktion gleich. Mit dem Operator [ ] in der folgenden Tabelle kann beispielsweise nach allen Nachrichten mit dem Namen "Hans" im Feld "Von" oder nach einer Audiodatei in der Anlagenliste gesucht werden. Durch Klicken auf "Alle Felder" wird eine Liste der verfügbaren Felder angezeigt. Hierzu gehören auch die benutzerdefinierten Felder.