covisint Bei Library Services einloggen Hilfe anfordern Kurzanleitung für Library Services SERVICE- ADMINISTRATOR

Transkript

1 Bei Library Services einloggen 1. Geben Sie die URL ein: 2. Geben Sie Ihre Covisint-ID und das Passwort ein. 3. Klicken Sie auf Anmelden. 4. Klicken Sie im Menü Eigene Anwendungen auf Library Services. Das Fenster Library Services wird angezeigt. Hilfe anfordern 1. Klicken Sie auf den Link Hilfe in der Anwendung. 2. Klicken Sie auf den Link FAQs in der Anwendung. 3. Fragen Sie Ihren zuständigen Experten. 4. Rufen Sie beim Help Desk unter der Nummer an (nur innerhalb der USA).

2 Elemente des Hauptbildschirms Administration Begriff Benutzerverwaltung Kategorieverwaltung Genehmigender Geschäftsbereich Verwalten der Metadaten- Attribute Definition Kategorie hinzufügen Kategorie innerhalb der Hierarchie verschieben Kategorie löschen Genehmigenden Geschäftsbereich hinzufügen Genehmigenden Geschäftsbereich entfernen Attributwerte verwalten Metadaten-Attribute bearbeiten Metadaten-Attribute löschen Werte für Standardattribute (z. B. Abteilungen, Organisationen, Regionen) verwalten Benutzerdefinierte Metadaten-Attribute hinzufügen (Maximale Anzahl der Attribute = 5) Neuen Benutzer hinzufügen Nach vorhandenen Benutzern suchen Benutzerrollen hinzufügen/entfernen

3 Kategorien hinzufügen 2. Klicken Sie auf Kategorie hinzufügen. 3. Aktivieren Sie das Optionsfeld der Kategorie in der Hierarchie, die die neue Kategorie enthält. 4. Geben Sie den Namen der neuen Kategorie ein. 5. Klicken Sie auf. 6. Klicken Sie auf, um die neue Kategorie zu bestätigen. In diesem Beispiel wurde die Unterkategorie English-version der Kategorie training workbooks hinzugefügt. Kategorie entfernen 2. Erweitern Sie den Ordner der Hauptkategorie. 3. Klicken Sie neben der zu löschenden Kategorie (oder Unterkategorie) auf. 4. Aktivieren Sie das Optionsfeld der Kategorie in der Hierarchie, die die neue Kategorie enthält. 5. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Entfernen Sie diese Kategorie und ALLE Unterkategorien in dieser Unterhierarchie. Entfernen Sie nur diese Kategorie. ALLE Unterkategorien bleiben bestehen und werden in der Hierarchie nach oben verschoben. 6. Klicken Sie auf. Wenn Sie in diesem Beispiel nur training workbooks entfernen, wird die Unterkategorie von English-Version in der Hierarchie um eine Ebene nach oben verschoben. Kategorie verschieben 2. Klicken Sie auf Kategorie mit Hierarchie verschieben. 3. Aktivieren Sie im ersten Abschnitt (in der Anwendung als Schritt 1 gekennzeichnet) das Optionsfeld der zu entfernenden Kategorie. 4. Aktivieren Sie im zweiten Abschnitt (in der Anwendung als Schritt 2 gekennzeichnet) das Optionsfeld der Kategorie, das das zu verschiebende Dokument enthalten soll. 5. Klicken Sie auf Fortfahren. 6. Überprüfen Sie die hierarchische Position. 7. Klicken Sie auf Verschieben bestätigen.

4 Kurzreferenz für Library Services Genehmigenden Geschäftsbereich verwalten Administration auf Genehmigender Geschäftsbereich. 2A. So fügen Sie einen genehmigenden Geschäftsbereich hinzu: Geben Sie den Namen des genehmigenden Geschäftsbereich ein. Klicken Sie auf Genehmigenden Geschäftsbereich hinzufügen. 2B. So entfernen Sie einen genehmigenden Geschäftsbereich: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem zu entfernenden Geschäftsbereich. Klicken Sie auf Genehmigenden Geschäftsbereich entfernen. Metadaten-Attribute entfernen 1. Wählen Sie in der Registerkarte Administration den Service aus, in dem Sie Metadaten-Attribute entfernen möchten, und klicken Sie auf Start. 2. Klicken Sie in der Zeile des zu entfernenden Attributs auf. 3. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf. Das Attribut wird aus der Liste entfernt. Metadaten-Attribute hinzufügen 1. Wählen Sie in der Registerkarte Administration den Service aus, dem Sie Metadaten-Attribute hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Start. 2. Klicken Sie neben Attributverwaltung der Dokument-Metadaten auf. 3. Geben Sie den Attributnamen ein. 4. Legen Sie fest, ob es sich hierbei um ein erforderliches Attribut handelt. 5. Geben Sie die Hilfetext-Informationen ein (optional). 6. Klicken Sie auf. Metadaten-Attribute bearbeiten 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Administration. 2. Klicken Sie in der Zeile des zu bearbeitenden Attributwerts auf. 3. Sie können folgende Elemente bearbeiten: Attributname Attributanforderungen Hilfetextmeldung 4. Klicken Sie auf.

5 Kurzreferenz für Library Services Attributwerte bearbeiten 1. Wählen Sie in der Registerkarte Administration den Service aus, in dem Sie die Metadaten-Attribute bearbeiten möchten, und klicken Sie auf Start. 2. Klicken Sie auf den Namen des Attributs. 3. Sie können folgende Schritte ausführen: a) Fügen Sie dem Wert einen Namen im Abschnitt zum Hinzufügen hinzu, und klicken Sie auf Hinzufügen. b) Entfernen Sie eine Kategorie aus dem Wert, indem Sie das Kontrollkästchen der Kategorie aktivieren, die unter den aktuell aufgeführten Werten aufgelistet ist, und dann auf Entfernen klicken. Benutzer zur Bibliothek hinzufügen Administration auf Benutzerverwaltung. 2. Legen Sie die Suchkriterien für den Benutzer fest, und klicken Sie auf. Benutzerrollen verwalten 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Administration. 2. Wählen Sie aus dem Drop-Feld für Services einen Service aus, in dem Sie die Benutzerrollen bearbeiten möchten, und klicken Sie auf. 3. Klicken Sie auf den Link Benutzerverwaltung. Das Ergebnisfenster zeigt alle vorhandenen Benutzer an, die zur Zeit für diesen Service aktiv sind. 4. Klicken Sie auf den Benutzernamen in der Spalte Benutzername. Das Fenster Benutzerprofil wird angezeigt. 5. Klicken Sie in der Spalte Aktion der zu bearbeitenden Rolle auf. 6. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und klicken Sie auf. 3. Aktivieren Sie das Optionsfeld neben dem Benutzer, den Sie hinzufügen möchten. 4. Klicken Sie auf. Der Benutzer wird dem System hinzugefügt, und das Fenster Rollenverwaltung wird angezeigt. Weitere Einzelheiten zu Rollenzuweisungen finden Sie unter Benutzerrollen verwalten. Definierte Rollen Genehmiger Wählen Sie den genehmigenden Geschäftsbereich für diesen Benutzer aus. Dieser Benutzer erhält alle Dokumente, die dem hier ausgewählten genehmigenden Geschäftsbereich hinzugefügt wurden. Ein Benutzer kann in mehreren genehmigenden Geschäftsbereichen als Genehmiger eingerichtet werden. Mitarbeiter Wählen Sie den genehmigenden Geschäftsbereich für diesen Benutzer aus. Mit dieser Auswahl werden alle von diesem Mitarbeiter erstellten Dokumente an den hier ausgewählten genehmigenden Geschäftsbereich gesendet. Legen Sie fest, ob Sie die Dateispeicherkapazität für diesen Benutzer einschränken möchten. Ein Mitarbeiter kann nur zu einem genehmigenden Geschäftsbereich gehören.