Document Solutions Desktop

Transkript

1 Document Solutions Desktop Benutzerhandbuch Klicken Sie hier, um diese oder andere Dokumentationen zu Lexmark Document Solutions anzuzeigen oder herunterzuladen. Oktober

2 Ausgabe: Oktober 2003 Der folgende Abschnitt gilt nicht für Länder, in denen die nachstehenden Bestimmungen nicht mit dem geltenden Recht vereinbar sind. LEXMARK INTERNATIONAL, INC. STELLT DIESE VERÖFFENTLICHUNG OHNE JEGLICHE AUSDRÜCKLICHE ODER STILLSCHWEIGENDE GEWÄHRLEISTUNG ZUR VERFÜGUNG, EINSCHLIESSLICH, JEDOCH NICHT BESCHRÄNKT AUF, DIE STILLSCHWEIGENDEN GEWÄHRLEISTUNGEN DER HANDELSÜBLICHKEIT UND DER EIGNUNG FÜR EINEN BESTIMMTEN ZWECK. In einigen Ländern sind Ausschlüsse ausdrücklicher oder stillschweigender Gewährleistung für bestimmte Transaktionen nicht zulässig. Diese Erklärung betrifft Sie deshalb möglicherweise nicht. Diese Dokumentation enthält möglicherweise technische Ungenauigkeiten oder typographische Fehler. An den enthaltenen Informationen werden in regelmäßigen Abständen Änderungen vorgenommen. Diese Änderungen werden in späteren Ausgaben berücksichtigt. Verbesserungen oder Änderungen an den beschriebenen Produkten oder Programmen können jederzeit vorgenommen werden. Kommentare zu dieser Veröffentlichung können an folgende Adresse gerichtet werden: Lexmark International, Inc., Department F95/032-2, 740 West New Circle Road, Lexington, Kentucky 40550, USA. In Großbritannien und Irland richten Sie Ihre Kommentare an Lexmark International Ltd., Marketing and Services Department, Westhorpe House, Westhorpe, Marlow Bucks SL7 3RQ. Lexmark darf alle von Ihnen bereitgestellten Informationen in jeder von Lexmark als angemessen erachteten Weise verwenden oder verbreiten, ohne daß Lexmark daraus Verpflichtungen gegenüber Ihrer Person entstehen. In den USA können Sie unter der Telefonnummer zusätzliche produktbezogene Dokumentationen erwerben. In Großbritannien und Irland wählen Sie +44 (0) In allen anderen Ländern wenden Sie sich bitte an Ihren Händler. Durch Bezugnahme auf bestimmte Produkte, Programme oder Dienstleistungen in der vorliegenden Dokumentation übernimmt der Hersteller keine Gewährleistung für die Verfügbarkeit dieser Produkte, Programme oder Dienstleistungen in allen Ländern seines Tätigkeitsbereichs. Die Nennung eines Produkts, eines Programms oder einer Dienstleistung besagt weder ausdrücklich noch stillschweigend, daß ausschließlich dieses Produkt, dieses Programm oder diese Dienstleistung verwendet werden kann. Andere Produkte, Programme bzw. Dienstleistungen mit vergleichbarer Funktionalität können ebenfalls verwendet werden, sofern kein Verstoß gegen das Urheberrecht vorliegt. Die Bewertung und Überprüfung des Betriebs mit anderen als den vom Hersteller ausdrücklich genannten Produkten, Programmen oder Dienstleistungen durch den Benutzer erfolgt auf eigene Verantwortung. Lexmark und Lexmark mit der roten Raute sind in den USA und/oder anderen Ländern eingetragene Marken von Lexmark International, Inc. Andere Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Copyright 2003 Lexmark International, Inc. Alle Rechte vorbehalten. RECHTE DER REGIERUNG DER VEREINIGTEN STAATEN VON AMERIKA Die im Rahmen dieser Vereinbarung zur Verfügung gestellte Software und Dokumentation ist kommerzielle

3 Inhaltsverzeichnis Kapitel 1: Übersicht... 1 Desktop-Ansicht... 1 Desktop-Administrator... 1 Kapitel 2: Installation... 2 Installieren des Desktop-Administrators... 2 Aufrufen der Desktop-Ansicht... 2 Installieren von Java Runtime Environment (JRE)... 2 Aktivieren des Java-Applets... 3 Kapitel 3: Konfigurieren von Desktop-Ansichten... 4 Strategien für das Einrichten von Desktop-Ansichten... 4 Erstellen bestimmter Symbolgruppen für Benutzergruppen... 4 Verwenden der Desktop-Administrator-Startseite... 4 Erstellen von Desktop-Ansichten... 5 Hinzufügen von Skripts zu einer Desktop-Ansicht... 6 Bearbeiten und Verwalten bereits erstellter Desktop-Ansichten... 7 Inhaltsverzeichnis i

4 1 Übersicht Dokument Solutions Desktop von Lexmark ist eine neue Anwendung für Document Solutions Suite 3.2. Benutzer können nun über den eigenen Browser und den lokal angeschlossenen Scanner Aufträge an den Document Server senden. Der Document Solutions Desktop besteht aus zwei Benutzeroberflächen: einer Desktop-Ansicht - das, was der Benutzer vom Browser sieht - und einem Desktop-Administrator, der kontrolliert, was der Benutzer von der Desktop-Ansicht sieht. Desktop-Ansicht Auf die Desktop-Ansicht kann über einen Verweis auf eine vom Desktop-Administrator bereitgestellte Webseite zugegriffen werden. Die Desktop-Ansicht verfügt über eine ähnliche Funktionalität wie der Sensorbildschirm eines Multifunktionsdruckers (MFP), wird jedoch über eine Benutzeroberfläche auf dem lokalen Computer ausgeführt. Desktop-Administrator Der Desktop-Administrator befindet sich dort, wo die benutzerdefinierte Desktop-Ansicht erstellt wird. Sie können Schaltflächen erstellen, die auf Profile des Document Server zugreifen, der Desktop-Ansicht Skripts hinzufügen, bereits erstellte Desktop-Ansichten verwalten usw. Nachdem die benutzerdefinierte Desktop-Ansicht erstellt wurde, sendet der Administrator dem Benutzer eine URL-Adresse, von der aus auf die benutzerdefinierte Desktop-Ansicht zugegriffen werden kann. Übersicht 1

5 2 Installation Installieren des Desktop-Administrators Der Document Solutions Desktop-Admininistrator ist in der Installation von Lexmark Document Distributor enthalten. Er wird beim Installieren des Servers automatisch installiert. Um auf den Desktop-Administrator zugreifen zu können, müssen Sie das gleiche Paßwort eingeben, das Sie bei der Serverinstallation gewählt haben. Aufrufen der Desktop-Ansicht Beim Erstellen der Desktop-Ansicht mit dem Desktop-Administrator erstellen Sie eine URL, die Sie dem Benutzer senden. Diese URL kann dann vom Benutzer ausgeschnitten und in die Adreßleiste des Web-Browsers kopiert werden. Bitte beachten Sie die Groß-/Kleinschreibung bei der URL. Die Webadresse sieht folgendermaßen aus: wobei IP für die Adresse des Servers steht und DesktopName der individuelle Name ist, den der Administrator der Ansicht gegeben hat. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe des Desktop-Administrators. Installieren von Java Runtime Environment (JRE) Wenn JRE nicht bereits auf Ihrem Computer installiert ist, werden Sie beim ersten Aufrufen der Desktop-Ansicht aufgefordert, JRE zu installieren. So installieren Sie JRE: 1 Im ersten Dialogfeld werden Sie gefragt, ob Sie Java 2 Runtime Environment installieren und ausführen möchten. Klicken Sie auf Ja. 2 Akzeptieren Sie die Java-Lizenzvereinbarung durch Klicken auf Ja. 3 Klicken Sie im Dialogfeld für den Installationstyp auf Typisch und dann auf Weiter. JRE wird nun auf dem Computer installiert. Installation 2

6 Installation Aktivieren des Java-Applets Beim ersten Aufrufen der Webseite der Desktop-Ansicht wird der Benutzer aufgefordert, der Installation eines unterzeichneten Applets zuzustimmen, wodurch auf den lokal angeschlossenen Scanner zugegriffen werden kann. Die Sicherheitsanforderungen von Java hindern installierte Applets daran, Ressourcen auf dem Client-Computer ohne die Zustimmung des Benutzers zu verwenden. Dem Benutzer stehen folgende Optionen zur Verfügung: Durch Klicken auf Ja erteilen Sie die Berechtigung für die aktuelle Sitzung. Dadurch wird der Benutzer während der nächsten Sitzung nochmals gefragt, ob das unterzeichnete Applet installiert werden soll. Durch Klicken auf Nein verweigern Sie die Berechtigung für die aktuelle Sitzung. Dadurch kann die Desktop-Ansicht keine Profile ausführen, für die Daten gescannter Bilder erforderlich sind. Durch Klicken auf Immer erteilen Sie die Berechtigung für alle Sitzungen. Das heißt, der Benutzer wird nicht mehr zur Installation aufgefordert, egal wie oft er die Webseite der Desktop-Ansicht verwendet. Anschließend muß der Benutzer lediglich auf Webseiten auf dem LDSS-Server verweisen. Aktivieren des Java-Applets 3

7 3 Konfigurieren von Desktop-Ansichten Strategien für das Einrichten von Desktop-Ansichten Berücksichtigen Sie beim Einrichten von Aufgaben für eine bestimmte Gruppe in den Desktop- Ansichten die Aufgaben, die am meisten von einem Effektivierungsprozeß profitieren könnten. Dazu gehören u. a. folgende Aufgaben: Die am häufigsten verwendeten Aufgaben Aus mehreren Schritten bestehende Aufgaben, die vereinfacht werden können Aufgaben, die lediglich von einer Gruppe verwendet werden Erstellen bestimmter Symbolgruppen für Benutzergruppen Durch das Erstellen benutzerdefinierter Desktop-Ansichten für verschiedene Abteilungen oder Personen können Sie den entsprechenden Abteilungen oder Personen Zugriff auf ausschließlich diesen Gruppen zugehörige Schaltflächen gewähren. Sie wollen beispielsweise eine Desktop- Ansicht für die Technikabteilung erstellen. Dazu benötigen Sie eine Schaltfläche, die einen Schaltplan scannt und diesen in der Unternehmensdatenbank plaziert. Hierzu führen Sie folgende Schritte aus: 1 Fügen Sie dem Server ein Skript hinzu, mit dem Sie unter Verwendung von Server Manager ein Dokument in die Datenbank einfügen können. 2 Erstellen Sie eine Desktop-Ansicht mit dem Namen Technik, die eine das Skript ausführende Schaltfläche enthält. 3 Geben Sie die Scaneinstellungen für die höchstmögliche Bildqualität ein. 4 Senden Sie der Technikabteilung die URL für die neu erstellte Desktop-Ansicht. Verwenden der Desktop-Administrator-Startseite Auf der Desktop-Administrator-Startseite können Sie eine Desktop-Ansicht erstellen. Auf der Startseite sind drei Hauptaufgaben verfügbar: Desktop-Ansicht erstellen Skript zu Desktop-Ansicht hinzufügen Desktop-Ansichten verwalten Konfigurieren von Desktop-Ansichten 4

8 Konfigurieren von Desktop-Ansichten Erstellen von Desktop-Ansichten 1 Der Desktop-Administrator wird über Start Programme Lexmark Document Solutions Desktop Administrator aufgerufen. 2 Geben Sie das Administrator-Paßwort für den Document Server ein. Hierbei handelt es sich um das Paßwort, das Sie bei der Installation ausgewählt haben. Klicken Sie auf Anmeldung. 3 Klicken Sie auf der Desktop-Adminstrator-Startseite auf Desktop-Ansicht erstellen. 4 Geben Sie den Namen der Desktop-Ansicht ein. Hierbei handelt es sich um den Namen, den Sie zum Verwalten der Desktop-Ansicht verwenden werden. 5 Geben Sie einen eindeutigen Schlüssel ein, der der URL angehängt wird, die der Benutzer erhält. Sie können dazu den Namen der Desktop-Ansicht verwenden. Klicken Sie auf Weiter. 6 Konfigurieren Sie den Willkommensbildschirm folgendermaßen: Wählen Sie die Layoutansicht mit der Anzahl an Schaltflächen, die Sie festlegen möchten. Klicken Sie auf dem Willkommensbildschirm auf eine Schaltfläche. Wählen Sie eine Aktion aus. Die folgenden Aktionen sind standardmäßig verfügbar (weitere Aktionen sind je nach installierten Skripts verfügbar): Keine: keine Schaltfläche, Feld bleibt leer Formulare: Document Portal-Funktion (wenn installiert) Profile - Schaltfläche für Standardprofile (bietet Zugriff auf eine Liste mit Skripts, die über keine eigene Schaltfläche verfügen). Wenn bei der Aktion Scaneinstellungen erforderlich sind, wird die Registerkarte Scaneinstellungen angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Scaneinstellungen in der Online-Hilfe des Desktop-Adminstrators. Wenn Profile als Aktion ausgewählt ist, wird die Registerkarte Skripts angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Skripts zu einer Desktop-Ansicht auf Seite 6. 7 Fügen Sie individuell Text für Ihre Schaltflächen ein. Andernfalls wird der Standardtext für die Schaltfläche verwendet. 8 Wählen Sie die Grafik aus, die für diese Schaltfläche angezeigt werden soll. Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit, benutzerdefinierte Grafiken auszuwählen. Klicken Sie auf Importieren, und wählen Sie Ihre eigene Grafik aus. Grafiken werden automatisch an die Größe der Schaltfläche angepaßt. Die folgenden Formate werden unterstützt: GIF, JPEG, PNG, BMP, TIFF, FlashPix und PNM. Verwenden der Desktop-Administrator-Startseite 5

9 Konfigurieren von Desktop-Ansichten Festlegen der Scaneinstellungen Beim Hinzufügen eines Skripts können Sie die Scaneinstellungen festlegen. Diese Scaneinstellungen werden neben dem Skriptnamen angezeigt; die folgenden Einstellungen sind verfügbar: Bildqualität Format: TIFF oder JPEG. Farbe: Schwarzweiß, Graustufen oder Farbe. Auflösung: 150, 200, oder 300 dpi. JPEG-Qualität: Geben Sie einen Wert zwischen 5 und 95 ein. Ausgabestil Papierformat: Geben Sie das Papierformat des Dokuments an. Ausrichtung: Geben Sie die Ausrichtung des zu scannenden Dokuments an. Wählen Sie Hochformat oder Querformat. Senden der URL an den Benutzer Nachdem Sie die Desktop-Ansicht erstellt haben, wird die URL per an den Benutzer gesendet. Bitte beachten Sie die Groß-/Kleinschreibung bei der URL. Die URL sollte folgendermaßen aussehen: wobei IP für die IP-Adresse des Document Server steht, und DesktopName der individuelle Name ist, den Sie Ihrer Desktop-Ansicht bei der Erstellung gegeben haben. Hinzufügen von Skripts zu einer Desktop-Ansicht So erstellen Sie Profile für ein Skript auf einer Desktop-Ansicht: 1 Klicken Sie auf der Startseite auf Skript hinzufügen. 2 Wählen Sie die Desktop-Ansicht aus, zu der Sie dieses Skript hinzufügen möchten. Klicken Sie auf Weiter. 3 Wählen Sie ein Skript aus, das zur Desktop-Ansicht hinzugefügt werden soll. Klicken Sie auf Weiter. 4 Fügen Sie das Skript zum Willkommensbildschirm der Desktop-Ansicht hinzu. Sie werden gefragt, ob Sie eine Schaltfläche für das neu hinzugefügte Skript zum Willkommensbildschirm hinzufügen möchten. Wenn Sie keine Schaltfläche hinzufügen, können Sie über die Schaltfläche Profile auf das Skript zugreifen. Klicken Sie auf Weiter. Verwenden der Desktop-Administrator-Startseite 6

10 Konfigurieren von Desktop-Ansichten 5 Bearbeiten Sie die Scaneinstellungen für Ihr Skript (bereits im Skript vorhandene Scaneinstellungen werden in der Tabelle angezeigt, können aber nicht bearbeitet werden). Weitere Informationen finden Sie unter Scaneinstellungen in der Online-Hilfe des Desktop- Adminstrators. Wenn bei Ihrem Skript kein Scanvorgang erforderlich ist, klicken Sie auf Weiter. 6 Klicken Sie auf Fertigstellen. Bearbeiten und Verwalten bereits erstellter Desktop-Ansichten Sie können über die Seite Desktop-Ansichten verwalten in der Desktop-Administrator-Anwendung Desktop-Ansichten erstellen, bearbeiten sowie löschen. Klicken Sie auf der Startseite auf Desktop-Ansichten verwalten. Um eine neue Desktop-Ansicht zu erstellen, klicken Sie unterhalb der Liste mit den Desktop-Ansichten auf Neu. Folgen Sie den Anweisungen unter Bearbeiten und Verwalten bereits erstellter Desktop-Ansichten auf Seite 7. Um eine Desktop-Ansicht zu löschen, klicken Sie auf die Desktop-Ansicht und anschließend auf Löschen. Sie werden im entsprechenden Dialogfeld zur Bestätigung des Löschvorgangs aufgefordert. Klicken Sie auf OK. So ändern Sie den Namen einer Desktop-Ansicht: Wählen Sie in der Desktop-Ansichtsliste die entsprechende Desktop-Ansicht aus. Wählen Sie die Registerkarte Name/URL aus. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Desktop-Ansicht ein. Dieser Name wird zur Verwaltung der Ansicht verwendet und wird Benutzern angezeigt. Vervollständigen Sie die URL für den Pfad zur Ansicht. URL und Ansichtsname können identisch sein. Mit dieser URL können Benutzer über den eigenen Browser auf die Desktop-Ansicht zugreifen. Klicken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu speichern. So bearbeiten Sie den Willkommensbildschirm einer Desktop-Ansicht: Wählen Sie in der Desktop-Ansichtsliste die entsprechende Desktop-Ansicht aus. Wählen Sie die Registerkarte Willkommensbildschirm aus. Die Bearbeitungsseite für den Willkommensbildschirm wird angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Schritt 6 auf Seite 5. Verwenden der Desktop-Administrator-Startseite 7

11 Lexmark und Lexmark mit der roten Raute sind in den USA und/oder anderen Ländern eingetragene Marken von Lexmark International, Inc Lexmark International, Inc. 740 West New Circle Road Lexington, Kentucky 40550, USA