Handbuch. EASY Inventur. P&P Software GmbH

Transkript

1 Handbuch EASY Inventur P&P Software GmbH

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3 Inhalt Inventur 1 Daten sichern...1 Ablauf der EASY!-Inventur...1 Und los geht s mit der Zählung...2 Fertig gezählt - Zwischenverkäufe berichtigen?...2 Differenzen ausdrucken...3 Differenzen berichtigen...3 Lagerbestände bewerten...4 Neubewertung über einfache EK-Absenkung...4 Neubewertung nach niedrigerem Teilwert...5 Ausdrucken der Inventurliste...6 Was müssen Sie aufbewahren?...6 Index 9 Handbuch EASY Inventur Inhalt iii

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5 Inventur Daten sichern Da sich viele Schritte bei der Inventur nicht rückgängig machen lassen, sollten Sie im Vorwege eine Datensicherung erstellen. Um auch nach einem längeren Zeitraum Daten der Inventur einsehen bzw. drucken zu können, sollte die Sicherung dauerhaft aufbewahrt werden. Hier haben sich CDs bzw. DVDs bewährt. Ablauf der EASY!-Inventur 1. Fassungen zählen Artikelnummern aller Fassungen in die EASY!-Zählmaschine einscannen bzw. eintippen. 2. Differenzliste ausdrucken Eine Liste mit den vom EASY!-Lagerbestand abweichenden Mengen ausdrucken. 3. Differenzen im Lager berichtigen Auf Knopfdruck den EASY!-Lagerbestand den tatsächlichen Mengen anpassen. 4. Wertberichtigung (Abwertung) durchführen Bei Bedarf den Inventur-Einkaufspreis älterer Fassungen reduzieren. 5. Inventurliste für das Finanzamt ausdrucken Ausdruck des durch die Inventur berichtigten Lagers für Ihren Steuerberater. HINWEIS: Zählen mit Papierliste Für Nostalgiker, die das Blättern auf Zetteln lieben, kann in EASY! auch eine Bestandsliste auf Papier für die Zählung ausgedruckt werden. Differenzen müssen bei dieser Technik natürlich manuell im Lager berichtigt werden. Handbuch EASY Inventur 0BInventur 1

6 Und los geht s mit der Zählung Klicken Sie im Fassungslager auf dem Register Inventur/Diverses auf den Button Inventur. Um mit einer neuen Inventur zu beginnen, klicken Sie auf den Button (1) Inventur vorbereiten. Nach einer Warnmeldung, die ein versehentliches Löschen einer bereits begonnenen Inventur verhindern soll, wird der aktuelle Lagerbestand auf dem Bildschirm angezeigt. Hinweis: Das Datum der Zählliste ist lediglich ein Hinweis für Sie und wird nicht auf die nach der Zählung zu druckenden Inventurliste übernommen. Nun können Sie mit der Zählung beginnen. Scannen oder tippen Sie die Artikelnummern der Fassungen in beliebiger Reihenfolge in das Feld Artikel- Nr ein. Wenn Sie mit der Tastatur arbeiten, bestätigen Sie jede Nummern- Eingabe mit der Entertaste. Bei größeren Mengen tragen Sie zunächst die Artikelnummer ein, und anschließend in das Feld Anzahl die Menge. Die Eingaben bestätigen Sie dann wieder mit der Entertaste. Tipp: Wenn Sie versehentlich eine falsche Artikelnummer oder Menge eingegeben haben, wiederholen Sie die Eingabe mit der Menge -1. Trick: Wenn Sie in der Liste nach bestimmten Fassungen suchen möchten, können Sie diese auch nach jeder beliebigen Spalte sortieren. Ein Klick auf den entsprechenden Spaltenkopf bringt das gewünschte Ergebnis. Fertig gezählt - Zwischenverkäufe berichtigen? Sollten Sie noch Fassungen verkauft haben, die Sie in der Inventur bereits gezählt hatten, würden hierdurch unechte Differenzen entstehen. Da sich EASY! diese Verkäufe merkt, ist eine bequeme Berichtigung möglich. Bei Bedarf klicken Sie nach der kompletten Zählung auf den Button Verkauf Korrektur. Im Folgefenster klicken Sie zunächst auf den Button Korrektur durchführen. Hierdurch werden die durch Verkäufe aufgetretenen 2 0BInventur Handbuch EASY Inventur

7 Differenzen ermittelt. Durch einen Klick auf den Button Korrektur übernehmen wird die Zählliste dann abschließend berichtigt. TIPP: Die angezeigte Liste können Sie noch bearbeiten. Mit einem Klick auf den Zeilenanfang und anschließendem Betätigen der ENTF-Taste können Sie bei Bedarf einzelne Zeilen löschen. Differenzen ausdrucken Im Laufe eines Jahres kommt es durch Fehleingaben und Diebstahl zu Abweichungen des EASY!-Lagers mit dem tatsächlichen Bestand im Geschäft. Diese Abweichungen drucken Sie nun als Zählnachweis für Ihre Steuerunterlagen aus. Wechseln Sie auf das Register 2. Differenzliste drucken, und klicken Sie auf den Button Diff-Liste drucken. WICHTIG: Die gedruckte Differnzliste ist Ihr Zählnachweis für das Finanzamt. Heben Sie das Dokument für eine etwaige Prüfung gut auf! Differenzen berichtigen Nachdem Sie die Differenzliste ausgedruckt haben, geht es nun daran die das EASY!-Lager dem tatsächlichen Bestand anzugleichen. Wechseln Sie hierfür auf das Register 2. Differenzen buchen. In obiger Tabelle werden alle Fassungen gelistet, bei denen der Lagerbestand nicht dem Istbestand entspricht. Erkennbar ist dies an den letzten drei Spalten dieser Tabelle (Bestand, Gezählt und Differenz) Zur automatischen Anpassung des Lagerbestandes gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie die zu buchende Fassung aus, und betätigen Sie den Button Buchen. Bestätigen Sie die folgende Meldung mit Ja und der Bestand wird im Fassungs-Lager angepasst. Mit der Cursortaste bewegen Sie sich zur nächsten Zeile in der Tabelle und es erscheint wieder das Meldungsfenster. Hier können Sie dann mit der Handbuch EASY Inventur 0BInventur 3

8 Tastenkombination ALT-J die nächste Fassung übernehmen. Wiederholen Sie diesen Vorgang bis alle Bestände gebucht sind. Lagerbestände bewerten Wenn Sie den Inventur-Einkaufspreis Ihrer Fassungen am Lager abwerten wollen, stellt EASY! Ihnen hierfür zwei Methoden zur Verfügung. Zum Einen die Einfache Ek-Absenkung, bei der lediglich der Inventur-Einkaufspreis verändert wird, und zum Anderen die Methode Niedriger Teilwert, bei der Inventur-Einkaufs- und Verkaufspreis verändert werden. Klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater im Vorwege ab, welche Methode für Sie in Frage kommt, um Problemen bei einer eventuellen Betriebsprüfung vorzubeugen. WICHTIG: Da eine Abwertung nicht Rückgängig gemacht werden kann, sollten Sie vor der Übernahme der abgewerteten Preise eine Datensicherung erstellen. Neubewertung über einfache EK-Absenkung Wie vorgehend erläutert, werden bei dieser Methode nur die Inventur- Einkaufspreise der Fassungen abgesenkt. Wechseln Sie auf das Register 4. Wertberichtigung Inventurliste und klicken Sie auf der linken Seite, im Block Einfache EK-Absenkung, auf den Button Wertberichtigung einstellen. Tragen Sie hier, in Rücksprache mit Ihrem Steuerberater, die prozentualen Werte für die Abwertung jedes Verwendungstyps (Korrektion, Sonne etc.) ein. Anschließend verlassen Sie die Maske über Ende, und klicken auf den Button Wertberichtigung durchführen. In diesem Dialog wählen Sie zunächst, ob die von Ihnen angegebene prozentuale Abwertung vom ursprünglichen Einkaufspreis, oder vom Inventur-Einkaufspreis ausgehend erfolgen soll. Damit sind die erforderlichen Einstellungen abgeschlossen. Klicken Sie auf den Button Berechnen, um zu ermitteln wie die Abwertung aussehen wird. Die Berechnung können Sie beliebig oft wiederholen, da die errechneten Werte erst beim Anklicken des Buttons Übernehmen in die Datenbank geschrieben werden. Die Tabelle enthält alle Fassungen die wertberichtigt werden. In der Spalte Ek-Alt sehen Sie den Einkaufspreis der Fassung vor der Abschreibung. Die Spalte Ek-Neu beinhaltet den Einkaufspreis nach der Abwertung. Diesen können Sie bei Bedarf manuell nachbearbeiten. Dazu klicken sie in die Spalte Ek-Neu und tragen den neuen Preis ein. An den Feldern unter der Tabelle können folgende Werte abgelesen werden: - Abwertung : EK-Betrag und prozentual. 4 0BInventur Handbuch EASY Inventur

9 - Gesamt : EK vor und nach der Abwertung (alle Fassungen). TIPP: Über die Pfeile am Ende des Feldes kann zwischen den Verwendungen umgeschaltet werden. - EK vor und nach der Abwertung (nur abgewerte Fassungen). Mit betätigen des Buttons Übernehmen werden alle neuen Einkaufspreise in das Fassungs-Lager übernommen. Zum Schluss drucken Sie das Protokoll als Beleg für Ihren Steuerberater bzw. für Prüfungen durch das Finanzamt aus. Neubewertung nach niedrigerem Teilwert Bei dieser Methode werden die VK-Preise abgesenkt, und über den aus Ihrer Kalkulation resultierenden durchschnittlichen Rohgewinn-Aufschlagsfaktor wird der der neue EK-Preis ermittelt. Da die Verkaufspreise neu berechnet werden, ist es im Anschluß notwendig die betroffenenen Fassungen mit neuen Preisschildern zu versehen. Wechseln Sie auf das Register 4. Wertberichtigung Inventurliste und klicken Sie auf der linken Seite, im Block Niedrigerer Teilwert, auf den Button Wertberichtigung einstellen. Tragen Sie hier, in Rücksprache mit Ihrem Steuerberater, die prozentualen Werte für die Abwertung jedes Verwendungstyps (Korrektion, Sonne etc.) ein. Hinterlegen Sie im Feld Faktor Ihren individuellen durchschnittlichen Rohgewinn-Aufschlag-Faktor, den Sie bei Ihrem Steuerberater erfragen können. Achtung: Der Faktor muss den gültigen Mehrwertsteuersatz enthalten. Die erforderlichen Einstellungen sind hiermit abgeschlossen. Verlassen Sie den Dialog über den Button Ende und klicken Sie auf den Button Wertberichtigung durchführen. Klicken Sie auf den Button Berechnen, um zu ermitteln wie die Abwertung aussehen wird. Die Berechnung können Sie beliebig oft wiederholen, da die errechneten Werte erst beim Anklicken des Buttons Übernehmen in die Datenbank geschrieben werden. In der Tabelle sind alle Fassungen die wertberichtigt werden gelistet. Handbuch EASY Inventur 0BInventur 5

10 Markieren Sie eine Fassung in dieser Tabelle, um auf der rechten Seite die Daten der Fassung anzuzeigen. Bei Bedarf können Sie in der Spalte Neu den Verkaufs- und den Einkaufspreis der Fassung manuell bearbeiten. Durch Druck auf den Knopf Übernehmen, und bestätigen der folgenden Sicherheitsabfrage werden die neuen Verkaufs- und Einkaufspreise ins Fassungslager übernommen. Da bei dieser Abschreibungsmethode auch die Verkaufspreise geändert werden, können Sie wählen, dass für alle Fassungen neue Aufkleber für den späteren Druck vorbereitet werden. Zum Schluss drucken Sie das Protokoll als Beleg aus. Ausdrucken der Inventurliste Nun sind Sie dem Ziel ganz nahe... Nachdem alle Vorarbeiten abgeschlossen sind, fehlt nur noch die Liste mit dem Wert Ihres aktuellen Lagerbestands die Inventurliste. TIPP: Auf dem Register Einstellungen / Sortierung können Sie festlegen, wie die Liste sortiert werden soll. Und los geht s... Klicken Sie auf dem Register 4.Wertberichtigung/Inventurliste auf den Button "Inventur-Liste drucken". Im Folgedialog wählen Sie, ob die Ausgabe auf dem Drucker oder in eine CSV- Datei erfolgen soll. Anschließend wird noch das Datum abgefragt, welches auf die Inventurliste gedruckt werden soll. Nach dem Fertigstellen der Ausgabe ist die Inventur abgeschlossen. Hinweis: Da die Inventurliste den beim Druck aktuellen Lagerbestand ausgibt, ist ein identischer Nachdruck zu einem späteren Zeitpunkt nicht möglich, wenn in der Zwischenzeit schon Lagerzugänge bzw. Lagerabgänge erfolgt sind. Was müssen Sie aufbewahren? Da Sie Ihre Inventur ggf. belegen müssen, sollten Sie folgende Ausdrucke für die Dauer der Aufbewahrungsfristen in Ihren Unterlagen behalten. 1. Die gedruckte Differenzliste (bzw. die Zählliste, wenn Sie mit einer gedruckten Zählliste gearbeitet haben) 2. Das Protokoll der Abwertung (wenn Sie abgewertet haben) 3. Die Inventurliste 6 0BInventur Handbuch EASY Inventur

11 Eine Kopie dieser Dokumente kann nicht schaden... Handbuch EASY Inventur 0BInventur 7

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13 Index A Ablauf der EASY!-Inventur 1 Ausdrucken der Inventurliste 6 D Daten sichern 1 Differenzen ausdrucken 3 Differenzen berichtigen 3 F Fertig gezählt - Zwischenverkäufe berichtigen? 2 I Inventur 1 L Lagerbestände bewerten 4 N Neubewertung nach niedrigerem Teilwert 5 Neubewertung über einfache EK-Absenkung 4 U Und los geht's mit der Zählung 2 W Was müssen Sie aufbewahren? 6 Handbuch EASY Inventur 1BIndex 9