Galileo RailMaster Handbuch Stand: August 2010

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1 Galileo RailMaster Handbuch Stand: August 2010 Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. Dieses Dokument enthält Informationen, an denen Galileo International Rechte besitzt. Dieses Dokument darf nur in Verbindung mit Tätigkeiten benutzt werden, für die es zur Verfügung gestellt wird. Dieses Dokument darf ohne das vorherige, schriftliche Einverständnis von Galileo Deutschland weder ganz noch teilweise an Dritte weitergegeben werden.

2 Inhalt Kontakte - Informationen... 4 Zeichenerklärung... 4 RailMaster öffnen... 5 Galileo Desktop starten... 5 RailMaster starten... 6 Vorgang anlegen... 7 Vorgang schliessen... 8 Vorgangsübersicht... 9 Übersicht Buchungsmasken Übersicht Icons RailMaster nutzen Grundeinstellungen Vorgangssuche Fahrplanauskunft Fahrkartenerstellung - (fahrplanbasiert) - DB, DB/NE, DB/SEE, DB/TCV Leistungsnavigator Fahrkarten-Erstellung Zeitkarten Fahrkarten-Erstellung Inland Fahrkarten-Erstellung NE/SEE Fahrkarten-Erstellung Regionalverkehr (FIRE) Fahrkarten-Erstellung Ausland Fahrkarten-Erstellung TCV-Serien Reservierung Express Reservierung vollständig Reservierung DB-Autozug Reservierung Park & Rail Gepäckservice Buchungen zur Abwicklung der Fahrgastrechte

3 Zu-/Absetzung Stornierung Zu-/Absetzung Bestätigen Zahlen / Gutschreiben Verfahren Online-Ticket Verfahren HGV Hochgeschwindigkeitsverkehr Deutschland Frankreich Verfahren Bahn Tix (Fahrkartenhinterlegung am Automat) Verfahren Gutscheinannahme Verfahren Gruppen Verfahren Reisestellenkarten / AirPlus Stornierung - Rücknahme - Annullierung - Erstattung Verkauf Übergang Umtausch Online-Ticket erstellen Favoriten Belegverwaltung im RailMaster Agenturdaten bearbeiten Firmenkundenidentifikation (FKI) Protokolle Drucken Web Print Manager Druckprobleme Print Management Browser Druckverwaltung Belegverwaltung im PM-Browser MIR-Wiederherstellung Protokolle Stichwortverzeichnis

4 Kontakte - Informationen RailGuide Online Nachschlagewerk der DB mit allen Bestimmungen zu sämtlichen Bahnprodukten, Tarifen, Eingaben und Besonderheiten Benutzername: agenturservice Kennwort: vertrieb$partner9 DB-Verkäuferberatung Tarifliche Fragen des Verkaufs und der Abrechnung von DB-Werten Tel: / Fax: / Mo - Fr: 8 Uhr bis 19 Uhr / Sa: 10 Uhr bis 14 Uhr DB-Agenturservice Weitere Informationen der DB zu Beratung, Verkauf und Vertraglichem : Benutzername: agenturservice Kennwort: vertrieb$partner9 Galileo RailMaster-HelpDesk Fragen zu Funktionsstörung des RailMaster (keine Tarifauskunft) Tel: / Fax: / ( 0,09/ min und Mobilfunk max 0,42) Mo - So: 6 Uhr bis 20 Uhr Galileo/Travelport- Kundenbetreuung Informationen zu vertraglichen Fragen des Galileo RailMaster u.a. https://deutschland.travelportservices.com Zeichenerklärung STRG Close Ansicht Taste auf der Tastatur drücken Button im Programm betätigen Auswahlfeld in der Menüleiste anklicken Eintrag in ein Eingabefeld vornehmen Achtung: Diese Hinweise sind unbedingt zu beachten! Tipp: kann Ihre Arbeit ungemein erleichtern. Die Berücksichtigung ist aber nicht zwingend wie beim Achtung! 4

5 RailMaster öffnen Galileo Desktop starten Voraussetzung: eine aktive Internet-Verbindung und eine Datenverbindung via Contivity-VPN-Client oder SSL müssen bestehen. Starten Sie den Galileo-Desktop (viewpoint.exe) Anmeldung in der Eingabemaske: Agent SignOn: SignOn (wird von Galileo der Agentur mitgeteilt, in der Regel Z plus Agenten- Initialen Bsp.: Hans Meier ZHM) eingeben Password: geben Sie Ihr SignOn Passwort ein OK Das erscheinende Bestätigungsfenster Front Page News mit Close bestätigen Anmeldung im blauen Fenster: Agent SignOn: Eingabe im Viewpoint Fenster: der Befehl SON/ und Ihr SignOn z.b.: >SON/ZHM Enter Password: geben Sie Ihr SignOn Passwort ein Enter z.b: >PASSWORD? ******* es erscheint ein Bestätigungstext: SIGN-ON COMPLETE/ Tipp: Testen ob Agent SignOn noch aktiv ist: in Viewpoint hinter der Anfangsmarke > Enter, es erscheint als Antwort: Check Action Code oder Sign In SignOn ist noch aktiv, nicht noch mal durchführen Eingabe: >SON/Z.. Enter Passwort Enter Achtung: Wenn Sie den RailMaster schließen: Eingabe im Viewpoint Fenster: > SOF Enter 5

6 RailMaster starten Achtung: Nur eine RailMaster Session darf pro Terminal gestartet werden! Im Galileo Desktop: Menüleiste - Begleittools (bzw. Companions) RailMaster Germany es öffnet sich Tipp Das RailMaster Agentur-Passwort kann geändert werden (siehe Kapitel Grundeinstellungen"). Eingabe Passwort und OK RailMaster wird geladen falls eine neue Version vorliegt, erfolgt automatisch ein Update: nach 40 Minuten ohne Aktion im RailMaster ist eine neue Anmeldung erforderlich, es öffnet sich: nach OK öffnet sich: nach Neue Anmeldung kann das RailMaster Agentur Passwort eingegeben werden. 6

7 Vorgang anlegen Der RailMaster basiert buchungstechnisch auf dem Buchungssystem NVS der Bahn und ist vorgangbasierend. Um buchen zu können, muss ein Vorgang geöffnet werden. Im NVS existiert dann synchron ein NVS-Auftrag. Achtung: Verwenden Sie für jeden Kunden einen separaten Vorgang! anklicken es öffnet sich das Kundenprofil: ( Kundendaten übernehmen Funktion ist noch nicht aktiv) gewünschte Felder füllen leere Felder dürfen leer bleiben Kundenname: empfohlen - Eingabe erleichtert die spätere Vorgangssuche und lässt Sie länger auf einen Vorgang zugreifen Kundennummer: Firmenkundenidentifikation: falls vorhanden, Kundennummer aus RailMaster-fremder Datenbank eingeben bei Grosskunden - Art der Kundenkarte auswählen per und Nummer eingeben 7

8 Übergabeart: Direktverkauf nur auswählen wenn sofortige Ausstellung erfolgen wird sonst Ticketversand! Ticketversand Belegerstellung erfolgt später (z.b. Gruppen) Bahn-Tix Belegerstellung als Bahn-Tix / beim Buchen von Leistungen wird die Anwendbarkeit für Bahn-Tix schon geprüft Online-Ticket Die Leistungen werden als PDF generiert per an den Kunden zum Selbstausdrucken versandt muss vor dem ersten Einbuchen einer Leistung definiert werden. (siehe Kapitel Online-Ticket Erstellen ) Abholeridentifikation: Wiedervorlagedatum: Zahlungsart: Sammeln: Vorgangsvermerk: optional nur bei Übergabeart Bahn-Tix möglich - mit Eingabe eines Wiedervorlagedatums kann der Vorgang später gezielt gesucht werden kann auch noch nach Buchung eines Segments, spätestens bei der Zahlung (siehe Kapitel Bestätigen Zahlen/Gutschreiben ), angegeben werden auswählen per anhaken, falls der Kunde BahnComfort Punkte sammelt, BahnCard- Nummer vervollständigen Platz für agenturinterne Informationen zu diesem Vorgang Tipp: Fahrkartenautomaten, an denen Kunden ihr Bahn-Tix abholen können, findet man unter: Menüleiste Extras Standort-Suche Automat es öffnet sich der Internet Explorer und die Automatensuche der DB auf Tipp: Herausfinden ob ein Kunde sein Bahn-Tix am Fahrkartenautomaten hat ausdrucken lassen: Menüleiste Aktualisieren (inkl. NVS-Auftrag) OK Vorgang wird angelegt mit NVS-Auftragsnummer und RailMaster-Vorgangs-Nummer: Lebensdauer des Vorganges: Auf Vorgänge die Buchungssegmente enthalten, die noch bearbeitet werden können (Erstattungen etc.) kann 90 Tage lang (nach Ablauf des letzten Geltungstages) zugegriffen werden, wenn ein Kundenname eingetragen ist, und 28 Tage lang, wenn das Feld Kundenname leer ist. Vorgang schließen Schließen Sie den Vorgang unmittelbar nach Beendigung der Buchung für den Kunden, indem Sie anklicken 8

9 Vorgangsübersicht Jede gebuchte Leistung (z. B. Fahrkarten, Fahrplanauskünfte etc.) wird im Vorgang, in dem sie gebucht wurde, als Segment dargestellt und erhält eine Laufnummer in chronologischer Reihenfolge. Segmente gleicher Art werden in Gruppen zusammengefasst (z. B. Reservierungen, Fahrkarten etc.) Segment-Details darstellen - Segment markieren Menüleiste Bearbeiten Details - oder Doppelklick mit der linken Maustaste auf das Segment Segment-Details kopieren und einfügen - Segment markieren Menüleiste Bearbeiten Details in Zwischenablage kopieren - in ein Dokument wechseln (z. B. Word oder ) rechte Maustaste Einfügen Segment weiterbearbeiten (z. B. drucken, stornieren, zahlen etc.) - rechter Mausklick auf das Segment es öffnet sich eine Liste mit möglichen Funktionen je nach Art und Status des Segments (z. B. Stornieren oder Beleg drucken etc.) maximale Anzahl von Segmenten pro NVS-Auftragsnummer : - Maximal 10 Reisen - je Reise maximal 15 Segmente - insgesamt maximal 50 Buchungssegmente in allen Reisen zusammen Tipp: Verwenden Sie möglichst für Fahrten, die nicht unmittelbar zusammen gehören, jeweils einen separaten Vorgang. Das erleichtert die Übersicht bei Umbuchungen, Stornierungen und bei Arbeiten im Nachgang durch andere Bahndienststellen (z.b. Kundendialog bei Bearbeitung von Fahrgastrechten oder Agenturbetreuung bei der Abrechnungsüberprüfung.) im Vorgang weitere Reisen hinzufügen: - Menüleiste Bearbeiten Reise hinzufügen - das nächste Segment wird automatisch in die zugefügte Reise gebucht - Segmente werden immer in die fett gedruckte Reise gebucht weitere Segmente in eine bestimmte Reise buchen: - Reise markieren - Menüleiste Bearbeiten Übergabedaten ändern - Dieser Reise weitere Buchungspositionen hinzufügen anhaken und mit OK übernehmen - das nächste Segment wird automatisch in die markierte Reise gebucht 9

10 Übergabeart oder Abholeridentifikation (bei Bahn-Tix) für eine Reise ändern: - Reise markieren - Menüleiste Bearbeiten Übergabedaten ändern - Ändern und mit OK übernehmen Achtung: nachträgliches Ändern der Übergabeart in Online-Ticket ist nicht möglich Vorgangsvermerke ansehen: - Doppelklick auf die Vorgangsnummer neben dem Galileo Logo Status des Segments: für Segmente, die gedruckt werden können oder die gedruckt wurden, wird ein Status hinter dem Betrag angezeigt Ausnahme: Für Kreditkartenbelege und Fahrplanauskünfte (separate Reiseverbindungen) werden keine Stati angezeigt: offen best indru druck cancel cancel-offen angezahlt gebucht, weder bezahlt noch gedruckt (siehe auch unten NVS-Bestätigungsfristen) komplett bezahlt wird gerade gedruckt gedruckt storniert (Annullierung, Rücknahme bzw. Erstattung wurde vorgenommen) storniert (Gutschrift muss noch vorgenommen werden bei Gutscheinen oder Kreditkarte nach Gutschrift wechselt der Status auf cancel) angezahlt Zahlungsarten: bei bereits mit Zahlung bestätigten Segmenten wird die Zahlungsart hinter dem Segmentstatus dargestellt: RE CC BA GU RR Rechnung Kreditkarte Bar Gutschein (Teil- oder Komplett-Zahlung mit Gutschein) RIT-Rechnung NVS-Bestätigungsfristen: Buchungssegmente müssen innerhalb bestimmter Zeiträume bestätigt (= bezahlt) werden, andernfalls werden sie von NVS automatisch storniert und aus der Vorgangsübersicht gelöscht Nicht-kontingentierte Angebote Kontingentierte Angebote Gepäcktickets Reservierungen, Globalpreise 48 Stunden, maximal 2 Werktage unter 1 Stunde (NVS-Bestätigungsfristen Stand Juni 2007 ohne Gewähr) 72 Stunden (Ausnahme: Kurier-Aufträge für den Folgetag müssen bis 12:00 Uhr des Vortages bestätigt werden) Bestätigung / Zahlung muss sofort bei Buchung erfolgen 10

11 Übersicht Buchungsmasken Alle Buchungsmasken können in der Vorgangsübersicht aufgerufen werden über: Menüleiste Buchen Einige häufig verwendete können zusätzlich per Icon aufgerufen werden Maskenname Icon Buchung von Fahrplanauskunft Reservierung Express Fahrkarten Erstellung Fahrkarten Erstellung Zeitkarten Fahrkarten Erstellung Inland Fahrkarten-Erstellung TCV-Serien Fahrplanauskunft (EVA) einfache Sitzplatzreservierungen kontingentgesteuerte Angebote (Normalpreise / Sparpreise) für DB - DB/TCV - DB/NE - DB/SEE und Express Verkauf nicht kontingentgesteuerte Fahrkarten zum Normalpreis nicht kontingentgesteuerte Angebote Inland z.b. Bahncard, Gruppen-Teilnehmerkarten Inland, auch Fahrscheine einiger Verbünde Streckenfahrscheine innerhalb eines Auslandes Fahrkarten-Erstellung Regionalverkehr Reservierung vollständig Reservierung DB- Autozug Reservierung Park&Rail Fahrkarten-Erstellung Ausland Fahrkarten-Erstellung Sonstige: NE/SEE Gepäckservice Zu-/Absetzung Verbundfahrscheine (ÖPNV) vollständige / benachbarte / bestimmte Sitzplatzreservierung (benachbarte) Liegeplatzreservierung (benachbarte) Bettplatzreservierung Globalpreise Autoreisezüge (Personen und Stellplatz zusammen) Buchung von Auto-Stellplätzen im ARZ Park & Rail nicht kontingentgesteuerte Angebote Ausland z.b. RailPlus, Euro Domino, Interrail nur NE bzw. SEE ab/bis Übergangsbahnhof (kein DB-Anteil) Kuriergepäck Zu- und Absetzungen 11

12 Übersicht Icons Alle Buchungsmasken und Funktionen können in der Vorgangübersicht über die Menüleiste aufgerufen werden. Einige häufig verwendete Masken und Funktionen sind zusätzlich per Anklicken eines Icons aufrufbar: Icon Maske / Funktion Icon Maske / Funktion Vorgang anlegen Fahrplanauskunft Fahrkarten-Erstellung Fahrkarten Erstellung Inland Fahrkarten Erstellung Regionalverkehr Bestätigen Zahlen/Gutschreiben Erstattung Vorgang schliessen Markierte Segmente drucken Vorgang suchen Reservierung Express Fahrkarten Erstellung Zeitkarten Fahrkarten Erstellung TCV-Serien Leistungsnavigator Markierte Segmente stornieren Aktualisieren Druckergebnisse Alle Segmente markieren RailGuide 12

13 RailMaster nutzen alle Buchungsmasken und sonstige Funktionen sind aufrufbar über die Menüleiste Auswahl: einfacher Mausklick mit der linken Maustaste die hauptsächlich benötigten Buchungsmasken und Funktionen sind zusätzlich als Icons hinterlegt (siehe Übersicht Icons ) Auswahl: einfacher Mausklick mit der linken Maustaste viele Funktionen und Masken sind auch über Tastenkombinationen aufrufbar (siehe Menüleiste) z.b. STRG + E Maske Fahrkarten-Erstellung wird geöffnet Füllen der Felder in den Masken per Mausklick oder Tabulator Felder erreichen und verlassen Markieren per Mausklick (linke Maustaste) mehrere Segmente markieren: STRG gedrückt halten und mit linker Maustaste anklicken Eingabe Datum Datum: Tag eingeben (Bsp.: 15 der nächste 15.) oder Datum (Bsp.: dieses Jahres) oder per Kalender auswählen Eingabe Bahnhof Von: Nach: Via1; Via2: Bahnhofscodenummer oder deutsches Autokennzeichen oder Bahnhof in Klarschrift oder per Bahnhofsuche >> Eingabe Uhrzeit Zeit: 2stellig (Bsp.: 21 21:00) oder 4stellig (Bsp.: :45) Eingabe Leistung Leistung: 4stellige Leistungs-ID oder Auswahl per? Erläuterung siehe Kapitel Leistungsnavigator Schliessen einfacher Mausklick auf die Schaltfläche Wechsel zur vorherigen Maske 13

14 Grundeinstellungen Grundeinstellungen können die tägliche Arbeit erleichtern, wenn man Eintragungen in bestimmten Eingabemasken, die fast immer gleichbleibend sind (wie z.b. der eigene Abgangsbahnhof) vornimmt. Sie können pro Terminal eingerichtet werden und werden in die relevanten Masken übernommen. In der Vorgangsübersicht: Menüleiste Extras Grundeinstellungen es öffnet sich Allgemein Abgangsbahnhof: Bahnhofscodenummer oder Klarschrift oder deutsches Autokennzeichen Sortiere Vorgangsliste: Liste unter: Menüleiste Vorgang Reservierung Am meisten genutzte Reservierungswünsche der Kunden. Fahrkarten-Erstellung Leistungs-ID.: numerische Leistungs-ID pro Buchungs-Maske eingeben, die am häufigsten verwendet wird Zahlen/Bestätigen Kreditkartenbeleg sofort drucken (sollte immer angehakt sein) Reiseverbindung mit auf Fahrkarte drucken im Fenster Fahrkarten-Erstellung oder Fahrplanauskunft: Menüleiste Grundeinstellungen... Auch für die obigen Buchungs-Masken können Grundeinstellungen eingebeben werden. Die Eingabe in eine der Masken greift jeweils auch in der anderen. Richtung/Tarif: Hin- und Rückfahrt: angehakt oder nicht Express mit Fahrplan: angehakt oder nicht Tarif: DB oder DB/NE etc. Reisendenprofil & Optionen Übernahme mit Speichern siehe Kapitel Fahrkarten-Erstellung 14

15 Vorgangssuche anklicken es öffnet sich: Vorgang Beleg Kunde per RailMaster Vorgangsnummer suchen (nicht auf der Fahrkarte) per IDENT-Nummer suchen per Kundennamen suchen Tipp: * = wildcard, Bsp. *MEIER sucht alle Namen, die mit MEIER enden. NVS-Auftragsnummer per NVS-Auftragsnummer suchen Zugriff nur auf eigene Vorgänge! (NVS-Auftragsnummer ist auf dem Fahrschein über der Belegnummer) NVS-Auftragsdaten Import - per bekannter Daten (z.b. Abreisedatum etc.) - per Wiedervorlagedatum oder zeitraum nur möglich für Belege, die in Kurs 90 ausgestellt wurden Achtung: Beim Import von Leistungen für den Hochgeschwindigkeitsverkehr HGV zwischen Deutschland und Frankreich ("Rhealys") müssen Fahrkarte und Reservierung zusammen importiert werden. Suchen die gefundenen Vorgänge werden gesucht und dargestellt Vorgang markieren und Vorgang öffnen Vorgang wird geöffnet Achtung: Vorgänge die bereits geöffnet sind, können von keinem anderen Anwender geöffnet werden. Achtung: Es können nur Vorgänge geöffnet werden, die noch Segmente enthalten, welche noch bearbeitet werden können. Waren nur verfallene Segmente im Vorgang (siehe Kapitel Vorgangübersicht NVS-Bestätigungsfristen) gibt es eine Fehlermeldung: (z. B.: Der Vorgang kann nicht geöffnet werden, er befindet sich im Status LO ). Tipp: Die zuletzt geöffneten oder die zuletzt angelegten Vorgänge (je nach Einstellung in den Grundeinstellungen ) sind gelistet in der Vorgangsübersicht in der Menüleiste unter Vorgang. 15

16 Fahrplanauskunft anklicken es öffnet sich die Fahrplanauskunft Nur Auskunft Haken entfernen = Wechsel zur Fahrkarten-Erstellung Hin- und Rückfahrt anhaken = Reiter Rückfahrt wird aktiv und kann ausgefüllt werden Sprache: Sprache der gedruckten Fahrplanauskunft für den Kunden Optionen siehe Folgeseite 16

17 Optionen Produkt: A = ICE Züge B = EC und IC Züge C = D, Regional- & Schnellzüge, S Bahnen (Nahverkehr), Busse / U-Bahn (ÖPNV), Schiffe, Straßenbahn Anrufpflichtige Verkehre = Taxi (bei Expressverkauf ohne Fahrplan muss genau eine Produktgruppe (A, B oder C) ausgewählt werden) Aufenthaltsdauer Via1: Zeit 1-bis 4-stellig eingeben (Bsp.: 2 02:00 Stunden / :15 Aufenthaltsdauer Via2: Stunden etc.) Eingabe nur möglich, wenn Via1 bzw. Via2 gefüllt sind Kernstrecke: Kernstrecke = zwischen Orten in Via1 und Nach (nur Via1 eingetragen) = zwischen Orten in Via1 und Via2 (beide eingetragen) = zwischen Orten in Von und Via2 (nur Via2 eingetragen) Fahrrad: Anzahl der Fahrräder Umstiegzeit (Minuten): Mindestzeit an jedem Umsteigebahnhof mit Speichern übernehmen Suchen Verbindungen werden gesucht gewünschte Verbindung markieren und Auskunft übernehmen Auskunft wird in den Vorgang gebucht 17

18 Fahrkarten-Erstellung (fahrplanbasiert) DB, DB/NE, DB/SEE, DB/TCV anklicken es öffnet sich das Fenster Fahrkarten-Erstellung Maske zur Buchung von kontingentgesteuerten Angeboten und Expressverkauf Optionen siehe Folgeseiten Reisendenprofile siehe Folgeseiten mit Fahrplan Express Zurück fahrplanbasierte Buchung es werden Verbindungen anhand der Eingaben gesucht und dazu alle verfügbaren Tarife dargestellt nicht kontingentgesteuerte Strecken Tarife buchen (Auswahl "Express mit Fahrplan" beachten siehe Folgeseite) Zurück zur Vorgangsübersicht Nur Auskunft anhaken = Wechsel zur Fahrplanauskunft Hin- und Rückfahrt anhaken = Reiter Rückfahrt wird aktiv und kann ausgefüllt werden Sprache: Sprache der gedruckten Fahrplanauskunft für den Kunden Tickettyp: bei Anz. Reisende: mehr als 5 automatisch Gruppen im Kundenprofil Firmenkundenidentifikation eingegeben automatisch Grosskunde bei Auswahl: Menüleiste Bearbeiten Militär/Zivi automatisch Militär/Zivi 18

19 Tarifart: DB innerdeutsch DB/TCV grenzüberschreitend von/nach Deutschland DB/NE DB und NE-Strecken DB/SEE DB und SEE-Strecken (TCV, NE und SEE in der Fahrkarten Erstellung noch nicht aktiv) nur bei Tarifart DB/TCV: Inlandspreis Auslandspreis anhaken = Preis wird für die DB-Strecke ermittelt anhaken = Preis wird für die Auslandsstrecke ab Grenze ermittelt TCV-Rel.: Grenzbhf: können bei Bedarf eingegeben werden, um den Preis für einen gewünschten Weg ins Ausland zu erhalten. TCV-Relation kann bei Bedarf bei der Verkäuferberatung erfragt werden. Express mit Fahrplan anhaken für die Funktion Expressverkauf werden den Eingaben entsprechend gesuchten Verbindungen zu Grunde gelegt es werden nur Fahrscheine angeboten, die für diese Verbindungen anwendbar wären Tipp: Grundeinstellung kann über "Grundeinstellungen" Richtung/Tarif geändert werden Express mit Fahrplan nicht anhaken es werden Fahrscheine für sämtliche mögliche Relationen auf dieser Strecke angeboten 19

20 Optionen es öffnet sich: Produkt: A = ICE Züge B = EC und IC Züge C = D, Regional- & Schnellzüge, S Bahnen (Nahverkehr), Busse / U-Bahn (ÖPNV), Schiffe, Straßenbahn Anrufpflichtige Verkehre = Taxi (bei Expressverkauf ohne Fahrplan muss genau eine Produktgruppe (A, B oder C) ausgewählt werden) Aufenthaltsdauer Via1: Zeit 1-bis 4-stellig eingeben (Bsp.: 2 02:00 Stunden / :15 Aufenthaltsdauer Via2: Stunden etc.) Eingabe nur möglich, wenn Via1 bzw. Via2 gefüllt sind Kernstrecke: Kernstrecke = zwischen Orten in Via1 und Nach (nur Via1 eingetragen) = zwischen Orten in Via1 und Via2 (beide eingetragen) = zwischen Orten in Von und Via2 (nur Via2 eingetragen) Fahrrad: Anzahl der Fahrräder Umstiegzeit (Minuten): Mindestzeit an jedem Umsteigebahnhof 20

21 Reisendenprofil bei Tarifart DB Bsp.: 3 Reisende: Typ: Auswahl per Erm.DB Eingabe der Erm.-ID (Bsp.: 19 = BC 50) oder Auswahl per? Alter: erforderlich bei Typ Kind oder Familienkind mit OK übernehmen Reisendenprofil bei Tarifart DB/TCV oder DB/SEE oder DB/NE Bsp.: 1 Reisender: Erm. Dritte: Eingabe der Erm.-ID (Bsp.: 41 = RailPlus) oder Auswahl per? Alter: erforderlich bei Typ Kind, und für Erwachsene in manchen Ländern mit altersabhängigen Ermäßigungen (z.b. Junior oder Senior-Einschränkungen bei Rail-Plus in einzelnen Ländern) mit OK übernehmen Preisart DB: Standard = NP + weitere Angebote falls gewünscht kann eine andere Preisart eingetragen (Bsp.: AGEN = Agenturfahrt) oder per? ausgewählt werden Preisart Dritte: Standard = NP + weitere Angebote falls gewünscht kann eine andere Preisart eingetragen (Bsp.: AGEN = Agenturfahrt) oder per? ausgewählt werden (öffnet sich nur bei Tarifarten DB/TCV DB/SEE DB/NE) 21

22 Ausgabe 5 Hinfahrten mit je 5 Rückfahrten werden dargestellt siehe Folgeseite (Fahrkarte/EVA buchen) Markieren: Darstellung der Verbindungsdetails im Fenster rechts - darunter die gefundenen Preise für die markierte Verbindung (Gesamtpreis für alle Reisenden) = Verbindungen gefunden = Hinfahrt = Rückfahrt A B C = hochwertigster Produkttyp in dieser Verbindung? = unbekannt Frühere H Spätere H frühere / spätere Hin- oder Rückfahrten anzeigen Frühere R Spätere R Tipp:Sortieren der Ausgabe nach Dauer/Umstiege oder NP (Normalpreis) oder 2.Kl. (günstigster Preis) etc. ist möglich durch anklicken der Spaltenüberschrift. Tipp: Ändern der Fenstergrösse durch Anklicken von Wiederherstellen der Ansicht: Menüzeile Ansicht Wiederherstellen oder Tastenkombination STRG + W 22

23 EPA-Verfügbarkeitsindikator (EPA-Ampel) Platzreservierungen sind noch für alle Züge dieser Verbindung möglich Platzreservierungen sind nur noch für einige Züge dieser Verbindung möglich Platzreservierungen sind für keinen Zug dieser Verbindung möglich Fahrkarte / EVA (Fahrplanauskunft) buchen gewünschten Preis markieren OLT Indikator: für eine Fahrkarte kann ein Online-Ticket erstellt werden für eine Fahrkarte kann kein Online-Ticket erstellt werden BahnComfort: Eingabe der BC-Nummer falls der Kunde BahnComfort Punkte sammelt und die BC-Nummer noch nicht im Kundenprofil eingegeben wurde Auswahl: Fahrkarte + Auskunft oder Fahrkarte buchen oder Auskunft übernehmen Tipp: Reiter Fahrkarten / Reservierungen / Auskünfte: gebuchte Leistungen aus dieser Maske Tipp: Reiter Verbindungen: weitere Verbindungen aus dieser Ausgabe Tipp: Neue Anfrage: Menüleiste Ansicht Neue Anfrage 23

24 Leistungsnavigator anklicken es öffnet sich Aufklappen der Ordner mit Maus auf + (Baumstruktur) Leistung markieren und Übernehmen oder Leistung per Doppelklick mit linker Maustaste auswählen entsprechende Maske wird geöffnet erforderliche Eingaben (z.b. Gattung etc.) sind bereits vorhanden Zur Vereinfachung der Handhabung sind einige Leistungsgruppen in der Vorgangsübersicht mit eigenen Buttons hinterlegt. (siehe ff Kapitel) 24

25 Fahrkarten-Erstellung Zeitkarten anklicken es öffnet sich Tickettyp: "Zeitkarte" ist bereits ausgewählt Tarifart: DB nur DB Strecken DB/NE DB und NE-Strecken DB/SEE DB und SEE-Strecken Vor /Nachname: Vorname Nachname müssen eingetragen werden Preisart DB: per? das gewünschte Angebot auswählen Buchen buchbare Angebote werden dargestellt auswählen Fahrkarte buchen Achtung: Automatische Zusteuerung des ersten Geltungstages (ersichtlich in der Vorgangsübersicht) Bei Angeboten für Monatskarten, die grundsätzlich ab Monatsersten gelten: Reisetag bis zum 24. des Monats Monatskarte wird auf den Monatsersten datiert Reisetag ab dem 25. des Monats Monatskarte wird auf den Monatsersten des Folgemonats datiert Bei Angeboten für Wochenkarten, die grundsätzlich ab Montag gelten: Reisetag bis Mittwoch Wochenkarte wird auf den Montag davor datiert Reisetag ab Donnerstag Wochenkarte wird auf den Montag danach datiert 25

26 Fahrkarten-Erstellung Inland anklicken es öffnet sich Leistung: laut Leistungsnavigator oder Auswahl per? Verkehr: laut RailGuide Online oder Auswahl per? Gattung: Gültig ab: bei Wochen-, Monats-, Jahreskarten wird automatisch der nächste mögliche Beginn zugesteuert (nächster Montag, Monatserste, Jahreserste) kann manuell abgeändert werden Hinweg Rückweg Zusätze Preisauskunft Fahrkarte Stornieren Eingabe nur möglich, wenn für die Leistung notwendig (z.b. Wochenkarten etc.) Eingabe der notwendigen Informationen je nach Angebot Preis wird angezeigt (Reiter Tarifauswahlliste) Leistung wird gebucht ( Preisauskunft vorher ist nicht notwendig) storniert markierte Position Tipp: Bei Leistungen, die die Eingabe eines Namens erfordern (z. B. BahnCard) wird der eingegebene Name in die Vorgangsübersicht übernommen: Tipp: Häufig verkaufte Leistungen oder Verbindungen können in einer Favoritenliste abgespeichert und abgerufen werden siehe Kapitel Favoriten. 26

27 Fahrkarten-Erstellung NE/SEE Menüleiste Buchen Fahrkarten-Erstellung Sonstige Auswahl: NE/SEE es öffnet sich Leistung: laut Leistungsnavigator oder Auswahl per? DB Verkehr: 1stellig (1 = Binnenverkehr / 2 = Fernverkehr) oder Auswähl per? NE/SEE Verkehr: 2stellig (35 = NE / 36 = SEE) oder Auswahl per? TCV Gattung: Hinweg Rückweg Zusätze Eingabe nur möglich, wenn für die Leistung notwendig Eingabe der notwendigen Informationen je nach Angebot Preisauskunft Fahrkarte _Stornieren Preis wird angezeigt (Reiter Tarifauswahlliste) Leistung wird gebucht ( Preisauskunft vorher ist nicht notwendig) storniert markierte Position 27

28 Fahrkarten-Erstellung Regional (FIRE) Zum Erstellen von pauschalen Regionalverkehrsangeboten und Verbundfahrscheinen (FIRE) anklicken es öffnet sich Leistungs-ID: Eingabe oder Auswahl per? Gültig ab: Anzahl Personen: Anzahl Kinder: Tarifpunktart: bei Wochen-, Monats-, Jahreskarten wird automatisch der nächste mögliche Beginn zugesteuert (nächster Montag, Monatserste, Jahreserste) kann u.u. manuell abgeändert werden Eingabe nur möglich wenn für Angebot anwendbar Auswahl per Name/Code Tarifgebiet: bei Tarifpunktart Bahnhof / Haltestelle Name bei Tarifpunktart Tarifgebiet Nummer bei Tarifpunktart Kurzstrecke Auswahl auf Liste Preisauskunft und/oder Fahrkarte. Tipp: Häufig verkaufte Leistungen oder Verbindungen können in einer Favoritenliste abgespeichert und abgerufen werden siehe Kapitel Favoriten. 28

29 Fahrkarten-Erstellung Ausland Für die Ausstellung einer durchgehenden Fahrkarte von Deutschland ins Ausland benutzen Sie die Funktion Fahrkarten-Erstellung, um diese Angebote fahrplanbasierend zu buchen. Zum buchen von ausländischen Pauschal- & Einzelleistungen: Menüleiste Buchen Fahrkarten-Erstellung Ausland es öffnet sich Leistung: laut Leistungsnavigator oder Auswahl per? DB Gattung: laut RailGuide Online oder Auswahl per? TCV Gattung: Hinweg Rückweg Zusätze Eingabe nur möglich, wenn für die Leistung notwendig (z.b. ÖBB Vorteilscard) Eingabe der notwendigen Informationen je nach Angebot Preisauskunft Fahrkarte Stornieren Preis wird angezeigt (Reiter Tarifauswahlliste) Leistung wird gebucht ( Preisauskunft vorher ist nicht notwendig) storniert markierte Position Tipp: Bei Leistungen, die die Eingabe eines Namens erfordern (z. B. RailPlus) wird der eingegebene Name in die Vorgangsübersicht übernommen: 29

30 Tipp: Häufig verkaufte Leistungen oder Verbindungen können in einer Favoritenliste abgespeichert und abgerufen werden siehe Kapitel Favoriten. Fahrkarten-Erstellung TCV-Serien Für die Erstellung von Streckenfahrscheinen im Ausland anklicken es öffnet sich Tipp: Häufig verkaufte Leistungen oder Verbindungen können in einer Favoritenliste abgespeichert und abgerufen werden siehe Kapitel Favoriten. siehe Folgeseite Ermäßigung (DB): Gattung: Richtung: Ermäßigung DB (Kind, Hund, Interrail etc.) 1stellig oder Auswahl per? Ermäßigung / besondere Fahrpreise Ausland (RailPlus, Halbtaxabo etc.) 1- bis 3stellig oder Auswahl per? Auswahl per bei Auswahl Verschiedene Wege sind Einträge in Hinweg und Rückweg erforderlich, sonst nur Hinweg Hinweg auswählen es öffnet sich: 30

31 Land: Auswahl per von: nach: Ortsname eingeben Ortssuche per >> Tipp: Bei der Bahnhofsuche werden oft mehrere Suchergebnisse angeboten: TCV-Serien sind meist unter dem Ortsnamen ohne Zusatz (zum Teil in Landessprache!), nicht dem Bahnhofnamen zu finden, z.b. Bei diesem Beispiel ist die TCV-Serie nur unter Bahnhofs-Nummer zu finden! Serie(n) suchen auswählen es öffnet sich: Serie markieren Auswählen automatisch zurück zur Maske TCV-Serien OK automatisch zurück zur Maske Fahrkarten-Erstellung TCV-Serien Preisauskunft und/oder Fahrkarte 31

32 Reservierung Express Fahrplanauskunft in der Vorgangsübersicht markieren und anklicken Achtung: Wurde keine Fahrplanauskunft markiert, öffnet sich beim Anklicken des Icons die Vollständige Sitzplatzreservierung sowie Zugerfassung die Zugdaten müssen manuell eingegeben werden. oder in der Fahrkarten-Erstellung oder Fahrplanauskunft Reservieren es öffnet sich Kriterien eingeben (Personenanzahl / Raucher / Klasse / Fenster/Gang etc.) gewünschte Züge markieren Tarife oder Reservieren Anzahl der reservierbaren Plätze wird angezeigt, bzw. Reservierung wird durchgeführt keinen Zug markieren Reservieren alle Züge werden reserviert Achtung: Eine kostenfreie Anschlussreservierung ist nur beim gleichzeitigen Reservieren der Züge möglich. Tipp: Wechsel zu den Masken Reservierung Vollständig: Menüleiste Navigation Reservierung Vollständig 32

33 Reservierung vollständig Menüleiste Buchen Reservierung vollständig Auswahl vollständige Sitzplatzreservierung falls Fahrplanauskunft in der Vorgangsübersicht markiert war Zug wird in der Maske dargestellt Kriterien eingeben (Personenanzahl / Raucher / Klasse / Fenster/Gang etc.) Zug markieren Spezielle Zugpräferenzen sollen Kriterien nicht für alle Züge einer Verbindung gelten markieren des Zuges spez. Zugpräf Maske auswählen Ok Reiter mit der Zugnummer öffnet sich Kriterien eingeben und Reiter Allgemeine Zugpräferenzen anklicken alle Züge markieren Reservierung per Reservieren 33

34 Buchen von Globalpreisen / Aufpreisen Tarife verfügbare Tarife werden angezeigt Tarif markieren und Übernehmen oder Doppelklick Tarif wird in die Maske übernommen oder Tarif1: Eingabe 1 bis 2stelliger Tarif oder Auswahl per T Auswahl Zugkategorie: per Pulldown- Menü und Tarif markieren Anzahl1: Anzahl der Personen für diesen Tarif (und ggf. Tarif2: Anzahl2: bei mehreren Reisenden mit unterschiedlichen Tarifen) Tipp: Maximal 2 verschiedene Tarif-Codes können in einer Reservierung verarbeitet werden. Manche sind nicht kombinierbar. Sehen Sie hierzu im RailGuide nach oder erfragen Sie diese bei der Verkäuferberatung. Achtung: Summe von Anzahl1: und Anzahl2: muss Zahl in Personenanzahl: sein. 34

35 benachbarte Sitzplatzreservierung falls Fahrplanauskunft in der Vorgangsübersicht markiert war Zug wird in der Maske dargestellt Referenznummer: EPA-Referenznummer oder Wagennummer: Platznummer: des schon reservierten Platzes eingeben Reservieren benachbarte Sitzplätze werden reserviert (falls verfügbar) Reservierung vollständig benachbarte Liegeplatzreservierung / benachbarte Bettplatzreservierung Vorgehensweise: analog zur benachbarten Sitzplatzreservierung (siehe oben) 35

36 Reservierung vollständig bestimmte Sitzplatzreservierung falls Fahrplanauskunft in der Vorgangsübersicht markiert war Zug wird in der Maske dargestellt Wagennummer: Platznummer: Reservieren gewünschten Platz eingeben Sitzplatz wird reserviert, sofern verfügbar (sowie benachbarte Plätze bei 2 oder mehr in Personenanzahl: ) 36

37 Reservierung DBAutoZug Buchung von Personen und Autostellplatz gleichzeitig buchen Sie in der Maske "Reservierung vollständig" siehe Folgeseite soll nur der Autostellplatz gebucht werden (keine Personen): Menüleiste: Buchen Reservierung DBAutoZug es öffnet sich Zugerfassung Daten laut ARZ-Infos eingeben: OK Zug wird in der Maske dargestellt: Autodaten eingeben Reservieren Autostellplatz wird reserviert, sofern verfügbar 37

38 Tipp: Sollen Passagiere und Auto-Stellplatz gebucht werden: Menüleiste Buchen Reservierung vollständig Auswahl (Sitz/Liege/Bett) dann Haken setzen bei "Autodaten AZ Fahrtcode" und Fahrtcode 5 oder 6 auswählen: Autodaten es öffnet sich: Autodaten eingeben OK es erscheint wieder Reservierung vollständig Reservierung für die Personen vornehmen (siehe Kapitel Reservierung vollständig ) Tipp: Es nicht möglich mehr als eine ARZ Leistung in eine Reise zu buchen. Weitere ARZ Leistungen in den gleichen Vorgang buchen: in der Vorgangsübersicht auf Menüleiste Bearbeiten Reise hinzufügen 38

39 Reservierung Park & Rail Menüleiste Buchen Reservierung Park&Rail es öffnet sich Daten eingeben und Bahnhof auswählen per Reservieren Parkplatz wird reserviert, sofern verfügbar 39

40 Gepäckservice Menüleiste Buchen Gepäckservice es öffnet sich Gepäcktyp: Auswahl per D = Deutschland, A = Österreich, CH = Schweiz, F = Frankreich Abholadresse / Lieferadresse Adresse oder Bahnhof (bei einigen Ländern nur Bahnhof möglich) Tipp: Trotz definitiv korrekter Eingabe bei Straße, Postleitzahl und Ort kann es vereinzelt zur Fehlermeldung: Straße/Hausnr. passt nicht zu PLZ/Ort kommen nach 2 3-maligem Wiederholen von Angebot einholen_ wird die Eingabe dennoch meist akzeptiert. Achtung: Verwenden Sie nur Buchstaben und Zahlen keine Sonderzeichen wie z.b. kaufmännisches und (&) Tipp: Bei Lieferungen zu Flughäfen Eingabehilfen im RailGuide beachten! 40

41 Anzahl Gepäckstücke: gesamte Anzahl (inklusive Sondergepäck) Sondergepäck es öffnet sich Davon Fahrräder: / Anzahl Fahrradverpackungen: Davon Skigebinde: / Anzahl Skiverpackungen: Anzahl Gepäckstücke und Verpackungen kann unterschiedlich sein, falls Verpackungen von früheren Transporten wieder verwendet werden???? Was soll das heißen? OK zurück zur Maske Gepäckservice Terminangaben Angebot einhol.. Daten in Abholtag: und Zustelltag: füllen es öffnet sich Verwerfen zurück zur Maske Gepäckservice oder Annehmen es öffnet sich OK Schliessen der Gepäckservice wurde gebucht zurück zur Maske Gepäckservice zurück zur Vorgangsübersicht oder Adresse <-> Abholadresse und Lieferadresse werden getauscht, um die umgekehrte Richtung reservieren zu können 41

42 Buchungen zur Abwicklung der Fahrgastrechte Wählen Sie aus dem Leistungsnavigator die zu erstellende Leistung gemäß RailGuide (beginnend mit FV oder NV) im Verzeichnis: Fahrkarten Inland (FIN) Sonstige Leistungen und klicken Sie auf Übernehmen Es erscheint das Fenster Fahrkarten-Erstellung Inland klicken Sie auf Zusätze 42

43 Befüllen Sie die erforderlichen Felder im Fenster Zusätzliche Angaben (die Ansicht der Eingabemaske variiert je nach verwendetem Gutschein) Beispieleingabefenster für Leistungs-ID 4610 Die FGR-Formular-Nr.: finden Sie auf dem bestätigten Fahrgastrechte-Formular: Achtung: Machen Sie keine Eingabe bei manuelle Betragseingabe. Der Betrag wird vom System errechnet. 43

44 Erforderlich sind folgende Eingaben: Ticketpreis laut Fahrkarte Fahrtkennzeichen: G (bei einer Fahrkarte für eine einfache Fahrt) T (bei einer Fahrkarte für eine Hin-und Rückfahrt) FGR-Formular-Nr mit OK die Eingaben bestätigen im Fenster Fahrkarten-Erstellung Inland auf Preisauskunft eine der beiden Leistungen in der Tarifauswahlliste markieren (Gutschein ODER Auszahlung) Buche Angebot Achtung: Für Beträge unter 4,00 Euro erhält der Kunde keine Entschädigungsleistung. (siehe RailGuide) 44

45 Zahlen Sie die den Geschäftsvorfall/Gutschein in der Vorgangsübersicht bar. Die alphanumerische FGR-Formular-Nr auf dem ausgedruckten Gutschein kann anschließend für die Verrechnung mit einer Fahrkarte verwendet werden. Achtung: Bei einer Auszahlung erfolgt für den Geschäftsvorfall keine Belegerstellung. Der Status fällt in best. 45

46 Zu-/Absetzung Menüleiste Buchen Zu-/Absetzung es öffnet sich (ein Vorgang muss geöffnet sein) Verkehr: numerische Eingabe oder automatisch Code: per Auswahl Geschäftsvorfälle Geschäftsvorfall markieren und Übernehmen Betrag: Referenznummer: Bemerkung: Betrag in Euro zugehörige IDENT-Nummer maximal 8-stellig alphanumerisch (keine Umlaute oder Sonderzeichen) 46

47 OK es wird ein Segment angelegt Zahlung bzw. Gutschrift durchführen (Bar, Kreditkarte oder Reisestellenkarte) Achtung: Die Zahlung bzw. Gutschrift muss innerhalb von 3 Tagen erfolgen, sonst wird das Segment von NVS storniert der Segmentstatus wechselt dann auf best (bestätigt) ein Beleg kann nicht gedruckt werden Tipp: Bereits durchgeführte Zu- und Absetzungen findet man auch hier: Menüleiste Buchen Stornierung Zu-/Absetzung in Liste abrufen... Achtung: Für bei der Zahlung vereinnahmte Gutscheine (siehe Kapitel Bestätigen Zahlen/Gutschreiben ) wird die Absetzung automatisch durchgeführt. Diese dürfen NICHT zusätzlich nochmals als Absetzung eingegeben werden! Stornierung Zu-/Absetzung Innerhalb des Buchungsmonats kann eine Rücknahme einer Zu oder einer Absetzung durchgeführt werden. Gehen Sie folgt vor: 1. Vorgang aufrufen 2. Segment markieren 3. Rücknahme auswählen Achtung: Im Menüpunkt "Stornierung Zu/Absetzung" unter "Buchen" können Zu /Absetzungen nicht mehr storniert werden Achtung: Bei Zu bzw. Absetzungen, bei denen Zahlung bzw. Gutschrift mit Kreditkarte abgewickelt worden waren, ändert sich der Status auf cancel offen und muss noch per Bestätigen Zahlen / Gutschreiben gutgeschrieben, bzw. belastet werden! 47

48 Bestätigen Zahlen / Gutschreiben zu zahlendes bzw. gutzuschreibendes Segment markieren anklicken es öffnet sich Belege Leistungsbelege sofort drucken (nur für Übergabeart Direktverkauf) Haken entfernen = Belege werden nicht sofort gedruckt bei OK _ Achtung: Nach erfolgtem Druck unbedingt die Druckergebnisse aktualisieren: anklicken Ist der Status best, hat das System einen Fehldruck erkannt. Der Beleg muss noch einmal gedruckt und der Fehldruck dem Protokoll "Fehldrucke" beigefügt werden. Bleibt der Status indru darf der Beleg trotzdem ausgegeben werden. Der Status wird dann nach ca. 3 Stunden auf best zurückfallen. Die Agentur wird belastet und es besteht kein weiterer Handlungsbedarf. Achtung: Bei Status cancel offen muss noch eine Gutschrift durchgeführt werden, und zwar zeitnah (auf jeden Fall am gleichen Kalendertag)! Gutschrift Bei Rücknahme, Erstattung oder Annullierung einer Leistung, die mit Kreditkarte oder Gutschein ganz oder teilweise gezahlt wurde, muss eine Gutschrift durchgeführt werden. Die Gutschrift muss analog zur Zahlung (Kreditkartennummer bei Kreditkartenzahlung, bzw. Gutscheindaten bei Zahlung mit Gutschein) eingegeben werden! 48

49 Reiter Kreditkarte Kreditkartennummer: Gültig bis Monat/Jahr: Kreditkarteninhaber: Eintrag laut Kreditkarte des Kunden oder Reiter Gutschein Gutscheinbetrag: Gutscheinart: Gutscheinnummer: je nach Gutscheinart sind nur festgelegte Beträge möglich auswählen per Eintrag laut Gutschein Tipp: Bei Eingabe der Gutscheinnummer (Zahlen und Buchstaben) kann durch Anklicken von Gutscheininfo der vorliegende Gutschein geprüft werden. Der Gutscheinbetrag wird automatisch gefüllt. Siehe auch Kapitel "Verfahren Passagierrechtsgutscheine" oder Reiter Bar/Rechnung/ Zahlungsart: auswählen per Verfahren Online-Ticket Besonderheiten zur Zahlung eines OLT: siehe unter Online-Ticket erstellen 49

50 Verfahren HGV Hochgeschwindigkeitsverkehr Deutschland Frankreich Diese Züge sind reservierungspflichtig. Daher können Fahrschein und Reservierung nur zusammen gezahlt und gedruckt oder gutgeschrieben werden. Alle tariflichen Besonderheiten und vertrieblichen Verfahrensweisen entnehmen Sie bitte den aktuellen DB RailGuide Informationen. Achtung: Die Anzahl der Reisenden auf der Fahrkarte müssen mit der Anzahl der reservierten Plätze übereinstimmen. Kinder unter 6 Jahren mit eigenem Sitzplatz müssen auf der Fahrkarte mit Mindestalter 6 Jahre angegeben werden Buchen es öffnet sich: Fahrkarten Erstellung Befüllen Sie die Reisedaten buchen Sie NUR: mit Fahrplan Tipp: Tarifart muss bei grenzüberschreitenden Zügen "DB/TCV" sein. Fahrkarte buchen Fahrschein wird gebucht Reservieren es öffnet sich die "Reservierung Express" Führen Sie die Reservierung durch wechseln Sie zurück in die Vorgangsübersicht 50

51 Beide Positionen in einer Transaktion bestätigen mit "Bestätigen Zahlen/Gutschreiben" Beim Versuch nur die Fahrkarte ohne die Reservierung zu bestätigen erhalten Sie eine Fehlermeldung: Tipp: Segmente die in der Vorgangsübersicht nicht direkt hintereinander folgen, können Sie zusammen markieren indem Sie STRG gedrückt halten und die zu Markierenden mit der linken Maustaste anklicken. Umtausch / Erstattung Auch bei Erstattung und Umtausch können die Zahlung bzw. Gutschrift nur für Reservierung und Fahrschein zusammen vorgenommen werden. 51

52 Verfahren Bahn Tix (Fahrkartenhinterlegung am Automat) Für einen Fahrschein, der in einer Agentur als Bahn Tix verkauft wird, wird die Zahlung in der Agentur geleistet (alle Zahlungsarten möglich), der Fahrscheinausdruck erfolgt aber am Fahrkarten Automaten. 1. Im Kundenprofil Übergabeart "Bahn Tix" auswählen. Möchte der Kunde sich am Automaten mit einer Karte identifizieren, wird zusätzlich eine Abholeridentifikation eingegeben (bei EC Karte: Kontonummer eingeben). 2. Fahrkarte in der entsprechenden Maske buchen. Sollte eine Leistung nicht als Bahn Tix (wie z.b. BahnCard Grundkarten, Gruppenkarten und Verbundwerte) verkaufbar sein erhält man eine Fehlermeldung. 3. Zahlung durchführen. Der Status des Segmentes wechselt auf "best" bestätigt (gezahlt). Dem Fahrgast die NVS Auftragsnummer mitteilen. In der Agentur erfolgt kein Belegdruck! 4. Der Fahrgast holt seinen Fahrschein am Fahrscheinautomaten ab. Er identifiziert sich mit einer Karte (BahnCard, Bankkarte, Kreditkarte) oder gibt die NVS Auftragsnummer ein. Dies ist in der Regel ab ca. 15 Minuten nach Buchung möglich. Tipp: Menüleiste Ansicht Aktualisieren (inkl. NVS Auftrag) anklicken, um zu erfahren ob der Beleg am Fahrkartenautomaten gedruckt wurde (Status wechselt dann auf "druck"). Die Aktion ist zur Information und muss nicht durchgeführt werden. Tipp: Fahrkartenautomaten, an denen Kunden ihr Bahn-Tix abholen können, findet man unter: Menüleiste Extras Standort-Suche Automat es öffnet sich der Internet Explorer und die Automatensuche der DB auf 52

53 Verfahren Gutscheinannahme 1. Fahrkarte buchen, Segment markieren und anklicken es öffnet sich die Maske Bestätigen Zahlen/Gutschreiben 2. Reiter Gutschein ausfüllen (siehe Vorseite) Gutscheinbetrag: Gutscheinart: Gutscheinnummer: je nach Gutscheinart sind nur festgelegte Beträge möglich auswählen per Eintrag laut Gutschein Tipp: Bei Eingabe der Gutscheinnummer (Zahlen und Buchstaben) kann durch Anklicken von Gutscheininfo der vorliegende Gutschein geprüft werden. Der Gutscheinbetrag wird automatisch gefüllt. Siehe auch Kapitel "Verfahren Passagierrechtsgutscheine" 3. OK Gutscheinsegment wird kreiert, Fahrkarte bleibt im Status offen (bei ausstehender Restzahlung 4. Fahrkarten-Segment erneut markieren und anklicken - Zahlung / Bestätigung für Restbetrag (wird jetzt bei Betrag angezeigt) vornehmen Achtung: Die Absetzung des Gutscheinbetrages erfolgt automatisch (siehe auch Kapitel Zu-/Absetzung ). 53

54 Verfahren Gruppen 1. Bei Gruppen grundsätzlich als Übergabeart "Ticketversand" auswählen! 2. Fahrkarte in der Maske "Fahrkarten Erstellung" buchen, Segment markieren Menüleiste Zahlen/Bestätigen Anzahlen (bei Betrag wird der korrekte Anzahlungsbetrag von NVS automatisch vorgegeben) 3. Zahlungsart auswählen OK es wird ein Segment Anzahlungsbeleg kreiert (es kann dafür kein Beleg erstellt werden) der Status des Fahrscheinsegments wechselt auf angezahlt 4. Restzahlung: Fahrkartensegment markieren (bei Betrag wird der Restzahlungsbetrag automatisch von NVS vorgegeben) 5. Zahlungsart auswählen OK Tipp: Die Teilnehmerkarten werden für die Tarifart DB mit Leistungs-ID 4795 in der Fahrkarten-Erstellung Inland und für die Tarifart DB/TCV in der Fahrkarten-Erstellung Ausland gebucht. Tipp: Platzreservierungen für Gruppen werden in den Masken Reservierung vollständig vorgenommen. Falls Reservierung systemisch nicht möglich ist: siehe unten bei "Vermittlungsbuchung" Bei Buchungen 3 bis 6 Monate vor Abfahrt wird eine verlängerte Bestätigungsfrist von 10 Tagen angeboten (sonst 1 Stunde) Vorgehensweise Vermittlungsbuchung 1. Gruppenfahrkarte buchen immer mit Übergabeart Ticketversand! 2. Plätze bei der VSG unter Angabe der NVS Auftragsnummer buchen 3. Nach erfolgter Zuteilung den Vorgang im RailMaster öffnen und auf Ansicht Aktualisieren (inkl. NVS Auftrag) klicken die Reservierung ist als Position unter Reservierungen ersichtlich 4. Reservierung innerhalb der von der DB vorgegebenen Fristen bezahlen! Hinweis: Annullierungen können nur schriftlich bei der VSG erfolgen 54

55 Verfahren Reisestellenkarten / AirPlus-Kreditkarten 1. Segment buchen anklicken 2. Kreditkarte auswählen und AirPlus-Kartennummer, Gültigkeit und Kreditkarteninhaber eingeben 3. Eine Reisestellenkarte wird vom RailMaster automatisch erkannt und die Maske Betsätigung Zahlung/Gutschrtift wird um die derzeit 10 möglichen Zusatzdatenfelder erweitert 5. Eingabe vervollständigen OK Achtung: Generell stehen immer alle 10 Zusatzdatenfelder zur Verfügung. Eine Kontrolle auf vollständige Befüllung aller eingerichteten Zusatzdatenfelder gibt es nicht. Bitte achten Sie im Kundeninteresse ( AirPlus-Rechnungsqualität) auf eine korrekte Befüllung gemäß Vereinbarung zwischen Karteninhaber und AirPlus. Bei Erstattung (einer bereits bezahlten Fahrkarte) und Neubuchung in einem RailMaster- Vorgang: Wenn eine AirPlus-Reisestellenkarte mit Zusatzdaten vorliegt, nehmen Sie bitte die Kreditkartenzahlung und -gutschrift in zwei getrennten Zahlungstransaktionen vor. Verzichten Sie auf einen Mix aus Belastung und Gutschrift in einer Transaktion, da die Zusatzdaten in diesem Fall nicht an AirPlus übermittelt werden. a) Bitte führen Sie in einer Transaktion die Gutschrift für das/die erstattete/n Segment/e (Segmentstatus 'cancel-offen') durch, die Sie ursprünglich in einer Transaktion belastet hatten. Die automatisch vorgeblendeten Zusatzdaten werden dann richtig an AirPlus übertragen. b) Bitte führen Sie in einer separaten Transaktion die Zahlung neu gebuchter Segmente durch. Ihre hier eingegebenen Zusatzdaten werden richtig an AirPlus übertragen. Hinweis: Die korrekte AirPlus-Zusatzdatenübertragung in einer Transaktion funktioniert für die Verrechnung einer Fahrkarte mit zugehörigem Erstattungsentgelt-Segment. 55

56 Stornierung - Rücknahme - Annullierung - Erstattung Achtung: Für Segmente, die mit Kreditkarte oder Gutschein bezahlt wurden und für die dann eine Rücknahme, eine Erstattung oder eine Annullierung vorgenommen wird, ändert sich der Status auf cancel-offen. Dann muss noch eine Gutschrift vorgenommen werden (siehe Kapitel Bestätigen Zahlen / Gutschreiben ) z. B. erfolgt sonst keine Gutschrift auf das Kreditkartenkonto! Das muss zeitnah geschehen, auf jeden Fall noch am gleichen Kalendertag! Die Gutschrift einer mit Gutschein gezahlten Leistung geht nur, wenn zuvor ein neuer Gutschein über exakt den zu erstattenden Gutscheinbetrag erstellt wurde. Markieren Sie die zu erstattende Leistung und den neuen Gutschein, zahlen Sie beide gemeinsam. Stornierung alle Segmente mit dem Status offen können storniert werden Segment(e) markieren anklicken Segment(e) werden aus dem Vorgang gelöscht Rücknahme bezahlte oder angezahlte Segmente mit Status druck, best oder angezahlt können am Tag der Buchung ohne Kosten zurückgenommen werden Segment markieren Menüleiste Stornieren Rücknahme die Segmentdaten werden dargestellt OK Rücknahme erfolgt Status wechselt auf cancel oder für Belege, die mit Kreditkarte oder Gutschein gezahlt wurden - cancel-offen oder per rechten Mausklick das Segment markieren - es erscheint ein kontextabhängiges Auswahlmenü. Hier klicken Sie auf die gewünschte Aktion. 56

57 Erstattung bezahlte oder angezahlte Segmente mit Status druck, best oder angezahlt können erstattet werden, sofern die Tarif-Bedingungen dies zulassen Segment markieren anklicken Segmentdetails werden dargestellt OK eine Erstattungs-Info öffnet sich, in der eventuell anfallende Erstattungsentgelte angezeigt werden: Ja Erstattung wird durchgeführt Status wechselt auf cancel oder für Belege, die mit Kreditkarte oder Gutschein gezahlt wurden - cancel-offen ein neues Segment Erstattungsentgelt wird kreiert mit Status best der Beleg für das Entgelt kann ausgedruckt werden, falls gewünscht oder per rechten Mausklick das Segment markieren - es erscheint ein kontextabhängiges Auswahlmenü. Hier klicken Sie auf die gewünschte Aktion. 57

58 Vollannullierung Reservierungen mit Status druck oder bestätigt, können vor Abfahrtsdatum annulliert werden Segment markieren Menüleiste Stornieren Vollannullierung Segmentdetails werden dargestellt Achtung: Soll die Annullierung kostenfrei erfolgen, muss kostenfrei angehakt sein. Dies ist laut DB nur bei Bedienerfehlern am Verkaufstag erlaubt. OK OK der Segmentstatus wechselt auf cancel oder cancel-offen Teilannullierung Reservierungs-Segmente mit Status druck oder best können teilweise annulliert werden Segment markieren Menüleiste Stornieren Teilannullierung Felder mit den gewünschten Daten füllen und OK OK der Status des ursprünglichen Segments wechselt auf cancel oder - für Segmente, die mit Kreditkarte oder Gutschein gezahlt wurden - cancel-offen ein neues Segment mit der verbleibenden Reservierung wird kreiert oder per rechten Mausklick das Segment markieren - es erscheint ein kontextabhängiges Auswahlmenü. Hier klicken Sie auf die gewünschte Aktion. 58

59 Verkauf Übergang Übergänge für Fahrkarten, die von anderen Verkaufsstellen erstellt wurden (Übergänge für eigene Fahrscheine siehe Kapitel Umtausch ) Menüleiste Buchen Verkauf Übergang es öffnet sich Maske mit Daten der vorliegenden Fahrkarte befüllen Express es werden alle anwendbaren Tarife angezeigt Tarif der vorgelegten Fahrkarte auswählen Angebot übernehmen 59

60 Daten für die neue Leistung eingeben Express angebotenen Übergang auswählen Fahrkarte buchen es erscheint: Ja Buchung des Überganges wird durchgeführt und der Übergangsfahrschein kann wie gewohnt ausgestellt werden 60

61 Umtausch Die Funktion ermöglicht das Zurückgeben unbenutzter Fahrscheine bei gleichzeitigem Kauf eines neuen Fahrscheines. Eventuell wird ein Erstattungsentgelt einbehalten. Auch kann zu einem bereits vorhandenen Fahrschein, der in Ihrer Agentur ausgestellt wurde, ein Übergang (Klasse, Produkt, Weg) gebucht werden. Ein Buchungssegment muss vorhanden sein! Tipp: Agenturen, die Fahrscheine aus dem System Kurs 90 umtauschen möchten, können Segmente dafür mit der Funktion Import (siehe Kapitel Vorgangssuche ) erstellen. Der Import ist für Fahrscheine, die in NVS ausgestellt wurden, nicht möglich. Segment markieren Menüleiste Stornieren Umtausch es öffnet sich Segmentdetails werden dargestellt Funktion auswählen Umtausch Zubuchung Teilstorno Teilerstattung Aufwertung ein unbenutzter Fahrschein wird zurückgenommen, und ein neuer erstellt nur für Gruppen Anzahl der Reisenden erhöhen nur für Gruppen Anzahl der Reisenden wird reduziert Erstattung eines teilweise genutzten Fahrscheines (z.b. nur die Hinfahrt wurde genutzt) Fahrschein wird ersetzt Klassenwechsel, Produktwechsel oder Umweg Übergang Fahrschein wird zusätzlich ausgestellt Klassenwechsel, Produktwechsel oder Umweg Bei allen Funktionen außer "Übergang" öffnet sich die Umtauschmaske und so gehen Sie vor: Angaben des neuen Fahrscheines eingeben mit Fahrplan in der Umtausch-Info wird über die Konditionen informiert Ja neues Segment wird kreiert 61

62 Achtung: Das umgetauschte Segment, sofern es den Status cancel-offen erhält muss bestätigt / bezahlt werden (siehe Kapitel Bestätigen Zahlen / Gutschreiben ). Bei der Funktion "Übergang" gehen Sie so vor: Es öffnet sich die Maske Übergang Original Fahrkarte und die Daten des Fahrscheins sind bereits eingetragen Express Die möglichen Tarife für die vorhandene Fahrkarte werden dargestellt wählen Sie den richtigen aus: Angebot übernehmen es öffnet sich die Maske "Umtausch Express" 62

63 geben Sie die gewünschte Leistung ein (Produkt, Klasse oder Weg ändern) Express der Tarif für den Übergang wird ermittelt - markieren Sie ihn Fahrkarte buchen bestätigen Sie die "Umtausch Info" Ja der Übergang wird gebucht und kann ausgestellt werden 63

64 Online-Ticket erstellen Bei einem Online-Ticket handelt es sich um eine Fahrkarte, welche von Ihnen gebucht, im PDF Format als DIN A4 Dokument per an den Reisenden gesendet und vom Reisenden selbst ausgedruckt wird. Online-Tickets können für folgende Angebote innerhalb Deutschlands erstellt werden: Normalpreis Spar-und Aktionspreise GKR Fahrkarten Aufpreis für ICE Sprinter (nur in Verbindung mit einer Fahrkarte) Sitzplatzreservierung (nur in Verbindung mit einer Fahrkarte) Einschränkung: Keine NE/SEE Strecken enthalten Ein Online-Ticket kann aus einer Fahrkarte oder einer Fahrkarte mit entsprechenden Reservierungen bestehen. Ein Online-Ticket kann für bis zu 5 Reisende erstellt werden. Ein Online-Ticket ist nur per Kreditkarte oder Reisestellenkarte zahlbar. Zudem ist das Online-Ticket nur gültig in Verbindung mit der Ausweisart, welche beim Fahrkartenkauf angegeben wurde: Kreditkarte, BahnCard, maestro (ec-karte) oder BonusCard Business Für die Erstellung eines Online-Tickets über Galileo RailMaster gehen Sie wie folgt vor: 1. Kundenprofil anlegen Bei der Anlage eines neuen Vorgangs erscheint die Maske Kundenprofil anlegen. Im Feld Übergabeart: Online-Ticket auswählen per Eine Änderung der Übergabeart ist solange möglich, bis eine Zahlung per Bestätigen Zahlen/Gutschreiben im Vorgang durchgeführt wird. 64

65 2. Fahrkarten-Erstellung Online-Ticket Erstellung möglich: siehe Spalte OLT links neben der Spalte Preis (EUR) für eine Fahrkarte kann ein Online-Ticket erstellt werden für eine Fahrkarte kann kein Online-Ticket erstellt werden, bitte andere Leistung oder andere Übergabeart (Bahn-Tix, Ticketversand, Direktverkauf) wählen gewünschten Fahrpreis blau markieren Doppelklick auf den blau unterlegten Fahrpreis es öffnet sich: Zusatzangaben zur Kombi-Buchung. ODER klicken die rechte Maustaste auf blau unterlegten Fahrpreis es erscheint Kombi-Buchung... mit linker Maustaste auf Kombi-Buchung... es öffnet sich: Zusatzangaben zur Kombi-Buchung. 65

66 3. Zusatzangaben zur Kombi-Buchung Achtung: WICHTIG: Nur mit einer Kombi-Buchung besteht beim Online-Ticket die Möglichkeit, in Kombination mit einer Fahrkarte entsprechende Reservierungen zu tätigen. Haben Sie für das Online-Ticket nur eine Fahrkarte gebucht, können Sie nachträglich dem Online- Ticket keine Reservierung mehr hinzufügen. OLT ohne Reservierung: Ohne Reservierung es erscheint wieder Fenster Fahrkarten-Erstellung. OLT mit Reservierung: Reservierungsparameter auswählen per Mit Reservierung Reservierung wird durchgeführt es erscheint wieder Fenster Fahrkarten-Erstellung. Wechseln Sie in die Maske Vorgangsübersicht Sie sehen nun das von Ihnen gebuchte Online-Ticket, bestehend aus Fahrkarte und Reservierung. Beide Positionen sind gekennzeichnet mit einer Kombi-ID 101(in diesem Beispiel), dies bedeutet, diese Positionen gehören zu dem gleichen Online-Ticket. 66

67 4. Bestätigen-Zahlen/Gutschreiben Achtung: Gemäß der Vorgabe der DB können Online-Tickets nur mit Kreditkarte oder Reisestellenkarte bezahlt werden. WICHTIG: Alle zu einem Online-Ticket gehörenden Buchungspositionen (Fahrkarte und ggf. Reservierung) müssen mit einer Zahltransaktion beglichen werden. Jedes Online-Ticket muss einzeln gezahlt werden, eine gleichzeitige Zahlung von mehreren Online-Tickets in einer Zahltransaktion ist nicht möglich. Markieren Sie das bzw. die zu zahlenden Segmente, welche jeweils mit der gleichen Kombi-ID versehen sind Wählen Sie aus der Menüzeile Zahlen/Bestätigen oder klicken Sie per rechten Mausklick auf die ausgewählten und blau hinterlegten Positionen, es erscheint die Maske Bestätigen Zahlen/ Gutschreiben. Tipp: Befinden sich in einem Vorgang nur Buchungen für eine Kombi ID, so klicken Sie auf dann wird automatisch der zu zahlende Betrag für alle Positionen in die Maske Bestätigen Zahlen/Gutschreiben übernommen. 67

68 Zahlungsinformationen eingeben Status wechselt in best Zahlposition wird in der Maske Vorgangsübersicht dargestellt. 5. Erstellung Online-Ticket Nur wenn zuvor eine Zahlung durchgeführt wurde, kann das Online-Ticket erstellt werden. markieren Sie per Mausklick ausschließlich die zu erstellende Fahrkarte Achtung: Da eine Reservierung automatisch per Kombi-ID dem Online-Ticket zugeordnet ist, darf die Reservierung nicht markiert werden. rechten Mausklick auf blau hinterlegte Fahrkarte wählen Sie Online-Ticket 68

69 Es erscheint die Maske Reisendenangaben zum Online-Ticket 6. Reisendenangaben zum Online-Ticket und anschließender Versand erforderliche Felder befüllen (Eingabehilfe siehe Folgeseite) OK OLT wird als PDF- Dokument an -Empfänger versandt. Dateiname des PDF: Online-Ticket_NVS Auftragsnummer_Galileo Vorgangsnummer_ Datum_Name des Reisenden.pdf Sind Sie als Reisebüro der Empfänger, können Sie die nach Ihren Wünschen anpassen und das Online-Ticket per an den Reisenden versenden. Nach Erhalt kann der Reisende das Online-Ticket auf einem handelsüblichen Drucker ausdrucken. 69

70 Eingabehilfe zu den Feldern und Inhalten der Maske Reisendenangaben zum Online-Ticket : An die in diesem Feld angezeigte Adresse wird das Online-Ticket versendet. Es wird automatisch die zentrale Adresse des Reisebüros, welche Sie für Ihre Agentur im RailMaster hinterlegt haben, angezeigt. Soll der Versand des Online-Tickets direkt an die Adresse des Reisenden erfolgen, ist hier die Adresse des Reisenden einzutragen. Passwort: (Diese Funktion wird zu einem späteren Zeitpunkt freigeschaltet) Sie haben die Möglichkeit, das zu versendende PDF für das Online-Ticket per Passwort zu schützen. Tragen Sie ein Passwort Ihrer Wahl ein. Bitte beachten Sie, dass das PDF dann nur noch per Passwort geöffnet werden kann. Das Passwort muss dem Reisenden durch das Reisebüro auf einem gesonderten Weg mitgeteilt werden. Online-Ticket anzeigen: Per Standardeinstellung ist die Klick-Box Online-Ticket anzeigen aktiviert. Das bedeutet, dass nachdem Sie alle Parameter in der Maske Reisendenangaben zum Online-Ticket eingetragen haben und per Maus die Schaltfläche OK angeklickt haben, das Online-Ticket als PDF vorgeblendet wird. Feldname Eingabe Ggf. Vorbelegung durch Daten aus Maske(n) Anrede auswählen per N/A Titel auswählen per N/A Vorname Vorname des Reisenden Kundendaten übernehmen*, Kundenprofil anlegen Name Nachname des Reisenden Kundendaten übernehmen *, Kundenprofil anlegen BahnCard-Nr. BahnCard Nummer des Reisenden Kundendaten übernehmen *, Kundenprofil anlegen Ausweisart auswählen per N/A Kreditkarten, BahnCard, ec-karte und BonusCard Business sind möglich Ausweisnummer Nummer der gewählten Ausweisart Kundendaten übernehmen *, Kundenprofil anlegen Gültigkeit Auszuwählen per Direkteingabe oder Kundendaten übernehmen * Kalender Zentrale Adresse des Admin -> Agentur bearbeiten Reisebüros Zu überschreiben mit der Adresse des Reisenden, falls das Online-Ticket direkt an den Reisenden versendet werden soll Telefon Telefonnummer des Reisenden Kundendaten übernehmen * Adresszusatz Adresszusatz, z.b. 4. Etage N/A (optional) Straße, Nr. Straße und Hausnummer Kundendaten übernehmen * Postleitzahl Postleitzahl Kundendaten übernehmen * Ort Wohnort Kundendaten übernehmen * Bundesstaat Bundesstaat N/A (optional) Land auswählen per N/A Passwort (optional / max. 5 Stellen) Nur auszufüllen, wenn das PDF passwortgeschützt sein soll. Das Passwort muss dem Reisenden durch das Reisebüro auf einem gesonderten Weg mitgeteilt werden. * Die Funktion Kundendaten übernehmen wird zu einem späteren Zeitpunkt frei geschaltet. N/A 70

71 Zusätzliche Informationen Weiterführende detaillierte Informationen und Bestimmungen zum Online-Ticket erhalten Sie im RailGuide unter Stichwort: Online-Ticket (OLT) Tipp: Änderung der Übergabeart Sollte der Reisende nach Buchung des Online-Tickets, kein Online-Ticket mehr wünschen, sondern die Fahrkarten zugesendet bekommen oder per Bahn-Tix abholen wollen, so ist dies möglich, allerdings nur solange noch keine Zahlung per Bestätigen- Zahlen/Gutschrift im Vorgang durchgeführt wurde. Sie ändern einfach die Übergabeart in Ticketversand bzw. Bahn-Tix und Sie können die Fahrkarten und Reservierungen auf dem herkömmlichen Wege erstellen. Erneutes Drucken eines Online-Tickets Dies ist jederzeit möglich, allerdings werden keine Änderungen am Online Ticket akzeptiert, außer einer Änderung der Adresse und ggf. des Passwortes. Erstattung Erstattungen sind auf dem üblichen Wege möglich. 71

72 Favoriten In den Buchungsmasken Fahrkarten-Erstellung Inland / Fahrkarten-Erstellung Ausland / TCV- Serien / Regionalverkehr kann eine Liste mit Favoriten angelegt werden. Favoriten hinterlegen - gewünschte Leistung auswählen und alle Daten eingeben, die hinterlegt werden sollen (z.b. Strecke) - Menüleiste: Bearbeiten Favorit hinzufügen die Leistung wird in der Liste Favoriten gespeichert Favoriten nutzen in der entsprechenden Buchungsmaske Menüleiste: Bearbeiten Favoriten verwalten gewünschte Leistung markieren Übernehmen die Maske wird mit den Daten, die im Favoriten hinterlegt sind, gefüllt Favoriten löschen in der entsprechenden Buchungsmaske Menüleiste: Bearbeiten Favoriten verwalten gewünschte Leistung markieren Favorit löschen Speichern Favorit wird gelöscht 72

73 Belegverwaltung im RailMaster Menüleiste: Extras Belegverwaltung Auswahl per Lager (zur Zeit nicht genutzt Lagerbestand ist im Print Management Browser zu finden) Bestellung Bestellung von neuen Belegen Achtung: Es erfolgt keine automatische Nachlieferung der Bestand muss regelmässig kontrolliert werden, um Bestellungen rechtzeitig vorzunehmen! Neu es öffnet sich Belegbestellung Bestellposition Muster-Nr.: und Anzahl: eingeben FiA-Grundkarte: Eingabe nur bei Mustern für Firmenkunden Ok Bestellung wird angezeigt Speichern Bestellung wird weitergeleitet Bestellinfo / Änderung Bestellnummer: falls bekannt, sonst 0 eingeben Anzeigen alle nicht quittierten Bestellungen werden angezeigt Achtung: Nur Bestellungen, die sich noch nicht in der Lieferung befinden ( L unter Status) können hier noch storniert werden. Lieferinfo / Quittierung Achtung: Alle gelieferten Belege müssen zeitnah nach Erhalt quittiert werden! Bestellnummer: Auftragsnummer laut Lieferschein eingeben Anzeigen die Bestellung wird angezeigt Lieferung auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen! Alle Quittieren oder eine Bestellung auswählen und Quittieren Speichern Quittierung wird an NVS weitergeleitet Tipp: Wie die Belege am Drucker angemeldet werden: siehe Kapitel Print Management Browser 73

74 Agenturdaten bearbeiten Hier können Daten, die Ihre Agentur betreffen, geändert werden: - Mailadresse für die Versendung der Protokolle aus dem RailMaster - Agenturname für die Fahrplanauskunft (Agenturname:) - Agenturname für die Kreditkartenbelege (Agenturname1: und Agenturname2:) - Agenturpasswort Achtung: Das Agenturpasswort wird für die gesamte Agentur festgelegt. Änderungen müssen allen Mitarbeitern und auch den Support-Mitarbeitern von Galileo mitgeteilt werden. Vorgehensweise: Menüleiste: Admin Agentur suchen Suchkriterien: eigener PCC (Pseudo City Code = Agenturnummer bei Galileo) kann nicht geändert werden Suchen eigene Agentur wird angezeigt Agentur markieren und Bearbeiten Maske Agentur - bearbeiten öffnet sich Änderungen vornehmen OK Änderungen werden übernommen 74

75 Firmenkundenidentifikation (FKI) In einer separaten Datei können Firmenkunden erfasst werden und dann im Kundenprofil ausgewählt werden. So braucht die FKI nur einmal eingegeben zu werden und kann immer wieder verwendet werden. Die Datei im richtigen Format kann beim RailMaster Helpdesk per angefordert werden: Firmenkundendaten-Datei pflegen Datei abspeichern unter dem RailMaster-Verzeichnis (üblicherweise: C:\Programme\Galileo International\RailMaster) mit dem Dateinamen: firmenkunden.csv Datei öffnen mit dem Programm Editor, Notepad oder WordPad Datei mit den Firmenkundenidentifikationen füllen (je FKI eine Zeile) Format: IAB,Firmenname, A B C A Identifikationstyp IAB: IdentifikationsArt BMIS IABC: IdentifikationsArt BahnCard IAKK: IdentifikationsArt KreditKarte B Firmenname C FKI-Nummer eindeutige Bezeichnung der Firma / Abteilung, die in der Suchmaske angezeigt wird (alphanumerisch, keine Kommazeichen) (max. 16-stellig) Tipp: Bearbeiten Sie die Datei erst für die Ihre gesamte Agentur oder Ihre Abteilung und installieren Sie diese Datei erst anschließend an allen weiteren RailMaster- Arbeitsplätzen. 75

76 Firmenkundendaten-Datei verwenden Im Kundenprofil kann die Liste der Firmenkunden abgerufen werden durch Suchen Der Kunde kann per Doppelklick mit der linken Maustaste ausgewählt werden Art der FKI und die Nummer werden automatisch eingesetzt. 76

77 Protokolle Menüleiste Extras Protokolle Typ des Protokolls auswählen Rücknahmen Alle Rücknahmeprotokolle werden als PDF-Datei auf dem Bildschirm dargestellt. Die Datei wird zusätzlich als Mailanhang an die angegebene Mailadresse verschickt. Abschlussprotokoll Expedientenprotokoll Tagesprotokoll Zwischenprotokoll für den gesamten Vormonat für den angegebenen Zeitraum (von: bis:) für den aktuellen Tag für den aktuellen Monat (vom Monatsersten bis zum aktuellen Tag) Fehldrucke Alle Fehldruckprotokolle werden als PDF-Datei auf dem Bildschirm dargestellt. Die Datei wird zusätzlich als Mailanhang an die angegebene Mailadresse verschickt. Achtung: Für Fehldrucke wird die Agentur automatisch entlastet es darf keine zusätzliche Absetzung vorgenommen werden! Abschlussprotokoll Zwischenprotokoll für den gesamten Vormonat für den aktuellen Monat (vom Monatsersten bis zum aktuellen Tag) 77

78 Zu- und Absetzungen Das Zu- und Absetzungsprotokoll wird als Mailanhang im PDF-Format an die angegebene Mailadresse geschickt. Achtung: Das Monatsübersichtsprotokoll für Zu- und Absetzungen kann nur ein Mal für den Vormonat (für die DB-Abrechnung) angefordert werden. Wird es zum zweiten Mal innerhalb eines Monats angefordert, und es sind im laufenden Monat schon Zu oder Absetzungen erfolgt, wird das Zwischenprotokoll für den aktuellen Monat erstellt. Tipp: Drucken der Dokumente im PDF-Format: Menüleiste Datei Drucken (Auswahl des Office-Druckers) Tipp: Weitere Protokolle (Tagesprotokoll, unbrauchbare Fahrscheine): siehe Kapitel Print Management Browser 78

79 Abschlüsse Diese Protokolle können optional erstellt werden und sind ohne Gewähr! Sie dienen zur Kontrolle von Buchungen und Zahlungen sowie der Kasse. Sie werden nicht an die DB im Rahmen der Abschlüsse geschickt. Der Tagesabschluss wird sowohl dargestellt, als auch als Mail Anhang versandt. Der Monats und der Vormonatsabschluss werden ausschließlich als Mail verschickt. Der Versand erfolgt erst am Folgetag! Tagesabschluss für Mitarbeiter Tagesabschluss für Agentur Monatsabschluss Vormonatsabschluss für einen Tag und einen Mitarbeiter für einen Tag und die gesamte Agentur für den laufenden Monat seit Monatsersten bis heute für den gesamten letzten Monat Erklärungen: Gesamtbetrag der mitarbeiter-/ agenturbezogenen Verkäufe Summe aller Verkäufe Rücknahmen/Annullierungen Zu-/Absetzungen Gesamteinnahmen davon Umsätze / Gutschriften Datum, Unterschrift alle bezahlten oder angezahlten Leistungen inkl. Anzahlungen / Restzahlungen, Bahn Tix und Erstattungs entgelte (Segmentstatus best, druck oder angezahlt) Summe aller Rücknahmen und Annullierungen Zusetzungen werden als positive, Absetzungen als negative Beträge dargestellt Summe aller Verkäufe minus Rücknahmen / Annullierungen / Absetzungen plus Zusetzungen Aufschlüsselung der Umsätze und Gutschriften nach Zahlungsarten der Abschluss kann hier vom Mitarbeiter unterzeichnet werden 79

80 Drucken Folgende Laserdrucker sind für die Verwendung mit RailMaster zertifiziert: Siemens FD 4911-L14, brother HL5350DNLT, Lexmark T 640 Achtung: Es wird vom Drucker nicht geprüft, ob das richtige Muster mit der angeforderten Belegnummer im Drucker richtig liegt und bedruckt wird. Gleichen Sie am besten öfter händisch die Belegbestände zwischen Print Management Browser und Lasedrucker ab. Einlegen Belege 6342 in Laserdrucker: In einem Karton sind insgesamt 900 Belege enthalten, gebündelt zu je 3 Paketen à 300 Belege. Entnehmen Sie das oberste Paket dem Karton. Teilen Sie das Paket in zwei Stapel zu je 150 Belegen. Legen Sie nun den Stapel mit der kleinsten Belegnummer nach oben in das Fach 1 des Laserdruckers so ein, dass die oben aufliegende Belegnummer der entspricht, die in dem Print Management Browser (PM Browser) angezeigt wird. Die Belege sind so in den Laserdrucker einzulegen, dass die Rückseite der Fahrkarte (Informationstext) zu sehen ist und sich die Musternummer rechts oben befindet. Oben Unten Nachlegen Belege 6342: Ist das Fach 1 des Laserdruckers komplett leer, verfahren Sie wie beim erstmaligen Einlegen von 6342 Belegen. Liegen noch einige restliche 6342 Belege im Fach 1 des Laserdruckers, entnehmen Sie diese. Dann legen Sie die neuen Belege ein. Nun nehmen Sie die restlichen zuvor entnommenen Belege und legen diese auf die neu eingelegten Belege. Vergewissern Sie sich, dass die oben aufliegende Belegnummer der entspricht, die in dem Print Management Browser (PM Browser) als nächste angezeigt wird. Drucken von Belegen Fahrkarten, Reservierungen, Gepäcktickets, Erstattungsbelege Achtung: Die richtigen Muster müssen bestellt und am Drucker angemeldet zu sein (siehe Kapitel Belegbestellung und Print Management Browser)! Vorgangsübersicht Segment (oder auch mehrere Segmente) markieren anklicken Achtung: Segmente die eine Zahlung erfordern müssen zuvor gezahlt/bestätigt sein (siehe Kapitel Bestätigen Zahlen / Gutschreiben ) Segmentstatus muss best sein! Tipp: Um alle Segmente zu markieren: anklicken 80

81 Achtung: Nach erfolgtem Druck aktualisieren Sie bitte die Druckergebnisse! anklicken im Regelfall fällt der Status eines erfolgreich gedruckten Fahrscheines auf druck. Sollte er durch eine Verzögerung in der Datenübertragung bei indru bleiben, darf der Fahrschein dennoch ausgehändigt werden. Der Status wird sich dann ggf. noch später in druck wandeln oder nach ca. 3 Stunden auf best zurückfallen. In beiden Fällen erfolgt die Belastung der Agentur durch die DB. (Haben Sie den Fahrschein also nicht verkauft muss dann noch eine Rücknahme durchgeführt werden!) Fällt der Status sofort auf best handelt es sich um einen Fehldruck (siehe unten). Achtung: Fehldrucke Fällt der Status direkt nach dem Belegdruck zurück auf best ist der ausgedruckte Beleg ein Fehldruck, der mit dem Fehldruckprotokoll einzureichen ist (fehlende Belege zu diesen Protokollen werden von der DB zugesetzt!). Die Agentur wird automatisch für Fehldrucke entlastet. Es darf keine Absetzung durchgeführt werden! Der Beleg darf nicht ausgehändigt werden. Das Segment mit dem Status best muss dann markiert und Anklicken von ausgedruckt werden. Der neue Beleg kann dem Kunden ausgehändigt werden sobald der Status druck ist. Weitere detaillierte Informationen zum Thema Fehldrucke entnehmen Sie dem Dokument: Galileo RailMaster_Verfahrensbeschreibung_Fehldrucke_Mai 2010 Drucken von Fahrplanauskünften Vorgangsübersicht Segment (oder auch mehrere Segmente) markieren anklicken Der Ausdruck erfolgt auf weißem DIN A4 Blanko Papier Tipp: Der Druck von Fahrplanauskünften und Kreditkartenbelegen ist auch mehrfach möglich. 81

82 Web Print Manager wartet auf Druckbefehle und schickt diese an den Drucker weiter das Programm muss geöffnet sein (es existiert ein mal pro Drucker und man findet es in der Regel auf dem PC, an dem der Drucker per Kabel angeschlossen ist) geöffnet: in der Startleiste rechts wird Symbol angezeigt. öffnen: anklicken Programme Galileo Print Manager Web Print Manager es öffnet sich in der ersten Zeile (Device Number GPM1) wird der Status des ersten Druckers angezeigt: kein Handlungsbedarf: Connecting Reading Queue Waiting for Jobs Writing device Verbindung zu Web Print Manager wird hergestellt Verbindung ist hergestellt und Queue wird gelesen bereit - kein Auftrag in der Warteschlange Beleg wird gedruckt (Queue = Druckerwarteschlange) Fehlerbehebung erforderlich siehe Folgeseite 82

83 Fehlerbehebung erforderlich: Failed Auftrag fehlgeschlagen Kommunikationsfehler keine neuen Drucke anfordern, Web Print Manager schliessen und wieder öffnen Qinhibited Verarbeitung verhindert Prüfen ob der Drucker eingeschaltet ist und der Status des Druckers im Print Management Browser Bereit zeigt siehe auch Kapitel Druckprobleme Anzeige von Druckeranschluss Kabel lose oder defekt, ggf. nach Korrektur Web Loading Device Print Manager schliessen und wieder öffnen bleibt bestehen Neustart des Web Print Managers In seltenen Fällen führen die oben beschriebenen Fehlerbehebungen nicht zum Erfolg. Dann liegt die Ursache möglicherweise im PC. Dann sollte ein Neustart in folgender Reihenfolge durchgeführt werden: 1. Web Print Manager schliessen (wird die Anwendung "Web Print Manager" nicht automatisch beendet, diese per "Task Manager schließen) 2. alle weiteren Programme auf dem PC, auf dem der Web Print Manager installiert ist, schliessen und den PC herunterfahren 3. Drucker ausschalten (Power-Taste an der Geräterückseite) 4. PC auf dem der Web Print Manager installiert ist - neu starten 5. Web Print Manager neu starten und Anzeige prüfen Standard: Waiting for Jobs 6. erst dann Drucker einschalten 83

84 Druckprobleme Segmentstatus bleibt indru Beleg wird nicht gedruckt Drucker fordert nichts an Prüfen Sie den Web Print Manager Anzeige wechselt zwischen "Reading Queue" und "Queue Inhibited" Öffnen Sie den Print Managment Browser (Druckverwaltung) Ändern Sie den Status auf "Bereit" oder Anzeige bleibt bei "Reading Queue" stehen Schließen Sie das Programm Web Print Manager Öffnen Sie den Web Print Manager wieder Wird der Beleg immer noch nicht gedruckt, schließen Sie bitte den Web Print Manager und schalten den Laserdrucker aus. Öffnen Sie erneut den Web Print Manager und schalten Sie danach den Laserdrucker wieder an. 84

85 Print Management Browser Kontrollprogramm muss nicht geöffnet sein, um drucken zu können öffnen: im Galileo Desktop Menüleiste - Begleittools (bzw. Companions) Print Manager Browser es öffnet sich zeigt den aktuellen Stand an (Programm muss nicht extra geschlossen und wieder neu geöffnet werden) Hilfeseite zur momentan aufgerufenen Funktion (Druckverwaltung, Belegverwaltung, MIR Wiederherstellung, Protokolle) wird angezeigt 85

86 Druckverwaltung Gehe zu: Druckerstatus unter Zähler unter Status Anzahl der Druckaufträge in der Warteschlange Druckerstatus sollte Bereit sein (weitere Stati siehe Folgeseite) ändern auf Bereit : unter Status ändern anklicken Übernehmen Tipp: Aktuellen Status ansehen: anklicken Gehe zu: Dokumentenzähler unter Warteschlange Anzahl der Druckaufträge in der Warteschlange für die einzelnen Dokumentarten ersichtlich Gehe zu: Drucker-Benennung Achtung: Diese Informationen benötigt ggf. das RailMaster Helpdesk, keine Änderungen vornehmen! Gehe zu: Dokument-Verknüpfung unter Dokumente Art des Dokuments, z. B. ATB-Flight Coupon oder DB-Beleg unter Bestehende Verknüpfung Belegart unter Dokumente wird momentan auf diesem Drucker gedruckt unter Verknüpfungsoptionen zugewiesener Drucker kann geändert werden per Achtung: Je Dokumenttyp kann nur ein Drucker ausgewählt werden, eine neue Auswahl ersetzt die vorherige. 86

87 Bevor ein Druck an den Laserdrucker gesendet wird, überprüft der Galileo Print Manager den Status des Druckers. Anbei eine Übersicht möglicher Stati. Status Beschreibung Fehlerbehebung R Eine für den Druck angeforderte Musternummer wurde nicht im Galileo Print Manager hinterlegt. Im Galileo Print Manager die Musternummer hinterlegen siehe Kapitel FAQ Fragen und Antworten Im Print Management Browser (PM Browser) auf Status ändern klicken, so dass der Status Bereit anzeigt Im RailMaster die Fahrkarte, wenn sich diese im Status C Ein Fach des Laserdruckers ist geöffnet. best befindet, nochmals ausdrucken. Das geöffnete Fach des Laserdruckers schließen Im Print Management Browser (PM Browser) auf Status ändern klicken, so dass der Status Bereit anzeigt Im Print Management Browser (PM Browser) auf Status ändern klicken, so dass der Status Bereit anzeigt Im RailMaster die Fahrkarte, welche sich im Status best befindet, nochmals ausdrucken. Q Der Laserdrucker ist offline. Den Laserdrucker online setzen. Im Print Management Browser (PM Browser) auf Status ändern klicken, so dass der Status Bereit anzeigt Im RailMaster die Fahrkarte, wenn sich diese im Status best befindet, nochmals ausdrucken. E Papierstau im Laserdrucker Papierstau im Laserdrucker beheben. Im Print Management Browser (PM Browser) auf Status ändern klicken, so dass der Status Bereit anzeigt Im RailMaster die Fahrkarte, wenn sich diese im Status best befindet, nochmals ausdrucken. Y Kein Papier im Laserdrucker Papier im Laserdrucker prüfen und ggf. nachfüllen. Im Print Management Browser (PM Browser) auf Status ändern klicken, so dass der Status Bereit anzeigt Im RailMaster die Fahrkarte, wenn sich diese im Status best befindet, nochmals ausdrucken. V Unbekannter Fehler Laserdrucker Laserdrucker prüfen und ggf. resetten. Im Print Management Browser (PM Browser) auf Status ändern klicken, so dass der Status Bereit anzeigt Im RailMaster die Fahrkarte, wenn sich diese im Status best befindet, nochmals ausdrucken. 87

88 Gehe zu: DB-Belegzuordnung Belege die im RailMaster (Vorgangsübersicht Menüleiste - Extras - Belegverwaltung - Lieferinfo/Quittierung) quittiert wurden, können hier dem Drucker zugeteilt werden unter Drucker unter Muster. von.bis.gesamt Drucker auswählen per Belege, die dem Laserdrucker zugeteilt werden sollen, auswählen per unter Anzahl gewünschte Anzahl eingeben (z.b. 1000) Übernehmen Belege werden angemeldet, zu finden unter: Belege, die an einen Drucker angemeldet wurden, werden angezeigt. unter von die nächste Belegnummer dieses Musters, welches derlaserdrucker anfordern wird vom Drucker abmelden: unter Zurück zu DB-Bestand Übernehmen nicht brauchbare Belege entwerten: und Anzahl der Belege eingeben unter Zu entwertende Anzahl Übernehmen Achtung: Das Entwerten von Belegen kann nicht rückgängig gemacht werden! 88

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