IMASYS WEB. Benutzerhandbuch. Die Version des Handbuches entspricht dem Stand vom: Swissphone Wireless AG Fälmistrasse 21, 8833 Samstagern

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1 IMASYS WEB Benutzerhandbuch Die Version des Handbuches entspricht dem Stand vom: Version 2.6 / Deutsch Swissphone Wireless AG Fälmistrasse 21, 8833 Samstagern

2 IMASYS WEB Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Systemvoraussetzungen Hardware Betriebssysteme Software Internet-Zugang Inbetriebnahme von IMASYS WEB Login Administration von IMASYS WEB Administrator Optionen Administration von IMASYS WEB Benutzern Erstellen von Quick-Versand Buttons für <Read> User Löschen von Quick-Versand Buttons für <Read> User Parametrisierung von Pager-Rückmeldungen Versenden von Meldungen Adresseingabe Direkte Eingabe im Empfänger-Feld Suchfunktion im Empfänger-Feld Direkte Wahl eines Quick-Versand Buttons Direkte Wahl eines Empfängers im Register Kontakte Texteingabe Anzahl Zeichen einer SMS / einer Pager Meldung Fixtexte Einen Fixtext erstellen Einen Fixtext benützen Einen Fixtext ändern/löschen Meldungen versenden Statusmeldungen Spezialfunktionen für den Meldungsversand Flash SMS Antwort erwartet Zeitplan: Terminierter Meldungsversand Kontakte Einen neuen Kontakt erstellen Eine neue Person erfassen Eine neue Gruppe erstellen Eine Gruppe mit Empfängern bilden Gruppenzugehörigkeit eines Kontakts anzeigen Einen Kontakt bearbeiten Einen Kontakt löschen Einen Kontakt suchen Eine Gruppe ändern Adressen im CSV-Format importieren /exportieren Importieren von Kontakten Importieren von Kontakten in eine bestehende Gruppe Exportieren von Kontakten Quick-Versand Buttons Einrichten eines Quick-Versand Kontakts Löschen eines Quick-Versand Kontakts SMS-Empfang und Weiterleitung (optional) SMS-Empfang (Inbound SMS) SMS-Weiterleitung ohne Filterung Swissphone Wireless AG Seite 2 / 47

3 IMASYS WEB 6 SMS-Agenda Import von terminierten Meldungen Verwaltung von terminierten Meldungen Terminierte Meldungen mutieren Filterung von terminierten Meldungen Logfile Filtrierung von Logs Das Inbound Register Antwort-SMS versenden (Reply-SMS) Anzahl Zeichen einer Antwort-SMS Absender einer Antwort-SMS Antwort-SMS empfangen Eingehendes SMS (Inbound-SMS) Filtrierung von Inbound-Logs Support Antrag eines Benutzerkontos Swissphone Wireless AG Seite 3 / 47

4 IMASYS WEB Einleitung 1 Einleitung IMASYS WEB ist ein WEB-Portal für den einfachen und schnellen Versand von SMS, Paging und Meldungen sowie ein Service für die Umwandlung und Weiterleitung von eingehenden SMS Meldungen. IMASYS WEB dient dem einfachen und schnellen Versand von SMS und Paging Meldungen sowie s an einzelne Personen oder Gruppen. Es ist vorwiegend für Benutzer geeignet, welche schnell und häufig Meldungen versenden und gleich auch über den Status des Versands informiert sein möchten. Neben dem Versand von Meldungen ermöglicht IMASYS WEB auch den Empfang von SMS (so genannte Inbound Meldungen) bzw. eingehende SMS können automatisch an vordefinierte Einzelempfänger oder ganze Gruppen weiter geleitet werden. Bei der Erstellung von IMASYS WEB wurde darauf geachtet, dass die Bedienung so weit als möglich intuitiv ist und der Benutzer mit möglichst wenig Schritten bzw. Aufwand eine Meldung versenden kann. 2 Systemvoraussetzungen Zum Betrieb von IMASYS WEB werden folgende Komponenten benötigt: 2.1 Hardware Ein handelsüblicher, Internet tauglicher PC genügt. 2.2 Betriebssysteme Es bestehen keine speziellen Anforderungen an das Betriebssystem. 2.3 Software WEB Browser; mindestens Microsoft Internet Explorer 6.0, Firefox 3 oder Chrom 15. Bei Internet Explorer 9.0 muss die Kompatibilitätsansicht aktiviert werden. 2.4 Internet-Zugang Der Versand der Meldungen erfolgt über das Internet-Portal "IMASYS Messaging". Daher benötigen Sie einen Internet Zugang. Das IMASYS Messaging Portal finden Sie im Internet unter: https://www.swissphone-gateway.com HINWEIS Bitte beachten Sie, dass die Verbindung zum Messaging-Portal über eine 128-Bit verschlüsselte SSL Verbindung aufgebaut wird. Daher muss der Port 443 beim Kunden geöffnet sein. Swissphone Wireless AG Seite 4 / 47

5 IMASYS WEB Inbetriebnahme von IMASYS WEB 3 Inbetriebnahme von IMASYS WEB Für die Inbetriebnahme des Services müssen Sie die Zugangsdaten des Administrators haben. Diese Informationen finden Sie auf der Zeile "Login" im Dokument "UserInfo.pdf", welches Ihnen nach Aktivierung Ihres IMASYS WEB Services per gesendet wurde. Falls Sie die benötigten Unterlagen bezüglich den Zugangsdaten nicht mehr zur Hand haben, dann kontaktieren Sie bitte folgende Adresse: Nach dem erstmaligen Start von IMASYS WEB müssen vom Administrator noch folgende Grundeinstellungen gemacht werden: 1. Installation der Benutzeridentifikation (BenutzerID und Passwort) 2. Setzen der Absendernummer / des Absendernamens für Handys 3. Setzen der Absendernummer für Fixnetztelefone 4. Setzen des Absenders für s 5. Administration von IMASYS WEB Benutzern 3.1 Login Der Login für den Service ist unter folgender Adresse: https://www.swissphone-gateway.com TIPP: wir empfehlen für einen direkten Aufruf des Services, diese Adresse im Browser unter den Favoriten/Lesezeichen zu speichern. Sie werden nun aufgefordert, die folgenden Angaben einzugeben: - Benutzername - Passwort - Organisation Diese Informationen finden Sie auf der Zeile "Login" im bereits oben erwähnten Dokument "UserInfo.pdf". Abbildung 1: Basisinformationen des Benutzer-Kontos HINWEIS: Bitte bewahren Sie diese Informationen sorgfältig auf, um Missbräuche von Dritten zu verhindern. Swissphone Wireless AG Seite 5 / 47

6 IMASYS WEB Inbetriebnahme von IMASYS WEB Ein Benutzer kann zur gleichen Zeit nur 1 Mal eingeloggt sein. Falls beispielsweise aus einem technischen Grund oder aus Fehlmanipulationen die Verbindung vor dem automatischen Log-Out unterbrochen, dann wird der bestehende Login gesperrt. Es erscheint nach der erneuten Anmeldung der folgende Screen: Abbildung 2: erneuter Login "Der Benutzer ist bereits aktiv" Damit nicht gewartet werden muss, bis der bestehende Benutzer durch das automatische Log-Out wieder verfügbar ist, kann sich der Benutzer erneut anmelden. Hierzu bedarf es der Eingabe von: - Passwort - Aktivierung des Feldes "In bestehende Session einloggen" Mittels einem Klick auf den Button <Anmelden> wird der Login wieder freigegeben. 3.2 Administration von IMASYS WEB Nach erfolgreichem Login erscheint die folgende Startseite: Abbildung 3: IMASYS WEB Startseite Die Startseite (mit Administrator-Rechten) ist in sechs Register unterteilt: Meldungen Kontakte Swissphone Wireless AG Seite 6 / 47

7 IMASYS WEB Inbetriebnahme von IMASYS WEB SMS Agenda Logs Inbound Administrator (nur für den Administrator sichtbar) Zusätzlich stehen noch drei Buttons sowie eine Zeitangabe zur Verfügung: <Log-Out>: manuelle Abmeldung des Benutzers <Aktualisieren>: manuelle Aktualisierung der Bildschirmanzeige : Aufruf des Benutzerhandbuchs im PDF Format Zeit : die verbleibende Zeit bis zum automatischen Log-Out wird angezeigt Für die Grundeinstellungen klicken Sie bitte auf das Register <Administrator>. Das Register Administrator ist in vier Unterregister aufgeteilt: Optionen Web Benutzer QuickButton <Read> User Reply Pager Einstellungen Administrator Optionen Im Unterregister "Optionen" können Grundeinstellungen für den Betrieb von IMASYS WEB definiert werden. Abbildung 4: Grundeinstellungen setzen (Beispiel) Setzen der Absendernummer / des Absendernamens für Handys Für den Versand von Meldungen muss der Absender der Nachricht zwingend ersichtlich sein - dies gilt insbesondere für SMS Meldungen. Der Absender für SMS auf Handys wird im Feld "SMS Absender" gesetzt. Bitte tragen Sie im Feld "SMS Absender" Ihre Handynummer oder einen Text (wird nicht von allen GSM Operatoren unterstützt) ein (max. 11 Zeichen). Wir empfehlen die Nutzung einer normalen Handynummer, da ansonsten die Gefahr besteht, dass das SMS als SPAM angesehen wird und vom GSM Operator nicht versendet wird. Diese Gefahr besteht immer häufiger vor allem im Zusammenhang mit ausländischen GMS Operatoren. Antwort-SMS werden an diese Absendernummer zurück gesendet. Falls der Absender ein Text ist (z.b. "Firma XY"), dann sind keine Rückantwort-SMS möglich. HINWEIS: wir möchten darauf hinweisen, dass die missbräuchliche Nutzung des Absenders, wie beispielsweise der Versand von SMS mit einer fremden Handynummer, verboten ist und gesetzliche Sanktionen nach sich zieht! Der SMS Versand kann auf den einzelnen Benutzer von IMASYS WEB zurückverfolgt und genau zugeordnet werden! Swissphone Wireless AG Seite 7 / 47

8 IMASYS WEB Inbetriebnahme von IMASYS WEB Setzen der Absendernummer für Fixnetztelefone Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit, mit IMASYS SMS an Fixnetztelefone zu versenden. Mittels einem Text-zu-Sprache Service wird die Meldung automatisch vorgelesen. Voraussetzung dafür ist, dass der Fixnetzbetreiber dies zulässt wie beispielsweise die Swisscom. Da für diese SMS keine alpha-nummerischen Absender (z.b. "Firma XY") erlaubt sind, muss im Feld "Fixnet Absender" zwingend eine Telefonnummer eingegeben werden. Bitte beachten Sie, dass bezüglich der Auslieferung der SMS an Fixtelefone zeitliche Restriktionen vorhanden sein können. So liefert beispielsweise die Swisscom in der Schweiz SMS an Fitxtelefone nur zwischen 07:00-22:00 Uhr aus. Werden Meldungen ausserhalb dieser Periode versendet, dann bleiben diese bis zum frühest möglichen Versandzeitpunkt beim Telefonoperator zwischen gespeichert. bzw. werden dann erst gesendet Setzen des Absenders für s Neben den SMS benötigen auch s einen Absender - nur Paging Meldungen benötigen keinen Absender. Bitte setzen Sie im Feld " Absender" einen gültigen Absender ein. Empfänger von s aus IMASYS WEB werden diesem Absender per antworten können. Automatische Aktualisierung der Anzeige Automatische Session-Timeout Mit dem automatischen Session-Timeout kann der Benutzer die Zeitdauer festlegen, in welcher das aktuelle Login gültig ist ohne dass der Benutzer in IMASYS WEB aktiv ist. Sobald der Benutzer aktiv in IMASYS WEB agiert, beginnt die Zeitdauer von neuem. Nach Ablauf dieser Zeit meldet sich IMASYS WEB automatisch ab, und der Benutzer kann sich auf der Anmeldeseite wieder erneut einloggen. Die Zeitdauer kann zwischen 1 Minute und 8 Stunden betragen. Die Aktivierung einer neuen Zeitdauer erfolgt erst nach einer neuen Anmeldung in IMASYS WEB Keyword bei Weiterleitung im Meldungstext belassen Diese Funktion kann nur im Zusammenhang mit empfangenen SMS an dedizierte oder shared Inbound Nummern genutzt werden. Nach Empfang einer Inbound SMS besteht optional die Möglichkeit die Meldung der SMS automatisch an frei definierbare Empfänger weiter geleitet werden. Im Register Kontakte kann pro Empfänger ein KeyWord für die Weiterleitung definiert werden. Hierfür wird im entsprechenden Kontakt bzw. Empfänger die Check-Box für "Weiterleitung" sowie das Feld "Keyword" wird für den optionalen Service "SMS Weiterleitung" benutzt. Angaben hierzu finden Sie im Kapitel "5.10 SMS- Empfang und Weiterleitung (optional), S. 35". Standardmässig enthält der weitergeleitete Text der SMS das KeyWord nicht mehr, da dieses für die Triage genutzt wurde. Mit aktivierter Funktion "Keyword bei Weiterleitung im Meldungstext belassen" wird das KeyWord im Text der Weiterleitung belassen Administration von IMASYS WEB Benutzern Der IMASYS WEB Service kann für beliebig weitere Benutzer eingerichtet werden - die Anzahl Benutzer ist nur abhängig von der Abo-Lizenz. Den einzelnen Benutzer können spezifische Rechte sowie Sprachen zugeordnet werden. Neben dem Administrator (bereits eingetragen) sind noch weitere Benutzertypen vorhanden: 1. Administrator: kann Meldungen versenden und besitzt uneingeschränkte Rechte bzgl. Administration, Verwaltung der Kontakte, Einsicht in Logs, Erstellung von Quick-Buttons für "Reader" sowie den Fixtexten. 2. Writer: kann Meldungen versenden und besitzt uneingeschränkte Rechte bei der Verwaltung der Kontakte sowie den Fixtexten. Die eigenen Logs können eingesehen werden. Es bestehen keine Administrationsrechte. Swissphone Wireless AG Seite 8 / 47

9 IMASYS WEB Inbetriebnahme von IMASYS WEB 3. Reader: kann Meldungen mit den bestehenden Kontakten und Fixtexten versenden sowie die eigenen Logs einsehen. Es bestehen keine weiteren Rechte. Die Verwaltung der IMASYS WEB Benutzer können vom Administrator im Unterregister "WEB Benutzer" vorgenommen werden. Abbildung 5: Die Benutzerverwaltung Pro Benutzer kann ein individueller Benutzername sowie ein Passwort eingerichtet werden. Diese Angaben werden für den Login auf dem IMASYS WEB Portal benötigt. Der Wert für die "Organisation" ist für alle Benutzer gleich. Zusätzlich können jedem Benutzer noch die oben erwähnten Benutzerrechte (Administrator, Write, Read) sowie die Sprache der Benutzeroberfläche von IMASYS WEB vergeben werden. Dabei wird der Dialog in IMASYS WEB pro Benutzer in der entsprechenden Sprache geführt. Es kann pro Benutzer jeweils nur ein einziges Benutzerrecht sowie eine einzige Sprache gesetzt werden Einen Benutzer Account eröffnen und mutieren Ein neuer Benutzer wird mittels dem Button <Neu> eröffnet. Swissphone Wireless AG Seite 9 / 47

10 IMASYS WEB Inbetriebnahme von IMASYS WEB Abbildung 6: einen neuen Benutzer anlegen Mit einem Doppelklick in der neu erstellten Zeile kann nun im Feld "Benutzername" dem neuen Benutzer einen eindeutigen Benutzernamen vergeben werden sowie im Feld "Passwort" eine eindeutige Autorisierung (je max. 50 Zeichen). Die Angaben des Benutzernamens sowie dem Passwort entsprechen den Feldern "Benutzername" und "Passwort" des Logins des IMASYS Messaging Portals. TIPP: beachten Sie bei der Vergabe des Passworts die grundlegenden Sicherheitsfaktoren für eine hohe Passwortsicherheit (Passwort sollte mind. 8 Zeichen lang sein, enthält Gross- und Kleinbuchstaben sowie auch Zahlen und Sonderzeichen). Bei der Vergabe der Benutzerrechte sowie der Sprache wir standardmässig "Lesen" sowie "de" (Deutsch) ausgewählt. Diese Einstellungen können selbständig geändert werden durch die Auswahl eines anderen Rechtes (Schreiben, Administrator) bzw. durch die Eingabe eines anderen Sprach- Codes (vgl. Agenda). Nach der Eröffnung eines neuen Benutzers ist der Account sofort aktiviert. Ein bestehender Benutzer kann jederzeit mutiert werden z.b. ein neues Passwort vergeben, die Benutzerrechte ändern etc. Durch einen Doppelklick auf den Benutzernamen, das Passwort oder die Sprache sowie einem einfachen Klick auf die Benutzerrechte können Änderungen direkt durchgeführt werden Einen Benutzer Account löschen Die Deaktivierung bzw. die Löschung eines Benutzer Accounts erreicht man, indem der entsprechende Benutzername mit der Maus markiert wird und anschliessend der Button <Löschen> gedrückt wird. Nach der Löschung dieses Benutzers ist der Account sofort deaktiviert Erstellen von Quick-Versand Buttons für <Read> User "Read-only" Benutzer können für das Versenden von Meldungen nur die bestehenden Empfänger und dazugehörigen Quick-Versand Buttons nutzen. Im Unterregister <QuickButton Read User> Swissphone Wireless AG Seite 10 / 47

11 IMASYS WEB Inbetriebnahme von IMASYS WEB kann der Administrator max. 10 Quick-Buttons erstellen, welche danach allen "Read-only" Benutzern zur Verfügung stehen. Abbildung 7: Formular für die Eingabe der Quick-Buttons für Read-only Benutzer Der Administrator kann dabei aus den bestehenden Kontakten einzelne Empfänger oder Gruppen auswählen und einem Button zuordnen. Falls ein Kontakt mehrere Empfänger enthält, muss eine Auswahl getroffen werden. Mittels des Buttons <Verteilen> werden die Quick-Buttons für alle "Readonly" Benutzer aktiviert. In einem eigenständigen Fenster wird die Aktivierung der Buttons bestätigt. Abbildung 8: Erstellen von Quick-Buttons für Read-only Benutzer Löschen von Quick-Versand Buttons für <Read> User Bestehende Quick-Versand Buttons können durch einen Klick auf das rote "Lösch-Icon" rechts neben dem Eingabefenster gelöscht werden. Für die Aktualisierung der Quick-Buttons muss nach einer Mutation manuell wieder der Button <Verteilen> benutzt werden. Abbildung 9: Löschen eines Quick-Versand Buttons für Read-only Benutzer Parametrisierung von Pager-Rückmeldungen Mit IMSAYS WEB können auch Rückmeldungen von sogenannten "Reply Pagern", wie dem Pagerterminal "RES.Q" von Swissphone, empfangen werden. Hierzu kann der Empfänger einer Swissphone Wireless AG Seite 11 / 47

12 IMASYS WEB Inbetriebnahme von IMASYS WEB Pagermeldung aus einem vordefinierten Menü im Terminal eine Antwort mittels GPRS oder SMS an den Absender zurück senden. Voraussetzung ist, dass die Ursprungsmeldung auch via IMASYS WEB versendet wurde und das der RES.Q entsprechend konfiguriert ist. Die Rückantwort eines Reply-Pagers wird im Register Inbound angezeigt. Damit die im Pager-Terminal definierten Rückantworten von IMASYS WEB korrekt interpretiert werden können, müssen die entsprechenden Antworten manuell parametrisiert werden. Die gesetzten Parameter werden dann im Register Inbound als Antwort zur versendeten Pagermeldung interpretiert. Abbildung 10: Setzen von Rückantwort-Texten für RES.Q Terminals Standardmässig ist die Rückantwort 01 die technische Quittung des Terminals - sie ist gleichzusetzen mit der Empfangsbestätigung des Handys. Daher ist der entsprechende Text bereits schon eingetragen - er kann jedoch geändert werden. Die restlichen acht Positionen entsprechen der Menü-Reihenfolge für die Antworten des RES.Q Terminals. Entsprechend dem vom Kunden gewünschten Rückantwort-Text kann nun jede Position dem Terminal gleichgesetzt werden. Swissphone Wireless AG Seite 12 / 47

13 IMASYS WEB Inbetriebnahme von IMASYS WEB Abbildung 11: Beispiel von parametrisierten Pager-Rückantworten Der Eingabetext pro Antwort kann maximal 80 Zeichen lang sein. Swissphone Wireless AG Seite 13 / 47

14 IMASYS WEB Versenden von Meldungen 4 Versenden von Meldungen Mit IMASYS WEB können SMS oder Paging Meldungen sowie s an bestimmte Empfänger versendet werden. Nach dem Eintrag der Empfängeradresse sowie des Textes in den entsprechenden Feldern wird durch einen Klick auf den Button <Senden> die Meldung versendet. 4.1 Adresseingabe Abbildung 12: Eine Meldung versenden Die Empfängeradresse kann auf vier Arten eingetragen beziehungsweise gewählt werden: 1. direkte Eingabe der Nummer bzw. Adresse im Eingabe-Feld 2. über die Eingabe des Empfängernamens in der Suchfunktion 3. direkte Wahl eines Quick-Versand Buttons eines Empfängers 4. direkte Wahl der Empfänger im Register Kontakte Es können mehrere Empfänger inklusive Gruppen für eine Meldung ausgewählt werden, wobei es nicht darauf ankommt, ob der Empfänger ein Pager, Handy, oder eine Fixnummer ist Direkte Eingabe im Empfänger-Feld Die Empfängernummer einer Handy- oder Pagernummer sowie einer Adresse kann direkt im Feld <Empfänger> eingegeben werden. Bei der Eingabe von mehreren Empfängern werden die einzelnen Empfänger mit einem Komma "," voneinander getrennt. Swissphone Wireless AG Seite 14 / 47

15 IMASYS WEB Versenden von Meldungen Abbildung 13: direkte Eingabe von Empfängern Für SMS: 07XXXXXXXX Beispiel: oder mit dem vorgestellten Ländercode Beispiel: / Für Paging: 074XXXXXXX Beispiel: Für Empfangsgeräte mit in der Schweiz bekannten Nummernblöcken selektioniert IMASYS WEB automatisch den Empfangstyp (SMS oder Pager). Für ausländische Rufnummern muss der Empfangstyp zwingend manuell gewählt werden - IMASYS WEB wird Sie vor dem Versand der Meldung automatisch dazu auffordern Suchfunktion im Empfänger-Feld Die Suche nach einem Kontakt wird erleichtert, indem man den ersten oder mehrere Buchstaben des Namens, Vornamens oder der Firma des Gesuchten eintippt z.b. "zi". In einem Hilfsfenster werden alle Kontakte mit den entsprechenden Empfängern mit einem "zi" aufgelistet, aus welchem man den gewünschten Kontakt mit der Maus auswählen kann. Abbildung 14: automatische Anzeige der Empfänger Mit der Maus kann der gesuchte Empfänger ausgewählt werden - er erscheint oberhalb der Empfängerliste. Selbstverständlich können noch weitere Empfänger hinzugefügt werden. Swissphone Wireless AG Seite 15 / 47

16 IMASYS WEB Versenden von Meldungen Abbildung 15: Ausgewählter Empfänger Entfernen eines gewählten Empfängers Ein bereits gewählter Empfänger wird gelöscht, indem mit der Maus auf den entsprechenden Eintrag geklickt wird. Sobald die Maus über dem Empfänger ist, wird dieser rot markiert bzw. durchgestrichen. Der Empfänger bleibt aber nach wie vor in der Kontaktliste im Register Kontakte erhalten. Abbildung 16: Entfernen eines gewählten Empfängers Zusätzlich kann der Empfänger über das Papierkorb-Symbol alle gewählten Empfänger auf einmal löschen. Damit die Auswahl nicht versehentlich gelöscht wird, muss der Löschvorgang nochmals bestätigt werden Direkte Wahl eines Quick-Versand Buttons Damit die häufigsten genutzten Empfänger möglichst schnell aufgerufen werden können, bietet IMASYS WEB die Möglichkeit, dass maximal 10 Empfänger oder Gruppen unter dem Register Kontakte jeweils als Quick-Versand Buttons definiert werden (vgl. Kapitel "5.9.1Einrichten eines Quick-Versand Kontakts, S. 33"). Nach der Eingabe des Meldungstextes genügt ein Klick auf den Quick-Versand Button und die Meldung wird sofort an die entsprechenden Empfänger versendet. Swissphone Wireless AG Seite 16 / 47

17 IMASYS WEB Versenden von Meldungen Abbildung 17: 1-Klick Versand einer Meldung mittels einem Quick-Versand Buttons Direkte Wahl eines Empfängers im Register Kontakte Einzelne Empfänger können direkt aus den Kontakten selektiert und dem Register Meldungen hinzugefügt werden. Dabei können die Empfänger entweder aus "Alle Kontakte" oder aus einer spezifischen Gruppe selektiert werden Selektion einzelner Empfänger Da ein einzelner Kontakt mehrere Empfängeradressen haben kann (z.b. eine Handynummer, ein Pager und eine -Adresse), können in einem ersten Schritt zuerst die Kontaktpersonen und nachfolgend die Empfängeradressen (wie beispielsweise "Handy Business", "Pager", " Business") ausgewählt werden. Abbildung 18: Selektion von Empfängern auf dem Register <Kontakte> Für die Selektion der einzelnen Empfänger empfiehlt sich folgendes Vorgehen: 1. Auflistung aller Kontakte: Klick im linken oberen Bereich auf "Alle Kontakte" (vgl. Abbildung 18: Selektion von Empfängern). Swissphone Wireless AG Seite 17 / 47

18 IMASYS WEB Versenden von Meldungen 2. Auswahl der Kontaktpersonen: Klick im mittleren Bereich auf die Check-Box der zu selektierenden Kontaktnamen (vgl. Abbildung 18: Selektion von Empfängern; Schritt 2.). Es besteht auch die Möglichkeit direkt alle Kontakte auszuwählen mittels "Kontakte auswählen" / "alle" (vgl. Abbildung 18: Selektion von Empfängern; Schritt 1.). 3. Auswahl der Empfängertypen: nach der Auswahl der Kontaktperson können von diesen Personen gezielt die Empfangsgeräte (beispielsweise Handy, Pager, ) gefiltert werden (vgl. Abbildung 18: Selektion von Empfängern; Schritt 3). Es stehen folgende Filter zur Verfügung: Alle Keine Mobile Private Mobile Business Mobile Diverses Phone Private Phone Business Phone Diverses Pager Private Business Diverses. Der Filter "Keine" deaktiviert alle bereits ausgewählten Empfängertypen. 4. Auswahl der Empfängeradressen: Klick im rechten Bereich auf die Check-Box der zu selektierenden Empfänger (vgl. Abbildung 18: Selektion von Empfängern; Schritt 4a). Es besteht auch die Möglichkeit direkt alle Empfängeradressen auszuwählen mittels "Empfänger auswählen" / "alle" (vgl. Abbildung 18: Selektion von Empfängern; Schritt 4b). Der Filter "keine" deaktiviert alle bereits ausgewählten Empfängeradressen. 5. Empfänger der Empfängerliste hinzufügen: die selektierten Empfängeradressen können nun mittels dem Button <Empfänger selektieren> der Empfängerliste des Registers Meldungen hinzugefügt werden. Nach dem Hinzufügen wird angezeigt, wie viele Empfänger der Liste neu hinzugefügt wurden und wie viele nun total enthalten sind Selektion einzelnen Empfänger aus einer Gruppe Für die Selektion einzelnen Empfänger aus einer Gruppe empfiehlt sich das folgende Vorgehen: 1. Auswahl der Gruppe: Klick im linken Bereich auf die entsprechende Gruppe. 2. Selektion der Empfänger: im mittleren Bereich erscheinen alle Empfänger der selektierten Gruppe. Mittels "Auswählen" "alle" / "keine" oder selektiven Aktivierung der Check-Box beim entsprechenden Empfänger werden die einzelnen Empfänger selektiert. 3. Empfänger der Empfängerliste hinzufügen: die selektierten Empfängeradressen des mittleren Bereichs können nun mittels dem Button <Empfänger selektieren> der Empfängerliste des Registers Meldungen hinzugefügt werden. Nach dem Hinzufügen wird im rechten Bereich angezeigt, wie viele Empfänger der Liste neu hinzugefügt wurden und wie viele nun total enthalten sind (vgl. Abbildung 19: Selektion von Empfängern aus einer Gruppe, Punkt 3.1). Swissphone Wireless AG Seite 18 / 47

19 IMASYS WEB Versenden von Meldungen Abbildung 19: Selektion von Empfängern aus einer Gruppe 4.2 Texteingabe Mit IMASYS WEB kann eine Vielzahl von SMS und Paging Meldungen sowie an mehrere Empfänger gleichzeitig versendet werden. Nach Eingabe der Empfängeradresse(n) und des Textes wird durch klicken auf den Button <Senden> die Meldung versendet. Abbildung 20: Texteingabe Swissphone Wireless AG Seite 19 / 47

20 IMASYS WEB Versenden von Meldungen Der zu versendende Text kann direkt in das Texteingabefeld eingegeben werden. Zu jedem Text wird die Anzahl der benutzen Zeichen inklusive der Leerzeichen direkt unter dem Eingabefeld angezeigt Anzahl Zeichen einer SMS / einer Pager Meldung Bei Pager-Meldungen beträgt die maximale Meldungslänge grundsätzlich 80 Zeichen, bei SMS 5*153 Zeichen (Long SMS). Paging-Meldungen mit mehr als 80 Zeichen, werden automatisch auf 80 Zeichen gekürzt. 4.3 Fixtexte IMASYS WEB bietet für den schnellen Versand von Meldungen auch die Fixtextfunktion an, um wiederkehrende Texte schnellstmöglich und bequem zu versenden. Die gesamte Verwaltung der Fixtexte befindet sich im Fenster <Fixtext>. Dieses Fenster wird durch die Aktivierung der Check-Box "Fixtext" angezeigt Einen Fixtext erstellen Abbildung 21: Anzeige der Fixtexte Ein neuer Fixtext wird erstellt, indem im Eingabefeld des Textfeldes der entsprechende Fixtext eingetragen wird. Mittels <Neuer Fixtext speichern> wird der Eintrag in der Fixtextliste gespeichert. Abbildung 22: einen neuen Fixtext erstellen Swissphone Wireless AG Seite 20 / 47

21 IMASYS WEB Versenden von Meldungen Einen Fixtext benützen Ein bestehender Fixtext wird Textfeld übertragen, wenn Sie einen Klick auf den entsprechenden Fixtext. Nun muss nur noch der Empfänger gewählt werden und schon kann die Meldung versendet werden Einen Fixtext ändern/löschen Falls ein Fixtext geändert werden soll, muss in einem ersten Schritt der entsprechende Fixtext markiert werden. Der Fixtext erscheint im Texteingabefeld. Nun können die entsprechenden Änderungen vorgenommen werden. Ein Klick auf <Neuer Fixtext speichern> speichert den Text erneut in der Liste. Der geänderte Fixtext bleibt in der Liste immer noch bestehen und kann falls gewünscht gelöscht werden. Um einen Fixtext zu löschen, markieren Sie den entsprechenden Eintrag und klicken auf <Löschen> - der Fixtext verschwindet aus der Fixtextliste. 4.4 Meldungen versenden Um eine Meldung zu versenden, muss zwingend ein Text eingegeben werden. Wenn ein Empfänger ausgewählt und ein Text eingegeben wurde, wird der Button <Senden> aktiviert. Ein Klick auf diesen Button startet den Versandprozess, welcher ab diesem Zeitpunkt nicht mehr gestoppt werden kann. Nach dem Versand wird die Meldung im Texteingabefeld gelöscht Statusmeldungen Nach dem Versenden einer Meldung erscheint im Register Meldung unterhalb des Texteingabefeldes in der Spalte "Status" die Statusmeldungen vom IMASYS Gateway. Diese Meldungen Abbildung 23: Anzeige des Meldungsverlaufs Es können folgende Statusmeldungen angezeigt werden: unbekannt = es wurde noch keine Statusmeldung empfangen gesendet = die Meldung (SMS, Paging) wurde erfolgreich an den Operator (GSM, Paging) übergeben empfangen = die Meldung (SMS) wurde vom Empfangsgerät empfangen nicht erreichbar = die Meldung (SMS) wurde vom Operator angenommen aber vom Empfangsgerät noch nicht empfangen z.b. weil Gerät keinen Empfang hat oder nicht eingeschalten ist in Bearbeitung = eine terminierte Meldung (SMS, Paging) ist auf dem IMASYS Gateway zwischen gespeichert. Zum definierten Zeitpunkt wird diese Meldung versendet. Übertragungsfehler = die Meldung konnte nicht dem IMASYS Gateway übergeben werden - die Meldung muss erneut versendet werden Die Spalte "Statuszeit" zeigt das Datum / die Uhrzeit, wann die SMS empfangen wurde. Zusätzlich zur Statusmeldung kann unter Umständen die vom Operator gemeldete Fehlermeldungsnummer angezeigt werden - hierzu muss jedoch die Spalte manuell verbreitert werden. Die Statusmeldungen werden periodisch automatisch aktualisiert. Mittels dem Button <Aktualisieren> kann auch manuell der Status abgefragt werden. Swissphone Wireless AG Seite 21 / 47

22 IMASYS WEB Versenden von Meldungen Alle diese Status-Meldungen sind auch im Register Logs aufgelistet. 4.5 Spezialfunktionen für den Meldungsversand Neben dem normalen Versand von Meldungen bietet IMASYS WEB noch diverse Spezialfunktionen, welche nachfolgend einzeln erläutert werden Flash SMS Neben dem herkömmlichen SMS kann mit IMASYS WEB auch ein Flash SMS versendet werden. Es unterscheidet sich dadurch, dass die Meldung direkt auf dem Display des Handy's erscheint. Zudem können die meisten Mobiltelefone derartige Nachrichten auch nicht speichern d.h. die Meldung verschwindet gleich nach dem Pressen auf irgendeine Taste (je nach Handy-Modell unterschiedlich). Vor dem Versenden muss einfach nur die Option "Flash SMS" mit einem Klick aktiviert werden Antwort erwartet IMASYS WEB ermöglicht den Empfang von SMS auf dem WEB Interface, was die Kommunikation sehr vereinfacht, da mit dem gleichen Medium SMS empfangen werden können wie sie auch versendet werden. Um auf eine Rückantwort auf eine versendete SMS zu erhalten, muss vor dem Versand die Option "Antwort erwartet" aktiviert werden. Der Empfänger muss nach dem Empfang der Meldung auf dem Handy nur mit "Antworten"/"Rückantwort" eine Meldung zurück senden und schon erscheint die Meldung im Register SMS Inbound ("SMS empfangen"). Die Rückantwort muss innert 24 Stunden versendet werden - später eingehende Meldungen werden vom System verworfen. HINWEIS: Wenn einen SMS mit der Option "Antwort erwartet" versenden, wird als Absendernummer nicht die von Ihnen gewählte Nummer oder ein Name benutzt sondern IMASYS vergibt eine eigene GSM Nummer aus unserem GSM Modem Pool, welcher für den Empfang der SMS benutzt wird. HINWEIS: Der Versand von Antwort-SMS an den GLEICHEN Empfänger OHNE dass dieser eine Rückantwort- SMS sendet, ist begrenzt (in der Regel auf 3). Der Versand einer Antwort-SMS an viele unterschiedliche Empfänger ist davon nicht betroffen. Falls kein Antwort-SMS mehr versendet werden kann, da z.b. auf viele ausstehende SMS vom gleichen Empfänger noch keine Antwort gekommen ist, dann wird eine Systemmeldung darauf hinweisen Zeitplan: Terminierter Meldungsversand Mit IMASYS WEB können Meldungen (SMS und Paging Nachrichten) zeitverzögert versendet werden. Durch die Aktivierung der Check-Box "Zeitplan" kann das Sendedatum sowie die Sendezeit manuell gesetzt werden Swissphone Wireless AG Seite 22 / 47

23 IMASYS WEB Versenden von Meldungen Abbildung 24: Terminieren einer Nachricht Nach dem Versenden der Meldung sind alle terminierten Meldungen im Register SMS Agenda. HINWEIS: Nach dem Versand der Meldung zum IMASYS Gateway kann die WEB-Applikation bzw. der PC herunter gefahren werden, da die Meldung bis zum terminierten Zeitpunkt im IMASYS Gateway gespeichert bleibt. Swissphone Wireless AG Seite 23 / 47

24 IMASYS WEB Kontakte 5 Kontakte Das Register Kontakte entspricht einem einfachen Adressbuch, in welchem der Name sowie die dazugehörige Empfängernummer eingetragen, abgeändert oder gelöscht werden können. Neben der Verwaltung der Adressen kann ein Kontakt ausgewählt und für die Weiterleitung einer Meldung benutzt werden. Die Benutzeroberfläche gliedert sich in drei Teile: Linker Bereich: Auswahl für die Anzeige von allen Personen oder einzelnen Gruppen Mittlerer Bereich: Anzeige der einzelnen Personen oder bei Gruppen der Empfänger Rechter Bereich: Anzeige der einzelnen Empfänger Abbildung 25: die Verwaltung von Kontakten Neben dem manuellen Eintrag von Kontakten können auch externe Adresseinträge im CSV-Format importiert und exportiert werden. 5.1 Einen neuen Kontakt erstellen Bei der Verwaltung der Kontakte wird unterschieden zwischen Personen und Gruppen. Für jede Kontaktgruppe besteht ein entsprechendes Icon. Die Kontakte werden in zwei Kategorien unterteilt: Abbildung 26: Personen und Gruppen Icons 1. Persönliche Kontakte: die hier eingetragenen Kontakte sind nur für denjenigen Benutzer sichtbar, welcher sie auch eingetragen hat 2. Team-Kontakte: die hier eingetragenen Kontakte sind für alle Benutzer sichtbar. Abbildung 27: Anzeige der Kontakte nach Benutzer Swissphone Wireless AG Seite 24/47

25 IMASYS WEB Kontakte Die einzelnen Benutzer können selbst administriert werden (siehe unter: Administration von IMASYS WEB Benutzern S. 5) Eine neue Person erfassen Ein neuer Kontakt in Form einer Person wird durch einen Klick auf den Button <neuer Kontakt> erstellt. Abbildung 28: Eingabefeld für einen neuen Kontakt Weisen Sie dem Kontakt die jeweiligen Angaben sowie die entsprechende Empfängernummer in den jeweiligen Eingabefeldern zu. Zusätzlich ist auch noch der Empfangstyp (Mobile, Phone, Pager, ) zu definieren. Zusätzlich können bei jedem Kontakt noch Notizen hinterlegt werden. Falls einer Person mehrere Empfänger zugeordnet werden sollen, dann kann mittels "hinzufügen" ein bzw. mehrere zusätzliche Empfänger gespeichert werden. Ein Empfänger wird mittels einem Klick auf "Löschen" aus der Empfängerliste des Kontakts gelöscht. Die Check-Box für "Weiterleitung" sowie das Feld "Keyword" wird für den optionalen Service "SMS Weiterleitung" benutzt. Angaben hierzu finden Sie im Kapitel "5.10 SMS-Empfang und Weiterleitung (optional), S. 35". Mittels dem Button <Speichern> werden die Angaben des Kontakts gespeichert. Nach der Speicherung wird der neue Kontakt in der Kontaktliste im mittleren Bereich angezeigt sowie im linken Bereich die Anzahl Kontakte bei "Alle Kontakte" aktualisiert. 5.2 Eine neue Gruppe erstellen Damit der gleichzeitige Versand einer Meldung an mehrere Empfänger vereinfacht werden kann, können die einzelnen Empfänger zu einer Gruppe zusammengefasst werden. Es können nur Empfänger der Gruppe zugeordnet werden, welche zuvor unter einem Kontakt erfasst wurden. Es ist auch möglich, dass eine bereits erfasste Gruppe hinzugefügt wird. Nach einem Klick auf dem Icon "neue Gruppe" erscheint auf dem rechten Bereich die Eingabemaske für die neue Gruppe. Swissphone Wireless AG Seite 25/47

26 IMASYS WEB Kontakte Abbildung 29: Eine Gruppe erstellen Neben der Eingabe des Gruppennamens können noch Notizen erfasst werden. Wie bei den einzelnen Empfängern eines Kontakts kann auch bei den Gruppen die Check-Box für "Weiterleitung" sowie das Feld "Keyword" für den optionalen Service "SMS Weiterleitung" benutzt werden. Angaben hierzu finden Sie im Kapitel "5.10 SMS-Empfang und Weiterleitung (optional), S. 35". Mittels dem Button <Speichern> werden die Angaben der neu erfassten Gruppe gespeichert. Die Gruppe erscheint nun im linken Bereich, wo alle bestehenden Gruppen aufgeführt wird. Zu jeder Gruppe erscheint die Anzahl Empfänger, welche aktuell in der entsprechenden Gruppe enthalten sind Eine Gruppe mit Empfängern bilden Nach der Erstellung einer Gruppe können ausgewählte Empfänger (SMS, Pager, , Fixnet) hinzugefügt werden. Da ein Kontakt mehrere Empfänger haben kann, können nicht einfach die einzelnen Kontakte hinzugefügt werden - es soll die einfache Möglichkeit gegeben werden, dass spezifische Empfängergruppen gebildet werden können wie z.b. nur SMS. In einem ersten Schritt werden "Alle Kontakte" angeklickt und der entsprechende Kontakt mit der Check-Box aktiviert - alternativ kann der Kontakt auch über die Suchfunktion im mittleren Bereich aufgerufen werden. Damit bei die Aktivierung der Check-Boxen bei einer grossen Anzahl an Kontakten vereinfacht wird, können mit einem Klick auf "Kontakte auswählen" bzw. alle bei allen Kontakten im mittleren Bereich die Check-Boxen aktiviert werden. Nun kann aus dem Drop-Down Menü "Empfänger filtern" die Empfängerart ausgewählt werden. Diese Empfängerart entspricht den Angaben, welche bei der Erfassung des Kontakts bzw. bei jedem Empfänger gewählt werden konnte. Mit dem Filter "alle" besteht auch die Möglichkeit, dass alle Empfänger angezeigt werden. Swissphone Wireless AG Seite 26/47

27 IMASYS WEB Kontakte Abbildung 30: Bildung einer Gruppe Nach der Auswahl des Empfängerfilters werden die jeweiligen Empfänger der ausgewählten Kontakte im rechten Bereich angezeigt. Nun können die einzelnen Check-Boxes der einzelnen Empfänger manuell oder mittels "alle" aktiviert werden. Die aktivierten Empfänger können nun mittels dem Drop-Down Menü "einer Gruppe hinzufügen" einer bereits existierenden Gruppe zugeordnet werden. Abbildung 31: Empfänger einer Gruppe zuordnen Nach dem erfolgreichen Hinzufügen der Empfänger zu einer bestimmten Gruppe wird mit dem nachfolgenden Fenster die Mutation abgeschlossen. Swissphone Wireless AG Seite 27/47

28 IMASYS WEB Kontakte Abbildung 32: Bestätigung der Mutation der Gruppe Im rechten Bereich wird die Anzahl Empfänger der entsprechenden Gruppe aktualisiert angezeigt. 5.3 Gruppenzugehörigkeit eines Kontakts anzeigen Falls ein Empfänger einer Gruppe zugeordnet wurde, wird dies pro Empfänger eines Kontakts mittels eines Symbols angezeigt. Sobald mit der Maus über das Symbol gefahren wird, werden die entsprechenden Gruppen angezeigt. Abbildung 33: Anzeige der Gruppenzugehörigkeit eines Empfängers 5.4 Einen Kontakt bearbeiten Um einen Eintrag zu ändern (beispielsweise Firma oder Empfänger), suchen Sie den entsprechenden Kontakt über das Suchfeld oder über "Alle Kontakte". Markieren Sie nun den entsprechenden Kontakt im Mittleren Bereich - die Empfänger des entsprechenden Kontakts erscheinen im rechten Bereich. Klicken Sie nun auf den Button <Bearbeiten>. Die Kontakt- Eingabefelder erscheinen und Änderungen können direkt vorgenommen werden. Mittels <Speichern> wird der geänderte Kontakt wieder gespeichert. 5.5 Einen Kontakt löschen Ein Eintrag wird aus der Kontaktliste gelöscht, indem der entsprechende Kontakt (Person oder Gruppe) mit der Maus markiert wird - im rechten Bereich erscheinen die gespeicherten Empfänger bzw. Empfangsgeräte. Nun kann mit einem Klick auf den Button <Löschen> im rechten Bereich der Kontakt gelöscht werden. Swissphone Wireless AG Seite 28/47

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