Wissenserwerb und Wissensmanagement in deutschen Unternehmen - Eine Untersuchung der Fraunhofer Gesellschaft und der Medienakademie Köln

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1 Wissenserwerb und Wissensmanagement in deutschen Unternehmen - Eine Untersuchung der Fraunhofer Gesellschaft und der Medienakademie Köln Management Summary Das Prinzip vom lebenslangen Lernen ist als Lippenbekenntnis in aller Munde. Von einer Bildungsoffensive ist in vielen politischen Stellungnahmen die Rede. In diesem Zusammenhang werden innovative Formate des Wissenserwerbs (z.b. hochfrequentes Lernen) und technologiegestützte Instrumente zum Management unseres Wissens (= Wissensmanagement) als vielversprechende Lösungsmodelle im Kampf gegen die Informationsexplosion und den Wissensberg gehandelt. Doch sind diese buzz words nur weit entfernte Zielobjekte oder befinden sich deutsche Unternehmen bereits auf dem Weg der Realisierung? Um Erkenntnisse über den Status von qualifiziertem Wissenserwerb und -management in deutschen Unternehmen zu gewinnen, hat die Medienakademie Köln in Zusammenarbeit mit der Fraunhofer Gesellschaft (FhG) im Sommer 2002 eine branchenübergreifende Befragung von Personalverantwortlichen in ca. 600 deutschen Unternehmen durchgeführt. Sie zeigt, dass noch viele Hindernisse zu überwinden sind, um lebensbegleitende Formen von Wissenserwerb und Wissensmanagement zu einem tragenden Bestandteil unseres Bildungssystems zu machen. Die Untersuchung ist durch vier wesentliche Erkenntnisse geprägt: Mitarbeitergespräche, Internet und als Top-Informationsquellen: Nahezu alle Unternehmen nutzen inzwischen IT-gestützte Instrumente zur Informationsbeschaffung, insbesondere Internet und sind mittlerweile Standardinstrumente. Entscheider setzen aber weiterhin eher auf das Gespräch mit Mitarbeitern und den Austausch mit Experten. Beschleunigter Wissensumschlag braucht neue Methoden: Auf die Tatsache, dass Wissen schneller als zuvor ständigen Veränderungen unterworfen ist und daher permanent neu zu generieren ist, werden Unternehmen und ihre Mitarbeiter in Zukunft mit deutlich veränderten Strategien und Formaten des Wissenserwerbs reagieren müssen. 1

2 Management des Wissens braucht neben Technik auch den Menschen: Wissensmanagement wird zwar zunehmend als ganzheitlicher Prozess wahrgenommen, bei dem der Faktor Mensch verstärkt einbezogen wird, bei dem es aber noch Umsetzungsdefizite gibt: Der Einsatz von IT-gestützten Plattformen allein ohne mensch-affine Begleitung (z.b. Mitarbeiterschulung, Motivation/Anreiz) und ohne eine organisatorische Unterstützung (Stichwort wissensfreundliche Unternehmenskultur) ist zum Scheitern verurteilt. Keine Zeit für Wissen: Obwohl ein effizientes Wissenstransfer- und Wissensmanagement-System eine zeitliche Entlastung bringen könnte, wird vielfach der kontinuierliche Wissenserwerb und die Nutzung von WM-Instrumenten in der unternehmerischen Praxis mit dem Argument der fehlenden Zeit untergraben. Informations- und Wissensquellen Nach Meinung der befragten Entscheider haben Gespräche mit Mitarbeitern, Internet, Fachliteratur und Workshops/Seminare alle eine gleichermaßen hohe Bedeutung in der Informationsbeschaffung (jeweils über 95 Prozent). Aus der Einzelnennung lässt sich erkennen, dass Internet und sich als Top-Instrumente zur Informationsbeschaffung etabliert haben über 80 Prozent der Mitarbeiter in den befragten Unternehmen nutzen sie häufig. Doch auch die traditionellen Formate werden als Informationsquellen und Instrumente zur Weiterbildung genutzt 70 Prozent der Unternehmen setzen interne und externe Seminare häufig zur Weiterbildung ein. Die Verbreitung von Computer-Based- Trainings und Web-Based-Trainings ist weniger fortgeschritten nur rund 15 Prozent der Unternehmen nutzen E-Learning häufig. Zu denken gibt, dass nur knapp 23 Prozent der Unternehmen, die bereits WM-Systeme eingeführt haben, diese auch häufig nutzen. Demnach ist es auch kein Wunder, dass 62 Prozent der Befragten ihren Informationsbedarf zum praktischen Nutzen von Wissensmanagement als groß bezeichnen und damit einen Aspekt in den Mittelpunkt stellen, der entscheidend für den Erfolg eines WM-Projektes sein kann. Die Studie zeigt aber auch, dass in gut informierten Unternehmen das Verständnis für den Nutzen von Wissensmanagement steigt. 2

3 93 6 Intranet Internet Interne Präsenz-Seminare häufig Externe Präsenz-Seminare selten Externe Online Wissensquellen nie Online Archive / Bibliotheken WBTs/CBTs WM-System Nutzung von Instrumenten zur Informationsbeschaffung und Weiterbildung Produktivere Formen der Wissensvermittlung Die kurzlebigen Wissenszyklen, mit denen Unternehmen und ihre Mitarbeiter Schritt halten müssen, um die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, erfordern neue Strategien des Wissenserwerbs und der Wissensverarbeitung. Interessant ist wie aus den Angaben der Befragten bezüglich Erfolg versprechender Strategien als Reaktion auf die zunehmende Informationsexplosion abgeleitet werden kann dass 46 Prozent Hochfrequentes Lernen vor E-Learning und Umschichtung des Zeitbudgets für mehr Training (je Prozent) sehen. Hochfrequentes Lernen sehr E-Learning teilweise kaum Mehr Zeit investieren 48 gar nicht Erfolg versprechende Strategien auf die zunehmende Informationsexplosion Faktor Mensch nicht vergessen Wie sich aus der Befragung ergibt, kann der Erfolg neuer Methoden des Wissenserwerbs und -managements nicht durch den Austausch traditioneller Formate durch Technik erzielt werden. E-Learning kann Denkarbeit nicht ersetzen und ein Wissensmanagement-System ist kein Wissensautomat. Mensch und Technik müssen sich zu einer sinnvollen Einheit ergänzen. So beurteilten 89 Prozent die Schaffung einer wissensfreundlichen Unternehmenskultur und 82 Prozent die Bereitstellung einer nutzerfreundlichen Informationstechnologie als sehr relevant für die erfolgreiche Umsetzung von Wissensmanagement. Bemerkenswert ist die Tatsache, dass alle jene Unternehmen, die 3

4 bereits häufig WM-Systeme einsetzen und sich somit auf Erfahrungswerte berufen können, die Schulung der Mitarbeiter als wesentlichen Erfolgsfaktor bezeichneten. Wissensfreundliche Unternehmenskultur Nutzerfreundliche Informationstechnologie sehr mittel kaum Mitarbeiterschulungen 54 Maßnahmen zur erfolgreichen Einführung und Umsetzung von Wissensmanagment Das Zeit-Motivations-Paradoxon Als entscheidendes Hindernis zur Verbesserung des beruflichen Wissenserwerbs und -managements geht aus der Untersuchung der Faktor Zeit hervor. Für 91 Prozent der Befragten trifft Zeitmangel mindestens teilweise als Hinderungsgrund für Weiterbildung zu, obwohl sie eigentlich dazu motiviert wären (für nur Prozent ist Motivationsmangel ein Hinderungsgrund). Es wäre anzustreben, die Motivation der Mitarbeiter zu nutzen, um die Veränderung der zeitlichen Prioritäten in Richtung Wissenserwerb und weitergabe in Gang zu bringen. Gute Aussichten dazu bestehen allemal, da über 80 Prozent der befragten Personal-Verantwortlichen das Thema lebenslanges Lernen als relevant ansehen. Zeitmangel Zu hohe Kosten Zu unspezifische Angebote trifft vollkommen/teilweise zu trifft kaum/gar nicht zu Motivationsmangel 61 Nicht relevant Hindernisse zur Umsetzung des Prinzips vom lebenslangen Lernen Ansätze für Veränderungen? Reflektiert man die Bemühungen, professionelles, berufsbegleitendes Wissensmanagement verstärkt in den Unternehmensalltag und den Mitarbeiterentwicklungsprozess zu integrieren, so verbleiben für die Zukunft eine Reihe von Verbesserungsansätzen. Dazu gehören insbesondere: Gesellschafts- und unternehmensweit die Rahmenbedingungen so zu gestalten, dass Wissensarbeit im Rahmen eines normalen Berufsalltags eine höhere Bedeutung erhält, sei es innerhalb oder außerhalb der Arbeitszeiten. 4

5 Die Technik dem Menschen als Instrument an die Hand zu geben, um die Produktivität des Wissensvermittlungs- und Wissenerwerbsprozesses zu erhöhen und vorhandene Hemmschwellen gegenüber der Nutzung IT-gestützter Tools abzubauen. Dabei ist das Hauptaugenmerk, auf die Mensch-Faktoren zu richten. Den Betroffenen durch transparente und praktikable Information und Wissensvermittlung zur Wissensvermittlung den hohen Nutzen neuer Verfahren des Wissenserwerbs und -managements klar zu machen und dadurch die Motivation zur Umsetzung zu verbessern. Kontakt: Dr.-Ing. Mathias Kirsten, Fraunhofer-Gesellschaft, Vorstandsbüro Ergebnisverwertung und Wissensmanagement Schloss Birlinghoven, Sankt Augustin, Tel.: Fax: , Mag. Lucia Linsinger, Medienakademie Köln GmbH Projektleiterin Wissensmanagement Im MediaPark 6, Köln, Tel , Fax: