Informationen für Vereine

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1 Gemeinsam Werte schaffen. Neuerungen im Zahlungsverkehr für Deutschland und Europa Informationen für Vereine Stand April Volksbank Südhessen Darmstadt eg

2 Agenda Allgemeine Informationen und aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften SEPA-Firmen-Lastschriften Praxis / Handlungsempfehlungen 2 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

3 Was ist SEPA*? S PA bedeutet einheitlicher Zahlungsverkehr in Europa Verwendung internationaler Kontonummer IBAN** sowie Bankleitzahl BIC** löst nationale Verfahren ab Stichtag Firmenkunden / Vereine (Nicht-Verbraucher): 1. Februar 2014 Stichtag Privatkunden (Verbraucher): 1. Februar 2016 Überweisung ð S PA-Überweisung Lastschrift Einzugsermächtigung ð S PA-Basislastschrift Lastschrift Abbuchungsauftrag ð S PA-Firmenlastschrift Kontonummer / BLZ ð IBAN / BIC** * SEPA = Single Euro Payments Area ** IBAN = International Bank Account Number / BIC = Business Identifier Code 3 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

4 Der S PA-Raum im Überblick 4 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

5 Zeitplan Januar 2008 Einführung SEPA-Überweisung November 2009 Einführung SEPA-Lastschrift November 2010 Alle Banken der -Zone müssen SEPA-Basis-Lastschriften akzeptieren 9. Juli 2012 Umdeutungsmöglichkeit für Einzugsermächtigungen 1. Februar 2014 Ablösung der nationalen Verfahren für Firmen / Vereine 5 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

6 IBAN / BIC IBAN*: DE ISO-Ländercode (2) Prüfziffer (2) Bankleitzahl (8) Kontonummer (10) BIC*: GENO DE F1 VBD = VB Südhessen-Darmstadt eg Wo findet man die IBAN? Kontoauszug Rückseite VR-BankCard (Vorsicht bei Karten mit alter Kontonummer und Bankleitzahl!) Online-Banking * IBAN = International Bank Account Number / BIC = Business Identifier Code (8 oder 11 Stellen) 6 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

8 SEPA - Europäische Überweisung Neuer Name zur Unterscheidung Zahlungen auch innerhalb Deutschlands IBAN und BIC des Zahlungsempfängers Wegfall der Betragsgrenze von Euro IBAN des Kontoinhabers / Zahlers Neues Belegerkennungsmerkmal 16 Ausführungsfrist max. 1 Bankarbeitstag (seit ) innerdeutsche Zahlungen ab Februar 2014 auch ohne BIC möglich ( IBAN only ) AWV-Meldepflicht besteht unverändert für Beträge von mehr als Volksbank Südhessen Darmstadt eg

10 SEPA - Lastschriftverfahren SEPA-Basis-Lastschrift statt Einzugsermächtigung SEPA-Firmen-Lastschrift statt Abbuchungsauftrag Jeder Zahlungsempfänger benötigt eine Gläubiger-ID Vergabe einer Mandatsreferenz Lastschriftinkassovereinbarung mit Bank aktualisieren Einreichung nur noch elektronisch möglich Vorabinformation - Zahlungspflichtiger ist spätestens 14 Tage vor Fälligkeit über Betrag und Termin zu informieren ( Pre-Notification ) 10 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

11 Gläubiger-Identifikationsnummer Jeder Einreicher von Lastschriften benötigt eine Gläubiger-ID Vergabe in Deutschland durch die Deutsche Bundesbank unter Aufbau der Gläubiger-Identifikationsnummer (18 Stellen) ISO-Ländercode DE 78 ZZZ Prüfziffer Nationales Identifikationsmerkmal Individuell nutzbar 11 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

12 SEPA Basis-Lastschrift Zahlungspflichtiger (Mitglied) 0. Mandatseinholung 1. Mandat 2. Vorabinformation Zahlungsempfänger (Verein) 5. Belastungsbuchung 3. transaktions- und mandatsbezogene Daten Bank des Zahlungspflichtigen Clearing und Verrechnung 4. Weiterleitung aller Daten Bank des Zahlungsempfängers 12 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

13 Einzugsermächtigung vs. SEPA-Basis-Lastschrift Einzugsermächtigungsverfahren Einzugsermächtigung Europäisches Lastschriftverfahren SEPA-Basis-Lastschrift Interbankenregelwerk DK Abkommen über den Lastschriftverkehr 2) EPC-Regelwerk SEPA Core Direct Debit Ausführung / Fälligkeit Rückgabefristen/ Widerspruch bei Sicht (D) mit D-5 (Erstlastschrift) bzw. D-2 (wiederkehrende Lastschrift) am Fälligkeitstag (D) = Belastungsdatum 8 Wochen nach Belastungsdatum 8 Wochen nach Belastungsdatum 1) Datenformat DTAUS (Kennzeichnung 05 ) Mandat Einzugsermächtigung 2) XML (Kennzeichnung als core ) SEPA-Lastschriftmandat 3) Mandatsprüfung Zahlstelle Ermächtigung vom Zahlungspflichtigen an den Zahlungsempfänger und an die Bank des Zahlungspflichtigen (Zahlstelle) nach Regelwerk nicht erforderlich Gläubiger-ID (CI) nicht notwendig notwendig Ermächtigung vom Zahlungspflichtigen an den Zahlungsempfänger und an die Bank des Zahlungspflichtigen (Zahlstelle) nach Regelwerk nicht erforderlich 1) Rückgaben bei nicht autorisiertem Mandat bis 13 Monate möglich 2) Anpassung gilt seit 9. Juli ) Seit 9. Juli 2012 können bestehende Einzugsermächtigungen für Lastschrifteinzüge im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren genutzt werden 13 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

14 Abbuchungsauftrag vs. SEPA-Firmen-Lastschrift Abbuchungsauftragsverfahren Abbuchungsauftrag Europäisches Lastschriftverfahren SEPA-Firmen-Lastschrift Interbankenregelwerk DK Abkommen über den Lastschriftverkehr EPC-Regelwerk SEPA B2B Direct Debit (SDD B2B) Ausführung / Fälligkeit Rückgabefristen/ Widerspruch bei Sicht bei Sicht (D) keine Widerspruchsmöglichkeit des Kunden gegen Belastungsbuchung vorgesehen mit D-1 (Erst- und wiederkehrende Lastschrift) am Fälligkeitstag (D) = Belastungsdatum keine Widerspruchsmöglichkeit des Kunden gegen Belastungsbuchung vorgesehen Datenformat Mandat DTAUS (Kennzeichnung 04 ) Abbuchungsauftrag XML (Kennzeichnung als B2B ) SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Mandatsprüfung Zahlstelle Ermächtigung vom Zahlungspflichtigen an die Bank des Zahlungspflichtigen erforderlich; Abbuchungsauftrag muss vor dem ersten Einzug der Zahlstelle vorliegen und geprüft sein Gläubiger-ID (CI) nicht notwendig notwendig Ermächtigung vom Zahlungspflichtigen (Debtor) an den Zahlungsempfänger (Creditor) und an die Bank des Zahlungspflichtigen (Zahlstelle) erforderlich; SEPA-Firmenlastschrift-Mandat muss vor dem ersten Einzug der Zahlstelle vorliegen und geprüft sein 14 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

15 Einreichungsfristen für SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschrift (CORE) Erst-Lastschrift und Einmal-Lastschrift Späteste Einreichung: 5 Bankarbeitstage vor Fälligkeit => Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit Folge- und letztmalige Lastschrift Späteste Einreichung: 2 Bankarbeitstage vor Fälligkeit => Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit SEPA-Firmen-Lastschrift (B2B) Erst- Lastschrift / Einmal- Lastschrift sowie Folge- und letztmalige Lastschrift Späteste Einreichung: 1 Bankarbeitstage vor Fälligkeit => Einreichung bei Ihrer Bank: spätestens 2 Bankarbeitstage vor Fälligkeit 15 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

16 Übersicht - Anwendungsbereiche Verbraucher = Privatkunden Nicht-Verbraucher = Vereine, Gewerbetreibende, Vereinigungen, WEG, 16 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

18 1. Schritt: Gläubiger-ID liegt vor Jeder Verein benötigt bei Beitragseinzügen eine Gläubiger-ID sowie ein SEPA-Lastschriftmandat von jedem Zahlungspflichtigen (Mitglied) Am trat die sog. Umdeutungslösung in Kraft, die es Vereinen mit bestehenden Einzugsermächtigungen ermöglicht, diese mittels Mitteilung in ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat umzuwandeln FWichtig: Es können nur gültige Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umgewandelt werden! (gültig = Schriftform mit Unterschrift) 18 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

19 2. Schritt: Mandatsverwaltung Schriftliches Mandat ist die rechtliche Grundlage für eine SEPA-Lastschrift neues SEPA-Lastschrift-Mandat (Einbindung Mitgliedsantrag) Umdeutungsmöglichkeit einer bestehenden Einzugsermächtigung Mandat kann auch eingescannt werden Vergabe Mandatsreferenz max. 35-stellig erforderlich (z.b. Mitgliedsnummer) Aufbewahrungspflicht mind. 14 Monate nach letztem Einzug Mandat verfällt 36 Monate nach letztem Lastschrifteinzug Unterstützung der Mandatsverwaltung durch Software-Lösungen möglich 19 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

20 Muster-Mandat 1 (neue SEPA Basis-Lastschrift) Verein e.v., Teststr.1, Darmstadt Gläubiger-ID DE99ZZZ Mandatsreferenz CB 2 SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige den Verein e.v., Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von dem Verein e.v. auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. 1. Daten des Gläubigers 2. Eindeutige Bezeichnung 3. Vorgegebener Mandatstext, zweifache Weisung Name & Anschrift Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN: DE BIC: 4. Daten des Zahlungspflichtigen Datum, Ort und Unterschrift 20 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

21 Muster-Mandat 2 (Umdeutungslösung) Verein e.v., Teststr. 1, Darmstadt Gläubiger-Identifikationsnummer: DE 99 ZZZ Mandatsreferenz: (Mitgliedsnummer) Sehr geehrtes Mitglied, mit der Umstellung auf das SEPA-Verfahren in unserem Verein möchten wir Sie darüber informieren, dass die bestehende Einzugsermächtigung als SEPA- Lastschrift-Mandat weitergenutzt wird. Die Forderungen werden künftig wie folgt als SEPA-Basis-Lastschrift eingezogen: Betrag: 15,00 EUR Mandatsreferenz: Ihr Konto (IBAN): DE Kreditinstitut (BIC): GENO DE F1 VBD (Volksbank Südhessen-Darmstadt eg) Nächste Fälligkeit: Die Umdeutung erfolgt automatisch. Sollten die Kontodaten nicht richtig sein, bitten wir um eine kurze Information. Bitte sorgen Sie für ausreichende Kontodeckung. 21 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

22 3. Schritt - Vorabankündigung Verpflichtende Information des Einreichers an Zahlungspflichtigen über die anstehende Lastschrift (Pre-Notification) Frist: 14 Kalendertage vor Fälligkeit, sofern nicht anders vereinbart Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen reicht eine einmalige Aufstellung pro Jahr (erste Fälligkeit beachten) Inhalt der Vorankündigung: Belastungsbetrag Belastungstermin Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenznummer Keine Formvorgabe, möglich sind z.b. Brief, Vertrag, Rechnung, SMS, Telefon, , Fax, Mitglieder- Zeitschrift, Einladung zur Jahreshauptversammlung. 22 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

23 Beispiel: alternative Informationsmöglichkeit Information per Überweisung Information über Beitragseinzug 23 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

24 4. Schritt elektronische Einreichung SEPA-Basis-Lastschriften müssen elektronisch eingereicht werden Einreichungsfristen (6 bzw. 3 Tage) müssen beachtet werden Einreichung von Lastschrift-Vordrucken oder Disketten ist nicht möglich! FHinweis: Wenn die Satzung Ihres Vereins vorsieht, dass Bankaktivitäten (Zahlungen / Einzüge) nur von zwei Personen gemeinsam durchgeführt werden dürfen, gibt es folgende Lösungsansätze: Lösung 1: Profi Cash mit Verteilter-Unterschrift Lösung 2: ebanking Business Edition mit Verteilter-Unterschrift Lösung 3: Vollmachtsänderung auf Einzelvollmacht oder Satzungsänderung bei der nächsten Hauptversammlung 24 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

25 Online-Banking - ProfiCash Vorteile ProfiCash - Online-Banking Software: ü Bankgeschäfte flexibel verwalten ü Multibankenfähigkeit ü Auswertungen von Kontoumsätzen ü elektronischer Lastschrifteinzug/Zahlungsverkehr (mit Einreichungsfristen) ü Mandatsverwaltung ü Druck und Versand der Mandate an Mitglieder ü Schnittstellen zur Vereinsverwaltung ü Gemeinschaftsvollmacht => Freigabe von Zahlungsaufträgen ü Massenänderungen bei Zahlungsverkehrsaufträgen ü und vieles mehr! 25 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

26 ProfiCash - Auftragserfassung Hinweis spätester Versandtermin Speicherung Kunden-Mandat 26 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

27 ProfiCash ebanking Business Edition 27 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

28 SEPA-Beteiligte im Überblick Gläubiger-ID Bundesbank SEPA-Lastschriftvereinbarung Verein Bank Elektronische Auftragseinreichung Mandat + IBAN/BIC Vorab-Information an Mitglied: - Betrag - Fälligkeitsdatum - Gläubiger-ID Mitglied (Zahlungspflichtiger) - Mandatsreferenznummer Bsp.: ebanking Business Edition oder ProfiCash 28 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

29 Vereins-Checkliste 1/2 þ SEPA-Verantwortliche(n) im Verein bestimmen (z.b. Kassierer) F Zahlungsmodalität prüfen (evtl. Umstellung auf Dauerauftrag) þ IBAN / BIC auf Briefbögen, Rechnungen etc. anpassen þ IBAN / BIC von Vereinsmitgliedern einholen F alternativ Bankdaten über Software-Lösung konvertieren þ Beantragung der Gläubiger-ID 29 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

30 Vereins-Checkliste 2/2 þ Prüfen und Anpassen der technischen Voraussetzungen (z.b. Online-Zugang) þ Vereinbarungen mit Bank aktualisieren (Lastschriftinkassovereinbarung) þ Mandatsverwaltung organisieren inkl. Mandatsreferenz þ Mandate einholen bzw. prüfen und über Umdeutung informieren (Termine!) þ Mandatsarchivierung sicherstellen þ rechtzeitige Anlieferung der Lastschriftdaten an die Bank sicherstellen 30 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

31 Hinweise Weitere Informationen finden Sie auf unserer Homepage Detaillierte SEPA-Informationen inkl. Video Musterbeispiele für Mandate, Anschreiben, SEPA Präsentation für Vereine inkl. Checkliste Einstieg über Privatkunden / Vereine 31 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

32 VR-VereinsSponsoring Kennen Sie schon unser VR-VereinsSponsoring? 32 Volksbank Südhessen Darmstadt eg

33 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 33 Volksbank Südhessen Darmstadt eg