Die Datenbank enthält 42 unsortierte Datensätze.

Transkript

1 1(8) PIVOT-TABELLEN - Einführung, Info und Demoaufgaben - Datensätze filtern (bereits erledigt) Mit Hilfe von Filtern lassen sich Datensätze aus Datenbanktabellen ausblenden. Angezeigt werden die restlichen Datensätze, die den Filterbedingungen nicht entsprachen. Kennengelernt hatten wir hierzu die Autofilterfunktion sowie die Filtermöglichkeiten über Spezialfilter mit der Definition der Datenliste (=eigentliche Tabelle mit Überschriften) sowie dem möglichst oberhalb der Tabelle anzulegenden Kriterienbereich, der Einfach- und Mehrfachbedingungen ermöglicht. - Datensätze gliedern Mit den Gliederungsfunktionen lassen sich bestimmte Datensätze zu Gruppen zusammenfassen. Zuvor müssen die Datensätze sortiert werden, um Gruppen mit Zwischensummen zu bilden. Jede so entstandene Gruppe ist sodann über die Excel- Gruppierungsfunktion (Daten/Gliederung/Gruppieren) zu gruppieren und kann anschließend über die entstandenen Schieberegler auf- oder heruntergblendet werden. Bereits vorsortierte und mit Zwischensummen versehene Gruppen können auch über die Autogliederungsfunktion (Daten/Gliederung/Gruppieren/AutoGliederung) gegliedert werden. Demobeispiel Gruppieren Laden Sie hierzu das unsortierte Datenbankbeispiel: 5810-Pivottabelle-Dtblan.xls Die Datenbank enthält 42 unsortierte Datensätze. Die Gliederungsfunktion gliedert eine nach einem sinnvollen Merkmal vorsortierte Datensatzliste. Dieses Merkmal muss dabei innerhalb eines Datensatzfeld mehrfach vorkommen, und bildet zusammen mit den anderen Datensätzen gleichen Merkmals eine Datensatzgruppe der Datenbank. Zu jeder Gruppe ist eine Gruppensumme (=Zwischensumme) zu bilden. Die Gliederungsfunktion ermöglicht über integrierte Plus- und Minusbuttons einund ausblendbare Gruppendetails.

2 Schrittreihenfolge: 1 ) Vorsortieren (aufsteigend) nach VK-Gebiet. 2(8) 2.) Zwischengruppensummen bilden 3 ) Gruppierungregler einblenden Zu 3) Bei DATEN / GRUPPIERUNG / AUTOGLIEDERUNG Über die Schieberegler Lassen sich die Gruppendetails ein- und ausblenden. Zusatz für die, die fertig sind: a) Bilden Sie zusätzlich die Gesamtsumme b) Die Summenzeilen sollen durch eine andere Schriftfarbe (z.b. braun) hervorgehoben werden Testen Sie auch hier das Ein- und Ausblenden. c) Die Summenzeilen (Spalte Verkaufsgebiet + Spalte VTVKNET sind in einem Diagramm darzustellen. Testen Sie auch hier das Ein- und Ausblenden. (das Diagramm soll dadurch inhaltlich nicht verändert werden)

3 - Datensätze sortieren mit der Pivot-Funktion 3(8) Unsortierte Datenbanktabellen lassen sich über die Pivot-Funktion nicht nur einfacher zu Gruppen zusammenfassen, sondern auch nach unterschiedlichen Kriterien umgruppiert ausgeben. Demobeispiel Laden Sie hierzu das unsortierte Datenbankbeispiel herunter Pivottabelle-Dtblan.xls(x) Pivot-Tabelle in 3 Schritten 1) Markieren der 42 Datensatzzeilen inkl. Überschriften 2) Einfg / PivotTabelle Der ausgewählte Tabellenbereich wird angezeigt: Die Pivottabelle ändert die Ursprungstabelle nicht, sondern entwickelt Eine davon unabhängige Darstellung (hier in einem neuen Arbeitsblatt) Mit OK bestätigen

4 3) Eine Tabelle mit der Pivot-Feldliste erscheint 4(8) Falls nicht bereits voreingestellt: Abschnitt für Felder und Abschnitt für Bereiche gestapelt auswählen Im oberen Fenster erscheinen die Felder (=eingetragene Spaltenüberschriften), für die Tabellendarstellung ausgewählt (=angeklickt) werden können Die ausgewählten Felder können in den 4 Fenstern per Maus verschoben werden. Eine übersichtliche Darstellung der Daten in einer Pivottabelle erhält man, durch Verwendung der beiden unteren Fenster: Zeilenbeschriftung und -Werte. Beginnen Sie mit dem Feld, dass die Werte (hier: Verkaufsumsätze in ) anzeigen soll. Einen Zeilenbezug z.b. Verkaufsgebiet fügen Sie ins andere Fenster hinzu. Eine Gruppierungsdarstellung (Pivottabelle) Verkaufsumsätze je Verkaufsgebiet erscheint (die Tabelle mußte keine weiteren Voraussetzungen erfüllen etwa vorsortiert werden): (Die Zahlenwerte können m it den üblichen Excel-Hilfsmitteln kosmetisch behandelt werden: z.b. 2-Dezimalstellen, 000-Punkt )

5 Ergänzungsübung1: 5(8) Erstellen Sie zur den 4 Verkaufsgebieten der Pivottabelle zusätzlich ein 3D-Säulendiagramm:

6 6(8) Ergänzungsübung2: Ändern Sie den Klick in der PivotTable-Feldliste von VKGebiet auf Verkäufer Sofort erscheint die Pivottabelle nach der neuen Gruppierungsanforderung. Auch die Grafik wird angepaßt. Bei Bedarf verschieben Sie die Grafik ein wenig nach unten, um die Pivottabelle vollständig zu sehen:

7 Ergänzungsübung3: 7(8) Pivottabelle Umsätze nach Orten

8 Ergänzungsübung4: Pivottabelle Umsätze nach Verkaufsgebiet und Verkäufer (wählen Sie zunächst Verkaufsgebiet und dann Verkäufer. 8(8) Umgekehrt zunächst Verkäufer und dann Verkaufsgebiet ) wird die Pivottabelle länger und auch auf die Grafik wirkt sich dies (ohne diese zu vergrößern) ungünstig aus.