Ein Pflichtenheft für digitale Archive?

Transkript

1 Ein Pflichtenheft für digitale Archive? Bericht einer OCLC/RLG- Arbeitsgruppe

2 Ziel des Berichts nicht: Lösungen nennen (die gibt es noch nicht) sondern: - Institutionen, die digitale Publikationen archivieren wollen bzw. müssen, das ganze Spektrum der Verantwortung und der Aufgabe bewusst machen - Argumentationshilfe gegenüber Politik / Unterhaltsträgern geben - Verständigungshilfe bei Kooperationen sein

3 Wer kann (muss) als digitales Archiv fungieren? z.b. eine regionale Bibliothek mit Pflichtablieferung von Dokumenten auf Datenträgern, künftig auch Online- Publikationen z.b. eine Sondersammelgebietsbibliothek, verantwortlich für die Archivierung der elektronischen Zeitschriften, e-books, online- Publikationen, thematischen Web-Sites

4 Eigenschaften eines digitalen Archivs Orientierung am Modell des Open Archival Information Systems Geeignete administrative und organisatorische Strukturen Adäquate finanzielle/wirtschaftliche Situation Angemessene technologische Ausstattung mit entsprechenden implementierten Verfahren Systemsicherheit / Sicherungssysteme Transparenz und Rechenschaftslegung über alle Verfahren / Vorgänge

5 Was gehört zur Aufgabe? OAIS-Funktionalitätenmodell Preservation Planning P R O D U C E R SIP Descriptive Info Ingest Data Management Archival Storage Descriptive Info Access queries result sets orders DIP C O N S U M E R Administration MANAGEMENT

6 Planung Bestandserhaltung /SIP templates /SIP review Migration packages Customization advice Administration Proposals Recommendations Approved standards Migration goals Inventory reports Performance info Consumer comments Develop Packaging Designs & Migration Plans Advice Issues Develop Preservation Strategies and Standards Technology alerts External data standards Protoype results s Protoype results CONSUMER Preservation requirements Surveys Service requirments s Requirement alerts Emerging standards Monitor Designated Community Surveys Product technologies Prototype requests Monitor Technology Prototype requests PRODUCER

7 OAIS-Modell insgesamt 4. Data Management SIP, [for audit] [Updated] SIP 2. Ingest Audit r eport Format stds., Documentation stds., Procedures Receive SIP Submission request Generate Generate Descriptive Info Database update response Status of updates Descriptive info Database update request System updates Review updates request request Policies Receive Database Updates Generate Administer Database request Query request Perform Queries Query request Query request Descriptive info Result set Descriptive info Query request request QA results Descriptive SIP info. Descriptive SIP info. database F Access Receipt confirmation Resubmit request Quality Assurance Co-ordinate Updates Storage mgmt policies Storage confirmation 3. Archival Storage Storage management policies Operational statistics Disaster recovery policies Storage request, Manage Storage Hierarchy Error logs Replace Media Receive Data Provide Data request Notice of transfer Error Checking data Disaster Recovery Dissemination request Dissemination request Descriptive info Result set Co-ordinate Access Activities DIP Descriptive info Noticed of shipped order Deliver DIP Response Result set Assistance Dissemination request Orde Assistance request Query request request D Result s Rep Assistan Policies Disaster Recovery Policies request Updates commands media backup media request Notice of transfer Generate DIP Surveys Product technologies DIP Billing info P R O D U C E R Lien Audit r eport Final ingest r eport Submission/schedule agreement 5. Administration Format stds. Documentation stds. Procedures Physical Access Control [Updated] SIP Policies SIP, Appeal Establish Standards and Policies Audit Submission Final ingest report Archival Information Update Negotiate Submission Agreement S ystem evolution policies SIP design SIP [for approval] DIP /SIP review Recommendations, Proposals Budget, Policies Change requests, Procedures, Tools / SIP templates Customization advice Status of updates Activate Requests Manage System Configuration Dissemination request Dissemination request Customer Service Billing info Payment Approved standards Migration goals s Inventory reports, Performance info Migration packages /SIP review Consumer comments Develop Packaging Designs & Migration Plans Prototype results Recommendations, Proposals Preservation requirements Bill Issues Advice Consumer comments Develop Preservation Strategies and Standards s, Alerts, Standards, Monitor Designated Community Surveys 6. Preservation Planning Technology alerts External data standards Prototype results s Product technologies Service requirements Prototype results Prototype requests Monitor Technology Payment Surve MANAGEMENT

8 Aufgaben im einzelnen - "Erwerbung - Datenverwaltung und Pflege - Bereitstellung und Zugangsverfahren

9 Erwerbung Festlegung von Selektionskriterien bzw. Definition eines Archivierungsprofils Was wird archiviert? Definition der für die Ressource relevanten Akteure (Content Provider bzw. Rechteinhaber - Autoren, Verlage etc.)

10 Erwerbung Führung von Verhandlungen über: urheber- und verwertungsrechtliche Fragen - Zugangs- und Nutzungsrechte (unmittelbarer bzw. kurzfristiger Zugang versus langfristige Zugangssicherung/-gewährung) bibliographische und technische Metadaten - basierend auf vereinbarten, anerkannten Standards Authentizität und Integrität mit entsprechenden Prüfungen

11 Datenverwaltung und -pflege Maßnahmen zur Kontrollgewinnung über die Information bei der physischen Datenübernahme und dem weiteren Datenmanagement Analyse des digitalen Objekts und Bestimmung der charakteristischen Eigenschaften bzw. der zu erhaltenden Funktionalität Durchführung notwendiger Migrationen, Konvertierungen, Vereinheitlichungen (evtl. sind mit dem Provider Vereinbarungen für die Lieferung zu treffen)

12 Datenverwaltung und -pflege Entwicklung von Zugangs- und Nutzungsstrategien, die aber regelmäßig auf ihre Tragfähigkeit überprüft werden müssen Kontrolle (und Ergänzung) der mitgelieferten Metadaten Vergabe von eindeutigen und dauerhaften Identifikatoren Überprüfung der Authentizität und Integrität Backup/ Speicherung (mit Implikationen wie Erstellung von Katastrophenszenarien etc.)

13 Bereitstellung und Zugang Das Archiv muss Sorge tragen für geeignete Nachweissysteme zum Auffinden der Ressourcen Es muss eine technische Infrastruktur zur Garantie und Überprüfung von Authentizität und Integrität und zum Rechte-Management und ggf. zur Abrechnung bereitstellen.

14 Bereitstellung und Zugang Für die definierten Objektklassen ist jeweils die Ermittlung der Nutzererwartungen, Bestimmung des Zielpublikums (besonders auch bei verteilter bzw. kooperativer Archivierung) wesentlich. Auf ihrer Basis kann die Aufbereitung der Information erfolgen, damit sie ohne Expertenhilfe/-wissen für den Interessenten verständlich und nutzbar ist. Nutzungshilfen und Support müssen angeboten werden Nutzungsstatistiken müssen geführt werden

15 Bilanz Digitale Archivierung ist eine komplexe und anspruchsvolle - und vermutlich sehr kostenträchtige Aufgabe Aus allen genannten Eigenschaften / Aufgaben lassen sich konkrete Maßnahmen oder auch Entwicklungs- / Projektaufgaben ableiten diese Arbeit der Konkretisierung muss angegangen werden!!!

16 Handbook Digital Preservation