Archivische Kompetenzen für effiziente Organisationen

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1 egov Fokus Dokumenten-Management und Langzeitarchivierung 18. September 2009 Archivische Kompetenzen für effiziente Organisationen Records Management und Archivierung sind zentral, um Geschäftsprozesse effizient gestalten zu können. Beides sind archivische Kernkompetenzen, die auch im digitalen Bereich zur Anwendung kommen. Das Schweizerische Bundesarchiv hat im Sommer 2009 das strategische Programm zum Aufbau des digitalen Archivs erfolgreich abgeschlossen. Die geltenden Grundsätze des BAR zur digitalen Archivierung und die Spezifikation der Ablieferungsschnittstelle werden im September publiziert. Der Vortrag gibt einen Überblick über die erreichten Resultate und aktuelle Herausforderungen. Dr. Krystyna W. Ohnesorge Leiterin, Schweizerisches Bundesarchiv Berner Fachhochschule Kompetenzzentrum Public Management und E-Government

2 Archivische Kompetenzen für effiziente Organisationen egov Fokus Dokumenten-Management und Langzeitarchivierung Bern, 18. September 2009 Dr. Krystyna W. Ohnesorge Zuständigkeit BAR gemäss BGA Selbstarchivierer Art. 1 Abs 1 lit. h SNB, POST, SBB, ETH, PSI, SUVA, Swissmedic etc. z.b. SNF, Pro Helvetia Aufsicht Verwaltung Regierung Parlament RM Regelung Beratung Ausbildung Unterstützung Verwaltungsakte Archivierung analog und digital Compliance / Rechenschaftspflicht Historisches Interesse 2

3 Herausforderung Information Lifecycle Vermittlung Enstehungszeitraum Schutzfrist 10 Jahre + 30 Jahre 50 ewig 20 Jahre + bis 10 Jahre Ablieferung ans BAR Abgabe spätestens nach 10 Jahren 3 Herausforderung Information Lifecycle Was muss man wissen, um in 20, 100 Jahren die digitale Daten noch interpretieren zu können? 4

4 Herausforderung Information Lifecycle Bis zu 15% der Arbeitszeit werden für das Suchen nach Informationen eingesetzt! 5 Programm GEVER Bund Ordnung und Überblick: - schnell -aktuell - bedürfnisgerecht 6

5 Programm GEVER Bund Zeitplan M1 Bericht & Bericht & Aktionsplan Aktionsplan (Laufende GEVER-Projekte) M2 Realisierung und der Digitalen Archivierung (ARELDA) Leitung und Steuerung GEVER-Programm Bund (GSK, BAR) Leitung und Steuerung GEVER-Programm Bund (GSK, BAR) Parlamentarische (weitere BR- und Parlamentarische (weitere BR- und Vorstösse Parlamentsgeschäfte Vorstösse Parlamentsgeschäfte Bundesrats- und Parlamentsgeschäfte auf elektronischer Basis GEVER-Projekte in den Departementen und in der Bundeskanzlei GEVER-Projekte in den Departementen und in der Bundeskanzlei M4 Führungsleitfaden Führungsleitfaden Records Management Records Management M5 GEVER Anforderungs-Mgmt GEVER Anforderungs-Mgmt Einführung Startphase Betrieb Digitale Archivierung Startphase Betrieb Digitale Archivierung M6 Vorstudie Vorstudie Konzept Konzept Zentrales Verzeichnis der Akten, Daten und Dokumente M7 M3 Instrumentarium Ausbildung Beratung Zeitplan Aufgaben BAR 7 Digitale Archivierung im Bundesarchiv Realisierung Digitalen Archivierung (ARELDA) Einführung Betrieb Betrieb Digitale Digitale Archivierung Archivierung Digitale s aus GEVER Daten aus relationalen Datenbanken Datei-Sammlungen heute Juli 2009: Betrieb Digitale Archivierung (Infrastruktur und Applikationen) September 2009: Abschluss des strategischen Programms ARELDA 8

6 Vom Projekt zum Betrieb Heute Betriebsorganisation DA ARELDA Projekte Applikationen / Tools DA Infrastruktur DA Pilotprojekte Jan. 09 Sept. 09 Digitale Archivierung Laufende Aufgaben Operativ Betrieb Dienst digitale Archivierung (DDA) Grundlagen DA / 1. Erfahrung / Prozesse Benutzung der Applikationen / Tools DA Benutzung der DA Infrastruktur 9 E-Archiv Statistik per Ende 2008 Grösse des digitalen Archivguts ~ 12.5 TB Anzahl digitaler Ablieferungen ~ 250 (davon 21 DB) Grösse der Ablieferungen kleinste, grösste Median Über 50 km analoges Archivgut! 122 KB, 3.5 TB 15 MB Anzahl Files pro Ablieferung kleinste, grösste 1, Median

7 Basis: OAIS Referenzmodell Preservation Planning P R O D U C E R SIP Descriptive Info. Ingest AIP Data Management Archival Storage Administration Descriptive Info. AIP Access queries result sets orders DIP C O N S U M E R MANAGEMENT SIP = Submission Information Package AIP = Archival Information Package DIP = Dissemination Information Package 11 Basis das SIP Metadaten SIP SIP ID ID header header content content Primärdaten Digitale s aus GEVER Daten aus relationalen Datenbanken Datei-Sammlungen 12

8 Publikationen Digitale Archivierung Policy Digitale Archivierung Spezifkation Ablieferungsschnittstelle Gestaltung Publikation Abnahme Handbücher etc. heute Jan. Febr. März April Mai Juni Juli Aug. Sept. 13 SIARD Format und SIARD Suite Software Independent Archiving of Relational Databases Art der Daten: Datenbanken 2. Typ: relationale Datenbanken 3. In geeignetes, archivtaugliches Format konvertieren 4. Loslösung der Daten von konkreten Applikationen 14

9 SIARD Format und SIARD Suite SIARD Format: Datenformat für die langfristige Erhaltung von relationalen Datenbanken, seit Mai 2008 das offizielle Format des EU-Projektes Planets SIARD Suite: Platformunabhängige Anwendung für die Archivierung von Oracle-, SQL- und Access-DB & weitere 15 Archivische Kompetenzen gestern und heute FRATRES karissimi, spiritus sanctus per prophetas, sacerdotes et levitas et omnes doctores aeclesiae catholice admonet dicens: «Clama, ne cessis! Quasi tuba exalta vocem tuam et adnuntia populo meo peccata eorum!» Et iterum: «Si non adnunciaveris iniquo iniquitatem suam, ipse in peccatis suis morietur. Sanguinem eius de manu tua requiram.» Geschlecht: männlich Jahrgang: Beruf: Historiker Wohnort (PLZ):

10 Herausforderung Schnelle aber asynchrone Technologie-Entwicklung Informationsmenge und Komplexität Dekontextualisierung Steigende Unordnung mit persönlichen Desktop Lösungsansatz Systeminvarianz Standards Migration/Konversion Selektion (Bewertung) Ordnung, Prozesse, Kontext Zentralisierung des Information Managements Information Lifecycle Management Kein last call for archiving Ansatz! 17 Diskussion und Fragen Danke für die Aufmerksamkeit! 18