Der Lifecycle von Unterlagen
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- Linus Schmidt
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1 Der Elektronische Informationsverwaltung und Archivierung 28. März 2017 Andrea C. Mazzocco, Präsident IG ICT Volkshaus Zu rich «Blauer Saal» Stauffacherstrasse Zu rich 28. März 2017 / 1
2 Themen Übersicht Grundlagen der Informationsverwaltung I, II, III Geschäftsverwaltung RMS Weitere Anforderung Anwendungen Anforderungen Ablieferung Archiv Archiv eigenes und Dienstleistung? Stolpersteine und Leuchttürme Fragen und Antworten Weiterführende Links 28. März 2017 / 2
3 Übersicht Bearbeitung Aufbewahrung Archivierung 28. März 2017 / 3
4 Grundlagen der Informationsverwaltung I Zweck Aktenführung Rechtskonformität Geschäftsprozesse transparent nachvollziehbar Ansprüche Staat belegt Arbeitsunterstützung Übersicht Stand Status der Bearbeitung Stellvertretung gewährleisten 28. März 2017 / 4
5 Grundlagen der Informationsverwaltung II Korrekte (rechtskonforme) Aktenführung Authentisch Urheber / Zeit / Geschäftszusammenhang Zuverlässig - Unterlagen -> glaubwürdig und vollständig Integer - Inhalt und Kontext -> geschützt vor Veränderung Benützbar Inhalt -> auffindbar und verständlich 28. März 2017 / 5
6 Grundlagen der Informationsverwaltung III Reglement Geltungsbereich Begriffe Abläufe Verantwortlichkeiten Aktenplan Leitung Leistungserbringung Support und Querschnittsaufgaben Dossierprinzip Einheit des Geschäfts - Ablage im Geschäftszusammenhang 28. März 2017 / 6
7 Geschäftsverwaltung - RMS Dossierprinzip Ordnungssystem Schutz und Sicherheit Hinterlegung Metadaten (Bewertung, Fristen) Abschliessen Dossiers (in ruhende Ablage) Bewertung (in Archiv) 28. März 2017 / 7
8 Weitere Anforderungen Anwendungen Geschäftsverwaltung - RMS Mindestanforderungen praxistauglich umgesetzt Erweiterbarkeit garantiert Die Welt dreht sich Klare Schnittstelle Archiv - Einhalten Standards Zusammenfassen gleicher Anforderungen über Organisationsgrenzen 28. März 2017 / 8
9 Anforderungen an das Archiv Ressourcen und institutionelle Verankerung Policy (Prozesse, Datenmodelle, Überprüfung) Übernahme - dokumentierter Prozess Primär- und Metadaten - Mindestsatz deskriptive und technische Metadaten Bitstream Preservation archivtaugliche Speicherinfrastruktur Benutzung - Zugangsprozesse / Darstellung 28. März 2017 / 9
10 Ablieferung an das Archiv (Dateien) Standard ech 0160 SIP - Submission Information Package Paket zur Ablieferung digitaler Unterlagen Ablieferungstypen GEVER oder FILES 28. März 2017 / 10
11 Ablieferung an das Archiv (Datenbanken) Standard ech-0165 (SIARD 2.0, 2016) SIARD - Software Independent Archiving of Relational Databases Archivierung von relationalen Datenbanken Ablieferungstypen Oracle - Microsoft SQL Server MySQL - DB/2 Microsoft Access 28. März 2017 / 11
12 Eigenes Archiv Angebot Bundesarchiv Spezielle Archivserver Garantierte Datenpflege Service für Gemeinden Staatsarchiv ZH Anstoss durch Gemeinden Leistungserbringer CH - Webrecherche IG ICT Angebot Bundesarchiv - Archivierung für Dritte (Stand ) Kostenbeispiel 1 TB Vertragslaufzeit 5 Jahre Investitionen einmalig Betriebskosten Total pro Jahr März 2017 / 12
13 Stolpersteine und Leuchttürme Stolpersteine Anwendungszoo Gemeinden Anzahl Gemeinden mal Anzahl Anwendungen = Anzahl Lösungen? aufwändig, unübersichtlich und kostentreibend Leuchttürme Lebenszyklus eingebaut Kosten übernommen Beratung Umstellung elektronisch Aktenführung 28. März 2017 / 13
14 Stolpersteine und Leuchttürme Elektronische Archivierung vzgv-info 1/2017 Gemeinsam mit Vertretern der kantonalen Fachstellen (Staatsarchiv, Staatskanzlei, Direktion der Justiz und des Innern) und der IG ICT hat eine Delegation des VZGV-Vorstandes an einer Startsitzung eine erste Auslegeordnung zum Thema Elektronische Archivierung gemacht. Viele Zu rcher Gemeinden befinden sich in der Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung, einige (wenige) sind bereits vollständig umgestiegen. Entsprechend stellt sich mit zunehmender Dringlichkeit die Frage der elektronischen Archivierung. 28. März 2017 / 14
15 Lebenszyklus eingebaut ARTS / KStA (1) Aufgabenteilung Steuerbezug KStA Gemeinden Gemeinsame Infrastruktur Veranlagung 28. März 2017 / 15
16 Lebenszyklus eingebaut ARTS / KStA (2) Gemeinsame Infrastruktur Aufbewahrung Verhandlungen Archivierung KSTA < > Staatsarchiv Eine Lösung für alle! 28. März 2017 / 16
17 Fragen und Antworten? 28. März 2017 / 17
18 Weiterführende Links Minimalanforderungen elektronische Records-Management-Systeme: Katalog archivischer Dateiformate des Bundes: Minimalanforderungen elektronische Archivierung: Intranet Kanton Gemeinden Beschreibungen Aufbewahrungslösung KStA Muster Policy Minimalanforderungen GEVER-System Bundesarchiv Archivierung für Dritte März 2017 / 18
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