BASISMODUL Informationsmanagement

Transkript

1 BASISMODUL Informationsmanagement Organisation und Praxis in der Bundesverwaltung

2 Themenübersicht Die Bundesverwaltung im Informationszeitalter Aufbau und Organisation des Informationsmanagements in der Bundesverwaltung Informationen bewirtschaften Tag für Tag Grundlagen & Begriffe

3 Die Bundesverwaltung im Informationszeitalter

4 Die Bundesverwaltung im Informationszeitalter Viele Realitäten und Herausforderungen unseres alltäglichen Umgangs mit Information wiederspiegeln sich auch im Informationsmanagement der Bundesverwaltung. Zentral sind dabei die Bedeutung der Ressource Information, ihre exponentiell anwachsende Menge und die vielfältigen (technischen) Möglichkeiten, Information zu finden, zu bearbeiten und zu teilen. 4

5 Die Bundesverwaltung ist Teil der Informationsgesellschaft Information ist eine zentrale Ressource der Bundesverwaltung. Sie wird von unterschiedlichen Interessengruppen genutzt: Die Mitarbeitenden benötigen die Unterlagen der Bundesverwaltung für ihre tägliche Arbeit Bürgerinnen und Bürger konsultieren sie, um Kenntnisse über die Regierungsaktivitäten zu erhalten Forschende gewinnen aus ihnen Erkenntnisse für wissenschaftliche Studien 5

6 Gutes Informationsmanagement Gute Regierungsführung Gute Regierungsführung (Good Governance) zeichnet sich durch eine transparente, effiziente und nachvollziehbare Verwaltungsführung aus. Sie ist die Grundlage jeglicher Rechtsstaatlichkeit. Gutes Informationsmanagement ermöglicht, dass die Belege dieser Aktivitäten schriftliche Dokumente, Datenbanken, Bilder, Ton und Filmaufnahmen etc. zu recherchierbaren und zuverlässigen Wissensquellen werden, die vielfältig und langfristig genutzt werden können. 6

7 Gutes Informationsmanagement leistungsfähige Bundesverwaltung Die Mitarbeitenden der Bundesverwaltung sind darauf angewiesen, die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu finden. Nur dann können sie mit einer effizienten Leistung in hoher Qualität zur Produktivität der Bundesverwaltung beitragen. Gutes Informationsmanagement schafft die Voraussetzungen dafür. 7

8 Aufbau und Organisation des Informationsmanagements in der Bundesverwaltung

9 Digitale Daten Heutzutage werden nahezu alle Unterlagen und Daten in der Bundesverwaltung digital erstellt und bewirtschaftet. Fachapplikationen Datenbanken Digitale Dossiers 9

10 Digitales Informationsmanagement Die Umsetzung aller Aktivitäten und Regeln für die Ablage, Steuerung, Kontrolle sowie den Nachweis von Geschäften geschieht gemäss dem Modell der Elektronischen Geschäftsverwaltung, kurz GEVER. Die Geschäfte der Bundesverwaltung werden in einer GEVER- Anwendungssoftware bewirtschaftet, welche die digitalen Geschäftsdossiers enthält. Bei spezifischem Bedarf können Daten auch in zusätzlichen Fachapplikationen und Datenbanken bewirtschaftet werden. Ziel von GEVER ist eine effiziente, vielfältige und langfristige Nutzung von Informationen in Übereinstimmung mit gesetzlichen und organisatorischen Vorgaben kurz, ein gutes Informationsmanagement. Hierzu leisten alle Mitarbeitenden der Bundesverwaltung durch ihre Informationsbewirtschaftung einen Beitrag. 10

11 Drei Elemente der elektronischen Geschäftsverwaltung Grundlage von GEVER ist die Aktenführung, bestehend aus Ordnungssystem, Dossierbildung und Organisationsvorschriften, welche nachfolgend erläutert werden. Anhand der Ablaufsteuerung lassen sich Pendenzen und Aktivitäten zuteilen, ausführen und nachverfolgen. Die Geschäftskontrolle ist ein Instrument zur Steuerung und Führung. Sie erlaubt die Abfrage von Status, Ablauf, Terminen und Fristen sämtlicher über GEVER abgewickelten Geschäfte. Geschäftskontrolle Ablaufsteuerung Aktenführung Ordnungssystem Dossierbildung Organisationsvorschriften 11

12 Aktenführung: Ordnungssystem Das Ordnungssystem (OS) ist das zentrale Element für die Strukturierung von Informationen, unabhängig davon, wo sie abgelegt und bewirtschaftet werden. Auf den untersten Stufen im OS werden die Unterlagen der Verwaltungseinheit in Dossiers abgelegt. Im OS hinterlegt sind auch zahlreiche Zusatzinformationen wie z.b. Federführung, Datenschutz und Archivwürdigkeit. Diese Informationen werden Metadaten genannt. Das Ordnungssystem führt alle Aufgaben einer Verwaltungseinheit auf. Die Aufgaben sind als Baumstruktur vom Allgemeinen zum Spezifischen gegliedert, was eine rasche Navigation und Orientierung ermöglicht. 12

13 Aktenführung: Dossierbildung An der untersten Stufe im Ordnungssystem werden die Dossiers gebildet. Das Ordnungssystem ist immer aufgabenorientiert. Somit stellen die Dossiers die einzelnen Geschäftsfälle zu den jeweiligen Aufgaben dar: 1 Geschäft = 1 Dossier Dossiers haben einen aussagekräftigen, abgrenzbaren Titel. Das vollständige Dossier enthält alle geschäftsrelevanten Unterlagen zu einem Geschäft. Das heisst, alle Unterlagen, welche für die Nachvollziehbarkeit und Nachweisbarkeit eines Geschäfts erforderlich sind. 13

14 Aktenführung: Organisationsvorschriften Die Organisationsvorschriften (OV) regeln die Grundsätze des Informationsmanagements einer Verwaltungseinheit sowie: Aufbau- und Ablauforganisation: Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse Bewirtschaftung der Unterlagen von der Entstehung bis zur Archivierung oder Vernichtung Detailregelungen, darunter Titelkonventionen, Prozesse, Scanning-Anweisungen, Zugriffsbeschränkungen, Negativliste Organisationsvorschriften sind für alle Mitarbeitenden einer Verwaltungseinheit verbindlich. Bei Fragen rund um das Informationsmanagement dienen die OV als Handbuch und haben Weisungscharakter. 14

15 Informationen bewirtschaften Tag für Tag

16 Informationsbewirtschaftung im Lifecycle Unterlagen und Daten durchlaufen einen Lebenszyklus, der sich in sechs Phasen gliedert. Nutzen Eröffnen Vernichten Die Metadaten im Ordnungssystem und die Organisationsvorschriften regeln die Bewirtschaftung in den einzelnen Phasen. Archivieren Aufbewahren Vernichten Bearbeiten Jede Verwaltungseinheit bewirtschaftet ihre Unterlagen in Geschäftsdossiers im Ordnungssystem in der GEVER- Anwendung. Aussondern Abschliessen 16

17 Geschäftsdossiers eröffnen Zur Eröffnung eines Geschäfts beantragen die zuständigen Mitarbeitenden bei der Registratur ein neues Geschäftsdossier. Dieses wird unter der entsprechenden Position im Ordnungssystem in GEVER eröffnet. Nutzen Vernichten Eröffnen Geschäftsrelevante Unterlagen erstellen die Mitarbeitenden direkt im Dossier, eingehende Dokumente registrieren sie umgehend. Auch eingehende und ausgehende s werden registriert. Archivieren Aufbewahren Vernichten Bearbeiten Papierdokumente werden eingescannt und registriert. Dies geschieht zentral in der Registratur der Verwaltungseinheit. Aussondern Abschliessen 17

18 Unterlagen im Geschäftsdossier bearbeiten Die Mitarbeitenden bearbeiten und dokumentieren ihre Geschäfte in Geschäftsdossiers: sie verfassen Schreiben, erstellen Berichte, versenden Unterlagen. Die meisten Dossiers unterstehen keinen Zugriffsbeschränkungen und sind für alle Mitarbeitenden der Verwaltungseinheit einsehbar. Archivieren Nutzen Aufbewahren Vernichten Vernichten Eröffnen Bearbeiten Die Bearbeitung und Zusammenarbeit ist orts- und personenunabhängig möglich, unterschiedliche Versionen werden automatisch gesichert. Aussondern Abschliessen 18

19 Geschäftsdossiers abschliessen Ist ein Geschäft abgeschlossen, wird auch das betreffende Geschäftsdossier abgeschlossen. Die zuständigen Mitarbeitenden bereinigen das Dossier: Sie prüfen die Vollständigkeit der Unterlagen und der Metadaten. Zudem entfernen sie Doubletten oder allfällige nicht geschäftsrelevante Unterlagen. Archivieren Nutzen Vernichten Eröffnen Bearbeiten Zum Dossierabschluss gehört auch das Konvertieren der Dateien in archivtaugliche Formate. Aufbewahren Vernichten Aussondern Abschliessen 19

20 Geschäftsdossiers aussondern Abgeschlossene Geschäftsdossiers, welche die Mitarbeitenden für die aktuelle Bearbeitung von Geschäften nicht mehr benötigen, werden ausgesondert. Dabei wird unterschieden zwischen Geschäftsdossiers, die zu archivieren, aufzubewahren oder zu vernichten sind. Archivieren Nutzen Vernichten Eröffnen Bearbeiten Die Aussonderung nehmen die GEVER- Verantwortlichen der Verwaltungseinheit vor. Aufbewahren Vernichten Aussondern Abschliessen 20

21 Dossiers und Daten archivieren, aufbewahren, vernichten Entsprechend den im OS hinterlegten Metadaten zu Archivwürdigkeit und Aufbewahrungsfristen werden ausgesonderte Dossiers aus der GEVER-Anwendungssoftware entweder dem Bundesarchiv zur dauerhaften Archivierung abgeliefert oder in der Verwaltungseinheit nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet. Archivieren Nutzen Aufbewahren Vernichten Vernichten Eröffnen Bearbeiten Für Daten aus Fachapplikationen und Datenbanken stellt das Bundesarchiv spezielle Tools (Package Handler, SIARD Suite) zur Verfügung. Aussondern Abschliessen 21

22 Nutzen der archivierten Unterlagen Unterlagen, die im Bundesarchiv archiviert sind, können von den abliefernden Stellen bei Bedarf jederzeit rasch und unkompliziert genutzt werden. Nutzen Eröffnen Der allgemeine Zugang für die Öffentlichkeit unterliegt meist einer gesetzlichen Schutzfrist. Diese beträgt in der Regel 30 Jahre, teilweise auch 50 Jahre oder länger. Nach Ablauf dieser Schutzfrist ist der freie und unentgeltliche Zugang zu den archivierten Unterlagen für jede Person grundsätzlich möglich. Archivieren Vernichten Aufbewahren Vernichten Aussondern Abschliessen Bearbeiten 22

23 Gutes Informationsmanagement täglicher Gewinn Alle wissen wie, alle machen mit Offene Informationskultur, effiziente Zusammenarbeit Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort Personen- und ortsunabhängige Bearbeitung von Geschäften Zeitersparnis dank Automatisierung & Standardisierung Übersicht über Geschäfte und Pendenzen 23

24 Grundlagen & Begriffe

25 Grundlagen Auf der Website des Bundesarchivs ( ist ein Überblick über die relevante Gesetzgebung rund um GEVER und die Archivierung von Unterlagen des Bundes zu finden. Bundesgesetz über die Archivierung (BGA): Das BGA regelt die Archivierung von Unterlagen des Bundes sowie den Zugang zu diesen Unterlagen. Das Bundesarchiv ist für die Archivierung zuständig. Bundesgesetz über das Öffentlichkeitsprinzip der Verwaltung (BGÖ): Das BGÖ definiert, dass grundsätzlich jede Person das Recht hat, amtliche Dokumente einzusehen und von den Behörden Auskünfte über den Inhalt amtlicher Dokumente erhalten kann. Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG): Das DSG bezweckt den Schutz der Persönlichkeit und der Grundrechte von Personen, über die Daten bearbeitet werden. Es gilt für Daten, die von privaten Personen oder von Bundesorganen bearbeitet werden. 25

26 Grundlagen Verordnung über die elektronische Geschäftsverwaltung in der Bundesverwaltung (GEVER-Verordnung): Die GEVER-Verordnung regelt für die GEVER-Systeme der Bundesverwaltung die Grundsätze für die Datenbearbeitung, die Anforderungen an die Informationssicherheit und die Zuständigkeiten in der Bundesverwaltung. Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetz (RVOG) und verordnung (RVOV): Das RVOG und die RVOV beinhalten Regelungen zur Organisation und Geschäftsführung der Bundesverwaltung und regeln deren Verfahren, Pflichten und Funktionen. Weisungen über die Anbietepflicht und die Ablieferung von Unterlagen ans Bundesarchiv (WAA): Die WAA beschreiben Pflichten betreffend Anbieten von Unterlagen ans Bundesarchiv. Sie regelt ausserdem die Modalitäten der Ablieferung, die vorläufige Aufbewahrung von archivwürdigen Unterlagen sowie die Thematik der Parallelarchive. 26

27 Grundlagen Weisungen über die Aktenführung in der Bundesverwaltung (WAF): Die WAF regeln die Minimalanforderungen an eine rechtskonforme und systematische Aktenführung Weitere Grundlagen Grundlegende Informationen und Hilfsmittel rund um das Thema Elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) sind auf der Website der Bundeskanzlei BK ( zu finden. Das Organisationshandbuch (OHb) GEVER enthält verbindliche Vorgaben zu Grundsätzen, Definitionen, Aufbau- und Ablauforganisation von GEVER. In der Bundesverwaltung geltende Standards zu GEVER sind auf der Website des Informatiksteuerungsorgans ISB ( zu finden. 27

28 Begriffe Archivwürdigkeit: Unterlagen oder Daten des Bundes sind archivwürdig, wenn sie für die Geschichte des Bundesstaates einen dauerhaften rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, historischen, sozialen oder kulturellen Wert besitzen. Archivwürdige Unterlagen werden im Bundesarchiv archiviert. Die Archivwürdigkeit wird mithilfe der (prospektiven) Bewertung ermittelt. Benutzbarkeit: Unterlagen gelten als benutzbar, wenn sie jederzeit nachgewiesen, rasch wieder aufgefunden, entsprechend dargestellt und in ihrem ursprünglichen Geschäftskontext interpretiert werden können. Compliance: Übereinstimmung mit gesetzlichen und organisatorischen Vorgaben. Einsichtsgesuch: Für die Einsicht in Unterlagen, welche noch einer Schutzfrist unterstehen, ist eine Einsichtsbewilligung notwendig. Dazu muss beim BAR ein Einsichtsgesuch eingereicht werden. Dieses wird an die abliefernde Stelle weitergeleitet, welche über das Gesuch entscheidet. Geschäft: Aufgabe, die von einem Amt oder Dienst erledigt wird. Geschäftsrelevanz: Information gilt als geschäftsrelevant, wenn sie für die Bearbeitung, Nachvollziehbarkeit und Nachweisbarkeit eines Geschäfts erforderlich ist. 28

29 Begriffe GEVER: Modell, das die Verwaltung der Gesamtheit aller Aktivitäten und Regeln zur Planung, Steuerung, Kontrolle und zum Nachweis von Geschäften beschreibt. Gute Regierungsführung / Good Governance: Instrumentarium verbindlicher Prinzipien für das Management öffentlicher Verwaltungen gemäss OECD. Integrität: Unversehrtheit des Inhalts und Kontexts von Unterlagen (gemäss ISO ). Lebenszyklus / Lifecycle: Generische Abfolge der Informationsbewirtschaftung von der Entstehung bis zur erneuten Nutzung, respektive Vernichtung. Metadaten: Strukturierte Informationen, die eine Informationsressource beschreiben und erklären und damit deren Auffindbarkeit und Verwaltung vereinfachen. Sozusagen «Daten über Daten». Nachvollziehbarkeit: Ist gewährleistet durch die Erstellung, Erfassung und Aufbewahrung von Informationen über die Bewegung und Nutzung von Unterlagen. Nachweisbarkeit: Rechtssichere Dokumentation des Verwaltungshandelns. Package Handler: Tool zur Sichtung, Erstellung und Validierung von digitalen Ablieferungen (Digitale Pakete) 29

30 Begriffe Prospektive Bewertung: Ermittlung der Archivwürdigkeit von Unterlagen vor Ihrer Entstehung zum Zweck der frühzeitigen Sicherung bedeutender Unterlagen, Transparenz und Vereinfachung von Aussonderung und Transfer ins Archiv. Registrieren: Unterlagen einem Geschäft zuordnen, sie mit Metadaten versehen und ins Ordnungssystem integrieren. Schutzfrist: Gesetzlich festgelegter Zeitraum von mindestens 30 Jahren, in dem archivierte Unterlagen des Bundes nicht öffentlich zugänglich sind. Details zu den gesetzlichen Schutzfristen finden Sie im BGA oder auf der Website des BAR. Stehen Unterlagen unter einer Schutzfrist, ist für deren Konsultation ein von der abliefernden Stelle genehmigtes Einsichtsgesuch notwendig. SIARD Suite: Tool für die Extrahierung von Daten aus relationalen Datenbanken. SIARD steht für Software Independent Archiving of Relational Databases. Transparenz: Zugänglichkeit von Informationen, welche die Verwaltungstätigkeit nachvollziehbar machen. 30

31 Begriffe Unterlagen: Alle aufgezeichneten Informationen, unabhängig vom Informationsträger, welche bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben empfangen oder erstellt worden sind, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. Vollständigkeit: 1. Alle Aufgaben der Verwaltungseinheit sind in der Aktenführung und im Ordnungssystem integriert. 2. Jeder Vorgang mit allen Arbeitsschritten ist nachvollziehbar. 3. Jedes Dokument hat seine vollständigen Metadaten und seine zugehörigen Prozessinformationen. Zuverlässigkeit: Korrekte Darstellung der Geschäftsvorgänge; Vollständigkeit der Unterlagen und Dossiers (gemäss ISO ). Ein Glossar in vier Sprachen (DE, FR, IT, EN) mit 50 Grundbegriffen aus dem Bereich der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER) finden Sie auf der Webseite der Bundeskanzlei: Verstehen Sie GEVER? 31

32 Die Rolle des Schweizerischen Bundesarchivs (BAR) Das Bundesarchiv ist das Dienstleistungs- und Kompetenzzentrum des Bundes für nachhaltiges Informationsmanagement. Es bewertet, sichert, erschliesst und vermittelt archivwürdige Unterlagen der Schweizerischen Eidgenossenschaft. Das Bundesarchiv schult, berät und unterstützt die Bundesämter bei Einführung und Betrieb von GEVER. Hilfsmittel, Kontakte und weitere Informationen finden Sie auf unserer Website ( Wir freuen uns, Sie bald persönlich in einem unserer Module zum Thema Informationsmanagement und GEVER begrüssen zu dürfen! Aktuelle Termine und Informationen zur Anmeldung finden Sie im Bereich Ausbildung auf unserer Website. 32

33 Besten Dank für Ihr Interesse am BASISMODUL Informationsmanagement. Klicken Sie auf den Link, um die Lernkontrolle zu starten.