Policy digitale Archivierung BL

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1 Kanton Basel-Landschaft Staatsarchiv Datum 11. April 2014 Referenz AutorIn Nebiker, Regula LKA Policy digitale Archivierung BL V 0.8 Stand Frühling Einleitung Ziel und Zweck Diese Policy ist ein Teil der kantonalen IT-Strategie, fasst die geltenden Grundsätze für die digitale Archivierung im Kanton BL zusammen, macht die Zuständigkeiten und Entscheidwege transparent und dient als Orientierungshilfe für die Kommunikation nach innen und aussen. Sie richtet sich an die folgenden Zielgruppen: Kantonale Verwaltung und Gerichte, Entscheidungsträger des Kantons, Öffentlichkeit ein paar Schlüsselsätze (als abstract am Schluss fertig formulieren) Für die digitale Archivierung gelten dieselben Anforderungen wie für andere Archivierungsformen. Sie muss insbesondere die Kriterien an Authentizität und Integrität erfüllen. Digital entstandene Unterlagen werden digital archiviert. Der Kantonale Standard für die digitale Langzeitarchivierung heisst SILO. SILO1 ist die erste realisierte Lösung von SILO und wird vom Staatsarchiv betrieben Dezentrale Archivierung aufgrund von SILO ist möglich. Voraussetzung ist die Erfüllung der Standards für die digitale Archivierung und eine vorgängige Archivierungsvereinbarung mit dem Staatsarchiv. 2 Archivierung im Kanton BL 2.1 Geltungsbereich und Gegenstand: Unterlagen oder Akten (information in context) Unterlagen im Sinne des Archivierungsgesetzes vom 11. Mai 2006 (ArchG) sind alle aufgezeichneten Informationen, unabhängig vom Informationsträger, die bei der Erfüllung der kantonalen Aufgaben empfangen oder erstellt worden sind, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind (ArchG 3).

2 Die Kernanforderungen an die Archivierung sind: Authentizität (echt) Integrität (physisch intakt und vollständig) Benutzbarkeit (auffindbar und verstehbar) 2.2 Der Lebenszyklus von Unterlagen: Archivierung als kontinuierlicher Prozess (records continuum) Der Archivierungsprozess steuert die Aufbewahrung von Vernichtung von Unterlagen vom Zeitpunkt ihrer Entstehung bis zur Vernichtung, respektive langfristigen Archivierung. Er umfasst alle Tätigkeiten bzw. Prozesse, die für die Sicherung und Zugänglichkeit der Informationen notwendig sind. Abb. 1: Lebenszyklus von Unterlagen Das Staatsarchiv (StABL) unterstützt, begleitet und kontrolliert den Archivierungsprozess in allen Phasen in Form von Beratung, Ausbildungen, gezielten Interventionen oder durch konkrete Eigenleistungen. Das StABL hat insbesondere folgende Aufgaben (ArchG 14): die Entscheidung über die Archivwürdigkeit von Unterlagen die Erhaltung der dauernd aufzubewahrenden Unterlagen des Kantons die Sicherstellung der Zugänglichkeit der aufbewahrten Unterlagen die Funktion als Fachstelle für Fragen der elektronischen Archivierung und Aktenführung 2.3 Bewertung (Bestimmung der Archivwürdigkeit) Die Stellen gemäss Geltungsbereich (ArchG 2a) sind verpflichtet, ihre Unterlagen aufzubewahren bis über deren Archivwürdigkeit entschieden worden ist. Sie führen strukturierte Ablagen (Papierablagen oder Informatiksysteme). Das Staatsarchiv entscheidet über die Archivwürdigkeit (ArchG 5) unter Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen aus den Spezialgesetzen. Nicht archivwürdige Personendaten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, müssen vernichtet werden (IDG 15). Die Stellen bieten dem StABL nicht mehr häufig benötigte Unterlagen regelmässig zur Archivierung an (ArchG 6 Anbietepflicht). Das StABL entscheidet in Zusammenarbeit mit den Dienststellen, ob die angebotenen Unterlagen archivwürdig sind (ArchG 5 Aufbewahrung und Vernichtung). Nicht archivwürdige Personendaten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, müssen vernichtet werden (IDG 15). Das Staatsarchiv übernimmt auch die zeitlich befristete Aufbewahrung bestimmter Unterlagen aus der Kantonsverwaltung. Als Faustregel gilt: was älter als 10 Jahre ist und aus irgendeinem Grund noch aufbewahrt werden muss, gehört ins Staatsarchiv

3 2.4 Zugänglichkeit: shared custody (Deutsch: 4-Augen Prinzip) Jede Dienststelle behält die Kontrolle über die von ihr abgelieferten Unterlagen im Staatsarchiv. Sie hat entsprechend auch immer Zugang zu ihren eigenen Unterlagen, wenn sie diese für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt und keine anderen gesetzlichen Bestimmungen entgegenstehen ( 10 ArchG). Archivierte Unterlagen sind für Dritte grundsätzlich zugänglich nach den Bestimmungen des Gesetzes über die Information und den Datenschutz vom 10. Februar 2011 (IDG) und des ArchG. Während 30 Jahre (bei Personendaten 100 Jahren) besteht eine Schutzfrist. Während dieser Frist muss die abliefernde Stelle ihr Einverständnis zur Einsicht durch Dritte erteilen (ArchG 12). 3 Digitale Archivierung 3.1 SILO Die Archivierungsstrategie des Kantons BL für digitale Unterlagen basiert auf ISO :2003 Open Archival Information System (OAIS). Die kantonale Umsetzung dieses Standards heisst SILO und besteht aus einem Set von ausgewählten Standards sowie spezifischer Hard- und Softwarekomponenten. SILO1 ist die erste realisierte Lösung auf der Grundlage von SILO und wird vom Staatsarchiv betrieben. Alle archivwürdigen Unterlagen des Kantons müssen innert nützlicher Frist nach den Standards von SILO gesichert und archiviert werden. Die Überführung der Unterlagen in SILO1 kann sowohl kontinuierlich und automatisiert aber auch in Etappen erfolgen. Eine dezentrale Archivierung ist grundsätzlich möglich, wo dies sinnvoll ist. Die dafür verwendeten Systeme entsprechen dem Konzept von SILO und werden nummeriert (SILOn). Das Staatsarchiv kontrolliert die Einhaltung der Standards und erhält die dafür notwendigen Rechte. 3.2 Prinzipien/Standards Die kantonale Standards für digitale Archivierung gelten für alle Unterlagen, die in digitaler Form archiviert werden, unabhängig davon, ob es sich dabei um Unterlagen handelt, die ursprünglich in digitaler Form erstellt wurden («born-digital») oder ob es sich um analoge Unterlagen handelt, die nachträglich digitalisiert wurden. Als langfristige digitale Archivierung gilt eine Aufbewahrungszeit von mehr als 10 Jahren. Bei der Archivierung von digitalem Archivgut werden die Anforderungen an Authentizität, Integrität und Benutzbarkeit mit technisch/organisatorischen Mitteln gewährleistet: Erhaltung der Substanz der digitalen Unterlagen: die Dateien bleiben innerhalb eines Migrationszyklus' auf der Ebene «bitstream» erhalten (Speicherung). Überführung (Konvertierung) des Informationsgehaltes in für die Langzeitarchivierung geeignete Dateiformate Erhaltung des Kontexts: durch archivische Erschliessung und durch die Erhaltung der Informationen mit bestimmten Metadaten bleiben die digitalen Unterlagen und deren Kontext darstellbar und interpretierbar. Lückenlose Nachvollziehbarkeit (Protokollierung, Checks) 3.3 Migrationsprinzip Die Archivierungsstrategie des Kantons BL beruht auf dem Migrationsprinzip. Digitale Unterlagen werden in Formaten erhalten, die jeweils den sich verändernden Bedingungen - 3 -

4 des Umfelds angepasst werden. Damit bleibt die Information erhalten und kann auch unter neuen Bedingungen genutzt werden. 3.4 Applikationsunabhängige Archivierung Der Kanton BL verfolgt die Strategie der Entkoppelung der Daten von ihren spezifischen IT- Umgebungen (Applikationen, Datenbanksystemen, Betriebssystemen, Hardware). Applikationen werden nicht archiviert. Hingegen werden die Dokumentationen zu den Applikationen (z. B. Datenbanken), aus denen die Daten stammen, archiviert, soweit dies für die Nachvollziehbarkeit der Geschäftstätigkeit (ArchG 1) und für die Benutzbarkeit der Daten notwendig ist (z. B. mit Datenmodellen, Handbüchern oder Abbildungen von Ein- oder Ausgabemasken, die für geschäftsrelevante Funktionen der Applikationen eine Bedeutung hatten). 3.5 Keine Archivierung von Hardware Das digitale Archiv ist primär auf die Erhaltung des Inhalts von Unterlagen in ihrem Kontext ausgelegt. Hierfür ist die Erhaltung der originalen Trägermedien weder notwendig noch sinnvoll. Deshalb werden die Daten für die Archivierung auf die dafür vorgesehene Speicherinfrastruktur des Kantons BL übertragen. Ist dieser Prozess erfolgreich abgeschlossen, können die Daten auf den ursprünglichen Trägermedien gelöscht werden. 4 Überführung von digitalen Unterlagen in SILO1 (Ablieferung) 4.1 Datenanalyse/Bewertung Die Bestimmung der Archivwürdigkeit von Unterlagen erfolgt wo immer möglich prospektiv. Dies ermöglicht es, archivwürdige Unterlagen frühzeitig zu identifizieren und rechtzeitig die Überführung ins Langzeitarchiv aufzugleisen. Mit der Datenanalyse wird bestimmt, ob und in welcher Form Daten ins digitale Langzeitarchiv übernommen werden. 4.2 Übernahme Die Übernahme von digitalen Unterlagen in SILO1 gilt als Normalfall. Dezentrale Lösungen von SILO müssen mit dem StABL abgesprochen werden. Mit der aktenproduzierenden Stelle wird vereinbart, in welcher Form die zur Langzeitarchivierung bestimmten digitalen Daten aus dem System extrahiert werden. Dies kann auf unterschiedliche Weise erfolgen: die Bereitstellung der Primär- und der zugehörigen Metadaten (Export) die Konvertierung der Dateien in archivtaugliche Formate (nach Vereinbarung) wenn bereits vorhanden: über eine programmierte Archivschnittstelle (?) 4.3 Archivische Aufbereitung Es werden weder verschlüsselte noch Passwort geschützte Dateien in SILO1 übernommen. Das Staatsarchiv erstellt ein archivfähiges Datenpaket und führt alle dafür notwendigen Qualitätsprüfungen durch. Jede digitale Ablieferung durchläuft eine Qualitätsprüfung. Erst wenn der Archivierungsprozess erfolgreich abgeschlossen ist, können die abgelieferten Daten im originalen System gelöscht werden

5 5 Datenverwaltung (Data Management) 5.1 Metadaten Das StABL stellt sicher, dass die digital archivierten Unterlagen einwandfrei identifizierbar und auffindbar sind. 5.2 Infrastruktur und Speicherbewirtschaftung (Archival Storage Management) Die digitalen Unterlagen des Kantons BL werden in der dafür bereitgestellten kantonalen Speicher-Infrastruktur archiviert. Drei Kopien werden auf einer speziell abgesicherten Infrastruktur mit kontrolliertem und limitiertem Zugriff gespeichert. Die Speicher sind auf unterschiedliche geografische Standorte verteilt. Der Kanton BL verwendet für die Speicherung der archivierten Daten bewährte Speichertechnologien. Das StABL bewirtschaftet innerhalb dieser Infrastruktur ein "digitales Magazin" für sämtliche abgelieferten digitalen Unterlagen und übernimmt die Verantwortung für die fachgerechte digitale Archivierung (SILO1). In Absprache mit dem StABL können bestimmte digitale Unterlagen innerhalb dieser Infrastruktur auch von den Dienststellen direkt archiviert werden, sofern dies vorgängig in Form einer Archivierungsvereinbarung mit dem Staatsarchiv festgehalten worden ist (SILOn). 5.3 Bestandserhaltung (Preservation Planning) Bei Erhaltungsmassnahmen auf Unterlagenebene wird sichergestellt, dass die Versionskette von der aktuellen Version bis zum Original rückverfolgbar bleibt. Grundlage für die Planung von Erhaltungsmassnahmen ist die Verfolgung der weltweiten Entwicklung der digitalen Preservation. Erhaltungsmassnahmen werden immer zuerst in einer Testumgebung getestet. Die Resultate werden anschliessend evaluiert, danach erfolgt die produktive Umsetzung der geplanten Erhaltungsmassnahmen. 6 Zugang zu digitalem Archivgut (Access) 6.1 Arten des Zugangs Massgebend für den Zugang zu den archivierten Unterlagen sind die Bestimmungen des IDG und des ArchG Der Zugriff auf digital archivierte Unterlagen gestaltet sich je nach Art der Benutzung unterschiedlich: Spezifische Unterlagen werden für bestimmte Benutzer auf eine geeignete Weise für den Zugriff bereitgestellt. Für die Vermittlungsformate ist keine Standardisierung vorgesehen. Digitale Unterlagen für die abliefernden Stellen (eigene Unterlagen) werden auf geeignete Weise zugänglich gemacht. Die Zugriffsweise ist jeweils zwischen dem StABL und der abliefernden Stelle zu vereinbaren. Das StABL publiziert ausgewählte Unterlagen nach Bedarf und organisiert den Zugriff online. 7 Sicherheit 7.1 Schutz vor unbefugtem Zugriff Die im digitalen Archiv gesicherten Unterlagen werden während dem gesamten Archivierungsprozess vor unbefugtem Zugriff geschützt. Der Zugriff auf die Unterlagen wird mit klar definierten Prozessen und Verfahren geregelt, erteilt und kontrolliert. Mittels Benutzerkennung wird der Zugriff auf einen bestimmten Personenkreis eingeschränkt. Jede Veränderung wird durch Logdateien festgehalten. Die Policy wird periodisch überprüft und wenn nötig angepasst