Kooperationsvereinbarung

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1 Kooperationsvereinbarung zwischen der Agentur für Arbeit Herford (nachstehend Arbeitsagentur), vertreten durch die Vorsitzende der Geschäftsführung, und dem Jobcenter Herford (nachstehend Jobcenter), vertreten durch den Geschäftsführer, sowie dem Kreis Herford (nachstehend Kreis), vertreten durch den Landrat, zur Einrichtung und zum Betrieb eines INTEGRATION POINTS Präambel Krieg, Gewalt sowie politische Instabilität sind wesentliche Ursachen, warum derzeit so viele Menschen ihre Heimat verlassen und in die Flucht getrieben werden. Auch die Städte und Gemeinden im Kreis Herford nehmen derzeit in sehr hohem Maße Asylsuchende und Flüchtlinge auf. Diese Menschen hoffen darauf, hier sicher und angstfrei leben zu können. Damit stehen sie vor einer doppelten Herausforderung: neben der Ankunft in einem für sie fremden Land mit fremder Sprache, fremden Strukturen und fremder Kultur gilt es oft auch, traumatische Erfahrungen zu verarbeiten. Willkommen zu sein und die frühzeitige Integration in die örtliche Gemeinschaft sind wichtige Voraussetzungen für ein respektvolles und friedliches Zusammenleben. Das stellt alle Beteiligten und Verantwortlichen im Kreis vor große Herausforderungen. Ein großer Teil dieser Menschen wird auf Dauer hier bleiben. Es ist daher von großer Bedeutung, bei den Flüchtlingen, die über eine hohe Bleibeperspektive verfügen, Fragen der Integration in Arbeit oder Ausbildung von Anfang an mit aller Kraft anzugehen. Eine frühzeitige Arbeitsmarktintegration ist einerseits eine wesentliche Voraussetzung zur gesellschaftlichen Integration, andererseits kann dadurch auch Langzeitarbeitslosigkeit mit all ihren negativen Folgen vermieden werden. Und nicht zuletzt kann sie dazu beigetragen, dem Fachkräftemangel entgegen zu wirken. Asylsuchende, anerkannte Flüchtlinge sowie Geduldete mit Arbeitsgestattung können viel früher als bisher durch Arbeitsagenturen und Jobcenter bei der Integration in Ausbildung und Arbeit betreut und unterstützt werden. Hier setzt die gemeinsame zentrale Ansprache, Beratung und Unterstützung von Flüchtlingen durch die beteiligten Akteure im Kreis Herford in Form des INTEGRATION POINTS (nachstehend IP) an. Dabei gilt es als besondere Herausforderung sicherzustellen, dass sowohl der Zugang in die Anlaufstelle, der Rechtskreiswechsel während der Betreuung im IP sowie die Ausmündung aus diesem in die Regelorganisation ohne Brüche ausgestaltet werden. Mit dem IP möchten die Kooperationspartner im Kreis Herford eine ganzheitliche, vernetzte und nachhaltige Betreuung durch Bündelung der Fähigkeiten aller Beteiligten erreichen. Die Akteure sind sich dabei einig in dem Ziel, ihre jeweiligen Kompetenzen und Instrumente in einem abgestimmten Prozess der frühzeitigen Integration in Arbeit oder Ausbildung einzubringen. Eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit ist dafür unerlässlich. In einem ständigen Lernprozess sollen die Einzelheiten der Zusammenarbeit unter Beachtung der lokalen Rahmenbedingungen festgelegt und aufbauend auf bereits bestehenden örtlichen Kooperationsstrukturen kontinuierlich ausgebaut werden. 1

2 1 Gründung Der von der Agentur für Arbeit Herford, dem Jobcenter Herford und Kreis Herford gegründete IP hat am mit Sitz im Gebäude der Arbeitsagentur, Hansastr. 33, Herford seinen Betrieb aufgenommen. Dessen Dienstleistungen werden außerhalb dieser festen Anlaufstelle zur Ermöglichung kurzer Wege auch mobil angeboten. 2 Ziele und Aufgaben (1) Ziel des IP ist es, alle für die Arbeit mit Flüchtlingen relevanten Akteure und deren Ressourcen und Dienstleistungen rechtskreisübergreifend in einer gemeinsamen Anlaufstelle der Arbeitsagentur und des Jobcenters zur Beratung und Vermittlung von Flüchtlingen mit Lotsenfunktion so zu bündeln und zu vernetzen, dass frühzeitig eine möglichst nachhaltige Integration in den Arbeits- und Ausbildungsmarkt erreicht wird. Der Kreis wird insbesondere aus den Bereichen Ausländerbehörde, Schulverwaltungsamt, Jugendamt und Kommunales Integrationszentrum virtuell unterstützen. (2) Zu seinen Aufgaben gehören unter anderem alle zielgruppenbezogenen Dienstleistungen, insbesondere die frühzeitige Ansprache bereits während des Asylverfahrens, vertiefte Kompetenzfeststellungen, eine ganzheitliche Betreuung und Vermittlung in allgemeine Hilfsangebote und Sprachförderung, die Einleitung und Begleitung der Anerkennungsverfahren, Aktivierungs- und Qualifizierungsmaßnahmen sowie der Aufbau eines strukturierten Übergabemanagements zur Vermeidung von Friktionen bei einem Rechtskreiswechsel. Darüber hinaus gehören auch zielgruppenübergreifende Aufgaben wie insbesondere der Netzwerkaufbau und die Verzahnung mit Angeboten von zuständigen Dritten zu den Aufgaben des IP. (3) Mit Hilfe der Beratung sollen berufliche Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten systematisch erschlossen, ggf. mit einer anschließenden Förderung ausgebaut und durch intensive Betreuung eine Integration am Arbeitsmarkt und am Ausbildungsmarkt erreicht werden. (4) Aufgabe des IP ist es auch, Informationen über die gesamten Integrationsprozesse für Arbeitgeber, Träger und weitere Beteiligte bereitzustellen. 3 Zielgruppe (1) Erste Anlaufstelle ist der IP für Personen mit einer Bescheinigung über die Meldung als Asylsuchende (BÜMA) einer Aufenthaltsgestattung einer Duldung nach 60a Aufenthaltsgesetz, wenn ein rechtmäßiger und dauerhafter Aufenthalt zu erwarten ist ( hohe Bleibewahrscheinlichkeit ) und für absehbare Zeit ein grundsätzlicher Arbeits- und Ausbildungsmarktzugang besteht. Der entsprechend zwischen den Kooperationspartnern abgestimmte und regelmäßig fortgeschriebene Kriterienkatalog ist als Anlage beigefügt. Im IP verbleiben auch diejenigen Personen, die aufgrund einer laufenden Prüfung des BAMF zu Überstellungen im Dublin III-Verfahren noch nicht in einen Integrationskurs einmünden können. (2) Der IP ist auch erste Anlaufstelle für Flüchtlinge mit positiver Entscheidung des BAMF über den Asylantrag (Asylberechtigte, anerkannte Flüchtlinge, subsidiär Schutzberechtigte) bzw. der Ausländerbehörde über einen Aufenthaltstitel als Kontingentflüchtling oder im Rahmen eines humanitären Aufenthalts. Für den Bereich Markt und Integration gilt dies für alle Rechtskreiswechsel in die Grundsicherung für Arbeitsuchende ab dem

3 4 Ressourcen (Personal, Infrastruktur, Betreuungsschlüssel) (1) Zur Erreichung der Ziele und Erfüllung der Aufgaben stellen die Vertragspartner Arbeitsagentur und Jobcenter sowohl dem IP als auch der jeweiligen eigenen Regelorganisation ausreichend geeignetes Personal zur Verfügung. Die Rechtsstellung sowie die dienst- und fachaufsichtlichen Regelungen für das in die Bürogemeinschaft entsandte Personal bleiben unberührt. Eine auf dem aktuellen Stand zu haltende Auflistung des in der Bürogemeinschaft zusammengefassten Personals liegt als Anlage bei. (2) Der Personalbedarf ist laufend zu überprüfen. Vorerst wird ein Betreuungsschlüssel von 1: 100 angestrebt. Der Betreuungsschlüssel kann aus fachlichen Erwägungen im Bedarfsfall angepasst werden. Quantitative Anpassungen orientieren sich an den rechtskreisbezogenen Kundenanteilen im IP. Im IP-Steuerungskreis kann auch eine veränderte Zugangs- und Abgangssteuerung vereinbart werden. (3) Um dem rechtskreisübergreifenden Ansatz des IP gerecht werden zu können, wird das Personal aus den jeweiligen Regelorganisationen nach Möglichkeit gemeinsam geschult bzw. ergänzend in beiden Rechtskreisen SGB III und SGB II. (4) Der IP nutzt neben den eigenen Räumlichkeiten in der Hauptagentur Herford auch die Liegenschaften insbesondere der Arbeitsagentur, des Jobcenters und der Kommunen, um seine Dienstleistungen auch mobil und dezentral anzubieten. 5 Beteiligte, Netzwerkpartner, Einheitliche/r Ansprechpartner/in (1) Die rechtskreisübergreifende Struktur des IP ist als Bürogemeinschaft der Arbeitsagentur und des Jobcenters konzipiert, d.h. jeder Rechtskreis stimmt seine Aufgabenwahrnehmung zwar intern ab, verantwortet diese aber eigenständig. Für die Vertretung nach außen benennen die Vertragspartner einen einheitlichen Ansprechpartner bzw. eine einheitliche Ansprechpartnerin. Über die Stellvertretung ist sicherzustellen, dass beide Partner in der Leitung vertreten sind (s. Anlage) (2) Die Arbeitsagentur beteiligt sich neben den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im IP mit allen operativen Einheiten über konkrete Ansprechpartner. (3) Das Jobcenter bringt sowohl Kräfte der Arbeitsvermittlung als auch des Fallmanagements Arbeit und Sprache ein. (4) Der Kreis unterstützt die Arbeit des IP zusätzlich zu den in 2 Abs. 1 genannten Bereichen durch seine Koordinierungsfunktion im Rahmen des Netzwerkes für Integration und Vielfalt im Kreis Herford (widunetz) und gegenüber den kreisangehörigen Städten und Gemeinden (u.a. Sozialämter, AsylbLG-Stellen). (5) Im Sinne des Netzwerkgedankens streben die Kooperationspartner an, weitere lokale Akteure in die Kooperation einzubeziehen. Möglichst aktive Rollen und eine enge Abstimmung werden daher insbesondere mit - den kreisangehörigen Städten und Gemeinden - der Ausländerbehörde der Stadt Herford - den Jugendämtern der Städte Bünde, Herford und Löhne - Migrationsdiensten - Sprachkursträgern und beruflichen Qualifizierungsträgern - Berufskollegs und (Fach-)Hochschulen - dem Netzwerk IQ - Bleiberechtsnetzwerken/Flüchtlingsorganisationen 3

4 - Arbeitgeberverband - Industrie- und Handelskammer/Handwerkskammer - Wohlfahrtsverbänden - mit den zuständigen regionalen Ansprechpartnern des BAMF angestrebt. In den Fällen, in denen eine räumliche Zusammenarbeit im IP nicht oder derzeit nicht leistbar ist, wird eine virtuelle Zusammenarbeit angestrebt. Der IP wirkt darauf hin, dass die beteiligten Akteure und Netzwerkpartner sich gegenseitig über personelle oder strukturelle Veränderungen (z.b. zuständige Ansprechpartner und deren aktuelle Kontaktdaten) sowie über relevante Änderungen hinsichtlich der Zielgruppe (z.b. gesetzliche Änderungen, Änderungen in Verfahrensabläufen usw.), ggf. auch in Form entsprechender Schulungsangebote informieren. Weiter ist beabsichtigt, dass sich die beteiligten Akteure und Netzwerkpartner bei Informationsveranstaltungen und Qualifizierungsangeboten für Dritte bei Bedarf gegenseitig unterstützen. 6 Zugangssteuerung (1) Alle in 3 Abs. 1 genannten Personen können die Dienstleistungen des IP freiwillig in Anspruch nehmen. Dies kann aufgrund initiativer Ansprache oder durch freien Zugang erfolgen. Insbesondere mit Blick auf eine zielgerichtete Zugangssteuerung kommt bei beiden der Zusammenarbeit mit den Kommunen und den Ausländerbehörden eine entscheidende Bedeutung zu. Fokus stehen für die SGB III-Kunden die Asylbewerber und Flüchtlinge aus den Ländern mit einer hohen Bleibewahrscheinlichkeit. (2) Für SGB II-Leistungsberechtigte nach 3 Abs. 2 ist der Zugang in den IP verpflichtend, soweit nicht bereits eine Betreuung während des laufenden Asylverfahrens erfolgt ist. In diesem Fall ist insbesondere eine unverzügliche intensive Abstimmung zwischen IP und den kommunalen AsylbLG-Stellen bzw. beiden Ausländerbehörden zwingend. (3) Die Kundenaufteilung auf die Beratungs- und Vermittlungsfachkräfte ist festzulegen (siehe Anlage). 7 Prozessabläufe, Verfahrensfragen, Schnittstellen (kundenbezogene und kundenübergreifende Aufgaben und Arbeitsweisen) (1) An jeder Stelle des Prozesses ist zu überprüfen, ob eine Integration in den Ausbildungsund Arbeitsmarkt möglich ist. Um die Nachhaltigkeit einer Integration zu sichern, kann der IP berufsbegleitende Unterstützungsangebote für Arbeitnehmer und Arbeitgeber anbieten. Ist eine unmittelbare Integration z.b. aufgrund fehlender Sprach- oder Fachkenntnisse oder fehlender bzw. nicht anerkannter Schul- oder Berufsabschlüsse nicht möglich, steht der Erwerb von Sprachkenntnissen im Vordergrund. (2) Der Einsatz von Dolmetschern ist insbesondere in der ersten Phase der Kontakte mit dem Kunden unerlässlich, dabei werden Dolmetscher bedarfsweise und fallangemessen hinzugezogen. (3) Die Erreichbarkeit des IP soll innerhalb der üblichen Öffnungszeiten von Agentur und Jobcenter sichergestellt werden. Zudem stehen für eine Kontaktaufnahme auch alle anderen Kommunikationswege zur Verfügung. Die Kontaktaufnahme kann auch über die übrigen Einrichtungen der Agentur und des Jobcenters erfolgen, in diesem Fall werden die entsprechenden Vorgänge intern weiter geleitet. 4

5 (4) Die Aufgaben der Flüchtlingsarbeit im Bereich Geldleistungen SGB II im Jobcenter Herford werden dezentral in den originären leistungsgewährenden Stellen vorgenommen (Regelinstrument). Spezielle Ansprechpartner/innen für die Flüchtlingsarbeit in den Teams (Flüchtlingskoordinatoren) können bei Spitzenbelastungen zentral zusammengefasst werden. Für dringliche leistungsrechtliche Fragen zum SGB II steht der Antragsservice des Jobcenters am Hauptstandort zur Verfügung. (5) Die Zusammenarbeit mit den Ausländerbehörden wird in einer gesonderten Anlage beschrieben. (6) Der gemeinsame Arbeitgeberservice ist Ansprechpartner für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber in Fragen zur Einstellung von Flüchtlingen (Vorrangprüfung, Arbeitserlaubnis, Nachqualifizierung, begleitende Sprachförderung etc.) Bei der Besetzung konkreter Ausbildungs- und Arbeitsstellen sind auch Bestandskunden (z.b. bereits länger anerkannte oder als Mitglieder einer Bedarfsgemeinschaft im Rechtskreis SGB II betreute Flüchtlinge) der Regelorganisationen zu berücksichtigen. (7) Die Berufsberatung stellt eine zielgruppenadäquate Beratung sowohl für Jugendliche als auch für Erwachsene sicher. (8) Der Berufspsychologische Service (BPS) kooperiert mit dem IP bei der Entwicklung bzw. Anpassung seiner Verfahren hinsichtlich der Zielgruppe. (9) In der Sprachförderung kooperieren die beteiligten Akteure BAMF, Sprachkursträger, IP und Fallmanagement Arbeit und Sprache des Jobcenters eng miteinander, um vorhandene Kapazitäten adäquat nutzen und ergänzende Angebote wie z.b. Qualifizierungsmaßnahmen mit integrierter Deutschförderung entwickeln zu können. (10) Die Kooperationspartner informieren sich und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gegenseitig über personelle oder strukturelle Veränderungen (z.b. zuständige Ansprechpartner) sowie andere relevante Änderungen hinsichtlich der Zielgruppe und bieten ggf. entsprechende Schulungen an. (11) Im Übrigen wird auf bestehende Schnittstellenpapiere und Vereinbarungen verwiesen. 8 Verbleibsdauer (1) Solange die Kontrollfrage, ob durch die Betreuung im IP noch ein Mehrwert für die Kundin bzw. den Kunden erreicht werden kann, positiv beantwortet wird, verbleibt diese/r grundsätzlich in der bisherigen Betreuung des IP; dies gilt auch nach einem zwischenzeitlichen Rechtskreiswechsel. (2) Die Betreuung des Kunden sollte so lange im IP erfolgen, bis spezifische im Kontext des Status als Flüchtlinge bestehende Handlungsbedarfe erledigt sind, da im IP diese spezifischen Bedarfslagen gebündelt und in entsprechende Bedarfe umgesetzt werden können. (3) Sowohl aus kundenbezogenen als auch aus Kapazitätsgesichtspunkten erscheint es jedoch sachgerecht, die Verbleibsdauer individuell zu begrenzen. Der zwischen den Kooperationspartnern abgestimmte Kriterienkatalog, wann der Wechsel vom IP in das Regelsystem zu vollziehen ist, ist als Anlage beigefügt. Die Vertragspartner verpflichten sich, diese Bestimmungen zur Umsetzung entsprechend dem zunehmenden praktischen Erfahrungswissen einvernehmlich weiterzuentwickeln. (4) Die Verbleibsdauer, die grundsätzlich nicht über 12 Monate hinausgehen sollte, wird unter Berücksichtigung des Betreuungsschlüssels ggf. angepasst, die Entscheidung darüber erfolgt durch den IP-Steuerungskreis. 5

6 9 Übergangsmanagement/Abgangssteuerung (1) Grundvoraussetzung für eine optimale Übergabe an die Regelorganisation sind gut gepflegte Bewerberdaten. In Einzelfällen sind telefonische oder persönliche Übergaben zwischen den beteiligten Integrationsfachkräften, ggf. in Anwesenheit der Kunden, angezeigt. Letzteres gilt insbesondere dann, wenn kundenbezogene Zertifikate und Dokumente, z.b. nach Abschluss eines Sprachkurses oder im Kontext eines laufenden Anerkennungsverfahrens, die für das weitere Verfahren entscheidend sind, gesichtet werden müssen. (2) Anzustreben ist eine über den Rechtskreiswechsel hinaus größtmögliche Kontinuität hinsichtlich des Begleit- und Betreuungspersonals o.ä. In Absprache mit den Kunden sind ggf. involvierte Dritte über den Rechtskreiswechsel und die nun zuständige Integrationsfachkraft in Kenntnis zu setzen. (3) Im Übrigen wird auf die geltenden Regelungen bezüglich des 4-Phasen-Modells und der Integrationsprozesse verwiesen. 10 Datenübermittlung (1) Um bis zum Inkrafttreten angekündigter rechtlicher Neuregelungen eine insbesondere im Interesse der Kunden liegende reibungslose Zusammenarbeit sicherzustellen, ist von den betreuten Flüchtlingen eine Einverständniserklärung zur Datenübermittlung einzuholen. Eine Mustererklärung in mehrsprachigen Ausführungen liegt als Anlage bei. (2) Bei Kunden, deren Daten z. B. über die Kommunen an den IP weitergeleitet werden, erfolgt die Datenschutzerklärung durch Unterschrift im (Mini-) Arbeitspaket der BA. (3) Die Vertragspartner stellen das bei ihnen vorhandene Datenmaterial untereinander kostenfrei zu Verfügung, um insbesondere die nötige Transparenz aber auch Basis für weitere Planungsentscheidungen zu gewährleisten. 11 Besprechungsformate, Kommunikation (1) Folgende Besprechungsformate finden regelmäßig und ggf. anlassbezogen statt: strategische Abstimmungsgespräche des IP-Steuerungskreises (Geschäftsführungs- bzw. Dezernatsebene von Arbeitsagentur, Jobcenter und Kreis) operative Abstimmungsgespräche der für die IP-Mitarbeiter/innen zuständigen Team- und Bereichsleitungen von Arbeitsagentur und Jobcenter Dienstbesprechungen aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des IP. Die jeweilige Sitzungshäufigkeit sowie Federführung wird einvernehmlich zwischen den Kooperationspartnern festgelegt. (2) Auf der Ebene des Kreises Herford finden verschiedene Formate zu dem Thema Migration statt (widunetz, Veranstaltungen des Kommunalen Integrationszentrums, ), an denen die Akteure im IP regelmäßig eingebunden sind. (3) Die den IP betreffende Öffentlichkeitsarbeit wird zwischen den Pressestellen der Kooperationspartner im Vorfeld abgestimmt. Um einen hohen Wiedererkennungswert zu erreichen, verwenden alle drei Kooperationspartner neben der einheitlichen Wort- /Bildmarke des IP jeweils die Logos der anderen Partner gleichberechtigt auf allen Veröffentlichungen. 6

7 13 Notfallkonzept Für den Fall einer unvorhergesehenen Überlastung des IP ist ein Notfallvorsorgekonzept erstellt. Dabei sind insbesondere folgende Punkte zu berücksichtigen: Ziele des Notfallmanagements Funktionsweise eines Frühwarnsystems Priorisierung der IP-internen Geschäftsprozesse Vorschaltung eines zentralen SGB II-Antragsservices zur Sicherstellung einer nahtlosen Leistungsgewährung vorübergehende Verstärkungen aus den Regelorganisationen Das Notfallkonzept wird in einer gesonderten Anlage beschrieben. 15 Förderangebote (1) Die Planung, Umsetzung und Evaluation der Integrationsstrategien und Arbeitsmarktdienstleistungen für Flüchtlinge erfolgt unter Berücksichtigung des für alle Zielgruppen zu erbringenden Kerngeschäfts in enger Abstimmung zwischen den Akteuren. Soweit möglich werden die Entscheidungen über Bedarfe und die qualitative Ausgestaltung der Maßnahmen rechtskreisübergreifend getroffen. (2) Dabei werden insbesondere die Entwicklung der Flüchtlingszahlen, der Ablauf der Entscheidungsprozesse beim BAMF sowie weitere Faktoren (Stichworte: Wanderungsbewegungen, Familiennachzug usw.,) berücksichtigt. 16 Vereinbarungsdauer (1) Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft und gilt bis zum Sie verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, wenn kein Vertragspartner diese mit einer Frist von sechs Monaten zum Jahresende schriftlich kündigt. (2) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Vertragsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der Zielsetzung am nächsten kommen, die die Vertragsparteien mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben. Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich der Vertrag als lückenhaft erweist. (3) Bei Änderungen von Gesetzen und Verordnungen, die sich auf diesen Vertrag auswirken, wird vereinbart, in angemessener Frist Verhandlungen über eine ggf. notwendige Vertragsanpassung aufzunehmen. Herford, den (Schwietert) (Müller) (Binnewitt) Agentur für Arbeit Herford Kreis Herford Jobcenter Herford 7