FAQ zu Fragen rund um SEPA und zu den Änderungen der Sonderbedingung zum Lastschriftverkehr und zum Lastschrifteinzug

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1 FAQ zu Fragen rund um SEPA und zu den Änderungen der Sonderbedingung zum Lastschriftverkehr und zum Lastschrifteinzug 1. Allgemeine Fragen Was ändert sich eigentlich nun tatsächlich? Die Änderung der Sonderbedingungen ermöglicht es, bestehende Einzugsermächtigungen auch nach Umstellung auf das SEPA-Verfahren weiter zu nutzen, so dass für Sie zunächst kein Umstellungsaufwand entsteht, d.h. Sie müssen die bestehenden Einzugsermächtigungen nicht neu erteilen. Sie können zukünftig Widerspruch gegen Lastschriftbelastungen nun 8 Wochen ab Buchungstag einlegen (statt heute 6 Wochen nach Zugang des Rechnungsabschlusses). Wie schon bei anderen Lastschriftverfahren vereinbaren wir mit Ihnen für eine Unterrichtung ein Benachrichtigungsentgelt, das wir auch im Preis- und Leistungsverzeichnis ausweisen. Was ist ein Mandat? Ein Mandat ist vergleichbar mit der heutigen Einzugsermächtigung. Der Unterschied liegt darin, dass ein Mandat wesentlich mehr Informationen enthält wie z.b. Mandats-Referenz, Gläubiger-ID, IBAN und BIC, uvm. Ich bekomme von Unternehmen neue Mandate zugeschickt, muss ich darauf reagieren? Wenn Sie dem Unternehmen, welches Ihnen das Mandat zugesandt hat, bereits in der Vergangenheit eine Einzugsermächtigung erteilt haben, so können Sie das Mandat bedenkenlos unterschreiben. Andere Firmen werden Sie anschreiben und Sie darüber informieren, dass die bestehende Einzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat gewandelt wird. Was sind IBAN und BIC? Die IBAN ist Ihre internationale Kontonummer; sie setzt sich zusammen aus dem Länderkennzeichen DE, der 2- stelligen Prüfziffer, der 8-stelligen Bankleitzahl und der 10-stelligen Kontonummer. Sie finden Ihre IBAN z.b. auf Ihrem Kontoauszug oder auf der Rückseite Ihrer VR-BankCard. Der BIC ist die internationale Bankleitzahl für jedes Kreditinstitut. Er hat eine Größe zwischen 8 und 11 Stellen. Der BIC unseres Hauses lautet: GENODE51WEN. Der BIC wird gelegentlich auch SWIFT-Code genannt. Ab wann muss ich meine Zahlungsaufträge mit IBAN erteilen? Für den innerdeutschen Zahlungsverkehr kann sie seit einigen Jahren genutzt werden, muss es aber nicht. Ab 01. Februar 2014 wird die Nutzung der IBAN verpflichtend. 2. Fragen der Lastschrift-Einreicher Warum schicken Sie mir so viel Papier zu? Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen sind wir verpflichtet, Sie über Änderungen im Vertragsverhältnis Kunde-Bank schriftlich 2 Monate vorher zu informieren. Diese Änderung gilt bundesweit für alle Kreditinstitute. Ich ziehe doch gar keine Lastschriften ein Es kann durchaus sein, dass Sie in früheren Tagen mit uns eine Lastschriftvereinbarung getroffen haben, diese aber nicht mehr benötigen. Wenn Sie es wünschen, löschen wir das Lastschrifteinreichungslimit. Was ändert sich konkret? Ab dem dürfen Sie keine Lastschriften im bisherigen Format mehr einziehen. Es können dann nur noch die beiden SEPA-Lastschriftverfahren Basis-Lastschrift und Firmen-Lastschrift für Lastschrifteinzüge genutzt werden.

2 Was ist eine Gläubiger ID? Die Gläubiger-ID ist eine Kennung, die es ermöglichen soll, Sie als Einreicher einer SEPA-Lastschrift eindeutig zu identifizieren. Die Gläubiger-ID erhalten Sie kostenlos von der Deutschen Bundesbank. Die Beantragung ist formlos ausschließlich im Internet unter: möglich. Im Zusammenhang mit der Mandats-Referenz ist jede Lastschrifteinreichung eindeutig identifizierbar. Auf unserer Internetseite befindet sich ein direkter Link zur entsprechenden Internetseite der Deutschen Bundesbank. Was muss ich tun, wenn ich die Gläubiger-ID beantragt habe? Sie erhalten in der Regel innerhalb von drei Geschäftstagen eine von der Deutschen Bundesbank, worin Ihnen Ihre Gläubiger-ID mitgeteilt wird. Übertragen Sie diese ID in die Ihnen zugesandte Inkassovereinbarung. Senden Sie bitte die unterschriebene Inkassovereinbarung baldmöglichst an uns zurück. Warum benötigt die Volksbank meine Gläubiger-ID? Damit Sie die SEPA-Lastschrift-Verfahren nutzen können, müssen wir eine neue Lastschrift- Inkassovereinbarung mit Ihnen abschließen, hierfür benötigen wir die Gläubiger-ID. Was ist eine Mandats-Referenz? Das ist eine eindeutige Kennzeichnung des Mandats bei Ihnen, unter der Sie Ihre Kunden organisieren. Diese Kennung ist frei definierbar und kann sowohl Buchstaben und/oder Zahlen beinhalten. z.b. die Kundennummer/Mitgliedsnummer sein. Ich bin Kassenwart eines Vereins, was muss ich tun? Im Folgenden nur eine kleine Auswahl von anstehenden Änderungen: Prüfen Sie Ihre Vereins-Software auf SEPA-Fähigkeit und besorgen Sie sich ein evtl. notwendiges Update von Ihrem Hersteller. Wir bieten Ihnen zur Unterstützung Ihres elektronischen Zahlungsverkehrs unsere Banking-Software PROFI cash an. Wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer oder unseren EBL-Berater, Herr Helmut Brandt, Telefon: ( ) ; Vor dem ersten Einzug einer SEPA-Lastschrift sind alle Zahlungspflichtigen anzuschreiben. Künftig wird jede Lastschrift mit Fälligkeitstag angekündigt. Bitte beachten Sie auch unsere Checkliste für Vereine Fit für SEPA Unser Verein hat die Lastschrift-Einzüge bisher über die St. Wendeler Volksbank verwaltet. Werden diese Lastschriften auch künftig ausgeführt? Ab 2013 können diese Lastschriften nicht mehr von uns ausgeführt werden. Bis dahin müssen die Aufträge von den Vereinen übernommen und selbst verwaltet werden. Wir bieten Ihnen selbstverständlich auch hierfür unsere Unterstützung an. Mit PROFI cash stellen wir Ihnen ein Zahlungsverkehrs-Programm zur Verfügung, das bereits heute in der Lage ist, Ihre Aufträge den SEPA- Anforderungen entsprechend zu bearbeiten. Wir stellen Ihnen neben dem Programm auch alle bei uns verwalteten Lastschrift-Aufträge Ihres Vereins zur Verfügung. Ein Neuerfassung Ihrer Aufträge ist nicht notwendig. Für den Verein ist lediglich ein PC mit Internetzugang und Onlinebanking-Zugang notwendig. Kann ich nach dem noch mit Einzugsermächtigungen arbeiten? Ja, diese werden automatisch zu Mandaten wenn sie schriftlich und im Original vorliegen. Für neue Zahlungspflichtige sollten Sie künftig jedoch nur noch mit Mandaten arbeiten. Ich habe gelesen, dass Lastschriften künftig nicht mehr beleghaft eingereicht werden können. Es gibt tatsächlich keine Lastschriftbelege für SEPA-Lastschriften, diese können nur über ebanking eingezogen werden. Bei Fragen helfen Ihnen Ihr Kundenberater sowie unser EBL-Berater, Herr Helmut Brandt gerne weiter. Ich habe von Ihnen ein EC-Karten-Terminal an meiner Ladenkasse stehen (und reiche sonst keine LS ein). Was habe ich zu tun? Bis auf weiteres können Sie Kartenzahlungen ohne Einschränkungen weiter nutzen.

3 3. Allgemeine Fragen zur (Basis-)Lastschrift Ist eine SEPA-Lastschrift ohne Vorab-Ankündigung (Pre-Notification) autorisiert? Eine SEPA-Lastschrift wird mit der Unterzeichnung des Mandats autorisiert. Daher gilt eine SEPA-Lastschrift ohne Vorab-Ankündigung aus rechtlicher Sicht als autorisiert. Dennoch ist die Übermittlung einer Vorab- Ankündigung als Verpflichtung aus der Inkassovereinbarung einzuhalten. Mögliche Folgen aus einer unterlassenen Vorab-Ankündigung wie eine Rückgabe wegen fehlender Kontodeckung oder aufgrund eines Erstattungsverlangens für autorisierte Zahlungen müssen vom Zahlungsempfänger beachtet werden. Was ist ein Mandat im rechtlichen Sinne? Im Verhältnis zum Zahlungsempfänger ist das Mandat die Weisung, Beträge von dem angegebenen Konto mittels SEPA-Lastschrift einzuziehen. Im Verhältnis zur Bank des Zahlungspflichtigen ist das Mandat die Anweisung, die Lastschriften des Zahlungsempfängers einzulösen. Darf ein SEPA-Lastschriftmandat vordatiert werden? Ein deutscher Zahlungspflichtiger mit Wohnsitz in Frankreich stellt ein SEPA-Lastschriftmandat unter Angabe seiner deutschen Kontoverbindung aus. In welcher Sprache muss ein Mandat verfasst werden? In einer Sprache des EWR, die der Zahlungspflichtige beherrscht bzw. ihm als Vertragssprache dient. In allen anderen Fällen ist die englische Sprache zu verwenden. Ist Englisch als Sprache für ein Mandat immer gültig? Ja, dennoch sollte immer die Sprache verwendet werden, die der Zahlungspflichtige spricht bzw. die als Vertragssprache dient. Ist ein Mandat erforderlich, wenn Zahlungspflichtiger und Zahlungsempfänger identisch sind (z. B. bei einer Kontoauflösung, bei der der Saldo von einem anderen Konto eingezogen wird)? Ja, wenn das Belastungskonto bei einem anderen Zahlungsdienstleister geführt wird. Muss sich ein SEPA-Lastschriftmandat für den Einzug von SEPA-Basis-Lastschriften immer auf einen konkreten Vertrag beziehen? Können mehrere Verträge angegeben werden? Ein Mandat kann für einen oder mehrere Verträge erteilt werden, sofern das Belastungskonto identisch ist. Eine Versicherung gestaltet das Mandat als Teil des Versicherungsantrags. Der Versicherungsantrag und das Mandat werden mit Hilfe eines Unterschriftenpads unterschrieben. Entsteht so ein gültiges Mandat? Nein, ein Mandat ist papierhaft mit der eigenhändigen Unterschrift des Zahlungspflichtigen zu erteilen. Jedes Mandat muss eigenständig erteilt werden, d.h. mit einer separaten Unterschrift. Alternativ kann das E-Mandat verwendet werden, sobald dies angeboten wird. Zivilrechtlich sind in Deutschland auch s mit einer qualifizierten elektronischen Signatur möglich, aber die SEPA-Verfahrensbeschreibungen sehen lediglich papierhafte Mandate sowie E-Mandate vor. Kann ein Mandat durch den Zahlungsempfänger geändert werden? Ja (z. B. die Mandats-Referenz). Kann eine Mandatsänderung durch einen Vertragspartner (z. B. Änderung der Gläubiger-ID) durch den anderen abgelehnt werden? Nein, da man davon ausgehen kann, dass es sich um begründbare und damit notwendige Änderungen handelt, um Zahlungen korrekt ausführen zu können. Bedarf eine Mandatsänderung der Schrift- bzw. Textform? Ja, da ansonsten der Zahlungsempfänger den Nachweis für ein gültiges Mandat nur schwer erbringen kann.

4 Dies gilt auch für eine Mandatsverlängerung. Wie wird die 36-Monatsfrist, nach deren Ablauf ein Mandat ungültig wird, bestimmt? Von Fälligkeitstermin (Due Date) zu Fälligkeitstermin aufeinanderfolgender Lastschriften, beginnend mit dem Fälligkeitsdatum der Erstlastschrift und dann erneut mit dem Fälligkeitsdatum jeder Folgelastschrift. Das Datum der Mandatserteilung (Tag der Unterzeichnung durch den Zahlungspflichtigen) spielt bei der 36-Monatsfrist keine Rolle. Beispiel: Unterschrift auf dem Mandat am , erste Fälligkeit der Lastschrift Wenn nichts weiter passiert wird das Mandat am ungültig. Folgelastschrift auf Grundlage des gleichen Mandats am Daraus ergibt sich eine neue Laufzeit des Mandats bis zum usw. Wird die 36-Monatsfrist durch Mandatsänderungen unterbrochen? Welche Mandats-Version ist für eine SEPA-Lastschrift gültig? Die Version, die zum Fälligkeitstermin gültig ist. Muss die Vorab-Ankündigung den Fälligkeitszeitpunkt enthalten? Ja. Muss die Vorab-Ankündigung neu erstellt werden, wenn sich (auf Grund von technischen Schwierigkeiten, wie das Nichteinhalten der Cut-Off-Zeit) der Fälligkeitszeitpunkt ändert? Ja. Die Vorab-Ankündigung dient wie der Name besagt zur Vorankündigung von Zahlungen (wer, wann, welchen Betrag vom Konto des Zahlers abbucht). Muss die Vorab-Ankündigung den genauen Betrag enthalten? Ja. Muss die Vorab-Ankündigung neu erstellt werden, wenn sich (z. B. auf Grund einer Teilrückgabe der Warensendung) der Betrag der Folgelastschrift ändert? Ja. Der geänderte Betrag ist dem Zahler mitzuteilen. Wie wird eine Vorab-Ankündigung eindeutig einer SEPA-Lastschrift zugeordnet? Die Vorab-Ankündigung enthält die Gläubiger-ID und die Mandats-Referenz. Wie weit im Voraus muss eine Lastschrift vorab angekündigt werden? Es richtet sich nach den üblichen Geschäftspraktiken. Die Vorankündigung muss jedoch spätestens 14 Tage vor dem Fälligkeitsdatum durch den Zahlungsempfänger versandt werden. Es sei denn, es gibt eine abweichende Vereinbarung zwischen Zahlungspflichtigem und Zahlungsempfänger über eine kürzere Frist. Muss sich der Zahlungsempfänger vor Einreichung der Lastschrift vergewissern, dass seine Vorab-Ankündigung vom Zahlungspflichtigen empfangen wurde? Kann die 14-tägige Frist für die Versendung der Vorab-Ankündigung durch die AGB s des Zahlungsempfängers verkürzt werden? Ja, wenn es eine abweichende Vereinbarung zwischen Zahler und Zahlungsempfänger über eine kürzere Frist gibt. Wer ist zu benachrichtigen, wenn ein Gemeinschaftskonto mit mehreren Inhabern belastet werden soll? Falls im Mandat beispielsweise Herr und Frau Müller als Kontoinhaber eingetragen wurden, sind dann auch Herr und Frau Müller gesondert zu benachrichtigen? Die Vorab-Ankündigung geht an den im Mandat genannten Kontoinhaber/Vertragspartner.

5 Selbstverständlich stehen wir Ihnen für weitere Fragen zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an Ihren zuständigen Kundenbetreuer oder an unsere EBL-Abteilung. Helmut Brandt, ( ) Alexandra Schulz, ( )