Grundkurs Word. M. Eng. Robert Maaßen

Transkript

1 Grundkurs Word M. Eng. Robert Maaßen

2 Funktionsumfang moderner Textverarbeitungsprogramme Texte erstellen und gestalten Nutzen von Formatierungsvorlagen (Serien-) Briefe formgerecht erstellen und drucken Texte mit Fußnotenverwaltung bearbeiten Automatische Erstellung von Inhaltsverzeichnissen Texte mit Kopf- und Fußzeilen versehen Grafiken, Tabellen oder Berechnungsfunktionen in Texte einbinden mit Korrekturhilfen Texte auf orthographische Fehler überprüfen mit Nachschlagewerken Wörter durch Synonyme ersetzen Einbinden von Makros für wiederkehrende Funktionen

3 Anpassen des Bildschirms Funktionen der Registerkarte Ansicht ermöglichen insb.: Einstellung der Dokumentenansichten: Seitenlayout Vollbildlesemodus Entwurf zur Texteingabe Weblayout Gliederungsansicht Ein- und Ausblenden des Lineals sowie des Navigationsbereichs Nutzen der Zoomfunktion

4 Text erfassen Dokumente bestehen aus drei Grundelementen: Zeichen: Eingabe über Tastatur druckbare Zeichen (Buchstaben, Zahlen, Sonderzeichen) nicht druckbare Zeichen (Schreib- und Formatierungshilfen wie z.b. Leerzeichen, Absatzmarken, Tabulatoren) Zeilen: Automatischer Zeilenumbruch am Zeilenende Manueller Zeilenumbruch: SHIFT + RETURN Absätze: Enter beginnt einen neuen Absatz

5 Formatierungsbefehle in der Registerkarte Start

6 Zeichenformatierungen Schriftart, Schriftgröße, Schriftschnitt, Schrifteffekte Schriftschnitt: Normal Kursiv Fett Fett Kursiv Schrifteffekte, z. B.: Unterstreichung, GROSSCHRIFT Hochstellung /Tiefstellung Aufhebung der Formatierung: Text markieren, Strg+Leerzeichen

7 Absatzformatierungen Absatz in der Registerkarte Start im Bereich Absatz Ausrichtung: Links (Standard), Rechts, Zentriert, Blocksatz Einzug: Einrückung an Absatzanfang Abstand: Abstand vor und nach Absätzen bzw. zwischen Zeilen

8 Absatzformatierungen: Tabulator Tabstopp-Menü durch Doppelklick auf Lineal oder über Registerkarte Start, Bereich Absatz Tabstopps: Haltepunkte zur Ausrichtung von Textbestandteilen mit Tabulator-Taste wird Text am nächsten Tabstopp platziert Tabstopp von Hand setzen: Tabstopp-Position Ausrichtung bestimmt die Art des Textes am Tabulator (z.b. rechts für ein Datum im Briefkopf) mit Füllzeichen kann der entstehende Zwischenraum gefüllt werden

9 Absatzformatierungen: Ausrichtung und Einzug

10 Seite einrichten Befehl Seite einrichten in Registerkarte Seitenlayout im Bereich Seite einrichten Dient der Zuweisung von Papierund Druckformat Seitenränder: Abstand zwischen bedrucktem Bereich und Papierrand Papier: Auswahl des Papierformats sowie der Papierzufuhr Layout: enthält Einstellungen zu Kopf- und Fußzeilen, Abschnittswechsel, vertikale Ausrichtung und Zeilennummern

11 Zwischenablage Bereich Zwischenablage in der Registerkarte Start Zwischenablage erlaubt Kopieren, Ausschneiden und Einfügen von Textpassagen, Tabellen und Grafiken zwischen Programmen oder Dokumenten Der Inhalt der Zwischenablage steht auch anderen Office- Programmen zur Verfügung Tastenkombinationen: Kopieren: STRG + C Ausschneiden: STRG + X Einfügen: STRG + V

12 Rechtschreibprüfung (1/2) Befehl Rechtschreibprüfung und Grammatik in der Registerkarte Überprüfen im Bereich Dokumentprüfung Rechtschreibprüfung meldet nicht im Lexikon vorhandene Wörter Nicht erkannte Wörter werden im oberen Listenfeld rot gekennzeichnet

13 Rechtschreibprüfung (2/2) Bedienung der Rechtschreibprüfung: 1. Das Wort ist orthographisch falsch: eine Alternative aus der Liste Vorschläge auswählen und durch Doppelklick oder den Button Ändern einfügen oder 2. die Schreibweise von Hand im Fenster Nicht im Wörterbuch ändern Das Wort ist orthographisch richtig: Einmal Ignorieren, wenn das Wort nur einmal vorkommt Alle Ignorieren, wenn es im Text öfter auftaucht Zum Wörterbuch hinzufügen, wenn es im Lexikon gespeichert werden soll

14 Silbentrennung (1/3) Nutzung der Silbentrennung: Befehl Silbentrennung in der Registerkarte Seitenlayout im Bereich Seite einrichten Silbentrennung fügt bedingte Trennstriche in den Text ein d.h. der Trennstrich erscheint nur, wenn an der Stelle auch wirklich ein Zeilenumbruch erfolgt Silbentrennung wird ab der Cursorposition aktiv

15 Silbentrennung (2/3) Silbentrennungsoptionen: Silbentrennzone ist der Abstand bis zum Seitenrand, ab dem getrennt wird sollen Wörter in Großbuchstaben getrennt werden, muss entsprechendes Kästchen aktiviert werden Ist die automatische Silbentrennung aktiviert, wird automatisch während der Texteingabe getrennt bei Befehl Manuell... ist jeder Trennvorgang zu bestätigen

16 Silbentrennung (3/3) Anpassen der Silbentrennung: Mithilfe von bedingten Trennstrichen kann manuell festgelegt werden, an welcher Stelle ein Wort im Falle eines Zeilenumbruchs getrennt wird. Aufruf: STRG+TRENNSTRICH Wörter mit einfachen Trennstrichen werden im Falle eines Zeilenumbruchs am Trennstrich getrennt. Geschützte Trennstriche können benutzt werden, um dies zu vermeiden. Aufruf: STRG+UMSCHALT+TRENNSTRICH Hinweis: Auch Leerzeichen können durch geschützte Leerzeichen geschützt werden, um einen Zeilenumbruch zu verbieten. Aufruf: STRG+UMSCHALT+LEERTASTE

17 Thesaurus (Synonymwörterbuch) Befehl Thesaurus in der Registerkarte Überprüfen im Bereich Dokumentenprüfung oder Tastenkombination Shift + F7 Thesaurus erleichtert die Suche nach bedeutungsähnlichen Wörtern Bezieht sich auf das Wort, auf dem der Cursor steht, oder eine markierte Redewendung Bedienung: aus Listenfeld Thesaurus ein Wort anklicken und in der Dropdownliste Einfügen oder Kopieren auswählen

18 Fuß- und Endnoten Aufruf: Befehl Fußnote und Endnote in der Registerkarte Verweise im Bereich Fußnoten Funktion: Fußnote am Seitenende oder unterhalb des Textes Endnote am Ende des Dokumentes ermöglichen Erläuterungen, Kommentare oder Quellenangaben Bedienung: zum Einfügen die gewünschten Optionen festlegen Fußnotentext eingeben zur vorherigen Position im Text wechseln und weiterschreiben

19 Zuweisen von Formatvorlagen (1) Aufruf: Cursor an gewünschtem Absatz im Dokument positionieren Formatvorlage über die Symbolleiste Formatvorlagen oder per Tastenkombination auswählen Funktion: Formatvorlage beinhalten eine Menge von Zeichen- und Absatzformatierungen Sie können Absätzen zugewiesen und auch im Nachhinein angepasst werden Formatvorlage kann durch andere Funktionen genutzt werden (z.b. Überschriften durch automatische Inhaltsverzeichnisse)

20 Zuweisen von Formatvorlagen (2) Zuweisung von Formatvorlagen auch über Tastaturkürzel und gesonderte Menüs möglich Über Formatvorlagen => Weitere => Formatvorlage übernehmen Ändern => Format => Tastenkombination die Tastenkürzel für die Zuweisung von Formatvorlagen editieren z.b. Alt + (1 / 2 / 3) => Überschrift 1 / 2 / 3 Über Formatvorlagen ändern oder Formatvorlagen => Weitere => Formatvorlage übernehmen ist Zuweisung und Editierung der Formatierung der Vorlage möglich

21 Inhalts- und Abbildungsverzeichnisse (1) Aufruf: Befehl Inhaltsverzeichnis im Menü Verweise Funktion: die Arbeit mit umfangreichen Dokumenten erleichtern die Überschriften und Beschriftungen für Abbildungen, Grafiken etc. auflisten automatisches Erstellen und Aktualisieren der Verzeichnisse Bedienung: zunächst entsprechende Formatvorlagen bearbeiten und dem Text zuweisen (Start => Formatvorlagen... ) Cursor an gewünschter Stelle im Dokument positionieren Verzeichnis definieren und einfügen

22 Inhalts- und Abbildungsverzeichnisse (2) Aufruf: Befehl Inhaltsverzeichnis im Menü Verweise Funktion: die Arbeit mit umfangreichen Dokumenten erleichtern die Überschriften und Beschriftungen für Abbildungen, Grafiken etc. auflisten automatisches Erstellen und Aktualisieren der Verzeichnisse Bedienung: zunächst entsprechende Formatvorlagen bearbeiten und dem Text zuweisen (Start => Formatvorlagen... ) Cursor an gewünschter Stelle im Dokument positionieren Verzeichnis definieren und einfügen

23 Kopf- und Fußzeile Aufruf: Befehl Inhaltsverzeichnis im Menü Verweise Funktion: die Arbeit mit umfangreichen Dokumenten erleichtern die Überschriften und Beschriftungen für Abbildungen, Grafiken etc. auflisten automatisches Erstellen und Aktualisieren der Verzeichnisse Bedienung: zunächst entsprechende Formatvorlagen bearbeiten und dem Text zuweisen (Start => Formatvorlagen... ) Cursor an gewünschter Stelle im Dokument positionieren Verzeichnis definieren und einfügen

24 Abschnittswechsel Aufruf: Befehl Umbrüche... in der Symbolleiste Seite einrichten im Menü Seitenlayout Funktion: unterteilt das Dokument in Abschnitte ermöglicht unterschiedliche Formatierungen im selben Dokument, z.b. Seitenränder, Seitenausrichtung, Kopf- und Fußzeile Abschnitten können eigene Seitennummerierungen verwenden Bedienung: passende Art des Abschnittswechsels auswählen Details zu den unterschiedlichen Arten findet ihr in der Hilfe (F1)

25 Automatische Beschriftung Aufruf: Befehl Beschriftung einfügen... in der Symbolleiste Beschriftungen im Menü Verweise Funktion: automatisches Beschriften von Objekten im Dokument automatische Aktualisierung der fortlaufenden Nummerierung Typischerweise bei Tabellen und Abbildungen Bedienung: Bezeichnungskategorie auswählen bzw. erstellen Art der Nummerierung festlegen mit OK bestätigen

26 Querverweis Aufruf: Befehl Querverweis... in der Symbolleiste Beschriftungen im Menü Verweise Funktion: Bezugnahme auf Elemente im Dokument automatische Aktualisierung des Verweistitels komfortables navigieren im Dokument Bedienung: zu verweisende Elemente definieren (bspw. mit Formatvorlagen) Verweistyp auswählen und gewünschtes Element selektieren mit Einfügen bestätigen

27 Feldfunktionen Aufruf: Befehl Feld... in der Symbolleiste Text über Schnellbausteine im Menü Einfügen Funktion: Einbindung dynamischer Elemente z.b. Seitenzahlen, Nummerierungen Einbindung externer Daten z.b. aus Excel-Dateien bietet Unterstützung gerade bei umfangreicheren Aufgaben z.b. Serienbriefen Bedienung: einfügen gemäß der Anforderungen Ein/Ausschalten der Feldfunktion Felder aktualisieren

28 Serienbriefe erstellen 1. Briefvorlage erstellen 2. Reiter Sendungen, Seriendruck starten, Briefe

29 Serienbriefe erstellen 3. Empfänger auswählen (Excel Tabelle) Die Excel Adressdatei sollte etwa so aussehen Namen der Seriendruckfelder in der 1. Zeile

30 Serienbriefe erstellen 4. Seriendruckfelder einfügen 5. Automatische Fehlerüberprüfung Es wird ein neues Word Dokument erstellt, das man überprüfen und anschließend drucken kann. 6. Fertig stellen und zusammen führen

31 Serienbriefe erstellen Ausgabe mit Regeln Beispiel: Persönliche Anrede Wenn Dann Sonst Wenn Feld Anrede gleich Frau, Text = Sehr geehrte, sonst sehr geehrter

32 Empfohlene Literatur

33 Das war s. Danke für die Aufmerksamkeit!