Einführungsprozess eines integrierten Campus Management Systems auf der Basis von SAP SLCM

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1 Einführungsprozess eines integrierten Campus Management Systems auf der Basis von SAP SLCM Digitalisierung der Hochschule Erfahrungen mit Campus-Management-Software Bonn, Juni Prof. Dr. Christoph Thomas FH Frankfurt am Main

2 Übersicht 1. Ziele Digitaler Campus 2. Vorgehensweise 3. Entwicklungsstand & Ausblick Folie 2

3 1. Ziele Digitaler Campus Vernetzung von Forschung, Lehre und Verwaltung in einem standardisierten und integrierten IT-System auf Basis SAP SLCM (Student Lifecycle Management) In Zukunft sollen Studierende, Dozentinnen, Dozenten und Verwaltung über eine digitale Service-Plattform auf die für sie relevanten IT-Leistungen selbständig zugreifen können. Folie 3

4 2. Vorgehensweise Identifikation der wesentlichen Prozesse (Kernprozesse einer Hochschule) Abstimmung Best Practices Implementation (Customizing) & Tests Go Live Schrittweise Anbindung weiterer Prozesse Technologische Basis SAP SLCM (Student Lifecycle Management) Identity Management Systemarchitektur & Betriebskonzept Folie 4

5 Portale Basis SAP Portals Personalisiert für unterschiedliche Nutzergruppen Studierende Lehrende Fachbereichsverwaltung zentrale Verwaltung Informationen und Funktionalitäten abhängig von Rolle und Rechten Folie 5

6 Prozessgruppen und Einzelprozesse Bildung und Qualifizierung in Studium und Weiterbildung Lehrbetriebsmanagement Studiengangsentwicklung, Modulmanagement Studiengangsentwicklung Akkreditierung/Reakkreditierung Prüfungsordnungsverwaltung Vorlagen Prüfungsordnung / Modulhandbuch Ressourcenprozesse Semesterplanung Raummanagement Deputatsabrechnung Kapazitätsbericht Berufspraktische Phase Lehrauftragsvergabe Quelle: Projekt QuaM2010, FH FFM, 2009 Folie 6

7 Beispiel-Prozess... Lehrauftragsvergabe Folie 7

8 Was muß vorhanden sein? Schulungen (Rollen und Funktionalitäten) Formulare (ggf. Masken) Erläuterungen (Referenzdokumente, Prozessanalyse) Prozessdefinitionen Statistiken Auswertungen Reports (Definition) Terminliche Anforderungen Migration (Datenqellen) Organisation (relevante Änderungen, bspw. neue Rollen) Datenflüsse Anforderungen an den Betrieb Testszenarien Testfälle Quelle: Projekt Digitaler Campus, FH FFM, 2009 Folie 8

9 Umsetzung Schulungen (konzeptionell und technisch) Customizing & Entwicklung Prozess- Abbildung Statistiken Auswertungen Reports (Umsetzung) Migration (Umsetzung) Data Dictionary Berechtigungskonzept Standardfunktionalität Qualitäts- Sicherung (Konkretisierung der Testszenarien) Quelle: Projekt Digitaler Campus, FH FFM, 2009 Folie 9

10 Vorgehensweise Portal Identifikation Rollen Identifikation Teilaufgaben Identifikation Prozess Modellierung In MS Visio Feinspezifikation In Excel Identifikation Rechte Prozess im Portal Identifikation Systeme Identifikation Transaktionen Festlegung der Soll- Konzeption des Prozesses Einzelschritte, beteiligte Objekte, wer darf was? beteiligte Anwendungen Vorlage für Umsetzung im Portal Webbasierte Unterstützung des Prozesses, evtl. durch Workflow gesteuert Quelle: Projekt Digitaler Campus, FH FFM, 2009 Folie 10

11 Bsp. Portale für Fachbereich und zentrale Verwaltung Dekanat Prüfungsamt Sekretariate Referate Mit Koordinierungsaufgaben betraute Lehrende, wie z. B. Studiengangsleiter/innen, Fachkoordinator/innen, Prüfungsausschussvorsitzende, Evaluationsbeauftragter, u. v. m. Hochschulleitung Abteilungen Referate Beauftragte Fachbereich Verwaltung Quelle: Projekt Digitaler Campus, FH FFM, 2009 Folie 11

12 Portalentwurf Dekan Hochschule Mein Fachbereich Meine Lehre Semester Services Kommunikation Profil Dashboards Finanzen Personal Studium Lehre Verwaltung Activities Termine Finanzen Historische Zahlen Zur Aufschlüsselung der Budgets klicken Sie bitte hier. Ausgaben Budget / FB Entwicklung Zur Aufschlüsselung der Budgets klicken Sie bitte hier. Verhältnis der Mittel pro Kostenstelle in einem Fachbereich in Prozent [(Kostenstelle x 100)/Budget FB] Wählen Sie das Jahr aus: 2009 Wählen Sie das Jahr aus: Standard: aktuelles Semester SS 2009 Wählen Sie das Semester aus: Zur Aufschlüsselung der Personalkostenverteilung klicken Sie bitte hier. Zur Aufschlüsselung der Personalkostenverteilung klicken Sie bitte hier. Folie 12

13 Beispiel: Prozessmonitoring Ein Dekan möchte wissen, welchen Stand der aktuell laufende Prozess Abrechnung Lehrdeputat in seinem Fachbereich hat. z.b. Frage: wie viele Lehrende aus dem Fachbereich haben ihr Deputat für das vergangene Semester bereits abgerechnet? Erwartete Antwort: grafisch aufbereitet Bereits eingegangen Start: HEUTE Ende: Folie 13

14 3. Stand Digitaler Campus Fundament für SLCM festgelegt (Akademische Struktur) Kernprozesse als Best Practices abgestimmt (einschl. Formulare, Reports) KeyUser-Modell etabliert Gremien (u.a. mit Interessensvertretern, Sozialpartnern) arbeiten intensiv mit Folie 14

15 Vorgehensmodell Quelle: Projekt Digitaler Campus, FH FFM, 2009 Folie 15

16 Architektur Phase 1 Portal-Rollen Portal Identity Management (Übergangslösung) Moodle ERP-Rollen SLCM BSCW Funktionalitäten OPAC SAP HCM SAP FI SAP CO SOA-Middleware Akademische Verwaltung Berichtswesen Daten Akademische Strukturen Ressourcenverwaltung Veranstaltungs- Management Stundenpläne Regelwerke Deputatsverwaltung Ressourcen (Räume, Dozenten, Deputate) HIS POS HIS SOS WebOS FH HRZ existierend FH FFM existierend Quelle: Projekt Digitaler Campus, FH FFM, 2009 Folie 16

17 Modellhaftigkeit / Übertragbarkeit Strategisch Umfangreiche Self-Services für Studenten, i.e. jederzeit / unmittelbar / ortsunabhängig Konsequente Unterstützung der Internationalisierung in Lehre und Forschung (z.b. bi- und tri-nationale Studiengänge, EU-Projekte, etc.) Software-technisches Leuchtturm -Projekt Integriertes Campus Management-System SAP SLCM (Student Life Cycle Management) Integration mit Verwaltungsbereichen SAP FI/CO & HCM Integration bestehender Services (Web-CMS, BSCW, elearning, ) Entwicklung Business Intelligence-Komponente und operatives Qualitätsmanagement Personalisierte Portallösungen Quelle: Projekt Digitaler Campus, FH FFM, 2009 Folie 17

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Partner: SAP AG, Walldorf VEGA Deutschland GmbH & Co. KG, Köln MG Consulting GmbH & Co. KG, Berlin Folie 18

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